Regeling van de Minister van Financiën van 21 november 2017, houdende regels over het materieelbeheer van roerende zaken bij het Rijk (Regeling materieelbeheer roerende zaken van het Rijk)

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 4.20, tweede lid, aanhef en onder c en d, van de Comptabiliteitswet 2016;

Besluit:

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begrippen

• 1. In deze regeling wordt verstaan onder:

  Domeinen Roerende Zaken:

  het dienstonderdeel van het Ministerie van Financiën dat belast is met het beheren van overtollige roerende zaken van het Rijk en van derde partijen in beslag genomen roerende zaken;

  Minister:

  de Minister die het aangaat;

  overtollige roerende zaken:

  roerende zaken die niet voor de bedrijfsvoering nodig zijn;

  roerende zaken:

  stoffelijke zaken die niet aard- en nagelvast zijn verbonden aan een onroerende zaak als bedoeld in artikel 3 van Boek 3 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2. De begrippen van artikel 1.1 van de Comptabiliteitswet 2016 zijn van overeenkomstige toepassing op deze regeling.

• 3. Deze regeling is niet van toepassing op:

  • a. de archieven van het Rijk;

  • b. het beheer van rijkscollectie, bedoeld in hoofdstuk 2, van de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiering museale instellingen.

§ 2 Beheer van roerende zaken

Artikel 2 Beheer

• 1. De Minister of het college draagt zorg voor een deugdelijk beheer en gebruik van de roerende zaken.

• 2. De Minister of het college stelt voor het materieelbeheer van roerende zaken die hij beheert of gebruikt een risicoanalyse op en neemt indien noodzakelijk maatregelen ter voorkoming of beperking van de geschatte risico’s.

Artikel 3 Administratie

• 1. De Minister of het college houdt een adequate administratie bij van het gevoerde materieelbeheer van de roerende zaken.

• 2. De Minister of het college draagt zorg voor een administratieve organisatie waarin is voorzien in voldoende functiescheiding voor het materieelbeheer van de roerende zaken.

§ 3 Beheer van overtollige roerende zaken

Artikel 4 Het overtollig stellen

• 1. De Minister of het college neemt over roerende zaken die niet nodig zijn voor het beleid en bedrijfsvoering van het ministerie, respectievelijk de bedrijfsvoering van het college zo spoedig mogelijk een besluit tot het overtollig stellen.

• 2. De Minister of het college informeert Domeinen Roerende Zaken binnen één maand over een besluit tot het overtolligstellen van de roerende zaak.

• 3. Indien een besluit van de Minister of het college, als bedoeld in het eerste lid, en het informeren van Domeinen Roerende Zaken, als bedoeld in het tweede lid, na één maand uitblijft, kan Domeinen Roerende Zaken de roerende zaak in beheer nemen.

• 4. Roerende zaken die door een rechterlijke uitspraak aan de Staat zijn toegevallen, behoeven geen overtolligstelling. Deze roerende zaken komen zonder overtolligstelling in beheer bij Domeinen Roerende Zaken.

Artikel 5 Overdracht van overtollige roerende zaken

• 1. De Minister of het college draagt het beheer van de roerende zaken die overtollig zijn gesteld over aan Domeinen Roerende Zaken op een door Domeinen Roerende Zaken aan te geven wijze.

• 2. De overdracht van het beheer aan Domeinen Roerende Zaken geschiedt na acceptatie door Domeinen Roerende Zaken.

• 3. De Minister of het college maakt bij de overdracht afspraken met Domeinen Roerende Zaken over een verrekening van de middelen of bijdrage.

Artikel 6 Verkopen, verhuren, in beheer geven of vernietigen

• 1. Domeinen Roerende Zaken draagt met betrekking tot de overgedragen overtollige en de aan de Staat toegevallen roerende zaken zorg voor:

  • a. het verkopen of verhuren aan een derde;

  • b. het in beheer geven aan een minister of een college;

  • c. het vernietigen.

• 2. In afwijking van het eerste lid kan Domeinen Roerende Zaken toestemming verlenen dat de verhuur of verkoop door de Minister of het college zelf of namens de Minister of het college door derden plaatsvindt. Aan die toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden.

• 3. De verkoop, verhuur aan derden geschiedt tegen marktconforme prijzen, tenzij in overeenstemming met Domeinen Roerende Zaken anders wordt overeengekomen.

• 4. Domeinen Roerende Zaken kan de kosten van de verkoop of, verhuur geheel of gedeeltelijk aan de Minister of het college in rekening brengen, indien Domeinen Roerende Zaken die kosten niet kan dekken uit de opbrengst van de verkoop of verhuur. Domeinen Roerende Zaken deelt dit zo spoedig mogelijk mee aan de Minister of het college.

• 5. Domeinen Roerende Zaken vernietigt namens de Minister of het college de roerende zaken die niet zijn verkocht, verhuurd, of in beheer zijn gegeven aan een minister of een college.

