Besluit van de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking van 1 december 2017, nr. MINBUZA–2017.7963 tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Noodhulp Nederlandse NGO’s 2018–2021)

De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking,

Gelet op de artikelen 6, 7 en 10 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken;

Gelet op de artikelen 3.1 tot en met 3.8 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006;

Besluit:

Artikel 1

Voor subsidieverlening op grond van artikel 3.1 tot en met 3.8 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 in het kader van de Noodhulp Nederlandse NGO’s 2018–2021 met het oog op de financiering van activiteiten ten behoeve van noodhulp gelden de als bijlage bij dit besluit gevoegde beleidsregels.

Artikel 2

• 1. Voor subsidieverlening in het kader van Noodhulp Nederlandse NGO’s 2018–2021 voor activiteiten bedoeld in de artikelen 3.1 tot en met 3.8 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 geldt voor de periode vanaf de inwerkingtreding van dit besluit tot en met 31 december 2018 een subsidieplafond van € 60 miljoen, dat als volgt over de afzonderlijke activiteiten wordt verdeeld:

  • a) voor activiteiten gericht op humanitaire hulpverlening aan en capaciteitsopbouw van lokale actoren ten behoeve van slachtoffers van chronische crises: € 42 miljoen;

  • b) voor activiteiten gericht op noodhulp aan slachtoffers van plotseling opgetreden noodsituaties als gevolg van natuurrampen of conflicten: € 15 miljoen;

  • c) voor innovatieve activiteiten gericht op de verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de humanitaire hulp: € 3 miljoen.

  Daarbij geldt dat indien de hiervoor genoemde bedragen voor een of meer van de genoemde activiteiten niet geheel worden uitgeput, deze in evenredigheid beschikbaar komen voor aanvragen met betrekking tot de overige activiteiten, voor zover de daarvoor beschikbaar gestelde middelen niet toereikend zijn voor honorering van alle aanvragen die voldoen aan de maatstaven die in dit besluit zijn neergelegd.

• 2. Voor subsidieverlening voor activiteiten als bedoeld in het eerste lid geldt voor de periode 1 januari 2019 tot en met 31 december 2021 een subsidieplafond van € 0,00.

• 3. Meerjarige subsidies worden verleend onder de voorwaarde, bedoeld in artikel 4:43 van de Algemene wet bestuursrecht, dat daarvoor in de daarop betrekking hebbende begroting voldoende middelen ter beschikking worden gesteld.

Artikel 3

Aanvragen voor een subsidie in het kader van Noodhulp Nederlandse NGO’s 2018–2021 worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit tot en met 30 oktober 2020 23:59.59 uur CET.

Artikel 4

Dreigt het subsidieplafond op enige dag te worden overschreden, dan komt van de op die dag gelijktijdig binnengekomen aanvragen, die voldoen aan de maatstaven die in de bijlage bij dit besluit zijn neergelegd, de aanvraag die daaraan het beste voldoet het eerst voor subsidieverlening in aanmerking. Indien twee of meer van deze aanvragen in gelijke mate voldoen aan de maatstaven, wordt de rangschikking van de gelijk scorende aanvragen bepaald door loting.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 juli 2022 met dien verstande dat het van toepassing blijft op subsidies die voor die datum zijn verleend.

Dit besluit zal met de bijlage in de Staatscourant worden geplaatst. De appendices bij de bijlage worden via internet bekend gemaakt.

De Minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, namens deze, de Directeur-Generaal Internationale Samenwerking, A.C.C. Rebergen

SUBSIDIEBELEIDSKADER NEDERLANDSE NOODHULP NGO’S 2018–2021

1. Inleiding

1.1 Effectieve en efficiënte humanitaire hulpverlening

In de afgelopen jaren zijn de humanitaire noden wereldwijd toegenomen. De wereldwijd beschikbare middelen om deze noden te lenigen zijn vooralsnog ontoereikend om alle mensen in nood van adequate hulpverlening te voorzien. Op 23–24 mei 2016 werd tijdens de World Humanitarian Summit in Istanbul een serie hervormingen gepresenteerd onder de naam ‘Grand Bargain’, een gezamenlijk streven van de grootste humanitaire donoren en uitvoerende organisaties, om de humanitaire hulpverlening effectiever en efficiënter te maken om zoveel mogelijk mensen in nood te kunnen helpen met de beschikbare middelen.

In dit kader werd in 2015 door een aantal Nederlands NGO’s die noodhulp verlenen de Dutch Relief Alliance (DRA) opgezet. Dit samenwerkingsverband heeft tot doel mensen in nood van de benodigde humanitaire hulp te voorzien in zowel chronische als acute crises. De DRA, een alliantie van Nederlandse NGO’s, heeft hiertoe vanaf 2015 subsidie ontvangen van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

Voor 2018 stelt de minister voor Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking € 60 miljoen beschikbaar voor activiteiten gericht op humanitaire hulpverlening. Bij voorjaarsnota zal de minister een besluit nemen over het subsidieplafond voor de periode 2019–2021. Het voorliggende subsidiebeleidskader Nederlandse Noodhulp NGO’s 2018–2021 (hierna te noemen: 3xN 2018–2021) vormt het richtsnoer voor de beoordeling van aanvragen voor een subsidie uit deze middelen.

