Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 16 augustus 2018, nr. 2018-0000665017, houdende vaststelling van de reis- en verblijfkostenvergoedingen voor Rijksambtenaren BES (Reisregeling Rijksambtenaren BES)

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op de artikelen 67, derde lid, onder a, en 77, onder a, van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES en de artikelen 81, vijfde lid, van het Besluit rechtspositie korps politie BES;

Besluit:

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. ambtenaar:

ambtenaar in dienst van de staat;

b. plaats van tewerkstelling:

gebouw, gebouwencomplex, terrein of vaartuig waar of van waaruit de ambtenaar gewoonlijk zijn werkzaamheden verricht;

c. standplaats:

openbaar lichaam waar de plaats van tewerkstelling is gelegen;

d. dienstreis:

door het bevoegde gezag schriftelijk opgedragen reis, daaronder begrepen het hiermee verband houdende verblijf buiten de standplaats in verband met het verrichten van werkzaamheden of scholing, bedoeld in artikel 72a van het Rechtspositiebesluit ambtenaren BES;

e. tarieflijst:

in bijlage I, behorende bij artikel 3, eerste lid, van de Reisregeling buitenland, opgenomen lijst.

Artikel 2 Begin en eind van de dienstreis

• 1. Het beginpunt en het eindpunt van de dienstreis wordt bepaald door het bevoegd gezag.

• 2. Als de dienst het toelaat, kan het bevoegd gezag op schriftelijk verzoek en voordat de dienstreis is aangevangen verlenging van een dienstreis tot ten hoogste 72 uur voor privédoeleinden toestaan. Voor zover deze uren onder de werktijden van de ambtenaar vallen, worden deze in mindering gebracht op het aantal vakantie-uren waarop hij ingevolge artikel 8 van het Besluit vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren BES of hoofdstuk IV van het Besluit rechtspositie korps politie BES aanspraak heeft. De ambtenaar draagt zelf de meerkosten die aan de verlenging van de dienstreis en het verblijf verbonden zijn. Besparingen als gevolg van de verlenging komen ten goede aan de staat.

§ 2 Vergoedingen wegens reiskosten

Artikel 3 Vliegreizen, bootreizen en reizen per openbaar vervoer

• 1. Wegens reiskosten per boot en per openbaar vervoer worden vergoed de kosten die blijkens overgelegde bewijsstukken in verband met de dienstreis zijn gemaakt voor het gebruik van daartoe door het bevoegd gezag aangewezen vervoermiddelen. Ingeval van vervoer per vliegtuig worden de kosten voor luchthavenrechten eveneens vergoed.

• 2. De ambtenaar die tijdens een dienstreis gebruik maakt van vervoer per trein, is gerechtigd om voor rijksrekening in de eerste klasse te reizen. Voor internationale reizen is het gebruik van de hogesnelheidstrein toegestaan.

• 3. Als het dienstbelang dan wel de reisomstandigheden daartoe aanleiding geven, worden toeslagen voor bijzondere treinen, kosten van plaats reservering in treinen en kosten voor het gebruik van een slaapwagen alsmede extra kosten voor bagage als reiskosten vergoed.

• 4. Voor het vervoer per vliegtuig verstrekt het bevoegd gezag vliegtuigtickets in de economy klasse of, indien beschikbaar, in de economy comfort klasse.

• 5. Vervoer per vliegtuig in de business klasse is toegestaan, indien de ambtenaar de meerkosten daarvan zelf draagt of indien hiervoor medische redenen zijn, dan wel bijzondere omstandigheden dit naar het oordeel van het bevoegd gezag rechtvaardigen.

• 6. In geval van een vlucht met een totale vliegtijd van langer dan zes uur is de ambtenaar gerechtigd om twaalf uur te recupereren alvorens hij op de plaats van bestemming zijn werkzaamheden of scholing aanvangt of zijn werkzaamheden in zijn standplaats hervat. Voor zover deze uren onder de werktijden van de ambtenaar vallen, worden deze niet in mindering gebracht op het aantal vakantie-uren waarop hij ingevolge artikel 8 van het Besluit vakantie en vrijstelling van dienst ambtenaren BES of hoofdstuk IV van het Besluit rechtspositie korps politie BES aanspraak heeft.

• 7. Het zesde lid is niet van toepassing indien de ambtenaar gebruik heeft gemaakt van vervoer per vliegtuig in de business klasse waarvoor hij niet zelf de meerkosten draagt.

• 8. Het bevoegd gezag kan de ambtenaar die in de economy of economy comfort klasse vliegt uit eigen beweging of naar aanleiding van een gemotiveerd verzoek van die ambtenaar toestaan kosten te declareren voor het gebruik van een business lounge op een vliegveld indien bijzondere redenen daartoe aanleiding geven.

• 9. Flexibele tickets worden alleen vergoed of verstrekt op schriftelijk en gemotiveerd verzoek van de ambtenaar dat voorafgaand aan de dienstreis is ingediend bij het bevoegd gezag.

