Beleidsregel boete werkgevers ZW

Het Uitvoeringsinstituut Werknemersverzekeringen,

Gelet op de artikelen 38, derde lid, 38a, achtste lid, 38b, vierde lid en 63c, tweede lid, van de Ziektewet en gelet op de artikelen 2b en 2c van het Boetebesluit sociale zekerheidswetten,

Besluit:

Artikel 1 Definities:

In deze beleidsregel wordt verstaan onder:

a. Melding:

een mededeling als bedoeld in artikel 38, eerste en tweede lid, artikel 38a, tweede, derde, vijfde, zesde en zevende lid, artikel 38b, tweede en derde lid, en artikel 63c, tweede lid, van de Ziektewet.

b. Digipoort:

een landelijk werkend digitaal systeem voor gegevensverwerking, waarin de onder a bedoelde meldingen worden verwerkt.

c. Verzuimmelder:

een UWV internetapplicatie die het mogelijk maakt meldingen als bedoeld onder a, te doen.

d. Storing:

het (tijdelijk) slecht of niet functioneren van het systeem als bedoeld onder b of c, waardoor de digitale aanlevering van meldingen als bedoeld onder a, niet mogelijk is.

ALGEMEEN

Artikel 2

Een te late melding is verwijtbaar als de oorzaak van de te late melding binnen de invloedssfeer van de werkgever ligt.

Artikel 3

De boete die is berekend met toepassing van de artikelen 2b of 2c van het Boetebesluit socialezekerheidswetten, wordt met 50% verlaagd indien de mate waarin de werkgever de gedraging verweten kan worden of de omstandigheden waarin hij verkeert daartoe aanleiding geven.

DIGITALE MELDINGEN

Artikel 4

Een te late digitale melding is niet verwijtbaar als de te late melding een gevolg is van een storing die ligt binnen de invloedssfeer van de werkgever, maar zich voordoet in de eerste maand nadat de werkgever is aangesloten op Digipoort.

Artikel 5

Een te late digitale melding is niet verwijtbaar als de te late melding een gevolg is van een storing in Digipoort of de verzuimmelder die buiten de invloedssfeer van de werkgever ligt en de werkgever uiterlijk een dag na de dag waarop hij ermee bekend had kunnen zijn dat de storing is verholpen, de melding alsnog heeft gedaan.

Artikel 6

Een melding die digitaal is afgekeurd, moet zo spoedig mogelijk doch in elk geval uiterlijk een dag na de dag waarop UWV de werkgever heeft geïnformeerd, worden gecorrigeerd.

Artikel 7

Een digitale melding die op de laatste dag als bedoeld in de artikelen 38 tweede lid en 38a derde lid laatste volzin van de Ziektewet moet worden gedaan, is niet verwijtbaar te laat als deze melding op de eerstvolgende werkdag na de laatste dag als bedoeld in de artikelen 38 tweede lid en 38a derde lid laatste volzin van de Ziektewet is ontvangen.

Artikel 8

Het Besluit afstemming boete werkgevers ZW wordt ingetrokken.

Artikel 9 Inwerkingtreding

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 april 2017.

Artikel 10 Citeertitel

Dit besluit wordt aangehaald als: Beleidsregel boete werkgevers ZW.

Dit besluit wordt met de toelichting in de Staatscourant geplaatst.

Amsterdam, 6 december 2016

B.J. Bruins Voorzitter Raad van Bestuur

TOELICHTING

UWV is verplicht een boete op te leggen als de meldingen bedoeld in artikel 38, eerste en tweede lid, artikel 38a, tweede, derde, vijfde, zesde en zevende lid, artikel 38b, tweede en derde lid, en artikel 63c, tweede lid, van de Ziektewet te laat zijn. Als een te late melding de werkgever te verwijten is, legt UWV een boete op. Als een te late melding de werkgever niet te verwijten is ziet UWV af van het opleggen van een boete. Gelet op art. 5:46 tweede lid Awb wordt een boete afgestemd op de ernst van de overtreding, de mate waarin de overtreder de gedraging verweten wordt en wordt rekening gehouden met de omstandigheden waaronder de overtreding is gepleegd. In het Boetebesluit sociale zekerheidswetten is geregeld welke boete moet worden opgelegd gelet op de ernst van de overtreding. In deze beleidsregel wordt nader ingevuld hoe de mate waarin de overtreder de gedraging verweten wordt en de omstandigheden waaronder de overtreding is gepleegd nader worden beoordeeld. In het bijzonder wordt in relatie tot de hier genoemde meldingsverplichtingen in de artikelen 38, 38a, 38b en 63c van de Ziektewet, aangegeven onder welke omstandigheden te late meldingen en meer in het bijzonder digitale meldingen niet verwijtbaar zijn.

