Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 4 juni 2018, houdende de beperking van de openbaarheid van een aantal inventarisnummers van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Oostenrijk te Wenen, (1975) 1975–2013 (2014) (Besluit beperking openbaarheid archief diplomatieke vertegenwoordigingen Wenen)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal inventarisnummers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a, b en c, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de algemene rijksarchivaris d.d. 22 mei 2018, kenmerk 1325425;

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Inventarisnummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
16	2087
82	2085
83	2087
84	2060
85	2060
89	2085
93	2082
94	2082
95	2084
96	2075
99	2020
100	2035
103	2079
104	2065
105	2075
106	2078
107	2078
108	2070
109	2075
110	2070
111	2082
112	2080
113	2072
114	2066
115	2084
116	2063
117	2070
118	2067
119	2079
120	2081
121	2080
122	2086
123	2054
124	2081
125	2077
126	2072
127	2069
128	2078
129	2056
130	2076
131	2082
132	2085
133	2077
134	2085
135	2072
136	2081
137	2081
138	2075
139	2066
140	2070
141	2082
142	2066
143	2068
144	2056
145	2071
146	2083
147	2082
148	2083
149	2069
150	2084
151	2070
152	2084
153	2078
154	2082
155	2086
156	2070
157	2071
161	2083
162	2082
163	2083
164	2084
165	2087
166	2082
167	2088
168	2086
169	2071
170	2083
171	2077
172	2077
173	2084
174	2086
175	2081
176	2081
177	2082
178	2082
179	2079
190	2073
513	2032
516	2029
517	2030
518	2036
519	2032
520	2038

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede klom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
15	2056
39	2020
427	2035
428	2043
429	2052
430	2057
489	2053
490	2060
491	2065
492	2068
503	2084
504	2036
505	2035
506	2025
507	2032
508	2035
509	2036
510	2045
511	2058
512	2063
530	2028
531	2035
532	2043

Artikel 3

Met het oog op het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel van derden zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari
513	2032
529	2078

Artikel 4

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1 en artikel 3, is tot openbaring uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 5

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Oostenrijk, (1975) 1975–2013 (2014)’.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatiemanagement Directie Bedrijfsvoering

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit op grond van het gestelde in artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht per brief bezwaar maken bij de Minister van Buitenlandse Zaken, Postbus 20061, 2500 EB DEN HAAG.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst. Het bezwaarschrift moet zijn ondertekend, voorzien zijn van een datum alsmede de naam en het adres van de indiener en dient vergezeld te gaan van de gronden waarop het bezwaar berust en, zo mogelijk, een afschrift van het besluit waartegen het bezwaar is gericht.

TOELICHTING

(Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer)

Het gaat hier om een ambassade-archief. De ambassade heeft consulaire taken waarbinnen (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt. Hierbij kan omwille van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen de openbaarheid van het archief zijn beperkt. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door hem/haar kunnen worden geraadpleegd. Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wil hebben is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft, ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage. Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (o.a. seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens) zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, dan wel de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of dat raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of dat raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, dan wel dat raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek. In dit laatste geval gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming te overhandigen. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

(Beperkt openbaar op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten).

Wanneer archiefbescheiden beperkt openbaar zijn op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten, vindt een beoordeling van het verzoek tot raadpleging altijd plaats door de oorspronkelijke zorgdrager. Dit gebeurt op grond van de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. In veel gevallen, maar niet uitsluitend, zal dit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn. De genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar, aangezien zich hierin documenten van internationale organisaties alsmede nationale en buitenlandse mogendheden bevinden. Deze documenten, waaronder gerubriceerde NAVO-documenten, vallen onder internationale geheimhoudings- en openbaarmakingsregelingen en mogen niet openbaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Daarnaast kunnen zij bij openbaarwording de diplomatieke betrekkingen tussen Nederland en het betreffende land schade toebrengen. Indien een persoon informatie wil uit de inventarisnummers waarvan de openbaarheid is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, kan deze persoon een verzoek daartoe indienen bij de Minister van Buitenlandse Zaken. Het verzoek zal worden getoetst aan de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht.

(Beperkt openbaar op grond van het anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen).

Onder de Wob is dit de algemene uitzonderingsgrond. Onder de Archiefwet 1995 moet bij de toepassing van deze uitzonderingsgrond worden bedacht dat het historisch karakter van het materiaal bij het afwegen van belangen een extra gewicht legt op het belang van de openbaarheid. Slechts bij uiterste noodzaak zal aan het bijzondere belang dat tot geheimhouding sterkt de doorslag kunnen worden gegeven. Voor de volledigheid zij opgemerkt dat een te stellen beperking het resultaat dient te zijn van een toetsing van het te beschermen belang aan het publieke belang van de openbaarheid van de archiefbescheiden. Het individuele belang van eventuele raadplegers speelt geen rol. De bepaling mag er niet toe leiden dat overheidsorganen gegevens achterhouden omdat publicatie daarvan mogelijk een ongunstig licht zou werpen op het door hen gevoerde beleid.

Inventarisnummer 529 bevat ook gegevens over leden van het Koninklijk Huis. Derhalve is besloten de openbaarheid te beperken onder c.