Bij de voortzetting van de activiteiten van samenwerkende Nederlandse Noodhulp NGO’s voor de periode 2018–2021 neemt implementatie van de afspraken in het kader van de Grand Bargain een belangrijke plaats in. Concreet betekent dit dat er voor de beoordeling van subsidieaanvragen in het kader van 3xN 2018–2021 zowel drempelcriteria als beoordelingscriteria zijn geformuleerd die betrekking hebben op de doelstellingen van de Grand Bargain.

De volgende begrippen en uitgangspunten staan centraal:

Accountability: Transparantie en Participatie

Het verbeteren van de verantwoording, ook ter verhoging van het draagvlak voor humanitaire hulp, op basis van aantoonbaar behaalde resultaten, naar zowel de Nederlandse bevolking, overheden, als slachtoffers van de crisis en de lokale bevolking, mede door rapportage via open data (IATI). Daarnaast het verbeteren van de participatie van de slachtoffers van een humanitaire crisis in de planning, monitoring en evaluatie van de hulpverlening. Tegelijkertijd zal er een impuls worden gegeven aan de gender-sensitiviteit van de interventies, met het doel de positie van kwetsbare groepen binnen de humanitaire hulp te verbeteren.

Innovatie en leren

Het verbeteren van de effectiviteit en efficiëntie (directe en indirecte kosten) van humanitaire hulpverlening door de ontwikkeling en toepassing van innovatie: vernieuwende werkwijzen als vervanging van de traditionele ‘in natura’ hulp, gebruik van nieuwe technologieën, en nieuwe manieren van organisatie van de hulpverlening.

Samenwerking en lokalisering

Intensievere samenwerking met lokale partners in de bestemmingslanden, alsmede de netwerken in hulpverlenende landen. Dit betreft zowel de planning van interventies als de inspanningen gericht op het verkrijgen van fondsen die complementair zijn aan de middelen die beschikbaar worden gesteld door de Nederlandse overheid. Gestreefd wordt dat minimaal 25% van het programmabudget ten goede komt aan hulpverlening via lokale partners. Daarnaast wordt aandacht besteed aan verdere capaciteitsopbouw en versterking van de mate van paraatheid van lokale partners. In de hulpverlening wordt meer samen opgetrokken en wordt beter afgestemd met andere actoren, in het bijzonder de United Nations Humanitarian Coordinator (of equivalent in het humanitaire veld), bijvoorbeeld door het gezamenlijk opstellen van analyses van de noden.

Effectiviteit

Een betere taakverdeling en meer taakspecialisatie leidt tot betere hulpverlening. Ook een verhoogde inzet van lokale middelen door de subsidieontvangers en betere aansluiting op lokale capaciteit en initiatieven, inclusief op de meer ontwikkelingsgerichte programma’s op de lange termijn, vergroot de duurzaamheid van de interventies.

1.2 Doelstelling subsidiekader 3xN 2018–2021

3xN 2018–2021 is primair gericht op het verlenen van noodhulp in chronische en acute crisissituaties en de hervorming van de humanitaire hulpverlening om het hoofd te bieden aan de wereldwijde trends en uitdagingen op het gebied van humanitaire noden en om betere hulp te bieden aan de mensen die die het hardst nodig hebben.

In concreto behelst de doelstelling:

• A. Het lenigen van de eerste noden van mensen die slachtoffer zijn geworden van een crisis. Het gaat hierbij om levensreddende hulp, het verzachten van leed en het behoud van waardigheid. Deze hulp wordt geboden overeenkomstig de humanitaire principes en de internationale afspraken zoals vastgelegd in Internationaal Humanitair Recht en standaarden.

  En

• B. Het vergroten van de capaciteit van lokale partners om te anticiperen en te reageren op crises (paraatheid).

  En

• C. Innovatie en hervorming van de humanitaire-hulpverleningssector.

1.3 Opbouw van dit kader

In dit subsidiebeleidskader worden in hoofdstuk 2 de financiële middelen en het tijdpad geschetst. Hoofdstuk 3 bevat een toelichting op de selectiecriteria en het selectieproces, waarna hoofdstuk 4 is gewijd aan de formele vereisten aan de aanvraag en de verdere procedure. In de laatste twee hoofdstukken worden de verschillende drempelcriteria en inhoudelijke beoordelingscriteria uiteengezet. Hoofdstuk 5 bevat criteria die voor alle aanvragen in het kader van 3xN 2018–202 van toepassing zijn; hoofdstuk 6 bevat criteria voor aanvragen voor verschillende soorten activiteiten (humanitaire hulpverlening aan slachtoffers van chronische crises en capaciteitsopbouw, humanitaire hulpverlening aan slachtoffers van acute rampen en conflict en innovatie en hervorming van de humanitaire-hulpverleningssector.

