Tarievenbesluit 2018 Raad voor Accreditatie

Het bestuur van de Stichting Raad voor Accreditatie (RvA) heeft, gelet op artikel 7 van de Wet aanwijzing nationale accreditatie-instantie voor zijn dienstverlening, op 27 november 2017 het volgende tarievenbesluit vastgesteld.

Besluit:

Vast te stellen het Tarievenbesluit 2018 Raad voor Accreditatie en de daarbij horende tarieventabel.

Artikel 1

De RvA brengt tarieven in rekening voor zijn dienstverlening op grond van de Wet aanwijzing nationale accreditatie-instantie zoals vermeld in dit besluit en de daarbij horende tarieventabel.

Artikel 2

De tarieven worden in rekening gebracht aan de aanvrager dan wel degene voor wie de dienst wordt verleend.

Artikel 3

• 1. Het jaarlijks tarief wordt in januari van het lopende jaar in rekening gebracht.

• 2. Vooronderzoeken en initiële onderzoeken worden voorafgaande aan het onderzoek door middel van voorschotfacturen, op basis van de ingeschatte tijdbesteding gefactureerd en pas na ontvangst van de betaling uitgevoerd. Indien na de uitvoering van het onderzoek blijkt dat de tijdinschatting niet juist is geweest, vindt nafacturering dan wel creditering plaats.

• 3. Andere activiteiten kunnen voorafgaande aan de uitvoering volledig of gedeeltelijk worden gefactureerd en pas na ontvangst van de betaling uitgevoerd.

Artikel 4

• 1. De in rekening gebrachte tarieven moeten binnen 30 dagen na dagtekening worden betaald.

• 2. In afwijking van het eerste lid, kan de RvA ten aanzien van instellingen, die niet in Nederland zijn gevestigd, de betalingstermijn van de facturen bedoeld onder artikel 3, tweede en derde lid, verkorten.

Artikel 5

• 1. Indien een instelling (aanvrager) in de loop van het jaar wordt geaccrediteerd, wordt er een equivalent deel van het van toepassing zijnde jaarlijks tarief geheven over de resterende periode van het jaar.

• 2. Indien de accreditatie in de loop van het jaar eindigt of beëindigd wordt, vindt geen restitutie van het jaarlijks tarief plaats.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Dit besluit zal met de hiernavolgende toelichting in de Staatscourant en op de website van de RvA worden geplaatst.

Utrecht, 27 november 2017

J.C. van der Poel Bestuurder Raad voor Accreditatie

TARIEVENTABEL

Onderwerp (zie ook de toelichting)	Tarief voor 2018 in € Excl. BTW
Beoordelingen
Uurtarief teamleider	166
Uurtarief beoordelaar	166
Uurtarief vakdeskundige	148,75
Kosten voor het inzetten van externe vakdeskundigen hoger dan het geldende dagtarief verminderd met EUR 300,–	Meerkosten
Behandelingskosten in verband met het inschakelen van een buitenlandse nationale accreditatie-instelling bij beoordelingen in het buitenland (per beoordeling)	440
Behandelingskosten in verband met het uitvoeren van een beoordeling in opdracht van een buitenlandse nationale accreditatie-instelling. (Daarnaast worden de door de beoordelaars bestede uren conform het geldende uurtarief voor beoordelaar(s) en reis- en eventueel verblijfkosten in rekening gebracht).	440
Reis- en verblijfkosten
Beoordeling in Nederland Standaard reiskosten Nederland (per persoon per dag) Reis- en verblijfkosten buitenlandse beoordelaars en/of deskundigen in Nederland	56 feitelijke kosten
Beoordeling in het Buitenland Verblijfkosten beoordelaars bij beoordelingen in het buitenland Reiskosten beoordelaars bij beoordelingen in het buitenland Overige kosten, zoals bijvoorbeeld voor het inhuren van tolken.	Reisregeling Buitenland (zie link in toelichting) feitelijke kosten feitelijke kosten
Jaarlijkse accreditatietarieven
Jaarlijks tarief voor een geaccrediteerde instelling	3.345
Jaarlijks tarief voor een geaccrediteerde instelling met niet meer dan 3 personen (kleine instelling)	1.900
Jaarlijks tarief voor iedere volgende accreditatie binnen eenzelfde juridische entiteit	1.285
Overige kosten
Uurtarief voor voorlichting aan instellingen die accreditatie aanvragen	166
Uurtarief bureaumedewerkers	166
Uurtarief projectcoördinator / projectondersteuner	83
Extra accreditatiedocumenten, eerste exemplaar	56
Extra accreditatiedocumenten, ieder volgend document binnen dezelfde aanvraag	10
Kosten voor vertaling van documenten door erkende vertaler	feitelijke kosten vermeerderd met € 343 administratiekosten
Administratiekosten annulering > 2 weken voor eerste bezoekdatum, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd	343
Administratiekosten annulering 1–2 weken voor eerste bezoekdatum, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 25% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd volgens het tarief van het desbetreffende teamlid	343 plus 25% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd
Administratiekosten annulering < 1 week voor eerste bezoekdatum, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 100% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd volgens het tarief van het desbetreffende teamlid	343 plus 100% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd
Overige annuleringskosten bij beoordelingen in het buitenland of beoordelingen door buitenlandse beoordelaars in Nederland	feitelijke kosten

