Regeling van de Minister van Financiën van 11 september 2017 houdende wijziging van de Regeling kasbeheer 2012

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 3, eerste lid, van het Besluit kasbeheer 2012;

Na overleg met de Algemene Rekenkamer (brief d.d. 24 augustus 2017, nr. 17005643R)

Besluit:

ARTIKEL I

De Regeling kasbeheer 2012 wordt als volgt gewijzigd:

Artikel 3 wordt als volgt gewijzigd:

Onder vernummering van het vijfde tot en met het zevende lid tot zevende tot en met negende lid worden twee nieuwe leden ingevoegd, luidende:

• 5. In afwijking van het derde lid, aanhef en onder b en c, kan bij de vaststelling van de noodzaak tot betaling en de vaststelling of de prestatie door de wederpartij is geleverd bij privaatrechtelijke betalingen de hoogte van het bedrag ten hoogste tien procent met een maximum van € 1.000 inclusief btw afwijken van het bedrag waartegen de goederen of diensten zijn besteld of de prestatie is geleverd, mits in de administratieve organisatie is vastgelegd:

  • a. bij welke categorieën goederen en diensten, tot welk percentage en tot welk bedrag de afwijking op basis van risico-inschatting wordt toegepast;

  • b. wat de onderbouwing van de risico-inschatting per categorie goederen en diensten is, inclusief de onderbouwing van de beoogde doelmatigheidswinst, en deze waar mogelijk te kwantificeren;

  • c. op welke wijze de verantwoordelijkheden, de monitoring en de periodieke evaluatie van de risico-inschatting en de controle van de opzet en werking van de maatregelen, bedoeld onder a en b, zijn ingericht.

• 6. Met de schriftelijke instemming van de Minister van Financiën kan worden afgeweken van het percentage en het maximum bedrag, genoemd in artikel 3, vijfde lid, aanhef. De Minister van Financiën verleent de instemming na overleg met de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst en werkt terug tot en met 1 januari 2017.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem

TOELICHTING

Algemeen

De onderhavige wijziging van de Regeling kasbeheer 2012 biedt de ministeries de uitdrukkelijke ruimte om hun kasbeheer aan de hand van doelmatigheidsafwegingen in te richten. Deze wijziging is wenselijk, omdat de – soms kleine – verschillen die in de praktijk worden geconstateerd tussen de bestelling of de geleverde prestatie en de betaling bij de ministeries tot grote controlelasten kunnen leiden. De ministeries moeten in bepaalde gevallen relatief veel tijd en capaciteit besteden aan het achteraf vaststellen van grote hoeveelheden prestaties of het feitelijk controleren van de verschillende goederen en prestaties op diverse locaties waardoor het verkrijgen van zekerheid over de geleverde goederen of prestaties niet meer in verhouding staat tot de doelmatigheid van het kasbeheer. Vooral in gevallen waarbij grote massa’s goederen of diensten op een verzamelfactuur worden gefactureerd en op basis van ervaringsgegevens of trends de geleverde prestaties worden beoordeeld of wanneer bij een bestelling, of de afroep van goederen de te leveren prestatie vooraf nog niet exact is in te schatten, weegt de zekerheidswinst niet op tegen het doelmatigheidsverlies.

De bovengenoemde wijziging heeft tot doel om de doelmatigheid van het kasbeheer van de ministeries te vergroten zonder dat daarbij onnodige financiële risico’s worden gelopen. Daarnaast wordt met deze wijziging tegemoet gekomen aan de voorgenoemde controlelasten van de ministeries.

Artikelsgewijs

Artikel I

Het vijfde lid bepaalt dat de feitelijke betaling door een ministerie aan bijvoorbeeld een derde niet in alle gevallen gelijk hoeft te zijn aan het oorspronkelijke bedrag waartegen een ministerie bepaalde goederen of diensten heeft besteld of het bedrag waarvoor het ministerie een dienst geleverd zou krijgen. Een afwijking van maximaal tien procent is in dit geval toegestaan, mits deze afwijking niet groter is dan € 1.000 inclusief btw per betaling. Uitgangspunt hierbij is dat de betaling gelijk is aan het totaalbedrag van de (verzamel)factuur. Dit betekent dat in de praktijk het bedrag dat op de te betalen (verzamel)factuur is vermeld, ten hoogste tien procent, met een maximum van € 1.000 inclusief btw, mag verschillen van het bedrag dat op het bewijs van levering, de ontvangstbevestiging of de bestelling is vermeld. Dit geldt voor zowel positieve als negatieve verschillen. Voor bestellingen die leiden tot één eindfactuur, waarvan de eindfactuur bestaat uit diverse tussentijdse facturen, vindt berekening van de afwijking echter naar rato van de aangegane verplichting plaats. De eindfactuur mag daarom ten hoogste tien procent, met een maximum van € 1.000 inclusief btw, verschillen van het bedrag dat op het bewijs van levering, de ontvangstbevestiging of de bestelling is vermeld. Grotere afwijkingen zijn op basis van het onderhavige artikel niet toegestaan. In die gevallen zijn ten minste een nadere analyse en vervolgacties noodzakelijk voordat de (verzamel)factuur kan worden betaald.

Door de afwijkingsmogelijkheid te beperken tot hoogstens tien procent en daarbij te maximeren tot € 1.000 inclusief btw is er sprake van een gering bedrag waarover op basis van doelmatigheidsoverwegingen geen volledige zekerheid bestaat. Dit beperkte zekerheidsverlies wordt overtroffen door de doelmatigheidswinst die het ministerie in het kasbeheer kan realiseren.

