Convenant van 2 juli 2018 inzake de oprichting van het Expertisecentrum Restitutie Cultuurgoederen en Tweede Wereldoorlog bij het NIOD Instituut voor Oorlogs-, Holocaust en Genocidestudies van de KNAW

De ondergetekenden

1. De minister van Onderwijs Cultuur en Wetenschap, handelend als bestuursorgaan en als vertegenwoordiger van de Staat der Nederlanden, mr. drs. Ingrid van Engelshoven, (hierna: minister van OCW);

en

2. Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen (hierna: KNAW), gevestigd aan de Kloveniersburgwal 29, 1011 JV Amsterdam, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de president, prof. dr. ir. Wim van Saarloos,

Hierna gezamenlijk te noemen: partijen

Overwegende dat:

• OCW het samenstel van werkzaamheden rondom de restitutie van oorlogskunst uit de Tweede Wereldoorlog in 2015 heeft geëvalueerd;

• Deze evaluatie heeft geresulteerd in een brief aan de Tweede Kamer van de minister van OCW d.d. 4 oktober 2016 (Kamerstuk TK 2016–2017, 25 839 nr. 42) inzake het samenstel van werkzaamheden rondom het restitutiebeleid cultuurgoederen Tweede Wereldoorlog (Bijlage 1);

• In deze brief het voornemen staat tot een aantal aanpassingen in de uitvoering van dit beleid, waaronder de bundeling en duurzame verankering van de opgedane kennis en kunde, die thans is verspreid over Bureau Herkomst Gezocht, de Restitutiecommissie en de Museumvereniging, in een nieuw op te richten Expertisecentrum Restitutie Cultuurgoederen en Tweede Wereldoorlog (hierna: expertisecentrum);

• Dit expertisecentrum belast zal worden met onafhankelijk onderzoek in het kader van verzoeken tot restitutie;

• Het NIOD, Instituut voor Oorlogs-, Holocaust en Genocidestudies van de KNAW (hierna: NIOD), collecties over de Tweede Wereldoorlog verzamelt, bewaart, archieven ontsluit en beschikbaar stelt, onafhankelijk wetenschappelijk onderzoek verricht en hierover publiceert, informatie geeft aan overheidsinstellingen en aan particulieren, debatten stimuleert en activiteiten organiseert over oorlogsgeweld en processen die daaraan ten grondslag liggen;

• Partijen met elkaar in overleg zijn getreden omtrent het onderbrengen van het expertisecentrum bij het NIOD;

• Het NIOD in beginsel bereid is, gelet op haar werkterrein en taken, de in de brief aan de Tweede Kamer genoemde taken voor het expertisecentrum te aanvaarden.

Komen het volgende overeen:

Artikel 1 Doel convenant

• 1. De onderzoeks- en voorlichtingsactiviteiten die nu worden verricht door het Bureau Herkomst Gezocht, de Restitutiecommissie en de Museumvereniging worden uitgevoerd door het expertisecentrum.

• 2. Het expertisecentrum zal worden ondergebracht bij het NIOD van de KNAW.

• 3. In het Organisatie- en projectplan dat is opgenomen in Bijlage 2, wordt de achtergrond van het oprichten van het expertisecentrum en de onderbrenging bij het NIOD van de KNAW nader uiteengezet.

Artikel 2 Duur convenant

• 1. Het convenant wordt gesloten voor onbepaalde tijd en treedt met ingang van 1 september 2018 in werking. Binnen vier weken na inwerkingtreding van dit convenant wordt de tekst daarvan gepubliceerd in de Staatscourant.

• 2. Het convenant kan door één der partijen schriftelijk worden beëindigd per ingang van een kalenderjaar en met in achtneming van een opzegtermijn van twee jaar en onder opgave van een zwaarwegende reden waaronder kan worden verstaan een beleidswijziging als gevolg van de uitkomst van een evaluatie van het beleid en de organisatorische structuur die gevolgen heeft voor de werkzaamheden van het expertisecentrum.

