Besluit van de Minister van Buitenlandse Zaken van 11 april 2017, nr. MINBUZA-2017.555622, tot vaststelling van beleidsregels en een subsidieplafond voor subsidiëring op grond van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 (Matra 2017–2020)

De Minister van Buitenlandse Zaken,

Gelet op artikel 6 van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken;

Gelet op artikel 2.2, sub a, c en d, artikel 2.3, sub b tot en met e, en artikel 2.4 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006;

Besluit:

Artikel 1

Voor subsidieverlening op grond van artikel 2.2, sub a, c en d, artikel 2.3, sub b tot en met e, en artikel 2.4 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 in het kader van Matra 2017–2020 met het oog op de financiering van activiteiten ter bevordering van de capaciteitsversterking van (semi-)overheidsinstellingen in de Matra-doellanden: Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Macedonië, Montenegro, Servië, Turkije, Georgië, Moldavië en Oekraïne, en de versterking van de bilaterale betrekkingen met deze landen gelden de als bijlage bij dit besluit gevoegde beleidsregels.

Artikel 2

• 1. Voor subsidieverlening in het kader van Matra 2017–2020 voor activiteiten bedoeld in artikel 2.2, sub a, c en d, artikel 2.3, sub b tot en met e, en artikel 2.4 van de Subsidieregeling Ministerie van Buitenlandse Zaken 2006 geldt voor de periode vanaf de inwerkingtreding van dit besluit tot en met 30 juni 2021 een subsidieplafond van € 10 miljoen.

• 2. Meerjarige subsidies kunnen worden verleend onder de voorwaarde, bedoeld in artikel 4:43 van de Algemene wet bestuursrecht, dat daarvoor in de daarop betrekking hebbende begroting voldoende middelen ter beschikking worden gesteld.

Artikel 3

• 1. Aanvragen voor een subsidie in het kader van Matra 2017–2020 worden ingediend aan de hand van het daartoe door de Minister vastgestelde aanvraagformulier¹ en voorzien van de op het aanvraagformulier gevraagde bescheiden.

• 2. Aanvragen voor een subsidie kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit CET tot en met 31 augustus 2018, 23:59 uur CET.

Artikel 4

Dreigt het subsidieplafond op enige dag te worden overschreden, dan komt van de op die dag gelijktijdig binnengekomen aanvragen, die voldoen aan de maatstaven die in de bijlage bij dit besluit zijn neergelegd, de aanvraag die daaraan het beste voldoet het eerst voor subsidieverlening in aanmerking. Indien twee of meer van deze aanvragen in gelijke mate voldoen aan de maatstaven, wordt de rangschikking van de gelijk scorende aanvragen bepaald door loting.

Artikel 5

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst en vervalt met ingang van 1 juli 2021 met dien verstande dat het van toepassing blijft op subsidies die voor die datum zijn verleend.

Dit besluit zal met de bijlage, met uitzondering van de appendices bij die bijlage, in de Staatscourant worden geplaatst. De appendices bij de bijlage worden via internet bekend gemaakt.²

De Minister van Buitenlandse Zaken, namens deze, De Directeur-Generaal Europese Samenwerking, T. van der Plas

De Directeur-Generaal Politieke Zaken A. Haspels

SUBSIDIEBELEIDSKADER MATRA-PROGRAMMA 2017–2020

1. Inleiding

1.1 Relevantie voor het Nederlandse Veiligheid & Stabiliteitsbeleid

Het Matra-programma (‘maatschappelijke transformatie’) is onderdeel van het overkoepelende kabinetsbeleid voor Veiligheid en Stabiliteit. Het kabinet stelt zich daarin ten doel de Nederlandse en internationale veiligheid en stabiliteit te bevorderen door doelgerichte bilaterale en multilaterale samenwerking en het bevorderen van democratische transitie in prioritaire gebieden. Het Matra-programma is samen met het Shiraka-programma onderdeel van het ‘Nederlands Fonds voor Regionale Partnerschappen’ (NFRP) dat zich richt op de ‘ring van instabiliteit’ rondom de Europese Unie. Het Matra-programma is daarbij gericht op de Europese Regio (specifiek: de pre-accessielanden en landen van het Oostelijk Partnerschap).³

Sleutelbegrippen van het NFRP zijn democratisering, rechtsstaatontwikkeling, maatschappelijke betrokkenheid en een gezonde verhouding tussen burger en overheid. Het Matra-programma is daarbij primair gericht op de capaciteitsopbouw en institutionele versterking van rechterlijke macht en publieke instituties, maatschappelijke organisaties en politieke partijen. Het Matra-programma loopt sinds 1993 onafgebroken en is daarmee één van de langstlopende programma’s die zich richten op deze aandachtsgebieden.

Het Kabinet hecht bijzonder aan het programma, omdat het gaat om het bestendigen en bevorderen van gedeelde Europese waarden. Deze gedeelde Europese waarden verbinden de Europese landen ondanks culturele diversiteit. Stabiele democratische processen en een stevige rechtsstaat, waar dit subsidiekader zich op richt, zijn onderdeel van deze Europese waarden en de Europese agenda voor de regio’s die grenzen aan de Europese Unie.

Onderdeel van het Matra-programma is het voorliggende Matra-subsidiekader 2017–2020 (hierna: Matra 2017–2020), dit werd aangekondigd in de Matra beleidskaderbrief van 8 oktober 2016 (Kamerstukken 2015–2016, 34 300 V, nr. 51): ‘In het vernieuwde Matra-programma is blijvend ruimte voor de stimulering van kennisoverdracht op het gebied van de rechtsstaat tussen Nederlandse overheidsinstanties en hun tegenhangers in de Matra-regio’s.’ De overige instrumenten van het Matra-programma zijn terug te vinden in de genoemde Kamerbrief.

1.2 Doelstelling subsidiekader Matra 2017–2020

Matra 2017–2020 is primair gericht op het versterken van de capaciteit van (semi-)overheidsinstellingen in de EU-toetredingslanden en het drietallanden van het Oostelijk Partnerschap, dat een associatieakkoord heeft gesloten met de Europese Unie (vanaf nu: AA-landen)⁴. Voor de pre-accessielanden moet het project aantoonbaar bijdragen aan de ontwikkeling van de rechtsstaat in lijn met de EU-toetredingscriteria. Voor de AA-landen moet het project aantoonbaar bijdragen aan de uitvoering van de afspraken zoals overeengekomen in de associatieakkoorden.

Daarnaast is Matra 2017–2020 gericht op de versterking van de bilaterale relaties. De betrokkenheid van Nederlandse maatschappelijke organisaties (NGO) en inzet van expertise van Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen zijn daarom een vereiste.

In concreto behelst de doelstelling:

A. Capaciteitsversterking

De capaciteit van één of meer (semi-)overheidsinstelling(en) in één of meer van de doellanden om te voldoen aan de met de EU gemaakte afspraken⁵ wordt versterkt door gebruik te maken van de capaciteit van een of meer relevante (semi-) overheidsinstelling(en) in Nederland.

En

B. Versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen.

Door de samenwerking tussen Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en hun tegenhangers in de doellanden zullen de banden tussen de landen versterkt worden.

1.3 Opbouw van dit kader

In dit subsidiebeleidskader worden in hoofdstuk 2 de financiële middelen en het tijdpad geschetst. Hoofdstuk 3 bevat een toelichting op de selectiecriteria en het selectieproces, waarna hoofdstuk 4 is gewijd aan de formele vereisten aan de aanvraag en de verdere procedure. In de laatste twee hoofdstukken worden de verschillende drempelcriteria en inhoudelijke criteria uiteengezet.

2. Financiële middelen, verdeling daarvan en tijdpad projecten

2.1 Beschikbare middelen

Het subsidieplafond voor Matra 2017–2020 bedraagt EUR 10 miljoen. Een subsidie voor een project in het kader van Matra 2017–2020 zal minimaal EUR 500.000 en maximaal EUR 2 miljoen bedragen. De looptijd van een project kan variëren tussen de twee en vier jaar, moet binnen het tijdvak van 15 mei 2017 tot en met 30 juni 2021 vallen en met dien verstande dat projecten niet later dan 30 november 2018 mogen beginnen.

2.2 Verdeling beschikbare middelen

De verdeling van de beschikbare middelen vindt plaats door behandeling van volledige aanvragen op volgorde van binnenkomst met dien verstande dat het kabinet zich ten doel heeft gesteld minimaal één project in Oekraïne en één project in Turkije te subsidiëren. Zolang het minimum van één volledig goedgekeurd project per land nog niet is gehaald, krijgen projectvoorstellen die zich richten op deze landen voorrang bij de verdeling van de beschikbare middelen. Indien vier weken na de openstelling van Matra 2017–2020 geen volledige projectvoorstellen voor deze landen zijn ingediend en goedgekeurd, worden de beschikbare middelen ook ingezet voor subsidiabele projectvoorstellen voor andere landen.

2.3 Gelijktijdig binnengekomen aanvragen

Indien gelijktijdig binnengekomen aanvragen bij toekenning het subsidieplafond zouden overschrijden, dan komt van die aanvragen, voor zover ze voldoen aan de maatstaven die in dit subsidiekader zijn neergelegd, de aanvraag die daaraan het beste voldoet het eerst voor subsidieverlening in aanmerking. Indien twee of meer van deze aanvragen in gelijke mate voldoen aan de maatstaven, wordt de rangschikking van de gelijk scorende aanvragen bepaald door loting.

2.4 (Voorlopige) uitputting van de middelen

Vanaf het moment dat de middelen op basis van de beoordeling van eerder binnengekomen volledige aanvragen op grond van drempelcriteria en inhoudelijke criteria lijken te worden uitgeput, zullen later binnengekomen aanvragen nog niet in behandeling worden genomen. Slechts indien blijkt dat eerdere aanvragen alsnog afvallen (op basis van de organisatietoets, zie 3.6) zullen de latere aanvragen in behandeling worden genomen, vanzelfsprekend op volgorde van binnenkomst. Indien de middelen zijn uitgeput, wordt een aanvraag afgewezen.

2.5 Resterende middelen

Het is mogelijk dat na goedkeuring van één of meer aanvragen nog middelen resteren, maar dat dit restant minder bedraagt dan EUR 500.000 (het absolute minimumbedrag voor een aanvraag). Hierdoor zal er geen volgend project meer kunnen worden goedgekeurd. Projecten zullen namelijk niet gedeeltelijk worden gefinancierd indien daarmee onder de minimumomvang van een subsidie voor dit Matra-programma zou worden gekomen. Deze resterende middelen zullen worden overgeheveld naar een eventuele volgende subsidieronde onder het Matra-programma of naar het gedelegeerde budget van de ambassades.

2.6 Termijn voor indiening

Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 31 augustus 2018, 23:59 uur CET. Binnen 13 weken na ontvangst van een aanvraag zal op de aanvraag worden besloten.

