Besluit van het Ministerie van Defensie houdende de beperking aan de openbaarheid van het archief van de Hoofdvlootaalmoezenier (1914) 1921-1997 (2009) bij overbrenging naar een archiefbewaarplaats

10 november 2017

Nr. DMO 2017003576

Ministerie van Defensie

Defensie Materieel Organisatie

Joint IV Commando/C4I&I/InformatieBeheer

De Minister van Defensie,

Overwegende dat een aantal dossiers in het archief van de Hoofdvlootaalmoezenier (1914) 1921–1997 beperkingen aan de openbaarheid behoeft:

Gelet op artikel 15, lid 1, onder a Archiefwet 1995, artikel 10 van het Archiefbesluit 1995;

Gehoord het advies van de algemene rijksarchivaris d.d. 29-09-2017, met kenmerk 1223881.

Besluit:

Artikel 1

Met het oog op de bescherming van de persoonlijke levenssfeer zijn de inventarisnummers, genoemd in de eerste kolom beperkt openbaar tot 1 januari van het jaar, genoemd in de tweede kolom.

Inventarisnummers:	Beperkt openbaar tot 1 januari:
80	2022
81	2078
82	2054
83	2085
84	2035
85	2067
86	2071
87	2052
88	2051
89	2051
90	2079
91	2066
92	2048
93	2061
94	2048
95	2025
96	2050
97	2066
98	2059
99	2060
101	2045
102	2043
105	2052
106	2060
107	2022
108	2078
109	2068
110	2044
111	2027
112	2073
113	2047
114	2058
115	2051
116	2031
117	2045
119	2076
123	2064
124	2042
125	2070
126	2063
127	2051
128	2055
129	2070
130	2083
131	2069
132	2048
133	2056
134	2037
135	2060
136	2058
140	2068
141	2064
142	2066
143	2083
145	2072
146	2072
147	2059
151	2062
152	2047
153	2050
154	2031
155	2047
156	2066
157	2043
158	2066
159	2068
160	2046
161	2029
162	2072
164	2056
166	2081
167	2053
168	2070
169	2083
170	2043
171	2081
172	2076
173	2042
174	2022
175	2051
176	2048
177	2084
178	2059
179	2053
180	2084
181	2085
182	2030
183	2048
184	2054
185	2035
186	2061
187	2047
188	2069
189	2062
190	2064
191	2070
192	2048
193	2058
194	2053
195	2082
196	2024

Artikel 2

Raadpleging of gebruik van de archiefbescheiden geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1, is, tot openbaarwording, uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemeen rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 3

Het vervaardigen van reproducties van documenten geborgen onder de inventarisnummers genoemd in artikel 1, is, tot openbaarwording, uitsluitend mogelijk na voorafgaande schriftelijke toestemming van de algemeen rijksarchivaris, die aan zijn toestemming voorwaarden kan verbinden.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst. Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij de ‘Verklaring van overbrenging van het archief van de Hoofdvlootaalmoezenier (1914) 1921-1997 (2009)’.

Den Haag, 10 november 2017

De Minister van Defensie, voor deze, De Secretaris-generaal, W.J.P. Geerts

Een belanghebbende kan tegen dit besluit bezwaar maken op grond van artikel 7:1 van de Algemene wet bestuursrecht. Dit kan door een bezwaarschrift in te dienen bij de desbetreffende bezwaarinstantie.

De termijn voor het indienen van een bezwaarschrift bedraagt zes weken. De termijn vangt aan met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het besluit is geplaatst.

TOELICHTING

Beperkt openbaar op grond van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

De in artikel 1 genoemde inventarisnummers zijn beperkt openbaar op grond van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De beperkingen en de termijnen zijn gebaseerd op het voorkomen van bijzondere persoonsgegevens van (Hoofd) vlootaalmoezeniers in dossiers, maar ook om de personen met wie zij hebben gecorrespondeerd of over wie zij hebben geschreven. Aangezien het zeer waarschijnlijk is dat de vlootaalmoezeniers spraken en schreven met personen die (aanzienlijk) jonger waren dan zij zelf is een termijn van 75 jaar na afsluiting van het correspondentiedossier, ongeacht de vraag of de betreffende vlootaalmoezenier inmiddels is overleden of langer dan honderd jaar geleden is geboren, aangehouden.

Daarbij moet in aanmerking worden genomen dat de geestelijke verzorging bij de krijgsmacht vaak het karakter zal hebben van maatschappelijk werk en dat de inhoud van de correspondentie vaak erg persoonlijk van aard zal zijn. Bovendien betreft het per definitie de religie van betrokkenen, wat behoort tot de bijzondere persoonsgegevens in de zin van de WPB.

De aard van de informatie in de dossiers maakt dat voor het aanvragen nodig is vooraf een onderzoeksopzet in te dienen. De persoonsgegevens in de dossiers zijn, afgezien van de betreffende vlootaalmoezenier, niet op naam doorzoekbaar.

Dit houdt in dat deze archiefbescheiden niet openbaar zijn, behoudens enkele uitzonderingsgevallen (de archiefbescheiden zijn immer niet niet-openbaar, maar slechts beperkt openbaar).

Dit betekent dat wanneer een verzoeker inzage vraagt in een dossier dat betrekking heeft op hem- of haarzelf, de desbetreffende archiefbescheiden door verzoeker kunnen worden geraadpleegd.

Raadpleging is ook mogelijk indien degene die inzage vraagt kan aantonen dat de persoon in wiens dossier hij inzage wil hebben is overleden danwel een verklaring kan overleggen waaruit blijkt dat de persoon op wie het dossier betrekking heeft ondubbelzinnig toestemming geeft voor inzage.

Bijzondere persoonsgegevens

Voor wie archiefstukken of dossiers wil inzien waarin bijzondere persoonsgegevens (seksuele geaardheid, religieuze overtuiging, medische en strafrechtelijke gegevens) zitten, gelden strengere voorwaarden. Men moet een schriftelijk gemotiveerd verzoek doen, waarin men aantoont dat

• degene wiens bijzondere persoonsgegevens men wil raadplegen is overleden of

• men de uitdrukkelijke toestemming van de betrokkene heeft of

• raadpleging noodzakelijk is als juridisch bewijsstuk of

• raadpleging noodzakelijk is ter voldoening aan een volkenrechtelijke verplichting of

raadpleging plaatsvindt ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek of statistiek.

In dit laatste geval gelden er ook voorwaarden waaraan de aanvrager moet voldoen. De aanvrager moet:

• aantonen dat het onderzoek een algemeen belang dient

• aantonen dat de verwerking van persoonsgegevens voor het betreffende onderzoek of statistiek noodzakelijk is

• berichten van overlijden of een uitdrukkelijke toestemming overhandigen (alleen wanneer de onderzoeker kan aantonen dat het vragen van uitdrukkelijke toestemming onmogelijk blijkt of een onevenredige inspanning kost, vervalt deze eis)

• aantonen dat bij de uitvoering in zodanige waarborgen is voorzien dat de persoonlijke levenssfeer van de betrokkene niet wordt geschaad.

De beperkingsgrond eerbiediging persoonlijke levenssfeer eindigt bij het overlijden van de betrokkene.