Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
Alphen aan den RijnStaatscourant 2017, 69168Instelling gemeenschappelijke regelingen



Gemeenschappelijke Regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem

Logo Alphen aan den Rijn

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem, na verkregen toestemming van de raden van deze gemeenten;

 

Besluiten:

 

de navolgende gemeenschappelijke regeling te treffen: ‘Gemeenschappelijke regeling Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem’

 

HOOFDSTUK 1 ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. bedrijfsvoeringsorganisatie: de rechtspersoonlijkheid bezittende bedrijfsvoeringsorganisatie, bedoeld in artikel 2 van de regeling;

b. bestuur: het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, als bedoeld in artikel 14a van de wet;

c. colleges: de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten;

d. dienstverleningscatalogus: catalogus opgenomen in Bijlage 1 van de uitvoeringsregeling waarin de ICT-diensten zijn omschreven die de bedrijfsvoeringsorganisatie levert;

e. dienstverleningsovereenkomst: overeenkomst gesloten tussen de bedrijfsvoeringsorganisatie en een of meer gemeente(n) ter uitwerking van de dienstverleningsrelatie tussen de gemeente(n) en de bedrijfsvoeringsorganisatie;

f. directie: de directe van de bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 9;

g. gemeente: een van de deelnemende gemeenten Alphen aan den Rijn of Kaag en Braassem, waaronder zowel de rechtspersoon als de daartoe behorende bestuursorganen kunnen zijn begrepen;

h. gemeenten: de deelnemende gemeenten Alphen aan den Rijn en Kaag en Braassem, waaronder zowel de rechtspersonen en/of de daartoe behorende bestuursorganen kunnen zijn begrepen;

i. Intentieovereenkomst samenwerking ICT: de intentieovereenkomst d.d. 18 april 2017 tussen de gemeente Kaag en Braassem en Alphen aan den Rijn, zoals gewijzigd op 31 augustus 2017;

j. raden: de gemeenteraden van de gemeenten;

k. regeling: de gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem;

l. uitvoeringsregeling: door het bestuur vast te stellen regeling waarin een nadere regeling is opgenomen inzake de taken die door de bedrijfsvoeringsorganisatie worden uitgevoerd;

m. wet: Wet gemeenschappelijke regelingen.

 

HOOFDSTUK 2 RECHTSPERSOONLIJKHEID BEZITTENDE BEDIJFSVOERINGSORGANISATIE

Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie

1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, lid 3 van de wet, die is genaamd bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem.

 

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem is gevestigd te Alphen aan den Rijn.

 

HOOFDSTUK 3 DOEL, TE BEHARTIGEN BELANGEN, TAKEN EN BEVOEGDHEDEN

Artikel 3 Doel en te behartigen belangen

Het doel van deze regeling is het bewerkstelligen van een kwalitatief hoogwaardige en doelmatige uitvoering van de taken van de gemeenten op het gebied van informatievoorziening, automatisering en andere niet overheidstaken en het daarbij vergaand ontdubbelen van ICT functionaliteit, waardoor de gemeenten beter in staat zijn zich te focussen op hun kerntaken.

 

Artikel 4 Taken

1. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert voor de gemeenten taken uit op het gebied van informatisering, automatisering en andere niet overheidstaken.

 

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert de taken genoemd in het eerste lid uit nadat daartoe met de betrokken gemeente een dienstverleningsovereenkomst is aangegaan.

 

 

3. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert de taken genoemd in het eerste lid uit overeenkomstig de uitvoeringsregeling die door het bestuur wordt vastgesteld.

 

4. De gemeenten zijn verplicht de in deze regeling en de uitvoeringsregeling genoemde producten en diensten af te nemen van de bedrijfsvoeringsorganisatie, tenzij het bestuur anderszins beslist.

 

Artikel 5 Bevoegdheden bedrijfsvoeringsorganisatie

1. De gemeenten dragen geen bevoegdheden over aan de bedrijfsvoeringsorganisatie, maar kunnen ter verwezenlijking van de in artikel 4 genoemde taken bevoegdheden mandateren, volmachten en machtigingen verlenen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie.

 

2. Mandaat wordt niet eerder verleend dan nadat het bestuur daarmee heeft ingestemd.

 

3. Ondermandaat is toegestaan tenzij dat uitdrukkelijk is voorbehouden.

 

4. De gemeenten dragen ieder voor zich zorg voor de vaststelling van de benodigde mandaten, volmachten en machtigingen die het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie nodig heeft voor de uitoefening van zijn taken.

