Reglement Klachtencommissie rechtsbijstand asiel en vreemdelingenbewaring 2017

Het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand, verder te noemen de Raad,

In aanmerking nemend artikel 8 van de Wet op de rechtsbijstand (Wrb),

Besluit:

De Raad heeft een commissie ingesteld, genaamd Klachtencommissie rechtsbijstand asiel en vreemdelingenbewaring (KRAV), voor de behandeling van klachten en het doen van ambtshalve controle betreffende de rechtsbijstandverlening door individuele rechtsbijstandverleners aan asielzoekers en vreemdelingen in bewaring, alsmede het naar aanleiding hiervan geven van advies tot het treffen van een maatregel. In het aangehechte reglement is de regeling voor de samenstelling en de werkwijze van de KRAV aangepast.

Utrecht, 11 oktober 2017

J.H. Gerritsen Algemeen directeur/bestuurder

Reglement Klachtencommissie rechtsbijstand asiel en vreemdelingenbewaring

Algemene bepalingen

Artikel 1

Het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand (hierna: de Raad) stelt een Klachtencommissie Rechtsbijstand Asiel en Vreemdelingenbewaring (hierna te noemen: KRAV) in.

Artikel 2

De KRAV kan naar aanleiding van een klacht dan wel ambtshalve besluiten om op grond van concrete feiten of omstandigheden de werkzaamheden van rechtsbijstandverleners die ten tijde van de gewraakte gedraging staan ingeschreven bij de Raad voor verlening van rechtsbijstand aan asielzoekers en/of vreemdelingen in bewaring, te controleren op doelmatigheid en zorgvuldigheid.

Naar aanleiding van de behandelde klachten en ingestelde onderzoeken brengt de KRAV aan de Raad advies uit.

Artikel 3.

Klachtwaardig is in beginsel elk handelen of nalaten van een rechtsbijstandverlener dat in strijd is met de voor een behoorlijke asielrechtsbijstand en rechtsbijstand aan in bewaring gestelde vreemdelingen geldende normen van beroepsuitoefening. Bij de beoordeling van klachten en de ambtshalve in te stellen onderzoeken neemt de KRAV mede als richtsnoer wat daarover is opgenomen in de laatst gepubliceerde ‘Best Practice Guide Asiel “Bij de hand in asielzaken”’ en de ‘Best Practice Guide Vreemdelingenbewaring’.

Artikel 4

Onder asielrechtsbijstand wordt verstaan de door een tot het rechtsgebied toegelaten rechtsbijstandverlener in het kader van een asielaanvraag en de daarmee verband houdende procedures verleende rechtsbijstand zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wrb.

Onder rechtsbijstand aan vreemdelingen in bewaring wordt verstaan de door een tot het rechtsgebied toegelaten rechtsbijstandverlener aan in bewaring gestelde vreemdelingen en in het kader van het vreemdelingenpiket en de daarmee verband houdende procedures verleende rechtsbijstand zoals bedoeld in artikel 1, eerste lid van de Wrb.

Artikel 5

De KRAV informeert terzake van de uitoefening van haar taken, zoals geformuleerd in artikel 2, de Landelijke Adviescommissie Rechtsbijstand Asiel en Vreemdelingenbewaring (verder: de LARAV) jaarlijks of zoveel vaker als nodig is, omtrent de in haar opvatting relevante algemene aspecten van de kwaliteit van de rechtsbijstand in asiel- en vreemdelingenbewaringszaken.

Samenstelling en werkwijze KRAV

Artikel 6

• 1. De KRAV bestaat uit de volgende leden:

  • a. Een voorzitter en een vice-voorzitter die, rechtstreeks zonder te zijn voorgedragen, door de Raad zijn benoemd;

  • b. Advocaatleden die, rechtstreeks zonder te zijn voorgedragen, door de Raad zijn benoemd. De Raad kan voor deze advocaatleden plaatsvervangers benoemen;

  • c. Een lid en een plaatsvervangend lid, die door de Raad zijn benoemd uit de kring van de LARAV;

  • d. Een lid en een plaatsvervangend lid die, na te zijn voorgedragen door VluchtelingenWerk Nederland, door de Raad zijn benoemd.

• 2. Alle leden zijn in de uitoefening van hun taak in het kader van de KRAV onafhankelijk en functioneren zonder last of ruggespraak.

• 3. De KRAV wordt ondersteund door een secretaris en adjunct-secretaris, die niet deelnemen aan de besluitvorming.

Artikel 7

• 1. De voorzitter, de vice-voorzitter, de overige leden en plaatsvervangende leden van de KRAV, alsmede haar secretaris en adjunct-secretaris, worden benoemd en ontslagen door de Raad.

• 2. De leden van de KRAV worden benoemd voor een periode van vier jaar.

• 3. Aftredende leden zijn éénmaal herbenoembaar voor een nieuwe periode van vier jaar.

Artikel 8

De KRAV komt tenminste eenmaal per jaar voltallig bijeen en overigens zo vaak als nodig.

Artikel 9

De voorzitter, de vice-voorzitter, de overige leden en plaatsvervangende leden, de secretaris en adjunct-secretaris, en zij die de KRAV administratief ondersteunen zijn verplicht tot geheimhouding van alle hen in het kader van hun werk voor de KRAV bekend geworden gegevens waarvan zij het vertrouwelijke karakter kennen of redelijkerwijs moeten vermoeden.

Artikel 10

Elk van de leden van de KRAV kan zich verschonen op grond van feiten of omstandigheden waardoor zijn onpartijdigheid schade zou kunnen lijden.

Samenstelling van de fungerende commissie

Artikel 11

• 1. Een voor de behandeling van klachten, daarbij inbegrepen de ambtshalve controle, fungerende commissie is samengesteld uit:

  • a. de voorzitter of de vice-voorzitter;

  • b. twee leden, als bedoeld in artikel 6 eerste lid, onder b.

• 2. De voorzitter of vice-voorzitter kan bepalen dat de fungerende commissie uit vijf leden bestaat. In dat geval bestaat de fungerende commissie naast de voorzitter of vice-voorzitter in ieder geval uit drie leden als bedoeld in artikel 6, eerste lid, onder b.

De behandeling van een klacht

Artikel 12

Bevoegd tot het indienen van een klacht is iedereen aan wie asielrechtsbijstand of rechtsbijstand in het kader van de vreemdelingenbewaring is of wordt verleend alsmede diens vroegere of huidige (rechts)hulpverlener. Indien de bijstand in de klachtprocedure wordt verleend door anderen kan de KRAV een machtiging verlangen.

Artikel 13

• 1. Een klacht wordt uiterlijk binnen één jaar nadat de gewraakte gedraging heeft plaatsgevonden schriftelijk bij de KRAV ingediend, onder vermelding van de personalia en de woon- of verblijfplaats van de klager.

• 2. Wanneer de klacht na afloop van de in het eerste lid van dit artikel genoemde termijn wordt ingediend, blijft niet-ontvankelijkheid achterwege, indien aannemelijk is dat de klacht is ingediend zo spoedig als redelijkerwijze kon worden verlangd.

Artikel 14

De klager en beklaagde kunnen zich bij de behandeling van de klacht door een derde laten bijstaan of doen vertegenwoordigen. Het bepaalde in de laatste volzin van artikel 12 is mede van toepassing.

Artikel 15

De KRAV bevestigt de ontvangst van de klacht binnen twee weken aan de klager. De beklaagde ontvangt een kopie van het klaagschrift. In beide brieven wordt medegedeeld dat de KRAV in een later stadium zal besluiten of de klacht al dan niet in behandeling wordt genomen.

Artikel 16

• 1. Binnen één maand na ontvangst van de klacht besluit de voorzitter of de vice-voorzitter of de klacht in behandeling wordt genomen. Een klacht wordt niet in behandeling genomen wanneer deze naar het oordeel van de voorzitter of vice-voorzitter kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond is.

• 2. Het besluit om de klacht in behandeling te nemen, dan wel deze kennelijk niet-ontvankelijk of kennelijk ongegrond te verklaren, wordt schriftelijk aan de klager en beklaagde medegedeeld. Indien de klacht niet in behandeling wordt genomen wordt een afschrift van het besluit tevens aan de Raad gezonden.

