Regeling inzage- en correctierecht UWV 2018

De Raad van Bestuur van Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen

Gelet op hoofdstuk III Algemene Verordening Gegevensbescherming

BESLUIT

§ 1. Definities

Artikel 1. Definities en toepassingsbereik

• 1. Deze regeling is van toepassing op verzoeken om inzage in en correctie van persoonsgegevens die verwerkt worden in het kader van de uitvoering van de wettelijke taken door UWV.

• 2. In deze regeling wordt verstaan onder:

  a. AVG:

  Algemene Verordening Gegevensbescherming;

  b. UWV:

  Uitvoeringsinstituut werknemersverzekeringen als bedoeld in artikel 2 van de Wet Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen;

  c. persoonsgegevens:

  alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon ("de betrokkene"); als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van een of meer elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon;

  d. verwerking:

  een bewerking of een geheel van bewerkingen met betrekking tot persoonsgegevens of een geheel van persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde procedés, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, structureren, opslaan, bijwerken of wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiden of op andere wijze ter beschikking stellen, aligneren of combineren, afschermen, wissen of vernietigen van gegevens;

  e. betrokkene:

  Natuurlijke persoon op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;

  f. verwerkingsverantwoordelijke:

  een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat, alleen of samen met anderen, het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt; wanneer de doelstellingen van en de middelen voor deze verwerking in het Unierecht of het lidstatelijke recht worden vastgesteld, kan daarin worden bepaald wie de verwerkingsverantwoordelijke is of volgens welke criteria deze wordt aangewezen;

  g. verzoek om inzage:

  een verzoek van of namens betrokkene aan UWV om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van de betrokkene betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te krijgen in de persoonsgegevens en van de in artikel 15, lid 1, AVG genoemde informatie, alsmede, voor zover het betreft medische gegevens uit een medisch dossier, een verzoek op grond van artikel 7:456 Burgerlijk Wetboek tot inzage in en afschrift van bescheiden;

  h. verzoek om correctie:

  een verzoek van of namens betrokkene om, conform artikel 16 AVG, persoonsgegevens van betrokkene te corrigeren of de gegevens aan te laten vullen wanneer deze incompleet zijn, bijvoorbeeld door een aanvullende verklaring te verstrekken;

  i. verzoeker:

  degene die een verzoek om inzage of correctie indient bij UWV;

  j. schriftelijk:

  niet in elektronische vorm;

  j. legitimatiebewijs:

  een document als bedoeld in artikel 1 van de Wet op de identificatieplicht;

  k. derde:

  een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan, niet zijnde de betrokkene, noch de verwerkingsverantwoordelijke, noch de verwerker, noch de personen die onder rechtstreeks gezag van de verwerkingsverantwoordelijke of de verwerker gemachtigd zijn om de persoonsgegevens te verwerken.

§ 2. Indiening en in behandeling neming verzoeken

Artikel 2. Indiening van verzoeken

• 1. De betrokkene heeft het recht vrijelijk en met redelijke tussenpozen een schriftelijk verzoek om inzage in en correctie van zijn persoonsgegevens in te dienen.

• 2. Een schriftelijk ingediend verzoek wordt gedateerd en ondertekend, en bevat ten minste:

  • a. de volledige naam en voorletters en het adres van de betrokkene;

  • b. diens geboortedatum;

  • c. diens Burgerservicenummer (BSN)

  • d. een kopie van een geldig legitimatiebewijs van betrokkene.

• 3. Een schriftelijk verzoek dat namens betrokkene wordt ingediend door een wettelijk vertegenwoordiger of een gemachtigde gaat vergezeld van een bewijsstuk inzake de wettelijke vertegenwoordiging of van een originele, door betrokkene ondertekende schriftelijke machtiging ter uitoefening van het inzage- of correctierecht door de verzoeker. Onverminderd het bepaalde in lid 2 wordt tevens ter identificatie een kopie van een geldig legitimatiebewijs van verzoeker bijgesloten en vermeldt het verzoek ook de volledige naam, voorletters en het adres van de verzoeker. Vorenstaande geldt niet als het verzoek wordt ingediend door een advocaat die als gemachtigde van betrokkene optreedt.

• 4. Een verzoek om correctie kan slechts worden ingediend nadat de verzoeker inzage heeft genomen in de betreffende gegevens waarop correctie wordt verzocht. In aanvulling op het tweede en derde lid bevat een verzoek om correctie de aan te brengen wijzigingen.