TOELICHTING OP HET TARIEVENBESLUIT RVA

Inleiding

Deze toelichting beschrijft de structuur van de tarieven die de Raad voor Accreditatie in rekening brengt voor zijn activiteiten. Alle genoemde bedragen zijn exclusief BTW.

Waar in dit document gesproken wordt over ‘instelling’, wordt hiermee bedoeld de zelfstandige juridische entiteit welke is geregistreerd, aan welke de accreditatie is verleend, of welke de accreditatie heeft aangevraagd.

Opgemerkt wordt dat alle kosten verbonden aan het betalen van facturen, bijvoorbeeld lokale belastingen (withholding taxes), bankkosten of andere heffingen, voor rekening van de opdrachtgever zijn. De RvA hanteert de Euro als valuta.

Beoordelingen

Dagtarief

De RvA brengt voor zijn beoordelingen de tijd in rekening op basis van de werkelijk bestede tijd (met een minimum van twee uur). Het aantal mensdagen dat de RvA in rekening brengt bestaat uit de dagen die nodig zijn voor de uitvoering van de beoordeling en de dagen die de leden van een beoordelingsteam nodig hebben voor het voorbereiden van de beoordeling en voor de rapportage en afronding van de beoordeling. Onderscheid wordt gemaakt in een tarief voor teamleiders en beoordelaars enerzijds en een tarief voor vakdeskundigen anderzijds. Teamleiders en beoordelaars zijn teamleden die zelfstandig opereren, terwijl de vakdeskundigen altijd onder supervisie van een teamleider of beoordelaar werken. Indien de kosten van het inhuren van deskundigen voor de RvA meer bedragen dan het dagtarief vakdeskundigen verminderd met EUR 300,- dan brengt de RvA deze meerkosten bij de instelling in rekening.

Reistijd

Reistijd binnen Nederland wordt in rekening gebracht indien de beoordelingstijd minder dan 8 uur bedraagt, gelimiteerd (inclusief beoordelingstijd) tot 8 uur. De tijd die een lid van het beoordelingsteam tijdens een beoordeling nodig heeft voor het bezoeken van meerdere locaties op dezelfde dag wordt als beoordelingstijd in rekening gebracht. Voor beoordelingen in het buitenland en de beoordelingen door buitenlandse beoordelaars of experts in Nederland wordt de reistijd in rekening gebracht.

Ramingen

Voorafgaand aan een beoordeling verstrekt de RvA een raming van de benodigde tijd aan de instelling. Als gevolg van het verloop van een beoordeling en eventuele vervolgbeoordelingen, die nodig zijn voor de verificatie van vastgestelde afwijkingen, kan afgeweken worden van deze raming. De te factureren tijdsbesteding bedraagt minimaal twee uur.

Inschakelen buitenlandse nationale accreditatie-instelling

Indien de RvA in het kader van beoordelingen in het buitenland gebruik maakt van uitbesteding van werkzaamheden aan collega accreditatie-instellingen, waarbij de kosten van deze uitbesteding door de collega accreditatie-instelling zonder tussenkomst van de RvA in rekening worden gebracht bij de beoordeelde instelling, zal de RvA per uitbestede beoordeling behandelingskosten in rekening brengen bij de beoordeelde instelling. Indien de collega accreditatie-instelling de kosten bij de RvA in rekening brengt, zal de RvA deze kosten vermeerderd met de behandelingskosten in rekening brengen bij de instelling.