Artikel 17

• 1. Een klacht is kennelijk ongegrond indien:

  • a. de beklaagde geen verwijt treft, omdat er geklaagd wordt over feiten of omstandigheden die overduidelijk geheel buiten zijn of haar invloedsfeer liggen;

  • b. het verwijt van geringe ernst is, en de verweten gedraging het verloop van de asielprocedure of de situatie van de in bewaring verblijvende vreemdeling, dan wel de beroepsprocedure waarin de beklaagde voor de vreemdeling is opgetreden, redelijkerwijs niet heeft kunnen beïnvloeden;

  • c. de feiten en omstandigheden waarop de klacht gestoeld is, overduidelijk niet hebben plaatsgevonden.

• 2. Een klacht is kennelijk niet-ontvankelijk indien:

  • a. deze niet binnen de in artikel 13 genoemde termijn is ingediend;

  • b. deze niet de personalia van de klager en/of zijn woon- of verblijfplaats bevat;

  • c. deze geen betrekking heeft op asielrechtsbijstand of de rechtsbijstand aan vreemdelingen in bewaring, zoals omschreven in artikel 4;

  • d. deze niet is gericht tegen een rechtsbijstandverlener als omschreven in artikel 2.

• 3. De voorzitter of vice-voorzitter kan de klager in de gelegenheid stellen om een nadere toelichting te geven indien de voorzitter of vice-voorzitter voornemens is de klacht op grond van het gestelde in sub a, b, of c van het eerste lid van dit artikel kennelijk ongegrond te verklaren.

• 4. Bij het verzuim als bedoeld in sub a van het tweede lid van dit artikel wordt de klager in de gelegenheid gesteld om binnen twee weken aan te geven waarom de in artikel 13 gestelde termijn is overschreden.

• 5. Indien zich een situatie als bedoeld in lid 3 of 4 van dit artikel voordoet, kan de termijn als bedoeld in artikel 16, eerste lid met één maand worden verlengd.

Artikel 18

Indien de voorzitter of de vice-voorzitter besluit de klacht in behandeling te nemen, stelt de secretaris de beklaagde in de gelegenheid om binnen vier weken een verweerschrift in te dienen. Tevens kan de secretaris de beklaagde verzoeken om toezending van een afschrift van het in de controle betrokken dossier.

Artikel 19

• 1. Indien de beklaagde weigert mee te werken aan de controle, daaronder begrepen de weigering van het toezenden van de in de controle betrokken dossiers, meldt de KRAV dit aan de Raad.

• 2. De beklaagde wordt in de gelegenheid gesteld toe te lichten waarom hij weigert mee te werken aan de controle. Is de Raad van mening dat alsnog moet worden meegewerkt aan de controle, toezending van de gevraagde dossiers daaronder begrepen, dan wordt dit aldus aan de beklaagde gemeld. Daarbij wordt de beklaagde erop gewezen dat volharding in de weigering kan leiden tot doorhaling van de inschrijving.

• 3. Volharding in de weigering leidt in beginsel tot doorhaling van de inschrijving op grond van artikel 17, tweede lid van de Wrb.

Artikel 20

Binnen één week na ontvangst van het verweerschrift wordt de beklaagde de ontvangst van het verweerschrift bevestigd en de klager een afschrift toegezonden.

Artikel 21

• 1. De secretaris kan op verzoek van de voorzitter of de vice-voorzitter anderen dan de klager en de beklaagde om inlichtingen verzoeken.

• 2. De fungerende commissie kan de in het eerste lid bedoelde personen horen. Het horen kan aan één of meer leden worden opgedragen. De beklaagde en, indien de fungerende commissie zulks noodzakelijk acht, de klager, krijgen de gelegenheid schriftelijk op de inhoud van de ingewonnen inlichtingen te reageren.

