Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeente Hattem, Heerde en Oldebroek,

Overwegende dat

•de colleges van burgemeester en wethouders van Hattem, Heerde en Oldebroek eerder een samenwerking zijn overeengekomen om hun ondersteuning op het terrein van ICT gezamenlijk op te pakken teneinde de efficiency en effectiviteit in de bedrijfsvoering van de gemeenten te bevorderen;

•dat de colleges van burgemeester en wethouders van Hattem, Heerde en Oldebroek op 21 juni 2016 de notitie ‘Ankerpunten vormgeving samenwerking rondom I-diensten’ d.d. 18 februari 2016, met inachtneming van de op 24 mei 2016 aangenomen wijziging hebben vastgesteld, waarin is gekozen voor het vormgeven van de samenwerking in een Bedrijfsvoeringsorganisatie;

•artikel 8, lid 3 van de Wet gemeenschappelijke regelingen de instelling van een Bedrijfsvoeringsorganisatie met rechtspersoonlijkheid mogelijk maakt;

•de raden van de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek in eensluidende besluiten op grond van artikel 1, lid 2 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen toestemming hebben gegeven aan hun respectievelijke colleges voor het treffen van de onderhavige gemeenschappelijke regeling;

BESLUITEN:

tot het treffen van een gemeenschappelijke regeling, met als gevolg dat de Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O wordt ingesteld.

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

• 1. In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

  • a. Bedrijfsvoeringsorganisatie: een bedrijfsvoeringorganisatie, als bedoeld in artikel 8, lid 3 van de wet;

  • b. bestuur: het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 14a van de wet;

  • c. college: het college van burgemeester en wethouders dat deelneemt aan deze regeling;

  • d. deelnemende gemeente: de gemeente Hattem, Heerde en Oldebroek;

  • e. deelnemer(s): de gemeente(n) waarvan het college aan deze regeling deelneemt;

  • f. gedeputeerde staten: gedeputeerde staten van de provincie Gelderland;

  • g. manager: de leidinggevende van de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • h. personeel: het personeel dat op basis van een ambtelijke aanstelling, op basis van een arbeidsovereenkomst naar burgerlijk recht, dan wel op basis van detachering werkzaam is bij de Bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • i. raad: de raad van een deelnemer aan deze regeling;

  • j. regeling: de Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O

  • k. samenwerkingsverband: een publieke rechtspersoon waarin een of meer van de deelnemende gemeenten samen werkt met andere overheden ter uitvoering van opgedragen taken;

  • l. wet: de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr).

2. Tot deze regeling kan ook een samenwerkingsverband toetreden. Bij toetreding wordt de regeling enkel zodanig aangepast dat de bevoegdheden zoals die nu voor de colleges en de raden van de deelnemende gemeenten in deze regeling zijn opgenomen, alsdan voor het dagelijks respectievelijk het algemeen bestuur van het samenwerkingsverband zullen gelden.

Artikel 2 Bedrijfsvoeringorganisatie

• 1. Er is een bedrijfsvoeringorganisatie met de naam Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O.

• 2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd te Hattem.

Hoofdstuk 2 Doelstelling, taken en bevoegdheden

Artikel 3 Belang en doel

• 1. De regeling wordt uitsluitend getroffen ter behartiging van de uitvoering van bedrijfsvoeringsprocessen van de deelnemers.

• 2. De bedrijfsvoeringsorganisatie verzorgt voor de deelnemers in brede zin de ondersteuning op het terrein van de bedrijfsvoering en creëert daarmee de voorwaarden voor een efficiënte en klantgerichte bedrijfsvoering.

Artikel 4 Taken

• 1. Aan de bedrijfsvoeringsorganisatie worden binnen het belang als bedoeld in artikel 3 in ieder geval de volgende taken, hierna genoemd basistaken, opgedragen:

  • a. systeembeheer van ICT-middelen;

  • b. inkoop van middelen voor ICT;

  • c. informatiebeveiliging;

  • d. I&A- architectuur;

  • e. ondersteuning van informatiemanagement;

  • f. ICT- projectmanagement;

  • g. inkoop van ICT- opleidingen;

  • h. I&A- advies en – beleidsvoorbereiding.

2. De nadere omschrijving van de basistaken, de intensiteit van en condities waaronder de basistaken worden uitgevoerd worden door het bestuur vastgelegd in een dienstverleningshandvest. De deelnemers nemen het pakket aan basistaken volledig af en sluiten daartoe met de Bedrijfsvoeringsorganisatie een dienstverleningsovereenkomst. Het is mogelijk om een meer intensieve wijze van uitvoering van de basistaken overeen te komen.

3. Naast het uitvoeren van de basistaken kan de bedrijfsvoeringsorganisatie ook aanvullende dienstverlening op het terrein van bedrijfsvoering voor één of meer van de deelnemers verzorgen. Het bestuur beslist hierover op basis van een verzoek van een deelnemer. Deze aanvullende dienstverlening en de daarvoor geldende condities, alsook de wijze waarop deze aanvullende dienstverlening kan worden beëindigd, worden in het dienstverleningshandvest vastgelegd. Wanneer aanvullende dienstverlening wordt verzorgd wordt dit eveneens in de dienstverleningsovereenkomst met de betreffende deelnemer opgenomen.

4. De concrete afspraken over de uitvoering van het basispakket en indien aan de orde de aanvullende dienstverlening per deelnemer wordt door de Bedrijfsvoeringsorganisatie jaarlijks in een actieprogramma vastgelegd.

5. Indien door het bestuur andere bedrijfsvoeringstaken als basistaken worden vastgesteld is daarvoor instemming van de gezamenlijke deelnemers nodig op de wijze als bedoeld in artikel 22 van deze regeling.

6. Naast de in het eerste, tweede, derde en vijfde lid genoemde taakuitoefening voor de deelnemers kan de Bedrijfsvoeringsorganisatie, tot een maximum van 20% van de omzet, of althans tot het maximum percentage dat conform Europeesrechtelijke regelgeving is toegestaan, basistaken of aanvullende diensten op het terrein van bedrijfsvoering verrichten voor derden. Het bestuur handelt daarbij op de wijze als omschreven in het derde lid van dit artikel. Voor deze dienstverlening wordt met de betreffende derde een dienstverleningsovereenkomst gesloten.

Artikel 5 Bevoegdheden

Het bestuur bezit de bevoegdheden als vermeld in artikel 33b van de wet.

Hoofdstuk 3 Het bestuur

Artikel 6 Samenstelling

• 1. Het bestuur bestaat uit evenveel leden als er deelnemers zijn.

• 2. De colleges van de deelnemers wijzen elk één lid uit hun midden aan. Voor ieder lid wordt door en uit het betreffende college tevens een plaatsvervangend lid aangewezen.

• 3. Het lidmaatschap van het bestuur eindigt op het tijdstip waarop het lid ophoudt lid te zijn van het college dat hem heeft aangewezen.

• 4. Indien een zetel van een lid van het bestuur vacant komt, wijst het college van de betreffende deelnemer zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

• 5. Het derde en vierde lid zijn van overeenkomstige toepassing op de plaatsvervangende leden.

• 6. Bij het bestaan van één of meer vacatures blijven de resterende bestuursleden bevoegd besluiten te nemen.

• 7. Ieder lid van het bestuur heeft één stem.

• 8. Het bestuur besluit bij meerderheid van stemmen, tenzij anders in deze regeling is bepaald.

Artikel 7 Voorzitter

• 1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan.

• 2. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan. De voorzitter kan na toestemming daartoe van het bestuur het tekenen van bepaalde stukken, welke van het bestuur uitgaan, opdragen aan de manager.

• 3. De voorzitter is verantwoordelijk voor de voorbereiding van de vergaderingen van het bestuur en tevens voor de vergaderorde binnen het bestuur.

• 4. Het bestuur kan de voorzitter machtigen om namens het bestuur te handelen.

• 5. Het bestuur regelt de vervanging van de voorzitter.

Artikel 8 Werkwijze bestuur

• 1. Het bestuur vergadert tenminste tweemaal per jaar en voorts zo dikwijls als een lid dit nodig acht en daarom vraagt onder schriftelijke opgave van te behandelen onderwerpen. In dit laatste geval vindt de vergadering plaats binnen twee weken na het verzoek.

• 2. De artikelen 56 en 58 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing op de besluiten van het bestuur.

Artikel 9 Bevoegdheden bestuur

• 1. Het bestuur heeft alle bevoegdheden die het bij of krachtens de wet en deze regeling toekomt.

• 2. Tot de taken en bevoegdheden van het bestuur behoren in ieder geval:

  • a. Het vaststellen van het jaarlijkse actieprogramma;

  • b. Het vaststellen en wijzigen van het dienstverleningshandvest;

  • c. Het vaststellen en wijzigen van een bijdrageregeling waarin de financiële bijdragen van de deelnemende gemeenten voor de basistaken en de aanvullende diensten worden vastgelegd;

  • d. Het opstellen van een model dienstverleningsovereenkomst voor de afname van diensten;

  • e. Het vaststellen en wijzigen van de interne en organisatorische kaders van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • f. Het behartigen van de belangen van de bedrijfsvoeringsorganisatie bij andere overheden, instellingen, bedrijven of personen waarmee contact voor de Bedrijfsvoeringsorganisatie van belang is;

  • g. Het houden van toezicht op het functioneren van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

  • h. Het nemen van conservatoire maatregelen, zowel in als buiten rechte, en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring en verlies van recht of bezit;

  • i. Het nemen van besluiten tot oprichting van en deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, de raden gehoord.

• 3. De besluiten omtrent de bevoegdheden als genoemd in dit artikel in het tweede lid, onder b en c worden door het bestuur met een twee derde meerderheid van stemmen genomen.

Hoofdstuk 4 Inlichtingen en verantwoording naar de gemeenten

Artikel 10

• 1. Het bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen zes weken, schriftelijk aan de colleges en de raden van de deelnemers de door hen gevraagde inlichtingen. De vragen van en antwoorden aan een college worden ter kennis gebracht van de andere colleges.

• 2. Het bestuur geeft daarnaast aan de colleges en de raden ongevraagd alle informatie die voor een juiste beoordeling van het door het bestuur gevoerde beleid nodig is.

• 3. Een lid van het bestuur is aan het college van burgemeester en wethouders dat hem heeft aangewezen, verantwoording schuldig voor het door hem in het bestuur gevoerde beleid.

• 4. Een lid van het bestuur kan door het college van burgemeester en wethouders dat hem heeft aangewezen worden ontslagen indien dit lid niet meer het vertrouwen van dat college bezit.

Hoofdstuk 5 Manager

Artikel 11 Benoeming en taak

• 1. Het bestuur wordt ondersteund door een manager, die in de vergaderingen van dit bestuursorgaan een adviserende taak heeft.

• 2. De manager is in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 3. De aanstelling, de schorsing en het ontslag van manager geschiedt door het bestuur.

• 4. De manager is belast met de leiding van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 5. De manager is verantwoording schuldig aan het bestuur.

Artikel 12 Managementstatuut

• 1. Het bestuur stelt een statuut vast waarin de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de manager zijn vastgelegd. In dit statuut legt het bestuur middels een mandaatbesluit tevens vast dat de manager mandaat, machtiging en volmacht wordt verleend omtrent deze taken.

• 2. In het mandaatbesluit omtrent de bevoegdheden van de manager wordt de manager de bevoegdheid verleend om specifiek door het bestuur bepaalde bevoegdheden in ondermandaat te verlenen aan de verschillende, daartoe expliciet aangewezen, medewerkers van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Hoofdstuk 6 Personeel

Artikel 13 Personeel

• 1. Bij de bedrijfsvoeringsorganisatie is personeel werkzaam.

• 2. Het bestuur stelt de rechtspositie van het personeel vast.

Hoofdstuk 7 Archief

Artikel 14 Archief

Het bestuur draagt zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Ten aanzien van de archiefbescheiden zijn de voorschriften die voor gemeenten gelden van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk 8 Begroting en rekening

Artikel 15 Financiën algemeen

Met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie, het kasbeheer en de controle zijn de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. Het bestuur stelt de op grond van deze artikelen vereiste regelingen vast.

Artikel 16 Kadernota, begroting en verantwoording

• 1. Het bestuur zendt jaarlijks voor 15 maart van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kadernota aan de raden van de deelnemers. De raden kunnen het bestuur van hun zienswijzen op de algemene financiële en beleidsmatige kadernota doen blijken.

• 2. Het bestuur stelt jaarlijks voor 15 april een ontwerpbegroting op voor het volgende kalenderjaar en zendt deze, voorzien van een toelichting, tijdig, doch uiterlijk acht weken voordat deze wordt vastgesteld door het bestuur, toe aan de raden.

• 3. De begroting, de jaarrekening en het jaarverslag dienen te voldoen aan het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten.

• 4. De raden doen het bestuur van hun zienswijze over de ontwerpbegroting blijken.

• 5. Het bestuur stelt, gehoord de zienswijzen van de raden, de begroting met een twee derde meerderheid van stemmen vast en zendt terstond afschriften aan de colleges van de deelnemende gemeenten.

• 6. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling doch voor 1 augustus, overeenkomstig artikel 34 lid 2 van de wet, aan gedeputeerde staten.

• 7. De artikelen 186 tot en met 213 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing.

• 8. De inkomsten van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestaan uit de door de deelnemers te betalen bijdrage voor de instandhouding en uitvoering van de basistaken en uit de vergoeding voor de uitvoering van de aanvullende dienstverlening.

• 9. De kosten voor instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de uitvoering van de basistaken worden de deelnemers in rekening gebracht op basis van de bepalingen, vastgelegd in de bijdrageregeling als bedoeld in artikel 9 tweede lid onder c.

• 10. De PIOFAH ondersteuning van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt belegd bij één of meer van de deelnemers. De kosten voor deze ondersteuning worden opgenomen in de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 11. De kosten voor aanvullende dienstverlening worden met inachtneming van de bijdrageregeling rechtstreeks in rekening gebracht bij de deelnemer met wie daarvoor een dienstverleningsovereenkomst is gesloten.

Artikel 17 Rekening

• 1. Het bestuur legt over elk kalenderjaar verantwoording af aan de deelnemers over de inkomsten en uitgaven onder overlegging van de daarbij behorende bescheiden.

• 2. Het bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar het getrouwe beeld van de baten en lasten en van een onderzoek naar de rechtmatigheid daarvan, ingesteld door de overeenkomstig artikel 2123 van de Gemeentewet aangewezen deskundige, alsmede hetgeen voor haar verantwoording van belang is.

• 3. Het bestuur zendt vóór 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, het concept jaarverslag en de voorlopige jaarrekening aan de raden van de deelnemers. De raden kunnen het bestuur van hun zienswijzen op de voorlopige jaarrekening doen blijken.

• 4. Het bestuur stelt de rekening van het voorafgaande jaar voor 1 juli vast en zendt deze binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli aan Gedeputeerde Staten. Van de vaststelling doet het bestuur mededeling aan de colleges en de raden van de deelnemers.

Artikel 18 Batig en nadelig saldo

• 1. Mocht enig exploitatiejaar een batig saldo opleveren op de instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en uitvoering van de basistaken dan zal dit saldo worden toegevoegd aan de reserve van de Bedrijfsvoeringsorganisatie totdat deze een omvang van 10% van het totaal van de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie omvat.

• 2. Mocht enig exploitatiejaar een nadelig saldo op de instandhouding van de Bedrijfsvoeringsorganisatie en uitvoering van de basistaken opleveren dan zal dit exploitatietekort worden gedekt uit de reserve van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

• 3. Een batig saldo op de instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en uitvoering van de basistaken dat niet aan de reserve van de bedrijfsvoeringsorganisatie kan worden toegevoegd omdat deze het maximum van 10% van het balanstotaal bereikt heeft, wordt in de begroting van het eerstvolgende kalenderjaar verrekend met de bijdrage van de deelnemers voor de instandhoudingskosten en de uitvoering van de basistaken voor dat jaar.

• 4. Een nadelig saldo op de instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en uitvoering van de basistaken, dat niet kan worden gedekt uit de reserve van de Bedrijfsvoeringsorganisatie, wordt naar evenredigheid van de inbreng voor dat jaar omgeslagen over de deelnemers.

• 5. In de bijdrageregeling en het dienstverleningshandvest worden aanvullende afspraken vastgelegd omtrent onderlinge vrijwaringen en de behandelwijze van een batig of nadelig saldo ten aanzien van de aanvullende dienstverlening, zodra deze geleverd wordt.