• 5. Het verzoek om inzage dan wel correctie moet worden ingediend bij een UWV-vestiging.

Artikel 3. Kosten van verzoeken

Aan een verzoek om inzage en een verzoek om correctie zijn geen kosten verbonden.

Artikel 4. Berichtgeving ontvangst

• 1. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van een verzoek verstuurt UWV een ontvangstbevestiging.

• 2. De ontvangstbevestiging bevat tenminste de naam van een contactpersoon, een beschrijving van de procedure en de te verwachten behandelingsduur van het verzoek.

Artikel 5. Toets op in behandeling nemen

• 1. UWV betrekt bij de behandeling van een verzoek om inzage en/of correctie slechts die verwerkingen waarvoor het is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke. Ingeval UWV constateert dat het verzoek mede of uitsluitend betrekking heeft op gegevens die bij een ander bestuursorgaan als verwerkingsverantwoordelijke berusten, zendt UWV het verzoek ter behandeling door naar dat andere bestuursorgaan. Verzoeker krijgt hiervan, bericht.

• 2. UWV toetst of een verzoek voldoet aan het bepaalde in artikel 2.

• 3. Indien het verzoek niet voldoet aan het bepaalde in artikel 2 dan wordt verzoeker daarvan met de ontvangstbevestiging, bedoeld in artikel 4, in kennis gesteld. Verzoeker wordt dan in de gelegenheid gesteld zijn verzoek binnen 2 weken aan te vullen. Wordt binnen deze termijn het verzuim niet hersteld dan ontvangt verzoeker een beslissing dat het verzoek niet in behandeling wordt genomen.

§ 3. Procedure uitvoering inzage en correctie

Artikel 6. Behandeling van verzoeken

• 1. De verantwoordelijke (districts)manager van het organisatieonderdeel waarop het verzoek betrekking heeft en van de UWV-vestiging waar het verzoek is ingediend, dragen zorg voor afhandeling van een verzoek om inzage dan wel correctie.

• 2. Indien het verzoek onder verantwoordelijkheid van een manager van een andere UWV-vestiging dient te worden afgehandeld, wordt het verzoek onverwijld naar die andere UWV-vestiging doorgezonden. Verzoeker krijgt, onverminderd het bepaalde in art. 4, hiervan bericht.

• 3. Indien voor de uitoefening van het inzage- of correctierecht ook andere onderdelen van UWV moeten worden ingeschakeld, zet de verantwoordelijke manager hiertoe de nodige stappen en coördineert hij de uitvoering van de inzage of correctie.

• 4. Een verzoek om inzage in of correctie van gegevens uit een medisch dossier wordt in afwijking van het eerste lid doorgezonden naar het betrokken onderdeel van Sociaal Medische Zaken (SMZ) en beoordeeld door de verzekeringsarts krachtens de aanwijzingen van de Richtlijn Beheer medische gegevens vallend onder het medisch beroepsgeheim van de verzekeringsarts.

• 5. Een verzoek om inzage in of correctie van gegevens uit een opsporingsdossier wordt in afwijking van het eerste lid doorgezonden naar het betrokken onderdeel van directie Handhaving (DHH) en beoordeeld krachtens de instructie DHH Inzage-en correctierecht.

Artikel 7. Uitvoering inzageverzoek

• 1. UWV deelt verzoeker schriftelijk onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van een verzoek, dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2, mee of UWV persoonsgegevens over de betrokkene verwerkt en of dan wel in hoeverre het verzoek om inzage wordt ingewilligd.

• 2. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken, kan de termijn in het eerste lid met twee maanden worden verlengd. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2, wordt verzoeker van een dergelijke verlenging in kennis gesteld.

• 3. Indien het verzoek wordt ingewilligd, stelt UWV binnen de in het eerste en tweede lid bedoelde termijn de volgende informatie ter beschikking:

  • o een volledig en begrijpelijk overzicht van de verwerkte gegevens;

  • o een omschrijving van:

    • het doel of de doeleinden van de verwerking;

    • de categorieën van gegevens waarop de verwerking betrekking heeft;

    • de ontvangers of categorieën ontvangers;

  • o alle beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens, wanneer de gegevens niet bij de betrokkene worden verzameld;

  • o de bewaartermijn van de persoonsgegevens;

  • o dat betrokkene het recht heeft op correctie en het recht om bezwaar te maken;

  • o dat betrokkene het recht heeft een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens;

  • o het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

• 4. Desgevraagd verschaft UWV tevens informatie over de systematiek van de geautomatiseerde gegevensverwerking.

