Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 18 april 2018, houdende de beperking van de openbaarheid van een aantal inventarisnummers van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Roemenië

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal inventarisnummers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a en b, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van de algemene rijksarchivaris van het Nationaal Archief d.d. 26 maart 2018, kenmerk 1252353;

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Inventarisnummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
73	2032
114	2077
115	2084
116	2078
117	2085
118	2081
119	2072
120	2073
121	2077
122	2074
123	2071
124	2077
125	2080
126	2083
127	2080
128	2079
129	2081
130	2084
131	2086
251	2065
252	2058
253	2068
254	2068
255	2065
256	2066
257	2054
258	2066
259	2065
341	2079
387	2060

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede klom.

Inventarisnummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
17 + diskette 457	2052
30	2035
35	2051
289	2057
327	2061
442	2052
446	2052
456 incl. ROM 471	2059

Artikel 3

Met het oog op anderszins voorkomen van onevenredige bevoordeling of benadeling van betrokken natuurlijke personen of rechtspersonen dan wel derden, zijn de inventarisnummers, genoemd in het eerste kolom, beperkt openbaar tot januari van het jaar, genoemd in het tweede kolom.

Inventarisnummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
326	2061
332	2063
333	2064
334	2063
335	2064
340	2057
342	2055

Artikel 4

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1, is tot openbaring uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 5

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de “Verklaring van Overbrenging van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Roemenië”.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatiemanagement Directie Bedrijfsvoering

TOELICHTING

Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer

Het gaat hier om een ambassade-archief. De ambassade heeft consulaire taken waarbinnen (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt. Hierbij kan omwille van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van betrokken personen de openbaarheid van het archief zijn beperkt. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door de hem/haar kunnen worden geraadpleegd.

Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wil hebben is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft, ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage.

Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens) zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, of men de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, of bij raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek. In dit geval gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Het overhandigen van berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

Beperkt openbaar op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten

Wanneer archiefbescheiden beperkt openbaar zijn op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten, vindt een beoordeling van het verzoek tot raadpleging altijd plaats door de oorspronkelijke zorgdrager. Dit gebeurt op grond van de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. In veel gevallen, maar niet uitsluitend, zal dit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn.

De genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar aangezien zich hierin documenten van internationale organisaties alsmede nationale en buitenlandse mogendheden bevinden. Deze documenten, waaronder gerubriceerde NAVO-documenten, vallen onder internationale geheimhoudings- en openbaarmakingsregeling en mogen niet openbaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Besloten is openbaarheid van de inventarisnummers te beperken voor de duur van 75(+1) jaar na afsluiting van het dossier.

Indien een persoon informatie wil uit de inventarisnummers waarvan de openbaarheid is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, kan deze persoon een verzoek daartoe indienen bij de Minister van Buitenlandse Zaken. Het verzoek zal worden getoetst aan de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. Zie voor meer informatie www.nationaalarchief.nl