Artikel 19 Financiering

• 1. In de begroting wordt aangegeven welke bijdrage iedere deelnemer verschuldigd is voor instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en het uitvoeren van de basistaken.

• 2. Voorschotten voor de instandhoudingskosten en het uitvoeren van de basistaken worden in de eerste maand van elk kwartaal door de bedrijfsvoeringsorganisatie aan de deelnemers gefactureerd. De basis hiervoor vormt de begroting van het betreffende jaar.

• 3. Voorschotten voor de kosten van de aanvullende dienstverlening worden in de eerste maand van elk kwartaal door de bedrijfsvoeringsorganisatie aan de deelnemers gefactureerd. Een en ander wordt vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst die met de betreffende deelnemer wordt afgesloten.

• 4. De deelnemers dragen er zorg voor dat de bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te kunnen voldoen.

• 5. Indien het bestuur blijkt dat een deelnemer weigert de bijdragen aan de Bedrijfsvoeringsorganisatie op zijn begroting te zetten, doet het onverwijld aan gedeputeerde staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 Gemeentewet. Artikel 10a van de wet is van overeenkomstige toepassing.

Hoofdstuk 9 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

Artikel 20 Toetreding

• 1. Toetreding door een college dat nog niet deelneemt aan deze regeling is mogelijk op basis van een daartoe strekkend voorstel van het bestuur. Eerst na instemming van de colleges, na verkregen toestemming van hun raad voor het door hen te nemen besluit als bedoeld in artikel 1, tweede lid van de wet, vindt toetreding plaatst.

• 2. Ook samenwerkingsverbanden kunnen toetreden. Het eerste lid van dit artikel is van overeenkomstige toepassing.

• 3. In geval van toetreding door een samenwerkingsverband wordt deze regeling enkel redactioneel aangepast zodat aan het algemeen en dagelijks bestuur van dat samenwerkingsverband gelijke bevoegdheden worden toegekend als aan de colleges en raden van de deelnemende gemeenten.

• 4. Aan de toetreding kunnen door het bestuur voorwaarden worden verbonden.

• 5. Een toetredend college of bestuur van een samenwerkingsverband is gebonden aan het dienstverleningshandvest als bedoeld in artikel 4 van deze regeling.

• 6. Het bestuur regelt de gevolgen van de toetreding.

Artikel 21 Uittreding

• 1. Een college kan tot uittreding besluiten, na verkregen toestemming van zijn raad als bedoeld in artikel 1, tweede en derde lid van de wet.

• 2. De uittreding kan slechts plaatsvinden met ingang van 1 januari van enig jaar, met dien verstande dat tenminste een opzegperiode van één kalenderjaar na het besluit, bedoeld in het eerste lid, in acht is genomen.

• 3. Het bestuur regelt in een uittredingsregeling de financiële en andere gevolgen van de uittreding. Alvorens hieromtrent de besluiten hoort het bestuur de colleges van de deelnemers. Het bestuur neemt zijn besluit vervolgens met een twee derde meerderheid. Daarbij geldt in ieder geval als uitgangspunt dat de volgende kosten en bedragen voor rekening van de uittredende deelnemer komen:

  • a. de eenmalige kosten als gevolg van het uittreden;

  • b. de contante waarde van de door het uittreden ontstane meerkosten voor de overige deelnemers en de bedrijfsvoeringsorganisatie, gekapitaliseerd voor een periode van 5 jaar, te rekenen vanaf het moment van uittreding.

Artikel 22 Wijziging

• 1. Het bestuur of een college kan voorstellen tot wijziging van de regeling doen.

• 2. De regeling kan worden gewijzigd op basis van een daartoe strekkend voorstel van het bestuur. Eerst na een daartoe genomen besluit van de colleges, na verkregen toestemming van hun raad voor het door hen te nemen besluit als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van de wet, vindt wijziging plaats.

Artikel 23 Liquidatie

• 1. De regeling wordt opgeheven wanneer de colleges, na daartoe verkregen toestemming van hun raden, voor het door hen te nemen besluit als bedoeld in artikel 1, tweede lid van de wet, daartoe besluiten.

• 2. In geval van opheffing stelt het bestuur met twee derde meerderheid een liquidatieplan vast, de raden gehoord.

• 3. Het liquidatieplan voorziet in de verplichtingen van de deelnemers tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing.

• 4. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen van de opheffing voor het personeel.

• 5. Het bestuur is belast met de uitvoering van de liquidatie.

• 6. Het bestuur van de Bedrijfsvoeringsorganisatie blijft ook na het tijdstip van opheffing in functie, totdat de liquidatie is voltooid.

Hoofdstuk 10 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 24 Klachten en geschillen

• 1. Overeenkomstig hoofdstuk 9 van de Algemene Wet Bestuursrecht kan een ieder bij het bestuur een klacht indienen over gedragingen van het bestuur, de manager of medewerkers.

• 2. Het bestuur stelt een interne klachtenregeling vast.

• 3. Het bestuur spant zich in voor het langs minnelijke weg oplossen van een geschil omtrent de regeling. Bij gebreke van een oplossing beslissen gedeputeerde staten conform artikel 28 van de Wet.

Artikel 25 Bekendmaking en inwerkingtreding

• 1. De regeling treedt in werking één dag na bekendmaking daarvan.

• 2. Het college van burgemeester en wethouders van Hattem zorgt voor de bekendmaking van de regeling in de Staatscourant. Tevens zorgt dit college voor inzending van de regeling aan gedeputeerde staten, als bedoeld in artikel 26 van de wet, binnen een maand na vaststelling van de regeling.

• 3. Het eerste en tweede lid van dit artikel zijn van overeenkomstige toepassing voor besluiten tot toetreding, uittreding, wijziging en opheffing van de regeling.

• 4. De deelnemers nemen de regeling op in het door hen bij te houden register als bedoeld in artikel 27 van de wet.

Artikel 26 Duur van de regeling

De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

Artikel 27 Titel

De regeling wordt aangehaald als ‘Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O’.

Toelichting Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O

Algemene toelichting

De colleges van de gemeenten Hattem, Heerde en Oldebroek zijn per 1 juli 2017 de gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie H2O aangegaan (hierna: de Bedrijfsvoeringsorganisatie). Deze bedrijfsvoeringsorganisatie heeft rechtspersoonlijkheid als bedoeld in de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: Wgr). Deze rechtsvorm is een per 1 januari 2015 ontstane nieuwe voorziening in de Wgr die beoogt beleidsarme uitvoeringstaken voor de deelnemende gemeenten uit te voeren.

De bedrijfsvoeringsorganisatie voert namens en voor de deelnemende gemeenten, ondersteunende processen en uitvoeringstaken uit op het terrein van bedrijfsvoering, te beginnen met diensten op het terrein van ICT en automatisering. Aan het hoofd van de bedrijfsvoeringsorganisatie staat een bestuur, dat – als bestuursorgaan in de zin van de Algemene wet bestuursrecht – tevens (al dan niet krachtens overdracht) kan zijn belast met publiekrechtelijke besluitbevoegdheden.

Een bedrijfsvoeringsorganisatie dient te voldoen aan de daaraan door de Wgr gestelde eisen. Omdat het uiteindelijk een bundeling van bepaalde gemeentelijke bevoegdheden betreft, is op een aantal punten ook de Gemeentewet van toepassing.

De bedrijfsvoeringsorganisatie betreft een collegeregeling, dat wil zeggen een gemeenschappelijke regeling waaraan uitsluitend colleges deelnemen en waarbij uitsluitend collegebevoegdheden zijn betrokken. De regeling maakt het overigens wel mogelijk dat ook een samenwerkingsverband van samenwerkende overheden (zoals bijvoorbeeld de veiligheidsregio), waaraan een of meer deelnemers van de regeling al deelneemt, toetreedt. In dat geval neemt het bestuur van dat samenwerkingsverband deel aan de regeling. De regeling wordt dan redactioneel zodanig aangepast dat voor het dagelijks bestuur van het samenwerkingsverband de bevoegdheden van de colleges ook gelden, en voor het de bevoegdheid van het algemeen bestuur van het samenwerkingsverband de bevoegdheden van de raden. De uitgangspunten van de regeling blijven voor het overige ongewijzigd.

Omdat het een collegeregeling betreft mag het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie uitsluitend bestaan uit collegeleden. Om te borgen dat de raden adequaat betrokken worden bij de gang van zaken van de bedrijfsvoeringsorganisatie bevat de regeling diverse voorzieningen. Deze zien onder meer op de informatieverstrekking, verantwoording, financiële bepalingen en wijzigen en opheffen van de regeling.

Om de betrokkenheid van de raden verder te borgen is ten aanzien van enkele besluiten van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie in de regeling geregeld dat de ontwerpen van deze besluiten (vooraf) aan de raden moeten worden voorgelegd voor zienswijzen. Het betreft hier de financiële kadernota, de begroting, en de jaarrekening. Voor het vaststellen van de begroting geldt dat het bestuur dit besluit bij twee derde meerderheid moet nemen. Dat geldt ook voor het vaststellen of wijzigen van de bijdrageregeling en het dienstverleningshandvest en het vaststellen van een uittrederegeling en liquidatieplan.

Voor enkele besluiten geldt dat de colleges deze nemen en daarvoor de voorafgaande toestemming nodig hebben van hun raad. Dit betreft besluiten omtrent de toetreding door nieuwe deelnemers en wijziging of opheffing van de regeling. Voor deze besluiten geldt het unanimiteitsvereiste zo lang de regeling drie deelnemers kent. Vanaf het moment dat een vierde deelnemer toe treedt geldt ook hier het twee derde meerderheidsvereiste.

Overigens geldt dat ieder collegelid dat tevens lid van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie is, op grond van de Gemeentewet in een verantwoordingsrelatie staat tegenover de raad. Uit dien hoofde heeft de raad altijd de mogelijkheid om dit collegelid ter verantwoording te roepen over het door dat collegelid als lid van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie gevoerde bestuur en in het uiterste geval het vertrouwen in hem op te zeggen.

Het dagelijks bestuur wordt door het bestuur van de regeling op basis van de Wgr onder eigen naam en verantwoordelijkheid door de bedrijfsorganisatie uitgevoerd.

Onderstaand wordt een korte toelichting gegeven op de afzonderlijke artikelen.

Artikelsgewijze toelichting Hoofdstuk Algemene bepalingen

Artikel 1

Dit artikel bevat enkele begripsbepalingen die in de gemeenschappelijke regeling gehanteerd worden. Deze zijn aanvullend op termen zoals deze in de Wgr, de Gemeentewet en de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) worden gebruikt.

Artikel 2

Dit artikel regelt in het eerste lid dat een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt ingesteld.

Wanneer een bedrijfsvoeringsorganisatie wordt opgericht, moet de vestigingsplaats in de gemeenschappelijke regeling worden opgenomen (artikel 10, derde lid, Wgr). Dat is in het tweede lid gebeurd.

Hoofdstuk II Doelstelling taken en bevoegdheden

Artikel 3

In dit artikel wordt de bedrijfsvoeringsorganisatie verder geïntroduceerd, met haar doelstelling en algemene bevoegdheden. Dit met als doel om de bevoegdheden van het bestuur af te bakenen. Het belang is breed gehouden zodat het takenpakket in de toekomst uitgebreid kan worden met andere bedrijfsvoeringstaken. De deelnemers zijn verplicht het basispakket af te nemen.

Artikel 4

In artikel 4 worden de door de bedrijfsvoeringsorganisatie uit te voeren taken omschreven. Voorts wordt ten aanzien van de taken van de bedrijfsvoeringsorganisatie onderscheid gemaakt tussen de basistaken en optioneel af te nemen aanvullende dienstverlening. De basistaken kunnen ook op een hoger intensiteitsniveau worden afgenomen, dus bijvoorbeeld op verzoek en tegen aanvullende betaling vaker worden verricht, of het beheren van meer dan het standaard vastgestelde aantal werkplekken.

Om geen misverstanden te laten ontstaan omtrent de precieze inhoud van de afgesproken werkzaamheden voor een deelnemer worden deze volledig weergegeven in een bijlage die behoort bij de tussen de bedrijfsvoeringsorganisatie en de deelnemer te sluiten dienstverleningsovereenkomst.

Voor de uitvoering van de basistaken betalen de deelnemers een bijdrage, die tevens dient ter instandhouding van de organisatie. Voor aanvullende dienstverlening wordt een separate vergoeding overeengekomen. Zie daarvoor ook artikel 9 en de toelichting daarop.

De afspraken over de I-dienstverlening kennen aldus een drieslag: type dienstverlening, betaling en vastlegging. In onderstaande visualisatie is dit uitgewerkt.

Naast de ondersteuning van de deelnemers is het de bedrijfsvoeringsorganisatie tevens toegestaan om in beperkte mate dezelfde soort ondersteuning te leveren aan derden, met een maximum van 20% van de omzet. Dit criterium vloeit voort uit de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Aanbestedingswet 2012. Om daaraan te blijven voldoen is zekerheidshalve de toevoeging “tot het Europeesrechtelijk geldend maximum” opgenomen. De deelnemende colleges mogen aanbestedingsvrij diensten afnemen van de bedrijfsvoeringsorganisatie omdat daarbij in beginsel sprake is van een zogenoemde inbesteding. Om daar aan te kunnen (blijven) voldoen is het van belang dat de deelnemers toezicht uitoefenen op de strategische beslissingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie (hetgeen blijkens artikel 12, derde lid, Richtlijn 2014/24/EU mogelijk is nu iedere deelnemer in het bestuur zit) en wanneer de bedrijfsvoeringsorganisatie ten minste 80% van zijn werkzaamheden verricht voor de deelnemers.

Artikel 5

De bedrijfsvoeringsorganisatie voert de taken onder eigen naam en verantwoordelijkheid uit. Het bestuur bezit daarbij de bevoegdheden zoals de wet die heeft toegekend, zoals bijvoorbeeld die tot het voeren van het dagelijks bestuur.

Hoofdstuk III Het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie

Artikel 6

Een bedrijfsvoeringsorganisatie kent maar één bestuursorgaan dat over eigen bevoegdheden beschikt, het bestuur. Ingegaan wordt op de organisatie en de samenstelling van het bestuur en op de voorwaarden waaronder men daarin zitting kan hebben. De organisatie van het bestuur is voorgeschreven in de Wgr. Er moeten collegeleden in het bestuur benoemd worden.

Binnen een bedrijfsvoeringsorganisatie is geen sprake van een verdeling van bevoegdheden tussen verschillende bestuursorganen. Alle bevoegdheden komen toe aan het bestuur. In zoverre is hier dan ook geen sprake van duale verhoudingen.

Uitgangspunt van de Wgr is voorts dat besluiten bij volstrekte meerderheid worden genomen, maar dat voor bepaalde besluiten een gekwalificeerde meerderheid kan worden geëist (artikel 14a jo. artikel 13, vierde lid, Wgr). Het achtste lid neemt dit uitgangspunt over, maar maakt ook uitzonderingen mogelijk. Deze zijn op verschillende plaatsen in de regeling opgenomen: in artikel 16, 20, 21, 22 en 23, waarin het twee derde meerderheidsvereiste opgenomen is.

Als belangrijke besluiten van het bestuur waarvoor het vereiste van de twee-derde meerderheid geldt zijn aangemerkt:

• Vaststellen en wijzigen dienstverleningshandvest

• Vaststellen en wijzigen begroting

• Vaststellen en wijzigen bijdrageregeling

• Vaststellen uittrederegeling

• Vaststellen liquidatieplan.

Voor enkele zwaarwegende besluiten is besluitvorming door de colleges in plaats van het bestuur nodig. In die gevallen geldt het unanimiteitsvereiste, maar nu van de deelnemende colleges, zo lang er drie deelnemers zijn. Vanaf het moment dat een vierde deelnemer toe treedt geldt ook hier het 2/3de meerderheidsvereiste. Het gaat om de volgende besluiten:

• Toetreding van nieuwe deelnemers

• Wijziging van de gemeenschappelijke regeling

• Liquidatie van de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 7

De Wgr vereist niet dat het bestuur van een bedrijfsvoeringsorganisatie een voorzitter heeft. Wel kan het uit praktische overwegingen worden overwogen om dat te doen. Daarvoor is hier gekozen. De voorzitter is geen bestuursorgaan dat over eigen bevoegdheden mag beschikken.

Artikel 8

Het bestuur vergadert tenminste twee maal per jaar. De vergaderingen zijn omwille van de transparantie van besluitvorming in beginsel openbaar, tenzij het bestuur besluit dat een (deel van de) vergadering in beslotenheid dient plaats te vinden. De regeling verklaart de relevante bepalingen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing. De Wgr laat dat voor besturen van bedrijfsvoeringsorganisaties grotendeels open en schrijft slechts voor dat het bestuur twee maal per jaar vergadert. De keus voor het van toepassing verklaren van de artikelen 56 en 58 Gemeentewet is expliciet gedaan om zoveel mogelijk consistentie te vertonen met vergaderingen van de colleges.

Artikel 9

Dit artikel regelt expliciet de eigen bevoegdheden van het bestuur waarover het op grond van de wet in ieder geval beschikt. Het voorziet ook in de bevoegdheid tot het opstellen van een bijdrageregeling, waarin de bijdragen van de deelnemers wordt geregeld. De inhoud van deze regeling dient te allen tijde te voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (belangenafweging, evenredigheid) en de redelijkheid en billijkheid zoals deze onder meer zijn vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht. Omdat de Gemeentewet expliciet de raad aanwijst als bevoegd orgaan om financiële verordeningen vast te stellen is hier gekozen voor de term bijdrage regeling.

Hoofdstuk IV Inlichtingen en verantwoording

Artikel 10

De Wgr geeft aan dat in een gemeenschappelijke regeling expliciet vermeld moet zijn hoe de relaties zijn tussen het bestuur als geheel en de raden van de deelnemende gemeenten én tussen de afzonderlijk leden van het bestuur en de raad van hun “eigen” gemeente.

In artikel 10 gaat het om de verhouding tussen het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie en de raden, de colleges en de individuele collegeleden, in het bijzonder om de informatieverstrekking. Gelet op het feit dat de colleges de regeling zijn aangegaan, maakt dit artikel het tevens mogelijk om als college inlichtingen te vragen. Tevens behelst dit artikel de verhouding tussen de individuele leden van het bestuur en de respectievelijke c.q. hun eigen colleges van de deelnemende gemeenten. Ingevolge artikel 18 jo. 16 Wgr gaat het hier om verantwoording van de leden van het bestuur jegens het college dat hen heeft aangewezen.

Hoofdstuk V De Manager

Artikel 11

De dagelijkse leiding van de bedrijfsvoeringsorganisatie is in handen van de manager. Deze wordt door het bestuur benoemd, geschorst of ontslagen.

Artikel 12

Het bestuur legt de functieomschrijving van de manager vast en bepaalt welke bevoegdheden deze manager in mandaat, volmacht en opdracht krijgt toebedeeld, en welke bevoegdheden deze aan andere medewerkers in ondermandaat mag verlenen.

Hoofdstuk VI Personeel

Artikel 13

Personeel is in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Een bedrijfsvoeringsorganisatie in de zin van de Wgr behoort in beginsel tot de openbare dienst (artikel 1, tweede lid, Ambtenarenwet), en kan zodoende ambtenaren in dienst hebben (artikel 1, eerste lid, Ambtenarenwet).

Dat betekent dat het bestuur verplicht is een rechtspositionele regeling vast te stellen (artikel 125, tweede lid, Ambtenarenwet). Gekozen is voor het van toepassing verklaren van de rechtspositieregeling van Hattem vanwege het feit dat de meeste medewerkers van de reeds voor de drie gemeenten functionerende I-dienst werkzaam zijn bij de gemeente Hattem.

Hoofdstuk VII Archief

Artikel 14

Dit artikel vloeit voort uit de Archiefwet 1995.

Hoofdstuk VIII Begroting en rekening

Artikel 15

De bedrijfsvoeringsorganisatie is verplicht besluiten te hebben genomen inzake het financiële beleid en beheer, alsmede inzake de controle. De grondslagen voor deze besluiten zijn gelegen in de artikelen 212 en 213 Gemeentewet. Ook overigens is de Gemeentewet van belang. Zo regelt artikel 184 van deze wet dat een bedrijfsvoeringsorganisatie verplicht kan worden gesteld om mee te werken aan een onderzoek van de Rekenkamer. Via artikel 35, zesde lid van de Wgr zijn de artikelen 186 t/m 213 van de Gemeentewet van kracht. In samenhang met de Wgr bepaalt artikel 199 Gemeentewet zo dat de vaststelling van de jaarrekening décharge voor het bestuur inhoudt.

Artikel 16, 17

De Wgr bevat in de artikelen 34, 34a, 34b en 35 specifieke regels voor de vaststelling van de begroting en jaarrekening, alsmede de beleidsmatige en financiële kadernota van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Deze regels zijn onverkort van toepassing en uitgewerkt in de artikelen 16 en 17 van de regeling. De voor 15 maart voor zienswijzen aan de raden toe te zenden financiële kadernota dient als kader voor de begroting van het daarop volgend jaar. Ook die moet voor zienswijzen aan de raden voorgelegd worden. In dit artikel wordt ook weer de bijdrageregeling genoemd die op grond van artikel 9 van de regeling met het oog op de kostenverdeling moet worden opgesteld. Conform artikel 34b Wgr dient het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie de voorlopige jaarrekening voor 15 april aan de raden van de gemeenten toe te zenden voor het indienen van zienswijzen.

Artikel 18

Ook over het batig en nadelig saldo zijn afspraken gemaakt. Omdat de bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde aan zijn verplichtingen jegens derden moet kunnen voldoen bepaalt de regeling dat een negatief saldo naar evenredigheid over de deelnemers moet worden verdeeld. Zie daarvoor ook de toelichting op artikel 19.

Artikel 19

Dit artikel ziet op de praktische uitvoering van betalingen en bevoorschotting die door de deelnemers moet plaatsvinden om de bedrijfsvoeringsorganisatie te kunnen laten functioneren.