• 10. Vergoedingen waarop aanspraak gemaakt kan worden als gevolg van vertraging tijdens een dienstreis komen toe aan de staat. De ambtenaar verleent het bevoegd gezag alle medewerking bij het identificeren en het geldend maken van aanspraken op dergelijke vergoedingen.

• 11. Het verzamelen van loyaliteitspunten is toegestaan. Verzamelde punten mogen uitsluitend met inachtneming van door het bevoegd gezag gegeven aanwijzingen ten behoeve van volgende dienstreizen worden aangewend.

Artikel 4 Reizen per gehuurd vervoermiddel of taxi

• 1. Indien naar het oordeel van het bevoegd gezag het dienstbelang ermee is gebaat dat tijdens een dienstreis gebruik wordt gemaakt van een gehuurd vervoermiddel of een taxi, worden de aan dat gebruik verbonden kosten met inachtneming van het tweede lid vergoed.

• 2. De kosten van een gehuurd vervoermiddel uit een andere klasse dan de laagste klasse worden niet vergoed, tenzij het bevoegd gezag voorafgaand aan de dienstreis heeft verklaard dat de huur van een auto uit een hogere klasse noodzakelijk is vanwege meereizende personen of bijzondere bagage.

Artikel 5 Gebruik van eigen motorvoertuig of bromfiets

Indien voor een binnen de standplaats verlopend gedeelte van de dienstreis dat aansluit op een reisgedeelte per boot of vliegtuig gebruik wordt gemaakt van een eigen motorvoertuig of bromfiets, wordt daarvoor een vergoeding verleend van USD 0,37 per afgelegde kilometer.

Artikel 6 Bezoek aan eigen standplaats bij reizen van lange duur

Bij een dienstreis binnen het Caribisch deel van Nederland van langer dan dertig dagen, een verlenging op grond van artikel 2, tweede lid, niet meegerekend, worden met overeenkomstige toepassing van artikel 3 een maal per maand de reiskosten van het openbaar lichaam van bestemming naar de standplaats en terug vergoed.

§ 3. Vergoedingen wegens verblijfkosten

Artikel 7 Kosten voor overnachting

• 1. Aan de ambtenaar die tijdens de dienstreis overnachting van overheidswege ontvangt en daarvoor kosten maakt, worden deze kosten vergoed. In geval van de verstrekking van overheidswege geen gebruik is gemaakt, bestaat geen aanspraak op vergoeding, tenzij betrokkene aannemelijk maakt dat hij daarvan geen gebruik heeft kunnen maken.

• 2. Indien de ambtenaar geen overnachting van overheidswege ontvangt, worden zijn logieskosten tijdens de dienstreis vergoed met inachtneming van artikel 8, eerste, tweede, derde en zevende lid. Indien geen bewijsstukken kunnen worden overlegd waaruit blijkt dat logieskosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid, wordt voor ten hoogste vier overnachtingen per dienstreis een bedrag vergoed van USD 45,00 per nacht.

• 3. In dit artikel wordt verstaan onder overnachting van overheidswege: overnachting verstrekt vanwege het bevoegd gezag, het rijk of een ander Caribisch Nederlands of Europees Nederlands publiekrechtelijk lichaam of semipubliekrechtelijk lichaam, dan wel opleidingsinstituut.

Artikel 8 Berekening vergoeding verblijfkosten

• 1. De vergoeding voor verblijfskosten tijdens dienstreizen naar het Europese deel van Nederland bestaat uit:

  • a. USD1,74 voor ieder uur dat de dienstreis duurt (urencomponent);

  • b. een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten tot ten hoogste USD145,00 per overnachting (logiescomponent);

  • c. USD13,92 voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienst- of scholingsreis valt (ontbijtcomponent);

  • d. USD23,20 voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen de dienst- of scholingsreis valt (lunchcomponent);

  • e. USD37,12 voor iedere periode van 18.00 uur tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt (dinercomponent).

• 2. Voor de berekening van de vergoeding voor verblijfskosten tijdens andere dienstreizen dan dienstreizen in het Europese deel van Nederland, wordt uitgegaan van de tarieflijst, met dien verstande dat de daarin genoemde bedragen worden omgerekend in US dollars met behulp van de door de Europese Centrale Bank vastgestelde referentiewisselkoers.

• 3. De vergoeding, bedoeld in het tweede lid, bestaat uit:

  • a. een bedrag ter grootte van 1,5% van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst (urencomponent) voor ieder uur dat de dienstreis duurt;

  • b. een vergoeding van de werkelijk gemaakte logieskosten tot ten hoogste per overnachting het daarvoor opgenomen bedrag in de tarieflijst (logiescomponent);

  • c. een ontbijtvergoeding ter grootte van 12 procent van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst voor iedere periode van 6.00 uur tot 8.00 uur die binnen de dienstreis valt (ontbijtcomponent);

  • d. een lunchvergoeding ter grootte van 20 procent van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst voor iedere periode van 12.00 uur tot 14.00 uur die binnen de dienstreis valt (lunchcomponent);

  • e. een dinervergoeding ter grootte van 32 procent van het bedrag voor overige kosten, genoemd in de tarieflijst voor iedere periode van18.00 uur tot 21.00 uur die binnen de dienstreis valt (dinercomponent).

