Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 12 maart 2018, houdende de beperking van de openbaarheid van een aantal inventarisnummers van het archief van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Slowakije

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Overwegende dat een aantal inventarisnummers in het archief beperkingen aan de openbaarheid behoeven;

Gelet op artikel 15, eerste lid, onder a en b, van de Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995 en het advies van het Nationaal Archief d.d. 22 februari 2018, kenmerk 1242175;

Besluit

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Beperkt openbaarheid tot 1 januari:
64	2085
83	2079
84	2084

Artikel 2

Met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom, beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Nummer:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
10	2038
11	2038
12	2038
319	2058
320	2058
321	2058
322	2058
323	2058
324	2058
325	2058
326	2058
328	2058
331	2058

Artikel 3

• 1. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

• 2. Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 2, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van het hieronder vermelde overheidsorgaan.

Artikel 4

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers, genoemd in artikel 1, is tot openbaarwording uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemene rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van Overbrenging van de Nederlandse diplomatieke vertegenwoordiging in Slowakije’.

De Minister van Buitenlandse Zaken, Voor deze, N. van Heezik Hoofd Informatie en Archief Directie Bedrijfsvoering

TOELICHTING

(Beperkt openbaar op grond van de persoonlijke levenssfeer)

De archiefbescheiden genoemd in artikel 1, zijn beperkt openbaar op grond van de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer van identificeerbare (en nog) levende personen. Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immers niet openbaar, maar slechts beperkt openbaar). Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem-/haarzelf de desbetreffende archiefbescheiden door de hem/haar kunnen worden geraadpleegd.

Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij/zij inzage wil hebben is overleden dan wel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage.

Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens) zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden, of men de uitdrukkelijke toestemming van betrokkene heeft, of raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk, of raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting, of bij raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijke onderzoek of statistiek. In dit geval gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen:

• Aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient;

• Aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is;

• Berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming te overhandigen. Alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis;

• Aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van betrokkene.

Het betreft i.c. een ambassade-archief. Het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens vindt plaats in het kader van de consulaire taken van een ambassade.

(Beperkt openbaar op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten).

Wanneer archiefbescheiden beperkt openbaar zijn op grond van het belang van de Staat of zijn bondgenoten, vindt een beoordeling van het verzoek tot raadpleging altijd plaats door de oorspronkelijke zorgdrager. Dit gebeurt op grond van de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. In veel gevallen, maar niet uitsluitend, zal dit de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) zijn.

De genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar, aangezien zich hierin documenten van internationale organisaties alsmede nationale en buitenlandse mogendheden bevinden. Deze documenten, waaronder gerubriceerde NAVO-documenten, vallen onder internationale geheimhoudings- en openbaarmakingsregeling en mogen niet openbaar worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Besloten is openbaarheid van de inventarisnummers te beperken voor de duur van 75 (+1) jaar na afsluiting van het dossier.

Indien een persoon informatie wil uit de inventarisnummers waarvan de openbaarheid is beperkt met het oog op het belang van de Staat of zijn bondgenoten, kan deze persoon een verzoek daartoe indienen bij de minister van Buitenlandse Zaken. Het verzoek zal dan worden getoetst aan de regelingen inzake het recht op informatie die zouden gelden indien de archiefbescheiden niet naar een archiefbewaarplaats waren overgebracht. Zie voor meer informatie www.nationaalarchief.nl