Artikel 22

Alvorens een advies aan de Raad uit te brengen over de klacht, nodigt de fungerende commissie de beklaagde en de klager uit voor een hoorzitting. Artikel 14 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 23

• 1. De fungerende commissie brengt uiterlijk zes weken na de hoorzitting schriftelijk advies uit aan de Raad. De klager en de beklaagde ontvangen per gelijke post een afschrift van het advies.

• 2. De in het eerste lid gestelde termijn kan éénmalig met een periode van vier weken worden verlengd. Zowel de klager als de beklaagde worden van het uitstel op de hoogte gebracht.

Ambtshalve controle

Artikel 24

Een fungerende commissie kan naar aanleiding van haar bekend geworden feiten en omstandigheden ambtshalve de werkzaamheden van een bepaalde rechtsbijstandverlener op zorgvuldigheid en doelmatigheid controleren. Deze controle ziet in beginsel op de rechtsbijstand die de betrokken rechtsbijstandverlener in een bepaalde periode in het algemeen heeft verleend, doch kan ook betrekking hebben op de in een bepaald geval verleende bijstand.

Artikel 25

• 1. Indien de fungerende commissie het voornemen heeft een ambtshalve controle in te stellen, wordt de betrokken rechtsbijstandverlener hierover geïnformeerd. De door de KRAV over de betrokken rechtsbijstandverlener ontvangen informatie wordt daarbij, al dan niet in samengevatte vorm, aan de rechtsbijstandverlener verstrekt.

• 2. De rechtsbijstandverlener wordt uitgenodigd voor een gesprek. Tijdens dit gesprek, dat in beginsel binnen één maand na het uitbrengen van het voornemen plaatsvindt, kan de rechtsbijstandverlener reageren op het voornemen een ambtshalve controle in te stellen. Artikel 14 is van overeenkomstige toepassing. Leidt die reactie niet tot een andere conclusie dan stelt de fungerende commissie een ambtshalve controle in.

• 3. De rechtsbijstandverlener wordt binnen twee weken na het gesprek als bedoeld in lid 2 van het instellen van het ambtshalve controle op de hoogte gebracht. Daarbij wordt de rechtsbijstandverlener geïnformeerd over de wijze waarop de controle zal plaatsvinden.

Artikel 26

• 1. In asielzaken zal de controle in beginsel vijftien recente en afgeronde dossiers, waarbij in ieder geval een zienswijze is ingediend, omvatten. Onder de vijftien dossiers bevinden zich niet meer dan vijf Dublin-zaken. De dossiers worden getrokken aan de hand van de lijst van door de Raad vastgestelde toevoegingen. Deze toevoegingsdossiers betreffen telkens andere cliënten en worden getrokken met de codes V060, V070, V042/V043 en V047/V048.

• 2. In bewaringszaken zal de controle in beginsel vijftien recente en afgeronde dossiers omvatten. Deze dossiers betreffen telkens andere cliënten en worden getrokken met de code Z140/Z141 plus eventueel de met deze bewaringszaken samenhangende toevoegingen uit de V-categorie.

• 3. De rechtsbijstandverlener wordt gevraagd de volledige, bij deze toevoegingen behorende dossiers klaar te leggen. De controle vindt in beginsel plaats op het kantoor van de rechtsbijstandverlener.

• 4. Artikel 19 is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 27

• 1. Een dossiercontrole wordt verricht door drie advocaatleden, niet tevens lid van de fungerende commissie die de ambtshalve controle uitvoert. De advocaatleden bestuderen ieder 5 van de opgevraagde dossiers. Deze advocaatleden leggen hun bevindingen vast in een rapportage die uiterlijk drie maanden na het instellen van de dossiercontrole wordt voorgelegd aan de fungerende commissie.

• 2. De rechtsbijstandverlener wordt in de gelegenheid gesteld binnen vier weken schriftelijk te reageren op de rapportage.

Artikel 28

Alvorens advies uit te brengen nodigt de fungerende commissie de rechtsbijstandverlener uit voor een hoorzitting. Artikel 14 is van overeenkomstige toepassing. De hoorzitting vindt plaats uiterlijk zes weken na de ontvangst van de rapportage als bedoeld in artikel 27, eerste lid.

Artikel 29

De artikelen 21 en 23 zijn van overeenkomstige toepassing.