• 6. In afwijking van het vijfde lid kan Domeinen Roerende Zaken toestemming verlenen dat de roerende zaken die niet zijn verkocht, verhuurd of in beheer zijn gegeven, door de Minister of het college zelf worden vernietigd.

Artikel 7 Inruilen, schenken of vernietigen

• 1. De Minister of het college kan de overtollig gestelde roerende zaken inruilen of schenken met toestemming van Domeinen Roerende Zaken.

• 2. Domeinen Roerende Zaken beoordeelt bij het inruilen de vergelijkbaarheid en de marktconformiteit van de waarde van de overtollige roerende zaak. Bij schenking beoordeelt Domeinen Roerende Zaken de waarde van de overtollige roerende zaak.

• 3. Het inruilen geschiedt tegen marktconforme prijzen, tenzij in overeenstemming met Domeinen Roerende Zaken anders wordt overeengekomen.

• 4. Domeinen Roerende Zaken vernietigt namens de Minister of het college de roerende zaken die niet ingeruild of geschonken zijn.

• 5. In afwijking van het vierde lid kan Domeinen Roerende Zaken toestemming verlenen dat de roerende zaken die niet ingeruild of geschonken zijn door de Minister of het college zelf worden vernietigd.

• 6. De schenking van een roerende zaak en een overtollige roerende zaak met een waarde van ten minste € 1.000.000 inclusief btw geschiedt in overeenstemming met de Minister van Financiën.

§ 4 Slotbepalingen

Artikel 8 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Artikel 9 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling materieelbeheer roerende zaken van het Rijk.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën, W.B. Hoekstra

TOELICHTING

Algemeen

Met de inwerkingtreding van de Comptabiliteitswet 2016 (CW 2016) is de Comptabiliteitswet 2001 ingetrokken. De regelingen die op de Comptabiliteitswet 2001 zijn gebaseerd, zijn hiermee van rechtswege vervallen en zijn daarom niet meer geldend. Dit geldt ook voor de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006. De Regeling materieelbeheer roerende zaken van het Rijk komt daarom in de plaats van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006. Deze regeling is een nadere uitwerking van artikel 4.20, tweede lid, aanhef en onder c en d, van de CW 2016. Op basis van deze delegatiebepalingen kan de Minister van Financiën regels voor het Rijk stellen over het materieelbeheer van de roerende zaken van het Rijk, de administraties die ten behoeve van dat materieelbeheer worden bijgehouden en het afstoten van overtollige roerende zaken van het Rijk. Het materieelbeheer behelst volgens artikel 1.1. (Begrippen), van de CW 2016 de zorg voor het onderhoud en de instandhouding van roerende en onroerende zaken vanaf het moment van inbeheer- of ingebruikneming tot aan het moment van afstoting.

Onderhavige regeling bevat voorschriften over het materieelbeheer van roerende zaken en de administraties die ten behoeve van het materieelbeheer worden bijgehouden. Deze regeling behelst derhalve geen regels voor het verwerven van materieel.

Tevens bevat deze regeling een beperkt aantal voorschriften voor de verantwoordelijkheid van elke minister voor het materieelbeheer van roerende zaken en meer gedetailleerde regels voor de centrale verantwoordelijkheid van Domeinen Roerende Zaken (DRZ) voor het afstoten van overtollige roerende zaken bij het Rijk. Dit laatste is omdat de Minister van Financiën op basis van artikel 4.19, eerste lid, van de CW 2016 specifiek belast is met het materieelbeheer van overtollige roerende zaken bij het Rijk.

Deze regeling bevat geen voorschriften voor:

• het materieelbeheer van onroerende zaken van het Rijk. De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties is op basis van artikel 4.20, vijfde lid, aanhef en onder a, van de CW 2016, bevoegd om regels te stellen voor het materieelbeheer van onroerende zaken van het Rijk en de administraties die ten behoeve van dat materieelbeheer worden bijgehouden. Om die reden is artikel 9 van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 over het materieelbeheer van onroerende zaken bij het Rijk niet in deze regeling opgenomen;

• het materieelbeheer van museale cultuurgoederen, omdat de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap op basis van artikel 2.6, eerste lid, van de Erfgoedwet belast is met het privaatrechtelijk beheer van de museale cultuurgoederen van de Staat. In dit verband is de Regeling beheer rijkscollectie en subsidiering museale instellingen relevant, die mede is gebaseerd op artikel 2.7, eerste lid, van de Erfgoedwet.

Wat betreft de inhoud van deze regeling zijn de meeste artikelen overgenomen uit of gebaseerd op de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006. Deze regeling beperkt zich tot een aantal globale eisen voor het materieelbeheer van roerende zaken van het Rijk, waaronder eisen voor het bijhouden van een administratie of het beheer. Dit is omdat de verschillen binnen het Rijk groot zijn. Het beheer van specifiek materieel bij het Ministerie van Defensie, zoals wapens en jachtvliegtuigen stelt andere eisen dan het beheer van kantoormeubilair. Dit betekent dat de specifieke eisen, zoals voor bijvoorbeeld aanhouden van voorraden of het onaangekondigd laten uitvoeren van een aanwezigheidscontrole op voorraden binnen een organisatie aan de Minister of het college zelf wordt overgelaten. Er is derhalve ruimte voor de departementen om indien nodig eigen regels of aanwijzingen voor hun materieelbeheer op te stellen.

