Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 11 juni 2018, houdende de beperking van de openbaarheid van een aantal inventarisnummers van het archief van de Ambassade India, bij overbrenging naar het Nationaal Archief (besluit beperking openbaarheid India)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal dossiers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a, b en c, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de algemene rijksarchivaris d.d. 31 mei 2018, nr.1244934

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
28	2063
148	2059
169 en CD-ROM 945	2088
171	2061
172	2061
174	2089
176	2080
177	2077
184	2075
185	2078
186	2080
187	2080
188	2081
189	2086
190	2081
191	2082
192	2084
193	2082
194	2083
195	2085
196	2061
197	2086
200	2083
206	2059
208	2089
560	2088
598	2038
599	2038
600	2038
601	2038
602	2038
603	2038
607	2039
678	2084
679	2057
790	2077
791 en CD-ROM 971 en 972	2088
792	2086
793	2088
794	2086
798	2056
799	2056
800	2056
801	2056
802	2056
803	2056
804	2056
805	2056
806	2056
807	2056
808	2056
809	2056
810	2056
811	2056
812	2056
813	2034
814	2067
815	2085
816	2085
817	2088
818	2088
819	2088
825	2053
826	2078
827	2087
829	2088
891	2060

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede klom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
16	2062
17	1062
538	2033
539	2032
541	2043
542	2063
552	2034
553	2043
554	2053
564	2047
565	2048
583	2058
584	2058
585	2059
586	2058
588	2058
589	2058
590	2058
591	2058
592	2058
593 en CD-ROM 966	2058
594	2058
595	2058
596	2058
597	2058
617	2044
916	2037

Artikel 3

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden is het inventarisnummer, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Opheffing openbaarheid beperking per 1 januari van het jaar
604	2058

Artikel 4

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1 en 3, is tot openbaring uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 5

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in India’.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatiemanagement Directie Bedrijfsvoering

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit op grond van het gestelde in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht per brief bezwaar maken bij de Minister van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

(Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer)

Het gaat hier om een ambassade-archief. De ambassade heeft consulaire taken waarbinnen (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt. Hierbij kan omwille van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen de openbaarheid van het archief zijn beperkt. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door hem/haar kunnen worden geraadpleegd. Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt, kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wenst, is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft, ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage.

Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin zich bijzondere persoonsgegevens (o.a. seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens) bevinden, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen waarin wordt aangetoond dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, of wordt aantetoond dat men de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, dan wel plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek. In dit geval gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming te overhandigen. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

(Beperkt openbaar op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten).

Wanneer archiefbescheiden beperkt openbaar zijn op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten, vindt een beoordeling van het verzoek tot raadpleging altijd plaats door de oorspronkelijke zorgdrager. Dit gebeurt op grond van de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. In veel gevallen, maar niet uitsluitend, zal dit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn. De genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar, aangezien zich hierin documenten van internationale organisaties alsmede nationale en buitenlandse mogendheden bevinden. Deze documenten, waaronder gerubriceerde NAVO-documenten, vallen onder internationale geheimhoudings- en openbaarmakingsregelingen en mogen niet openbaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Voorts kunnen deze docuement bij openbaarwording de diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en het betreffende land schade toebrengen. Indien een persoon informatie wil uit de inventarisnummers waarvan de openbaarheid is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, kan deze persoon een verzoek daartoe indienen bij de Minister van Buitenlandse Zaken. Het verzoek zal worden getoetst aan de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

Het Nationaal Archief adviseerde om een weigeringsgrond a te veranderen in weigeringsgrond c. Het betreft de voorbereiding en nabeschouwing van een staatsbezoek van leden van het Koninklijk Huis. Gezien de inhoud van de inventarisnummers is besloten de weigeringsgrond a te handhaven.

(Beperkt openbaar op grond van het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen).

Onder de Wob is dit de algemene uitzonderingsgrond. Onder de Archiefwet 1995 moet bij de toepassing van deze uitzonderingsgrond worden bedacht dat het historisch karakter van het materiaal bij het afwegen van belangen een extra gewicht legt op het belang van de openbaarheid. Slechts bij uiterste noodzaak zal aan het bijzondere belang dat tot geheimhouding sterkt de doorslag kunnen worden gegeven. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat een te stellen beperking het resultaat dient te zijn van een toetsing van het te beschermen belang aan het publieke belang van de openbaarheid van de archiefbescheiden. Het individuele belang van eventuele raadplegers speelt geen rol. De bepaling mag er niet toe leiden dat overheidsorganen gegevens achterhouden omdat publicatie daarvan mogelijk een ongunstig licht zou werpen op het door hen gevoerde beleid.