Regeling van de Minister van Financiën van 21 november 2017, houdende regels over een periodiek interdepartementaal overleg met betrekking tot financieel-economische aangelegenheden bij het Rijk (Regeling IOFEZ van het Rijk)

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 4.20, tweede lid, aanhef en onderdeel a, van de Comptabiliteitswet 2016;

Besluit:

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begrippen

In deze regeling wordt verstaan onder:

Auditdienst Rijk:

het dienstonderdeel, bedoeld in artikel 1.1 van de Comptabiliteitswet 2016;

directeur FEZ:

de persoon die binnen een ministerie leiding geeft aan het centrale dienstonderdeel dat belast is met financieel-economische zaken;

IOFEZ:

het interdepartementaal overleg met betrekking tot financieel-economische aangelegenheden.

§ 2 Organisatie en samenstelling

Artikel 2 Samenstelling

• 1. Er is een IOFEZ.

• 2. De leden van het IOFEZ zijn:

  • a. de directeur-generaal van de Rijksbegroting van het Ministerie van Financiën;

  • b. de directeur Begrotingszaken van het Ministerie van Financiën;

  • c. de directeur Inspectie der Rijksfinanciën van het Ministerie van Financiën;

  • d. de directeuren FEZ van de ministeries.

• 3. De voorzitter van het IOFEZ is de directeur-generaal van de Rijksbegroting. Bij diens afwezigheid treedt de plaatsvervangend directeur-generaal van de Rijksbegroting als voorzitter op.

Artikel 3 Secretaris

• 1. De voorzitter benoemt een ambtelijk secretaris.

• 2. De secretaris stelt voor elke vergadering van het IOFEZ in overleg met de voorzitter een agenda op.

• 3. De secretaris stelt van elke vergadering een verslag op en is belast met het archief van het IOFEZ.

Artikel 4 Vergaderingen

• 1. Het IOFEZ vergadert ten minste vier keer per jaar.

• 2. De voorzitter kan een aanvullende vergadering bijeenroepen voor zover hij dit nodig acht of tenminste twee leden, bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder d, dit verlangen.

• 3. De voorzitter kan andere personen dan de leden, bedoeld in artikel 2, tweede lid, uitnodigen om aan een vergadering van het IOFEZ deel te nemen.

• 4. Een lid als bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder d, dat verhinderd is een vergadering bij te wonen, kan zich door de plaatsvervangend directeur FEZ laten vervangen.

• 5. Een lid als bedoeld in artikel 2, tweede lid, kan een onderwerp voor de agenda van een volgende vergadering aandragen.

§ 2 Doelen

Artikel 5 Doelen

Het IOFEZ heeft tot doel het overleggen met, het informeren van, het coördineren door en het consulteren van respectievelijk het adviseren van de Minister van Financiën met betrekking tot:

• a. budgettaire en financieel-economische aangelegenheden;

• b. het begrotingsbeheer, het financieel beheer en het materieelbeheer van het Rijk, bedoeld in artikel 1.1 van de Comptabiliteitswet 2016;

• c. de financiële informatievoorziening van het Rijk;

• d. de inrichting en de kwaliteit van de financiële functie bij het Rijk;

• e. bij of krachtens de Comptabiliteitswet 2016 te stellen regels met betrekking tot financieel-economische en financieel-administratieve aangelegenheden.

Artikel 6 Werkgroepen

Het IOFEZ kan werkgroepen instellen en de samenstelling daarvan bepalen.

§ 3 Slotbepalingen

Artikel 7 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Artikel 8 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling IOFEZ van het Rijk.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën, W.B. Hoekstra

TOELICHTING

Algemeen

Deze regeling bevat de regels die gelden voor het interdepartementale overleg met betrekking tot financieel-economische aangelegenheden. Dit overleg wordt kortweg aangeduid als het IOFEZ en is een hoogambtelijk overleg tussen de verschillende ministeries ter afstemming van allerlei financieel-economische onderwerpen.

Deze regeling is een nadere uitwerking van artikel 4.20, tweede lid, aanhef en onderdeel a, van de Comptabiliteitswet 2016. Deze delegatiebepaling bevat de bevoegdheid aan de Minister van Financiën om regels te stellen over de samenstelling, de organisatie en de doelen van het IOFEZ.

Met de inwerkingtreding van de Comptabiliteitswet 2016 is de Comptabiliteitswet 2001 ingetrokken. De regelingen die op de Comptabiliteitswet 2001 zijn gebaseerd, zijn hiermee van rechtswege vervallen. Dit betekent dat ook het Instellingsbesluit IOFEZ 2004 van rechtswege is vervallen en om die reden niet meer geldend is. De onderhavige regeling komt derhalve in de plaats van het Instellingsbesluit IOFEZ 2004.

Gelet op artikel 7.40, derde lid, aanhef, van de Comptabiliteitswet 2016 is het ontwerp van deze regeling voor advies aan de Algemene Rekenkamer voorgelegd.