De genoemde uiterste datum voor indiening laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst, de beschikbare middelen voor die tijd kunnen zijn uitgeput.

3. Selectiecriteria- en proces

3.1.1. Subsidiabele activiteit Matra 2017–2020 (thema en werkwijze)

Het Engelse begrip rule of law kan worden gelijkgesteld met de Nederlandse notie van de rechtsstaat. Beide begrippen zijn echter niet vastomlijnd en omvatten diverse thema’s die soms anders worden geformuleerd. Om het gehele spectrum te kunnen bedienen is een aantal thema’s vastgesteld op ten minste één waarvan activiteiten betrekking dienen te hebben om voor subsidieverlening in aanmerking te kunnen komen.

Kwalificerende thema’s zijn:

• 1. Rechtspraak en rechtshandhaving

  • rechterlijke organisatie, professionele, efficiënte, onafhankelijke, voorspelbare, onpartijdige, transparante, integere rechtspraak;

  • rechtshandhaving, criminaliteitsbestrijding, opsporing, vervolging, inclusief versterking van het Openbaar Ministerie;

  • incorporatie van internationale strafrechtnormen, lokale berechting van oorlogsmisdadigers, samenwerking met internationale tribunalen;

  • justitieel jeugdbeleid: de jeugdstrafrechtketen, kinderbescherming en bestrijding van huiselijk geweld.

• 2. Openbaar bestuur/openbare orde/politie/vreemdelingenbeleid

  • ‘good governance/goed bestuur’. Het gaat met name om:

    • vergroting van de controleerbaarheid, legitimiteit, voorspelbaarheid, transparantie en democratisering van overheidsoptreden;

    • decentralisatie en deregulering, beheer en financiering van openbare voorzieningen;

    • corruptiebestrijding;

  • professionalisering van het politieapparaat inclusief verbetering van de relatie politie-burger, politie-openbaar bestuur/Openbaar Ministerie, preventie, integriteit, wijkgerichte politiezorg;

  • gevangenishervormingen en reclassering;

  • versterking van de vreemdelingenketen, toepassing van de Schengenregels, bewaking van de buitengrenzen en implementatie van het Europese asiel- en migratiebeleid;

  • tegengaan van gewelddadig extremisme en de strijd tegen het terrorisme.

• 3. Mensenrechten & Minderheden

  • de rol van de overheid bij de bevordering van mensenrechten en de bescherming van minderheden;

  • informatievoorziening aan en betrekken van burgers in het belang van het beter functioneren van democratische samenleving en het versterken van een cultuur van tolerantie richting minderheden en LHBTI-personen.

De genoemde lijst thema’s is limitatief en een projectaanvraag moet dan ook gericht zijn op één of meer van de bovengenoemde thema’s. Aanvragen gericht op niet-genoemde thema’s worden afgewezen.

Kwalificerende werkwijze

In lijn met de bovenstaande doelstelling van Matra 2017–2020 dienen de activiteiten zich te richten op (1) de overdracht van de inhoudelijke expertise en vaardigheden aan (semi-)overheidsinstellingen en (2) het bewerkstelligen van institutionele versterking. Daarbij dient relevante inhoudelijke expertise van een of meerdere Nederlandse (semi-) overheidsinstellingen (zie 3.2.2.) te worden ingebracht in de activiteit.

3.1.2. Geografische afbakening

Het projectvoorstel is gericht op de versterking van de capaciteit van (semi-) overheidsinstellingen in minimaal één van de volgende doellanden: Pre-accessie: Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Macedonië, Montenegro, Servië en Turkije en AA-landen: Georgië, Moldavië en Oekraïne.

3.2.1 Voor wie is Matra 2017–2020 bedoeld?

Subsidies uit het Matra-programma kunnen worden aangevraagd door:

• Nederlandse niet-gouvernementele organisaties (NGO’s) en onderwijsinstellingen zonder winstoogmerk;

• Nederlandse vestigingen van internationale NGO’s die als een zelfstandige Nederlandse rechtspersoon bij de Nederlandse Kamer van Koophandel zijn ingeschreven.

Alleen rechtspersonen komen in aanmerking voor Matra-subsidie.

Adviesbureaus en organisaties met een winstoogmerk kunnen niet zelfstandig in aanmerking komen voor subsidie in het kader van Matra 2017–2020. NGO’s kunnen wel experts van profit-organisaties opvoeren in de begroting van een project indien de aard van het project of de activiteiten dat vereist.

Organisaties kunnen zelfstandig een subsidieaanvraag indienen of deel uitmaken van een alliantie. Een alliantie is een samenwerkingsverband van twee of meer organisaties in bovenstaande zin, die een gezamenlijk project uitvoeren waarbij alle partijen een bijdrage leveren aan het geheel. Zij sluiten daartoe een samenwerkingsovereenkomst en overleggen deze met het Ministerie. De penvoerder dient in een dergelijk geval namens de alliantie een aanvraag in voor het project. De penvoerder is, indien de aanvraag wordt gehonoreerd, verantwoordelijk voor de uitvoering van het project van de alliantie.

NB: Penvoerders kunnen ten hoogste viermaal in aanmerking komen voor een subsidie in het kader van Matra 2017–2020.

Aanvragers kunnen voor de uitvoering van (onderdelen van) het project gebruik maken van andere organisaties zonder winstoogmerk of van bedrijven. Een dergelijke samenwerking betreft geen samenwerking in het kader van een samenwerkingsverband zoals hiervoor bedoeld, maar samenwerking met bijvoorbeeld een lokale organisatie die enkele onderdelen van het project lokaal uitvoert.

3.2.2 Samenwerking met Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen

Matra 2017–2020 subsidies zijn bedoeld voor activiteiten binnen één van de in paragraaf 3.1.1. genoemde thema’s waarin Nederlandse (semi-) overheidsinstellingen op resultaatgerichte wijze samenwerken met (semi-) overheidsinstellingen in de doellanden.

Onder Nederlandse (semi-) overheidsinstellingen wordt gelet op de doelstellingen van Matra 2017–2020, de volgende onderdelen van de Rijksoverheid, inclusief de daartoe behorende onderdelen, zoals (uitvoerende) diensten en inspecties verstaan:

• Ministerie van Veiligheid en Justitie

• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

• Ministerie van Defensie

• Ministerie van Financiën

alsmede:

• Hoge Colleges van Staat

• het Openbaar Ministerie

• de Raad voor de Rechtspraak

• Reclassering Nederland

• de Nationale Politie

• het College voor de rechten van de mens

• de Nationaal Rapporteur Mensenhandel en Seksueel Geweld tegen Kinderen

• het College bescherming persoonsgegevens

• de Stichting Studiecentrum Rechtspleging

• de Politieacademie

In de doellanden gaat het om (semi-)overheidsinstellingen die in de lokale context vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde Nederlandse instellingen.

De uitvoering zal niet-uitsluitend kunnen worden geleverd door medewerkers van de hier genoemde (semi-) overheidsinstellingen. In de praktijk wordt regelmatig een beroep gedaan op de aanvullende capaciteit van consulenten uit de particuliere sector. Ook kan gebruik worden gemaakt van expertise van relevante (semi-) overheidsinstellingen uit andere EU-lidstaten, mits dit niet strijdig is met de doelstellingen als genoemd in 1.2.

3.2.3 Samenwerking met lokaal maatschappelijk middenveld

Lokale maatschappelijke organisaties die actief zijn in de doellanden op de onder 3.1.1. genoemde thema’s kunnen een belangrijke rol spelen bij het bereiken van de onder 1.2 genoemde doelstellingen, en het laten beklijven van de resultaten, bijvoorbeeld in een situatie waarin een groot deel van het ambtenarenapparaat wordt gewisseld na verkiezingen. Daarnaast kan rule of law worden bevorderd via maatschappelijke organisaties, aangezien een sterk maatschappelijk middenveld (indirect) bijdraagt aan het verbeteren van het functioneren van de overheid. Door, waar relevant, deze organisaties te betrekken bij de activiteiten wordt tevens het draagvlak voor de hervormingen vergroot.

Binnen projecten onder het subsidiekader kan daarom worden samengewerkt met het lokaal maatschappelijk middenveld. Dit is evenwel geen verplichting.

3.3 Formele vereisten

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van Matra 2017–2020 dient een aanvraag te voldoen aan de formele vereisten zoals vermeld in hoofdstuk 4.

3.4 Drempelcriteria

Zowel de aanvrager/penvoerder en alle mede-indieners, als het project waarvoor subsidie wordt gevraagd, dienen ten minste te voldoen aan de drempelcriteria (D.1 t/m D.14, zie hoofdstuk 5) om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van het Matra 2017–2020. Bij het niet voldoen aan één (of meer) van de drempelcriteria zal de aanvraag worden afgewezen en niet verder worden beoordeeld. Drempelcriteria zijn criteria met betrekking tot het soort organisatie, de bezoldiging van het management en bestuur, evenals criteria met betrekking tot het project.

3.5 Inhoudelijke criteria

Indien voldaan is aan de drempelcriteria zal worden beoordeeld of in voldoende mate wordt voldaan aan de inhoudelijke criteria (I.1 t/m I.7).

Om voor subsidieverlening in het kader van het Matra 2017–2020 in aanmerking te kunnen komen dient de kwaliteit van een aanvraag goed te zijn. Dit wordt uitgedrukt in een score. De minimaal te behalen totaalscore bedraagt 70% van de maximaal te behalen totaalscore, waarbij bovendien geldt dat voor de beleidsmatige criteria I.2 en I.3 tezamen ook een minimumaantal punten moet worden behaald (dit wordt aangegeven in het aanvraagstramien). Op deze manier wordt beoogd aanvragen te honoreren die niet slechts van voldoende kwaliteit zijn, maar die zich ook daadwerkelijk in positieve zin onderscheiden bij de bevordering de doelstellingen van Matra 2017–2020.

3.6 Organisatorische capaciteit

Om in aanmerking te kunnen komen voor een subsidie in het kader van het Matra 2017–2020 dient de aanvrager/penvoerder in staat te zijn tot een adequaat financieel beheer en dient hij door ervaringsdeskundigheid met betrekking tot de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd een doelgerichte en doelmatige uitvoering van de activiteiten te kunnen waarborgen.⁶ Deze capaciteit wordt alleen getoetst van die aanvragers wier aanvraag aan de drempeltoets voldoet en op grond van de uitkomsten van de beoordeling volgens de inhoudelijke criteria in aanmerking kan komen voor subsidie.