Dit artikel codificeert daarnaast dat de deelnemers er voor zorg dragen dat de bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde aan zijn verplichtingen jegens derden kan voldoen. Dat betekent dat bij tekorten die niet intern kunnen worden afgedekt, de deelnemers moeten bijbetalen. De achterliggende reden van het borgen van het voldoen aan de verplichtingen vormt het voorkomen van de bestempeling tot verminderd kredietwaardig door kredietinstellingen, waardoor een gemeenschappelijke regeling tegen minder gunstige condities dan de deelnemers leningen kan afsluiten. Zie circulaire d.d. 8 juli 1999 van de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De bijdragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie zijn verplichte uitgaven voor de deelnemers. Dat betekent dat de raad deze op de begroting moet opnemen. Indien de raad dit weigert, kunnen gedeputeerde staten daarin voorzien. Dit artikel regelt dat het bestuur gedeputeerde staten tijdig inschakelt indien gemeenteraden weigeren de benodigde verplichtingen op te nemen op de gemeentelijke begroting.

Hoofdstuk IX Toe-/uittreding, wijziging, of opheffing

Artikel 20

Toetreding kan geschieden bij besluit van de colleges van de huidige deelnemers én de potentiële deelnemer. De colleges moeten daarvoor toestemming van hun raden hebben (artikel 1, derde lid, jo. tweede lid, Wgr). Het bestuur kan voorstellen doen en regelt de gevolgen van de toetreding. Toetreding kan ook plaatsvinden door samenwerkingsverbanden waarin een of meer van de gemeenten deelnemen.

Aangezien toetreding tevens een wijziging van de regeling vereist, is de wijzigingsregeling van artikel 22 tevens van toepassing.

Artikel 21

Dit artikel regelt de voorwaarden voor uittreding.

Een college kan uittreden mits het daartoe heeft besloten en de raad daarvoor toestemming heeft gegeven. Uittreding kan met inachtneming van een opzegtermijn van een jaar en per 1 januari van een kalenderjaar. Alle daarmee verbonden kosten, te berekenen tot en met vijfde jaar na de uittreding, komen voor rekening voor de uittredende partij. Ten behoeve van de procedure van uittreding dient het bestuur een uittredingsregeling vast te stellen. De uittredingsregeling dient bij twee derde meerderheid te worden vastgesteld. De inhoud van de regeling voor de uittredingsregeling dient te allen tijde zowel voor wat betreft de procedure als de inhoud te voldoen aan de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (belangenafweging, evenredigheid) en de redelijkheid en billijkheid zoals deze onder meer zijn vastgelegd in de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 22

De regeling voorziet in de mogelijkheid van wijziging van de regeling indien de colleges daartoe gelijkluidend besluiten. Ook daarvoor is weer voorafgaande toestemming van de raden vereist.

Artikel 23

Dit artikel regelt de opheffing van de gemeenschappelijke regeling. Dit kan geschieden bij een gelijkluidend besluit van de colleges. Dit unanimiteitsvereiste laat onverlet dat voor een deelnemer te allen tijde mogelijk is om uit te treden uit de regeling. Het bestuur stelt vervolgens bij besluit dat met twee derde meerderheid wordt genomen een liquidatieplan vast (lid 2). Het besluit tot liquidatie is dan immers al genomen en de deelnemers zijn gehouden zich jegens elkaar met inachtneming van de algemene beginselen van behoorlijk bestuur te gedragen. Met inachtneming van die beginselen dient het liquidatieplan tot stand te komen. De bedrijfsvoeringsorganisatie blijft bestaan, zolang dat voor liquidatie noodzakelijk is.

Hoofdstuk XI: Slotbepalingen

Artikel 24

In dit artikel is een voorziening voor de afhandeling van klachten opgenomen.

Indien tussen twee of meer van de deelnemers, tussen het bestuur en een of meer deelnemers, of tussen de bestuursleden van de bedrijfsvoeringsorganisatie een verschil van inzicht bestaat over de toepassing van de regeling wordt het geschil zo lang mogelijk langs minnelijke weg opgelost. Alle betrokkenen dienen zich daarvoor in te spannen. Alleen wanneer langs minnelijke weg geen oplossing wordt gevonden is geschilbeslechting conform artikel 28 Wgr van toepassing. Dit artikel 28 Wgr voorziet in geschilbeslechting door gedeputeerde staten, tenzij de burgerlijke rechter of de bestuursrechter bevoegd is om dit geschil te beslechten.

Artikel 25

Daags na de bekendmaking van de regeling treedt deze in werking.

Het college van Hattem is belast met inzending van de gemeenschappelijke regeling aan gedeputeerde staten overeenkomstig artikel 26, eerste lid, Wgr. Deze bepalingen gelden mutatis mutandis ook voor besluiten tot toetreding, uittreding, wijziging en liquidatie. Tot slot vermeldt het vierde lid de inschrijvingsplicht van de colleges overeenkomstig artikel 27 Wgr.

Artikel 26

Een gemeenschappelijke regeling kan voor bepaalde of onbepaalde tijd worden getroffen (art. 9, eerste lid, Wgr). Deze gemeenschappelijke regeling wordt gezien de gekozen doelstelling van samenwerking voor onbepaalde tijd getroffen.

Artikel 27

Dit artikel regelt de citeerwijze (de officiële naam) van de gemeenschappelijke regeling.

Ter uitvoering van deze regeling is een aantal stukken opgesteld. Dat betreft in ieder geval de volgende stukken:

a. het dienstverleningshandvest

b. de model dienstverleningsovereenkomst

c. de bijdrageregeling