Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
VianenStaatscourant 2017, 56746Instelling gemeenschappelijke regelingen



Bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden

Logo Vianen

Gemeenschappelijke regeling met bijbehorende toelichting

Inhoud

A. Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden 1

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Hoofdstuk 2 Belang, taken en bevoegdheden

Hoofdstuk 3 Het bestuur

Hoofdstuk 4 De voorzitter en de secretaris

Hoofdstuk 5 Verantwoording

Hoofdstuk 6 De directie, de secretaris en het personeel

Hoofdstuk 7 Financiën

Hoofdstuk 8 Archiefbeheer, klachten en geschillen

Hoofdstuk 9 Bepalingen over de regeling

Hoofdstuk 10 Slotbepalingen

B. Toelichting op de Gemeenschappelijke Regeling

Artikelsgewijze toelichting

A. Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik, ieder voor zover voor de eigen gemeente bevoegd;

Overwegende dat

de drie gemeenten een herindeling beogen en zij, vooruitlopend daarop, al zoveel mogelijk ‘als ware één gemeente’ werkzaam willen zijn ten behoeven van hun inwoners en ondernemers en daarom per 1 januari 2018 ambtelijk willen fuseren middels een bedrijfsvoeringsorganisatie;

Gelet op

de toestemming van de gemeenteraden van Leerdam, Vianen en Zederik op grond van artikel 1, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen alsmede gelet op

de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet, de Algemene wet bestuursrecht en de Archiefwet 1995;

Besluiten

de navolgende gemeenschappelijke regeling te treffen:

Gemeenschappelijke regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden

 

Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen

Artikel 1 Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. algemeen directeur: de algemeen directeur van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

b. begroting: de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

c. bestuur: het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, zoals bedoeld in artikel 14a van

de Wet gemeenschappelijke regelingen;

d. college(s): de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten;

e. directie: de algemeen directeur en maximaal twee andere directieleden;

f. Gedeputeerde Staten: Gedeputeerde Staten van de provincie Utrecht;

g. gemeenten: de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik;

h. raden: de gemeenteraden van de gemeenten;

i. regeling: onderhavige gemeenschappelijke regeling;

j. voorzitter: de voorzitter van het bestuur, zoals bedoeld in artikel 9 van de regeling.

Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie

1. Er is een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, derde lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Deze wordt hierna in de regeling eveneens ‘de bedrijfsvoeringsorganisatie’ genoemd.

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gevestigd in Vianen.

Hoofdstuk 2 Belang, taken en bevoegdheden

Artikel 3 Belang

De regeling wordt getroffen ten behoeve van het bewerkstelligen van een volledige ambtelijke krachtenbundeling van de drie gemeenten, gedurende de periode tot aan de herindeling. Daarmee beogen de gemeenten gezamenlijk kwalitatief hoogwaardige dienstverlening te bieden aan hun inwoners en ondernemers, waarbij de vitaliteit van de samenleving in deze gemeenten wordt gewaarborgd.

Artikel 4 Taken

1. De bedrijfsvoeringsorganisatie is belast met alle taken die op grond van wet- en regelgeving aan de gemeentebesturen zijn toegekend, waaronder artikel 160 Gemeentewet, met uitzondering van de taken die – al dan niet met toepassing van de wet – aan derden zijn opgedragen. De uitvoering ziet in ieder geval op:

a. beleidsontwikkeling- en voorbereiding;

b. uitvoering van beleid en wettelijke regelingen;

c. toezicht op aan derden uitbesteed werk;

d. handhaving van wet- en regelgeving;

e. het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen, voor zover de

bedrijfsvoeringsorganisatie hiertoe bevoegd dan wel hiervoor is gemachtigd;

f. het verrichten van feitelijke handelingen;

g. het verrichten van bedrijfsvoeringstaken op het gebied van personeel, informatie, juridische zaken, organisatie, financiën, administratie, communicatie en huisvesting;

h. toezicht op de naleving van de Leerplichtwet 1969.

2. De bedrijfsvoeringsorganisatie voert uitsluitend taken uit voor de colleges. Uitvoering van de in dit artikel genoemde diensten voor derden, is slechts toegestaan na een expliciet besluit van de colleges. De colleges kunnen hiertoe niet besluiten, indien dit ertoe leidt dat de bedrijfsvoeringsorganisatie niet meer valt aan te merken als een inbestedende dienst voor de gemeenten.

Artikel 5 Bevoegdheden

1. De daartoe bevoegde bestuursorganen van de gemeenten zullen in afzonderlijke mandaat, volmacht en machtigingsbesluiten bepalen welke bevoegdheden opgedragen worden aan de directie van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

2. De bevoegdheid tot aanwijzing van geattribueerde ambtenaren dragen de colleges over aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

3. Ondermandaat is toegestaan, tenzij dat uitdrukkelijk is voorbehouden.

4. Er wordt een register bijgehouden van de overeenkomstig het eerste en derde lid (onder)gemandateerde bevoegdheden.

 

Hoofdstuk 3 Het bestuur

Artikel 6 Samenstelling bestuur en vergaderingen

1. Het bestuur bestaat uit zes leden. De colleges wijzen elk uit hun midden twee leden aan voor het bestuur. Het ene lid is de burgemeester van de gemeente en het andere lid een wethouder met Financiën in portefeuille.

2. De colleges wijzen voor elk van de door hen aangewezen leden tevens een plaatsvervangend lid uit hun midden aan, dat het lid bij afwezigheid in het bestuur kan vervangen.

3. Het bestuur stelt een reglement van orde voor zijn vergaderingen en werkzaamheden vast.

4. Het bestuur vergadert jaarlijks ten minste tweemaal en voorts zo vaak als het daartoe heeft besloten of als een van de bestuursleden daarom verzoekt.