2. Financiële middelen, verdeling daarvan en tijdpad projecten

2.1 Beschikbare middelen

Het subsidieplafond voor 3xN 2018–2021 bedraagt voor 2018 EUR 60 miljoen. Dit budget is als volgt opgebouwd, met bijbehorende plafonds:

• EUR 42 miljoen voor activiteiten gericht op humanitaire hulpverlening aan en capaciteitsopbouw van lokale actoren ten behoeve van slachtoffers van chronische crises, waaronder wordt verstaan langdurige noodsituaties die het noodzakelijk maken om gedurende een (verwachte) periode van meer dan twee jaar met humanitaire hulp aanwezig te zijn in het betreffende gebied;

• EUR 15 miljoen voor activiteiten gericht op humanitaire hulpverlening aan slachtoffers van plotseling opgetreden noodsituaties als gevolg van natuurrampen of conflictsituaties;

• EUR 3 miljoen voor activiteiten gericht op innovatie en hervorming van de humanitaire-hulpverleningssector.

2.2 Verdeling beschikbare middelen

De verdeling van de beschikbare middelen vindt plaats door behandeling van de aanvragen op volgorde van binnenkomst, met dien verstande dat de totaal beschikbare middelen al op voorhand zijn gespreid over de subsidies voor de verschillende soorten activiteiten (zie paragraaf 2.1) en dat de volgorde van binnenkomst dus per soort activiteit zal worden bepaald.

Indien het subsidieplafond dreigt te worden overschreden door aanvragen die op eenzelfde dag zijn ontvangen, dan komt van de op die dag gelijktijdig binnengekomen aanvragen die voldoen aan de maatstaven die in deze bijlage zijn neergelegd, de aanvraag die daaraan het beste voldoet het eerst voor subsidieverlening in aanmerking. Indien twee of meer van deze aanvragen in gelijke mate voldoen aan de maatstaven, wordt de rangschikking van de gelijk scorende aanvragen bepaald door loting.

2.3 Looptijd van de activiteiten

De looptijd van een project kan variëren van zes maanden tot vier jaar, moet binnen het tijdvak van 01 januari 2018 tot en met 30 juni 2022 vallen, met dien verstande dat projecten niet later dan op 01 januari 2021 mogen beginnen, met uitzondering van projecten ten behoeve van acute hulpverlening.

2.4 Termijn voor indiening

Aanvragen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 30 oktober 2020, 23:59 uur CET. Het tijdstip van indienen wordt bepaald door het moment waarop de aanvraag op het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Binnen 4 weken na ontvangst van een aanvraag zal op de aanvraag worden besloten.

De genoemde uiterste datum voor indiening laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst, de voor subsidieverlening beschikbare middelen voor dat tijdstip kunnen zijn uitgeput.

3. Selectiecriteria en -proces

3.1.1. Subsidiabele activiteiten 3xN 2018–2021 (thema en werkwijze)

Er worden in het kader van 3xN 2018–2021 verschillende soorten activiteiten onderscheiden waarvoor subsidie kan worden verleend: 1) activiteiten gericht op humanitaire hulpverlening aan en capaciteitsopbouw van lokale actoren ten behoeve van slachtoffers van chronische crises, 2) activiteiten gericht op humanitaire hulpverlening aan slachtoffers van plotseling opgetreden noodsituaties als gevolg van natuurrampen of conflictsituaties en 3) activiteiten gericht op innovatie en hervorming van de humanitaire-hulpverleningssector (door de verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de humanitaire hulp).

1) Chronische crisis:

Voor activiteiten onder het chronische crisisloket en bijbehorend subsidieplafond, geldt het volgende:

Humanitaire hulpverlening wordt ingezet om de noden van slachtoffers van chronische crises te verlichten. Uitgangspunt is het humanitair imperatief. Hierbij gelden de humanitaire principes neutraliteit, onpartijdigheid, humaniteit en onafhankelijkheid. Hulp dient te worden verleend conform de hiertoe geldende internationale humanitaire standaarden.

Kwalificerende thema’s zijn:

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van 3XN 2018–2021 voor het loket chronische crises dient een aanvraag te zijn gericht op één of meerdere van de volgende thema’s:

• 1. Noodhulpverlening conform internationale humanitaire kwaliteitsstandaarden en de Core Humanitarian Standard, binnen de humanitaire clusters, gecoördineerd door UN OCHA:

  • Bescherming

  • Emergency shelter

  • Voedselzekerheid

  • Voeding

  • Sanitatie, water en hygiëne

  • Gezondheid

  • Onderwijs

  • Noodtelecommunicatie

  • Logistiek

  • Kampmanagement en coördinatie

  • Early recovery

• 2. Versterken van crisisparaatheid:

  • Versterken van kennis en capaciteit van lokale overheden en professionele hulporganisaties om effectief te anticiperen en reageren op en te bekomen van rampen en crises.

  • Versterken van kennis en capaciteit van burgers om te kunnen anticiperen en reageren in geval van crises.

• 3. Versterking en verbetering van het humanitaire-hulpverleningssysteem:

  • Versterking lokale en internationale coördinatie van humanitaire hulp, o.a. door versterkt leiderschap en effectieve coördinatiestructuren.

  • Verbeterde transparantie en verantwoording naar slachtoffers van crises, donoren en het (Nederlandse) publiek.

  • Betrokkenheid van slachtoffers bij bepalen van de noden en de invulling van de hulp.

  • Effectieve innovatie van de humanitaire hulp, wat betreft managementprocessen en besluitvorming. Innovatie is gericht op oplossingen die werken in een crisissituatie en die snel en efficiënt kunnen worden opgeschaald.