Uitvoeren beoordeling in opdracht van een buitenlandse accreditatie-instelling

Indien de RvA op verzoek van een buitenlandse accreditatie-instelling beoordelingen uitvoert, worden de kosten per beoordeling en vermeerderd met de behandelingskosten in rekening gebracht bij de buitenlandse accreditatie-instelling.

Reis- en verblijfkosten

De dagtarieven zijn exclusief reis- en verblijfkosten. Voor beoordelingen binnen Nederland wordt een standaard bedrag voor reiskosten in rekening gebracht per persoon per dag. Verblijfkosten in Nederland worden in principe niet in rekening gebracht. Bij gebruikmaking van buitenlandse beoordelaars of vakdeskundigen in Nederland, worden de feitelijke reis- en verblijfkosten in rekening gebracht.

Voor beoordelingen buiten Nederland worden de reiskosten op basis van de feitelijke kosten in rekening gebracht en de verblijfkosten op basis van de Reisregeling buitenland in rekening gebracht. Meer informatie over deze regeling vindt u via onderstaande link:

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/circulaires/2017/09/07/tarieflijst-logies-en-overige-onkosten-bij-dienstreizen-buitenland-per-1-oktober-2017

Bij vluchten van 4 uur of langer, vliegen beoordelaars en vakdeskundigen in principe businessclass. De feitelijke reiskosten worden in rekening gebracht.

Betalingstermijn

De RvA hanteert in beginsel een betalingstermijn van 30 dagen. De RvA kan die termijn verkorten ten aanzien van voorschotfacturen voor buitenlandse instellingen, vanwege de benodigde tijd voor het inplannen en administratief organiseren van de beoordeling.

Jaarlijkse accreditatietarieven

De RvA brengt aan geaccrediteerde instellingen jaarlijks een vast tarief in rekening. Met dit tarief wordt een belangrijk deel van de basisorganisatie van de RvA bekostigd.

Instellingen waarbij ten hoogste drie personen zijn betrokken bij het verrichten van geaccrediteerde werkzaamheden komen in aanmerking voor een gereduceerd tarief. Met geaccrediteerde werkzaamheden doelt de RvA op alle werkzaamheden die zijn terug te herleiden tot de activiteiten die op de aan de instelling toegekende scope staan vermeld. Hieronder vallen uitvoerende en ondersteunende activiteiten, beslissingen, managementactiviteiten en beleidsontwikkeling. Met de voor de instelling bij beleidsbepaling betrokken personen wordt ook gedoeld op personen die werkzaam zijn voor buiten de directe organisatie vallende, beleidsbepalende gremia.

Een instelling die over een tweede of volgende accreditatie beschikt binnen dezelfde juridische entiteit wordt voor deze tweede en volgende accreditatie een gereduceerde jaarlijkse bijdrage in rekening gebracht. Hierbij moet worden gedacht aan instellingen met verschillende organisatieonderdelen zoals afdelingen of laboratoria die apart zijn geaccrediteerd. Als voorwaarde geldt hierbij wel dat deze organisatieonderdelen vallen onder hetzelfde management en onder hetzelfde managementsysteem

en dat het management de mogelijkheid heeft de diverse organisatieonderdelen substantieel te beïnvloeden en te beheersen. Het management dient aan te kunnen tonen dat deze beïnvloeding en beheersing plaatsheeft en effectief is. Het management heeft de eindverantwoordelijkheid voor de geaccrediteerde activiteiten.

Met managementsysteem voor de toepassing van deze regeling wordt bedoeld: een set van gekoppelde regels en procedures welke zijn vastgesteld door het management en dit management in staat stelt de eindverantwoordelijkheid te nemen voor de geaccrediteerde activiteiten.

Uitgezonderd van deze gereduceerde bijdrage zijn geaccrediteerde instellingen met eigen rechtspersoonlijkheid die (mede) worden bestuurd door een andere geaccrediteerde instelling zoals dochtermaatschappijen in de zin van artikel 2:24a BW en groepen of groepsmaatschappijen in de zin van artikel 2:24b BW.

Overige kosten

Voorlichting

Indien een instelling die accreditatie aanvraagt voorlichting nodig heeft over procedures, werkwijzen of over de accreditatienormen en de toepassing daarvan, en deze voorlichting meer inhoudt dan het telefonisch of per e-mail beantwoorden van enkele vragen, zal de RvA de instelling uitnodigen voor een voorlichtingsgesprek. De tijd die hiervoor wordt gebruikt (met een minimum van 2 uur) wordt tegen het uurtarief zoals vermeld in de tabel in rekening gebracht.