Artikel 7 Stemming en besluitvorming

1. Bij de stemming van het bestuur heeft ieder bestuurslid één stem.

2. Het bestuur beslist bij gewone meerderheid van stemmen.

3. Van het bepaalde in het tweede lid zijn uitgezonderd besluiten omtrent:

a. vaststelling en wijziging van de begroting;

b. wijziging van deze regeling.

Over deze onderwerpen kan enkel bij unanimiteit worden besloten.

Artikel 8 Bevoegdheden bestuur

1. Alle bevoegdheden bij of krachtens enige wet van toepassing op de bedrijfsvoeringsorganisatie komen toe aan het bestuur.

2. Naast de uitoefening van de taken en bevoegdheden op grond van het elders in deze regeling

bepaalde is het bestuur in elk geval belast met en bevoegd tot:

a. het vaststellen en wijzigen van de begroting;

b. het vaststellen van de jaarrekening;

c. het vaststellen van de kadernota;

d. het vaststellen van bestuursrapportages;

e. het vaststellen van de benodigde verordeningen en nota’s ten behoeve van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

f. de aanwijzing van een of meer accountants, bedoeld in artikel 35, zesde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen juncto artikel 213, tweede lid, van de Gemeentewet;

g. het beheer van de inkomsten en uitgaven van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

h. benoeming, schorsing en ontslag van het personeel van de bedrijfsvoeringsorganisatie, waaronder tevens de algemeen directeur;

i. de aanwijzing van een of meerdere heffingsambtenaren, invorderingsambtenaren, belastingdeurwaarders en leerplichtambtenaren;

j. het voeren van rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratieve beroepsprocedures, het instellen van bezwaar en beroep alsmede het vragen om een voorlopige voorziening;

k. het besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen ten behoeve van de bedrijfsvoering van de bedrijfsvoeringsorganisatie;

l. het behartigen van de belangen van de bedrijfsvoeringsorganisatie bij andere overheden, instellingen, bedrijven of personen.

Hoofdstuk 4 De voorzitter en de secretaris

Artikel 9 De voorzitter

1. Het bestuur wijst uit zijn midden een burgemeester als voorzitter aan en regelt de vervanging van de voorzitter. Er is geen sprake van roulatie van het voorzitterschap, tenzij het bestuur anders besluit.

2. De voorzitter ondertekent de stukken die van het bestuur uitgaan.

3. De voorzitter vertegenwoordigt de bedrijfsvoeringsorganisatie in en buiten rechte. Hij kan deze vertegenwoordiging opdragen aan een door hem aan te wijzen persoon.

4. Indien de deelnemer van waaruit de voorzitter afkomstig is, partij is in een geding waarbij de bedrijfsvoeringsorganisatie betrokken is, neemt de plaatsvervangend voorzitter de plaats in van de voorzitter in alle zaken die met het geding te maken hebben.

Artikel 10 Secretaris

1. De algemeen directeur van de bedrijfsvoeringsorganisatie treedt op als secretaris van het bestuur.

2. De secretaris woont de vergaderingen van het bestuur bij. Hij is het bestuur behulpzaam bij de vervulling van zijn taak.

3. De secretaris is geen lid van het bestuur. In de vergaderingen van het bestuur heeft hij een adviserende stem.

4. De secretaris ondertekent met de voorzitter alle stukken die van het bestuur uitgaan.

Hoofdstuk 5 Verantwoording

Artikel 11 Informatie- en verantwoordingsplichten

1. Een lid van het bestuur legt aan het college dat hem heeft aangewezen verantwoording af over het door hem in het bestuur gevoerde en te voeren beleid, met in achtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het lid kan zowel mondeling als schriftelijk verantwoording afleggen.

2. Een lid van het bestuur verstrekt het college dat hem heeft aangewezen alle door een of meer leden van dat college gevraagde inlichtingen, met inachtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De inlichtingen worden mondeling of schriftelijk verstrekt.

3. Het eerste en tweede lid zijn van overeenkomstige toepassing ten aanzien van de raden, onverminderd het bepaalde in artikel 169 van de Gemeentewet.

4. Het bestuur geeft, zo spoedig mogelijk maar in ieder geval binnen twee maanden, aan de raden en de colleges de door een of meer leden van die raden of colleges schriftelijk gevraagde inlichtingen, met in achtneming van artikel 16, vijfde lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

5. Het bestuur geeft daarnaast aan de raden ongevraagd alle inlichtingen die de raden voor de uitoefening van hun taak nodig hebben. De inlichtingen worden schriftelijk verstrekt.

Hoofdstuk 6 De directie, de secretaris en het personeel

Artikel 12 Directie

1. De bedrijfsvoeringsorganisatie kent een directie, die ten minste bestaat uit de algemeen directeur en maximaal uit de algemeen directeur en twee andere directieleden.

2. De algemeen directeur is voorzitter van de directie. De algemeen directeur is tevens voor het bestuur ambtelijk opdrachtnemer en is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de taken van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Ter uitvoering hiervan draagt de algemeen directeur in samenspraak met de overige leden van de directie zorg voor de kwaliteit van personeel en organisatie, beheer en bedrijfsvoering.

3. De dagelijkse leiding van de organisatie berust bij de algemeen directeur. De algemeen directeur is bestuurder in de zin van de Wet op de ondernemingsraden.

4. De algemeen directeur wordt benoemd en ontslagen door het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. In spoedeisende gevallen kan het bestuur tot schorsing van de algemeen directeur overgaan. Het bestuur doet daarvan terstond mededeling aan de colleges van de deelnemende gemeenten. Na ontslag van de algemeen directeur wordt zo spoedig mogelijk voorzien in de opvulling van de vacature, met inachtneming van lid 6.