• 5. Betrokkene heeft het recht een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt.

• 6. Een verzoek om inzage wordt geheel of gedeeltelijk geweigerd voor zover dit noodzakelijk en evenredig is in het belang is van:

  • a. de nationale veiligheid;

  • b. landsverdediging;

  • c. de openbare veiligheid;

  • d. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid;

  • e. andere belangrijke doelstellingen van algemeen belang van de Europese Unie of van Nederland, met name een belangrijk economisch of financieel belang van de Europese Unie of van Nederland, met inbegrip van monetaire, budgettaire en fiscale aangelegenheden, volksgezondheid en sociale zekerheid;

  • f. de bescherming van de onafhankelijkheid van de rechter en gerechtelijke procedures;

  • g. de voorkoming, het onderzoek, de opsporing en de vervolging van schendingen van de beroepscodes voor gereglementeerde beroepen;

  • h. een taak op het gebied van toezicht, inspectie of regelgeving die verband houdt, al is het incidenteel, met de uitoefening van het openbaar gezag in de gevallen, bedoeld in de onderdelen a, b, c, d, e en g;

  • i. de bescherming van de betrokkene of van de rechten en vrijheden van anderen; of

  • j. de inning van civielrechtelijke vorderingen.

• 7. Als de administratie persoonsgegevens van een derde bevat die naar verwachting bezwaar zal hebben tegen verstrekking ervan aan betrokkene, stelt UWV die derde in de gelegenheid zijn zienswijze naar voren te brengen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost. UWV beslist naar aanleiding van hetgeen door die derde naar voren is gebracht of één van de in de lid 6 genoemde uitzonderingsgronden van toepassing is.

• 8. De beslissing tot gehele of gedeeltelijke afwijzing van het verzoek om inzage vermeldt op welke gronden van het zesde lid een beperking van de inzage heeft plaatsgevonden.

Artikel 8. Uitvoering correctieverzoek

• 1. UWV zal een verzoek om correctie slechts honoreren voor zover de opgenomen gegevens feitelijk onjuist zijn of voor het doel of doeleinden van de verwerking onvolledig of niet ter zake dienend dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift zijn verwerkt.

• 2. UWV deelt betrokkene schriftelijk onverwijld en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2 mee of dan wel in hoeverre aan het verzoek om correctie wordt voldaan. Een weigering is met redenen omkleed.

• 3. Afhankelijk van de complexiteit van het verzoek en het aantal verzoeken, kan de termijn in het tweede lid met twee maanden worden verlengd. Binnen een maand na ontvangst van het verzoek dat voldoet aan het bepaalde in artikel 2 wordt betrokkene van een dergelijke verlenging in kennis gesteld

• 4. UWV voert een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk uit.

• 5. Het bepaalde in artikel 7, zesde lid, is van overeenkomstige toepassing op een verzoek om correctie.

• 6. Indien de persoonsgegevens zijn vastgelegd op een gegevensdrager waarin geen wijzigingen kunnen worden aangebracht, treft UWV de voorzieningen die nodig zijn om de gebruiker(s) van de gegevens te informeren over de onmogelijkheid van verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming, ondanks het feit dat er grond is voor aanpassing van de gegevens op grond van artikel 16 AVG.

• 7. Indien de gegevens naar aanleiding van het verzoek zijn verbeterd, aangevuld, verwijderd of afgeschermd, brengt UWV derden aan wie de gegevens voorafgaand daaraan zijn verstrekt, zo spoedig mogelijk op de hoogte van de aangebrachte wijzigingen, tenzij dit onmogelijk blijkt of onevenredige inspanning kost.

• 8. Indien verzoeker daarom vraagt, doet UWV opgave van de derden aan wie de wijzigingen zijn medegedeeld.

§ 4. Slotbepalingen

Artikel 9: Bezwaar en bemiddeling

• 1. UWV wijst verzoeker in zijn beslissing op de mogelijkheid bezwaar aan te tekenen tegen besluiten die het op grond van deze regeling neemt.

• 2. UWV wijst verzoeker in de beslissing op bezwaar op de mogelijkheid daartegen beroep aan te tekenen dan wel een verzoek tot bemiddeling in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Artikel 10 Intrekking

De Regeling inzage- en correctierecht UWV wordt ingetrokken.