• 4. De aanspraak op de in het eerste lid, onder c, d en e, en in het derde lid, onder c, d en e, genoemde vergoedingen bestaat slechts voor zover voor het verkrijgen van een ontbijt, lunch, onderscheidenlijk diner kosten zijn gemaakt in een daarvoor bestemde gelegenheid.

• 5. In afwijking van het eerste en derde lid bestaat geen aanspraak op vergoeding voor maaltijden, voor zover tijdens de dienstreis gelegenheid bestaat al dan niet tegen betaling maaltijden van overheidswege te ontvangen, tenzij de ambtenaar aannemelijk maakt dat hij daarvan geen gebruik heeft kunnen maken. Indien kosten zijn gemaakt voor maaltijden van overheidswege, worden deze kosten met inachtneming van het eerste of derde lid vergoed. Onder maaltijden van overheidswege wordt verstaan: volledige maaltijden, verstrekt vanwege het bevoegd gezag, het rijk of een ander Caribisch Nederlands of Europees Nederlands publiekrechtelijk lichaam of semipubliekrechtelijk lichaam, dan wel opleidingsinstituut.

• 6. In afwijking van het eerste en derde lid bestaat geen vergoeding voor verblijfskosten voor een reisgedeelte per intercontinentale vlucht.

• 7. Indien een bewijsstuk van kosten voor logies en ontbijt wordt overlegd waaruit niet blijkt welk deel van de kosten voor logies en welk deel van de kosten voor ontbijt zijn gemaakt, worden de op het bewijsstuk vermelde kosten vergoed, voor zover deze niet meer bedragen dan de som van de vergoedingen, genoemd in het eerste lid, onder b en c, of in het derde lid, onder b en c.

Artikel 9 Garderobekosten

Indien de dienstreis een bestemming heeft waarvoor op het tijdstip van verblijf winterkleding noodzakelijk is, heeft de ambtenaar aanspraak op vergoeding van 50% van de naar het oordeel van het bevoegd gezag noodzakelijk gemaakte kosten van aanschaf van winterkleding. Per kalenderjaar bedraagt de vergoeding voor aangeschafte winterkleding ten hoogste USD 252,10.

Artikel 10 Ingerichte woning bij langdurig verblijf buiten de standplaats

• 1. Bij een dienstreis binnen het Caribisch deel van Nederland van meer dan dertig dagen draagt het bevoegd gezag zo mogelijk zorg voor een ingerichte woning in het openbaar lichaam van bestemming. De volgende zaken worden door het bevoegd gezag vergoed: huur, water, elektra en internet.

• 2. Ingeval de ambtenaar door toepassing van het eerste lid de beschikking heeft over een ingerichte woning, bedraagt de vergoeding voor verblijfkosten in afwijking van artikel 8, vanaf de dag dat de ambtenaar het openbaar lichaam van bestemming bereikt per dag USD 55,00.

§ 4 Overige bepalingen

Artikel 11 Vaste reissom

• 1. Ter vervanging van de vergoedingen, bedoeld in de artikelen 3, 4, 5, 6, 7 en 8, kan het bevoegd gezag voor de reiskosten en de verblijfkosten, zowel afzonderlijk als tezamen, met inachtneming van het tweede en derde lid, vaste reissommen per maand of kwartaal vaststellen.

• 2. Bij de berekening van het bedrag van een vaste reissom als bedoeld in het eerste lid wordt rekening gehouden met de veelvuldigheid en de duur der dienstreizen en de daarmee samenhangende gemiddelde verblijfkosten die de dienstuitoefening of scholing van de ambtenaar in de regel vereist. De vaste reissom bedraagt niet meer dan de vergoeding die hij vervangt.

• 3. Een vaste reissom wordt in ieder geval herzien, zodra wijziging van betekenis optreedt in de factoren waarmee bij de vaststelling ervan rekening is gehouden.

Artikel 12 Kosten in verband met verlies, diefstal of beschadiging van bagage

Indien de ambtenaar aantoont dat hij ten gevolge van verlies, diefstal of beschadiging van voor de dienstreis meegenomen noodzakelijke bagage kosten heeft moeten maken, kan het bevoegd gezag hiervoor een vergoeding vaststellen tot ten hoogste USD 2268,80 per dienstreis.

