Regeling van 26 oktober 2017 tot vaststelling van de Regeling civiele experts en verkiezingswaarnemers BZ

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op artikel 1, derde lid, van de Ambtenarenwet en artikel 7:615 van het Burgerlijk Wetboek;

In overeenstemming met de centrales van verenigingen van ambtenaren bij het Ministerie van Buitenlandse Zaken;

Besluit:

§ 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. Minister:

de Minister van Buitenlandse Zaken;

b. civiele expert:

de expert die tijdelijk door de Minister wordt uitgezonden voor een civiele missie bij een ontvangende organisatie;

c. LTV:

de lange termijn verkiezingswaarnemer die op uitnodiging van een ontvangende organisatie door de Minister voor meer dan 21 dagen wordt uitgezonden;

d. KTV:

de korte termijn verkiezingswaarnemer die op uitnodiging van een ontvangende organisatie door de Minister voor 21 dagen of korter wordt uitgezonden;

e. gastland:

het land waarin de civiele expert, de LTV of de KTV de hem opgedragen werkzaamheden geheel of grotendeels uitvoert;

f. standplaats:

de plaats van tewerkstelling zoals deze is vastgesteld door de ontvangende organisatie;

g. hoogrisicogebied:

een gebied waarvoor door de Minister een reisadvies met code rood is afgegeven;

h. ontvangende organisatie:

de internationale organisatie of buitenlandse overheid op wiens uitnodiging en onder wiens toezicht de civiele expert, de LTV of de KTV zijn werkzaamheden uitvoert;

i. uitlenende organisatie:

de werkgever van de civiele expert;

j. uitzending:

de uitzending van de civiele expert, de LTV of de KTV ten behoeve van een ontvangende organisatie;

k. arbodienst:

een arbodienst als bedoeld in de Arbeidsomstandighedenwet;

l. DBZV 2007:

het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007;

m. 3W:

de shared service organisatie WereldWijd Werken van het Ministerie van Buitenlandse Zaken.

§ 2 Bepalingen met betrekking tot de civiele expert en de LTV

Artikel 2 De uitzending van de civiele expert en de LTV

• 1. De uitzending van de civiele expert vindt plaats op basis van:

  • a. een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister of

  • b. een detacheringsovereenkomst tussen de Minister, de civiele expert en de uitlenende organisatie.

• 2. De uitzending van de LTV vindt plaats op basis van een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden, vertegenwoordigd door de Minister.

Artikel 3 Arbeidsgezondheidskundig onderzoek

• 1. Voorafgaand aan de uitzending is de civiele expert verplicht een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan in verband met de uitoefening van zijn werkzaamheden in het gastland. Dit geldt tevens voor de LTV die wordt uitgezonden naar een hoogrisicogebied. Het onderzoek vindt plaats in Nederland door een door de Minister aangewezen arbodienst.

• 2. Indien zich tijdens de uitzending of bij de verlenging van de uitzending naar het oordeel van de Minister een omstandigheid voordoet waardoor voortzetting of verlenging van de uitzending een bijzonder risico voor de lichamelijke of geestelijke gezondheid van de civiele expert oplevert dat niet reeds was voorzien, kan de Minister de civiele expert verplichten een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan. De derde volzin van het eerste lid is van overeenkomstige toepassing.

• 3. De civiele expert en de LTV komen in aanmerking voor vergoeding van de kosten van vaccinatie en medicijnen die door de arbodienst vanwege de uitzending zijn voorgeschreven voor zover deze kosten niet uit hoofde van zijn ziektekostenverzekering worden vergoed.

• 4. De civiele expert wordt door de Minister in de gelegenheid gesteld na beëindiging van de uitzending, in Nederland een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan door een door de Minister aangewezen arbodienst of een gesprek met een door de Minister aangewezen psycholoog te voeren.

• 5. De LTV wordt door de Minister in de gelegenheid gesteld na beëindiging van de uitzending, in Nederland een gesprek met een door de Minister aangewezen psycholoog te voeren. De LTV die wordt uitgezonden naar een hoogrisicogebied wordt door de Minister tevens in de gelegenheid gesteld na beëindiging van de uitzending, in Nederland een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan door een door de Minister aangewezen arbodienst.

Artikel 4 Verklaring omtrent het gedrag, veiligheidsonderzoek en geheimhoudingsverklaring

• 1. De civiele expert en de LTV zijn verplicht voorafgaande aan hun uitzending een verklaring omtrent het gedrag te overleggen als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens.

• 2. Indien de ontvangende organisatie heeft aangegeven dat er sprake is van een functie waarvoor een veiligheidsonderzoek nodig is, vindt een onderzoek overeenkomstig de Wet veiligheidsonderzoeken plaats.

• 3. De uitzending vindt geen doorgang of wordt beëindigd:

  • a. indien geen verklaring omtrent het gedrag als bedoeld in artikel 28 van de Wet justitiële en strafvorderlijke gegevens of een verklaring van geen bezwaar als bedoeld in artikel 1, onder b, van de Wet veiligheidsonderzoeken wordt afgegeven of

  • b. indien de verklaring van geen bezwaar als bedoeld in artikel 1, onder b, van de Wet Veiligheidsonderzoeken wordt ingetrokken.

• 4. De civiele expert en de LTV zijn verplicht voorafgaand aan de uitzending een door de Minister opgestelde geheimhoudingsverklaring te ondertekenen.

Artikel 5 Reis- en verblijfkosten selectieprocedure

Sollicitanten hebben overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens het Reisbesluit binnenland recht op vergoeding van in Nederland gemaakte reiskosten die zij redelijkerwijs moeten maken wanneer zij op uitnodiging van de Minister deelnemen aan de selectieprocedure.

Artikel 6 Voorbereiding uitzending

• 1. De civiele expert en de LTV hebben overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens het Reisbesluit binnenland recht op vergoeding van in Nederland gemaakte reiskosten in verband met gesprekken of bijeenkomsten ter voorbereiding van de uitzending.

• 2. De Minister kan de civiele expert opdragen om voorafgaand aan de uitzending een voorbereidende training te volgen.

• 3. De Minister draagt de civiele expert en de LTV die naar een hoogrisicogebied worden uitgezonden op om voorafgaand aan de uitzending een veiligheidstraining te volgen, tenzij hij deze korter dan vijf jaar voorafgaand aan de uitzending heeft gevolgd.

• 4. De kosten voor de in het tweede en derde lid bedoelde trainingen worden door de Minister vergoed.

Artikel 7 Arbeidsduur

De arbeidsduur van de civiele expert en de LTV bedraagt 40 uur per week.

Artikel 8 Salaris

• 1. Dit artikel is uitsluitend van toepassing op de civiele expert met een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 2, eerste lid, onder a, en op de LTV met een arbeidsovereenkomst als bedoeld in artikel 2, tweede lid.