Artikel 11: Citeertitel

Deze regeling kan worden aangehaald als: Regeling inzage- en correctierecht UWV 2018.

Artikel 12: Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 25 mei 2018.

Deze regeling wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Amsterdam, 15 mei 2018

A. Paling Voorzitter Raad van Bestuur

TOELICHTING REGELING INZAGE- EN CORRECTIERECHT UWV 2018

Algemeen

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing. De Regeling inzage- en correctierecht UWV is gebaseerd op de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Met dit besluit wordt de Regeling inzage- en correctierecht UWV aangepast aan de bepalingen uit de AVG.

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) kent betrokkene een aantal rechten toe waardoor hij controle kan uitoefenen op het gebruik van zijn persoonsgegevens door een verwerkingsverantwoordelijke. Nu UWV voor diverse verwerkingen van persoonsgegevens is aan te merken als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG kan betrokkene zijn rechten richting UWV uitoefenen. Zo komt hem het recht op inzage en het recht op correctie toe.

In een aantal gevallen heeft betrokkene een wettelijke plicht om correctieverzoeken in te dienen. Op grond van artikel 33c van de wet Structuur uitvoeringsorganisatie werk en inkomen (wet Suwi) heeft betrokkene, indien hij heeft vastgesteld, of redelijkerwijs kon verwachten, dat hem betreffende gegevens niet, niet juist of niet volledig zijn opgenomen in de polisadministratie van UWV, de verplichting om terstond een correctieverzoek in te dienen bij UWV. Betrokkene kan de gegevens bij UWV inzien in het Arbeidsverleden bericht (AVB) en het Digitaal verzekerde bericht (DVB). Deze berichten worden gevuld met gegevens uit de polisadministratie.

Indien het correctieverzoek wordt ingewilligd dan past UWV de gegevens in het AVB-DVB aan. UWV kan echter niet de gegevens in de polisadministratie zelf aanpassen. De polisadministratie wordt namelijk gevuld met gegevens uit de loonaangifte afkomstig van de inhoudingsplichtige/werkgever. Deze is verantwoordelijk voor de juiste invulling. UWV dient correcties met betrekking tot loongegevens of het ten onrechte ontbreken van een dienstverband te melden aan de Belastingdienst. De Belastingdienst onderneemt dan actie richting inhoudingsplichtige/werkgever. De inhoudingsplichtige/werkgever wordt dan verzocht een correctiebericht in te sturen.

De Regeling inzage- en correctierecht UWV 2018 heeft enerzijds tot doel betrokkenen een houvast te geven bij het uitoefenen van deze rechten. Anderzijds verschaft de regeling duidelijkheid over de procedure die UWV hanteert bij het afhandelen van dergelijke verzoeken.

Wijze van inzage

De regeling die UWV heeft vastgesteld, sluit aan bij de bepalingen van de AVG.

In de praktijk kan een betrokkene op een eenvoudigere – zij het niet volledige – manier inzage in zijn geautomatiseerde gegevens krijgen. Desgevraagd kan hij dan – in persoonlijke contacten met bepaalde medewerkers van UWV – op een beeldscherm meekijken in de gegevens die het UWV over hem heeft opgenomen. Omdat een medewerker van UWV niet geautoriseerd is voor alle systemen die binnen het UWV worden ingezet, betekent dit wel dat betrokkene op dat moment geen volledig inzicht kan worden gegeven. Om de belangen van eventuele derden te beschermen, krijgt hij op dat moment verder alleen inzage in die gegevens die niet ook persoonsgegevens van derden bevatten.

Desgevraagd kan betrokkene die gebruik maakt van het hier beschreven ‘informele inzagerecht’, een uitdraai van de verwerkte gegevens ontvangen.

De AVG gaat uit van een zogenaamd open verzoek om inzage De verzoeker vraagt of de verantwoordelijke gegevens over hem verwerkt en zo ja, welke gegevens. In de praktijk ontvangt UWV voornamelijk gerichte inzageverzoeken. De verzoeker vraagt concreet inzage in bijvoorbeeld zijn WIA- en/of medisch dossier, zijn WW-dossier, of zijn arbeidsbemiddelingsdossier, waarbij vaak direct om een kopie van het dossier wordt verzocht.