Artikel 13 Boekingen en indienen declaraties

• 1. Het declareren van de reiskosten en de verblijfkosten geschiedt op een door het bevoegd gezag voorgeschreven wijze, onder overlegging van de vereiste bewijsstukken. De aanspraak op een vergoeding vervalt, indien de ambtenaar de declaratie niet indient binnen drie maanden na de maand waarop de declaratie betrekking heeft.

• 2. De ambtenaar vraagt zijn vliegtickets en hotelovernachtingen zo vroeg mogelijk aan, maar uiterlijk 21 dagen voor vertrek van de eerste vlucht. Indien dit niet mogelijk is, geeft hij voorafgaand aan de boeking een schriftelijke, gemotiveerde verklaring hiervoor aan het bevoegd gezag.

• 3. Het bevoegd gezag kan aanwijzingen geven over preferred suppliers.

Artikel 14 Vergoedingen van derden

Indien van derden een vergoeding wordt ontvangen voor de in deze regeling bedoelde kosten, wordt deze in mindering gebracht op de vergoeding waarop ingevolge deze regeling aanspraak bestaat.

Artikel 15 Bijzondere gevallen

In gevallen waarin niet of niet voldoende in deze regeling is voorzien, beslist het bevoegd gezag naar redelijkheid en, waar mogelijk, in overeenstemming met de strekking van de bepalingen van deze regeling.

Artikel 16 Wijziging van de Reis- verblijf- en verhuiskostenregeling ambtenaren BES

De Reis- verblijf- en verhuiskostenregeling ambtenaren BES wordt als volgt gewijzigd:

1. De artikelen 1 tot en met 2b, 7, 9 en artikel 11 vervallen.

2. Artikel 12 komt te luiden:

Artikel 12

Deze regeling wordt aangehaald als: Verhuiskostenregeling ambtenaren BES.

• 3. In artikel 12a vervalt ‘67, derde lid, onder a,’.

Artikel 17 Wijziging van de Regeling toelage bij tijdelijke verandering werkgebied korps politie BES

Artikel 3 van de Regeling toelage bij tijdelijke verandering werkgebied korps politie BES wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt ‘is artikel 1 van de Reis- verblijf en verhuiskostenregeling ambtenaren BES van overeenkomstige toepassing’ vervangen door ‘zijn de artikelen 3 en 5 van de Reisregeling Rijksambtenaren BES van overeenkomstige toepassing’.

2. In het tweede lid wordt ‘Artikel 1 van de Reis- verblijf en verhuiskostenregeling ambtenaren BES is van overeenkomstige toepassing’ vervangen door ‘De artikelen 3 en 5 van de Reisregeling Rijksambtenaren BES zijn van overeenkomstige toepassing’.

3. Een derde lid wordt toegevoegd, luidende:

• 3. Met betrekking tot het declareren van reiskosten op grond van het eerste of tweede lid is artikel 13, eerste lid, van de Reisregeling Rijksambtenaren BES van overeenkomstige toepassing.

Artikel 18 Wijziging van de Regeling vergoeding vervoermiddelen 1950 BES

In de tabel in artikel 1, eerste lid, van de Regeling vergoeding vervoermiddelen 1950 BES USD wordt ‘0,34 per km’ vervangen door’ USD 0,37 per km’.

Artikel 19 Wijziging van de Arbeidsvrederegeling BES

In artikel 7, derde lid, van de Arbeidsvrederegeling BES wordt ‘artikel 2 van de Reis- verblijf- en verhuiskostenregeling ambtenaren BES’ vervangen door ‘artikel 8 van de Reisregeling Rijksambtenaren BES’.

Artikel 20 Wijziging van de Regeling rechtspositie leden Commissie toezicht bescherming persoonsgegevens BES

In artikel 1, vierde lid, van de Regeling rechtspositie leden Commissie toezicht bescherming persoonsgegevens BES wordt ‘Reis- verblijf- en verhuiskostenregeling’ vervangen door ‘Reisregeling Rijksambtenaren BES’.

Artikel 21 Overgangsrecht

Vliegtuigtickets die voor de inwerkingtreding van dit besluit zijn verstrekt of aangeschaft, worden niet ingewisseld of gewijzigd op grond van de enkele reden dat op grond van dit besluit een vliegtuigticket in een andere klasse is toegestaan.

Artikel 22

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 oktober 2018.

Artikel 23

Deze regeling wordt aangehaald als: Reisregeling Rijksambtenaren BES

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops

TOELICHTING

Algemeen

In de praktijk rondom de reis- en verblijfkostenregelgeving bij dienstreizen werden knelpunten en onevenwichtigheden ervaren, onder andere ten opzichte van de aanspraken voor reis- en verblijfkosten van ambtenaren die vanuit Nederland bij de Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN) gedetacheerd zijn. Met de onderhavige regeling is de positie van de Rijksambtenaren BES en de gedetacheerde ambtenaren uit Europees Nederland, voor wie het Reisbesluit buitenland en de daarop gebaseerde Reisregeling buitenland gelden, zo veel mogelijk gelijk getrokken. De onderhavige regeling vervangt de bepalingen met betrekking tot de vergoeding van reis- en verblijfkosten, zoals voorheen opgenomen in de Reis- verblijf en verhuiskostenregeling ambtenaren BES.