• 2. De door de civiele expert en de LTV te vervullen functie wordt volgens de door de Minister gehanteerde systematiek ingedeeld in één van de salarisschalen van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

• 3. Bij indiensttreding wordt de civiele expert en de LTV het salaris toegekend dat in de voor hem geldende salarisschaal is vermeld achter het salarisnummer 0, tenzij er naar het oordeel van de Minister sprake is van omstandigheden die toekennen van een hoger salarisnummer rechtvaardigen.

• 4. Na twaalf maanden uitzending krijgt de civiele expert die nog niet het maximum van de voor hem geldende salarisschaal heeft bereikt, het in de schaal naasthogere bedrag op voorwaarde dat hij in voldoende mate functioneert.

• 5. De civiele expert en de LTV ontvangen een eindejaarsuitkering overeenkomstig artikel 20a van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

• 6. De civiele expert en de LTV ontvangen een vakantie-uitkering overeenkomstig artikel 21 van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

Artikel 9 Duur en, verlenging uitzending

• 1. De uitzending van de civiele expert en de LTV duurt maximaal twaalf maanden.

• 2. Op verzoek van de ontvangende organisatie kan de duur van de uitzending van een civiele expert worden verlengd met maximaal twaalf maanden. De uitzending kan maximaal zes keer worden verlengd. Na een onderbreking van zes maanden of meer is sprake van een nieuwe uitzending.

• 3. De duur van de uitzending van de LTV kan in bijzondere gevallen voor een korte periode worden verlengd.

• 4. De uitzending van de civiele expert naar een hoogrisicogebied kan eenmalig met de duur van maximaal twaalf maanden worden verlengd. De totale uitzendingsduur bedraagt niet meer dan 24 maanden. Na beëindiging van de maximale uitzendingsduur van 24 maanden komt de civiele expert gedurende vier weken niet in aanmerking voor een volgende uitzending; gedurende 12 maanden wordt de civiele expert niet uitgezonden naar een hoogrisicogebied.

• 5. Indien de overeenkomst van de civiele expert na het verstrijken van de periode waarvoor hij is aangegaan door partijen zonder tegenspraak wordt voortgezet, wordt hij geacht voor drie maanden op de vroegere voorwaarden opnieuw te zijn aangegaan.

• 6. Indien de overeenkomst van de LTV na het verstrijken van de periode waarvoor hij is aangegaan door partijen zonder tegenspraak wordt voortgezet, wordt hij geacht voor één maand op de vroegere voorwaarden opnieuw te zijn aangegaan.

Artikel 10 Voorzieningen bij uitzending

• 1. Indien de periode van uitzending van de civiele expert en de LTV meer dan drie weken is en de civiele expert en de LTV geen vergoedingen van de ontvangende organisatie ontvangen, zijn de volgende artikelen van het DBZV 2007 van overeenkomstige toepassing:

  • a. artikel 10 (koopkrachtcorrectie);

  • b. artikel 13 (standplaatstoelage);

  • c. artikel 17 (koopkrachtcorrectie standplaatstoelage);

  • d. artikel 18 (tegemoetkoming in verband met hotelverblijf), met dien verstande dat het daarin vermelde percentage op 12,5% wordt gesteld;

  • e. artikel 24 (twaalfmaandelijkse verlofreis);

  • f. artikel 28 (bedrijfsgeneeskundige begeleiding);

  • g. artikel 29 (voorzieningen bij overlijden);

  • h. artikel 37 (transportvergoeding);

  • i. artikel 38 (korting transportvergoeding bij beschikbaarheid dienstauto).

• 2. Indien de periode van uitzending drie weken of korter is en de civiele expert en de LTV geen vergoedingen van de ontvangende organisatie ontvangen:

  • a. hebben de civiele expert en de LTV recht op een onkostenvergoeding overeenkomstig het bepaalde bij en krachtens het Reisbesluit buitenland;

  • b. is artikel 29 (voorzieningen bij overlijden) van het DBZV 2007 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 11 Huisvesting

Indien de ontvangende organisatie geen huisvesting beschikbaar stelt aan de civiele expert en de LTV, worden aan de civiele expert en de LTV, met inachtneming van de door de Minister en ontvangende organisatie gegeven aanwijzingen, de kosten voor woning, water en energieverbruik en indien van toepassing beveiliging op declaratiebasis vergoed. Er kan een voorschot worden verstrekt.

Artikel 12 Verlofuren

• 1. De civiele expert en de LTV krijgen verlofuren toegekend overeenkomstig de verlofregeling van de ontvangende organisatie.

• 2. De verlofregistratie vindt plaats bij de ontvangende organisatie.

• 3. Aan het einde van de uitzending vindt geen verrekening van het restant aan verlofuren plaats.

Artikel 13 Extra verlofreizen

De Minister kan aan de civiele expert die is uitgezonden naar een hoogrisicogebied en die geen verloftickets van de ontvangende organisatie ontvangt, naast de twaalfmaandelijkse verlofreis, één of meer extra verlofreizen toekennen.

Artikel 14 Tickets

• 1. De Minister vergoedt aan de civiele expert en de LTV bij het begin en het einde van de uitzending de kosten van het trein- of vliegticket van Nederland naar de standplaats en terug overeenkomstig hetgeen is bepaald in de artikelen 6 en 7 van de Regeling buitenlandse reizen BZ 2017.

• 2. De Minister vergoedt aan de civiele expert die aanspraak heeft op een extra verlofreis als bedoeld in artikel 13 de kosten van het trein- of vliegticket van Nederland naar de standplaats en terug overeenkomstig hetgeen is bepaald in de artikelen 6 en 7 van de Regeling buitenlandse reizen BZ 2017.

Artikel 15 Evaluatiegesprek civiele expert

De civiele expert is zes maanden na aanvang van de uitzending of de verlenging daarvan, verplicht in Nederland een gesprek te voeren met een door de Minister aangewezen psycholoog en een door de Minister aangewezen ambtenaar. De kosten worden overeenkomstig artikel 14, tweede lid, vergoed.

Artikel 16 Aanvang en einde aanspraken

• 1. De aanspraak op de in artikelen 10, 11, 12 en 13 bedoelde voorzieningen gaat in op de dag waarop de civiele expert zijn werkzaamheden op de standplaats begint en eindigt op de dag waarop hij zijn werkzaamheden op de standplaats beëindigt, tenzij in de in die artikelen bedoelde regelingen anders is bepaald.

• 2. De aanspraak op de in artikelen 10, 11 en 12 bedoelde voorzieningen gaat in op de dag waarop de LTV zijn werkzaamheden op de standplaats begint en eindigt op de dag waarop hij zijn werkzaamheden op de standplaats beëindigt, tenzij in de in die artikelen bedoelde regelingen anders is bepaald.

Artikel 17 Toezicht en verantwoordelijkheid

• 1. De civiele expert en de LTV verrichten hun werkzaamheden onder leiding en toezicht van de ontvangende organisatie. Zij volgen de aanwijzingen of interne regelingen van de ontvangende organisatie op.

• 2. De civiele expert en de LTV verstrekken de Minister informatie over het eigen welzijn en op hoofdlijnen over hun werkzaamheden bij de ontvangende organisatie. Zij volgen de aanwijzingen en interne regelingen van de Minister voor zover de ontvangende organisatie dat toestaat.