De genoemde lijst thema’s is limitatief. Activiteiten met betrekking tot niet-genoemde thema’s komen niet voor subsidie uit het loket chronische crises in aanmerking.

Kwalificerende werkwijze

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie voor activiteiten gericht op hulpverlening aan slachtoffers van chronische crises dienen de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd, in lijn met de doelstelling van 3xN 2018–2021 (zie paragraaf 2.1) zich te richten op de overdracht van inhoudelijke expertise en vaardigheden op het gebied van noodhulp aan lokale partners en het bewerkstelligen van hun institutionele versterking.

2) Acute noodhulp:

Voor activiteiten onder het loket acute noodhulp komt niet meer dan één aanvraag van een lid van de Dutch Relief Alliance voor toekenning in aanmerking. De subsidieontvanger stelt deze middelen op grond van verzoeken om een bijdrage beschikbaar voor activiteiten gericht op acute noodhulp door organisaties die voldoen aan de criteria, genoemd in paragraaf 3.1.3. De subsidieontvanger draagt zorg voor een kwalitatieve en spoedige beoordeling van voorstellen aan de hand van een door de subsidieontvanger opgesteld beoordelingskader.

3) Innovatieve activiteiten

Voor activiteiten onder het loket innovatie en hervorming van de humanitaire-hulpverleningssector komt niet meer dan één aanvraag van een lid van de Dutch Relief Alliance voor toekenning in aanmerking. De subsidieontvanger stelt deze middelen op grond van een jaarlijkse call for proposals beschikbaar voor innovatieve activiteiten door organisaties die voldoen aan de criteria, genoemd in paragraaf 3.1.3. De subsidieontvanger draagt zorg voor een kwalitatieve beoordeling van de voorstellen door onafhankelijke noodhulpdeskundigen aan de hand van een door de subsidieontvanger opgesteld beoordelingskader.

3.1.2 Geografische Focus

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 richt de aanvraag zich op humanitaire hulpverlening in landen, vermeld in de door het Development Assistence Committee (DAC) van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) meest recent vastgestelde List of Recipients of Official Development Assistence.

3.1.3 Voor wie is 3xN bedoeld?

Voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 kunnen in aanmerking komen organisaties die voldoen aan de volgende vereisten:

• Nederlandse niet-gouvernementele organisatie (NGO): een niet op winst gerichte en niet door een overheidsinstantie opgerichte of aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie die beschikt over rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht;

• beschikkend over een bewezen trackrecord in humanitaire hulpverlening;

• in het bezit van een geldige en goedgekeurde Framework Partnership Agreement (FPA) met ECHO;

• lid van de Dutch Relief Alliance (dit lidmaatschap staat open voor Nederlandse NGO’s die een FPA met ECHO hebben).

Adviesbureaus en organisaties met een winstoogmerk komen niet in aanmerking voor subsidie in het kader van 3xN 2018–2021. NGO’s kunnen wel experts van for profit-organisaties opvoeren in de begroting van een project indien de aard van het project of de activiteiten hun inhuur vereist.

Organisaties kunnen zelfstandig een subsidieaanvraag indienen of als penvoerder van een consortium van DRA-leden (deelverzameling van de DRA). Een consortium is een samenwerkingsverband van twee of meer organisaties in bovenstaande zin, die een gezamenlijk project uitvoeren waarbij alle partijen een bijdrage leveren aan het geheel. Zij sluiten daartoe een samenwerkingsovereenkomst en overleggen deze aan het Ministerie. De penvoerder dient in een dergelijk geval namens het consortium een aanvraag in voor het project. De penvoerder of Lead is, indien de aanvraag wordt gehonoreerd, verantwoordelijk voor de uitvoering van en verantwoording over het project van het consortium, evenals voor de naleving jegens de minister van de aan de subsidieverlening verbonden verplichtingen. De overige partijen van het consortium zijn mede-indieners.

Aanvragers kunnen voor de uitvoering van (onderdelen van) het project gebruik maken van andere organisaties zonder winstoogmerk of van bedrijven. Een dergelijke samenwerking betreft geen samenwerking in het kader van een samenwerkingsverband zoals hiervoor bedoeld, maar samenwerking met bijvoorbeeld een lokale organisatie die enkele onderdelen van het project lokaal uitvoert.

3.2 Formele vereisten

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 dient een aanvraag te voldoen aan de formele vereisten zoals vermeld in hoofdstuk 4.

3.3 Drempelcriteria

Zowel de aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners, als het project waarvoor subsidie wordt aangevraagd, dienen ten minste te voldoen aan de drempelcriteria om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021. Bij het niet voldoen aan één (of meer) van de drempelcriteria zal de aanvraag worden afgewezen en niet verder worden beoordeeld. De drempelcriteria hebben betrekking op de betrokken organisatie(s) en het project waarvoor subsidie wordt gevraagd.

3.4 Inhoudelijke criteria

Indien voldaan is aan de drempelcriteria zal worden beoordeeld of in voldoende mate wordt voldaan aan de inhoudelijke criteria. Om voor subsidieverlening in het kader van de 3xN in aanmerking te kunnen komen dient de aanvraag van voldoende kwaliteit te zijn.

