Besluit van de Minister van Infrastructuur en Milieu Zaken van 17 augustus 2017, nr. IENM/BSK-2017/26609 inzake de digitale vervanging van archiefbescheiden van alle organisatieonderdelen van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu die vallen binnen het verzorgingsgebied van de directie Concern Informatievoorziening van de Integrale Bedrijfsvoering IenM (Vervangingsbesluit archiefbescheiden verzorgingsgebied IBI/DCI IenM 2017)

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

Gelet op artikel 7 van de Archiefwet 1995 en artikel 6, derde lid, van het Archiefbesluit 1995;

BESLUIT:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder digitale vervanging: vervanging van archiefbescheiden door reproducties als bedoeld in artikel 7 van de Archiefwet 1995 door de reproducties op digitale wijze te vervaardigen en op te slaan.

Artikel 2

De digitale vervanging heeft betrekking op documenten van de diensten van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, genoemd in artikel 2, tweede lid, van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012, die vallen binnen het verzorgingsgebied van de directie Concern Informatievoorziening van de Integrale Bedrijfsvoering IenM.

Artikel 3

De digitale vervanging heeft betrekking op papieren archiefbescheiden die zijn ontvangen of opgemaakt voorafgaand aan de inwerkingtreding van dit besluit en die worden ontvangen of opgemaakt in de periode tot en met tien jaar na inwerkingtreding van dit besluit.

Artikel 4

De digitale vervanging geschiedt volgens de specificaties die zijn vastgelegd in het Handboek Digitale Vervanging Archiefbescheiden voor het verzorgingsgebied IBI/DCI van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, opgenomen in bijlage I bij dit besluit.

Artikel 5

• 1. De originele, vervangen papieren archiefbescheiden worden vernietigd in overeenstemming met het in artikel 4 genoemde handboek.

• 2. De digitale reproducties worden in goede, geordende en toegankelijke staat beheerd en bewaard alvorens te worden vernietigd of overgebracht op basis van een geldende selectielijst.

Artikel 6

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst met uitzondering van de bijlage, die ter inzage wordt gelegd bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

De Minister van Infrastructuur en Milieu, namens deze, DE ALGEMEEN DIRECTEUR INTEGRALE BEDRIJFSVOERING IENM, M.P.J. Bouten

BIJLAGE I, BEHOREND BIJ ARTIKEL 4 VAN HET VERVANGINGSBESLUIT ARCHIEFBESCHEIDEN VERZORGINGSGEBIED IBI/DCI IENM 2017

Deze bijlage ligt ter inzage bij het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, directie Integrale Bedrijfsvoering IenM, en is tevens raadpleegbaar op en te downloaden van www.rijksoverheid.nl.

Mij bekend, M.P.J. Bouten

TOELICHTING

Organisaties die onder de werking van de Archiefwet 1995 vallen, kunnen volgens artikel 7 van de Archiefwet 1995 en met inachtneming van artikel 6 van het Archiefbesluit 1995 een besluit tot vervanging nemen. Vervanging betekent in dat verband het vervangen van archiefbescheiden door reproducties. De reproducties nemen volledig de plaats in van de oorspronkelijke (papieren) bescheiden. Dit geldt zowel voor te bewaren als te vernietigen archiefbescheiden.

Bij de overweging om tot vervanging over te gaan, wordt rekening gehouden met de waarde van de archiefbescheiden als bestanddeel van het cultureel erfgoed en het belang van de in de archiefbescheiden voorkomende gegevens voor overheidsorganen, voor recht- of bewijszoekenden en voor historisch onderzoek, zoals aangegeven in artikel 2, eerste lid, onderdelen c en d, van het Archiefbesluit 1995. Concreet houdt dit in dat bepaalde archiefbescheiden niet vervangen kunnen worden omdat ze alleen waarde hebben en houden in hun originele staat. In het handboek, genoemd in artikel 4 van dit besluit, is een categorie van documenten benoemd die buiten de vervanging vallen, vanwege de bovengenoemde redenen.

Gaat het om archiefbescheiden die vanwege een vastgestelde selectielijst niet voor vernietiging op termijn, maar voor blijvende bewaring in aanmerking komen, dan is tevens artikel 26b van de Archiefregeling van toepassing op de invulling van dit besluit. Artikel 26b van de Archiefregeling schrijft een aantal aspecten voor waarmee de zorgdrager (hier: de Minister van Infrastructuur en Milieu) inzage geeft in het proces en de technische inrichting van de toegepaste vervanging.

De verplichte aspecten zijn:

• reikwijdte van het vervangingsproces;

• inrichting van de apparatuur waarmee wordt vervangen, de gekozen instellingen en de randapparatuur;

• software en de gekozen instellingen (indien van toepassing);

• criteria voor de keuze van reproductie in kleur, grijswaarden of zwartwit;

• wijze waarop de reproductie tot stand komt;

• inrichting van de controle op juiste en volledige weergave en van het herstel van fouten;

• proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden;

• kwaliteitsprocedures.

Aan de hand van deze aspecten verantwoordt de zorgdrager op welke manier de reproducties tot stand zijn gekomen en toont hij aan dat de reproducties een juiste en volledige weergave zijn van de originelen. Het is bovendien nodig om het duurzaam beheer van de digitale bescheiden op de langere termijn mogelijk te maken. Wanneer een aspect wijzigt en daarmee het proces of de inrichting verandert, zal de zorgdrager dit besluit moeten aanpassen dan wel een nieuw besluit tot vervanging moeten nemen.

De zorgdrager kiest zelf in welke vorm hij de aspecten beschrijft. Dat kan bijvoorbeeld in de vorm van een ‘handboek vervanging’, dat deel uitmaakt van het besluit tot vervanging. Daarvoor is in dit geval ook gekozen. De informatie kan ook worden vastgelegd in meerdere afzonderlijke documenten. Deze keuze hangt samen met de inrichting van het werkproces van vervanging en de structuur van het informatiebeheer. De beschrijving zal wel altijd onderdeel zijn van het besluit.

Voor de diensten die vallen onder het verzorgingsgebied van de directie Concern Informatievoorziening van de Integrale Bedrijfsvoering IenM van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu¹ zijn deze aspecten nader uitgewerkt in de bij dit besluit behorende Handboek Digitale Vervanging Archiefbescheiden voor het verzorgingsgebied IBI/DCI van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu.

De uitvoering en kwaliteit van het vervangingsproces is geborgd door de combinatie van dagelijkse controles, steekproefcontroles en een jaarlijkse interne audit op het gehele vervangingsproces zoals beschreven in het Handboek Digitale Vervanging Archiefbescheiden voor het verzorgingsgebied IBI/DCI. Daarnaast worden jaarlijks door de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) de periodiek uit te voeren controles bepaald op basis van een risicoanalyse van de directiebrede processen van de directie Concern Informatievoorziening.

De Minister van Infrastructuur en Milieu, namens deze, DE ALGEMEEN DIRECTEUR INTEGRALE BEDRIJFSVOERING IENM, M.P.J. Bouten

---

1 Alle diensten van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu, genoemd in artikel 2, tweede lid, van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012 met uitzondering van de Inspectie Leefomgeving en Transport, het Planbureau voor de Leefomgeving en het directoraat-generaal Rijkswaterstaat.