• 3. Bij een vermoeden dat aanwijzingen of interne regelingen van de ontvangende organisatie ernstig in strijd zijn met het buitenlands beleid van het Koninkrijk, treedt de Minister in overleg met de ontvangende organisatie.

Artikel 18 Ziekte en herstel

• 1. De civiele expert en de LTV melden zich ziek en hersteld bij de ontvangende organisatie, de Minister en, indien van toepassing, de uitlenende organisatie.

• 2. De perioden van ziekte worden samengeteld indien zij elkaar met een onderbreking van minder dan 4 weken opvolgen.

• 3. Voor de civiele expert die op grond van artikel 2, eerste lid, onder a, en de LTV die op grond van artikel 2, tweede lid, is uitgezonden, is de Minister tot het einde van de overeenkomst verantwoordelijk voor de bedrijfsgeneeskundige begeleiding.

• 4. Voor de civiele expert die op grond van artikel 2, eerste lid, onderdeel b, wordt uitgezonden, is de uitlenende organisatie verantwoordelijk voor de verzuimregistratie en de bedrijfsgeneeskundige begeleiding.

• 5. De civiele expert die op grond van artikel 2, eerste lid, onder a, en de LTV die op grond van artikel 2, tweede lid, is uitgezonden, heeft bij ongeschiktheid tot het verrichten van zijn arbeid wegens ziekte recht op doorbetaling van zijn salaris. De doorbetaling eindigt na maximaal 52 weken en bij het einde van de overeenkomst. Indien de overeenkomst de periode van 52 weken overschrijdt, dan geldt bij voortdurende arbeidsongeschiktheid recht op doorbetaling van 70% van het salaris tot aan het einde van de overeenkomst.

Artikel 19 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de civiele expert en de LTV

• 1. De in artikel 2 bedoelde overeenkomst kan schriftelijk door de civiele expert en de LTV tussentijds worden opgezegd.

• 2. De civiele expert en de LTV nemen een opzeggingstermijn in acht van ten minste één maand tenzij sprake is van een gewichtige reden die een kortere opzegtermijn rechtvaardigt.

• 3. De civiele expert of de LTV die op grond van artikel 2, eerste lid, onderdeel b, is uitgezonden stelt naast de Minister tevens de uitlenende organisatie zo spoedig mogelijk op de hoogte van zijn tussentijdse opzegging.

Artikel 20 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de Minister

• 1. De in artikel 2 bedoelde overeenkomst kan schriftelijk door de Minister tussentijds worden opgezegd indien:

  • a. de opgedragen werkzaamheden als voltooid moeten worden beschouwd;

  • b. gewijzigde politieke, maatschappelijk, projectmatige of andere bijzondere omstandigheden, al dan niet in het gastland, daartoe aanleiding geven;

  • c. het gebied van uitzending is veranderd in een hoogrisicogebied en de civiele expert en de LTV niet voldoen aan de keuringseisen;

  • d. de autoriteiten van het gastland of van de ontvangende organisatie op wiens uitnodiging de werkzaamheden worden uitgevoerd, hun goedkeuring aan de inzet van de civiel expert en LTV onthouden of intrekken;

  • e. de civiel expert of de LTV niet voldoet aan de gestelde functie-eisen.

• 2. De Minister neemt een opzegtermijn in acht van ten minste één maand tenzij sprake is van ernstig verwijtbaar gedrag van de civiele expert of de LTV dat een kortere opzegtermijn rechtvaardigt.

• 3. Indien de Minister de overeenkomst met de civiele expert of de LTV kennelijk onredelijk opzegt, is hij verplicht aan de civiele expert of de LTV naar billijkheid een schadevergoeding toe te kennen. De Minister kan niet worden verplicht tot herstel van de overeenkomst. Een rechtsvordering met betrekking tot een schadevergoeding verjaart door verloop van zes maanden na de dag waarop de Minister de overeenkomst heeft opgezegd.

• 4. De overeenkomst van de civiele expert of de LTV mag niet tussentijds worden opgezegd wegens ziekte of zwangerschap.

Artikel 21 Schade

• 1. Ten aanzien van schade geleden door de civiele expert of de LTV die op basis van een overeenkomst als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder a, en artikel 2, tweede lid wordt uitgezonden, is artikel 7:658 van het Burgerlijk Wetboek van overeenkomstige toepassing.

• 2. Schade geleden door de civiele expert die op basis van een overeenkomst als bedoeld in artikel 2, eerste lid onder b, wordt uitgezonden, wordt door de Minister vergoed overeenkomstig het schadevergoedingsrecht zoals dat geldt voor ambtenaren in de sector Rijk.

• 3. Onverminderd het bepaalde in het eerste en tweede lid is het Besluit uitkering ongevallen van de Minister van 17 februari 1999 van overeenkomstige toepassing.

Artikel 22 Schade geleden door derden

De Minister vergoedt de schade die door de civiele expert of de LTV in de uitoefening van zijn functie aan een derde is toegebracht, tenzij deze schade het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van de civiele expert of de LTV dan wel deze schade door een verzekering wordt gedekt of wordt vergoed door de ontvangende organisatie.

Artikel 23 Declaraties

• 1. De Minister kan naar billijkheid de civiele expert en de LTV kosten vergoeden of een geldelijke tegemoetkoming verlenen.

• 2. Een declaratie wordt zo spoedig mogelijk ingediend bij de Minister, maar uiterlijk binnen zes maanden nadat de aanspraak op de vergoeding of tegemoetkoming is ontstaan.

• 3. Indien een declaratie niet of niet volledig binnen de in het eerste lid bedoelde termijn is ingediend, vervalt het recht op de desbetreffende vergoeding of tegemoetkoming.

Artikel 24 Informatieplicht

De civiele expert en de LTV zijn verplicht de Minister mededeling te doen van alle feiten en omstandigheden die van invloed kunnen zijn op hetgeen hun toekomt op basis van deze regeling.

Artikel 25 Verplichting tot beperking van de kosten

De civiele expert en de LTV zijn naar redelijkheid en billijkheid verplicht de kosten die zij maken en waarvoor zij op grond van deze regeling op declaratiebasis een voorziening ontvangen te beperken.

Artikel 26 Hardheidsclausule

De Hoofddirecteur Personeel en Organisatie van het Ministerie van Buitenlandse Zaken kan ten gunste van de civiele expert en de LTV bepalingen van deze regeling buiten toepassing laten of daarvan afwijken voorzover toepassing, gelet op het belang dat deze regeling beoogt te dienen, zal leiden tot een onbillijkheid van overwegende aard.

§ 3 Bepalingen met betrekking tot de KTV

Artikel 27 De uitzending van de KTV

• 1. De uitzending van de KTV vindt plaats op basis van een vrijwilligersovereenkomst.

• 2. De uitzending duurt maximaal 21 kalenderdagen.