Daarbij geldt dat een dergelijke afwijking in het kasbeheer slechts is toegestaan indien aan een aantal voorwaarden is voldaan die in de administratieve organisatie van een ministerie moet zijn vastgelegd. De voorwaarden zijn geregeld in de onderdelen a tot en met c van het onderhavige artikellid. Zo kan de genoemde afwijkingsmogelijkheid alleen door een ministerie worden toegepast als de afwijking per categorie goederen of diensten op basis van een risico-inschatting is onderbouwd (onderdeel b). Indien mogelijk wordt deze onderbouwing gekwantificeerd, bijvoorbeeld met ervaringscijfers. Uit deze onderbouwing moet blijken dat de verwachte doelmatigheidwinst opweegt tegen het mogelijke zekerheidsverlies (kosten-batenafweging). Daarnaast moet een ministerie vastleggen in welke gevallen de afwijking wordt toegepast. Dit wordt per categorie goederen of diensten aangegeven waarbij tevens wordt vermeld tot welk percentage en tot welk bedrag de afwijking wordt toegepast (onderdeel a), rekening houdend met het genoemde maximum percentage en bedrag zoals genoemd in het vijfde lid. Verder wordt de inrichting van de verantwoordelijkheden, de monitoring en de periodieke evaluatie van de risico-inschatting en de controle van de opzet en werking van de maatregelen zoals genoemd in het vijfde lid, onderdelen a en b vastgelegd. Met de controle van de opzet en werking van de maatregelen zoals genoemd in de onderdelen a en b wordt bedoeld de (interne) controle die het ministerie zelf verricht naar de toepassing van de genoemde maatregelen in de praktijk.

Als aan deze voorwaarden is voldaan dan is sprake van een rechtmatig geaccepteerd zekerheidsverlies en zijn deze verschillen in het kasbeheer niet als onzeker of onrechtmatig aan te merken.

Een ministerie kan onder andere overwegen om deze afwijkingsmogelijkheid toe te passen als er bij bepaalde categorieën goederen of diensten afwijkingen in de factuur ten opzichte van de bestelling worden verwacht en dit tot grote controlelasten zal leiden. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij de uitvoering van onderhoudswerkzaamheden waarbij het vooraf niet altijd duidelijk is wat de exacte kosten van het onderhoud daadwerkelijk zullen zijn.

De toepassing van de afwijkingsmogelijkheid betekent in de praktijk dat het ministerie op basis van een risico-inschatting in de administratieve organisatie vastlegt dat afwijkingen van de factuur ten opzichte van de bestelling van maximaal tien procent met een maximum van € 1.000 inclusief BTW zijn toegestaan en dat het beperkte zekerheidsverlies dat hierdoor ontstaat geaccepteerd is, mits is voldaan aan de voorwaarden uit artikel 3, vijfde lid, de onderdelen a tot en met c.

Wanneer bijvoorbeeld een factuur van een bestelling ter waarde van € 7.000 tien procent hoger uitvalt en uitmondt in een factuur van € 7.700 dan is sprake van een aanvaardbaar zekerheidsverlies. Het bedrag van de factuur wijkt immers tien procent en minder dan € 1.000 af van de bestelling en valt daarmee binnen de grenzen van de afwijkingsmogelijkheid. Het verschil van € 700 dat is ontstaan doordat de factuur afwijkt van de bestelling is daarmee niet als onzeker of onrechtmatig aan te merken. Daarnaast kan een factuur ook lager uitvallen dan de bestelling. Wanneer bijvoorbeeld een factuur van een bestelling ter waarde van € 7.000 lager uitvalt en uitmondt in een factuur van € 6.300 dan is sprake van een aanvaardbaar zekerheidsverlies. Het bedrag van de factuur wijkt immers tien procent en minder dan € 1.000 af van de bestelling en valt daarmee binnen de grenzen van de afwijkingsmogelijkheid. Het verschil van € 700 dat is ontstaan doordat de factuur afwijkt van de bestelling is daarmee niet als onzeker of onrechtmatig aan te merken.

Afwijkingen in het factuurbedrag kunnen ook ontstaan, doordat minder is geleverd (verschil in Q). Indien de gefactureerde eenheden echter conform de levering zijn en de prijs (P) conform de opdracht, is er sprake van een rechtmatige situatie. De factuur kan betaald worden.

Mocht in bovenstaande situatie echter de prijs (P) op de factuur afwijken van de overeengekomen prijs in de opdracht, maar binnen de grens van tien procent met een maximum van € 1.000 blijven, is er sprake van een geaccepteerd zekerheidsverlies, in verband met doelmatigheidswinst. Indien de grens wordt overschreden moet eerst een nadere analyse worden uitgevoerd en vervolgacties worden bepaald, voordat de factuur betaald mag worden.

Het zesde lid regelt de mogelijkheid om met instemming van de Minister van Financiën, in bijzondere gevallen, een afwijking groter dan tien procent of maximaal € 1.000 inclusief btw zekerheidsverlies toe te staan op basis van doelmatigheidsafwegingen. Voordat deze instemming wordt verleend, wordt hierover overlegd met de Auditdienst Rijk en de Algemene Rekenkamer.

Artikel II

Dit artikel bepaalt dat de regeling terugwerkt tot en met 1 januari 2017. Hiermee wordt bereikt dat de ministeries met ingang van het (boek)jaar 2017 gebruik kunnen maken van de mogelijkheid waarbij op basis van doelmatigheidsafwegingen bij de vaststelling van de noodzaak tot betaling of de vaststelling of de prestatie door de wederpartij is geleverd onder voorwaarden een verschil is toegestaan en deze onzekerheid wordt geaccepteerd. Aangezien met deze wijziging geen verplichting, maar slechts een mogelijkheid voor de ministeries wordt gecreëerd gaat er geen belastende werking uit van de terugwerkende kracht.

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem