Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 12 september 2017, nr. O&B/1230274, tot het verlenen van machtiging aan het Financieel Dienstencentrum (FDC) van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op de artikelen 10:3 en 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht;

Besluit:

Artikel 1 Begripsbepalingen

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. minister:

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

b. ministerie:

ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

c. FDC:

het per 1 juni 2015 opgerichte interdepartementale samenwerkingsverband onder verantwoordelijkheid van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

d. PSG:

de plaatsvervangend Secretaris-generaal van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid;

e. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de minister handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn.

Artikel 2

• 1. De PSG wordt gemachtigd tot het verrichten van feitelijke handelingen die verband houden met de dienstverlening van het FDC aan het ministerie.

• 2. Met betrekking tot de Archiefwet 1995 wordt de PSG gemachtigd:

  • a. om op basis van het daartoe strekkende besluit van de minister papieren documenten door reproducties te vervangen teneinde de aldus vervangen papieren documenten te vernietigen, overeenkomstig artikel 7 van de Archiefwet 1995;

  • b. om papieren documenten te (laten) scannen en de gescande documenten aan het digitale dossier toe te voegen, waarbij de originele papieren documenten worden bewaard totdat vervanging als bedoeld in het tweede lid, onder a, is toegestaan;

  • c. om op basis van een daartoe strekkend besluit van of namens de minister de archiefbescheiden te vernietigen overeenkomstig artikel 3 van de Archiefwet 1995.

• 3. Voor de toepassing van artikel 4 van de Wet openbaarheid van bestuur worden documenten die berusten bij FDC geacht te berusten bij het ministerie. De PSG heeft geen machtiging om namens de minister verzoeken in het kader van de Wet openbaarheid van bestuur zonder tussenkomst van of namens de minister af te handelen.

Artikel 3

De uitvoering van de werkzaamheden bedoeld in artikel 2, geschiedt met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en richtlijnen.

Artikel 4

• 1. De PSG kan met betrekking tot de bevoegdheden, bedoeld in artikel 2, machtiging verlenen aan één of meer onder hem/haar ressorterende functionarissen.

• 2. De PSG kan andere organisaties machtigen om te digitaliseren.

Artikel 5

• 1. De machtiging geldt voor de duur van de dienstverleningsovereenkomst van het FDC met het ministerie van OCW.

• 2. De uitoefening van de machtiging vindt plaats vanaf de datum waarop het ministerie gebruik maakt van de dienstverleningsovereenkomst van het FDC.

Artikel 6

• 1. Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

• 2. Alle besluiten van voor de inwerkingtreding van dit besluit, inhoudende een machtiging aan het FDC of zijn rechtsvoorganger tot het verrichten van feitelijke handelingen op het gebied van financiële administratie, worden ingetrokken per datum van inwerkingtreding van dit besluit.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden gepubliceerd.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, namens deze, de secretaris-generaal, M. Hammersma

TOELICHTING

Algemeen

Het Financieel Dienstencentrum (FDC) is een interdepartementaal samenwerkingsverband, ondergebracht bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (Staatscourant 9369, 21 februari 2017). Het is de uitvoeringsorganisatie op het gebied van uitvoerende financiële werkzaamheden voor de ministeries van SZW, VWS en Financiën. Met ingang van 1 september 2017 sluiten de ministeries van OCW en BZK aan op dit samenwerkingsverband.

Om de dienstverlening aan de departementen mogelijk te maken maakt het FDC gebruik van het gezamenlijke ICT-systeem SAP 3F.

De dienstverlening door FDC brengt met zich mee dat door FDC ten behoeve van OCW een aantal feitelijke uitvoeringshandelingen wordt verricht:

• toevoegen van stukken aan SAP 3F, hetzij langs elektronische weg, hetzij langs fysieke weg (via scannen);

• vernietigen van papieren stukken die door Doc-Direkt, in opdracht van het FDC (volgens de daarvoor geldende standaard) worden gedigitaliseerd (vervanging) en aan SAP 3F worden toegevoegd;

• het in opdracht van OCW vernietigen van in de SAP 3F opgeslagen stukken aan de hand van de Generieke Selectielijst OCW.

Voor het verrichten van deze feitelijke handelingen dient FDC gemachtigd te worden door de opdrachtgever, zijnde de minister van OCW, temeer daar de opdrachtgever ook zorgdrager voor de archiefbescheiden blijft. Het onderhavige besluit voorziet daarin en voorkomt dat telkens een (deel)machtiging moet worden afgegeven, hetgeen weinig doelmatig zou zijn. In voorkomende gevallen zal FDC overigens wel expliciet toestemming moeten vragen bij voorgenomen handelingen, bijvoorbeeld indien:

• FDC voornemens is om tot vernietiging over te gaan van digitale documenten die op grond van de Generieke Selectielijst OCW daarvoor in aanmerking komen;

• FDC zal, alvorens tot daadwerkelijke vernietiging over te gaan, een concept verklaring van vernietiging ter verificatie en goedkeuring aan de zorgdrager sturen.

