Besluit van de Secretaris-Generaal van 1 november 2017 houdende instelling van de Tijdelijke commissie integriteit Belastingdienst

De Secretaris-Generaal,

Gehoord hebbende de Departementale Ondernemingsraad en de Concern Ondernemingsraad Belastingdienst;

Gelet op artikel 2 van de Wet vergoedingen adviescolleges en commissies;

Gelet op artikel 4 van het Besluit vergoedingen adviescolleges en commissies;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. het ministerie:

het Ministerie van Financiën (inclusief de Belastingdienst);

b. de staatssecretaris:

de Staatssecretaris van Financiën;

c. de SG:

de secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën;

d. de DGBel:

de directeur-generaal van de Belastingdienst;

e. het MT Belastingdienst:

het managementteam als bedoeld in artikel 3 van het Organisatie-en Mandaatbesluit DGBel 2016.

f. de commissie:

de Tijdelijke commissie integriteit Belastingdienst;

g. vermoeden van een misstand of integriteitschending:

het vermoeden van een melder, dat binnen de Belastingdienst, sprake is van een misstand of integriteitschending voor zover:

• 1°. het vermoeden gebaseerd is op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de melder bij het Ministerie heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en

• 2°. het maatschappelijk belang in het geding is bij de schending van een wettelijk voorschrift, een gevaar voor de volksgezondheid, een gevaar voor de veiligheid van personen, een gevaar voor de aantasting van het milieu, een gevaar voor het goed functioneren van de openbare dienst of een onderneming als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;

h. de melder:

de ambtenaar, de gewezen ambtenaar en degene die anderszins arbeid verricht of heeft verricht bij het Ministerie die een vermoeden van een misstand meldt.

Artikel 2. Instelling en taak

• 1. Er is een Tijdelijke commissie integriteit Belastingdienst. De commissie is een aanvulling op de bestaande meldinginfrastructuur bij de Belastingdienst;

• 2. De commissie heeft tot taak:

  • a. het zo spoedig mogelijk reageren op meldingen inzake mogelijke integriteitschendingen resp. misstanden die de Belastingdienst raken;

  • b. het verzamelen en inventariseren van meldingen;

  • c. het geven van informatie en advies over procedures en vervolgstappen aan de melders;

  • d. het zo nodig inwinnen van nadere inlichtingen naar aanleiding van meldingen;

  • e. het (laten) onderzoeken en beoordelen in hoeverre de meldingen aanleiding geven tot enigerlei vervolgprocedure. Indien wordt overgegaan tot het (laten) instellen van een onderzoek, zal de commissie (waar)borgen dat het onderzoek op onafhankelijke en zorgvuldige wijze plaatsvindt en dat terugkoppeling plaatsvindt aan de melders.

  • f. het gevraagd en ongevraagd adviseren van de SG over integriteitsbeleid, eventuele vervolgprocedures en te nemen maatregelen.

Artikel 3. Leden

• 1. De commissie bestaat uit tenminste twee en ten hoogste vier leden.

• 2. Met ingang van 1 september 2017 worden voor de periode van twee jaar tot lid van de commissie benoemd:

  • a. Mevrouw A. M.C. (Angelien) Eijsink;

  • b. Mevrouw M.A. (Mariënne) Verhoef.

    De leden zijn niet werkzaam bij het Ministerie.

  • 3. Bij tussentijds vertrek van een lid kan de SG een ander lid benoemen.

  • 4. De leden kunnen worden benoemd, geschorst en ontslagen door de SG.

Artikel 4. Duur

De commissie wordt ingesteld voor de duur van twee jaar, te rekenen vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 5. Ondersteuning

• 1. De commissie wordt ondersteund door een secretaris.

• 2. De secretaris zorgt voor inhoudelijke advisering en ondersteuing en zorgt tevens voor het secretariaat.

• 3. Zowel secretaris als het secretariaat zijn buiten de Belastingdienst gepositioneerd en zijn onafhankelijk. Voor de inhoudelijke uitvoering van de taak is men uitsluitend verantwoording schuldig aan de leden van de commissie.

• 4. Het secretariaat stuurt een melding van vermoeden van een integriteitschending of misstand meteen door aan de leden van de commissie.

• 5. De secretaris en het secretariaat verricht op verzoek van de commissie ondersteunende, voorbereidende en coördinerende werkzaamheden.

Artikel 6. Melden

• 1. De melder kan het (vermoeden van een) integriteitschending of misstand schriftelijk indienen bij de Postbus.Com.Integriteit.BD@Rijksoverheid.nl.

• 2. De (ondersteuning van) de commissie is voor vragen of overleg tijdens kantooruren bereikbaar per telefoon 070 3428253.

• 3. De melding bevat tenminste de volgende gegevens:

  • a. de naam, het adres en de woonplaats van de melder, alsmede zijn telefoonnummer en e-mailadres;

  • b. een toelichting van de (vermoedelijke) integriteitschending of misstand;

  • c. indien mogelijk de geschonden norm, de feiten waarop de integriteitschending of misstand berust en met afschrift van alle aanwezige bewijsstukken over de integriteitschending.

• 4. De ontvangst van de melding wordt zo spoedig mogelijk bevestigd onder opgave van de dag van ontvangst.

Artikel 7. Behandeling

• 1. De commissie toetst of de melding voldoet aan de vereisten genoemd in artikel 1 en 7.

• 2. Als gegevens of stukken ontbreken kan de commissie aan de melder vragen om die alsnog in te dienen.

• 3. De commissie voert met iedere melder een gesprek over de melding.

• 4. De commissie informeert de persoon of personen op wie de vermoede misstand of integriteitschending betrekking heeft, indien er een onderzoek start, tenzij dit schadelijk kan zijn voor het onderzoek. Dan vindt melding achteraf plaats.

• 5. De commissie beslist vervolgens over de wijze van behandeling en past daarbij zoveel mogelijk maatwerk toe. Over de wijze van behandeling communiceert de commissie met de melder en de direct betrokkene(n).

• 6. De commissie kan besluiten dat een melding behandeld wordt in een hoorzitting. De hoorzittingen van de commissie vinden plaats op een neutrale plaats en zijn niet openbaar.

• 7. Indien de commissie het nodig vindt, kan zij al dan niet op grond van een daartoe strekkend verzoek direct betrokkene(n), derden, getuigen en/of deskundigen, ter zitting horen. Indien de commissie hiervan gebruik maakt, doet zij hiervan uiterlijk 10 dagen voor de hoorzitting mededeling aan de melder.

• 8. Van de hoorzitting zal een verslag worden gemaakt. De melder ontvangt een afschrift van het verslag en heeft de gelegenheid om binnen een daartoe gestelde termijn opmerkingen te maken op het verslag.

• 9. De schriftelijke correspondentie tussen de commissie en de melder zal per e-mail plaatsvinden.

Artikel 8. Vertrouwelijkheid, het inwinnen van inlichtingen en medewerkingsplicht ambtenaren

• 1. De commissie zorgt ervoor dat de identiteit van de melder niet verder bekend wordt dan noodzakelijk is voor het onderzoek en de behandeling van de melding.

• 2. De commissie behandelt de melder en de melding vertrouwelijk. Als sprake is van een wettelijke (aangifte)verplichting kan de commissie de vertrouwelijkheid niet handhaven.

• 3. Zo nodig zal de commissie nadere informatie inwinnen op basis waarvan zij zich een zo gedegen en objectief mogelijk oordeel kan vormen.

• 4. Voor het inwinnen van informatie of inlichtingen kan de commissie zich wenden tot personen die werkzaam zijn bij het Ministerie. Van die personen wordt verwacht dat zij vertrouwelijkheid betrachten en de medewerking verlenen die redelijkerwijs nodig is voor de uitvoering van de taken van de commissie.

Artikel 9. Advies van de commissie

• 1. De commissie legt zo spoedig mogelijk, maar in principe binnen twaalf weken na ontvangst van de melding, haar bevindingen over de melding neer in een gemotiveerd advies aan de SG. Indien de uiterlijke termijn niet wordt gehaald wordt dat voor het aflopen van de termijn gecommuniceerd met de melder.

• 2. De commissie informeert de melder bij het uitbrengen van een advies.