Gelet op artikel 7.40, derde lid, aanhef, van de Comptabiliteitswet 2016 is het ontwerp van deze regeling voor advies aan de Algemene Rekenkamer voorgelegd.

Artikelsgewijs

Artikel 1 Begrippen

Eerste en tweede lid

Het materieelbeheer is de zorg voor het onderhoud en de instandhouding van roerende en onroerende zaken vanaf het moment van inbeheer- of ingebruikneming tot aan het moment van afstoting. Deze regeling bevat voorschriften over het beheer van roerende zaken en het beheer van overtollige roerende zaken. Geldelijke zaken (chartaal en giraal geld) maken in deze regeling geen onderdeel uit van de definities van materieelbeheer en stoffelijke zaken.

De begrippen die in de Comptabiliteitswet 2016 zijn gedefinieerd, zijn van overeenkomstige toepassing op deze regeling. Hierdoor worden alleen enkele begrippen, die niet in de Comptabiliteitswet 2016 zijn gedefinieerd, in het eerste lid genoemd.

Volgens artikel 1.1 van de CW 2016 wordt als college aangemerkt: de Staten-Generaal, de Raad van State, de Algemene Rekenkamer, de Nationale ombudsman, de Kanselarij der Nederlandse Orden, het Kabinet van de Koning, het Kabinet van de Gouverneur van Aruba, het Kabinet van de Gouverneur van Curaçao, het Kabinet van de Gouverneur van Sint Maarten, de Kiesraad, de Commissie van toezicht betreffende de inlichtingen- en veiligheidsdiensten.

Derde lid

De onderhavige regeling is niet van toepassing op de archieven van het Rijk. Dit heeft vooral betrekking op de informatie- en opslagaspecten van het archiefbeheer. Hierop is de archiefregelgeving van toepassing, zoals onder andere de Archiefwet en het Archiefbesluit. Deze regeling is wel van toepassing op het materieelbeheer aspect van de fysieke zaken die nodig zijn voor de opslagfunctie, zoals archiefdossiers, archiefkasten, cd’s etc.

Deze regeling is volgens het derde lid, onder b, ook niet van toepassing op de museale voorwerpen, omdat de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap verantwoordelijk is voor het materieelbeheer van museale cultuurgoederen van de Staat of andere cultuurgoederen.

De onderhavige regeling is alleen van toepassing op de kunstvoorwerpen die een decoratieve waarde hebben en dus geen artistieke, cultuurhistorische of wetenschappelijke waarde hebben. Ook voor het afstoten van dergelijke kunstvoorwerpen is artikel 4.19 van de CW 2016 van belang. Om die reden zijn de bepalingen in paragraaf 3 (Beheer van overtollige roerende zaken) van deze regeling ook op dergelijke kunstvoorwerpen van toepassing.

Artikel 2 Beheer

Eerste lid

Elke minister die leiding geeft aan een ministerie is op basis van artikel 4.1, tweede lid, onder e, van de CW2016, verantwoordelijk voor het materieelbeheer van roerende zaken en de daartoe gevoerde administraties. Voorbeelden van het materieelbeheer voor roerende zaken voor het beleid en de bedrijfsvoering zijn de jachtvliegtuigen van het Ministerie van Defensie en kantoormeubelen bij de ministeries en colleges.

Dit lid regelt specifiek dat de Minister of het college zorg draagt voor een deugdelijk beheer en gebruik van de roerende zaken. De verantwoordelijkheid voor een deugdelijk beheer houdt in dat een roerende zaak van een ministerie of college die voor het functioneren van een organisatie nodig is, zodanig wordt gebruikt dat diefstal, beschadiging en onnodig kwaliteits- en kwantiteitsverlies zoveel mogelijk wordt voorkomen. Dat vraagt van alle betrokkenen een zorgvuldig gebruik van zaken als meubilair, ICT-middelen, dienstauto’s e.d. Het is aan het management om dit zorgvuldige gebruik te stimuleren.

Naast schade of kwaliteits- en kwantiteitsverlies, die aan roerende zaken van een organisatie kan ontstaan, kan met eigen materieel ook schade aan derden worden veroorzaakt. Ook dergelijke schade aan derden en aansprakelijkstellingen door derden wordt zoveel mogelijk voorkomen.

Deze verantwoordelijkheid behelst ook het beheer van overtollig materieel en het afstoten van overtollig materieel.

Tweede lid

Het tweede lid regelt dat de Minister of het college een risicoanalyse opstelt voor de risicobeheersing van het materieelbeheer van roerende zaken.