Artikel 28 Onkostenvergoeding

De KTV heeft voor de duur van de uitzending recht op een onkostenvergoeding overeenkomstig het Reisbesluit buitenland.

Artikel 29 Bepalingen van overeenkomstige toepassing

Op de KTV zijn de volgende bepalingen van overeenkomstige toepassing:

artikel 3, eerste lid;

artikel 3, derde lid;

artikel 4, eerste lid, derde lid en vierde lid;

artikel 6, derde lid en vierde lid;

artikel 16;

artikel 17, eerste lid en tweede lid;

artikel 20;

artikel 21;

artikel 22;

artikel 24;

artikel 25;

artikel 26.

§ 4 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 30 Toepasselijkheid van deze regeling

Deze regeling is van toepassing op de civiele expert en de LTV die na inwerkingtreding van deze regeling op grond van artikel 2 een overeenkomst heeft gesloten en de civiele expert en de LTV waarvan de arbeidsovereenkomst na inwerkingtreding van deze regeling op grond van artikel 9 is verlengd.

Artikel 31 Intrekking en overgangsbepaling

• 1. De Regeling korte missies 2003 en het Reglement Arbeidsovereenkomst Korte Missies 2003 worden ingetrokken.

• 2. Op degene met wie voor inwerkingtreding van deze regeling een overeenkomst is gesloten op grond van een in het eerste lid genoemde regeling blijft die regeling van toepassing totdat die overeenkomst eindigt.

Artikel 32 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2018.

Artikel 33 Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling civiele experts en verkiezingswaarnemers BZ.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden gepubliceerd.

’s-Gravenhage, 26 oktober 2017

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, De Secretaris-Generaal, J. Brandt

TOELICHTING

Algemeen

De Minister van Buitenlandse Zaken (hierna: de Minister) zendt civiele experts uit ten behoeve van internationale organisaties en buitenlandse overheden waar dit gewenst is. Het gaat hierbij veelal om uitzendingen naar landen waar een conflict (oorlog) is geweest, de zogeheten postconflict gebieden.

In dat kader worden civiele experts ingezet op tal van terreinen, zoals mensenrechten, vrede en veiligheid en economie. Het gaat hier om specifieke, veelal kortlopende projecten die worden geïnitieerd door een internationale organisatie of een buitenlandse overheid.

Het werk van de civiele experts is beperkt in de tijd en vindt plaats onder primaire verantwoordelijkheid van een internationale organisatie of buitenlandse overheid.

Met de civiele experts wordt meestal een arbeidsovereenkomst aangegaan. In sommige gevallen worden civiele experts door hun werkgever beschikbaar gesteld aan het Ministerie van Buitenlandse Zaken (hierna: het Ministerie). Het salaris van degene die door zijn werkgever beschikbaar is gesteld, wordt door de Minister aan zijn werkgever vergoed. De uitzending vindt in dat geval plaats op basis van een detacheringsovereenkomst tussen de Minister, betrokkene en diens werkgever.

De Minister zendt verkiezingswaarnemers uit naar landen waar dit gewenst is.

Lange termijn verkiezingswaarnemers (LTV) zijn verkiezingswaarnemers die voor een periode van meer dan 21 dagen worden uitgezonden. Zij worden op basis van een arbeidsovereenkomst met de Minister uitgezonden en ontvangen over de periode van uitzending salaris en onkostenvergoedingen.

Korte termijn verkiezingswaarnemers (KTV) zijn verkiezingswaarnemers die voor een periode van 21 kalenderdagen of minder worden uitgezonden. De KTV’s zijn vrijwilligers, met hen wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten. Zij ontvangen uitsluitend een onkostenvergoeding.

Gemiddeld worden er 50 civiele experts en 50 verkiezingswaarnemers (LTV en KTV) per jaar uitgezonden.

Door het uitzenden van civiele experts, LTV’s en KTV’s levert het Ministerie een bijdrage aan de ontwikkeling van de internationale rechtsorde.

Daar de civiele experts, de LTV’s en de KTV’s primair werken onder verantwoordelijkheid van een internationale organisatie of buitenlandse overheid dienen zij zich te voegen naar de regels en gebruiken van de betreffende organisatie of overheid.

De Regeling Korte Missies 2003 (RKM) en de Regeling Arbeidsovereenkomst Korte Missies 2003 (RAKM), die tot op heden de basis vormen voor de uitzending van civiele experts en verkiezingswaarnemers, zijn sinds 1997 niet wezenlijk veranderd en missen de aansluiting met de huidige relevante regelgeving. Duidelijk moet bijvoorbeeld zijn dat de flexbepalingen als verwoord in de artikelen 7:668 en 7:668a van het Burgerlijk Wetboek (hierna: BW) niet van toepassing zijn op de civiele expert, de LTV of de KTV aangezien Titel 10 van het BW krachtens artikel 7:615 BW niet van toepassing is op degenen die een arbeidsovereenkomst met een overheidsinstelling hebben.

Als gevolg van het beperkte mandaat van een internationale organisatie of buitenlandse overheid voor de missie, is bij aanvang van een uitzending veelal niet duidelijk of de inzet van civiele experts voor een langere periode mogelijk of nodig is. Het is afhankelijk van de politieke besluitvorming of een dergelijk mandaat wordt verlengd en dus of een uitzending kan worden verlengd.

Overwogen is om het Dienst Buitenlandse Zaken Voorzieningenstelsel 2007 (hierna: DBZV 2007) op de experts en LTV’s van toepassing te verklaren. Integrale toepassing van het DBZV 2007 op een uitzending zou echter geen recht doen aan het specifieke karakter van de uitzendingen. Het DBZV 2007 is namelijk geschreven voor ambtenaren van het Ministerie die het Koninkrijk vertegenwoordigen in het buitenland. In de regel worden zij vier of vijf jaar geplaatst op posten in het buitenland. In bijzondere gevallen geldt een kortere periode. Bijvoorbeeld indien de leefomstandigheden op een standplaats zeer zwaar zijn vanwege de veiligheidssituatie of het klimaat. Of omdat de aanwezigheid van de ambtenaar op de post slechts gedurende een korte periode vereist is. Na afloop van een plaatsing op een post in het buitenland, kan een ambtenaar of op een andere post in het buitenland worden geplaatst of op het departement in Den Haag.

Civiele experts, LTV’s en KTV’s zijn niet werkzaam op posten in het buitenland, maar werken in het buitenland voor een internationale organisatie of buitenlandse overheid. Zij werken nimmer op het departement in Den Haag (behoudens welicht een korte periode waarin zij hun werkzaamheden op de standplaats vanwege gezondheidsproblemen of zwangerschap tijdelijk niet kunnen vervullen). Anders dan uitgezonden ambtenaren vervullen zij geen representatieve taken. En zij worden door de ontvangende organisaties in de regel niet in de gelegenheid gesteld zich te laten vergezellen door hun partner en kinderen.