5. De directie is als adviseur bij de vergaderingen van het bestuur aanwezig en staat het bestuur bij in de uitvoering van zijn taken.

6. De taak- en rolverdeling binnen de directie wordt door de directie bepaald.

Artikel 13 Personeel

1. Het personeel van de gemeenten wordt aangesteld bij de bedrijfsvoeringsorganisatie, met uitzondering van de griffiers, griffiemedewerker(s) en de gemeentesecretarissen.

2. Het bestuur benoemt, schorst en ontslaat het personeel. Het bestuur kan de bevoegdheid tot het aanstellen, schorsing en ontslag van personeel mandateren aan de directie.

3. De colleges regelen de rechtspositie van het personeel. Op het personeel is de rechtspositie voor gemeenteambtenaren van overeenkomstige toepassing.

4. Bij de overgang van personeel van de gemeenten naar de bedrijfsvoeringsorganisatie zal het bestuur zorgdragen voor de verdere toepassing en uitvoering van de afspraken tussen werkgevers- en

werknemersvertegenwoordigingen van de gemeenten.

5. Het bestuur wijst een of meerdere geattribueerde ambtenaren aan. Deze ambtenaren oefenen de bevoegdheden en verplichtingen uit die bij of krachtens de wet aan hen zijn toegekend.

Hoofdstuk 7 Financiën

Artikel 14 Gemeentewet

1. De artikelen 186 tot en met 213 van de Gemeentewet zijn van overeenkomstige toepassing voor zover daarvan bij of krachtens de wet niet is afgeweken.

2. Het bestuur stelt in dat kader de vereiste verordeningen vast.

Artikel 15 Financiële verantwoordelijkheid

1. De gemeenten dragen er zorg voor dat de bedrijfsvoeringsorganisatie te allen tijde over voldoende middelen beschikt om aan al haar verplichtingen jegens derden te voldoen. De door het bestuur vastgestelde begroting is daarbij leidend.

2. Indien een gemeente weigert deze uitgaven op de gemeentelijke begroting te zetten, doet het bestuur onverwijld aan Gedeputeerde Staten het verzoek over te gaan tot toepassing van de artikelen 194 en 195 van de Gemeentewet.

Artikel 16 Kadernota

1. Het bestuur zendt voor 15 april van het jaar voorafgaand aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raden.

Artikel 17 Begroting

1. Het bestuur zendt de ontwerpbegroting ten minste acht weken voordat deze wordt vastgesteld toe aan de raden.

2. De ontwerpbegroting wordt door de colleges voor een ieder ter inzage gelegd en algemeen (digitaal) beschikbaar gesteld.

3. De raden kunnen binnen acht weken bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen.

4. Het bestuur stelt de begroting vast vóór 15 juli van het jaar voorafgaande aan dat waarvan de begroting dient. Besluitvorming over de begroting vindt plaats bij unanimiteit.

5. Na vaststelling van de begroting zendt het bestuur de begroting aan de raden, die ter zake bij Gedeputeerde Staten hun zienswijzen naar voren kunnen brengen.

6. Het bestuur zendt de begroting binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan Gedeputeerde Staten van Utrecht en Zuid-Holland.

7. Het bepaalde in het eerste, tweede, derde en vijfde lid is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met uitzondering van die wijzigingen van de begroting waarbij geen wijziging wordt gebracht in de bijdragen van de gemeenten. Het bepaalde in het vierde en zesde lid is van toepassing, met dien verstande dat wijzigingen in de begroting ook kunnen worden vastgesteld gedurende het jaar waarvoor de begroting geldt, en in dat geval toezending aan Gedeputeerde Staten niet voor 1 augustus hoeft plaats te vinden.

Artikel 18 Bestuursrapportage

1. Minimaal een keer per jaar stelt het bestuur een bestuursrapportage vast.

2. Het bestuur zendt de bestuursrapportage(s) naar de colleges en de raden.

Artikel 19 Jaarrekening

1. Het bestuur stelt de jaarrekening vast in het jaar volgend op het jaar waarop deze betrekking heeft.

2. Het bestuur zendt voor 15 april van het jaar volgend op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, een voorlopige jaarrekening aan de raden.

3. De raden kunnen bij het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie hun zienswijze over de voorlopige jaarrekening naar voren brengen.

4. Het bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na vaststelling, doch in ieder geval voor 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan Gedeputeerde Staten van Utrecht en Zuid-Holland.

Hoofdstuk 8 Archiefbeheer, klachten en geschillen

Artikel 20 Archiefbeheer

1. Het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, met inachtneming van het bepaalde in de Archiefwet 1995.

2. Ter uitvoering van het in het eerste lid bepaalde, stelt het bestuur een archiefbeheersregeling vast, die aan Gedeputeerde Staten van Utrecht en Zuid-Holland wordt medegedeeld.

3. De kosten, verbonden aan de uitoefening van de in het eerste lid bedoelde zorg, komen ten laste van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

4. Voor de bewaring van de op grond van artikel 12, eerste lid, en artikel 13, eerste lid, van de Archiefwet 1995 over te brengen rchiefbescheiden wijst het bestuur een archiefbewaarplaats en een e-depot aan.

5. De algemeen directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het e-depot.

6. Ten aanzien van de in het vorige lid genoemde archiefbescheiden, is, onder de bevelen van het bestuur, de archivaris belast met het toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995. Met betrekking tot dit toezicht bevat de verordening als bedoeld in het tweede lid de nodige bepalingen.

7. De archivaris wordt door het bestuur benoemd, geschorst en ontslagen.

Artikel 21 Klachtenregeling

1. Overeenkomstig hoofdstuk 9, titel 9.1 van de Algemene wet bestuursrecht kan een ieder bij het bestuur een klacht indienen over gedragingen van een bestuursorgaan van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Daartoe stelt het bestuur een klachtenregeling vast.

2. De Nationale Ombudsman, zoals aangewezen voor de gemeenten, is bevoegd tot behandeling van klachten zoals bedoeld in hoofdstuk 9, titel 9.2 van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 22 Geschillenregeling

1. In geval van geschillen als bedoeld in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, geldt eerst de in dit artikel beschreven procedure, alvorens het geschil wordt voorgelegd aan Gedeputeerde Staten.

2. Indien een geschil ontstaat treden het bestuur en het college van de betreffende gemeente(n) terstond met elkaar in overleg om het geschil verder te verkennen en op te lossen.

3. Als onderling het geschil niet opgelost kan worden, wijst iedere partij een deskundige aan. Deze deskundigen brengen, als zijnde een geschillencommissie, gezamenlijk een advies uit aan het bestuur over de mogelijkheden om partijen tot overeenstemming te brengen. Voorafgaand aan het uitbrengen van het advies hoort de commissie de bij het geschil betrokken bestuursorganen.

4. Na ontvangst van het advies treden de in het tweede lid bedoelde partijen nogmaals in overleg om te trachten tot een oplossing van het geschil te komen. Indien het overleg niet tot een oplossing leidt, is elk der partijen vrij om het geschil overeenkomstig het gestelde in artikel 28 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, voor te leggen aan Gedeputeerde Staten.

5. De kosten voor de geschillencommissie worden door de bedrijfsvoeringsorganisatie en de betreffende deelnemer(s) ieder in gelijke delen gedragen.

Artikel 23 Onvoorziene gevallen

In alle gevallen waarin deze regeling of de Wet gemeenschappelijke regelingen niet voorziet, beslist het bestuur.

Hoofdstuk 9 Bepalingen over de regeling

Artikel 24 Duur

1. De regeling wordt getroffen voor bepaalde tijd, te weten tot aan de datum van herindeling van de gemeenten.

2. Bij ontbinding van de bedrijfsvoeringsorganisatie in verband met de beëindiging van de regeling, blijft de bedrijfsvoeringsorganisatie voortbestaan voor zover dat noodzakelijk is voor de vereffening van het vermogen.

Artikel 25 Wijziging

1. De colleges en het bestuur kunnen voorstellen doen voor wijziging van deze regeling.

2. De regeling wordt gewijzigd bij unaniem besluit van de colleges.

3. De colleges besluiten niet tot wijziging dan nadat zij ingevolge artikel 1, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen toestemming hebben gekregen van hun raden.

Artikel 26 Toe- en uittreding

Gedurende de duur van de regeling, bedoeld in artikel 24, eerste lid, is toetreding tot of uittreding uit de regeling niet mogelijk.

Hoofdstuk 10 Slotbepalingen

Artikel 27 Inzenden regeling en bekendmaking

1. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vianen zendt deze regeling aan Gedeputeerde Staten van Utrecht en Zuid-Holland.

2. Het college zoals genoemd in het eerste lid draagt tevens zorg voor bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 van de Wet gemeenschappelijke regelingen.

3. Het eerste en tweede lid zijn eveneens van toepassing op besluiten tot wijziging van de regeling.

Artikel 28 Inwerkingtreding

Deze regeling treedt in werking op 1 januari 2018.

Artikel 29 Citeerwijze

De regeling wordt aangehaald als 'Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden'.

Leerdam, 29 augustus 2017

burgemeester en wethouders van Leerdam

L.J.C. Huberts T.P.J. Bruinsma

secretaris (wnd.) burgemeester (wnd.)

Vianen, 22 augustus 2017

burgemeester en wethouders van Vianen

W. Boersma W.G. Groeneweg

secretaris (wnd.) burgemeester

Zederik, 29 augustus 2017

burgemeester en wethouders van Zederik

J.H. Koetsenruijter A.F. Bonthuis

secretaris burgemeester (wnd.)

B. Toelichting op de Gemeenschappelijke Regeling

De juridische basis van de bedrijfsvoeringsorganisatie is vastgelegd in de ‘Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden’. De regeling regelt dat wat in juridische zin geregeld moet worden rondom de samenwerking. Tegelijk laat zij ruimte, waar dat mogelijk en wenselijk is, zodat de organisatie flexibel blijft en afspraken in afzonderlijke verordeningen kunnen worden vastgelegd.

In de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden zijn, op een enkele uitzondering na en om misverstanden te voorkomen, alleen bepalingen opgenomen, waarvan de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) bepaalt dat dat deze onderwerpen moeten worden geregeld in de regeling of waarvan niets is bepaald in de Wgr. Dit impliceert niet dat voor de gemeenschappelijke regeling geen andere regels gelden; de Wgr stelt nog meer regels voor de regeling en de werking van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Deze zijn niet opgenomen in de regeling. Enerzijds wordt daarmee beoogd de regeling niet te omvangrijk te maken. Anderzijds behoeft bij eventuele wetswijzigingen in de Wgr de gemeenschappelijke regeling op die punten niet te worden gewijzigd.

Artikelsgewijze toelichting

Hieronder is een toelichting op de artikelen uit de Gemeenschappelijke Regeling bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden opgenomen. Daarin wordt meerdere malen verwezen naar bepalingen uit de Wgr.

 

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit artikel is een aantal begrippen met bijbehorende definities opgenomen die in de gehele gemeenschappelijke regeling regelmatig voorkomen. De begrippen moeten steeds met deze definities in het achterhoofd gelezen worden.

In de begripsbepalingen is aangegeven dat met Gedeputeerde Staten het provinciebestuur van Utrecht wordt bedoeld. Daar waar zowel Gedeputeerde Staten van Utrecht als Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland wordt bedoeld, is dat expliciet aangegeven in de tekst van de regeling alsmede de toelicht erop.