Het vooraf analyseren van risico’s is van belang omdat het deugdelijk beheer en gebruik van roerende zaken, bedoeld in het eerste lid, op risico-inschatting wordt gebaseerd. Dit houdt in dat iedere minister of college risico’s ten aanzien van de roerende zaken in kaart brengt en afhankelijk van de kans dat de geschatte risico’s zich kunnen voordoen (hoog, midden, laag en bijbehorende impact) beslist om passende beheersmaatregelen te nemen voor het adequate beheer en onderhoud van roerende zaken. Een adequate risicobeheersing kan bijvoorbeeld de volgende beheersmatige stappen bevatten:

• a. inventariseren welke risico’s er in het kader van materieelbeheer roerende zaken (kunnen) worden gelopen;

• b. inschatten welke kans er bestaat dat de risico’s zich kunnen voordoen;

• c. inschatten wat de gevolgen zijn als de risico’s zich voordoen;

• d. bepalen of en in welke mate die risico’s beheerst moeten worden door het treffen van maatregelen in de sfeer van preventie (bijvoorbeeld beveiligingsmaatregelen) of in de repressieve sfeer (bijvoorbeeld door een calamiteitenplan);

• e. het treffen van (preventieve) maatregelen om de risico’s te verminderen of te voorkomen.

Op basis van de doelmatigheidsafweging die op grond van de stappen b t/m d wordt gemaakt, wordt besloten om ten aanzien van bepaalde risico’s wel of geen preventieve en/of repressieve maatregelen te nemen. Indien er besloten wordt dat er geen maatregelen worden getroffen, wordt dit gemotiveerd. Bij repressieve maatregelen kan, naast een calamiteitenplan, ook gedacht worden aan het vooraf treffen van budgettaire voorzieningen.

Het toepassen van een risicoanalyse in dit artikel is breder dan in de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 (artikel 3, derde lid en artikel 4, tweede lid), waarin alleen het inventariseren van risico’s met aanzienlijke schade was voorgeschreven die aanleiding kon zijn tot aansprakelijkstelling door derden met aanzienlijke financiële risico’s voor de Staat.

Artikel 3 Administratie

Eerste lid

Het bijhouden van administraties voor het materieelbeheer van roerende zaken door een Minister of college is noodzakelijk om de doelmatigheid, rechtmatigheid, ordelijkheid en controleerbaarheid van het beheer van deze zaken te kunnen waarborgen en te realiseren. Voor de definitie van het materieelbeheer wordt verwezen naar artikel 1.1, van de Comptabiliteitswet 2016.

Het aanwijzen of bijhouden van voorraden maakt onderdeel uit van administraties voor het materieelbeheer van roerende zaken. Dit betekent dat als een organisatie behoefte heeft om voorraden roerende zaken aan te wijzen er dan een voorraadadministratie wordt bijgehouden, waarin de nodige gegevens wordt vastgelegd voor de beheersing van die voorraden. Welke gegevens in de administraties vastgelegd moeten worden, is afhankelijk van de behoefte of soort informatie.

Bij een voorraadadministratie kan het – afhankelijk van de risico’s die daarmee gelopen kunnen worden – zinvol zijn om bijvoorbeeld vast te leggen:

• de minimaal aanwezige hoeveelheden voorraden die nodig zijn om de continuïteit van de bedrijfsvoering te waarborgen en ter voorkoming van onnodige voorraden;

• aanschafprijzen, leveranciers;

• de plaats waar deze zaken zich binnen de organisatie dienen te bevinden;

• wie daarover het dagelijks beheer voert of wie daarvan dagelijks gebruikmaken;

• de onderhoudsbeurten en de storingen;

• de jaarlijkse afschrijvingen.

Het hebben van inzicht in de kosten van afschrijving van duurzame roerende zaken is van belang wanneer aan derden tarieven of prijzen in rekening worden gebracht voor verrichte diensten of geleverde producten. Daartoe kan het wenselijk zijn dat van duurzame zaken met een hoge aanschafprijs, naast gegevens over de aanschafprijzen, ook gegevens over de jaarlijkse afschrijvingen worden bijgehouden. Ook inzicht in de Staat van onderhoud van dergelijke zaken, zoals het bijhouden van storingen, periodieke onderhoudsbeurten, e.d. kunnen van belang zijn.

Tweede lid

Dit lid regelt dat de Minister of het college een administratieve organisatie inricht die voorziet in voldoende controletechnische functiescheiding binnen het materieelbeheer. Administratieve organisatie betreft de organisatorische maatregelen en procedures van een ministerie of een college gericht op:

• de beheersing van de processen;

• de informatievoorziening over die processen;

• de verantwoording over de beheersing van die processen.

Functiescheiding moet voorkomen dat één medewerker de regels voor het materieelbeheer naar eigen inzicht kan toepassen. Van een voldoende functiescheiding is in het algemeen sprake als er scheiding wordt aangebracht tussen de registererende functie, beherende functie (denk aan voorraadbeheerder of magazijnmeester), de gebruikende functie (gebruikers van het roerende zaak) en de controlerende functie (controleurs of auditors). Bij kleine organisatieonderdelen zal een dergelijke functiescheiding niet altijd mogelijk of doelmatig zijn.

Artikel 4 Het overtollig stellen

Eerste lid

Dit lid bepaalt dat de Minister of het college zo spoedig mogelijk een besluit neemt tot het overtollig stellen van roerende zaken die niet nodig zijn voor het beleid en de bedrijfsvoering van het ministerie of de bedrijfsvoering van het college. Zo spoedig mogelijk houdt in dat de Minister of het college een besluit tot overtolligstelling neemt, zodra de overtolligheid intern bekend is. Zo’n besluit is van belang, omdat hieruit blijkt dat een roerende zaak in beheer niet nodig is voor het beleid en de bedrijfsvoering van een Minister of de bedrijfsvoering van een college en eventueel wanneer en hoe de roerende zaak kan worden overgedragen aan Domeinen Roerende Zaken (DRZ) van het Ministerie van Financiën. De Minister van Financiën is namelijk op basis van artikel 4.19, eerste lid, van de CW 2016, in het bijzonder belast met het beheer van de overtollige roerende zaken van het Rijk.

De overdracht van overtollige roerende zaken in beheer wordt geregeld in artikel 5 van deze regeling.

Het inschakelen van DRZ geschiedt in de praktijk door een mededeling aan DRZ op een door DRZ aan te geven wijze. Dit is afhankelijk van de omvang en de aard van de overtollig gestelde roerende zaken. Van overtolligstelling van roerende zaken kan alleen sprake zijn van zaken die in juridisch eigendom door de Staat zijn verworven.

Gehuurde of geleaste roerende zaken kunnen niet overtollig worden gesteld. Het materieelbeheer waarvoor de Staat als huurder verantwoordelijk is, wordt beëindigd op het moment dat het huurcontract afloopt of wordt beëindigd en als de roerende zaak fysiek aan de eigenaar wordt overgedragen. Wordt de zaak aan het eind van de leasetermijn in eigendom genomen door een college of een ministerie dan loopt het beheer door.

Ter volledigheid wordt opgemerkt dat er geen besluit tot overtolligstelling wordt genomen als de roerende zaken als gevolg van overtolligheid binnen een departement of binnen de organisatie van een college overgaan van het ene naar het andere dienstonderdeel. Alleen wanneer een zaak binnen een departement of college geheel niet nodig is voor het beleid en de bedrijfsvoering wordt via de procedure van overtolligstelling die zaak aan DRZ overgedragen.

Tweede lid

Dit lid bepaalt dat de Minister of het college DRZ binnen één maand- op een door DRZ aan te geven wijze – informeert over een besluit tot overtollig stellen. Dit is van belang voor een doelmatig beleid en bedrijfsvoering, omdat het ongewenst is dat overtollige, roerende zaken onnodig op een ministerie of een college aanwezig zijn; ze leggen immers onnodig beslag op schaarse ruimte en middelen. De regeling gaat ervan uit dat het doen van een mededeling aan DRZ over de overtolligstelling vooraf gaat aan het moment van de feitelijke overdracht. Dit houdt in dat de Minister of het college eerst een besluit tot overtolligstelling neemt, vervolgens deze roerende zaken, op basis van het tweede lid, binnen één maand bij DRZ meldt en daarna in overleg aan DRZ overdraagt. Het vroegtijdig inschakelen van DRZ is ook van belang om gebruik te kunnen maken van de expertise van DRZ om overtollige zaken met een nog resterende economische levensduur of economische waarde tegen marktconforme prijzen te gelde te maken.

Het inschakelen van DRZ geldt ook als overtollig gestelde zaken gelijktijdig worden ingeruild of vervangen en dus verkocht worden aan de leverancier bij wie nieuwe soortgelijke roerende zaken worden aangeschaft, omdat DRZ ook hierbij een toetsende rol heeft. Zie voor uitleg van inruilen de toelichting bij artikel 7, van deze regeling.

Derde lid

Het derde lid geeft DRZ van het Ministerie van Financien de bevoegdheid om een overtollige roerende zaak in beheer te nemen, als een besluit tot overtolligstelling van een minister of een college uitblijft of DRZ niet binnen één maand na het overtolligstellen wordt geinformeerd over een besluit tot overtolligstelling. Indien dit het geval is, kan DRZ het beheer van deze roerende zaken op basis van dit lid overnemen en kan daarna als beheerder beslissen over de verdere bestemming van deze roerende zaken.

Deze bevoegdheid is gebaseerd op artikel 4.19, eerste lid, van de CW 2016. Hoewel DRZ in de praktijk op basis van het eerste en tweede lid, tijdig wordt geinformeerd over de roerende zaken die overtollig zijn geworden, is deze bepaling als ‘stok achter de deur’ voorgeschreven. Deze bepaling gaat ervan uit dat DRZ op basis van zijn contacten bij een ministerie of een college wetenschap krijgt van roerende zaken van het Rijk die overtollig zijn geworden en dat DRZ deze roerende zaken vervolgens kan overnemen.