Het is echter wel mogelijk om op de civiele experts en de LTV’s grotendeels hoofdstuk 5 van het DBZV 2007 van overeenkomstige toepassing te verklaren. Dit hoofdstuk regelt de voorzieningen voor ambtenaren van het Ministerie die voor maximaal twaalf maanden tewerkgesteld worden op een post in het buitenland. Indien de uitzending van de civiele experts en LTV’s wordt verlengd, geldt dat zij onder hoofdstuk 5 van het DBZV 2007 blijven vallen. De vergoedingen van de civiele expert en LTV’s worden hiermee zo veel mogelijk op hetzelfde niveau gebracht als die van de ambtenaren van het Ministerie die voor maximaal twaalf maanden worden uitgezonden.

De uitzending naar het buitenland geschiedt zonder gezinsleden.

De beleidsdirecties van het Ministerie onderhouden de contacten met de ontvangende organisaties en besluiten of tot uitzending wordt overgegaan.

De uitvoering van de Regeling civiele experts en verkiezingswaarnemers BZ is binnen het Ministerie ondergebracht bij de shared service organisatie WereldWijd Werken (hierna: 3W). 3W levert producten en diensten ter ondersteuning van diegenen die voor de Nederlandse overheid in het buitenland werken, reizen en verblijven.

§ 1 Begripsbepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

De gehanteerde begrippen sluiten zoveel mogelijk aan bij de begrippen uit de praktijk.

§ 2 Bepalingen met betrekking tot de civiele expert en de LTV

Artikel 2 De uitzending van de civiele expert en de LTV

De civiele expert of de LTV sluit een arbeidsovereenkomst met de Staat der Nederlanden (in de praktijk namens deze de Minister van Buitenlandse Zaken). Op grond van artikel 7:615 BW zijn de bepalingen met betrekking tot de arbeidsovereenkomst uit het BW niet van toepassing op voornoemde arbeidsovereenkomst.

Indien de civiele expert een overheidswerkgever heeft (zoals het Ministerie van Veiligheid en Justitie), vindt uitzending plaats via een detacheringsovereenkomst tussen de Minister, de werkgever van de civiele expert en de civiele expert.

Een uitzending vindt plaats op verzoek van of in overleg met een ontvangende organisatie. Dit zijn met name de Verenigde Naties (VN), de Organisatie voor Veiligheid en Samenwerking in Europa (OVSE), de Europese Unie (EU), de Raad van Europa en buitenlandse overheden.

Een civiele expert of LTV wordt niet eerder uitgezonden dan nadat de beleidsdirectie en de ontvangende organisatie hebben aangegeven akkoord te zijn met de uitzending van de betrokken persoon, de duur van de uitzending en de van toepassing zijnde voorwaarden. Dit geldt ook bij een eventuele verlenging van de uitzending.

De totale duur van de uitzending is vooraf niet altijd goed te bepalen. Behalve dat dit afhankelijk kan zijn van het mandaat van de ontvangende organisatie en de niet van tevoren vast te stellen duur van een project, kan het ook afhankelijk zijn van beschikbare financiering, verandering in het Nederlands buitenlands beleid of het beleid van de ontvangende organisatie.

Een uitzending of verlenging daarvan beslaat maximaal een termijn van twaalf maanden. Deze termijn wordt ingegeven door het feit dat het zowel om politieke, administratieve als financiële redenen niet wenselijk is om bij uitzending van civiele experts en LTV’s verplichtingen voor een langere tijd aan te gaan.

Na beëindiging van de arbeidsovereenkomst heeft de civiele expert of de LTV in beginsel aanspraak op een WW-uitkering. Deze uitkering dient aangevraagd te worden bij het UWV. Het UWV beslist of een uitkering wordt toegekend. Er is geen aanspraak op een bovenwettelijke uitkering.

De civiele expert die ter beschikking is gesteld door zijn werkgever, keert na afloop van de uitzending terug naar zijn werkgever.

Artikel 3 Arbeidsgezondheidskundig onderzoek

De civiele expert is voorafgaand aan de uitzending verplicht een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan. Voor de LTV geldt deze verplichting alleen bij uitzending naar een hoogrisicogebied.

Het onderzoek wordt verplicht gesteld, omdat het werken in een (post)conflictgebied extra gezondheidsrisico’s met zich brengt voor betrokkene. Hierbij valt met name te denken aan de veiligheid, maar ook aan infecties en het klimaat. Het arbeidsgezondheidskundig onderzoek vindt plaats bij een door de Minister aangewezen arbodienst.

De civiele expert kan ook tijdens een uitzending worden verplicht een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan of wanneer wordt overwogen een uitzending te verlengen. De situatie in een gebied waarnaar de civiele expert is uitgezonden, kan zodanig wijzigen dat waar eerder geen sprake was van een hoogrisicogebied, dit zich op een later moment wel kan voordoen. Ook kan de fysieke of mentale gesteldheid van de civiele expert dusdanig gewijzigd zijn dat wellicht niet langer aan de door de Minister of de ontvangende organisatie vereiste gezondheidseisen kan worden voldaan. Dat zou kunnen betekenen dat de uitzending wordt beëindigd of van verlenging wordt afgezien.

De bedrijfsarts adviseert de civiele expert en de LTV over de benodigde vaccinaties. Het is aan de civiele expert of de LTV of zij dit advies opvolgen.

De civiele expert wordt in de gelegenheid gesteld om na beëindiging van de uitzending een arbeidsgezondheidskundig onderzoek te ondergaan en/of een gesprek met een door de Minister aangewezen psycholoog te voeren.

De LTV wordt de mogelijkheid geboden om na beëindiging van de uitzending een gesprek met een door de Minister aangewezen psycholoog te voeren.

Artikel 4 Verklaring omtrent gedrag, veiligheidsonderzoek en geheimhoudingsverklaring

De civiele expert en de LTV zijn verplicht om een verklaring omtrent het gedrag (VOG) over te leggen.

De ontvangende organisatie geeft aan of voor de door hen gevraagde functie een clearance nodig is. Ten behoeve van de afgifte van een clearance wordt een veiligheidsonderzoek uitgevoerd door de AIVD. De AIVD is in Nederland de bevoegde National Security Authority (NSA).

Op grond van artikel 13 van de Wet veiligheidsonderzoeken (Wvo) kunnen clearances worden aangevraagd ten behoeve van de Europese Unie (EU), de North Atlantic Treaty Organization (NATO) of de European Space Agency (ESA). De clearance is vereist om te kunnen werken met gerubriceerd materiaal van de EU, NATO of ESA en/of toegang te krijgen tot hun instellingen. Voor de EU geldt dat ook voor het bijwonen van vergaderingen een clearance vereist is.

De aanvraag kan direct door de betreffende organisatie bij de AIVD worden gedaan. In geval van rijksambtenaren verloopt de aanvraag via de Beveiligingambtenaar van het betreffende departement. Ook dan blijft de organisatie die de clearance vereist de formele aanvrager.