De voorzitter is apart gedefinieerd omdat, anders dan bij een openbaar lichaam (art. 12 Wgr), de bedrijfsvoeringsorganisatie geen voorzitter kent als apart orgaan. Wel kan een voorzitter aan worden gewezen voor de vergaderingen van het bestuur. Om niet steeds ‘voorzitter van het bestuur’ te hoeven uitschrijven is deze begripsbepaling opgenomen.

 

Artikel 2 Bedrijfsvoeringsorganisatie

Dit artikel betreft de daadwerkelijke instelling van de rechtspersoon, te weten een bedrijfsvoeringsorganisatie (art. 8 lid 3 Wgr). De rechtspersoon is genaamd “bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden”, afgekort bedrijfsvoeringsorganisatie.  

Het artikel benoemt ook de vestigingsplaats. Met het benoemen van de juridische vestigingsplaats is duidelijk welke rechter bevoegd is van geschillen kennis te nemen en welke gemeente de bekendmaking dient te verzorgen. Bovendien is de juridische vestigingsplaats leidend bij het bepalen welk provinciebestuur diens bevoegdheden met betrekking tot de bedrijfsvoeringsorganisatie mag uitoefenen (zie art. 29 Wgr). Daarbij dienen de betreffende Gedeputeerde Staten overleg te plegen met Gedeputeerde Staten van elke andere provincie waarin deelnemende gemeenten zijn gelegen. Daarnaast dienen besluiten die aan Gedeputeerde Staten worden meegedeeld, tevens meegedeeld te worden aan Gedeputeerde Staten van elke andere betrokken provincie.

De vestigingsplaats heeft geen relatie met de huisvesting van de bedrijfsvoeringsorganisatie; dit is een vrije keuze van de deelnemende gemeenten.

Er is gekozen voor de Utrechtse gemeente Vianen. Daarmee is de lijn uit de herindelingsprocedure gevolgd, waarin Gedeputeerde Staten van Utrecht gevraagd zijn het voortouw te nemen. Dit betekent dat het aan Gedeputeerde Statten van Utrecht om, indien nodig, in overleg te treden met Gedeputeerde Staten van Zuid-Holland over zaken aangaande de bedrijfsvoeringsorganisatie Vijfheerenlanden.

 

Artikel 3 Belang

Een gemeenschappelijke regeling wordt getroffen ter behartiging van een of meer belangen van de betrokken gemeenten (art. 1 lid 1 Wgr). De belangen waarvoor de gemeenschappelijke regeling wordt getroffen, moeten in de gemeenschappelijke regeling zelf zijn opgenomen (art. 10 lid 1 Wgr). Met het in art. 3 beschreven belang wordt aangesloten bij de visie van de gemeenten op de ambtelijke fusie.

 

Artikel 4 Taken

De bedrijfsvoeringsorganisatie fungeert als gezamenlijke ambtelijke fusieorganisatie van de gemeenten.

Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie mag het slechts gaan om ondersteunende en uitvoerende taken (art. 8 lid 3 Wgr). In dit artikel wordt het takenpakket van de bedrijfsvoeringsorganisatie benoemd, dat dan ook ondersteunende en uitvoerende taken betreft. Beleidsvoorbereiding valt hier ook onder. Besluitvorming en vaststelling van het beleid vindt echter niet plaats binnen het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, maar blijft belegd bij de bestuursorganen (burgemeester, college van burgemeester en wethouders en gemeenteraad) van de drie gemeenten.

Het takenpakket is zo eenvoudig mogelijk in de regeling verankerd, in die zin dat de bedrijfsvoeringsorganisatie alle gemeentelijke taken uitvoert voor zover deze niet aan anderen zijn of worden toebedeeld. Hiermee wordt voorkomen dat iedere taak afzonderlijk moet worden benoemd en dat iedere gemeente een dienstverleningsovereenkomst met de bedrijfsvoeringsorganisatie moet sluiten.

Opgenomen is dat de bedrijfsvoeringsorganisatie in beginsel - tenzij de colleges anders besluiten - uitsluitend taken uitvoert voor de colleges en niet voor derden. Dit sluit overigens niet uit dat de raad en zijn leden recht hebben op ambtelijke bijstand (op grond van art. 33 van de Gemeentewet).

Met het oog op de aanbestedingsregels is in lid 2 van art. 4 bepaald dat de colleges niet kunnen besluiten tot de uitvoering van taken voor derden indien dat ertoe leidt dat de bedrijfsvoeringsorganisatie niet meer valt aan te merken als een inbestedende dienst voor de gemeenten.

 

Artikel 5 Bevoegdheden

Art. 10 lid 2 Wgr vereist dat de gemeenschappelijke regeling bepaalt welke bevoegdheden bij het treffen van de gemeenschappelijke regeling door de deelnemende colleges worden overgedragen aan de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Er worden in deze gemeenschappelijke regeling in beginsel geen bevoegdheden middels delegatie overgedragen. De daartoe bevoegde bestuursorganen van de gemeenten zullen in afzonderlijke mandaat, volmacht en machtigingsbesluiten bepalen welke bevoegdheden opgedragen worden aan de directie van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

De enige uitzondering op het uitgangspunt dat geen bevoegdheden worden overgedragen, betreft de overdracht van de aanwijzingsbevoegdheid van ambtenaren met geattribueerde bevoegdheden (lid 2).

Het betreft hier de leerplichtambtenaar, de heffings- en invorderingsambtenaar en de belastingdeurwaarder. De bevoegdheid tot aanwijzing van deze functionarissen dragen de colleges over aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Omdat het hier om geattribueerde functies gaat met eigen taken en bevoegdheden, past dit binnen het uitgangspunt. Bovendien is daarmee de verantwoordelijkheid voor het personeel van de bedrijfsvoeringsorganisatie bestuurlijk geheel in handen van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie.