Artikelsgewijs

Artikel 2

Dit artikel regelt de samenstelling van het IOFEZ. Het IOFEZ wordt gevormd door leden, die in het tweede lid zijn opgesomd. Alle (hoofd)directeuren Financieel-economische zaken (FEZ) van de ministeries zijn lid van het IOFEZ. Zij zijn in het tweede lid, onderdeel d, genoemd. De andere leden van het IOFEZ zijn de directeur-generaal van de Rijksbegroting, de directeur Begrotingszaken en de directeur Inspectie der Rijksfinanciën van het Ministerie van Financiën. De directeur-generaal van de Rijksbegroting is volgens het derde lid tevens aangewezen als de voorzitter van het IOFEZ.

Wegens het borgen van de onafhankelijkheid en het voorkomen van belangenverstrengeling worden de directeuren van de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer niet als lid van het IOFEZ aangemerkt. Dit laat onverlet dat deze directeuren aan de vergaderingen van het IOFEZ kunnen deelnemen. Artikel 4, derde lid, biedt hiervoor de mogelijkheid.

Artikel 3

Het IOFEZ wordt ondersteund door een ambtelijk secretaris. De secretaris wordt door de voorzitter benoemd en neemt deel aan de vergaderingen. De secretaris betreft in de praktijk een persoon die bij het directoraat-generaal Rijksbegroting werkzaam is. Volgens het tweede lid is een van de taken van de secretaris om in overleg met de voorzitter een agenda van elke vergadering op te stellen. Naast het opstellen van een agenda van de vergadering is de secretaris verantwoordelijk voor het archief van het IOFEZ, waaronder het archiveren van de verslagen en de vergaderstukken van het IOFEZ. Verder schrijft het derde lid voor dat de secretaris een verslag opstelt van elke vergadering van het IOFEZ. In de praktijk heeft dit verslag de vorm van een besluitenlijst waarin een overzicht wordt gegeven van de relevante discussies en de afspraken die tijdens de vergadering van het IOFEZ zijn gemaakt.

Artikel 4

Dit artikel bevat bepalingen over de vergaderingen van het IOFEZ. Het IOFEZ vergadert jaarlijks ten minste vier keer onder leiding van de voorzitter. Dit is in het eerste lid bepaald. De vergaderingen vinden verspreid over het jaar plaats.

Het voorgeschreven minimumaantal vergaderingen laat onverlet dat het IOFEZ gedurende het jaar vaker bij elkaar kan komen. Hiertoe is het tweede lid van belang dat regelt wanneer een aanvullende vergadering kan worden belegd. De voorzitter kan een extra vergadering plannen indien hij dit nodig acht of als minimaal twee directeuren FEZ hierom verzoeken. Het bijeenroepen van een extra vergadering kan bijvoorbeeld aan de orde zijn wanneer er een budgettaire actualiteit speelt waar op korte termijn het IOFEZ over moet worden geraadpleegd.

De vergaderingen zijn niet uitsluitend bedoeld voor de leden van het IOFEZ, die in artikel 2 van de regeling zijn genoemd. Op basis van het derde lid van dit artikel kan de voorzitter ook andere personen uitnodigen om aan een vergadering deel te nemen. Hierbij valt onder meer te denken aan specialisten of medewerkers van de ministeries die in een vergadering van het IOFEZ een specifiek onderwerp kunnen toelichten. Ook wanneer een directeur FEZ zich tijdens een vergadering wil laten bijstaan door een van zijn medewerkers, is dat op basis van het derde lid mogelijk. Verder kan bij het uitnodigen van andere personen worden gedacht aan directeuren van de Algemene Rekenkamer en de Auditdienst Rijk. In de praktijk woont een directeur van de Algemene Rekenkamer de vergaderingen van het IOFEZ als toehoorder bij.

Wanneer een (hoofd)directeur FEZ van een ministerie verhinderd is om een vergadering van het IOFEZ bij te wonen, dan kan hij zich volgens het vierde lid laten vervangen door zijn plaatsvervanger. Dit brengt met zich mee dat een (hoofd)directeur FEZ zich tijdens de vergaderingen van het IOFEZ alleen door een andere (beleids)directeur of een afdelingshoofd van de directie FEZ kan laten vervangen voor zover deze personen gemandateerd zijn om namens de directeur FEZ van het ministerie te handelen. Het voorschrijven van een dergelijke vervanging is van belang om zeker te stellen dat de vergaderingen van het IOFEZ altijd worden bijgewoond door personen die bevoegd zijn om namens het betreffende ministerie financieel-economische besluiten te kunnen nemen indien dat van de leden van het IOFEZ wordt verlangd.

Het vijfde lid van dit artikel bepaalt dat elk lid van het IOFEZ onderwerpen voor de agenda van een volgende vergadering kan aandragen. Vervolgens kan de secretaris in overleg met de voorzitter bij het opstellen van de agenda van een vergadering – op basis van artikel 3, tweede lid, van de regeling – hiermee rekening houden. Bilaterale aangelegenheden die slechts een enkel ministerie raken, worden in beginsel niet in de vergaderingen van het IOFEZ behandeld.

Artikel 5

Het IOFEZ kent verschillende doelen. Deze doelen zijn in de aanhef van dit artikel opgesomd.