• 3. De minister van OCW zal niet eerder dan 1 januari 2021 het convenant opzeggen onder voorbehoud van het budgetrecht van de Tweede Kamer.

• 4. De minister van OCW neemt, bij opzegging door de minister van OCW, de verplichting op zich om nog twee jaar lang na de beëindigingsdatum de bijdrage, zoals die het jaar ervoor heeft gegolden, te verstrekken. Hierbij geldt de voorwaarde dat KNAW verantwoordelijk is voor het uitvoeren van een sociaal plan en overige frictiekosten.

Artikel 3 Taken expertisecentrum

• 1. Het expertisecentrum vervult de volgende taken:

  • a. Voorlichting: het expertisecentrum zal voorzien in algemene informatie voor belanghebbenden en geïnteresseerden, doorverwijzen naar archieven, feitelijke informatie geven over het verloop van de restitutieprocedures en faciliteren ten behoeve van onderzoeksvragen van derden, zoals journalisten en studenten;

  • b. Feitenonderzoek: op verzoek van de Restitutiecommissie of op gezamenlijk verzoek van de verzoeker en de huidige bezitter, zulks door tussenkomst van de secretaris van de Restitutiecommissie;

  • c. Onderzoek op verzoek van de minister van OCW in het kader van de beleidsverantwoordelijkheid van de minister van OCW op het gebied van de restitutie van cultuurgoederen uit de Tweede Wereldoorlog;

  • d. Zelfstandig en innovatief wetenschappelijk onderzoek op het terrein van de geschiedenis en actualiteit van kunstroof en restitutie, in het bijzonder met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog;

  • e. Bevorderen van de aandacht voor respectievelijk de studie van het veld van kunstroof en restitutie, in het bijzonder met betrekking tot de Tweede Wereldoorlog door middel van publicaties, conferenties en andere activiteiten, ook binnen het hoger onderwijs. Deze taken zijn nader uitgewerkt in het Organisatie- en projectplan (Bijlage 2).

• 2. Het expertisecentrum berekent voor verrichting van de taken genoemd in het eerste lid geen kosten.

Artikel 4 Personeel

De afspraken met betrekking tot de overgang van personeel zijn vastgelegd in een tripartiet opgesteld Organisatie- en projectplan tussen CAOP, OCW en NIOD en een Arbeidsvoorwaardenvergelijking (OCW-NIOD; CAOP-NIOD), dat als Bijlage 3 bij dit convenant wordt gevoegd.

Artikel 5 Vestigingsplaats

Het expertisecentrum zal gevestigd worden in het NIOD, Herengracht 380, 1016 CJ te Amsterdam.

Artikel 6 Kwaliteitsbewaking

De werkzaamheden van het expertisecentrum zullen onderdeel uitmaken van de reguliere kwaliteitsbeoordeling respectievelijk evaluatie van onderzoek van het NIOD en de KNAW.

Artikel 7 Collecties, Archieven, Databases en Websites

• 1. Specifiek ten behoeve van de overdracht, de samenvoeging, de schoning en het toegankelijk maken van de collecties, archieven, databases en websites van de Restitutiecommissie en Bureau Herkomst Gezocht, worden door de minister van OCW, het Nationaal Archief, NIOD afzonderlijke projectplannen met bijbehorende begrotingen opgesteld, te weten een projectplan voor de archieven en databases en een projectplan voor de integratie van de websites.

• 2. De kosten van deze operaties komen ten laste van de minister van OCW en vallen buiten de financiën zoals bedoeld in artikel 8.

• 3. De betrokken partijen formuleren in overleg met elkaar een nader toegangsbeleid tot de archieven en kopieën daarvan, in overeenstemming met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.

