Besluit van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 17 augustus 2017, nr. 1232501, houdende routinematige digitale vervanging van financiële archiefbescheiden (Besluit routinematige digitale vervanging financiële archiefbescheiden OCW 2017)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995;

Besluit:

Artikel 1

Over te gaan tot routinematige digitale vervanging van financiële archiefbescheiden:

• a. die vanaf 14 augustus 2017 namens OCW zullen worden ontvangen of opgemaakt door het interdepartementaal samenwerkingsverband dat onderdeel is van het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, i.c. het Financieel Dienstencentrum (FDC);

• b. volgens de specificaties, vastgelegd in het ‘handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP’;

Artikel 2

De minister van OCW blijft zorgdrager van de financiële administratie en onderhavige informatie.

Artikel 3

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt gepubliceerd.

Artikel 4

Dit besluit wordt aangehaald als:

Besluit routinematige digitale vervanging financiële archiefbescheiden OCW 2017.

Dit besluit zal in de Staatscourant worden geplaatst, met uitzondering van het handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP, dat ter inzage ligt bij de Centrale Eenheid Informatiehuishouding van de directie Organisatie & Bedrijfsvoering (DOB/CEI) van het ministerie van OCW.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

TOELICHTING

Het ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (OCW) heeft met ingang van 14 augustus 2017 de feitelijke uitvoering van de taken met betrekking tot de uitvoering van de financiële administratie en de exploitatie van het financiële systeem SAP-3F ondergebracht bij het Financieel Dienstencentrum (FDC), een onderdeel van het ministerie van SZW. Het systeem SAP-3F van SZW maakt het mogelijk, dat de archivering van de originele papieren financiële archiefbescheiden van het ministerie, die voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen, door vervanging volledig digitaal kan plaatsvinden.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Van de vervanging van archiefbescheiden laat het archief beherend onderdeel van SZW periodiek op grond van een model een verklaring opstellen. De verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft de grond en de wijze waarop vervanging heeft plaatsgevonden. Het hoofd van de Centrale Eenheid Informatiehuishouding van de directie Organisatie & Bedrijfsvoering van het ministerie van OCW ondertekent de verklaring. De verklaring wordt onder proces 4.1.9.2.1. van de Selectielijst concern OCW aangemerkt als blijvend te bewaren. Zo is de verantwoording over vervangen archief op lange termijn gewaarborgd.

De categorieën archiefbescheiden, registratie, scanprocedure, technische inrichting, eisen aan de kwaliteit van de scans, kwaliteit- en vernietigingsprocedures zijn vastgelegd in het Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP, waar artikel 1, letter c naar verwijst. Omdat het ministerie van OCW voor wat betreft onderhavige werkstroom aansluit bij de bestaande manier van werken van het FDC, dat werkt met het SAP 3F systeem, is eerder aangehaald Handboek ook van toepassing op onderhavige werkstroom van OCW.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het SAP 3F systeem van SZW, conform het genoemde Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP, dat ter inzage ligt bij de Centrale Eenheid Informatiehuishouding van de directie Organisatie & Bedrijfsvoering (DOB/CEI) van het ministerie van OCW

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker