Oproep tot Participatie Kantoren Als Grondstoffendepot, Economic Board Utrecht

1. Het project Kantoren Als Grondstoffendepot (KAG)

Inleiding

Een circulaire economie is een economisch systeem dat bedoeld is om herbruikbaarheid van producten en grondstoffen te maximaliseren en waarde vernietiging te minimaliseren. Anders dan in het huidige lineaire systeem, waarin grondstoffen worden omgezet in producten die aan het einde van hun levensduur worden vernietigd. Een circulaire economie creëert waarde: minder CO₂-uitstoot, minder grondstoffengebruik, nieuwe bedrijven en samenwerkingsbanden, wat leidt tot extra banen. In de regio Utrecht is circulaire economie een van de actielijnen van het economische beleid binnen het domein Groen. Vanwege de over vertegenwoordiging van de KWD-sector (kantoren, winkels en detailhandel) in de regio Utrecht is afvalvrije kantoren een van de speerpunten binnen de actielijn circulaire economie. In een afvalvrij kantoor wordt afval omgezet in grondstoffen voor nieuwe producten. Een kantoor wordt een grondstoffendepot, wat geld oplevert. Het Rijk wil het gebruik van grondstoffen in 2030 hebben gehalveerd. In de regio Utrecht streven we er naar om vanaf 2020 het afvalvrij zijn voor kantoren (met meer dan 500 werknemers) de nieuwe standaard te laten zijn. In 2017-2018 hopen we 50 kantoren als grondstoffendepot te hebben ingericht.

Aanleiding

Er zijn diverse marktpartijen die een oplossing voor een stukje van het afvalmanagement bij kantoren aanbieden. Contracten worden gesloten met verschillende partijen voor schoonmaak, afvalinzameling, catering, verwerking, transport etc. Uiteraard heeft ieder bedrijf zijn marge in de keten. Dit leidt niet automatisch tot de meest efficiënte oplossing voor de opdrachtgever. Bovendien zijn er nog veel aanbieders in deze keten die afval verbranden of recyclen (lineaire economie) en niet (laten) verwerken tot nieuwe toepassingen.

Opdrachtgevers kunnen geld verdienen met hun afval in plaats van voor afvalverwerking op een werkplek te betalen. Door opdrachtgevers volledig te ontzorgen wordt het mogelijk om de schoonmaak- en afvalketen slimmer inrichten. Hierdoor kan economische en maatschappelijke waarde worden gecreëerd.

Slim omgaan met afval vraagt ander gedrag van medewerkers. Leidinggevenden die uitdragen dat dit belangrijk is, zijn hierin een belangrijke factor. Voorbeelden van kantoren als grondstoffendepot zijn nodig om bewustwording te creëren en deze nieuwe markt te ontginnen.

2. Projectorganisatie

De projectorganisatie bestaat uit:

• Stichting Economic Board Utrecht (EBU); initiatiefnemer van het project en na overleg met de participanten mogelijk verantwoordelijk voor de projectorganisatie

• De projectleider KAG; belast met de uitvoering van het project

• Deelnemende gemeenten uit het EBU-verzorgingsgebied die samen met EBU vraag willen creëren in hun gemeente. De uitvoering wordt met gemeenten afgestemd

• Externe partijen die een rol hebben in het project: marktpartijen, leveranciers van diensten uit het EBU-verzorgingsgebied.

Vraag van deze Oproep tot Participatie

In deze Oproep tot Participatie worden marktpartijen in principe gevraagd gezamenlijk als consortium te participeren in KAG. Hieronder wordt aangegeven welke marktpartijen worden gevraagd, waar zij bij deelname voor dienen te zorgen en verantwoordelijk voor zijn.

Marktpartijen	Zorgt voor	Verantwoordelijk voor
Schoonmakers	Verzamelen afval	Registratie en monitoring afval
Aanbieders van afvalinzamelsystemen	Levering inzamelsystemen	Goede inzamelrouting
Grondstoffenmakelaars	Inventariseren afval, scouten en contracteren van verwaarders van afval	In kaart brengen potentie grondstoffendepot, het via partners kunnen leveren van nieuwe producten gemaakt van het oorspronkelijke afval
Verwaarders van grondstoffen	Nieuwe toepassing van afval	Nieuwe producten die in een vraag voorzien
Aanbieders van koffie, catering etc. op kantoren	Afstemming bovenstaande activiteiten	Zo hoogwaardig mogelijke verwerking van afvalstromen

Wat is de tegenprestatie van het project KAG aan de deelnemende marktpartijen?

Marktpartijen die participeren in de Oproep tot Participatie KAG, investeren in een ontzorgingsaanpak: een totaaloplossing voor kantoren die ingericht worden als grondstoffendepot. Daar tegenover staat dat er in het project KAG tegenprestaties worden geleverd die er toe moeten leiden dat de deelnemende marktpartijen een goede kans hebben op een groot aantal klanten. De projectorganisatie spant zich in voor de realisatie van 50 getekende intentieverklaringen KAG en neemt de kosten van onderstaande activiteiten voor haar rekening.

• Het werven en stimuleren van kantooreigenaren

  De projectorganisatie zet zich in voor het werven van kantooreigenaren/gebruikers om deel te nemen aan het project KAG. Het regionale netwerk van de EBU en haar partners wordt hiervoor actief ingezet. Dit geldt zowel voor een veertigtal organisaties die lid zijn van de board, de minimaal duizend bedrijven waarmee contact is op projectniveau en de meer dan vijfduizend organisaties die de activiteiten van de EBU volgen. Ook zal het project KAG bij regionale bedrijfsverenigingen worden gepitcht.

  Bovendien zijn ook de zes- en twintig gemeenten uit de regio Utrecht en Hilversum bij de EBU aangesloten. Velen van hen hebben beleidsdoelstellingen om te komen tot een circulaire economie. Samen met hen ontwikkelen we een maatwerk marktbewerking voor betreffende gemeente. Door de introductie van een betrouwbare partij als EBU komt u makkelijker aan tafel bij de beslissers binnen de organisaties.

• Campagne vraagontwikkeling

  De projectorganisatie ontwikkelt samen met een creatief bureau en de marketingexperts van de deelnemende marktpartijen een marketingcampagne voor de propositie KAG. Gezamenlijk wordt gekozen voor de campagne die het meest tot de verbeelding spreekt. Daarnaast worden de volgende activiteiten ondernomen:

  • Voorlichtingssessies

  • Inzet van regionale bestuurders als ambassadeur van het project plus kantoor-eigenaren die al bezig zijn

  • Presentaties voor bedrijven

  • Gerichte emailcampagnes voor de doelgroep

  • Pers, sociale media

  • Guerilla-markering: ludieke acties op bedrijventerreinen in samenwerking met de communicatie-afdeling van betreffende gemeente (hoop afval op kantorenpark; dit is geld waard!)

  • Het ontwikkelen van relatiegeschenken van afval voor prospects

  • Etc.

3. Het participatieproces

Deze Oproep tot Participatie is een eerste stap in het proces om te komen tot een overeenkomst ”KAG” met de diverse marktpartijen. De processtappen om te komen tot realisatie van kantoren als grondstoffendepot worden hier beschreven. De stappen in het participatieproces zijn schematisch weergegeven in de onderstaande tabel:

	Datum	Taak	Resultaat
Stap 1	9 augustus 2017	Uitsturen en regionale publicatie Oproep tot Participatie (OtP) KAG (naar potentiele marktpartijen en publicatie in Staatscourant)	OtP, publicatie
Stap 2	18.00 uur	Bevestiging ontvangst OtP en aangeven intentie om te participeren door potentiële marktpartijen	Bevestigingsmail
Stap 3	21 augustus 2017	Informatievoorziening en beantwoording vragen van potentiële marktpartijen	Informatie op de EBU-website
	4 september 15:00		Spreekuur bij EBU
Stap 4	18 september 2017	Reactie op OtP en conformeren aan participatievoorwaarden	Confirmeren aan participatievoorwaarden
Stap 5	25 september 2017 uitnodiging tot gezamenlijk overleg	Gezamenlijk overleg geselecteerde marktpartijen en projectorganisatie	Concept overeenkomst KAG
Stap 6	12 oktober 2017	Sluiten overeenkomst KAG met marktpartijen tijdens EBU-congres Get Connected Amersfoort	Definitieve overeenkomst
Stap 7	13 oktober- 15 november 2017	Consortium dient Aanvraag EBU-Uitvoeringsverordening* in tbv middelen vraagontwikkeling	Start initiatief kantoren als grondstoffendepot

* http://www.economicboardutrecht.nl/over-ebu/uitvoeringsverordening. De hoogte van het bedrag is afhankelijk van de cofinanciering die geselecteerde marktpartijen gezamenlijk in brengen (zie ook de participatievoorwaarden op pagina 7).

De stappen uit de tabel zijn in een aantal gevallen onder verdeeld in deelstappen. De verschillende deelstappen worden per onderdeel verder uitgewerkt.

Uitsturen en publicatie Oproep tot Participatie

De OtP wordt verstuurd aan alle ons bekende marktpartijen in het EBU-verzorgingsgebied waarvan verwacht mag worden dat zij mogelijk geïnteresseerd zijn in participatie in KAG. Daarnaast wordt, om te voorkomen dat marktpartijen worden uitgesloten, de OtP gepubliceerd op de EBU-website en zal de oproep worden gepubliceerd in de Staatscourant, sectie regio Utrecht.

Bevestiging van de ontvangst van de OtP

Deze oproep is verstuurd aan een groot aantal potentiële marktpartijen. Het is van belang voor de projectorganisatie om snel inzichtelijk te krijgen hoeveel en welke partijen geïnteresseerd zijn zodat voldoende capaciteit beschikbaar gesteld kan worden om het proces te begeleiden. U wordt daarom verzocht om per e-mail aan te geven of u geïnteresseerd bent om te participeren in KAG. Uw reactie kan drie verschillende vormen aannemen:

• 1. U geeft expliciet aan wel geïnteresseerd te zijn om te participeren als marktpartij. We zullen u dan verder beschouwen als geïnteresseerde in het participatieproces en betrekken bij de vervolgstappen.

• 2. U geeft expliciet aan niet geïnteresseerd te zijn om te participeren als marktpartij KAG. We zullen u dan verder uitsluiten van het participatieproces.

• 3. U reageert niet. We zullen dat interpreteren alsof u niet geïnteresseerd bent om te participeren als marktpartij KAG. De consequenties zijn gelijk aan een reactie bij optie 2.

U dient uw reactie per e-mail te bevestigen. Hiervoor gelden de volgende contactgegevens en uiterste termijn:

Projectorganisatie KAG, Irene ten Dam

06-33679256, otp@economicboardutrecht.nl

Dinsdag 21 augustus 2017 om 18:00

In de reactie dient u aan te geven wie uw vertegenwoordigers zijn voor deze participatieprocedure. Na ontvangst van uw email zullen we een bevestigingsmail sturen naar het door u opgegeven emailadres.

Informatievoorziening naar potentiële participanten

KAG zal de communicatie met marktpartijen laten verlopen via de door de marktpartij aangewezen contactpersoon. Deze persoon dient beslissingsbevoegd te zijn en door de organisatie gemachtigd te zijn om namens hem op te treden. Bij beantwoording van de OtP dienen de namen en contactgegevens van deze persoon vermeld te worden.

Marktpartijen die hebben aangegeven te willen participeren worden uitgenodigd voor een algemene informatiebijeenkomst. Op deze bijeenkomst is er gelegenheid tot het stellen van verduidelijkende vragen.