Deze aanvragers worden daarna door het Ministerie van Buitenlandse Zaken in de gelegenheid gesteld om de voldoende kwaliteit van hun organisatorische capaciteit aan te tonen. Indien deze kwaliteit voldoende blijkt, komt hun aanvraag in aanmerking voor subsidie (indien het subsidieplafond nog niet is uitgeput). Zo niet, dan wordt de aanvraag afgewezen. Ook indien de gevraagde informatie niet of niet tijdig wordt aangeleverd, wordt de aanvraag alsnog afgewezen. Meer informatie hierover kunt u vinden in het aanvraagstramien.

3.7 Vereisten na subsidieverlening

In geval een aanvraag wordt gehonoreerd en er subsidie wordt verleend, dient de organisatie conform de IATI standaard te rapporteren over de voortgang van de activiteiten. Dit zal worden neergelegd in een aan de subsidieverlening verbonden verplichting in de verleningsbeschikking. Voor meer informatie hierover wordt verwezen naar de BZ publicatierichtlijnen getiteld ‘How to use the IATI standard’?⁷ Voor organisaties die nog niet conform IATI standaard kunnen rapporteren geldt dat zij in de gelegenheid zullen worden gesteld dit alsnog mogelijk te maken binnen een nader via een verplichting in de subsidieverleningsbeschikking vast te stellen termijn.

4. Formele vereisten aanvraag en verdere procedure

• 4.1 Aanvragen kunnen worden ingediend vanaf de datum van inwerkingtreding van dit besluit (de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst) tot en met uiterlijk 31 augustus 2018, 23:59 uur CET. Binnen 13 weken na ontvangst van een aanvraag zal op de aanvraag worden besloten. Aanvragen die later dan genoemde datum en tijd worden ingediend, worden afgewezen, ook als de beschikbare middelen dan nog niet zijn uitgeput. Deze uiterste datum laat onverlet dat, aangezien aanvragen worden beoordeeld op basis van volgorde van binnenkomst en er sprake is van een subsidieplafond, de voor Matra 2017–2020 beschikbare middelen voor die tijd kunnen zijn uitgeput. De aanvragende organisatie is de enige verantwoordelijke voor een tijdige en volledige indiening van een aanvraag.

• 4.2 In geval een aanvrager meerdere aanvragen wil indienen geldt dat elke aanvraag separaat moet worden ingediend. Indien eenzelfde aanvrager meerdere aanvragen tegelijk indient, zullen deze worden geretourneerd en opnieuw, separaat, moeten worden ingediend. Daarbij geldt als moment van ontvangst het moment waarop de aanvragen separaat worden ontvangen.

• 4.3 Het verdient de voorkeur dat aanvragen per e-mail in .pdf-formaat worden ingediend.⁸ Aanvragen per e-mail worden ingediend door deze te sturen naar het e-mailadres:

  Matra2017–2020@minbuza.nl

  Als moment van indiening geldt het tijdstip waarop de e-mail door het systeem voor gegevensverwerking van het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen. Houd er rekening mee dat bestanden groter dan 14MB niet kunnen worden ontvangen. E-mails groter dan 14MB dienen in kleinere e-mails te worden verdeeld. Hierbij geldt dat het moment waarop de gehele aanvraag, inclusief de laatste e-mail, is ontvangen geldt als tijdstip waarop de aanvraag is ingediend. Daarbij dienen de e-mails genummerd te worden in de onderwerp-regel, waarbij duidelijk is hoeveel e-mails de aanvraag in totaal behelst.⁹

  Eventuele technische problemen bij verzending komen voor rekening en risico van aanvrager.

  Aanvragen per post kunnen worden gestuurd naar

  Ministerie van Buitenlandse Zaken

  t.a.v. Directie Europa

  Postbus 20061

  2500 EB ’s Gravenhage

  Als u de aanvraag persoonlijk of per koerier wilt aanleveren, dan kunt u de aanvraag (laten) afgeven bij het afgifteloket voor poststukken (expeditie) van het Ministerie van Buitenlandse Zaken, Prinses Irenestraat 6, te ’s-Gravenhage

  Als moment van indiening geldt het moment waarop de aanvraag op het Ministerie van Buitenlandse Zaken is ontvangen.

  Indien de aanvraag niet aangetekend wordt verzonden berust het risico dat de aanvraag niet of te laat wordt ontvangen door het ministerie bij de aanvrager.

  Indien de aanvraag per post wordt ingediend (anders dan met de aanduiding ‘port betaald’) wordt de aanvraag nog als tijdig ingediend beschouwd, als de aanvraag voor het einde van de termijn ter post is bezorgd, waarbij het datumstempel van de post doorslaggevend is, en niet later dan een week na afloop van de termijn is ontvangen.

  Bij gebruikmaking van een enveloppe met de aanduiding ‘port betaald’ is de datum van ontvangst bepalend bij het vaststellen of de aanvraag tijdig, d.w.z. uiterlijk 31 augustus 2018 23.59 uur CET, is ingediend. Houdt hierbij rekening met de omstandigheid dat de datum van ontvangst wordt vastgesteld aan de hand van het tijdstip van inschrijving en dat ’s avonds en op zaterdag en zondag geen post wordt ingeschreven.

• 4.4 Aanvragen dienen compleet en zonder voorbehoud te worden ingediend, rechtsgeldig ondertekend door de daartoe namens de aanvragende organisatie bevoegde persoon met vermelding van naam en functie.

• 4.5 Het is niet mogelijk om een voorlopige aanvraag in te dienen.

• 4.6 De aanvraag dient te worden opgesteld in de Nederlandse of Engelse taal. Ook bijlagen die zijn opgesteld in een andere taal dan het Nederlands of Engels dienen voorzien te zijn van een vertaling in het Nederlands of Engels.