FDC zal overigens geen papieren documenten die het onder zich heeft vernietigen voordat een vervangingsbesluit door de zorgdrager i.c. OCW is genomen.

Artikelsgewijs

Artikel 2, 1^e lid

In het eerste lid is bepaald dat de machtiging wordt verleend aan de PSG en zich uitstrekt tot feitelijke handelingen, voor zover die handelingen verband houden met de dienstverlening van het ministerie door het FDC.

Artikel 2, 2^e lid, letter a

Artikel 7 van de Archiefwet 1995 geeft de minister de bevoegdheid om papieren documenten te digitaliseren of scannen, waarna de oorspronkelijke papieren documenten vernietigd mogen worden. De digitale of gescande documenten vervangen dan de papieren documenten. Dit geldt voor zowel op termijn vernietigbare stukken als stukken die voor permanente bewaring in aanmerking komen. Als de minister tot vervanging van papieren documenten wil overgaan, moet volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 een besluit daartoe worden genomen. In het derde lid, onder a, is bepaald dat het FDC pas tot vervanging en vernietiging van de papieren documenten

Artikel 2, 2^e lid, letter b

Het tweede lid, onder b, bevat de machtiging aan FDC om papieren documenten wel te scannen, maar niet te vernietigen zolang de minister nog geen besluit tot vervanging als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 heeft genomen. Door deze machtiging kan het beheer van financiële facturen e.d. zich richten op de gescande documenten.

Artikel 2, 2^e lid, letter c

Het tweede lid, onder c, voorziet in de machtiging aan het FDC om archiefbescheiden waarvan de bewaartermijn is verlopen, na verkregen toestemming van de zorgdrager, te vernietigen.

Artikel 2, 3^e lid

Artikel 3, eerste lid, van de Wet openbaarheid van bestuur (Wob) bepaalt, dat een ieder een verzoek om informatie neergelegd in documenten over een bestuurlijke aangelegenheid kan richten tot een bestuursorgaan of een onder verantwoordelijkheid van een bestuursorgaan werkzame instelling, dienst of bedrijf.

In artikel 4 van de Wob is bepaald, dat indien het verzoek betrekking heeft op gegevens in documenten die berusten bij een ander bestuursorgaan dan dat waarbij het verzoek is ingediend, de verzoeker zo nodig naar dat orgaan wordt verwezen. Is het verzoek schriftelijk gedaan, dan wordt het doorgezonden onder mededeling van de doorzending aan de verzoeker.

Hieruit kan worden afgeleid dat het FDC zelf kan worden aangesproken te reageren op een Wob-verzoek. Dat is minder wenselijk en wordt dan ook door het vierde lid uitgesloten.

Artikel 3

Voor de uitvoering van de feitelijke handelingen waarvoor machtiging is verleend, gelden regels en voorschriften. Benadrukt wordt dat de uitoefening van de machtiging aan het FDC plaatsvindt met inachtneming van de toepasselijke wet- en regelgeving en richtlijnen. In dit verband wordt genoemd het Normenkader Informatiebeveiliging, dat door de opdrachtgevers is vastgesteld en aangeeft hoe het FDC bij de verwerking van persoons- en financiële gegevens invulling geeft aan de informatiebeveiliging. Bij de uitoefening van de machtiging handelt het FDC conform dat normenkader.

Artikel 4, 1^e lid

Dit lid bepaalt dat de PSG de onder hem/haar ressorterende functionarissen kan machtigen de feitelijke handelingen te verrichten. Daaronder vallen niet alleen ambtenaren werkzaam bij het FDC, maar ook personen die werkzaam zijn op basis van een uitzendovereenkomst, detachering, opdracht en stage. De bevoegdheid tot het verrichten van de feitelijke handelingen vloeit voort uit de aanstelling, de uitzendovereenkomst, detacheringsovereenkomst, opdracht of stageovereenkomst en omvat alle feitelijke handelingen die uit hoofde daarvan worden verricht.

Artikel 4, 2^e lid

Dit lid bepaalt dat de PSG andere organisaties kan machtigen tot het verrichten van feitelijke handelingen die tot de taken van FDC behoren.

Artikel 5, 1^e lid

De machtiging heeft betrekking op het verrichten van feitelijke handelingen die voortkomen uit de dienstverlening die het FDC aan het ministerie levert. Hoever de machtiging zich uitstrekt, is dus afhankelijk van de duur en de omvang van de dienstverlening die het ministerie met het FDC is overeengekomen.

Artikel 5, 2^e lid

De uitoefening van de machtiging aan het FDC vindt plaats vanaf het moment dat het ministerie gebruik maakt van de dienstverlening van het FDC. In sommige gevallen zal dat geleidelijk verlopen, waarbij de machtiging dus na verloop van tijd ten volle zal worden benut.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, namens deze, de secretaris-generaal, M. Hammersma