Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 16 maart 2018, nr. Min-BuZa.2018.1096-10, houdende instelling van het Audit Committee van het Ministerie van Buitenlandse Zaken (Instellingsbesluit Audit Committee BZ 2018)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op de Regeling audit committees van het Rijk;

Besluit:

Artikel 1

• 1. Er is een Audit Committee BZ 2018.

• 2. Het Audit Committee BZ 2018 adviseert het departementale management in elk geval op de volgende terreinen:

  • a. het borgen van de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de financiële verslaggeving;

  • b. de regie op het auditbeleid;

  • c. het evaluatiebeleid, het risicomanagementbeleid alsmede de uitkomsten daarvan.

Artikel 2

In het Audit Committee BZ 2018 hebben zitting:

• a. als voorzitter, tevens lid, de Secretaris-Generaal;

• b. als interne leden: de plaatsvervangend Secretaris-Generaal, de plaatsvervangend Directeur-Generaal Politieke Zaken, de plaatsvervangend Directeur-Generaal Internationale Samenwerking en de hoofddirecteur Personeel en Organisatie;

• c. als externe leden: tenminste twee door de Minister van Buitenlandse Zaken te benoemen personen die niet werkzaam zijn onder zijn gezag;

• d. de directeur Financieel Economische Zaken en de accountdirecteur van de Auditdienst Rijk ondersteunen het Audit Committee als deskundigen en nemen uit dien hoofde deel aan de vergaderingen van het Audit Committee;

• e. als agendaleden: de Directeur-Generaal Politieke Zaken, de Directeur-Generaal Europese Samenwerking, de Directeur-Generaal Internationale Samenwerking, de Directeur-Generaal Buitenlandse Economische Betrekkingen, de Directeur Internationaal Onderzoek en Beleidsevaluatie en een vertegenwoordiger van de Algemene Rekenkamer.

Artikel 3

Het Audit Committee BZ 2018 komt in beginsel vier keer per jaar bijeen in de in artikel 2 genoemde samenstelling. Daarnaast worden bijeenkomsten gepland met vertegenwoordigers uit het Audit Committee BZ 2018 waarin onderwerpen met een meer operationeel karakter worden behandeld. Ten behoeve van die bijeenkomsten zullen waar nodig ook andere functionarissen worden uitgenodigd.

Artikel 4

De zittingsduur van de externe leden is maximaal vier jaar. De zittingsduur kan met maximaal vier jaar worden verlengd.

Artikel 5

Aan ieder extern lid wordt door de Minister van Buitenlandse Zaken een vaste vergoeding per maand toegekend.

Artikel 6

Het secretariaat van het Audit Committee BZ 2018 is belegd bij de directie Financieel-Economische Zaken.

Artikel 7

De externe leden die vóór het tijdstip van inwerkingtreding van dit besluit zijn benoemd of herbenoemd in het Audit Committee BZ worden geacht te zijn benoemd of herbenoemd in het Audit Committee BZ 2018.

Artikel 8

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2018.

Artikel 9

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Audit Committee BZ 2018.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, De Secretaris-Generaal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, J. Brandt

TOELICHTING

Met ingang van 1 januari 2018 trad de Regeling audit committees van het Rijk in werking. Deze regeling kwam in de plaats van de Regeling Audit Committees 2012. Voor het Instellingsbesluit Audit Committee BZ betekent dit dat voorzien moet worden in het onderhavige (nieuwe) instellingsbesluit.

Artikel 7 voorziet in een overgangsbepaling op grond waarvan de externe leden die vóór het tijdstip van inwerkingtreding van dit nieuwe instellingsbesluit in het Audit Committee BZ zijn benoemd of herbenoemd, worden geacht te zijn benoemd of herbenoemd in het Audit Committee BZ 2018. Dit nieuwe instellingsbesluit heeft dus niet tot gevolg dat deze externe leden voor de resterende duur van hun termijn opnieuw moeten worden (her)benoemd.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, De Secretaris-Generaal van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, J. Brandt