Mocht een civiele expert of een LTV in een zeer bijzonder geval al zijn uitgezonden voordat een clearance of VOG is afgegeven en vervolgens tijdens de uitzending duidelijk wordt dat voor hem geen clearance of VOG wordt afgegeven, wordt de uitzending en de daaraan ten grondslag liggende overeenkomst tussentijds beëindigd.

Artikel 5 Reis- en verblijfkosten selectieprocedure

De sollicitanten die deelnemen aan de selectieprocedure voor opname in het bestand van civiele experts kunnen de reiskosten die zij binnen Nederland maken bij 3W declareren. De kosten worden overeenkomstig het Reisbesluit binnenland en de Reisregeling binnenland vergoed.

Artikel 6 Voorbereiding uitzending

Indien de civiele expert of LTV voorafgaand aan zijn uitzending dient deel te nemen aan gesprekken (briefings) of bijeenkomsten worden de kosten overeenkomstig het Reisbesluit binnenland vergoed.

Daarnaast kan de Minister de civiele expert opdragen een voorbereidende training te volgen, een zogeheten pre-deployment training. Mocht er op het moment van uitzending geen pre-deploymenttraining beschikbaar zijn, kan de civiele expert deze training ook tijdens de uitzending volgen.

De civiele expert en de LTV die worden uitgezonden naar een hoogrisicogebied zijn verplicht een veiligheidstraining te volgen. Deze training wordt Hostile Environment Awareness Training (HEAT) genoemd. In deze training wordt de civiele expert en de LTV aan de hand van praktijkoefeningen geleerd om te gaan met mogelijke dreigingen in het gebied waarnaar zij worden uitgezonden. Indien de civiele expert of de LTV recentelijk, dat wil zeggen binnen drie jaar voorafgaand aan de uitzending, een veiligheidstraining heeft gevolgd, hoeft hij deze niet nogmaals te volgen.

De kosten van de training, inclusief reis- en verblijfkosten, worden door de Minister vergoed.

Artikel 7 Arbeidsduur

De arbeidsduur van de civiele expert en de LTV is 40 uur per week. Dit is de bij de ontvangende organisaties gangbare arbeidsduur.

Artikel 8 Salaris

Aan de door de ontvangende organisatie opengestelde functie wordt volgens de methodiek van de Minister een salarisschaal van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984 (hierna: BBRA 1984) gekoppeld. De meeste functies die worden aangeboden door de ontvangende organisaties, kunnen worden ingedeeld in schaal 11 tot en met 14 uit het BBRA 1984.

De civiele expert of de LTV wordt in de laagste trede in de voor zijn functie geldende schaal ingedeeld tenzij zijn relevante kennis en werkervaring een hogere indeling rechtvaardigen.

Het salaris wordt aangepast naar de arbeidsduur van 40 uur per week en bedraagt dus 40/36 maal het salarisbedrag uit bijlage B van het BBRA 1984 behorende bij de salarisschaal en salaristrede. Zolang het maximum van de schaal nog niet is bereikt, wordt de civiele expert telkens na twaalf maanden een periodieke verhoging toegekend in de aan hem toegekende salarisschaal op voorwaarde dat hij in voldoende mate functioneert.

Daarnaast ontvangt de civiele expert of de LTV een vakantie-uitkering en eindejaarsuitkering overeenkomstig het BBRA 1984.

Artikel 9 Verlenging en voortzetting uitzending

De uitzending kan verlengd worden met maximaal twaalf maanden. Voor de arbeidsovereenkomst geldt dat deze zes keer kan worden verlengd met een maximale duur van 84 maanden (7 jaar).

Voor uitzending naar hoogrisicogebieden geldt dat de totale duur van de uitzending maximaal 24 maanden mag duren, te rekenen vanaf de ingangsdatum van de eerste uitzending. Na deze 24 maanden wordt de civiele expert gedurende vier weken niet uitgezonden. Na 4 weken kan de civiele expert weer uitgezonden worden, maar alleen naar een niet-hoogrisicogebied; uitzending naar een hoogrisicogebied is pas mogelijk na 12 maanden.

In de praktijk geldt dat de uitzending van de LTV niet verlengd wordt; dit gebeurt slechts in bijzondere gevallen en voor korte duur.

Artikel 10 Voorzieningen bij uitzending

Hoofdstuk 5 van het DBZV 2007 regelt de voorzieningen die van toepassing zijn op tewerkstellingen van korte duur van ambtenaren van het Ministerie die minder dan twaalf maanden op posten in het buitenland werkzaam zijn. Het betreft ambtenaren die formeel in Nederland zijn geplaatst met als taak om gedurende hun plaatsingsduur op verschillende posten in het buitenland tijdelijk assistentie te verlenen of ambtenaren die in Nederland respectievelijk bij een post zijn geplaatst en die incidenteel tijdelijk op een (andere) post in het buitenland worden tewerkgesteld.

Uitgangspunt is dat de ambtenaar alleen, dus zonder gezinsleden, wordt uitgezonden. Het is namelijk al jarenlang vast beleid van de ontvangende organisaties dat de civiele expert en de LTV zonder gezinsleden worden uitgezonden, ook al wordt de uitzending verlengd.

In het kader van de harmonisering van de regelgeving en beperking van de beheerslast is er voor gekozen om de civiele expert en de LTV met een uitzendingsperiode van meer dan 3 weken voor wat betreft hun buitenlandvergoedingen in belangrijke mate op vergelijkbare wijze te behandelen als ambtenaren van het Ministerie met een tewerkstelling op een post van korte duur. Gezien het bijzondere karakter van de uitzendingen zijn in artikel 10 van deze regeling alleen die voorzieningen genoemd die op de civiele expert en de LTV van toepassing zijn. Sommige organisaties, zoals EU en OVSE, betalen rechtstreeks buitenlandvergoedingen uit aan de civiele expert en de LTV. In dat geval heeft de civiele expert en de LTV geen recht op de voorzieningen genoemd in artikel 10 van deze regeling.

Ten opzichte van de huidige situatie waarin gewerkt wordt met Daily Subsistence Allowance (DSA), een door de VN tweemaal per jaar vastgestelde vergoeding voor hotel, maaltijden en fooien, kan het betekenen dat in de nieuwe situatie in veel gevallen de vergoedingen hoger zijn en in andere gevallen lager. Dit is mede afhankelijk van standplaats.

De voorzieningen hebben betrekking op huisvesting, standplaats, koopkracht, verlof, transport, overlijden en geneeskundige begeleiding.

Indien de civiele expert en de LTV voor een periode van drie weken of minder worden uitgezonden, geldt dat zij een onkostenvergoeding overeenkomstig het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland ontvangen. Bij een verlenging van zo’n korte uitzending, hetgeen slechts zelden voorkomt en dan slechts voor korte tijd, blijven het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland van toepassing. Sommige organisaties, zoals EU en OVSE, betalen rechtstreeks de onkostenvergoedingen uit aan de civiele expert en de LTV. In dat geval heeft de civiele expert en de LTV geen recht op een onkostenvergoeding overeenkomstig het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland.