UWV maakt een onderscheid in de oorzaak van de te late melding: ligt de oorzaak van een te late melding buiten de invloedssfeer van de werkgever, dan is het de werkgever niet verwijtbaar en wordt geen boete opgelegd; ligt de oorzaak in de invloedssfeer van de werkgever en heeft hij daarop ten onrechte niet geanticipeerd of gereageerd, dan is de te late melding verwijtbaar en volgt een boete. Hierbij kan gedacht worden aan de overschakeling op een nieuw computersysteem door het administratiekantoor of de arbodienst van een werkgever: dit is voorzienbaar en de beperking of voorkoming van mogelijke gevolgen is vooraf te regelen.

In een dergelijk geval verwacht UWV van de werkgever dat hij contact opneemt met UWV om afspraken te maken over een alternatieve aanlevering van de meldingen binnen een door UWV gestelde termijn. Doet de werkgever dit niet, dan is hij verwijtbaar in overtreding en wordt een boete opgelegd. Worden er afspraken gemaakt over de levering binnen een bepaalde termijn, en komt de werkgever deze afspraken na, dan is er geen sprake van verwijtbaarheid.

Bij ontbreken van elke vorm van verwijtbaarheid moet gedacht worden aan een situatie van overmacht waardoor de werkgever niet aan de nakoming van zijn plicht is toegekomen zoals het faillissement van het administratiekantoor dat de ziekmeldingen en hersteldmeldingen van een werkgever verzorgt. In zo'n geval kan gedurende een beperkte periode het geheel ontbreken van verwijtbaarheid naar aanleiding van de te late meldingen worden aangenomen. De werkgever moet dan wel zo snel mogelijk zorgen voor de inzet van eigen mensen of een andere tussenpersoon om de achterstallige meldingen te inventariseren en de meldingen alsnog te verzorgen.

Ook kan gedacht worden aan storingen in Digipoort veroorzaakt door UWV of door één van de ketenpartners binnen Digipoort, die buiten de invloedssfeer liggen van de werkgever. Dan worden te late meldingen de werkgever niet verweten. Storingen in de eigen systemen van de werkgever of bij de door de werkgever ingehuurde diensten of leveranciers behoren wel tot de invloedssfeer van de werkgever.

Als duidelijk is dat een late melding binnen de invloedssfeer van de werkgever of van door hem ingehuurde dienstverleners valt, dan is een te late melding toch niet steeds direct verwijtbaar. Het mag van werkgevers verwacht worden dat zij hun processen en systemen op orde hebben en storingen in de communicatie met UWV snel onderkennen. Als de werkgever niet tijdig de meldingen kan doen, dan verwacht UWV van de werkgever dat hij direct contact opneemt om afspraken te maken over een alternatieve levering van meldingen. Doet de werkgever dit niet, dan is de werkgever verwijtbaar in overtreding en wordt een boete opgelegd. Worden er afspraken gemaakt over een alternatieve levering van de meldingen, dan is dit niet verwijtbaar als de werkgever alsnog in overeenstemming met de nieuwe afspraken de meldingen doet.

UWV gaat er vanuit dat doorgaans snel vast te stellen is waar de oorzaak van de te late melding ligt. Waar dat echter niet het geval is, zal op basis van de relevante feiten en omstandigheden moeten worden bepaald waar de verantwoordelijkheid ligt. Als dat niet eenduidig is vast te stellen, krijgt de werkgever het voordeel van de twijfel en wordt er geen boete opgelegd

Het is niet uit te sluiten dat de te late melding wel aan de werkgever verwijtbaar is, maar dat bijzondere omstandigheden maken dat de gedraging niet volledig aan de werkgever is toe te rekenen. In dergelijk gevallen kan de boete gehalveerd worden.

Onder een digitale melding wordt verstaan een melding die online via Digipoort of de Verzuimmelder wordt verzonden. Het gaat hierbij om ziek- en hersteldmeldingen als bedoeld in de artikelen 38 en 38a van de Ziektewet. Het gaat niet om meldingen als bedoeld in artikel 63c van de Ziektewet. Dat artikel ziet op meldingen dat een werkgever zich met betrekking tot de begeleiding van zijn zieke werknemers niet meer laat bijstaan door een bedrijfsarts of een arbodienst.

Artikelsgewijs

Artikel 1, onderdeel b

Digipoort is een landelijke digitale infrastructurele voorziening. Overheden, zelfstandige bestuursorganen (zoals UWV) en bedrijven kunnen hierop aansluiten om gemakkelijk en betrouwbaar gegevens te kunnen uitwisselen. Met Digipoort is het mogelijk de personeelsadministratie van een bedrijf te koppelen aan een database van UWV. Op deze wijze is het bijvoorbeeld mogelijk de meldingen te versturen die de werkgever op grond van de artikelen 38, 38a en 38b Ziektewet verplicht is bij UWV te doen.

