Besluit van de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 5 juni 2018 tot het verlenen van machtiging aan Doc-Direkt

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,

Gezien de instemming van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. Minister:

Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

b. ministerie:

Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

c. Doc-Direkt:

directie Doc-Direkt van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

d. machtiging:

bevoegdheid om in naam van de Minister handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2

Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht is van overeenkomstige toepassing op dit besluit.

Artikel 3

De directeur Doc-Direkt wordt gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen die verband houden met de dienstverlening van Doc-Direkt aan het ministerie.

Artikel 4

De uitvoering van de machtiging, bedoeld in artikel 2, geschiedt met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en richtlijnen.

Artikel 5

De directeur Doc-Direkt kan met betrekking tot zijn bevoegdheden, bedoeld in artikel 2, machtiging verlenen aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Artikel 6

De machtiging geldt voor de duur van de dienstverlening van Doc-Direkt aan het ministerie.

Artikel 7

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatcourant waarin zij wordt geplaatst, en werkt terug tot en met 1 april 2017.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden gepubliceerd.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, H.A.M. van Dongen Plaatsvervangend Secretaris-generaal

TOELICHTING

Met ingang van 1 april 2017 laat de directeur Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel door middel van een dienstverleningsovereenkomst zowel een groot deel van het beheer van lopende en afgesloten digitale archieven, als ook een groot deel van de afgesloten papieren archieven uitvoeren door Doc-Direkt. Doc-Direkt is een onderdeel van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties dat dienstverlening aan de rijksoverheid aanbiedt op het domein van het archiefbeheer.

Gezien de Algemene wet bestuursrecht en de ministeriële verantwoordelijkheid ten aanzien van de handelingen van niet-ondergeschikten wordt een machtigingsbesluit genomen, om duidelijkheid te bieden over de machtiging en de omvang daarvan aan Doc-Direkt. De directeur Doc-Direkt aanvaardt de aan hem verleende machtiging door middel van een aan de machtigingsverlener toegezonden brief.

De dienstverlening door Doc-Direkt aan het ministerie brengt met zich mee dat door Doc-Direkt een groot aantal feitelijke uitvoeringshandelingen wordt verricht. De handelingen die Doc-Direkt als beheerder verricht zijn onder meer vastgelegd in de Kaderregeling documentaire informatievoorziening Sociale Zaken en Werkgelegenheid. Voortvloeiend uit deze Kaderregeling zal Doc-Direkt pas tot uitvoering van voorgenomen handelingen mogen overgaan, nadat het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid hiertoe een besluit heeft genomen en aan Doc-Direkt opdracht heeft gegeven. Dit betreft in ieder geval de volgende handelingen:

• Vernietiging

• Migreren

• Converteren

• Vervreemden

• Overbrengen

• Ter beschikking stellen

• Ter inzage geven aan derden

Voor vernietigen, overbrengen, converteren, migreren en ter beschikking stellen van archiefbescheiden geldt dat Doc-Direkt een voorstel kan doen met daarbij een lijst met archiefbescheiden die voor één van bovengenoemde handelingen in aanmerking komen. De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid neemt vervolgens het besluit tot het uitvoeren van één van de bovengenoemde handelingen, waarna Doc-Direkt de feitelijke handeling uitvoert. Uitzondering hierop betreft het vernietigen in het kader van het vervangingsproces. Deze feitelijke handeling verricht Doc-Direkt op grond van het Besluit digitale vervanging archiefbescheiden Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, met dien verstande dat de verklaring van vervanging en vernietiging namens de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid wordt getekend door het afdelingshoofd Fysieke en Digitale Werkomgeving van de directie Organisatie, Bedrijfsvoering en Personeel.

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, H.A.M. van Dongen Plaatsvervangend Secretaris-generaal