3.5 Organisatorische capaciteit

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 dient de aanvrager /penvoerder in staat te zijn tot een adequaat financieel beheer en dient hij door ervarings- deskundigheid met betrekking tot de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten te kunnen waarborgen. In dit kader geldt de eis dat de aanvrager in bezit moet zijn van een FPA met EU-ECHO.

4. Formele vereisten aanvraag en verdere procedure

• 4.1 Aanvragen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 30 oktober 2020, 23:59 uur CET. Als moment van indienen geldt het moment waarop de aanvraag is ontvangen op het Ministerie van Buitenlandse Zaken. Binnen 4 weken na ontvangst van een volledige aanvraag zal op de aanvraag worden beslist, met uitzondering van aanvragen voor humanitaire hulpverlening in geval van acute rampen en conflicten, waarop binnen 48 uur zal worden beslist. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen, ook als de beschikbare middelen dan nog niet zijn uitgeput. Deze uiterste datum laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst en er sprake is van een subsidieplafond, de voor 3xN 2018–2021 beschikbare middelen voor die tijd kunnen zijn uitgeput. De aanvragende organisatie is als enige verantwoordelijk voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.

• 4.2 Een aanvraag heeft betrekking op ofwel noodhulp bij chronische crises, ofwel noodhulp bij plotseling opgetreden noodsituaties ofwel verbetering van effectiviteit en efficiëntie van de humanitaire hulp. In geval een aanvrager meerdere aanvragen wil indienen geldt dat elke aanvraag separaat moet worden ingediend. Indien eenzelfde aanvrager meerdere aanvragen gezamenlijk (in één aanvraag) indient, zullen deze worden geretourneerd en opnieuw, separaat, moeten worden ingediend. Daarbij geldt als moment van ontvangst het moment waarop de aanvragen separaat en volledig worden ontvangen.

• 4.3 Het verdient de voorkeur dat aanvragen per e-mail in .pdf-formaat worden ingediend. Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres: DSH-BU@minbuza.nl ovv Aanvraag subsidie 3xN 2010-22021.

Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend.

Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerpregel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst.

Eventuele technische problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.

Aanvragen per post kunnen worden gestuurd naar:

Ministerie van Buitenlandse Zaken

t.a.v. Directie Stabiliteit en Humanitaire hulp, Afdeling Beleidsuitvoering

ovv Aanvraag ihkv 3xN 2018–2020

Postbus 20061

2500 EB ’s-Gravenhage

Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Rijnstraat 8, te ’s-Gravenhage.

Als moment van indiening geldt het moment waarop de aanvraag op het Ministerie van Buitenlandse Zaken volledig is ontvangen. Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het Ministerie bij de aanvrager. Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald’) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.

Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 30 oktober 2020 23.59 uur CET, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.

• 4.4 Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie.

• 4.5 Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

• 4.6 De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Ook bijlagen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of Engels dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Nederlands of Engels. Additionele informatieve / illustratieve documenten, CD-roms, USB-sticks of dvd’s van een organisatie worden niet betrokken bij de beoordeling van een aanvraag.

• 4.7 De behandeling van aanvragen wordt opgeschort als aannemelijk is dat de middelen uitgeput zullen worden op basis van de uitkomsten van de beoordeling van eerder ontvangen aanvragen, tot het tijdstip waarop zekerheid bestaat over de uitputting van het plafond.

• 4.8 In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aanvulling is ontvangen. Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of inhoudelijke criteria.

• 4.9 Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen.

• 4.10 Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail aan bovenstaand adres richten.

5. Algemene Criteria

5.1 Algemene Drempelcriteria (AD.1 t/m AD.7)

Voor de drempelcriteria geldt dat indien een aanvraag niet aan één of meerdere criteria niet voldoet, deze wordt afgewezen en niet verder wordt beoordeeld. De drempelcriteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht.

Criterium AD.1 – Aanvrager

De aanvrager en eventuele mede-indieners is, dan wel zijn, een Nederlandse niet-gouvernementele organisatie (NGO) die beschikt over een bewezen track record in humanitaire hulpverlening, over een geldige en goedgekeurde Framework Partnership Agreement met ECHO en lid is van de DRA.

Onder NGO wordt verstaan: een niet op winst gerichte en niet door een overheidsinstantie opgerichte of aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie die beschikt over rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht.

Onder Nederlands wordt verstaan: opgericht in Nederland, volgens Nederlands recht en statutair in Nederland gevestigd.

Criterium AD.2 – Consortium

In geval een aanvraag wordt ingediend namens een consortium omvat de aanvraag een door alle betrokken organisaties (consortiumpartners) getekende samenwerkingsovereenkomst, waarin in ieder geval afspraken zijn neergelegd over:

• a. De wijze waarop elk van de partners bijdraagt aan de werkzaamheden van het samenwerkingsverband.

• b. De wijze waarop de besluitvorming in het samenwerkingsverband plaatsvindt.

• c. De wijze waarop de kosten en de risico’s worden gedeeld door de partners.

• d. De wijze waarop de naleving van de aan een subsidie verbonden verplichtingen jegens de Minister is gewaarborgd, inclusief de zorg voor de gezamenlijk geaggregeerde rapportages.

Criterium AD.3 – Start- en einddatum van de activiteiten

De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd starten niet eerder dan op 01 januari 2018 en niet later dan op 01 januari 2021 en worden afgerond uiterlijk op 30 juni 2022. Dit criterium geldt niet voor activiteiten gericht op noodhulp aan slachtoffers van plotseling opgetreden noodsituaties als gevolg van natuurrampen of conflicten.

Criterium AD.4 – Landen van uitvoering

De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd richten zich op humanitaire hulpverlening in landen, vermeld in de door het Development Assistence Committee (DAC) van de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling (OESO) meest recent vastgestelde List of Recipients of Official Development Assistence.

Criterium AD.5 – Aansluiting bij Nederlandse humanitaire beleidskader

De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd dragen aantoonbaar bij aan de overkoepelende beleidsdoelstelling van het Nederlandse humanitaire beleid, namelijk:

A. Effectieve Crisisrespons

Slachtoffers van crises ontvangen tijdige en adequate hulpverlening op basis van internationale hulpstandaarden en internationaal humanitair recht.

B. Paraatheid

Versterken van kennis en capaciteit van overheden, hulp- en wederopbouworganisaties en burgers om effectief te anticiperen en te reageren op crises. Humanitaire actoren worden gestimuleerd om humanitaire hulp te verlenen wat mede tot doel heeft om de kwetsbaarheid van slachtoffers van crises te verminderen, wat bijdraagt aan duurzame bestaansmiddelen en weerbaarheid om om te gaan met toekomstige rampen.

C. Effectief humanitaire-hulpverleningssysteem

Bijdragen aan verbetering en hervorming van het humanitaire-hulpverleningssysteem door innovatie, verbeterd leiderschap, coördinatie en verantwoording. Versterking van lokale en internationale coördinatie van de hulpverlening onder leiding van UN OCHA of equivalent; verbeterde transparantie zowel naar de slachtoffers van crises, het (Nederlandse) publiek als de donor, onder andere door publicatie via de open data (IATI) standaard en meer betrokkenheid van slachtoffers van crises in de planning, monitoring en evaluatie van de hulpverlening; en meer effectieve en op bewijs gebaseerde humanitaire innovatie en leren, management en besluitvorming.

Criterium AD.6 – Overheadkosten en schadevergoeding

• a. Maximaal 8%, plus 1% additioneel voor de penvoerder binnen het consortium, van de kosten waarvoor subsidie wordt aangevraagd heeft betrekking op overheadkosten.

• b. Maximaal 0,5% van de kosten waarvoor subsidie wordt aangevraagd, exclusief overhead, betreft een voorziening voor verliezen als gevolg van onvoorziene omstandigheden, zoals diefstal, ongevallen en schade die ontstaat tijdens de uitvoering van de activiteit en waarvoor verzekering niet mogelijk is.

Criterium AD.7 – Niet-subsidiabele activiteiten

De activiteiten betreffen geen:

• Initiatieven die proselitisme (mede) beogen;

• Financiering van commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten;

• Activiteiten waarvoor reeds rechtstreeks een subsidie of bijdrage ten laste van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen;

• Activiteiten van een lokale maatschappelijke organisatie waarvoor reeds middellijk ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een bijdrage wordt ontvangen.

• Activiteiten van organisaties die reeds ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een instellingssubsidie ontvangen waarvan de werkingsduur zich uitstrekt tot in het subsidietijdvak waarop de tender waarvoor een aanvraag wordt ingediend betrekking heeft.

5.2 Algemene Inhoudelijke criteria (AI.1 t/m AI.6)

Indien wordt voldaan aan de drempelcriteria wordt de kwaliteit van de aanvraag beoordeeld. Om voor subsidie in het kader van 3xN 2018–202 in aanmerking te kunnen komen, dient de kwaliteit voldoende te zijn. Indien dit niet het geval is wordt de aanvraag afgewezen.

AI.1 – Trackrecord

• A. De aanvrager/penvoerder, dan wel penvoerder en mede-indieners gezamenlijk, is, dan wel zijn in staat gebleken om geplande outputs en outcomes te realiseren.

• B. De aanvrager/penvoerder, dan wel penvoerder en mede-indieners gezamenlijk beschikt, dan wel beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het geselecteerde thema en twee jaar ervaring in de voorgestelde landen, welke ervaringen in de afgelopen 10 jaar zijn opgedaan.

AI.2 – Lokale uitvoerende organisaties

Indien wordt samengewerkt met (een) lokale uitvoerende organisatie(s) zoals verwoord onder 3.2.3. dient (dienen) deze lokale uitvoerende organisatie(s):

• a) Effectieve invloed te hebben gehad op de totstandkoming en inhoud van het project.

• b) Effectieve invloed te hebben op de monitoring en sturing van de activiteiten.

AI.3 – Duurzaamheid

Het project is zo duurzaam mogelijk binnen de humanitaire context: het heeft een langdurig effect voor de uiteindelijke doelgroep en/of draagt bij aan duurzame institutionele versterking en capaciteitsopbouw van (semi-)overheidsinstelling(en) en andere lokale structuren die zich bezig houden met humanitaire hulpverlening.

AI.4 – Gehanteerde PM&E-systematiek

De gehanteerde Planning Monitoring & Evaluatie systematiek is toereikend voor het bewaken van de voortgang en de bijsturing t.a.v. middelen, activiteiten, outputs, outcomes en onderliggende assumpties.