• 4. Ten behoeve van de uitvoering van zijn taak zoals bedoeld in artikel 3, heeft het expertisecentrum toegang tot de voor zijn taak relevante archieven met in acht name van de Archiefwet en in overeenstemming met het Protocol ten behoeve van raadpleging van archiefbescheiden door het Expertisecentrum Restitutie Cultuurgoederen en Tweede Wereldoorlog (Bijlage 4).

• 5. De archiefbescheiden van het expertisecentrum worden conform de Archiefwet tijdig overgebracht naar het Nationaal Archief in Den Haag.

Artikel 8 Financiën

• 1. OCW financiert de werkzaamheden van het expertisecentrum via de OCW-lumpsumbijdrage aan KNAW, en overeenkomstig het bepaalde in de brief van de minister van OCW, kenmerk 1279575 (Bijlage 5).

• 2. De in lid 1 genoemde financiële bijdrage bedraagt in het eerste jaar € 307.800, conform de goedgekeurde begroting zoals opgenomen in Bijlage 6.

• 3. De transitiekosten die gepaard gaan met de onderbrenging van het expertisecentrum bij de KNAW komen ten laste van OCW. De hoogte van de kosten worden in onderling overleg vastgesteld.

• 4. Eventuele frictiekosten als gevolg van een besluit van de minister van OCW tot inkrimping van het expertisecentrum worden onderdeel van de reguliere financiële bijdrage.

• 5. De frictiekosten, zijnde alle personele en materiële kosten die direct verbonden zijn aan een toekomstig besluit van de minister van OCW tot opheffing of overheveling aan een andere organisatie van (taken van) het expertisecentrum of van opzegging van dit convenant worden geacht te zijn gedekt met de doorbetaling op grond van artikel 2.4.

• 6. Loon- en prijsontwikkelingen worden meegenomen in de OCW-lumpsumbijdrage aan KNAW.

• 7. Er vindt jaarlijks, voorafgaand aan het besluit over de hoogte van de bijdrage over het volgende jaar overleg plaats over de ontwikkeling van de werkzaamheden van het expertisecentrum en de daarmee gepaard gaande kosten.

Artikel 9 Geheimhouding

De KNAW en OCW hebben de verplichting om vertrouwelijke informatie met betrekking tot de werkzaamheden van het expertisecentrum vertrouwelijk te behandelen en geheim te houden met inachtneming van de relevante wettelijke bepalingen.

Artikel 10 Evaluatie

Overeenkomstig het bepaalde in de brief aan de Tweede Kamer van de minister van OCW d.d. 4 oktober 2016, vindt er in 2020 in opdracht van de minister van OCW een evaluatie van het beleid en de organisatorische structuur van het expertisecentrum bij het NIOD plaats. Dan zal er onder andere nader worden gekeken naar het aantal restitutieverzoeken en de eventuele overgang van de bestaande vorm van de Restitutiecommissie naar een ad hoc Restitutiecommissie zoals aanbevolen door de Commissie Herkomst Gezocht in 2012.

Artikel 11 Publicatie Staatscourant

Dit convenant treedt in werking binnen veertien dagen nadat de ondertekende versie, inclusief de bijlagen 1 en 4, in de Staatscourant is gepubliceerd. De bijlagen 2, 3 en 5 worden niet gepubliceerd in verband met de bescherming van de privacy van betrokkenen en de bescherming van bedrijfsgegevens.

Bijlagen:

• 1. Brief aan de Tweede Kamer van de minister van OCW d.d. 4 oktober 2016 (TK 2016–2017, 25 839, nr.42)

• 2. Organisatie- en projectplan

• 3. Arbeidsvoorwaardenvergelijking (OCW-NIOD; CAOP-NIOD)

• 4. Protocol raadpleging van archiefbescheiden

• 5. Financieringsbrief minister OCW

• 6. Begroting NIOD

Aldus overeengekomen en in tweevoud opgemaakt en ondertekend, te Den Haag, 2 juli 2018

OCW I. van Engelshoven

KNAW W. van Saarloos