Om overzicht te houden over de (onder)gemandateerde bevoegdheden, is in lid 4 opgenomen dat hiervoor een register wordt bijgehouden.

 

Artikel 6 Samenstelling bestuur

Dit artikel gaat over de samenstelling van het bestuur en de plaatsvervanging van bestuurders. Dit moet in de gemeenschappelijke regeling geregeld worden (art. 10 lid 3 Wgr). Daarbij is rekening gehouden met de wettelijke bepaling dat de leden van het bestuur door en uit de deelnemende colleges van burgemeester en wethouders moeten worden aangewezen (art. 14a Wgr). Er is voor gekozen om ieder college twee leden aan te laten wijzen (lid 1), waarbij een lid de burgemeester betreft en het andere lid een wethouder met de portefeuille Financiën.

Mocht het voorkomen dat een lid van het bestuur verhinderd is, dan kan dat lid vervangen worden door de door het betreffende college aangewezen plaatsvervanger (zie lid 2).

Het bestuur dient een reglement van orde vast te stellen (lid 3). Dit is, in tegenstelling tot het openbaar lichaam (art. 22 lid 1 Wgr jo. art. 16 Gemeentewet), op basis van de Wgr geen verplichting voor de bedrijfsvoeringsorganisatie. Er is echter toch gekozen voor een regelement van orde, omdat het duidelijkheid en kaders biedt voor de vergaderingen van het bestuur en zijn andere werkzaamheden.

Daarbij moet men de regels uit de Wgr zelf (art. 22 lid 2 Wgr) over het minimale aantal vergaderingen volgen, namelijk een minimum van twee vergaderingen per jaar. Aanvullend daarop is in lid 4 bepaald dat het bestuur tevens vergadert indien en of meer leden van het bestuur – hieronder tevens te verstaan de voorzitter – daarom verzoekt.

 

Artikel 7 Stemming en besluitvorming

Elk lid van het bestuur heeft één stem zodat er sprake is van een gelijke stemverdeling over de drie gemeenten (elke gemeente heeft twee stemmen). Door de gehanteerde stemverhouding, die uitgaat van een gelijke stemverdeling tussen de gemeenten, wordt de samenwerkingsgedachte achter de regeling benadrukt.

Besluitvorming vindt plaats op basis van meerderheid van gewone stemmen, tenzij het een onderwerp betreft waarvoor op grond van lid 3 unanimiteit van stemmen geldt. Van unanimiteit spreekt men als alle stemmen voor of alle stemmen tegen zijn. Een besluit is dan unaniem aangenomen of afgewezen.

 

Artikel 8 Bevoegdheden bestuur

In lid 1 van dit artikel is bepaald dat alle bevoegdheden bij of krachtens enige wet van toepassing op de bedrijfsvoeringsorganisatie toekomen aan het bestuur.

In lid 2 zijn de bevoegdheden die het bestuur in ieder geval heeft op een rij gezet. Voor het merendeel betreffen dat bevoegdheden die ook elders in de regeling zijn opgenomen.

Alle bevoegdheden moeten gelezen worden in directe relatie tot het samenwerkingsverband. Zo wordt met ‘de begroting’ (sub a) de begroting van de bedrijfsvoeringsorganisatie bedoeld. Ook de verordeningen (sub e) hebben enkel betrekking op de verordeningen die specifiek voor de organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie bedoeld zijn, zoals de financiële verordeningen. Zodoende omvat lid 2 sub e niet verordeningen die rechtstreeks verband houden met de beleidsvelden. Dergelijke verordeningen worden door de individuele gemeenten vastgesteld.

 

Artikel 9 Voorzitter

Het bestuur wijst uit zijn midden een burgemeester als voorzitter aan, die de leiding heeft over de vergaderingen van het bestuur en een goede behartiging van de zaken van de bedrijfsvoeringsorganisatie bevordert.

Aangezien de bedrijfsvoeringsorganisatie voor korte tijd operationeel zal zijn, is ervoor gekozen om het voorzitterschap in beginsel niet te laten rouleren. Met het opnemen van de passage ‘tenzij het bestuur anders besluit’, geeft de regeling het bestuur de mogelijkheid om in een bepaalde situatie anders te besluiten.

Het bestuur bepaalt hoe de voorzitter bij afwezigheid vervangen wordt.  

Op grond van lid 2 ondertekent de voorzitter de stukken die van het bestuur uitgaan. In artikel 10 lid 4 is aangegeven dat de stukken medeondertekend worden door de secretaris van bestuur.

Met lid 3 wordt aangesloten bij de bevoegdheid tot vertegenwoordiging die een voorzitter van een openbaar lichaam ook heeft (art. 33d lid 2 Wgr).

 

Artikel 10 Secretaris

De functie van secretaris van bestuur wordt vervuld door de algemeen directeur. Het bestuur regelt de vervanging van de secretaris.

In artikel 9 is aangegeven dat de voorzitter de stukken van het bestuur ondertekent. De secretaris ondertekent mede de stukken die van het bestuur uitgaan.

Het bestuur kan in het reglement van orde de functie van secretaris verder invullen.

 

Artikel 11 Informatie- en verantwoordingsplichten

Dit artikel werkt de informatie- en verantwoordingsplichten van art. 16 t/m 19 Wgr uit. Dat betekent dat het bestuur als orgaan alleen inlichtingen hoeft te verschaffen en dat ieder individueel lid verantwoording moet afleggen aan het college dat hem heeft aangewezen en aan de eigen raad. In dat kader moet ieder lid ook alle inlichtingen verschaffen die hem gevraagd worden.