AI.5 – Risicomanagement

Er is sprake van (1) een adequate analyse van de interne en externe risico’s van de uitvoering van het project voor de organisatie en de activiteiten (2) concrete maatregelen om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.

AI.6 – Begroting en proportionaliteit

Het project legt een helder en realistisch verband tussen de benodigde middelen en de uit te voeren activiteiten en de te realiseren outputs en outcomes.

6. Criteria voor de verschillende soorten activiteiten

6.1 Chronische crises

Drempelcriteria Chronische Crises (DCC.1 t/m DCC.3)

Criterium DCC.1 – Omvang van de subsidie

De gevraagde subsidie bedraagt ten minste gemiddeld € 1.000.000 per jaar;

Criterium DCC.2 – Looptijd van de activiteiten

De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd hebben een minimale looptijd van 6 maanden en een maximale looptijd van 48 maanden.

Criterium DCC.3 – Thematische focus en werkwijze

• 1. De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd zijn gericht op humanitaire hulpverlening aan slachtoffers van chronische crises, waaronder wordt verstaan langdurige noodsituaties die het noodzakelijk maken om gedurende een (verwachte) periode van meer dan twee jaar met humanitaire hulp aanwezig te zijn in het betreffende gebied.

• 2. Activiteiten gericht op humanitaire hulpverlening aan slachtoffers van chronische crises richten zich, in lijn met de doelstelling van 3xN 2018–2021 (zie paragraaf 2.1) op de overdracht van inhoudelijke expertise en vaardigheden op het gebied van noodhulp aan lokale partners en het bewerkstelligen van hun institutionele versterking en zijn gericht op noodhulpverlening conform internationale humanitaire kwaliteitsstandaarden en de Core Humanitarian Standard, binnen de humanitaire clusters, gecoördineerd door UN OCHA.

Om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie dient de kwaliteit van de aanvraag, beoordeeld aan de hand van de hiernavolgende inhoudelijke criteria, voldoende te zijn. Het criterium I.2 fungeert bovendien als ‘valluik’: hiervoor geldt dat daarvoor een minimumscore behaald moet worden. Is dit niet het geval en/of wordt de kwaliteit van de aanvraag als geheel niet als voldoende beoordeeld, dan wordt de aanvraag afgewezen.

Inhoudelijke criteria ten aanzien van het project (BCC.1 t/m BCC.3)

BCC.1 – Landen van uitvoering

De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd zijn gericht op landen die passen binnen het humanitair imperatief en waar de aanvrager meerwaarde kan bieden met hulpverlening in dat land/gebied.

BCC.2 – Logische samenhang en thematische relevantie

• A. Het project is gebaseerd op een gedegen context- en actoranalyse, waaruit een adequate probleemstelling, de voorgestelde interventiestrategie, outputs en outcomes voortvloeien; (2) duidelijk is hoe hiermee aan de doelstellingen voor 3xN 2018–2021 in ieder gekozen land wordt bijgedragen; (3) het project is haalbaar en maakt inzichtelijk in hoeverre uitkomsten uit evaluaties, pilots, studies, etc. bij de opzet zijn meegenomen.

• B. Het project is SMART – Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden – uitgewerkt in middelen, activiteiten, outputs, outcomes, assumpties en indicatoren, waarbij een logische en duidelijk weergegeven samenhang bestaat tussen deze onderdelen.

BCC.3 – Implementatie van de afspraken onder de ‘Grand Bargain’

Het project implementeert de afspraken onder de ‘Grand Bargain’, hetgeen wordt beoordeeld aan de hand van de volgende factoren:

• a) De activiteit levert een bijdrage aan doelstellingen gericht op de versterking van lokalisering van de noodhulp door middel van:

  • Versterken van de lokale capaciteit van partners;

  • Het percentage van het totaalbudget dat via lokale partners wordt gekanaliseerd;

  • De mate waarin benodigde goederen en diensten lokaal worden aangeschaft.

• b) De activteit draagt bij aan participatie van lokale actoren door:

  • De slachtoffers van crises invloed te geven op de keuze van hulpverlening qua goederen en diensten (bijdragen in contant geld of equivalent, bijvoorbeeld via digitale oplossingen);

  • De ontvangers van de hulp in de mogelijkheid te stellen om feedback (tijdens en na het project) te geven op de geleverde dienstverlening;

  • Verantwoording af te leggen aan de slachtoffers ten aanzien van geleverde diensten en goederen aan slachtoffers van crises.

• c) De activiteit is gebaseerd op een effectieve samenwerking tussen de consortiumpartners, hetgeen wordt aangetoond door:

  • Het specificeren van de bijdrage van de samenwerking aan de hogere efficiëntie en effectiviteit van de interventies;

  • De beperking van het aantal samenwerkingspartners per interventie tot maximaal zes. Indien aannemelijk gemaakt wordt dat dit nodig is voor een hogere effectiviteit, kan dit aantal uitgebreid worden naar maximaal negen consortiumpartners.