Vierde lid

Dit lid bepaalt dat roerende zaken die aan de Staat zijn toegevallen op basis van een rechterlijke uitspraak en die niet kunnen worden gebruikt voor het beleid of de bedrijfsvoering van een minister of voor de bedrijfsvoering van een college geen overtolligstelling behoeven. Deze roerende zaken komen derhalve zonder overtolligstelling in beheer bij Domeinen Roerende Zaken.

Artikel 5 Overdracht van overtollige roerende zaken

Eerste lid

Dit lid regelt dat de Minister of het college de roerende zaken die overtollig zijn gesteld in beheer aan DRZ overdraagt. Het uiteindelijke doel is om de roerende zaken via verkoop, verhuur aan derden over te dragen of via het in beheer geven aan andere onderdelen van het Rijk en daarmee het materieelbeheer aan een andere beheerder over te dragen.

Het in beheer nemen door DRZ betekent niet dat DRZ de overtollige, roerende zaken altijd fysiek in beheer neemt. Bij de afweging om zaken daadwerkelijk fysiek in beheer over te nemen spelen doelmatigheidsoverwegingen, zowel bij DRZ als bij het betrokken organisatieonderdeel, een rol. Afhankelijk van de zaak kan DRZ soms overgaan tot opslag van de zaken in eigen opslagruimten, soms blijven de zaken bij het afstotende ministerie of college en regelt DRZ de verkoop of de overdracht van het materieelbeheer aan anderen en indien nodig het transport. Als voorbeeld van overtollige zaken die in het algemeen in fysiek beheer van het oorspronkelijk beherende departement blijven, gelden militaire roerende zaken. Specifiek voorbeeld van overtollige roerende zaken die fysiek niet aan DRZ in beheer worden overgedragen is inruilen. Zie voor nadere uitleg van inruilen de toelichting bij artikel 7 van deze regeling.

Tweede en derde lid

Nadat een besluit tot overtolligstelling op basis van artikel 4 van deze regeling is genomen volgt een voorstel tot overdracht van overtollige roerende zaken door de overdragende dienst aan DRZ. De overdracht van overtollige roerende zaken aan DRZ wordt afgerond door acceptatie van die zaken door DRZ. DRZ zal de zaken vóór acceptatie beoordelen op bepaalde risico’s en daarover afspraken maken met de Minister of het college. Hierbij kan worden gedacht aan milieurisico’s en risico’s dat de overtollige roerende zaken (bijvoorbeeld computers, kasten) gevoelige informatie kunnen bevatten die niet in handen van derden mogen komen. De verantwoordelijkheid voor de gevolgen van dergelijke risico’s berust bij de overdragende dienst, tenzij DRZ die verantwoordelijkheid expliciet heeft overgenomen.

Gelet op het belang van de beveiliging van overheidsdata is DRZ sinds 2000 in opdracht van de ministerraad ook verantwoordelijk voor het opschonen van alle overtollige datadragers (computers, usb sticks, printers etc) van het Rijk. Dit betekent dat alle overtollige datadragers van het Rijk – met uitzondering van hoog gekwalificeerde datadragers van Defensie, de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst en als staatsgeheim geclassificeerde data – bij DRZ worden aangeleverd om daarmee zorg te dragen voor een veilige verwerking van de overheidsdata. Dit geldt ook als er sprake is van inruilen of schenkingen van datadragers, die niet via DRZ verlopen. Voor het treffen van eventuele beveiligingsmaatregelen in het kader van materieelbeheer (beveiligingsbeleid) wordt verwezen naar de voorschriften zoals Besluit Voorschrift Informatiebeveiliging Rijksdienst Bijzondere Informatie 2013, Beveiligingsvoorschrift Rijksdienst 2013 en het Besluit voorschrift informatiebeveiliging rijksdienst 2007, dat betrekking heeft op het gehele proces van informatievoorziening van het Rijk.

Het derde lid schrijft voor dat een minister of een college in het kader van de overdracht van overtollige roerende zaken afspraken met DRZ maakt over de passende budgettaire verrekeningen. Dit is nodig om ondoelmatigheden te voorkomen. Passende budgettaire verrekeningen betreft de zogenaamde middelenafspraken of de bijdrageafspraken die in artikel 1, onder e en f, van de Regeling materieelbeheer rijksoverheid 2006 expliciet waren geregeld.

