Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 4 juni 2018, houdende de beperking van de openbaarheid van een aantal inventarisnummers van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Tsjechoslowakije/Tsjechië, Ambassade Praag (1956-) 1975–2013 (Besluit beperking openbaarheid ambassadearchief Praag)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal inventarisnummers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, lid 1, onder a, b en c, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de nationale rijksarchivaris d.d. 22 mei 2018, nr. 1252353;

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Opheffing beperking per 1 januari:
75	2087
97	2085
98	2071
99	2071
100	2087
101	2071
103	2072
104	2073
105	2024
106	2044
107	2055
109	2078
110	2086
111	2074
113	2079
114	2082
115	2080
116	2083
117	2085
118	2088
119	2086
120	2088
121	2088
336	2070
337	2088

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Opheffing beperking per 1 januari:
21	2040
240	2052
241	2056
331	2052
332	2053
333	2082
334	2085
341	2043
349	2045
352	2045
353	2045
354	2045
358	2044
361	2044
362	2044
401	2044

Artikel 3

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Opheffing beperking per 1 januari:
137	2024
138	2027

Artikel 4

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1 en artikel 3, is tot openbaring uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 5

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1 is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Tsjechoslowakije/Tsjechië, Ambassade Praag (1956-) 1975–2013’.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatiemanagement Directie Bedrijfsvoering

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit op grond van het gestelde in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht per brief bezwaar maken bij de Minister van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

(Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer)

Het gaat hier om een ambassade-archief. De ambassade heeft consulaire taken waarbinnen (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt. Hierbij kan omwille van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen de openbaarheid van het archief zijn beperkt. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door hem/haar kunnen worden geraadpleegd. Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wil hebben is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft, ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage. Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (o.a. seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens) zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen, is overleden dan wel dat men de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, of dat raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek. In dit geval gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming te overhandigen. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

(Beperkt openbaar op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten).

Wanneer archiefbescheiden beperkt openbaar zijn op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten, vindt een beoordeling van het verzoek tot raadpleging altijd plaats door de oorspronkelijke zorgdrager. Dit gebeurt op grond van de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. In veel gevallen, maar niet uitsluitend, zal dit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn. De genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar, aangezien zich hierin documenten van internationale organisaties alsmede nationale en buitenlandse mogendheden bevinden. Deze documenten, waaronder gerubriceerde NAVO-documenten, vallen onder internationale geheimhoudings- en openbaarmakingsregelingen en mogen niet openbaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Daarnaast kunnen bij openbaarwording de diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en het betreffende land schade toebrengen. Indien een persoon informatie wil uit de inventarisnummers waarvan de openbaarheid is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, kan deze persoon een verzoek daartoe indienen bij de Minister van Buitenlandse Zaken. Het verzoek zal worden getoetst aan de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

(Beperkt openbaar op grond van het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen).

Onder de Wob is dit de algemene uitzonderingsgrond. Onder de Archiefwet 1995 moet bij de toepassing van deze uitzonderingsgrond worden bedacht dat het historisch karakter van het materiaal bij het afwegen van belangen een extra gewicht legt op het belang van de openbaarheid. Slechts bij uiterste noodzaak zal aan het bijzondere belang dat tot geheimhouding sterkt de doorslag kunnen worden gegeven. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat een te stellen beperking het resultaat dient te zijn van een toetsing van het te beschermen belang aan het publieke belang van de openbaarheid van de archiefbescheiden. Het individuele belang van eventuele raadplegers speelt geen rol. De bepaling mag er niet toe leiden dat overheidsorganen gegevens achterhouden omdat publicatie daarvan mogelijk een ongunstig licht zou werpen op het door hen gevoerde beleid.