  Additionele informatieve / illustratieve boekwerken, CD-roms, USB-sticks of dvd’s van een organisatie worden niet betrokken bij de beoordeling van een aanvraag.

• 4.7 Aanvragen die binnenkomen nadat de middelen lijken te worden uitgeput op basis van de uitkomsten van de beoordeling van eerder ontvangen aanvragen, worden niet meer in behandeling genomen, totdat blijkt dat de middelen niet zijn uitgeput (als gevolg van de uitkomsten van de beoordeling van de organisatiecapaciteit van de indienende organisaties van de eerder ingediende aanvragen).

• 4.8 In het kader van de aanvraagprocedure wordt met nadruk gewezen op artikel 7, derde lid, van het Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken. Mocht een aanvraag onvolledig worden ingediend, dan kan de minister vragen om een aanvulling. Als datum en tijd van ontvangst van de aanvraag zal vervolgens gelden de datum en tijd waarop de aangevulde aanvraag is ontvangen. Daarnaast geldt in het algemeen dat het niet compleet indienen van aanvragen of onvoldoende onderbouwen van antwoorden mogelijk leidt tot afwijzing van een subsidieaanvraag op basis van drempel- of inhoudelijke criteria.

• 4.9 Ook op artikel 9 van het Subsidiebesluit wordt in het bijzonder gewezen. Een aanvraag die betrekking heeft op activiteiten die reeds zijn gestart op het moment waarop de subsidie wordt aangevraagd, wordt afgewezen.

• 4.10 Vragen naar aanleiding van dit document of andere zaken kunt u uitsluitend per e-mail aan bovenstaand adres richten. Waar nodig samengevoegd met andere vragen vindt geanonimiseerde beantwoording hiervan eens per week plaats op de website van het NFRP-Matra (https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie) in de vorm van Q&A’s.

5. Drempelcriteria (D.1 t/m D.14)

Voor de drempelcriteria geldt dat indien een aanvraag niet aan één of meerdere criteria voldoet, deze wordt afgewezen en niet verder wordt beoordeeld. De drempelcriteria worden hieronder vermeld en indien nodig toegelicht.

Drempelcriteria ten aanzien van de organisatie

Criterium D.1 – Aanvrager

De aanvrager en eventuele mede-indieners is, dan wel zijn, een Nederlandse niet-gouvernementele organisatie (NGO’s) of onderwijsinstelling zonder winstoogmerk, of een Nederlandse vestiging van een internationale NGO's die als een zelfstandige Nederlandse rechtspersoon bij de Nederlandse Kamer van Koophandel is ingeschreven.

• Onder NGO wordt verstaan een niet op winst gerichte en niet door een overheidsinstantie opgerichte of aan een overheidsinstantie statutair of feitelijk verbonden organisatie die beschikt over rechtspersoonlijkheid naar burgerlijk recht in het land waar de NGO statutair gevestigd is.

• Onder Nederlandse NGO wordt verstaan: opgericht in Nederland, volgens Nederlands recht en statutair in Nederland gevestigd.

Criterium D.2 – Alliantie

In geval van een alliantie omvat de aanvraag een door alle betrokken organisaties (alliantiepartners) getekende samenwerkingsovereenkomst, waarin in ieder geval afspraken zijn neergelegd over:

• a. De wijze waarop elk van de partners bijdraagt aan de werkzaamheden van het samenwerkingsverband.

• b. De wijze waarop de besluitvorming in het samenwerkingsverband plaatsvindt.

• c. De wijze waarop de kosten en de risico’s worden gedeeld over de partners.

• d. De wijze waarop de naleving van de aan een subsidie verbonden verplichtingen jegens de Minister is gewaarborgd, inclusief de zorg voor de gezamenlijk geaggregeerde rapportages.

Criterium D.3 – Maximale bezoldiging

De maximale bezoldiging van de individuele leden van management en bestuur van de aanvrager/penvoerder en eventuele mede-indieners bedraagt, uiterlijk met ingang van het tijdvak waarvoor subsidie wordt gevraagd, per kalenderjaar ten hoogste EUR 168.000 (bruto) bij een dienstverband van een 36-urige werkweek. Genoemd bedrag bestaat naast 1) de beloning (de som van de periodiek betaalde beloningen en winstdelingen en bonusbetalingen) ook uit 2) de belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen en 3) beloningen betaalbaar op termijn, zoals vakantiegeld, 13e maand, werkgeversdeel pensioenbijdrage etc.

Drempelcriteria ten aanzien van het project

Criterium D.4 – Omvang van de subsidie

De gevraagde subsidie bedraagt ten minste € 500.000 per jaar en ten hoogste € 2 miljoen per jaar.

Criterium D.5 – Looptijd van de activiteiten

De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd hebben een minimale looptijd van 24 maanden en een maximale looptijd van 48 maanden.

Criterium D.6 – Start- en einddatum van de activiteiten

De activiteiten starten niet eerder dan 15 mei 2017 en niet later dan 30 november 2018 en worden afgerond uiterlijk op 30 juni 2021.

Criterium D.7 – Landen van uitvoering

De activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd worden uitgevoerd in / Het projectvoorstel is gericht op de versterking van de capaciteit van (semi-) overheidsinstellingen in minimaal één van de volgende doellanden: Pre-accessie: Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Macedonië, Montenegro, Servië en Turkije en AA-landen: Georgië, Moldavië en Oekraïne.