De onderhavige regeling betreft alleen de aanspraken voor reis- en verblijfkosten voor de Rijksambtenaren BES, zowel voor dienstreizen als reizen in het kader van scholing. De regeling betreft niet de aanspraken in verband met een detachering: de grondslag voor vergoedingen daarvoor is opgenomen in artikel 14 van de Regeling kinder-, kostwinner- en detacheringstoelage BES. De regeling omvat evenmin de vergoeding voor het gebruik van een eigen auto of motorrijwiel ten behoeve van de dienst: die is geregeld in de Regeling vergoeding vervoermiddelen 1950 BES.

De onderhavige regeling is ook van toepassing op de ambtenaren van politie (inclusief aspiranten). Dit volgt uit artikel 75, eerste lid, van het Besluit rechtspositie korps politie BES. Volledigheidshalve wordt nog opgemerkt dat de regeling niet van toepassing is op de ambtenaar van politie die op grond van artikel 81 van genoemd besluit zijn functie in ander openbaar lichaam vervult. Voor die ambtenaar geldt de Regeling toelage bij tijdelijke verandering werkgebied korps politie BES; op grond van die regeling ontvangt hij vanaf de eerste dag in het andere werkgebied een daggeldvergoeding van USD 55,00 per dag. Voor wat betreft de reiskostenvergoeding is in artikel 3 van laatstgenoemde regeling wel aangesloten bij de onderhavige regeling.

Uitgangspunt voor het reisbeleid is dat het de ambtenaar in staat stelt zijn werkzaamheden zowel na aankomst op de plaats van bestemming als na terugkomst in zijn woonplaats en zo nodig tijdens de heen- en terugreis optimaal te verrichten en daarbij zich fit te voelen. Daarnaast moet het reisbeleid uitlegbaar, betaalbaar, duurzaam en administratief zo eenvoudig mogelijk zijn. Er is overigens geen sprake van administratieve lasten of nalevingkosten in de zin van de regeldrukoperatie van het kabinet; de gevolgen voor de regeldruk liggen immers geheel binnen de sfeer van de rijksoverheid en haar ambtenaren.

Artikelsgewijs

Artikel 1

Onder ‘dienstreis’ wordt ook begrepen een reis die wordt gemaakt in verband met door het bevoegd gezag opgedragen scholing.

Artikel 2

Overeenkomstig het Reisbesluit buitenland worden ingevolge artikel 1, eerste lid, het beginpunt en het eindpunt van de dienstreis bepaald door het bevoegd gezag. Op grond van artikel 2a, tweede lid, van het voormalige Reis- verblijf- en verhuiskostenregeling ving een dienstreis pas aan zodra de ambtenaar het openbaar lichaam of het land van bestemming bereikt had en eindigde de dienstreis al op het moment dat het openbaar lichaam of land van bestemming werd verlaten. Bij vluchten binnen het Caribisch gebied is echter regelmatig sprake van vertraging, in welk geval de betrokken ambtenaar noodgedwongen vaak lang op het vliegveld moet verblijven, omdat tussendoor geen zekerheid kan worden gegeven over de feitelijke vertrektijd. Het bevoegd gezag kan hiermee rekening houden door ten aanzien van een dienstreis binnen het Caribisch gebied te bepalen dat de reis begint en eindigt op de plaats van tewerkstelling (het kantoor of de plek van waaruit de ambtenaar gewoonlijk werkt) of bij de ambtenaar thuis. Dit heeft tot gevolg dat, wanneer door vertragingen de reistijd langer is, aanspraak op een hoger bedrag aan verblijfskosten bestaat.

Een ander voorbeeld dat de dienstreis eerder aanvangt dan bij het bereiken van de plaats van bestemming is de situatie dat een medewerker van de Dienst Justitiële Inrichtingen moet reizen in het kader van het vervoer van gedetineerden naar een ander eiland. In die situatie ligt het in de rede dat de dienstreis reeds aanvangt op de locatie waar de te vervoeren persoon gedetineerd is en moet worden opgehaald.

Het kan voor een ambtenaar aantrekkelijk zijn om een dienstreis om privéredenen op eigen kosten te verlengen. Op grond van het tweede lid kan het bevoegd gezag toestemming verlenen om de dienstreis voor privédoeleinden met ten hoogste drie dagen te verlengen. De meerkosten voor de verlenging komen vanzelfsprekend voor rekening van de ambtenaar zelf. Eventuele besparingen die met de verlenging gepaard gaan (zoals een goedkoper vervoersbewijs) komen ten goede aan de staat, meer in het bijzonder aan de Rijksdienst Caribisch Nederland (RCN).

