Financiële Verordening RUD Utrecht

Besluit van het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht

Overwegende dat:

• 1. De RUD Utrecht een gemeenschappelijke regeling is, waarbij een openbaar lichaam is ingesteld

• 2. Dat voor genoemd openbaar lichaam regels voor het financiële beleid, het financiële beheer en de financiële organisatie dienen te worden vastgesteld

Gelet op:

• 1. De gemeenschappelijke regeling artikelen 21, 23 en 34 lid 4

• 2. Provinciewet art. 216 en art. 217

• 3. Besluit Begroting en Verantwoording

Besluit: vast te stellen navolgende Financiële Verordening RUD Utrecht

Hoofdstuk 1: Algemene bepalingen

Artikel 1: Definities

In deze verordening wordt verstaan onder:

• 1. Algemeen Bestuur: het Algemeen Bestuur van de RUD Utrecht als bedoeld in artikel 21 van de regeling;

• 2. Administratie: Het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen van (onderdelen van) de organisatie van de RUD Utrecht en ten behoeve van de verantwoording die daarover moet worden afgelegd;

• 3. Afdeling: Organisatorische eenheid binnen de RUD Utrecht die als zodanig een eigen rechtstreekse verantwoordelijkheid aan de directeur heeft;

• 4. Dagelijks Bestuur: het Dagelijks Bestuur van de RUD Utrecht als bedoeld in artikel 23 van de regeling;

• 5. Directeur: de directeur van de RUD Utrecht, bedoeld in artikel 27 van de regeling;

• 6. Investering: Een uitgaaf voor een goed of object met een gebruiksduur langer dan een jaar;

• 7. Regeling: de Gemeenschappelijke Regeling RUD Utrecht.

• 8. Weerstandscapaciteit: Middelen en mogelijkheden waarover de RUD Utrecht beschikt om niet-begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken, zonder dat de begroting en het beleid aangepast hoeven te worden.

Hoofdstuk 2: Begroting en verantwoording

Artikel 2: Verplichtingen Algemeen Bestuur

• 1. Het Algemeen Bestuur stelt de indeling van de begroting vast conform het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten.

• 2. Het Algemeen Bestuur stelt uiterlijk op 1 april van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar de kadernota vast.

• 3. Het Algemeen Bestuur stelt de begroting in principe voor 1 juli, maar uiterlijk 1 augustus voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar vast.

• 4. Gelijktijdig met de begroting voor het volgende begrotingsjaar wordt door het Algemeen Bestuur een meerjarenraming vastgesteld teneinde de in de begroting opgenomen ramingen te kunnen plaatsen in een meerjarenperspectief van 4 jaar.

• 5. Het Algemeen Bestuur onderzoekt de jaarstukken, voorzien van accountantsverklaring, en stelt deze uiterlijk op 1 juli volgend op het uitvoeringsjaar vast.

Artikel 3: Verplichtingen Dagelijks Bestuur

• 1. Het Dagelijks Bestuur zendt na 1 februari de vastgestelde kadernota ter informatie toe aan de raden van de deelnemende gemeenten.

• 2. Het Dagelijks Bestuur stuurt voor 1 april voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar de ontwerpbegroting en meerjarenraming toe aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en provinciale staten, welke een zienswijze kunnen indienen.

• 3. Het Dagelijks Bestuur zendt de concept jaarrekening voor 1 april ter informatie toe aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten en provinciale staten.

• 4. Het Dagelijks Bestuur biedt voor 1 juni volgend op het uitvoeringsjaar de jaarstukken ter (voorlopige) vaststelling aan het Algemeen Bestuur.

• 5. Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde begroting en meerjarenraming uiterlijk 1 augustus voorafgaande aan het volgend begrotingsjaar toe aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, provinciale staten en naar de minister van BZK als financieel toezichthouder.

• 6. Het Dagelijks Bestuur zendt de vastgestelde jaarstukken voor 1 augustus volgend op het uitvoeringsjaar aan provinciale staten en naar de minister van BZK als financieel toezichthouder.

Artikel 4: Inrichting begroting en jaarstukken

• 1. Bij de begroting wordt een overzicht gegeven van de raming van de programma’s en bij de jaarstukken wordt een overzicht gegeven van de realisatie van de programma’s. Meer specifiek wordt inzicht geboden in: opbrengsten, lasten en tarieven.

• 2. De begroting bevat de in het begrotingsjaar te hanteren uurtarieven voor de bepaling van de bijdrage voor de deelnemers.

• 3. Bij de uiteenzetting van de financiële positie van de begroting wordt van de nieuwe investeringen per investering het benodigde investeringskrediet weergegeven en wordt van de lopende investeringen het geautoriseerde investeringskrediet en de raming van de uitputting van het krediet in het lopende boekjaar weergegeven.