Artikel 11 Huisvesting

Indien de ontvangende organisatie geen woonruimte heeft geregeld, zorgt de civiele expert of de LTV zelf voor zijn huisvesting op de standplaats. Hierbij dienen de civiele expert en de LTV de aanwijzingen te volgen van de Minister en de ontvangende organisatie.

De kosten kunnen de civiele expert en de LTV declareren bij 3W. Het is mogelijk om een voorschot te krijgen. Naast de kosten van de woning, betreft het ook de kosten voor water en energie en eventueel beveiliging.

Artikelen 12 en 13 Verlofuren

De civiele expert en de LTV vallen onder de verlofregeling van de ontvangende organisatie en bouwen volgens de regeling van de ontvangende organisatie verlofuren op. Bij de ontvangende organisatie vindt ook de verlofregistratie plaats. Aan het einde van de uitzending zal met de civiele expert en de LTV geen verrekening van een eventueel restant aan verlofuren plaatsvinden; geacht wordt dat al het verlof is opgenomen. Uitsluitend in heel bijzondere gevallen (zoals bij langdurige ernstige ziekte waardoor geen verlof kon worden genoten) kan hiervan worden afgeweken met toepassing van de hardheidsclausule.

Artikel 14 Tickets

De civiele expert en de LTV krijgen het trein- of vliegticket van Nederland naar de standplaats en bij het einde van de uitzending terug naar Nederland vergoed.

Per periode van twaalf maanden, gerekend vanaf de eerste dag van aankomst op de standplaats, heeft de civiele expert overeenkomstig artikel 24 van het DBZV 2007 recht op een verlofreis naar Nederland. Voor hoogrisicogebieden geldt dat er, naast de twaalfmaandelijkse verlofreis naar Nederland, extra verlofreizen gemaakt mogen worden; dit zijn de zogeheten recuperatiereizen. Het staat de civiele expert vrij te bepalen waar het verlof wordt doorgebracht. De Minister bepaalt per standplaats het aantal extra verlofreizen.

Aan de civiele expert worden voor de twaalfmaandelijkse verlofreis en eventuele recuperatiereizen de kosten van het goedkoopste ticket volgens de meest logische en economische route naar Nederland vergoed.

Voor de vergoeding van de kosten is aangesloten bij de Regeling buitenlandse dienstreizen BZ 2017 waarin in de artikelen 6 en 7 is bepaald wanneer per trein of vliegtuig en in welke reisklasse kan worden gereisd.

Artikel 15 Evaluatiegesprek

Zes maanden na aanvang van de uitzending en zes maanden na de verlenging van de uitzending is de civiele expert verplicht om in Nederland een gesprek te voeren met een psycholoog. Doel van dit gesprek is te beoordelen of de civiele expert in staat is de uitzending te vervolgen of dat het beter is de uitzending te beëindigen. De psycholoog adviseert de Minister hierover. Eventueel kan dit gesprek aanleiding zijn om een medisch oordeel in te winnen.

Daarnaast stelt de civiele experts, indien hij deze heeft, de verslagen van functioneringsgesprekken met de ontvangende organisatie ter beschikking aan de beleidsdirectie. Deze verslagen maken onderdeel uit van het voortgangsgesprek dat de beleidsdirectie met de civiele expert voert. In dit gesprek wordt tevens gekeken of deelname aan een missie bijdraagt aan hetgeen de Minister beoogt.

Artikel 16 Aanvang en einde aanspraken

In dit artikel is geregeld wanneer de aanspraken op de voorzieningen van artikelen 10, 11, 12 13 en 14 ingaan en eindigen. De aanspraken zijn gerelateerd aan de dag waarop de civiele expert of de LTV zijn werkzaamheden op de standplaats feitelijk heeft aangevangen en beëindigd.

Artikel 17 Toezicht en verantwoordelijkheid

De civiele expert of de LTV legt primair verantwoording af over zijn werkzaamheden aan de ontvangende organisatie.

Daarnaast informeert de civiele expert of de LTV periodiek de betrokken beleidsmedewerker van de beleidsdirectie bij het Ministerie op hoofdlijnen over de verrichte werkzaamheden en mogelijke knelpunten daarbij, voorzover niet strijdig met de regels van de ontvangende organisatie.

De civiele expert en de LTV voegen zich zo veel mogelijk naar de regels en instructies van de daartoe bevoegde personen bij de ontvangende organisatie. Indien de Minister naar aanleiding van de door de civiele expert of de LTV ontvangen informatie vermoedt dat de regels en instructies van de ontvangende organisatie ernstig in strijd zijn met het buitenlands beleid van het Koninkrijk, treedt de beleidsdirectie in overleg met de ontvangende organisatie.

Artikel 18 Ziekte en herstel

De civiele expert en de LTV dient zich zo spoedig mogelijk ziek en hersteld te melden bij de ontvangende organisatie en bij 3W. De civiele expert die beschikbaar is gesteld door zijn werkgever dient zich tevens ziek en hersteld te melden bij zijn werkgever. Dit wordt niet door 3W gedaan.

Indien de civiele expert en de LTV zich binnen 4 weken na herstelmelding wederom ziek meldt, wordt dat als één ziekteperiode geteld.

De civiele expert of de LTV die werkzaam is op grond van een arbeidsovereenkomst met de Minister, heeft recht op doorbetaling van zijn salaris tot het einde van die overeenkomst met een maximum van 52 weken na de eerste ziektedag. Indien de overeenkomst de periode van 52 weken overschrijdt, dan geldt bij voortdurende arbeidsongeschiktheid dat hij recht heeft op doorbetaling van 70% van zijn salaris tot aan het einde van de overeenkomst. Er wordt door de Minister een re-integratietraject ingezet tot aan het moment dat de arbeidsovereenkomst eindigt. Na afloop van de arbeidsovereenkomst zal het UWV de re-integratieactiviteiten verder op zich nemen.

Voor de civiele expert die beschikbaar is gesteld door zijn werkgever geldt dat zijn werkgever de re-integratieactiviteiten op zich neemt.

Artikel 19 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de civiele expert en de LTV

De civiele expert of de LTV kan schriftelijk de aan de uitzending ten grondslag liggende arbeidsovereenkomst opzeggen. De opzegtermijn bedraagt één maand na de dag waarop de opzegging is ontvangen (tenzij sprake is van een gewichtige reden waardoor betrokkene de overeenkomst al op kortere termijn moet kunnen beëindigen). De reden hiervan is dat enige tijd is gemoeid met het afronden van werkzaamheden, het overleg tussen de betrokken beleidsdirectie, 3W en de ontvangende organisatie en het regelen van de terugreis van de civiele expert of de LTV.

De civiele expert of de LTV die beschikbaar is gesteld door zijn werkgever, verzoekt de Minister en zijn werkgever de detacheringsovereenkomst tussentijds te beëindigen.

Artikel 20 Tussentijdse beëindiging van de overeenkomst door de Minister

De situaties die voor de beleidsdirecties aanleiding kunnen zijn een uitzending tussentijds te beëindigen, zijn zodanig geformuleerd dat zowel het functioneren van de civiele expert of de LTV als politieke, maatschappelijke, projectmatige en andere bijzondere omstandigheden hieraan ten grondslag kunnen liggen.