De verlening bedraagt maximaal 72 (klok)uur en alleen (ter beperking van de administratieve lasten) direct na aankomst op de plaats van bestemming dan wel direct voor vertrek van die plaats. Een combinatie daarvan of een verlenging in een stad waar op de heen- of terugreis een tussenlanding wordt gemaakt, is dus niet mogelijk. Voor het berekenen van de 72 uur die maximaal in aanmerking komt voor de verlenging van de reis worden door het bevoegd gezag de reistijden voor de heen- en terugreis berekend behorende tot het zakelijke gedeelte van de reis. De verlengingsperiode van maximaal 72 uur wordt vervolgens aan de hand van deze tijden bepaald.

Uiteraard moet betrokkene voor de verlenging van de reis vakantie-uren inleveren voor zover de verlengde tijd onder de normale werktijd valt.

Artikel 3

In het eerste lid van artikel 3 is bepaald dat vergoed worden de kosten van bootreizen en reizen met openbaar vervoer die in verband met de dienstreis daadwerkelijk zijn gemaakt.

Tijdens een dienstreis per trein mag een ambtenaar op grond van het tweede lid gebruik maken van de eerste klas en bij internationale reizen van de eventuele hogesnelheidstrein (dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer een ambtenaar van Schiphol naar Brussel moet reizen). Indien een vervoersbewijs in de eerste klasse niet beschikbaar is voor de dienstreis, wordt een vervoersbewijs in de tweede klasse verstrekt of vergoed. Dat geldt ook indien de ambtenaar er vrijwillig voor kiest in een lagere klasse te reizen.

Vliegreizen worden op grond van het vierde lid voor de betrokken ambtenaar door het bevoegd gezag en in beginsel in de economy-comfort klasse geboekt. Tickets voor de business klasse kunnen alleen om medische redenen of om bijzondere redenen worden verstrekt. Desgewenst kan wel een ticket in een de business klasse worden verstrekt als de betrokken ambtenaar hiervoor zelf de meerkosten draagt. Als de vlucht langer dan zes uur duurt is de ambtenaar niet verplicht direct na aankomst op de plaats van bestemming of, als het de terugreis betreft, op de dag van terugkomst in het openbaar lichaam meteen aan het werk te gaan: hij mag de eerste 12 uur na aan- of terugkomst bijkomen van de reis (zesde lid). Hiervoor hoeven geen verlofuren worden ingeleverd. Dit geldt niet wanneer betrokkene op kosten van de staat business klasse heeft gevlogen (zevende lid).

In het zesde lid wordt de term ‘totale vliegtijd’ gebruikt. Hiermee wordt bedoeld de tijd dat daadwerkelijk wordt gevlogen volgens de informatie op het vervoersbewijs. De vliegtijd wordt berekend aan de hand van het tijdstip van vertrek van het vliegtuig en het tijdstip van aankomst op de luchthaven van bestemming. Eventuele overstap- of wachttijd indien gebruik wordt gemaakt van een rechtstreekse vlucht, telt voor de berekening van de totale vliegtijd niet mee. Ook tijd die op de luchthaven wordt doorgebracht voor of na de vlucht, bijvoorbeeld in verband met het inchecken of ophalen van de bagage telt niet mee.

Bij vliegreizen die niet in de business klasse worden gemaakt, kan het bevoegd gezag wel toestemming geven om gebruik te maken van een business lounge op het vliegveld en de kosten daarvan te declareren, indien daarvoor bijzondere redenen zijn, zoals de noodzaak nog werk te verrichten, slecht comfort of bijzondere veiligheidsrisico’s (achtste lid).

Op grond van het tiende lid, komen de vergoedingen voor opgelopen vertraging toe aan de RCN. Het gaat hierbij om vergoedingen die door de desbetreffende vervoersmaatschappij(en) worden uitgekeerd. (Zoals in de toelichting op artikel 2 als is vermeld, telt vertragingstijd wel mee als dienstreistijd en kan dit leiden tot een hogere vergoeding voor verblijfskosten op basis van artikel 8). Met het oog op het zorgvuldig omgaan met overheidsmiddelen dient de ambtenaar het bevoegd gezag uiteraard alle medewerking te verlenen bij het identificeren en te gelde maken van deze aanspraken.

Vliegmaatschappijen kennen veelal loyaliteitsprogramma’s waarmee bij gebruik punten worden gespaard die kunnen worden ingeruild voor onder meer tickets, kortingen en hogere reisklassen. De loyaliteitspunten vertegenwoordigen niet alleen een substantiële waarde – en worden daarmee een geschenk – maar kunnen ook een ongewenste prikkel vormen bij het maken van keuzes bij de planning van reizen. Het is daarom de ambtenaar wel toegestaan tijdens dienstreizen loyaliteitspunten te verzamelen, maar de verzamelde punten mogen uitsluitend worden ingezet ten behoeve van dienstreizen en scholingsreizen onder voorwaarden die het bevoegd gezag heeft gespecificeerd (artikel 3, elfde lid): te denken valt hierbij de inzet van punten voor het gebruik van de (business) lounge of voor een hogere reisklasse voor zover betrokkenen daarop geen aanspraak kan maken gelet op de bepalingen in deze regeling. De verzamelde punten mogen niet privé door de ambtenaar worden ingezet.