Het tijdstip en de locatie van deze bijeenkomst is:

Maandag 4 september om 15:00

EBU, Jaarbeurs kop hal 7 te Utrecht

Daarnaast is er gelegenheid tot het stellen van schriftelijke vragen. Deze schriftelijke vragen worden wekelijks op vrijdag om 16:00 beantwoord. De gestelde vragen en antwoorden zullen geanonimiseerd via het internet (www.ebu.nl/OTP) gecommuniceerd worden naar alle betrokken potentiele aanbieders. Om alle aanbieders de tijd te geven om de laatste antwoorden te verwerken in hun reactie op de OtP sluit de termijn om vragen te stellen een week voor de uiterste inleverdatum van de reactie op de OTP. Gelegenheid om vragen te stellen kan op onderstaand e-mailadres en tot uiterlijk:

otp@economicboardutrecht.nl

Maandag 11 september om 24:00

Reactie op de OtP

U wordt verzocht uw reactie via het volgende aanmeldformulier op de EBU-website in te dienen. Het origineel dient voorzien te zijn van een handtekening van een tekenbevoegde persoon.

De plaats en uiterste inleverdatum zijn:

Dinsdag 18 september 24:00.

U dient aan te geven dat u zich conformeert aan de Participatievoorwaarden. De participatievoorwaarden schetsen de voorwaarden waaronder projectorganisatie KAG de overeenkomst met de marktpartijen tot stand wil brengen. Door in te gaan op deze oproep geeft u aan met de projectorganisatie en andere deelnemende partijen om een proces in te willen om te komen tot een overeenkomst waarin de realisatie van kantoren als grondstoffendepot wordt geregeld. Door te conformeren aan de Participatievoorwaarden geeft u toestemming aan de projectorganisatie KAG om de naam van uw bedrijf te gebruiken in de externe communicatie van KAG.

Gezamenlijk overleg tussen de marktpartijen en de projectorganisatie

Na conformering aan de Participatievoorwaarden zullen de marktpartijen worden uitgenodigd voor een gezamenlijk overleg. De doelstelling van dit overleg is om in gezamenlijkheid de aanpak en planning vast te stellen waarlangs de KAG overeenkomst zal worden bereikt. De hierop volgende overleggen zullen zowel bilateraal als multilateraal van aard zijn. Tijdens het Participatieproces kan het voorkomen dat initieel geïnteresseerde partijen alsnog tot de conclusie komen dat deelname aan KAG niet gewenst is. Redenen hiervoor kunnen divers zijn en bijvoorbeeld ontstaan als resultaat uit de gezamenlijke onderhandeling. Partijen houden daarom de vrijheid om gedurende het proces alsnog te besluiten uit te stappen.

Het sluiten van de overeenkomst

Na het overleg wordt de participatie van de definitieve overeenkomst geformaliseerd door middel van een overeenkomst. De uitgangspunten van de overeenkomst zijn de participatievoorwaarden uit de OtP aangevuld met de resultaten uit het eerder genoemde overleg.

Start initiatief KAG

Na het ondertekenen van de overeenkomst tijdens de EBU-bijeenkomst Get Connected op 12 oktober dient het geselecteerde consortium een “Aanvraag EBU-Uitvoeringsverordening” in ten behoeve van toekenning van middelen voor vraagontwikkeling. Parallel aan dit proces wordt het initiatief KAG opgestart.

4. Participatievoorwaarden

Om aan het participatieproces KAG deel te kunnen nemen, gelden de volgende minimumvoorwaarden:

Formele criteria

Vestigingsplaats

• Uw organisatie is gevestigd in het EBU-verzorgingsgebied (provincie Utrecht, Hilversum, regio Amersfoort, Barneveld)

Investering

• Uw organisatie investeert minimaal € 50.000 (cash/inkind) in het project KAG. Lever een begroting aan per consortiumpartner en ligt toe aan welke marktbewerkingsactiviteiten u hoeveel uren besteed en tegen welk uurtarief.