Artikel 1, onderdeel c

De verzuimmelder is een specifieke UWV applicatie die daarom een beperkte reikwijdte heeft en uitsluitend voor de meldingen als bedoeld in artikel 1, onderdeel a gebruikt kan worden.

Artikel 1, onderdeel d

Er is sprake van een storing als het systeem of de applicatie die gebruikt wordt om meldingen te doen tijdelijk niet functioneert waardoor digitale aanlevering van meldingen niet of beperkt mogelijk is. Storingen kunnen zich voordoen zowel aan de kant van Digipoort of de UWV verzuimmelder als in het domein van de werkgever.

Artikel 3

Bij een verlaging van de boete wegens verminderde verwijtbaarheid, kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een startende werkgever die minder bekend is met alle op hem rustende verplichtingen en daarom de meldingsverplichting niet is nagekomen. Ook kan gedacht worden aan de situatie dat er sprake is van een cumulatie van factoren die ieder afzonderlijk geen reden zijn om verminderde verwijtbaarheid aan te nemen, maar bij elkaar genomen wel reden daartoe zijn. Van verminderde verwijtbaarheid is in ieder geval sprake, indien de werkgever onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt maar uit eigen beweging alsnog de juiste informatie verstrekt, voordat het UWV de gepleegde overtreding heeft geconstateerd.

In verband met ‘de omstandigheden waarin hij verkeert' kan bijvoorbeeld gedacht worden aan een werkgever die buiten zijn schuld financiële problemen heeft en door het op grond van dit besluit opleggen van een boete nog verder in de problemen komt, waardoor de continuïteit van zijn bedrijf in gevaar zou kunnen komen. Het ligt op de weg van de werkgever om te stellen en te bewijzen dat dit op hem van toepassing is.

Artikel 4

UWV ziet graag dat werkgevers langs elektronische weg met UWV communiceren waar dat mogelijk is. UWV stimuleert en faciliteert daarom digitale gegevensuitwisseling. De ervaring leert dat zich in de eerste tijd na aansluiting op Digipoort nog al eens onvoorziene knelpunten voordoen. Omdat UWV werkgevers niet wil ontmoedigen, voert UWV een overgangsbeleid. In de eerste maand na aansluiting worden te late meldingen die het gevolg zijn van een storing aan werkgeverszijde, de werkgever niet verweten. Na de eerste maand gelden de algemene regels zoals in dit besluit vastgelegd.

Artikel 5

Wordt de storing in Digipoort veroorzaakt door UWV of door één van de ketenpartners binnen Digipoort, dan valt de storing buiten de invloedssfeer van de werkgever en wordt de werkgever niets verweten. Van de werkgever kan wel verlangd worden zo snel mogelijk na het herstel van het berichtenverkeer die melding alsnog te doen. Omdat het voor de werkgever niet altijd precies is vast te stellen wanneer een storing verholpen is, hanteert UWV de volgende termijn: is de melding gedaan uiterlijk een dag na de dag waarop de werkgever bekend had kunnen zijn met het herstel van de storing, dan wordt de melding als tijdig beschouwd.

Artikel 6

Digipoort kent een generieke berichtenopzet. Als de vereiste gegevens niet zijn ingevuld, wordt het bericht automatisch afgekeurd. De werkgever krijgt dan een dag de tijd om de vereiste gegevens alsnog in te vullen. Uit artikel 4:5 AWB volgt dat bij een onvolledige aanvraag de aanvrager een hersteltermijn moet worden gegund. Wanneer de gecorrigeerde melding wordt gedaan uiterlijk een dag na de dag waarop de oorspronkelijke melding is afgekeurd, dan wordt de melding als tijdig beschouwd.

Artikel 7

Werknemers die bij het einde van het dienstverband ziek zijn, moeten bij UWV gemeld worden. Veel werkgevers doen die meldingen bedoeld in artikelen 38 tweede lid en 38a derde lid Ziektewet, op de laatste dag van het dienstverband. Achterliggende reden is dat de melding overbodig zou zijn als de werknemer voor het einde van het dienstverband is hersteld. Ook UWV is bij die werkwijze gebaat. Het komt echter voor dat de digitale verzending op die laatste dag vertraagd wordt door stagnaties in de verwerking en de meldingen (kort) na middernacht bij UWV ontvangen worden. Dat is formeel te laat, maar dit merkt UWV niet als verwijtbaar aan. Daarom wordt voor deze specifieke meldingen de grens voor een te late melding gelegd bij de eerstvolgende werkdag: meldingen die de volgende werkdag ontvangen zijn, zijn niet te laat.

Artikel 8

De inhoud van het hier bedoelde besluit is opgenomen in deze beleidsregel. Om die reden kan het besluit worden ingetrokken.

B.J. Bruins Voorzitter Raad van Bestuur