Artikel 4

Vanuit het streven om de automobiliteit te verminderen, wordt geen vergoeding verstrekt voor kosten in verband met het huren van een auto of een taxi, indien de noodzaak ervan niet aanwezig is. Voor het gebruik van een taxi of een huurauto moet het bevoegd gezag vooraf uitdrukkelijk toestemming hebben verleend. Deze toestemming wordt alleen verleend als het dienstbelang ermee is gebaat, bijvoorbeeld omdat daarmee de reistijd aanzienlijk wordt verkort.

Bij het huren van een auto wordt de eenvoudigste en kleinst mogelijke auto gekozen. Wanneer meerdere ambtenaren gezamenlijk reizen, kan uiteraard een grotere auto worden gehuurd (tweede lid).

Artikel 6

Bij een dienstreis van langer dan 30 dagen naar een of twee van de andere openbare lichamen, worden eenmaal per maand de reiskosten vergoed voor een tussentijds verblijf thuis (in de standplaats). Bij de bepaling van het aantal dagen dat de dienstreis duurt, tellen de dagen waarmee de dienstreis eventueel voor privédoeleinden is verlengd niet mee. Evenmin telt de periode van het tussentijds verblijf thuis mee voor de bepaling van de duur van de reis.

Artikel 7

Hotelkosten worden vergoed (artikel 7, tweede lid), tenzij overnachting van overheidswege wordt geboden (artikel 7, eerste lid). Als de ambtenaar daadwerkelijk gebruik maakt van geboden overnachtingfaciliteit, worden de kosten daarvan vergoed. Uit het derde lid volgt dat ‘van overheidswege’ in dit verband ruim moet worden uitgelegd: het gaat hierbij om alle overheden en semioverheidsorganen in zowel Caribisch als Europees Nederland.

Als geen overnachting van overheidswege wordt geboden en de ambtenaar niet in een hotel, maar bijvoorbeeld bij familie overnacht, ontvangt hij voor maximaal 4 nachten een vergoeding waarmee hij zijn gastheer of -vrouw een vergoeding kan geven. Deze vergoeding bedraagt USD 45,00 per nacht. De belastingdienst rekent deze vergoeding tot het inkomen, zodat er in beginsel belasting over wordt geheven. De netto vergoeding bedraag daarom ongeveer USD 30 per nacht.

Artikel 8

In artikel 8 is geregeld hoe de verblijfkostenvergoeding wordt berekend. Het gaat hierbij om overnachtingskosten, kosten voor maaltijden en kleine uitgaven, zoals voor een kopje koffie of plaatselijk vervoer tijdens de dienstreis. Verblijfskosten verschillen per land of gebiedsdeel.

Voor wat betreft de hoogte en de systematiek van de vergoedingen is aangesloten bij het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland. Dit houdt in dat hotelovernachtingen worden vergoed op basis van de werkelijk gemaakte kosten met een maximum dat voor het desbetreffende land of gebiedsdeel van bestemming is vermeld in de tarieflijst logies- en overige kosten die als bijlage bij de Reisregeling buitenland is opgenomen. Daarnaast wordt per kostensoort een percentage vergoed van het bedrag dat als ‘overige kosten’ is vermeld in dezelfde tarieflijst. Het percentage is:

• 1,5% voor ieder uur dat de dienstreis duurt, voor kleine uitgaven (de zogenoemde urencomponent);

• 12% voor een ontbijt;

• 20% voor een lunch, en

• 32% voor een diner.

De bedragen in de tarieflijst zijn gebaseerd op de in dollar of SFA-franc vermelde bedragen in de Schedules of Daily Subsistence Allowance Rates (DSA-lijsten) van de Verenigde Naties. Deze zijn voor de tarieflijst in de bijlage bij de Reisregeling buitenland omgerekend in euro, maar moeten voor de toepassing op grond van de onderhavige regeling worden teruggerekend naar dollar (artikel 8, tweede lid).

Omdat in de tarieflijst geen bedragen zijn opgenomen voor verblijf in het Europese deel van Nederland, zijn voor die kosten de bedragen opgenomen in artikel 8, eerste lid. Deze bedragen zijn eveneens gebaseerd op de DSA-lijsten.

Voor zover maaltijden volledig van overheidswege worden verstrekt, ontvangt de ambtenaar in beginsel geen vergoeding (artikel 8, vijfde lid). Wanneer gedurende de dag broodjes of tussendoortjes worden verstrekt, heeft dit geen invloed op de vergoeding voor verblijfkosten.