Artikel 10. Geen benadeling

1. De melder die met inachtneming van de bepalingen in dit besluit een vermoeden van een integriteitschending of misstand heeft gemeld wordt op geen enkele wijze in zijn positie in de organisatie benadeeld als gevolg van de melding.

Artikel 11. Vergoeding

• 1. De leden ontvangen een vergoeding per gewerkt uur. De toepasselijke salarisschaal is schaal 18, trede 10, van bijlage B van het Bezoldigingsbesluit Burgerlijke Rijksambtenaren 1984.

• 2. Reis- en verblijfkosten en overige onkosten worden naar redelijkheid vergoed, met toepassing van de regelingen die gelden voor personeel werkzaam bij de sector Rijk.

Artikel 12. Onkosten

• 1. De (on)kosten van de commissie komen, voor zover goedgekeurd, voor rekening van het Ministerie. Onder (on)kosten worden in ieder geval verstaan:

  • a. de kosten voor de faciliteiten van vergaderingen en voor secretariële ondersteuning,

  • b. de kosten voor het inschakelen van externe deskundigheid, en

  • c. de kosten voor publicatie van rapportages.

Artikel 13. Archiefbescheiden

De commissie draagt zo spoedig mogelijk na beëindiging van haar werkzaamheden of, zoveel eerder indien de omstandigheden daartoe aanleiding geven, de bescheiden over aan het (personeelsvertrouwelijke) archief van het Ministerie van Financiën.

Artikel 14. Rapportage

• 1. De commissie brengt halfjaarlijks een (geanonimiseerde) rapportage uit aan de SG.

• 2. Tevens brengt de commissie ieder jaar in januari een jaarrapportage uit, waarin onder meer over het aantal meldingen van vermoedelijke en geconstateerde integriteitsinbreuken (geanonimiseerd) wordt opgenomen.

• 3. De commissie verstrekt de DGBel, de Departementale Ondernemingsraad, de Concern ondernemingsraad en het Departementaal Georganiseerd Overleg Financiën een afschrift van de rapportages.

Artikel 15. Openbaarmaking

Rapporten, notities, verslagen, adviezen en andere producten die door of namens de commissie worden vervaardigd of vergaard, worden niet door de commissie openbaar gemaakt, maar uitsluitend aan de SG uitgebracht en na afronding van de werkzaamheden overgedragen naar het vertrouwelijke archief.

Artikel 16. Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant, waarin het wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 september 2017.

Artikel 17. Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Instellingsbesluit Tijdelijke commissie integriteit Belastingdienst.

Dit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst en in afschrift worden gezonden aan de commissie.

De secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën, M.R. Leijten

ALGEMENE TOELICHTING

Beweegredenen en positionering

Uitgangspunt is dat een medewerker die een integriteitschending of misstand vermoedt, daarover eerst en bij voorkeur spreekt met zijn leidinggevende. De medewerker kan met een (vermoedelijke) integriteitschending of misstand, eventueel na overleg met zijn leidinggevende, ook terecht bij één van de meldpunten in de Belastingdienst of bij één van de vertrouwenspersonen van het Ministerie. De ervaring leert dat meldingen van schendingen of misstanden ook worden gedaan bij bedrijfsmaatschappelijk werk (BMW) of bij de ondernemingsraad. Op deze wijze heeft de organisatie eerst zelf de gelegenheid om orde op zaken te stellen.

Een medewerker die zich genoodzaakt voelt een melding te doen en het voor hem redelijkerwijs niet mogelijk is dat te doen binnen de Belastingdienst, kan terecht bij de Tijdelijke commissie integriteit Belastingdienst (hierna: de commissie). Ze is gepositioneerd buiten de Belastingdienst, direct onder de Secretaris-generaal van het Ministerie van Financiën. De commissie bestaat bij oprichting uit twee onafhankelijke leden. De leden zijn niet werkzaam bij het Ministerie van Financiën. De SG benoemt, schorst en ontslaat de leden van de commissie.

De functie van de commissie is tweeledig. Enerzijds is het een loket voor personen die vermoedens van integriteitschendingen en misstanden willen melden, maar geen gebruik willen of kunnen maken van een van de mogelijkheden die de Belastingdienst daarvoor biedt. Anderzijds is de commissie bedoeld om vermoedens van misstanden en integriteitschendingen vroegtijdig te signaleren en de SG over het vervolg te adviseren.