Het IOFEZ kan door de afzonderlijke leden worden ingezet om informatie over financieel-economische zaken tussen de verschillende ministeries uit te wisselen. Te denken valt aan het informeren over een onderwerp met financieel-economische gevolgen dat in een komende ministerraad zal worden behandeld. Het feit dat de leden door middel van het IOFEZ over verschillende onderwerpen kunnen worden geïnformeerd, impliceert ook dat deze leden die informatie binnen hun ministerie delen. Dit betekent dat een (hoofd)directeur FEZ tevens de ambtelijke leiding of andere betrokkenen van zijn ministerie op de hoogte brengt van de informatie die in het IOFEZ is gedeeld en de afspraken die daarin zijn gemaakt.

Ook heeft het IOFEZ als doel om specifieke onderwerpen rijksbreed te bespreken, te coördineren of om de leden over een bepaald onderwerp te consulteren. Coördinatie kan noodzakelijk zijn als de ministeries gezamenlijk of uniform moeten opereren. Het consulteren van het IOFEZ is van belang wanneer financieel-economische deskundigheid en kennis wordt verlangd. Dit kan onder meer worden verlangd als voorstellen met financiële consequenties aan hoogambtelijke interdepartementale overleggen, de onderraad of de ministerraad worden voorgelegd. Op zo’n moment kan het gewenst zijn om het IOFEZ vooraf te raadplegen.

Verder kan het IOFEZ tot doel hebben om advies aan de Minister van Financiën uit te brengen. Het IOFEZ kan dit op verzoek of op eigen initiatief doen. In die gevallen zal de voorzitter de Minister van Financiën in kennis stellen van het betreffende advies. Zo wordt het IOFEZ op basis van artikel 6, tweede lid, van het Besluit informatievoorziening in de rijksdienst 1990 als een adviesorgaan beschouwd dat de Minister van Financiën kan adviseren over de financiële informatie in de rijksdienst.

Naast de doelen geeft artikel 5 ook een opsomming van de onderwerpen die in het IOFEZ worden behandeld.

Bij de financiële informatievoorziening van het Rijk, genoemd in onderdeel c, valt enerzijds te denken aan de informatievoorziening via de websites over de rijksbegroting en de Regeling rijksbegrotingsvoorschriften. Anderzijds valt te denken aan de toepassing van open data in financiële documenten zoals de rijksbegroting.

De financiële functie van het Rijk, genoemd in onderdeel d, omvat alle werkzaamheden die samenhangen met de financiële aspecten van het beleid en de bedrijfsvoering. Met de jaarlijkse organisatie van een financial traineeship en door opleidingen bij de Rijksacademie voor financiën, economie en bedrijfsvoering van het Ministerie van Financiën te verzorgen, wordt invulling gegeven aan de inrichting en de kwaliteit van de financiële functie. Ook dit is een onderwerp waarin het IOFEZ een rol heeft.

Onderdeel e doelt op de afstemming in het IOFEZ over de comptabele wet- en regelgeving. Voorbeelden daarvan zijn de Comptabiliteitswet en de daarop gebaseerde lagere regelgeving.

Artikel 6

Op grond van artikel 6 kan het IOFEZ werkgroepen instellen. In de praktijk zullen dergelijke werkgroepen als voorportaal van het IOFEZ functioneren. Dit betekent dat het betreffende onderwerp eerst aan de werkgroep wordt voorgelegd en pas daarna aan het IOFEZ. Het is aan het IOFEZ om te bepalen wanneer zij een werkgroep wil instellen.

Verder bepaalt het IOFEZ de samenstelling van de werkgroep. Per werkgroep kan de samenstelling verschillen. Een werkgroep kan bijvoorbeeld uitsluitend bestaan uit leden van het IOFEZ of medewerkers van de departementale directies Financieel-economische zaken. Anderzijds kan een werkgroep ook bestaan uit een combinatie hiervan; zowel leden van het IOFEZ en medewerkers de directies Financieel-economische zaken. Bovendien is het mogelijk om de werkgroepen uit te breiden met specialisten, juristen of beleidsmedewerkers van de verschillende ministeries of om de werkgroepen aan te vullen met directeuren of medewerkers van de Algemene Rekenkamer of de Auditdienst Rijk. Ook kan de duur van de werkgroepen verschillen. Sommige werkgroepen zullen tijdelijk zijn; andere werkgroepen zullen een meer permanent karakter hebben.

Voorbeelden van werkgroepen zijn het Financieel management overleg (FMO), Interdepartementaal overleg hoofden financiële administraties (IOHFA) en Interdepartementale begeleidingsgroep prestatiegegevens en beleidsevaluaties (IBP). Het IOHFA bereidt financieel-administratieve onderwerpen voor die van invloed zijn op de financiële administraties van de ministeries. Voorbeelden zijn de samenwerking tussen financiële administraties. Onderwerpen op het gebied van beleidsevaluaties worden in de IBP behandeld. Aan het FMO worden onder andere onderwerpen met betrekking tot de begrotings- of verantwoordingsstructuur en de comptabele wet- en regelgeving voorgelegd.

De Minister van Financiën, W.B. Hoekstra