Criterium D.8 – Aansluiting bij doelstelling Matra 2017–2020

Het projectvoorstel draagt aantoonbaar bij aan de overkoepelende beleidsdoelstelling van Matra 2017–2020, namelijk:

A. Capaciteitsversterking

De capaciteit van één of meer (semi-)overheidsinstelling(en) in één of meer van de doellanden om te voldoen aan de met de EU gemaakte afspraken wordt versterkt door gebruik te maken van de capaciteit van een of meer relevante (semi-) overheidsinstelling(en) in Nederland.

En

B. Versterking van de bilaterale betrekkingen tussen Nederland en de Matra-landen.

Door de samenwerking tussen Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen en hun tegenhangers in de doellanden zullen de banden tussen de landen versterkt worden.

Criterium D.9 – Uitvoering EU-afspraken

Het projectvoorstel draagt aantoonbaar bij aan:

• 1. de ontwikkeling van de rechtsstaat in lijn met de EU-toetredingscriteria voor zover het gaat om capaciteitsversterking in de pre-accessielanden; of

• 2. de uitvoering van de afspraken over rechtsstaatsontwikkeling zoals overeengekomen in de associatieakkoorden voor zover het gaat om capaciteitsversterking in de AA-landen.

Criterium D.10 – Kwalificerende thema’s

Het projectvoorstel heeft betrekking op ten minste één van de navolgende kwalificerende rechtsstatelijkheidsthema’s:

• 1. Rechtspraak en rechtshandhaving

  • rechterlijke organisatie, professionele, efficiënte, onafhankelijke, voorspelbare, onpartijdige, transparante, integere rechtspraak;

  • rechtshandhaving, criminaliteitsbestrijding, opsporing, vervolging, inclusief versterking van het Openbaar Ministerie;

  • incorporatie van internationale strafrechtnormen, lokale berechting van oorlogsmisdadigers, samenwerking met internationale tribunalen;

  • justitieel jeugdbeleid: de jeugdstrafrechtketen, kinderbescherming en bestrijding van huiselijk geweld.

• 2. Openbaar bestuur/openbare orde/politie/vreemdelingenbeleid

  • ‘good governance/goed bestuur’. Het gaat met name om:

    • vergroting van de controleerbaarheid, legitimiteit, voorspelbaarheid, transparantie en democratisering van overheidsoptreden;

    • decentralisatie en deregulering, beheer en financiering van openbare voorzieningen;

    • corruptiebestrijding;

  • professionalisering van het politieapparaat inclusief verbetering van de relatie politie-burger, politie-openbaar bestuur/Openbaar Ministerie, preventie, integriteit, wijkgerichte politiezorg;

  • gevangenishervormingen en reclassering;

  • versterking van de vreemdelingenketen, toepassing van de Schengenregels, bewaking van de buitengrenzen en implementatie van het Europese asiel- en migratiebeleid;

  • tegengaan van gewelddadig extremisme en de strijd tegen het terrorisme.

• 3. Mensenrechten & Minderheden

  • de rol van de overheid bij de bevordering van mensenrechten en de bescherming van minderheden;

  • informatievoorziening aan en betrekken van burgers in het belang van het beter functioneren van democratische samenleving en het versterken van een cultuur van tolerantie richting minderheden en LHBTI-personen.

Criterium D.11 – Inzet Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen

Het projectvoorstel betrekt Nederlandse (semi-)overheidsinstellingen op directe wijze betrokken bij de uitvoering van de activiteiten door op resultaatgerichte wijze samen te werken met een of meer (semi-) overheidsinstellingen in een of meerdere doellanden zoals vastgesteld drempelcriterium D.7.

Onder Nederlandse (semi-) overheidsinstellingen wordt, gelet op de doelstellingen van Matra 2017–2020, de volgende onderdelen van de Rijksoverheid, inclusief de daartoe behorende onderdelen, zoals (uitvoerende) diensten en inspecties verstaan:

• Ministerie van Veiligheid en Justitie

• Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

• Ministerie van Defensie

• Ministerie van Financiën

alsmede:

• Hoge Colleges van Staat

• het Openbaar Ministerie

• de Raad voor de Rechtspraak

• Reclassering Nederland

• de Nationale Politie

• het College voor de rechten van de mens

• de Nationaal Rapporteur Mensenhandel en Seksueel Geweld tegen Kinderen

• het College bescherming persoonsgegevens

• de Stichting Studiecentrum Rechtspleging

• de Politieacademie

In de doellanden gaat het om (semi-)overheidsinstellingen die in de lokale context vergelijkbaar zijn met de bovengenoemde Nederlandse instellingen.

Criterium D.12 – Overheadkosten

Maximaal 7,5% van de begroting heeft betrekking op overheadkosten.¹⁰

Criterium D.13 – Additionele middelen

De middelen die complementair aan de gevraagde subsidie nodig zijn voor de uitvoering van het project zijn gewaarborgd.

Criterium D.14 – Niet-subsidiabele activiteiten

De activiteiten betreffen geen:

• initiatieven die proselitisme (mede) beogen;

• financiering van commerciële dienstverlening, investeringen of commerciële activiteiten;

• activiteiten waarvoor reeds rechtstreeks een subsidie of bijdrage ten laste van het Ministerie van Buitenlandse Zaken wordt ontvangen;

• activiteiten van een lokale maatschappelijke organisatie waarvoor reeds middellijk ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een bijdrage wordt ontvangen.