Het kan immers zo zijn dat de ontvangende organisatie om één van de hiervoor genoemde redenen niet langer zijn goedkeuring aan de uitzending van de civiele expert of de LTV kan blijven verlenen. Ook omstandigheden die buiten de persoon van de civiele expert of de LTV liggen, kunnen aanleiding geven de uitzending te beëindigen. Voortzetting van de uitzending is dan niet meer mogelijk of zinvol. Om die reden kan de Minister met gebruikmaking van een termijn van één maand na verzending van de opzegging de uitzending beëindigen (dit hoeft geen volle kalendermaand te zijn). Voor de civiele expert of de LTV die op basis van een arbeidsovereenkomst met de Minister werkzaam is, betekent dit dat tevens de arbeidsovereenkomst wordt beëindigd.

Indien de civiele expert of de LTV op een zodanige verwijtbare wijze handelt dat het naar het oordeel van de beleidsdirectie niet verantwoord is de civiele expert of de LTV nog langer werkzaamheden te laten verrichten, wordt een kortere of zelfs geen opzegtermijn gehanteerd. Te denken valt hierbij aan diefstal of mishandeling.

De overeenkomst mag niet tussentijds worden opgezegd wegens ziekte of zwangerschap.

Artikel 21 Schade

De civiele expert of de LTV die van oordeel is dat hij schade heeft geleden die direct verband houdt met de uitoefening van zijn functie, kan een verzoek tot schadeloosstelling indienen bij de Minister. Voor de civiele expert en de LTV die op grond van een arbeidsovereenkomst wordt uitgezonden geldt dat artikel 7:658 BW van overeenkomstige toepassing is verklaard. Voor de civiele expert die op grond van een detacheringsovereenkomst wordt uitgezonden geldt het schadevergoedingsrecht van de ambtenaren in de sector Rijk.

De Minister beslist of het in de rede ligt de schade te vergoeden.

Het op ambtenaren van het Ministerie van toepassing zijnde Besluit uitkeringen ongevallen d.d. 17 februari 1999 is bij artikel 21 van overeenkomstige toepassing verklaard op de civiele expert en de LTV.

Daarnaast zijn de civiele expert en de LTV zelf verantwoordelijk om voor de duur van de uitzending een ziektekostenverzekering met buitenlanddekking af te sluiten. En om eventueel andere verzekeringen – zoals een inboedel, reis- of ongevallenverzekering – af te stemmen op de uitzending naar het buitenland. De schade wordt door de civiele expert of de LTV zelf met zijn verzekeringsmaatschappij afgewikkeld.

Artikel 22 Schade geleden door derden

De civiele expert of de LTV worden gevrijwaard van elke eis tot schadevergoeding van een derde die betrekking heeft op handelingen of nalatigheid van de civiele expert of de LTV uit hoofde van zijn functie, tenzij sprake is van ernstige verwijtbaarheid van de civiele expert of de LTV.

In voorkomende gevallen zal 3W afstemming zoeken met de ontvangende organisatie en de schadeclaim na overleg met de ontvangende organisatie afhandelen. Het spreekt voor zich dat de civiele expert of de LTV zijn medewerking verleent door 3W te voorzien van alle relevante informatie.

Artikel 23 Declaraties

De civiele expert en de LTV dienen uiterlijk binnen zes maanden nadat de aanspraak op een vergoeding of tegemoetkoming is ontstaan hun daarop betrekking hebbende declaraties te hebben ingediend. Daarna vervalt de aanspraak op de vergoeding of tegemoetkoming.

Artikel 24 Informatieplicht

Van belang is dat de civiele expert en de LTV alle informatie die van invloed kan zijn op hetgeen hen toekomt uit hoofde van deze regeling zo spoedig mogelijk melden bij 3W. Te denken valt hierbij aan zaken als een wijziging van huisvesting en de datum van vertrek.

Artikel 25 Verplichting tot beperking van de kosten

Dit artikel verplicht de civiele expert en de LTV de kosten die zij maken en die zij op grond van deze regeling kunnen declareren naar redelijkheid en billijkheid te beperken.

Artikel 26 Hardheidsclausule

De Regeling civiele experts en verkiezingswaarnemers BZ is een algemene regeling die voor alle civiele experts en LTV’s in dezelfde mate geldt. Het is dan ook een fictie om te veronderstellen dat de regeling tot in detail afdoende zou kunnen voorzien in alle mogelijke situaties. Daarom is het nodig dat in bijzondere individuele gevallen, of groepen van gevallen, in aanvulling op of in afwijking van de regeling een nadere beslissing ten gunste van de civiele expert of de LTV moet kunnen worden genomen. Al dan niet op verzoek van betrokkene. De bevoegdheid om de afwijkende beslissing te nemen is exclusief voorbehouden aan de Hoofddirecteur Personeel en Organisatie van het Ministerie.

§ 3 Bepalingen met betrekking tot de KTV

Artikel 27 De uitzending van de KTV

De KTV wordt op basis van een vrijwilligersovereenkomst uitgezonden. De uitzending bedraagt nooit meer dan 21 dagen. De KTV dient eventueel zelf met zijn werkgever of een uitkeringsinstantie een regeling te treffen. Te denken valt hierbij aan (on)betaald verlof of opname van vakantiedagen.

Artikel 28 Vergoeding

De KTV ontvangt zijn onkostenvergoedingen overeenkomstig het Reisbesluit buitenland en de Reisregeling buitenland. Hij heeft geen aanspraak op loon; er is dan ook geen sprake van een arbeidsovereenkomst.

Artikel 29

Een aantal bepalingen met betrekking tot de civiele experts en LTV’s is van overeenkomstige toepassing op de KTV’s. Dit betreffen bepalingen met betrekking tot het arbeidsgezondheidsonderzoek, verklaring omtrent het gedrag, geheimhoudingsverklaring, veiligheidstraining, toezicht en verantwoordelijkheid, ziekte en herstel, schade, declaraties, informatieplicht, beperking van de kosten en de hardheidsclausule.

§ 4 Overgangs- en slotbepalingen

Artikelen 30 en 31 Overgangsbepaling

Uitzending voor een korte missie onder de Regeling Korte Missies (RKM) en de Regeling Arbeidsovereenkomst Korte Missies (RAKM) vonden veelal plaats voor de duur van zes maanden. De RKM en RAKM blijven van kracht op missies die op de datum van inwerkingtreding van de voorliggende regeling (1 januari 2018) nog niet zijn beëindigd. Op elke verlenging van een uitzending en elke nieuwe uitzending die wordt overeengekomen op of na de datum van inwerkingtreding van de voorliggende regeling is uitsluitend deze regeling en het daarop gebaseerde uitvoeringsbeleid van toepassing.

’s-Gravenhage, 26 oktober 2017

De Minister van Buitenlandse Zaken, Namens deze, De Secretaris-Generaal, J. Brandt