Is er sprake van een open verzoek dan wordt aan betrokkene een overzicht van de verwerkte gegevens verstrekt, wat het doel is van het gebruik van deze gegevens en aan wie de gegevens eventueel zijn verstrekt. Ook moet betrokkene geïnformeerd worden over de herkomst van zijn gegevens (artikel 14, lid 2 AVG). Naar aanleiding van een afgehandeld open verzoek kan betrokkene een meer gericht verzoek indienen. Is er sprake van een gericht verzoek dan kan op de volgende wijzen inzage worden gegeven:

• 1. Betrokkene ontvangt kopieën van alle hem betreffende stukken, als het gaat om een papieren dossier.

• 2. Betrokkene ontvangt een begrijpelijk papieren overzicht/uitdraai van de gegevens bij geautomatiseerde verwerkingen, dat wil zeggen digitale dossiers.

• 3. Betrokkene wordt gevraagd ter plekke zijn dossier in te komen zien. In sommige situaties kan het wenselijk zijn een toelichting aan betrokkene te geven bij inzage in zijn medisch dossier. Bij inzage in dikke dossiers kan UWV deze administratief minder belastende wijze toepassen. Het is uiteindelijk de keuze van betrokkene of hij het dossier ter plekke wil inzien of kopieën wil ontvangen.

Artikelsgewijs

Artikel 2 (indiening van verzoeken)

Dit artikel bevat de vereisten die aan een verzoek om inzage en/of correctie worden gesteld. Het verzoek dient in elk geval die zoeksleutels te bevatten, waarmee UWV betrokkene in zijn systemen terug moet kunnen vinden. Voor zover hier het Burgerservicenummer wordt gevraagd, dient dit uitsluitend voor dit doel.

Is de betrokkene jonger dan 16 jaren, onder curatele of onder bewind- of mentorschap gesteld, dan moet het verzoek, op grond van artikel 5, lid 4 van de uitvoeringswet AVG, door de wettelijke vertegenwoordiger worden gedaan. Het antwoord wordt in dat geval ook gericht aan de wettelijke vertegenwoordiger. Een wettelijk vertegenwoordiger die een verzoek indient, dient zich te legitimeren en aan te kunnen tonen dat hij als zodanig bevoegd is het verzoek namens betrokkene in te dienen.

Indien betrokkene zich laat vertegenwoordigen dient hierbij een door betrokkene ondertekende machtiging, een kopie van zijn legitimatiebewijs, alsmede een kopie van het legitimatiebewijs van de gemachtigde te worden overlegd. Als het verzoek wordt ingediend door een advocaat die als gemachtigde van betrokkene optreedt geldt de voorwaarde van het overleggen van een machtiging en kopie van een legitimatiebewijs van gemachtigde niet

Artikel 3 (kosten van verzoeken)

UWV brengt geen kosten in rekening bij een verzoek om inzage en/of correctie.

Artikel 5 (toets op in behandeling nemen)

Indien betrokkene inzage in en/of correctie van zijn persoonsgegevens wenst, moet hij zich tot de verwerkingsverantwoordelijke van de betreffende verwerking wenden. De verwerkingsverantwoordelijke is de aangewezen instantie om zijn verzoek in behandeling te nemen. Als blijkt dat het verzoek ziet op verwerkingen waarvoor UWV niet de verwerkingsverantwoordelijke is, dan stuurt UWV het verzoek ter behandeling door naar de verwerkingsverantwoordelijke. UWV bericht de verzoeker hierover.

Artikel 6 (behandeling van verzoeken)

Een verzoek om inzage in of correctie van gegevens uit een medisch dossier wordt doorgezonden naar het betrokken onderdeel van Sociaal Medische Zaken (SMZ) en beoordeeld door de verzekeringsarts krachtens de aanwijzingen van de Richtlijn Beheer medische gegevens vallend onder het medisch beroepsgeheim van de verzekeringsarts.

Artikel 7 en 8 (procedure verzoek om inzage en correctie)

Deze artikelen sluiten aan bij de hierover handelende artikelen in de AVG. Als gegevens zijn gecorrigeerd, dient UWV ontvangers van de gegevens mededeling te doen van de correctie, verwijdering of aanvulling van de gegevensverwerking, tenzij dat onmogelijk is of het een onevenredige inspanning van UWV vraagt om deze derden op de hoogte te brengen van de aangebrachte wijzigingen en kan de mededeling derhalve achterwege blijven.

A. Paling Voorzitter Raad van Bestuur