Uurtarief bureaumedewerkers

Indien in het kader van een vooronderzoek een bezoek aan de instelling wordt gebracht zal de procesmanager accreditaties van de RvA die verantwoordelijk is voor de desbetreffende relatie hierbij aanwezig zijn. De kosten worden volgens het genoemde uurtarief in rekening gebracht.

De tijd die de bureaumedewerkers van de RvA, die geen lid zijn van het beoordelingsteam, aan een beoordeling besteden (plannen, voorbereiden, afronden, ondersteuning geven) wordt in de regel niet in rekening gebracht. Indien echter de bureaumedewerker als gevolg van de handelswijze van de instelling onevenredig veel tijd aan een beoordeling moet besteden, zal deze tijd, op basis van het in de tabel vermelde uurtarief, bij de instelling in rekening worden gebracht.

Voorbeelden van situaties waarin dit zal gebeuren zijn:

• slechte aanlevering van documenten voor een beoordeling waardoor op het RvA-bureau veel tijd besteed moet worden aan het uitzoeken, uitprinten en/of kopiëren van documenten;

• overleg tussen de instellingen en de RvA over het afronden van beoordelingen, zoals in het geval van een (dreigende) schorsing of intrekking.

De RvA zal de instelling vooraf over het in rekening brengen van bovenbedoelde tijdsbesteding informeren.

Accreditatiedocumenten

Een geaccrediteerde instelling zal van de RvA na de toekenning van de accreditatie en na positieve afronding van herbeoordelingen onder meer een set accreditatiedocumenten ontvangen, bestaande uit:

• een accreditatieverklaring A4 Nederlands (niet bij buitenlandse instellingen),

• een accreditatieverklaring A4 Engels (bij Nederlandse instellingen op verzoek),

• een accreditatieverklaring A3 Nederlands (Engels bij buitenlandse instellingen),

• een bijlage A4 Nederlands (niet bij buitenlandse instellingen),

• een bijlage A4 Engels (bij Nederlandse instellingen op verzoek).

Bij wijzigingen van de scope tijdens een accreditatieperiode worden de gewijzigde bijlagen verstrekt.

Extra accreditatiedocumenten als bovengenoemd zijn verkrijgbaar voor de kosten van EUR 56,- voor het eerste document en EUR 10,- voor ieder volgend document binnen dezelfde aanvraag.

Kosten voor vertaling van documenten door erkende vertaler

Indien de instelling de door de RvA opgestelde documenten in andere talen dan Nederlands of Engels vraagt, zal de RvA de kosten voor het vertalen door een erkende vertaler aan de instelling doorberekenen.

Indien de instelling documenten die voor een beoordeling van de RvA nodig zijn in een andere taal dan het Nederlands of het Engels aanlevert, zal de RvA de kosten voor het vertalen door een erkende vertaler aan de instelling doorberekenen.

In bovengenoemde gevallen worden ook administratiekosten gerekend.

Kosten in geval van annuleren van beoordelingen

Indien een beoordeling die door de RvA schriftelijk aan de instelling is bevestigd, door de instelling geheel of gedeeltelijk wordt geannuleerd, worden de volgende kosten in rekening gebracht:

• annulering meer dan 2 weken voor de eerste bezoekdatum: administratiekosten volgens het tarief genoemd in de tarieventabel, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd;

• annulering 1- 2 weken voor eerste bezoekdatum: administratiekosten volgens het tarief genoemd in de tarieventabel, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 25% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd, exclusief tijd geraamd voor voorbereiding en rapportage (volgens het tarief van het desbetreffende teamlid);

• annulering minder dan 1 week voor de eerste bezoekdatum: administratiekosten volgens het tarief genoemd in de tarieventabel, per teamlid waarvoor de beoordeling wordt geannuleerd plus 100% van de geannuleerde beoordelingstijd en reistijd, exclusief tijd geraamd voor voorbereiding en rapportage (volgens het tarief van het desbetreffende teamlid).

In het geval van beoordelingen in het buitenland of beoordelingen door buitenlandse beoordelaars in Nederland worden ook eventuele kosten voor reisreserveringen en -annuleringen in rekening gebracht.