Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 25 juni 2018, over de termijn van beperking van de openbaarheid van de naar de Rijksarchiefbewaarplaats over te brengen dossiers in het archief van de diplomatieke vertegenwoordiging in India, (1908) 1975–2013

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op artikel 15, vierde lid, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, d.d. 12 juni 2018, kenmerk nr 32016;

Besluit

Artikel 1

De termijn van beperking van de openbaarheid van de volgende naar de rijksarchiefbewaarplaats over te brengen inventarisnummers in het archief van de diplomatieke vertegenwoordiging in India, (1908) 1975–2013, wordt vastgesteld voor 100(+1) jaar na afsluiting van betreffende dossier:

Inventarisnummer:	Opheffing openbaarheid beperking per 1 januari van het jaar
178	2108
201	2112
202	2112
821	2113
822	2112
823	2114
824	2114

Artikel 2

Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1, is tot openbaring uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden. De algemene rijksarchivaris behandelt verzoeken tot raadpleging in de inventarisnummers, volgens de procedures die gelden voor inzage in archieven met (bijzondere) persoonsgegevens.

Artikel 3

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in India (bijzondere persoonsgegevens)’.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatiemanagement Directie Bedrijfsvoering

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit op grond van het gestelde in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht per brief bezwaar maken bij de Minister van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

(Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer)

Het gaat hier om een ambassade-archief. De ambassade heeft consulaire taken waarbinnen (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt. Hierbij kan omwille van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen de openbaarheid van het archief zijn beperkt. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door hem/haar kunnen worden geraadpleegd. Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wil hebben is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft, ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage. Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (o.a. seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, of men de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, of bij raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek os statistiek. In dit geval gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming te overhandigen. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

Omdat de inventarisnummers in artikel 1 bijzondere persoonsgegevens bevatten als bedoeld in de Algemene verordening gegevensbescherming (Avg), is besloten de openbaarheid, met het oog op eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van nog levende personen, te beperken. Ook is besloten de duur van beperking openbaarheid vast te stellen op 100(+1)jaar na afsluiting van het dossier, zodat de beperking ieder geval geldig is gedurende de verwachte levensduur van betreffende kinderen.