Aanvullend op de informatie- en verantwoordingsplichten van art. 16 t/m 19 Wgr, is met lid 5 een actieve inlichtingenplicht opgenomen. Deze sluit aan op art. 169 lid 2 van de Gemeentewet. Daardoor ontvangen de raden niet alleen inlichtingen op het moment dat zij erom verzoeken, maar ook op het moment dat het bestuur dat in het kader van lid 5 nodig acht.

 

Artikel 12 Directie

Er is gekozen voor een directie bestaande uit in ieder geval de algemeen directeur. Daarnaast kunnen maximaal twee andere directieleden deel uitmaken van de directie.

De algemeen directeur treedt op als Wor-bestuurder in de zin van art. 1 onder e Wet op de ondernemingsraden (Wor).

Net als ten aanzien van de functie van secretaris, kan het bestuur in het reglement van orde verdere invulling geven aan de taken van de directie.

 

Artikel 13 Personeel

Het personeel van de gemeenten treedt met behoud van zijn ambtelijke status in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Uitgezonderd hiervan zijn de gemeentesecretarissen, de griffiers en de griffiemedewerker(s). Zij blijven een aanstelling bij de gemeenten houden. Voor de ambtenaren van de burgerlijke stand geldt dat zij in dienst komen van de bedrijfsvoeringsorganisatie, maar dat zij tevens een 0-uren aanstelling bij de gemeente krijgen. Dit is nodig omdat het Burgerlijk Wetboek verplicht dat deze ambtenaren in dienst zijn van de gemeente.

Het bestuur is belast met de aanstelling, schorsing en het ontslag van ambtenaren (lid 2). De colleges regelen de rechtspositie van de ambtenaren (lid 3). Voor het personeel in dienst van de bedrijfsvoeringsorganisatie zijn de rechtspositieregelingen van de sector gemeenten (CAR-UWO) van toepassing. In lid 2 is een mandaatmogelijkheid opgenomen waarmee het bestuur bepaalde bevoegdheden kan opdragen aan de directie.

De in lid 5 genoemde ambtenaren betreffen de leerplichtambtenaar, de heffings- en invorderingsambtenaar en de belastingdeurwaarder. De gemeenschappelijke regeling krijgt zijn eigen bijzondere ambtenaren en dit artikel bevestigt dat de bevoegdheden van deze ambtenaren bij of krachtens de wet rechtsreeks aan hen toekomen. Het betreft hier de volgende wetten: Leerplichtwet 1969, de Algemene wet inzake rijksbelastingen, de Invorderingswet 1990, de Kostenwet invordering

rijksbelastingen, de Wet waardering onroerende zaken, de Gemeentewet en de Wet milieubeheer.

 

Artikel 14 t/m 19 Algemeen

De artikelen 14 tot en met 19 van de regeling hebben betrekking op de financiën van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Voor een goed begrip van deze bepalingen is het volgende van belang.

In de artikelen 14 t/m 19 van de regeling wordt aan het bestuur van de gemeenschappelijke regeling de bevoegdheid toegekend tot vaststelling van verschillende documenten (verordeningen, kadernota, begroting en jaarrekening). Deze bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn wettelijk verankerd in de Wet gemeenschappelijke regelingen.

Het gaat hier niet om de bevoegdheid tot vaststelling van bijvoorbeeld de gemeentebegroting. De bevoegdheid en verantwoordelijkheid van het bestuur heeft betrekking op de bedrijfsvoeringstaken (personeel, informatievoorziening, organisatie, administratieve organisatie, communicatie, huisvesting en de daarmee samenhangende financiële aspecten) van de bedrijfsvoeringsorganisatie. Als het gaat om de beleidsinhoudelijke kaders en de daarin te maken keuzes berusten de verantwoordelijkheid en bevoegdheid daartoe bij de individuele colleges en gemeenteraden.

Op grond van de taakopdracht van de bedrijfsvoeringsorganisatie (zie artikel 4) wordt het beleidsdeel van de gemeentelijke kadernota, begroting en jaarrekening voorbereid door de bedrijfsvoeringsorganisatie.

 

Artikel 14 Gemeentewet

Op de financiën van de bedrijfsvoeringsorganisatie zijn de genoemde artikelen uit de Gemeentewet van overeenkomstige toepassing (art. 35 lid 6 Wgr). Dat is in dit artikel herhaald. Met de toepassing van de Gemeentewet is ook het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten van toepassing.

Ingevolge de artikelen 212 en 213 van de Gemeentewet dient het bestuur een (of meerdere) verordening(en) vast te stellen waarin de uitgangspunten van het financiële beleid zijn opgenomen alsmede regels voor het financiële beheer en de inrichting van de financiële organisatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie, inclusief regels over de wijze van de controle daarop.

 

Artikel 15 Financiële verantwoordelijkheid

De bedrijfsvoeringsorganisatie moet over voldoende middelen beschikken om aan zijn verplichtingen jegens derden te voldoen (art. 35 lid 6 Wgr jo. art. 194 Gemeentewet). Bij de verplichtingen aan derden (lid 1) gaat het bijvoorbeeld om kosten als salaris- en huisvestingslasten en inkoopcontracten.

Om die reden moeten gemeenten verplicht meewerken aan de uitvoering van de begroting (art. 10a Wgr jo. art. 194 en 195 Gemeentewet). Zodoende moet de door het bestuur van de regeling vastgestelde begroting voor de gemeenschappelijke regeling (het bedrijfsvoeringdeel) door de drie individuele gemeenten – conform de wettelijke bepalingen – worden opgenomen als verplichte uitgave in de respectievelijke gemeentebegrotingen.

 

Artikel 16 Kadernota

Dit artikel is gebaseerd op art. 34b Wgr.

 

Artikel 17 Begroting

Het begrotingsjaar valt samen met het kalenderjaar, overeenkomstig art. 189 lid 4 Gemeentewet.