De middelenafspraak betreft de afspraak tussen de Minister van Financiën en een andere Minister of een college over de budgettaire bestemming van de opbrengst van een afgestoten zaak. Dergelijke afspraken worden met de Inspectie der Rijksfinanciën (IRF) van de Minister van Financiën gemaakt. Door DRZ wordt de daartoe relevante informatie aan de IRF aangeleverd. Omdat de departementen of colleges in het verleden de middelen voor het aanschaffen van roerende zaken uit de algemene middelen ‘om niet’ ter beschikking gesteld hebben gekregen. Dit betekent niet zonder meer dat eventuele opbrengsten bij afstoting beschikbaar komen voor het betrokken departement of het betrokken college. In de praktijk worden om beleidsmatige redenen vaak dergelijke afspraken gemaakt. Dit is mede omdat het een prikkel kan zijn om overtollige zaken niet onnodig lang binnen de organisatie te handhaven. Als die afspraken zijn gemaakt, wordt daarmee bij de administratieve afhandeling van het overdragen en afstoten van roerende zaken rekening gehouden.

De bijdrageafspraak is de afspraak tussen de Minister van Financiën en een andere minister of een college over de budgettaire bijdrage van de Minister of het college in de kosten van afstoting van een roerende zaak die DRZ maakt. Ook dergelijke afspraken worden namens de Minister van Financiën door de IRF gemaakt. Door DRZ wordt de daartoe relevante informatie aan de IRF aangeleverd.

Artikel 6 Verkopen, verhuren, in beheer geven of vernietigen

Eerste tot en met derde lid

DRZ draagt zorg voor de overgedragen roerende zaken door verkoop, verhuur of overdracht aan een derde die niet tot het Rijk behoort of voor de overdracht van het beheer aan andere onderdelen van het Rijk.

Indien blijkt dat de overtollige roerende zaken geen opbrengstwaarde meer hebben, worden deze zaken vernietigd.

Het feit dat DRZ verantwoordelijk is voor de verkoop of verhuur van overtollige zaken, sluit niet uit dat anderen, waaronder de oorspronkelijke materieelbeheerder, door DRZ kunnen worden gemandateerd om namens DRZ de feitelijke verkooptransactie voor te bereiden en af te ronden. Zo is het gebruikelijk dat het Ministerie van Defensie door DRZ wordt ingeschakeld bij de verkoop van overtollig militair materieel in Nederland of aan het buitenland.

DRZ kan op basis van het tweede lid toestemming verlenen aan de Minister of het college om bepaalde overtollige roerende zaken zelf te verkopen of te verhuren. Ook kan DRZ toestemming geven aan een minister of het college om dit ingeval van verkoop of verhuur uit te besteden aan een derde partij.

Slechts indien DRZ voorafgaand aan de voorgenomen verkoop of verhuur van overtollige roerende zaken schriftelijk toestemming geeft, kan de Minister of het college besluiten om de voorgenomen afstoot zelf of door derden te laten plaatsvinden. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Deze aanvullende voorwaarden vormen dan onderdeel van deze toestemming.

Dit is derhalve een belangrijk aandachtspunt bij aanbestedingen gericht op inkoop van roerende zaken waarbij ook contractuele afspraken worden beoogd over het wederom afstoten of verkopen van die zaken op een andere wijze dan via DRZ. Bij het verbinden van voorwaarden kan bijvoorbeeld worden gedacht aan voorwaarden ter voorkoming van:

• een resterende aansprakelijkheid bij het ministerie of college, die kan voortvloeien uit het gebruik van de af te stoten zaken;

• de aantasting van de integriteit bij de interdepartementale afstoting van zaken betrokken personen, bijvoorbeeld bij verkoop of bij overdracht om niet van materieel aan eigen medewerkers.

Er zijn verschillende argumenten die ten grondslag kunnen liggen om het besluit niet via DRZ af te stoten. Als onderdeel van een dergelijk besluit moet in elk geval het aspect van de doelmatigheid van de voorgenomen afwijking van de regel van afstoting via DRZ altijd expliciet worden onderbouwd. Dit kan bijvoorbeeld ingeval door DRZ wordt vastgesteld dat de kosten van afstoting hoger zijn dan de verwachte (verkoop)opbrengst. In een dergelijk geval kan het voor een ministerie of een college bijvoorbeeld uit een oogpunt van personeelsbeleid aantrekkelijk zijn om bepaalde roerende zaken aan de eigen medewerkers aan te bieden, al dan niet tegen een financiële vergoeding. Er is sprake van hogere afstotingskosten als er wordt afgestoten door vernietiging. DRZ heeft de mogelijkheid om per geval te beoordelen hoe er wordt afgestoten.

Bij de overdracht van het beheer van overtollige roerende zaken aan andere onderdelen van het Rijk is er in feite sprake van interne ‘verkoop’, waarbij DRZ als (interne) verkoper en de ingebruiknemer als (interne) koper optreedt. Het materieelbeheer van de roerende zaak gaat geheel over van DRZ naar het betrokken overnemende ministerie of college. Interne ‘verkoop’ tegen een financiële vergoeding is op grond van deze regeling niet uitgesloten en kan in beginsel conform het derde lid tegen marktconforme prijzen plaatsvinden.