  Indien u een start-up bent in het verwaarden van afval en u het bovenstaande niet kan permitteren, krijgt u het onbewerkte, ruwe afval vanuit het project. U bewerkt het afval zelf, zodat u er nieuwe producten van kan maken. De opbrengsten van de verkoop van deze producten investeert u in het door ontwikkelen van uw bedrijf. Beschrijf uw aanpak in deze en maak een prognose van de verwachte ontwikkelingen de komende 1-3 jaar.

Werkwijze

• Een inschrijving als consortium met minimaal 4 partijen is een pré;

• EBU wil uitsluiting van partijen bij marktontwikkeling voorkomen. Beschrijf in de visie van het consortium hiertoe: (1) wanneer andere marktdeelnemers toe mogen treden en (2) onder welke voorwaarden deze toetreding is toegestaan.

• Beschrijf de visie van het consortium op kennisdeling en kennisoverdracht, op zo’n manier dat deze toegevoegde waarde heeft voor EBU (marktontwikkeling), de opdrachtnemer zelf en eventuele nieuwe toetreders tot het consortium. EBU garandeert dat de kennisdeling die binnen het consortium plaatsvindt aan de eisen van de mededingingsregels voldoet.

• U dient een visie te ontwikkelen op de werkgelegenheid die in de toekomst in de markt KAG bij betrokken organisaties kan ontstaan. Dit is onderwerp van discussie bij de gesprekken met de geselecteerde partijen en dient in een latere fase door het consortium te worden onderbouwd.

Talentontwikkeling

• U betrekt studenten (MBO-, HBO-, WO-opleiding) bij het uitrollen van uw propositie en het ontwikkelen van nieuwe toepassingen;

• U biedt 2 stageplaatsen aan bij uw organisatie.

Materiele (inhoudelijke) criteria

• Uw consortium kan aannemelijk maken dat het hoogwaardige verwaardingsketens representeert voor minimaal 3 van de volgende afvalstromen: papier, karton, kartonnen bekers, plastic, organisch afval, koffie. Onder hoogwaardige verwaardingsketens verstaan wij zo min mogelijk verbranding en zoveel mogelijk verwaarding tot nieuwe producten.

  Wij verzoeken u bij uw onderbouwing het beleidskader Landelijk Afvalbeheerplan (LAP) en bijbehorende afvalhiërarchie te betrekken, wat voort komt uit de Wet milieubeheer. U wordt verzocht te verwijzen naar “De niveaus van circulariteit (10 R’s) van de Universiteit Utrecht.

  Stuur een copy van de samenwerkingsovereenkomsten mee.

• Uw aanpak leidt er toe dat de hoeveelheid grondstoffen als percentage van het totaal aan afval jaarlijks toe neemt. Beschrijf deze aanpak.

  Wij verzoeken u bij deze beschrijving het beleidskader Landelijk Afvalbeheerplan (LAP) en bijbehorende afvalhiërarchie te betrekken, wat voort komt uit de Wet milieubeheer. U wordt verzocht te verwijzen naar “De niveaus van circulariteit (10 R’s) van de Universiteit Utrecht.

• U beschrijft (max. 2 A4) welke invulling het consortium kan geven aan het ontwikkelen van de markt KAG. De volgende punten dienen hierin aan bod te komen;

  • Wat is uw visie op schoonmaak en afvalzorg.

  • De meerwaarde van het consortium aan het KAG.

  • Wat is uw visie op duurzaamheid in de toekomst.

EBU stimuleert vraagontwikkeling voor de markt KAG en sluit niet uit dat meerdere consortia ontstaan. De prijs van de dienstverlening KAG is afhankelijk van vraag en aanbod. Indien meerdere consortia participeren, kiest de opdrachtgever met welk consortium hij zaken gaat doen.