• activiteiten van organisaties die reeds ten laste van de begroting van het Ministerie van Buitenlandse Zaken een instellingssubsidie ontvangen waarvan de werkingsduur zich uitstrekt tot in het subsidietijdvak waarop de tender waarvoor een aanvraag wordt ingediend betrekking heeft.

• activiteiten van een organisatie die reeds (als penvoerder) vier maal een subsidie heeft verkregen in het kader van Matra 2017–2020.

6. Inhoudelijke criteria (I.1 t/m I.7)

Om in aanmerking te kunnen komen voor subsidie dient de kwaliteit van de aanvraag, beoordeeld aan de hand van de hiernavolgende inhoudelijke criteria, goed te zijn. De minimaal te behalen score bedraagt 70% van de maximaal te behalen totaalscore. Het criterium I.2 fungeert bovendien als ‘valluik’: hiervoor geldt dat daarvoor een minimumscore behaald moet worden. Is dit niet het geval dan wordt de aanvraag afgewezen.

Trackrecord

• I.1 Trackrecord

  • A. De aanvrager/penvoerder, dan wel penvoerder en mede-indieners gezamenlijk, in staat is, dan wel zijn gebleken om geplande outputs en outcomes te realiseren.

  • B. De aanvrager/penvoerder, dan wel penvoerder en mede-indieners gezamenlijk beschikt, dan wel beschikken over minimaal twee jaar ervaring met het geselecteerde thema en twee jaar ervaring in de voorgestelde landen, welke ervaringen in de afgelopen 10 jaar zijn opgedaan.

Beleidsmatige criteria ten aanzien van het project

Ingediende aanvragen zullen worden beoordeeld op hun beleidsrelevantie aan de hand van de hiernavolgende criteria:

• I.2 Logische samenhang en thematische relevantie

  • A. (1) Het project is gebaseerd op een gedegen context- en actoranalyse, waaruit een adequate probleemstelling, de voorgestelde interventiestrategie en outcomes voortvloeien; (2) duidelijk is hoe hiermee aan de doelstellingen voor Matra 2017–2020 en de uitvoering van EU-afspraken in ieder gekozen land wordt bijgedragen; (3) het project haalbaar is en inzichtelijk is gemaakt in hoeverre uitkomsten uit evaluaties, pilots, studies, etc. bij de opzet zijn meegenomen.

  • B. Het project is SMART¹¹ uitgewerkt in middelen, activiteiten, outputs, outcomes, assumpties en indicatoren, waarbij een logische en duidelijk weergegeven samenhang bestaat tussen deze onderdelen.

• I.3 Lokale uitvoerende organisaties

  Indien wordt samengewerkt met (een) lokale uitvoerende organisatie(s) zoals verwoord onder 3.2.3. dient (dienen) deze lokale uitvoerende organisatie(s):

  • a) Effectieve invloed te hebben gehad op de totstandkoming en inhoud van het project.

  • b) Effectieve invloed te hebben op de monitoring en sturing van de activiteiten.

Duurzaamheid

• I.4 Duurzaamheid

  Het project is duurzaam: het heeft een langdurig effect voor de uiteindelijke doelgroep en/of draagt aan duurzame institutionele versterking en capaciteitsopbouw van (semi-)overheidsinstelling(en).

Technische criteria voor het project en de organisatie

• I.5 Gehanteerde PM&E systematiek

  De gehanteerde Planning Monitoring & Evaluatie systematiek is toereikend voor het bewaken van de voortgang en de bijsturing t.a.v. middelen, activiteiten, outputs, outcomes en onderliggende assumpties.

• I.6 Risicomanagement

  Er is sprake van (1) een adequate analyse van de interne en externe risico’s van de uitvoering van het project voor de organisatie en de activiteiten (2) inclusief stappen om de risico’s zoveel mogelijk te beperken.

• I.7 Begroting en proportionaliteit

  Het project legt een helder en realistisch verband tussen de benodigde middelen en de uit te voeren activiteiten en de te realiseren outputs en outcomes.

---

1 https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie

2 https://www.rijksoverheid.nl/onderwerpen/europese-subsidies/inhoud/nederlands-fonds-voor-regionale-partnerschappen-nfrp/nfrp-matra-subsidie

3 Pre-accessie: Westelijke Balkan (Albanië, Bosnië-Herzegovina, Kosovo, Macedonië, Montenegro, Servië) en Turkije en Oostelijk Partnerschap: Armenië, Azerbeidzjan, Georgië, Moldavië, Oekraïne, Wit-Rusland.

4 De Matra-landen Armenië, Azerbeidzjan en Wit-Rusland vallen daarmee buiten dit subsidiekader.

5 Voor de pre-accessielanden betreft het de gemaakte afspraken die zijn overeengekomen over rechtsstaatontwikkeling in het EU-toetredingstraject, voor de AA-landen om de afspraken over rechtsstaatsontwikkeling zoals overeengekomen in de associatieakkoorden.

6 Artikel 4 Subsidiebesluit Ministerie van Buitenlandse Zaken.

7 https://www.government.nl/documents/publications/2015/12/01/open-data-and-development-cooperation

8 Het is daarbij niet toegestaan om gebruik te maken van WeTransfer

9 Bijvoorbeeld: e-mail 1 van 5, e-mail van 2 van 5 etc. tot ‘e-mail 5 van 5’.

10 Voor een definitie van wat wordt verstaan onder overheadkosten wordt verwezen naar de ‘definition of administrative costs allowance’ in appendix 1.

11 SMART staat voor: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.