 

5. Er wordt een register bijgehouden van de overeenkomstig het eerste en tweede lid gemandateerde bevoegdheden.

 

HOOFDSTUK 4 BESTUUR

Artikel 6 Inrichting en samenstelling van het bestuur

1. Het bestuur bestaat uit vier leden. De colleges wijzen uit hun midden ieder twee leden van het bestuur aan.

 

2. De zittingsduur van de leden van het bestuur is gelijk aan die van de colleges.

 

3. Als een lid van een college aftreedt of wordt ontslagen, vervalt met gelijke ingang daarvan het lidmaatschap van het bestuur. Het betreffende college vervult de vacature zo spoedig mogelijk.

 

4. De colleges wijzen voor ieder door hen aangewezen lid tevens een plaatsvervangend lid uit hun midden aan, dat het lid bij afwezigheid kan vervangen.

 

Artikel 7 Werkwijze

1. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter en een of meer plaatsvervangers aan. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het bestuur, zorgt ervoor dat bestuursbesluiten worden voorbereid en uitgevoerd en vertegenwoordigt de bedrijfsvoeringsorganisatie in en buiten rechte.

2. De leden van het bestuur, benoemd door het college van Alphen aan den Rijn, beschikken elk over twee stemmen en de leden van het bestuur, benoemd door het college van Kaag en Braassem, beschikken elk over één stem.

 

3. Besluiten worden genomen met een meerderheid van stemmen, waarbij geldt dat ten minste drie leden van het bestuur een voorstel moeten steunen, tenzij de regeling hieromtrent anders bepaalt.

 

4. Het bestuur vergadert minimaal twee keer per jaar.

 

Artikel 8 Uitvoeringsregeling

1. Het bestuur stelt een uitvoeringsregeling vast.

 

2. Het besluit tot vaststelling of wijziging van de uitvoeringsregeling wordt genomen met een meerderheid van stemmen, waarbij geldt dat – in afwijking van artikel 7, lid 3 van deze regeling – tenminste twee leden van het bestuur het voorstel moeten steunen.

 

3. In afwijking van het vorige lid geldt dat indien de vaststelling of wijziging van de uitvoeringsregeling betrekking heeft op het vaststellen of wijzigen van de Dienstverleningscatalogus, dit besluit moet worden gesteund door ten minste drie leden van het bestuur.

 

HOOFDSTUK 5 ONDERSTEUNING BESTUUR

Artikel 9 Directie

1. De bedrijfsvoeringsorganisatie heeft een directie die bestaat uit een of meer leden.

 

2. De Chief Information Officer van de gemeente Alphen aan den Rijn is in elk geval lid van de directie.

 

3. De eventuele andere leden van de directie worden benoemd, geschorst en ontslagen door het bestuur. Het bestuur regelt de vervanging van de directie.

 

4. Het bestuur stelt in een directiereglement nadere regels vast betreffende de taak en bevoegdheid van de directie.

 

HOOFDSTUK 6 INFORMATIEVOORZIENING

Artikel 10 Termijn voor informatievoorziening

Het bestuur geeft aan de colleges en aan de raden de door hen gevraagde inlichtingen binnen een maand na ontvangst van het verzoek.

 

HOOFDSTUK 7 FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 11 Begrotingswijziging

Het bepaalde in artikel 35, eerste tot en met vierde lid, van de wet is niet van toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting waarbij in de bijdrage van de gemeenten geen wijziging wordt gebracht.

 

Artikel 12 Bekostiging

1. In de begroting staat welke bijdrage elke gemeente verschuldigd is voor het jaar, waarop de begroting betrekking heeft.

 

2. De in lid 1 bedoelde bijdrage wordt door het bestuur vastgesteld en bestaat uit de werkelijk gemaakte kosten van de gemeenten voor de instandhouding van de bedrijfsvoeringsorganisatie en uitvoering van de taken.

 

3. Bij het vaststellen van de in lid 1 bedoelde bijdrage gebruikt het bestuur de in de tabel opgenomen verdeelsleutel. Daarbij gelden de volgende uitgangspunten:

 

a. kosten worden onderverdeeld in vier categorieën en daarbij is het uitgangspunt dat alle kosten ressorteren onder één van deze vier categorieën van de verdeelsleutel;

b. per kostensoort wordt door het bestuur bepaald welke verdeelsleutel categorie van toepassing is;

c. in gevallen waarin geen expliciete verdeelsleutel categorie is vastgesteld, wordt uitgegaan van verdeelsleutel categorie 1;

 

#

Verdeelsleutel categorie

Soort kosten/uitgaven

Meetwaarde/toelichting

1

Op basis van aantal inwoners van de aangesloten gemeenten

Algemeen;

Operationele kosten bedrijfsvoe- ringsorganisatie;

Overhead;

Kosten op basis van inwoneraantal

Aantal inwoners op 1 januari van het jaar waarop de begroting betrekking heeft volgens de cijfers van het CBS

2

Gemiddeld aantal afgenomen werkplekken (of gelijkwaardig)

