Regeling van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 28 augustus 2018, 2018-0000130316, tot Besluit digitale vervanging archiefbescheiden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid systeem Diane

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gelet op artikel 6, eerste lid van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009;

Besluit:

Artikel 1

De originele papieren archiefbescheiden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid die bestemd zijn voor opname in het systeem Diane en die volgens de vastgestelde selectielijst voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen, worden overeenkomstig de artikelen 2, 3, 4, 5, 6 en 7 digitaal vervangen.

Artikel 2

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Artikel 3

De digitale vervanging geschiedt volgens de specificaties vastgesteld in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden systeem Diane.

Artikel 4

De digitale vervanging betreft archiefbescheiden die betrekking hebben op subsidieprocessen en worden opgenomen in het systeem Diane.

Artikel 5

De Regeling digitale vervanging archiefbescheiden Agentschap SZW systeem Diane wordt ingetrokken.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 7

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit digitale vervanging archiefbescheiden van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid systeem Diane.

Dit besluit zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden systeem Diane dat ter inzage wordt gelegd bij de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel, afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid.

Den Haag, 28 augustus 2018

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, H.A.M. van Dongen plaatsvervangend Secretaris-generaal

TOELICHTING

Bij het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt gebruik gemaakt van het document managementsysteem Diane.

Dit systeem maakt het mogelijk dat de archivering van de originele papieren archiefbescheiden die betrekking hebben op de subsidieprocessen van het ministerie en die voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen, door vervanging volledig digitaal kan plaatsvinden.

De vervanging betreft de volgende papieren documenten:

• 1. Inkomende papieren documenten: deze documenten worden gescand en opgenomen in Diane. Het papieren exemplaar wordt hiermee vervangen door de digitale reproductie en na een maand vernietigd.

• 2. Uitgaande fysieke ondertekende papieren documenten ten behoeve van verzending: deze documenten worden na ondertekening gescand en opgenomen in Diane. Het getekende fysieke papieren exemplaar wordt daarna verzonden aan de geadresseerde.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Bij het nemen van het besluit tot vervanging heeft een afweging plaatsgevonden over het aspect culturele waarde en over het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt voor overheidsorganen, voor personen die recht of bewijs zoeken en voor historici. Hierbij is vastgesteld dat de culturele waarde en het belang van de informatie die in de archiefbescheiden voorkomt, niet wordt geschaad.

Dit heeft er toe geleid dat een aantal categorieën van documenten niet voor vernietiging in aanmerking komt. In het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden systeem Diane is een overzicht opgenomen van documenten die zijn uitgesloten van digitale vervanging. De documenten op deze lijst zullen, in welk systeem dan ook, op papier bewaard moeten blijven.

Van de vervanging van archiefbescheiden wordt een verklaring opgesteld, die ten minste een specificatie van de vervangen archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vervanging is geschied. Het hoofd van de afdeling Fysieke en Digitale Werkomgeving van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel ondertekent deze verklaring, waarna deze verklaring wordt gearchiveerd.

De categorieën archiefbescheiden, registratie, scanprocedure, technische inrichting, eisen aan de kwaliteit van de scans, kwaliteit- en vernietigingsprocedures zijn vastgelegd in het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden systeem Diane.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het systeem Diane, conform het Handboek digitale vervanging archiefbescheiden systeem Diane.

De Minister van Sociale Zaken,en Werkgelegenheid, namens deze, H.A.M. van Dongen Plaatsvervangend Secretaris-generaal