DRZ is gehouden om bij de verkoop of verhuur van overtollige roerende zaken marktconforme prijzen te hanteren. Indien onder de marktprijs wordt verkocht of verhuurd, is in feite sprake van subsidiëring van de betrokken afnemer. In dergelijke gevallen wordt – ter voorkoming van het risico dat er staatsteun wordt verleend – aanbevolen om te toetsen of de staatssteunregels van de Europese Unie worden nageleefd. Als daartoe op verzoek van het afstotende ministerie of college wordt besloten, ligt daaraan een expliciet gemotiveerd besluit van de betrokken Minister ten grondslag. Vervolgens wordt DRZ gevraagd om toestemming te verlenen voor het hanteren van een waarde onder de marktprijs.

Vierde tot en met zesde lid

In het vierde lid wordt bepaald dat DRZ de kosten van afstoting aan de Minister of het college in rekening kan brengen, als die kosten niet gedekt kunnen worden uit de opbrengst van de verhuur en de verkoop. Daarbij wordt ervan uitgegaan dat de opbrengst in eerste instantie kan worden aangewend ter dekking van de kosten van afstoting. Indien dat op basis van gemaakte afspraken met IRF niet mogelijk kan zijn, kan DRZ de totale kosten van afstoting in rekening brengen.

DRZ kan gelet op zijn expertise een redelijke inschatting maken van de waarde die de af te stoten roerende zaken hebben. Als uit de inschatting van roerende zaken blijkt dat die niet verkocht, verhuurd of in beheer kunnen worden gegeven aan andere onderdelen van het Rijk, leidt dit tot de beslissing om over te gaan tot vernietiging van de betrokken zaken. Het vernietigen gebeurt in de regel voor rekening van het betrokken ministerie of college.

Na toestemming van DRZ kan in afwijking van de hoofdregel in het vierde lid worden afgesproken dat de overtollige zaken feitelijk niet in beheer worden overgedragen aan DRZ, maar dat het ministerie of het college zelf voor de vernietiging van de overtollige zaken zorgdraagt.

Artikel 7 Inruilen, schenken of vernietigen

Eerste en tweede lid

Het eerste lid regelt dat de Minister of het college bij het inruilen of schenking van overtollig gestelde roerende zaken vooraf de toestemming van DRZ nodig heeft. Inruilen is het gelijktijdig verkopen en dus overdragen van overtollige roerende zaken aan de leverancier bij wie soortgelijke roerende zaken worden aangeschaft.

De inruilregeling is derhalve onderworpen aan voorafgaande toetsing door DRZ. Hierbij toetst DRZ of:

• er sprake is van inruil;

• de inruil doelmatig is;

• marktconforme prijzen worden gehanteerd;

• de regelgeving de inruil toestaat;

• er daadwerkelijk twee vergelijkbare roerende zaken worden geruild. Dit houdt in dat bijvoorbeeld bij de aankoop van een auto geen computer kan worden ingeruild.

Het voorgaande betekent dat DRZ bij ieder voorgenomen inruilcontract wordt ingeschakeld indien er sprake is van afstoot of vervanging van overtollige roerende zaken.

Bij het schenken beoordeelt DRZ de waarde van de overcompleet gestelde roerende zaken. Dit is van belang om de marktconforme waarde van deze roerende zaken te kunnen bepalen.

Derde lid

Dit lid regelt dat bij inruilen van overtollige roerende zaken marktconforme prijzen worden gehanteerd. Indien onder de marktprijs wordt geruild is in feite sprake van subsidiëring van de betrokken afnemer. In dergelijke gevallen wordt – ter voorkoming van het risico dat er staatsteun wordt verleend- aanbevolen om te toetsen of de staatssteunregels van de Europese Unie worden nageleefd. Als daartoe op verzoek van het afstotende ministerie of college wordt besloten, ligt daaraan een expliciet gemotiveerd besluit van de betrokken Minister ten grondslag. Vervolgens wordt DRZ gevraagd om toestemming te verlenen voor het hanteren van een prijs onder de marktprijs

Vierde en vijfde lid

Als uit de inschatting van roerende zaken blijkt dat die niet verkocht, verhuurd, ingeruild, geschonken of in beheer kunnen worden gegeven aan andere onderdelen van het Rijk, leidt dit tot de beslissing om over te gaan tot vernietiging van de betrokken zaken. Het vernietigen gebeurt in de regel voor rekening van het betrokken ministerie of college.

Na toestemming van DRZ kan in afwijking van de hoofdregel in het vierde lid worden afgesproken dat de overtollige zaken feitelijk niet in beheer worden overgedragen aan DRZ, maar dat het ministerie of het college zelf voor de vernietiging van de overtollige zaken zorgdraagt.

Zesde lid

Indien de door DRZ getaxeerde waarde van de schenking gelijk is aan of meer bedraagt dan € 1.000.000 wordt hiertoe in overeenstemming met de IRF van de Minister van Financiën besloten. Deze afstemming is gelet op het budgettair belang nodig, omdat de Staat door schenkingen rijksmiddelen verliest.

De Minister van Financiën, W.B. Hoekstra