Maatregelen

Artikel 30

• 1. De fungerende commissie kan de Raad adviseren één van de maatregelen op te leggen, zoals genoemd in het besluit Maatregelbeleid inzake de rechtsbijstandverlening asiel en vreemdelingenbewaring (Stcrt. nr. 66940, 23 november 2017).

• 2. Bij een voorwaardelijke doorhaling van de inschrijving zal de Raad worden geadviseerd alleen voorwaarden op te leggen waarvan mag worden aangenomen dat die verbetering zullen bewerkstelligen van de manier waarop de betrokken rechtshulpverlener de praktijk uitoefent. De voorwaarden zullen aan een termijn zijn gebonden. Indien aan een voorwaardelijke doorhaling het accepteren van de voorwaarde van begeleiding wordt verbonden, kan acceptatie daarvan door de rechtsbijstandverlener alleen worden gedaan onder conditie dat de kosten van begeleiding voor rekening van de rechtsbijstandverlener komen. De Raad kan de kosten van begeleiding verrekenen met de aan de rechtsbijstandverlener toekomende vergoedingen.

• 3. De Raad houdt toezicht op de naleving van de opgelegde voorwaarden. Indien de Raad constateert dat de voorwaarden niet of onvoldoende worden nageleefd, deelt hij dat aan de KRAV mede. In het kader van de vraag of op grond daarvan alsnog tot onvoorwaardelijke uitsluiting zal worden geadviseerd kan de fungerende commissie besluiten de betrokken rechtshulpverlener te horen.

Artikel 31

De op te leggen maatregelen gaan gepaard met melding daarvan aan de Deken in het arrondissement waar de beklaagde is gevestigd. Als de Raad naar aanleiding van een daartoe strekkend advies van de fungerende commissie besluit een rechtsbijstandverlener geheel, al dan niet tijdelijk of voorwaardelijk, van de verlening van gesubsidieerde rechtsbijstand uit te sluiten, worden daarover ook geïnformeerd:

• a. in asielzaken: het Landelijk Bureau van VluchtelingenWerk Nederland.

• b. in asielzaken en zaken betreffende de vreemdelingenbewaring: de vreemdelingenkamer van de arrondissementsrechtbank te ’s-Gravenhage en de IND.

Publicatie en verslaglegging

Artikel 32

Aan het bestaan van dit reglement geeft de Raad zoveel mogelijk bekendheid.

Artikel 33

In het jaarverslag doet de Raad verslag van de klachtbehandeling ingevolge dit reglement.

TOELICHTING REGLEMENT KLACHTENCOMMISSIE RECHTSBIJSTAND ASIEL EN VREEMDELINGEN IN BEWARING

Inleiding

Dit reglement geeft uitvoering aan artikel 8 van de Wet op de rechtsbijstand (Wrb). Op grond van dat artikel kan het bestuur van de Raad voor Rechtsbijstand (verder: de Raad) commissies instellen, die aan hem advies uitbrengen. Het onderhavige reglement vormt de basis voor de klachtenbehandeling van de Klachtencommissie Rechtsbijstand Asiel en vreemdelingenbewaring(KRAV) en de advisering omtrent de inschrijving van rechtsbijstandverleners asiel en vreemdelingenbewaring aan de Raad, naar aanleiding daarvan.

Het instellen van een controle naar de doelmatigheid en zorgvuldigheid van de gesubsidieerde rechtsbijstandverlening door een advocaat laat de mogelijkheid onverlet dat de KRAV de klager tevens naar de bevoegde Deken van de Orde van Advocaten verwijst, dan wel ambtshalve aan die Deken verzoekt terzake een onderzoek in te stellen.

Klachten die bij een andere instelling zijn ingediend worden geacht ook bij de KRAV te zijn ingediend, met uitzondering van bij organen van de Nederlandse Orde van Advocaten ingediende klachten.

Algemene bepalingen

In artikel 2 is opgenomen dat de KRAV klachten behandelt, ambtshalve controle op doelmatigheid en zorgvuldigheid kan verrichten en adviseert omtrent de gevolgen voor de inschrijving van de betreffende rechtsbijstandverlener.

