Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 4 juni 2018, houdende de beperking van de openbaarheid van een aantal inventarisnummers van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Italië te Rome, (1955) 1975–2013, en het consulaat-generaal in Italië te Milaan, (1949) 1975–2013, bij overbrenging naar het Nationaal Archief (Besluit beperking openbaarheid archief ambassade Rome en CG Milaan)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal inventarisnummers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a, b en c, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de nationale rijksarchivaris d.d 22 mei 2018, kenmerk 1250990;

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
148	2049
152	2081
154	2083
155	2086
156	2089
157	2085
158	2075
159	2077
160	2080
161	2077
162	2061
163	2073
164	2066
165	2070
166	2068
167	2075
168	2069
169	2081
170	2072
171	2070
172	2068
173	2072
174	2059
175	2067
176	2077
177	2075
178	2077
179	2069
180	2071
181	2055
182	2069
183	2077
184	2077
185	2063
186	2073
187	2053
188	2051
189	2077
190	2073
191	2078
192	2073
193	2072
194	2071
195	2077
196	2066
197	2077
198	2078
199	2055
200	2075
201	2058
202	2055
203	2075
204	2069
205	2081
206	2075
207	2061
208	2078
209	2068
210	2078
211	2075
212	2076
213	2089
214	2072
215	2077
216	2072
217	2064
218	2068
219	2080
220	2070
221	2065
222	2079
223	2089
224	2079
225	2081
226	2075
227	2082
228	2089
229	2076
230	2078
231	2082
232	2084
233	2085
234	2084
235	2085
236	2085
237	2087
238	2089
239	2087
240	2088
241	2078
243	2078
244	2053
245	2059
246	2085
247	2081
535	2043
598	2087
603	2040
605	2039
617	2086
618	2078
619	2077
620	2078
621	2079
622	2088
623	2087
624	2078
625	2078
628	2030
641	2073
662	2078
711	2024
712	2088
713	2078
714	2084
716	2077
718	2076
719	2083
720	2077
721	2081
722	2058
725	2079
726	2076
727	2076
746	2034
747	2034
752	2084

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede klom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
483	2029
484	2030
491	2025
492	2036
493	2027
534	2036
564	2068
565	2078
566	2078
567	2078
568	2088
569	2072
570	2070
571	2070
572	2086
606	2036
607	2036
608	2039
629	2057
630	2057
631	2064
633	2061
751	2039

Artikel 3

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Opheffing openbaarheid beperking per 1 januari van het jaar
605	2036
609	2050

Artikel 4

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1 en artikel 3, is tot openbaring uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 5

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1 is, tot openbaarwording, uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Italië te Rome, (1955) 1975–2013, en het consulaat-generaal in Italië te Milaan, (1949) 1975–2013, bij overbrenging naar het Nationaal Archief (besluit beperking openbaarheid Italië)’.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatiemanagement Directie Bedrijfsvoering.

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit op grond van het gestelde in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht per brief bezwaar maken bij de Minister van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

(Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer)

Het gaat hier om een ambassade-archief. De ambassade heeft consulaire taken waarbinnen (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt. Hierbij kan omwille van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen de openbaarheid van het archief zijn beperkt. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door hem/haar kunnen worden geraadpleegd. Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wil hebben is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft, ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage. Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (o.a. seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, dan wel dat men de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, dan wel dat raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek. Naast een schriftelijk gemotiveerd verzoek, gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming te overhandigen. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

(Beperkt openbaar op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten).

Wanneer archiefbescheiden beperkt openbaar zijn op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten, vindt een beoordeling van het verzoek tot raadpleging altijd plaats door de oorspronkelijke zorgdrager. Dit gebeurt op grond van de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. In veel gevallen, maar niet uitsluitend, zal dit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn. De genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar, aangezien zich hierin documenten van internationale organisaties alsmede nationale en buitenlandse mogendheden bevinden. Deze documenten, waaronder gerubriceerde NAVO-documenten, vallen onder internationale geheimhoudings- en openbaarmakingsregelingen en mogen niet openbaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Daarnaast kunnen bij openbaarwording de diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en het betreffende land worden geschaad. Indien een persoon informatie wenst uit de inventarisnummers waarvan de openbaarheid is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, kan een verzoek daartoe woden ingediend bij de minister van Buitenlandse Zaken. Het verzoek zal worden getoetst aan de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

(Beperkt openbaar op grond van het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen).

Onder de Wob is dit de algemene uitzonderingsgrond. Onder de Archiefwet 1995 moet bij de toepassing van deze uitzonderingsgrond worden bedacht dat het historisch karakter van het materiaal bij het afwegen van belangen een extra gewicht legt op het belang van de openbaarheid. Slechts bij uiterste noodzaak zal aan het bijzondere belang dat tot geheimhouding sterkt de doorslag kunnen worden gegeven. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat een te stellen beperking het resultaat dient te zijn van een toetsing van het te beschermen belang aan het publieke belang van de openbaarheid van de archiefbescheiden. Het individuele belang van eventuele raadplegers speelt geen rol. De bepaling mag er niet toe leiden dat overheidsorganen gegevens achterhouden omdat publicatie daarvan mogelijk een ongunstig licht zou werpen op het door hen gevoerde beleid.