ICT werkplek gerelateerde kosten (bijv. laptop, tablet, PC, VDI

Aantal ICT werkplekken peildata 1 feb en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar

3

Gemiddeld aantal medewerkers (intern en extern) in het begrotingsjaar

Medewerker gerelateerde kosten (bijv. telefoons, storage)

Door gemeenten op te geven omvang van formatie en inhuur/ uitbesteding (beide headcount) voor het betreffende begrotings- jaar. Peildata 1 feb en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar

4

Gemiddeld aantal gebruikte user accounts in een jaar

Kosten gerelateerd aan het aantal gebruikers (bijv. licenties)

Peildata 1 feb en 1 aug van het betreffende begrotingsjaar

 

4. In afwijking van het vorige lid geldt dat wanneer een gemeente de bedrijfsvoeringsorganisatie heeft verzocht om meerwerk in de zin dat alleen voor die gemeente een bepaalde applicatie, functie of faciliteit moet worden aangeschaft of onderhouden, alle werkelijke kosten (waaronder ontstaans-, ontwikkel- en exploitatie en beheerkosten) van deze specifieke applicatie, functie of faciliteit volledig aan de betreffende gemeente worden doorbelast, maar niet dan nadat het bestuur hierover een besluit heeft genomen, in welk besluit tevens afspraken worden opgenomen over de financiering van deze applicatie, functie of faciliteit.

 

5. In afwijking van lid 3 geldt dat de bijdrage van de gemeente Kaag en Braassem voor het eerste begrotingsjaar na inwerkingtreding van de regeling wordt vastgesteld op een nader door de twee deelnemers overeen te komen bedrag.

 

6. De gemeenten nemen het in de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem, voor hen geraamde bedrag op in hun begroting.

 

7. De gemeenten betalen jaarlijks voor 16 januari, 16 april, 16 juli en 16 oktober, een voorschot in de kosten van het lopende boekjaar ten bedrage van 25 procent van de bijdrage. Voor de vaststelling van de hoogte van de door de gemeenten te betalen voorschotten wordt gebruikt gemaakt van de verdeelsleutel die in het voorgaande jaar is gebruikt.

 

Artikel 13 Verrekening bijdrage

1. In de jaarrekening wordt het door elk van de gemeenten over het desbetreffende jaar werkelijk verschuldigde bedrag opgenomen.

 

2. Verrekening van het verschil tussen de op grond van artikel 12, lid 1, verschuldigde bijdrage en het werkelijk verschuldigde vindt plaats terstond na de vaststelling van de jaarrekening.

 

HOOFDSTUK 8 ARCHIEF

Artikel 14 Archiefbeheer

1. Het bestuur is belast met de zorg voor archiefbescheiden en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie en zijn organen overeenkomstig de Archiefwet 1995 en de Archiefverordening Alphen aan den Rijn.

 

2. Voor de bewaring van de op grond van de artikelen 12, lid 1 en 13, lid 1 van de Archiefwet 1995 over te brengen archiefbescheiden wijst het bestuur als archiefbewaarplaats aan het gemeentearchief van Alphen aan den Rijn.

 

3. De directie is belast met de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden als bedoeld in het eerste lid.

 

HOOFDSTUK 9 UITTREDING EN OPHEFFING

Artikel 15 Uittreding en opheffing

1. De colleges kunnen uit de regeling treden na verkregen toestemming van hun raad met inachtneming van een opzegtermijn van twee kalenderjaren.

 

2. Het uittredende college is een schadeloosstelling verschuldigd.

 

3. De in het vorige lid bedoelde schadeloosstelling wordt gelijkgesteld met de bijdrage van deze gemeente als bedoeld in artikel 12, lid 1 van deze regeling in het laatste jaar voor uittreding.

 

4. Het uittreden van een college leidt tot opheffing van de regeling. Het bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. Onderdeel hiervan is dat door het bestuur wordt bevorderd dat de gemeente die achterblijft onverminderd aanspraak kan blijven maken op de door de bedrijfsvoeringsorganisatie met leveranciers gemaakte afspraken.

 

5. Het bestuur stelt een liquidatieplan op om tot opheffing van de bedrijfsvoeringsorganisatie te komen.

 

HOOFDSTUK 10 SLOTBEPALINGEN

Artikel 16 Duur regeling

De regeling wordt getroffen voor onbepaalde tijd.

 

Artikel 17 Inwerkingtreding en citeerwijze

1. Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2018.

 

2. Deze regeling wordt aangehaald als ‘Bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem’.

 

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Alphen aan den Rijn in de vergadering van 14 november 2017,

de secretaris, de burgemeester,

drs. ing. P.D. Wekx MBA, mr. drs. J.W.E. Spies

 

Vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Kaag en Braassem in de vergadering van 21 november 2017,

de secretaris, de burgemeester,

M.E. Spreij, mr. K.M. van der Velde-Menting

 

 

Toelichting op de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Rijn en Braassem

Door een wijziging van de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) per I januari 2015 bestaat er voor gemeenschappelijke regelingen een nieuwe vorm van rechtspersoonlijkheid.

Naast het openbaar lichaam, dat een geleed bestuur kent (algemeen bestuur, dagelijks bestuur en voorzitter), is het mogelijk voor taken op het gebied van bedrijfsvoering en uitvoering, een bedrijfsvoeringsorganisatie (bvo) op te richten, dat een ongeleed bestuur heeft (alleen een bestuur).

Voor deze, niet beleidsmatige, taken kan volgens de wetgever worden volstaan met een minder zware bestuursstructuur. Hiermee wordt tegemoet gekomen aan wensen vanuit de bestuurspraktijk.

 

Het oprichten van een bedrijfsvoeringsorganisatie is een bevoegdheid van de colleges van burgemeester en wethouders. Het bestuur wordt dan ook gevormd door collegeleden. Wel dient de gemeenteraad op grond van artikel I van Wgr toestemming te geven om aan een dergelijke regeling deel te nemen. Daarnaast blijft er een inlichtingen- en verantwoordingsplicht jegens de raad en vervult de raad een (bij de wijziging van de Wgr versterkte) rol in het kader van de begroting en jaarrekening.

 

Artikel 2

Voor de naam van de g.r. is aansluiting gezocht bij de uitvoeringstaken, die de bvo krijgt.

Een rechtspersoon dient een vestigingsplaats te hebben. De vestigingsplaats betekent niet dat hier ook het kantoor is. Dat kan in een andere of meerdere plaatsen zijn. De opzet is dat de bvo is gehuisvest in de bestaande kantoren van de deelnemende gemeenten. Daardoor worden desintegratiekosten zoveel mogelijk voorkomen.

 

Artikel 3

Op grond van artikel 10, lid I, Wgr dient de regeling te vermelden het belang of de belangen ter behartiging waarvan zij is getroffen of gewijzigd. In overeenstemming met de bedoelding van de wetgever is deze regeling alleen gericht op taken van bedrijfsmatige aard en uitvoerende taken, zonder een beleidsmatige component. Het vaststellen van beleid en verordeningen blijft bij de deelnemers aan deze regeling.

 

Artikelen 4

Om niet telkens de regeling te moeten wijzigen wordt uitgegaan van een zo groot mogelijke Flexibiliteit op het gebied van de taakuitvoering. Voor de relatie tussen de deelnemers en de bvo is de dienstverleningsovereenkomst van belang die volgens artikel 4, lid 2, dient te worden aangegaan voordat de taken voor de gemeenten kunnen worden uitgevoerd. Daarnaast is de uitvoeringsregeling (artikel 4, lid 3) van belang waarin een nadere uitwerking van de wijze waarop de taken door de bvo worden uitgevoerd.

 

Artikel 6 en 7

Op grond van de Wgr kent de bedrijfsvoeringsorganisatie alleen een bestuur. Artikel l4a van de Wgr regelt dat elk college één of meerdere lid/leden in het bestuur heeft en uit zijn midden benoemt. Deze gedragslijn wordt gevolgd. De regeling verzet zich er niet tegen, dat de gekozen bestuursleden iemand machtigen om hen te vertegenwoordigen en namens hen hun (gewogen) stem uit te brengen.

In artikel 7, lid 3 is conform artikel 13, vierde lid van de wet een bepaling opgenomen over wijze waarop besluiten door het bestuur worden genomen. Een en ander om aan te geven, dat de stemmen van Alphen aan den Rijn als grootste gemeente zwaarder wegen dan de stemmen van Kaag en Braassem.

 

Artikel 9

De bedrijfsvoerinsgorganisatie heeft een directie. Deze directie ondersteunt het bestuur en zorgt voor de dagelijkse aansturing. De regeling voorziet erin dat er in ieder geval één directeur – zijnde de Chief Information Officer van Alphen aan den Rijn – is. Het kan gewenst zijn dat er nog één of meer andere directeuren worden aangesteld, b.v. voor de gebieden, waarop de dvo uitvoerende diensten verleent.

 

Artikel 11

Hiermee wordt geregeld dat op deze (eenvoudige) begrotingswijziging niet de wensen- en bedenkingenprocedure van de gemeenteraad van toepassing is.

 

Artikel 12

In de opstartfase wordt uitgegaan van een nader te bepalen bijdrage in de werkelijke gemaakte kosten van de bvo door de deelnemers die bestaat uit een instandhoudingsbijdrage van de deelnemende gemeenten en per deelnemer de in de dienstverleningsovereenkomst opgenomen vergoeding voor de dienstverlening.