• d) De activiteit draagt bij aan de innovatie van de noodhulp door:

  • Verbetering van de lokale en internationale coördinatie van humanitaire hulp, o.a. door versterkt leiderschap en effectieve coördinatiestructuren;

  • De transparantie en verantwoording naar slachtoffers van crisis, donoren en het publiek te vergroten;

  • Uitbreiding van de betrokkenheid van slachtoffers bij het bepalen van de noden en de invulling van de hulp;

  • Het aanreiken van oplossingen die werken in een crisissituatie en die snel en efficiënt kunnen worden opgeschaald.

Monitoring en resultaat gericht financieren tijdens de uitvoering van de activiteit

De Minister streeft ernaar om, tijdens de uitvoering van de activiteit prikkels te geven op grond van de geleverde prestaties. Dit betekent dat zij bij de goedkeuring van de jaarplannen, zich het recht voor behoudt om, voor het jaar T+1 een correctie toe te passen ten opzichte van het budget in het jaar T, van maximaal +/- 25% op grond van de onderstaande criteria:

• a) De relatieve verbetering, c.q. verslechtering van de humanitaire situatie van het bestemmingsland van de subsidie, ten opzichte van de overige chronische crisislanden waarvoor een 3xN subsidie wordt verstrekt;

• b) De mate waarin de subsidieontvanger, c.q. het consortium voortgang boekt ten aanzien van de implementatie van de afspraken binnen de Grand Bargain, genoemd onder BCC.3.

Met het oog op het bovenstaande zal een verplichting worden opgenomen in de subsidieverleningsbeschikkingen voor aanvragen welke worden gehonoreerd.

6.2 Acute Hulp

Drempelcriteria Acute Hulp (DAH.1 t/m DAH.4)

Criterium DAH.1 – Coordinatie van de interventies

Aanvragen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 gericht op noodhulp aan slachtoffers van plotseling opgetreden noodsituaties als gevolg van natuurrampen of conflicten worden aangevraagd door één penvoerder namens de gezamenlijke DRA-leden.

Criterium DAH.2 – Thematische focus

De activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd is gericht op het verstrekken van bijdragen aan DRA-leden voor het verlenen van noodhulp aan slachtoffers van plotseling opgetreden noodsituaties als gevolg van natuurrampen of conflicten.

Criterium DAH.3 – Besluitvormingsprocedure binnen de DRA

De aanvraag bevat een voorstel voor de besluitvormingsprocedure binnen de DRA, waarbinnen minimaal de volgende aspecten zijn gedekt:

• Indienings- en beoordelingstermijnen;

• een format voor de beschrijving van de beoogde interventies;

• Minimum- en maximumbedragen voor de voorgestelde interventies;

• Minimale en maximale duur van de interventies.

Criterium DAH.4 – Beoordelingskader

De aanvraag bevat een beoordelingskader waarin criteria zijn opgenomen die in elk geval betrekking hebben op de volgende onderwerpen:

• Beoogde aanvragers.

• Aanwezigheid van de uitvoerders (of hun partners) van de beoogde interventie in het gebied;

• De snelheid waarmee de beoogde uitvoerder met hulpgoederen ter plaatse kan zijn;

• De complementariteit en toegevoegde waarde t.o.v. inspanningen van andere actoren in het gebied;

• Het versterken van kennis en capaciteit van lokale overheden en professionele hulporganisaties om effectief te anticiperen en reageren op en te bekomen van rampen en crises;

• Het versterken van kennis en capaciteit van burgers om te kunnen anticiperen en reageren in geval van crises.

6.3 Innovatieve activiteiten

Drempelcriteria Innovatieve Activiteiten (DIA.1 t/m DIA.4)

Criterium DIA.1 – Coördinatie van de interventies

Aanvragen voor een subsidie in het kader van 3xN 2018–2021 gericht op de verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de humanitaire hulp worden aangevraagd door één penvoerder namens de gezamenlijke DRA-leden.

Criterium DIA.2 Thematische focus

De activiteit waarvoor subsidie wordt gevraagd is gericht op het verstrekken van bijdragen aan DRA-leden voor activiteiten gericht op de verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de humanitaire hulp.

Criterium DIA.3 – Besluitvormingsprocedure binnen de DRA

De aanvraag bevat een voorstel voor de besluitvormingsprocedure binnen de DRA, waarbinnen minimaal de volgende aspecten zijn gedekt:

• Jaarlijkse indienings- en beoordelingstermijnen;

• De voordracht van drie onafhankelijke deskundigen die verzoeken om een bijdrage beoordelen;

• Aanvraagstramien(en);

• De aard van de te financieren interventies;

• Minimum- en maximumbedragen voor de voorgestelde interventies;

• Minimale en maximale duur van de interventies;

Criterium DIA.4 – Beoordelingskader

De aanvraag bevat een beoordelingskader waarin criteria zijn opgenomen die in elk geval betrekking hebben op de volgende onderwerpen:

• Beoogde aanvragers.

• Het verlagen van de transactiekosten (management, tussenschakels), o.a. door de toepassing van geïnformatiseerde oplossingen;

• De bijdrage aan het verhogen van de snelheid en effectiviteit van de humanitaire hulp;

• Het verhogen van de transparantie van de humanitaire hulp;

• Het vergroten van de mogelijkheid tot participatie van lokale partijen;

• Het versterken van de bijdragen van andere (private) partijen bij de financiering en uitvoering van de humanitaire hulp.