Wie kunnen melden?

Iedere persoon die op enigerlei wijze werkzaamheden verricht of heeft verricht voor of ten behoeve van de Belastingdienst en die (vermoedens van) integriteitschendingen of misstanden ter zake van de Belastingdienst wil melden kan zich richten tot de commissie. Een melding kan worden gedaan door (onder meer) (oud)ambtenaren, stagiaires, gedetacheerden, uitzendkrachten en zzp’ers.

Het meldpunt is niet bedoeld voor persoonlijke (rechtspositionele) conflicten of klachten van een werknemer op het gebied van zijn functie, takenpakket, arbeidsomstandigheden en loopbaanontwikkeling. Daarvoor gelden de andere/reguliere rechtspositionele en klachtenprocedures.

Werkwijze

Het is van belang dat medewerkers schendingen of misstanden vroegtijdig, veilig en laagdrempelig kunnen melden. Hoe eerder misstanden aan het licht komen, des te beter ze kunnen worden opgepakt en opgelost. Met het melden van integriteitschendingen en misstanden wordt een bijdrage geleverd aan het verbeteren van het functioneren van de organisatie. Bovendien is van belang te voorkomen dat misstanden escaleren en verdere schade aanrichten.

Het besluit beschrijft de procedure die gevolgd wordt wanneer een medewerker een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een integriteitschending of misstand heeft en het biedt duidelijkheid over in acht te nemen zorgvuldigheidseisen. Tegelijkertijd biedt het de medewerker bescherming tegen eventuele benadeling als gevolg van de melding. Met het doen van een melding moeten velen een drempel over. Het is daarom belangrijk te realiseren dat het doen van een melding veilig is en kan gebeuren. Melders mogen niet worden benadeeld vanwege hun melding.

De commissie zal zo goed mogelijk zorgen voor de vertrouwelijkheid van de melding en de melder, tenzij er een wettelijke plicht bestaat om de identiteit bekend te maken (bijvoorbeeld bij misdrijven waarvoor een aangifteplicht geldt). De commissie zal in haar werkwijze de richtlijnen van de overheid volgen voor het werken met vertrouwelijke informatie om de integriteit en vertrouwelijkheid van de informatie die men in beheer heeft, te waarborgen. Een melding kan niet anoniem worden ingediend. Een dergelijke mogelijkheid verdraagt zich niet met het streven naar transparantie en integriteit in de organisatie. Daarnaast is het vaak niet mogelijk om aan een anonieme melding opvolging te geven en kan het personen onterecht beschadigen. Indien een melder een integriteitschending of misstand anoniem wil melden kan dat bij de Landelijke Stichting Meld Misdaad Anoniem (meldpunt M). Dit kan alleen telefonisch (0800-7000). Na de melding zal meldpunt M een intake doen en de melding indien nodig overdragen ter verdere behandeling aan de politie, het openbaar ministerie of een (bijzondere) opsporingsdienst (bijv. rijksrecherche, fiscale inlichtingen- en opsporingsdienst, etc).

Duur

Het creëren van een cultuur in een organisatie waarin medewerkers zich ook echt veilig voelen om een melding te doen kost tijd. Om dit te bereiken zullen de komende jaren extra waarborgen binnen (en buiten) de belastingdienstorganisatie worden doorgevoerd. Tevens wordt gedurende deze periode de infrastructuur op het terrein van integriteit verder geprofessionaliseerd en de ophanging van Belastingdienst onder het kerndepartement ingeregeld.

Om medewerkers de mogelijkheid te geven om in de tussentijd meldingen van (mogelijke) schendingen of misstanden te bieden is gekozen voor een tijdelijke voorziening buiten de belastingdienstorganisatie. Deze voorziening vormt een aanvulling op de bestaande infrastructuur en wordt voor de duur van twee jaar ingesteld. Gegeven de jaarlijkse rapportages en de toekomstige ontwikkelingen zal in april 2019 aan de hand van een evaluatie een beslissing worden genomen over (de noodzaak en) het (voort)bestaan van de commissie.