Het bepaalde in artikel 3 omschrijft de reikwijdte van de asielrechtsbijstand en de rechtsbijstand aan vreemdelingen in bewaring. Onder asielrechtsbijstand valt ook bijstand met betrekking tot gelijktijdig met de asielaanvraag getoetste (of ten onrechte niet getoetste) reguliere toelatingsgronden. Niet onder de reikwijdte van dit artikel vallen procedures in het kader van bijvoorbeeld reguliere arbeidsmigratie.

Artikel 5 bepaalt dat de KRAV de Landelijke Adviescommissie Rechtsbijstand Asiel en vreemdelingenbewaring (de LARAV) informeert ten aanzien van de kwaliteit van de rechtsbijstandsverlening. De informatie van de KRAV die hier wordt bedoeld is ontleend aan de behandeling van klachten en ambtshalve controles. Beoogd is dat de LARAV dankzij de (gebundelde) informatie van de KRAV adviezen tot verbeteringen kan doen aan de Raad inzake de toelating van de rechtsbijstandverleners en de behandeling van klachten.

Artikelen m.b.t. de behandeling van klachten en ambtshalve onderzoek door de KRAV

Naar aanleiding van een wijziging van de Wet op de rechtsbijstand in 2004 is in de Memorie van Toelichting opgenomen dat de commissies die de raden (nu: de Raad) adviseren over de doorhaling van inschrijving van advocaten, uitsluitend uit advocaten mogen bestaan. Naar aanleiding van deze wijziging hebben de raden terzake overleg gevoerd met de Nederlandse Orde van Advocaten. Dit heeft geleid tot het besluit van de Orde dat de samenstelling kan worden herzien, in dier voege dat de KRAV niet uitsluitend uit advocaten hoeft te bestaan, maar dat deze wel in meerderheid uit advocaten moet bestaan. De Raad heeft dit besluit overgenomen en weergegeven in artikel 11.Ten aanzien van het hulpverlenersbegrip in artikel 12 geldt in beginsel wel een ruime toepassing. Hoewel hier met name gedoeld wordt op vrijwilligers van VluchtelingenWerk en hulpverleners van Nidos, zijn eventueel ook anderen die hulp verlenen aan de klager onder deze bepaling te vatten.

Artikel 13 bepaalt dat een klacht, behoudens de weergegeven uitzondering, binnen één jaar nadat de gewraakte gedraging heeft plaatsgevonden, moet zijn ingediend. De gehanteerde termijn is ontleend aan het reglement van de Nationale Ombudsman.

Van een rechtsbijstandverlener wordt verwacht dat hij meewerkt aan een door de KRAV ingestelde controle. Weigering kan leiden tot doorhaling van de inschrijving. Artikel 19 regelt de gang van zaken indien een rechtsbijstandverlener weigert mee te werken.

In artikel 24 en verder is geregeld dat op basis van haar bekend geworden feiten en omstandigheden, de KRAV ambtshalve een controle kan instellen naar een individuele rechtsbijstandverlener. Deze feiten en omstandigheden betreffen ook gedragingen ter hoorzitting gebleken. Deze bepalingen zijn gebaseerd op de notitie ‘Ambtshalve onderzoek KRAV’, waarin tevens is ingegaan op de aanleidingen tot het instellen van een ambtshalve controle.

Oplegging van maatregelen gaat standaard gepaard met een melding aan de Deken, zo luidt de bepaling in artikel 31. Deze bepaling vervangt een vergelijkbare bepaling in de eerdere regeling, waarin was opgenomen dat maatregelen gepaard kunnen gaan met melding aan de deken.

Artikelen m.b.t. Publicatie en verslaglegging

Aan de in artikel 32 weergegeven inspanningsverplichting om zoveel mogelijk bekendheid te geven aan de regeling wordt onder meer voldaan doordat in informatiefolders wordt gewezen op de klachtmogelijkheid. Deze (in 45 talen gestelde) folders worden door Vluchtelingenwerk Nederland standaard uitgedeeld in de aanmeldunit in Ter Apel.