De overige leden van dit artikel zijn gebaseerd op art. 34 en 35 Wgr.

Artikel 35 lid 5 Wgr bepaalt dat de gemeenschappelijke regeling kan bepalen dat van de artikelleden die van toepassing zijn bij een begrotingswijziging, kan worden afgeweken. Het staat de aan de regeling deelnemende colleges zodoende vrij te bepalen bij welke categorieën begrotingswijzigingen van de van toepassing zijnde leden wordt afgeweken. In lid 7 is hier gebruik van gemaakt door te bepalen dat het eerste zinsdeel van lid 7 niet van toepassing is op wijzigingen van de begroting waarbij geen wijziging wordt gebracht in de bijdragen van de gemeenten. Zodoende hoeft voor dergelijke wijzigingen niet het ‘standaard’ begrotingstraject te worden doorlopen. Dan zou begrotingswijziging na 1 augustus van dat jaar immers niet meer mogelijk zijn, terwijl het gedurende het gehele begrotingsjaar nog mogelijk is de begroting te wijzigen. De eis dat de begrotingswijziging binnen twee weken na vaststelling aan de Gedeputeerde Staten van Utrecht en Zuid-Holland moet worden gezonden (lid 7 jo. lid 6) geldt wel onverkort.

 

Artikel 18 Bestuursrapportage

Dit artikel, betreffende een of meerdere tussentijdse rapportages inzake de bedrijfsvoeringsorganisatie, is aanvullend op de wet opgenomen in de gemeenschappelijke regeling.

 

Artikel 19 Jaarrekening

Dit artikel is gebaseerd op art. 34 en 34b Wgr.

 

Artikel 20 Archiefbeheer

Dit artikel is gebaseerd op artikel 41 Archiefwet 1995 jo. artikel 14 van het Archiefbesluit. Artikel 3 van de Archiefwet verplicht overheidsorganen de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden. In dit artikel is bepaald dat het bestuur is belast met de zorg voor de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling. Ten aanzien van de zorg voor de archiefbescheiden voortkomend uit de door de deelnemende gemeenten aan de gemeenschappelijke regeling gemandateerde taken berust de zorg bij de colleges van deze gemeenten.

De kosten voor de uitvoering van de in lid 1 bedoelde taak, worden doorberekend aan de deelnemers op basis van de gehanteerde verdeelsleutel. Op grond van lid 5 is de algemeen directeur belast met het beheer van de archiefbescheiden van de gemeenschappelijke regeling, voor zover deze niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats of het e-depot. De te benoemen archivaris van de gemeenschappelijke regeling is belast met het toezicht op dit beheer.

 

Artikel 21 Klachtenregeling

Dit artikel regelt het klachtrecht ten aanzien van de bedrijfsvoeringsorganisatie overeenkomstig hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Voor het externe klachtrecht is de Nationale Ombudsman, zoals aangewezen voor de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik, bevoegd. Conform art. 10 lid 4 Wgr zal deze gemeenschappelijke regeling zal naar de Nationale Ombudsman worden gezonden.

 

Artikel 22 Geschillenregeling

Geschillen omtrent de gemeenschappelijke regeling moeten aan Gedeputeerde Staten worden voorgelegd (art. 28 Wgr). Dit artikel voorziet in een voorprocedure om geschillen snel te kunnen oplossen, voordat geformaliseerd wordt.

 

Artikel 23 Onvoorziene gevallen

De regeling beoogt zo volledig mogelijk te zijn. In gevallen waarin deze regeling of de Wgr niet voorziet, beslist het bestuur.

 

Artikel 24 Duur

Dit artikel bepaalt de duur van de regeling. In casu wordt de regeling voor bepaalde tijd aangegaan, te weten tot aan de datum van herindeling van de drie gemeenten.

De bedrijfsvoeringsorganisatie blijft op grond van art. 9 lid 3 Wgr zo nodig na het tijdstip van ontbinding in functie, voor zover dit nodig is.

 

Artikel 25 Wijziging

Gewijzigde omstandigheden kunnen aanleiding geven om de regeling te wijzigen. Daarvoor is met deze bepaling een voorziening getroffen. Het bestuur dan wel een van de colleges kan voorstellen voor wijziging van de gemeenschappelijke regeling doen. De colleges besluiten hierover unaniem (art. 1 lid 3 jo. lid 1 Wgr), na toestemming van hun raden (art. 1 lid 3 jo. lid 2 Wgr). De wijziging regelt zelf wanneer deze in werking treedt. Dit kan op grond van art. 26 lid 3 van de Wgr niet eerder dan nadat de regeling bekend is gemaakt. De wijze van bekendmaking is voorgeschreven in art. 26 lid 2 van de Wgr. De bekendmaking is op grond van art. 29 lid 2 van de regeling belegd bij de gemeente Vianen.  

 

Artikel 26 Toe- en uittreding

Gedurende de looptijd van de gemeenschappelijke regeling (eerste twee jaar) kan geen andere partij toetreden, noch kunnen partijen uittreden.

 

Artikel 27 Inzenden regeling en bekendmaking

De gemeente Vianen is belast met verzending van de regeling aan de Gedeputeerde Staten van Utrecht en Zuid-Holland en bekendmaking ervan. Deze bepaling is gebaseerd op art. 26 Wgr.  

 

Artikel 28 Inwerkingtreding

Dit artikel is gebaseerd op art. 26 lid 3 Wgr. In de regeling is vermeld dat deze op 1 januari 2018 in werking treedt. Overigens moet de regeling wel op de juiste wijze bekend worden gemaakt (zie artikel 29) anders treedt de regeling niet in werking.

 

Artikel 29 Citeerwijze

Dit artikel regelt de citeerwijze (de officiële naam) van de gemeenschappelijke regeling.