Voor zover tijdens de dienstreis intercontinentaal gevlogen wordt, worden voor het desbetreffende reisgedeelte geen verblijfskosten vergoed. De reden hiervoor is dat intercontinentale vluchten volledig zijn verzorgd (artikel 8, zesde lid).

Artikel 9

Op grond van artikel 9 kan warme kleding die de ambtenaar in verband met de reis moet aanschaffen gedeeltelijk worden vergoed.

Artikel 10

Bij een reis van meer dan dertig dagen binnen het Caribisch deel van Nederland, zorgt het bevoegd gezag in beginsel voor een ingerichte woning in het openbaar lichaam van bestemming (artikel 10, eerste lid). In dat geval zal hij ook minder kosten maken voor het verblijf. Daarom heeft de ambtenaar in die situatie geen aanspraak op verblijfkostenvergoeding overeenkomstig artikel 7, maar ontvangt hij vanaf de eerste dag een vergoeding per dag van USD 55,00 (artikel 10, tweede lid).

Artikel 11

Op grond van artikel 11 kan het bevoegd gezag vaste reissommen vaststellen. Hiervoor kan bijvoorbeeld aanleiding zijn als een ambtenaar zeer regelmatig dienstreizen maakt.

Artikel 12

Schade aan, dan wel verlies of diefstal van door de ambtenaar in verband met de dienstreis voor eigen gebruik meegenomen noodzakelijke bagage wordt vergoed tot een bedrag van USD 2268,80 per dienstreis.

Artikel 13

Voor de beoordeling van de gemaakte kosten is het noodzakelijk dat bij de declaratie bewijsstukken worden overlegd. De ambtenaar heeft drie maanden de tijd om de declaratie in te dienen (artikel 13, eerste lid). Het doen overleggen van alle vervoersbewijzen heeft als bijkomend voordeel dat het bevoegd gezag direct op de declaratie vermelde bedragen kan controleren en niet de tarieven van de verschillende vervoerbedrijven behoeven te worden geraadpleegd.

Voor het laten boeken van vliegtuigtickets en hotelovernachtingen geldt dat de ambtenaar dit uiterlijk drie weken van tevoren moet aanvragen. Als het gaat om een onverwachte reis en dit deze termijn niet in acht kan worden genomen, dient de ambtenaar dit schriftelijk en gemotiveerd aan het bevoegd gezag te verklaren (artikel 13, tweede lid).

In het derde lid is bepaald dat het bevoegd gezag aanwijzingen kan geen over preferred suppliers (voorkeursleveranciers). Dit zal aan de orde zijn, wanneer met een bepaalde vervoerder gunstige afspraken zijn gemaakt.

Artikel 15

Indien in verband met de dienstreis kosten worden gemaakt waarvan op grond van de overige bepalingen van deze regeling in het geheel niet in een vergoeding wordt voorzien, kan het bevoegd gezag zover het daartoe aanleiding ziet, een afzonderlijke vergoeding voor die kosten vaststellen.

Artikel 16

De bepalingen met betrekking tot vergoeding van dienstreizen waren tot nu toe opgenomen in de Reis- verblijf en verhuiskostenregeling ambtenaren BES. De desbetreffende artikelen kunnen thans vervallen. In verband daarmee wordt ook de citeertitel van genoemd besluit gewijzigd.

Artikel 17

In artikel 17 is de Regeling toelage bij tijdelijke verandering werkgebied korps politie BES aangepast in verband met de wijziging van de Reis- verblijf en verhuiskostenregeling ambtenaren BES.

Artikel 18

Het tarief voor de vergoeding voor het gebruik van een auto ten behoeve van de dienst is geregeld in de Regeling vergoeding vervoermiddelen 1950 BES. Dit tarief wordt in artikel 18 aangepast aan het tarief voor het gebruik van een eigen auto voor een dienstreis, zijnde USD 0,37 per kilometer.

Artikelen 19 en 20

Deze artikelen betreffen aanpassing van verwijzingen in andere regelingen naar de oude bepalingen met betrekking tot reis- en verblijfkostenvergoeding werd verwezen.

Artikel 21

Aan de invoering van deze nieuwe regeling is een overgangsbepaling verbonden. Deze houdt in dat vliegtuigtickets die voor de inwerkingtreding van de regeling zijn verstrekt of aangeschaft, niet worden ingewisseld, gewijzigd of ongedaan gemaakt indien de toepassing van deze regeling daartoe zou leiden. Die vliegtuigtickets worden dus niet omgewisseld of gewijzigd indien de ambtenaar uit hoofde van deze nieuwe regeling aanspraak kan maken op een lagere of hogere klasse. Reden voor deze overgangsmaatregel is dat het vaststellen of reeds verstrekte vliegtickets eventueel vervangen moeten worden een onevenredige uitvoeringslast met zich meebrengt en het op korte termijn aanpassen of omwisselen van tickets aanzienlijke meerkosten tot gevolg heeft.

De Staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.W. Knops