• 4. In de jaarstukken worden de investeringen en de totale uitgaven weergegeven.

Artikel 5: Autorisatie begroting, investeringen en begrotingswijzigingen

• 1. Het Algemeen Bestuur geeft met het vaststellen van de begroting opdracht aan het Dagelijks Bestuur om de doelstellingen te realiseren en diensten te verlenen.

• 2. Het Algemeen Bestuur autoriseert met het vaststellen van de begroting de totale lasten en de verwachte baten inclusief de voorzieningen.

• 3. Het Algemeen Bestuur autoriseert de jaarrekening met het vaststellen ervan inclusief de stortingen en onttrekkingen aan reserves.

• 4. Het Dagelijks Bestuur draagt er zorg voor dat de lasten niet worden overschreden zoals is geautoriseerd in de begroting.

• 5. Nieuwe investeringen worden bij het vaststellen van de begroting geautoriseerd.

• 6. Voor investeringen die in de loop van het begrotingsjaar moeten worden gedaan boven de € 25.000 welke nog niet in de begroting zijn opgenomen, legt het Dagelijks Bestuur voorafgaand aan het aangaan van verplichtingen een investeringsvoorstel voor aan het Algemeen Bestuur.

• 7. Indien het Dagelijks Bestuur voorziet dat het geautoriseerde budget van een programma of investering dreigt te worden overschreden, wordt dit door het Dagelijks Bestuur aan het Algemeen Bestuur gemeld. Het Dagelijks Bestuur voegt hierbij een voorstel voor wijziging van het geautoriseerde budget van het programma of investering of doet een voorstel voor bijstelling van het beleid en legt dit aan het Algemeen Bestuur ter autorisatie voor.

• 8. Het Algemeen Bestuur kan begrotingswijzigingen vaststellen bij bespreking van de tussentijdse rapportages.

• 9. Het Algemeen Bestuur stelt het beleid met betrekking tot de paragrafen vast.

Artikel 6: Tussentijdse rapportage

• 1. Het Dagelijks Bestuur informeert het Algemeen Bestuur door middel van tussentijdse rapportages ten minste twee maal per jaar over de realisatie en afwijkingen van de begroting en doet zonodig voorstellen ter actualisering van de begroting.

• 2. De inrichting van de tussentijdse rapportage sluit in ieder geval aan bij de indeling van de begroting.

• 3. In de tussenrapportage worden minimaal de bestuurlijk relevante afwijkingen op de oorspronkelijke ramingen van de baten en lasten en investeringskredieten in de begroting toegelicht.

Hoofdstuk 3: Financieel beleid

A rtikel 7: Waardering en afschrijving vaste activa

• 1. Kosten voor het afsluiten van geldleningen worden direct ten laste van de exploitatie gebracht.

• 2. De materiële vaste activa met economisch nut worden ingaande op de datum van oplevering respectievelijk ingebruikname lineair afgeschreven in maximaal:

  15 jaar : technische installaties en apparatuur in gebouwen

  10 jaar : kantoormeubilair, veiligheidsvoorzieningen en verbouwingen

  5 jaar : transportmiddelen, aanhangwagens en personenauto's

  3 jaar : (automatiserings)apparatuur en telefooninstallaties

  1 jaar : meetapparatuur

• 3. Activa met een verkrijgingprijs van minder dan of gelijk aan € 10.000 jaar worden niet geactiveerd, uitgezonderd (meet)apparatuur.

• 4. Bij een eventuele verkoop van afgeschreven materiële vaste activa, wordt de opbrengst via de resultaatbestemming toegevoegd aan de algemene reserve van de RUD.

• 5. Voor het bepalen van de afschrijving wordt geen rekening gehouden met een restwaarde.

• 6. Activa worden voor 50 procent van de werkelijke jaarafschrijving afgeschreven in het jaar van aanschaf en/of technische/ economische ingebruikname.

• 7. Activa worden gewaardeerd tegen de werkelijke verkrijgingsprijs, zijnde de aanschafwaarde exclusief BTW, en eventueel verminderd met de daarop toegepaste afschrijvingen op basis van de te verwachten economische levensduur.

• 8. De economische levensduur is beëindigd op het moment dat de aan het actief toe te rekenen jaarlasten hoger zijn dan de aan het actief toe te rekenen jaaropbrengsten.

• 9. De rente wordt berekend over de boekwaarde per 1 januari.

Artikel 8: Reserves en voorzieningen

• 1. Het Algemeen Bestuur besluit over de vorming en besteding van de algemene reserve

• 2. De algemene reserve is maximaal 5% van het totaal van de opbrengsten van het betreffende jaar.

• 3. In de begroting kan het DB aan het AB een voorstel doen voor het instellen van een reserve (bestemming, egalisatie of overige) voor bijvoorbeeld een investeringsvoornemen. Bij genoemd voorstel wordt minimaal aangegeven:

• Het doel van de reserve

• De voeding van de reserve

• De maximale hoogte van de reserve

• De maximale looptijd van de reserve

• 4. Indien een reserve binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, dan valt de reserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.

Artikel 9: Kostprijsberekening

• 1. Voor het bepalen van de geraamde kostprijs van producten en diensten wordt een systeem van kostentoerekening gehanteerd. Bij de kostentoerekening worden tenminste de directe kosten betrokken.

• 2. Het systeem van kostentoerekening wordt tenminste eenmaal per vier jaar geëvalueerd.

Artikel 10: Financieringsfunctie

Het Dagelijks Bestuur handelt bij het uitvoeren van de financieringsfunctie volgens de bepalingen in het Treasurystatuut.

Hoofdstuk 3a: Paragrafen

Artikel 11: Weerstandsvermogen en risicomanagement

• 1. De kaders over het financieel risicomanagement, het opvangen van risico’s door verzekeringen, voorzieningen, het weerstandsvermogen en de gewenste weerstandscapaciteit worden vastgelegd in de nota over het weerstandsvermogen en risicomanagement.

• 2. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de risico’s van materieel belang en een inschatting van de kans dat deze risico’s zich voordoen.

• 3. Het Dagelijks Bestuur geeft aan in de paragraaf weerstandsvermogen van de begroting en van de jaarstukken de weerstandscapaciteit en in hoeverre schade en verliezen als gevolg van de risico’s van materieel belang binnen de weerstandscapaciteit kunnen worden opgevangen.

Artikel 12: Bedrijfsvoering

In de paragraaf bedrijfsvoering bij de begroting en jaarstukken neemt het Dagelijks Bestuur naast de verplichte onderdelen op grond van het Besluit Begroting en Verantwoording in ieder geval op:

• De omvang, opbouw en ontwikkeling van het personeelsbestand en de loonkosten

• de kosten van inhuur derden

• de huisvestingskosten

• de automatiseringskosten

• de investeringen

Hoofdstuk 4: Financieel beheer en interne controle

Artikel 13: Administratie

• 1. De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij dienstbaar is voor:

• Het sturen en beheersen van activiteiten en processen in de organisatie;

• Het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van activa met economisch nut, activa met maatschappelijk nut, voorraden, vorderingen, contracten en schulden;

• Het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;

• Het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de productie en dienstverlening;

• Het afleggen van verantwoording over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving;

• De controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde doelen.

• 2. Het Dagelijks Bestuur zorgt ervoor dat de vereiste informatie verstrekt wordt aan instellingen die specifieke verantwoordingsverplichtingen opleggen.

• 3. Het Dagelijks Bestuur zorgt er voor dat de inrichting en werking van de financiële administratie voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten en andere relevante wet- en regelgeving;

Artikel 14: Interne controle

Het Dagelijks Bestuur zorgt ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarstukken en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties voor de jaarlijkse interne toetsing van de getrouwheid van de informatieverstrekking en de rechtmatigheid van beheershandelingen. Bij afwijkingen neemt het Dagelijks Bestuur maatregelen tot herstel.

Artikel 15: Misbruik en oneigenlijk gebruik

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de regels voor het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen en eigendommen.

Hoofdstuk 5: Financiële organisatie

Artikel 16: Financiële organisatie

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast:

• 1. een eenduidige indeling van de organisatie en een eenduidige toewijzing van taken aan afdelingen;

• 2. een adequate scheiding van taken, functies, bevoegdheden, verantwoordelijkheden, zodat aan de eisen van interne controle wordt voldaan en de betrouwbaarheid van de verstrekte informatie aan derden is gewaarborgd;

• 3. de verlening van mandaten en volmachten voor het aangaan van verplichtingen ten laste van de toegekende budgetten en investeringen.

• 4. Een productraming voor toedeling van budgetten van programma’s naar producten en eventuele projecten.

Artikel 17: Inkoop

Het Dagelijks Bestuur zorgt voor en legt vast de interne regels voor de inkoop en de aanbesteding van leveringen, diensten en werken met inachtneming van geldende regels terzake van de Europese Unie.

Hoofdstuk 6: Slotbepalingen

Artikel 18: Citeertitel

Deze verordening wordt aangehaald als: Financiële Verordening RUD Utrecht.

Artikel 19: Bekendmaking en inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking na bekendmaking door de RUD Utrecht.

　

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur van RUD Utrecht van 18 mei 2017,

De voorzitter, De secretaris,