Gemeenschappelijke regeling tot instelling van een openbaar lichaam beheer archiefbescheiden en collecties gemeente Utrecht d.d. 10 februari 2017, kenmerk 1149544

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap Den Haag, en het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht,

Gelet op hoofdstuk I en IX van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

Besluiten:

tot het treffen van de navolgende gemeenschappelijke regeling tot de instelling van een openbaar lichaam dat de archiefbescheiden en collecties beheert die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie Utrecht en de archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht.

Artikel 1

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

a. Minister:

de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap;

b. gemeente:

de gemeente Utrecht;

c. archiefbescheiden:

archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995;

d. collecties:

de verzameling historische voorwerpen, boeken en overige schriftelijke en elektronische bescheiden in de meest ruime zin des woords, niet zijnde archiefbescheiden, in eigendom van of in beheer bij de Minister en de gemeente voor zover het betreft voorwerpen of bescheiden bij de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente;

e. college:

het college van burgemeester en wethouders van de gemeente, en

f. provincie:

de provincie Utrecht.

Artikel 2

• 1. De regeling wordt getroffen met het doel de belangen van de Minister en het college bij alle aangelegenheden betreffende de archiefbescheiden, collecties, individuele documenten en dergelijke die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente, in gezamenlijkheid te behartigen.

• 2. Het Utrechts Archief voert bij de behartiging van de belangen, bedoeld in het eerste lid, het archiefbeleid en het cultuurbeleid van de Minister en de gemeente mede uit.

• 3. De Minister en de gemeente kunnen gezamenlijk algemene aanwijzingen geven omtrent de wijze waarop Het Utrechts Archief de belangen, bedoeld in het eerste lid, behartigt.

Artikel 2a

• 1. Er is een openbaar lichaam genaamd Het Utrechts Archief.

• 2. Het Utrechts Archief is gevestigd te Utrecht.

Artikel 2b

• 1. Aan het bestuur van Het Utrechts Archief zijn de navolgende werkzaamheden, taken en bevoegdheden van het college en de Minister overgedragen:

  • a. de beheerstaken, te onderscheiden in het behouden, bewerken en benutten van de archiefbescheiden die berusten in de in artikel 2 genoemde archiefbewaarplaatsen;

  • b. de taken en bevoegdheden, bedoeld in de artikelen 15, derde lid, 16, tweede lid, 17, 18, 19, 20, 31 en 32, eerste en derde lid, van de Archiefwet 1995;

  • c. de bevoegdheid van de Minister om op grond van de artikelen 25 en 26, tweede lid, van de Archiefwet 1995 de rijksarchivaris in de provincie te benoemen, te schorsen en te ontslaan;

  • d. het adviseren en het doen van voorstellen aan de Minister en het college over de taken en bevoegdheden, die door de Minister of het college worden uitgevoerd ingevolge de artikelen 5, 6, 7, 8, 12, 13, 15, eerste en tweede lid, 30 en 32, tweede lid, van de Archiefwet 1995, en

  • e. het verrichten van door de Minister of het college opgedragen andere taken die verband houden met de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2.

• 2. Het Utrechts Archief stelt zich tevens ten doel het in de archieven ondergebrachte cultureel erfgoed op actieve wijze toegankelijk te maken voor en onder de aandacht te brengen van een breed publiek.

Artikel 3

• 1. Het bestuur van Het Utrechts Archief bestaat uit een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.

• 2. Het algemeen bestuur staat aan het hoofd van het openbaar lichaam.

Artikel 4

Het algemeen bestuur stelt de regels omtrent de kosten, bedoeld in artikel 19 Archiefwet 1995, vast bij unanimiteit en volgt daarbij zoveel mogelijk de regels die de Minister op grond van artikel 19 Archiefwet 1995 heeft vastgesteld voor het Nationaal Archief.

Artikel 5

• 1. Het algemeen bestuur bestaat uit vier leden.

• 2. De Minister wijst twee leden aan.

• 3. Het college wijst uit zijn midden twee leden aan.

• 4. De Minister en het college kunnen voor ieder lid tevens één plaatsvervangend lid, voor het college uit zijn midden, aanwijzen, dat het lid bij verhindering of ontstentenis vervangt. Hetgeen in deze regeling is bepaald ten aanzien van een lid van het algemeen bestuur is van overeenkomstige toepassing op het plaatsvervangend lid, tenzij de regeling anders bepaalt.

• 5. Het lidmaatschap van het algemeen bestuur eindigt van rechtswege op het tijdstip waarop de zittingsperiode van het college van de gemeente afloopt.

• 6. Een persoon waarvan het lidmaatschap ingevolge het vijfde lid is geëindigd, kan opnieuw worden aangewezen.

• 7. Indien tussentijds een zetel van een lid van het algemeen bestuur vacant komt, wijst de Minister of het college zo spoedig mogelijk een nieuw lid aan.

• 8. Een lid van het algemeen bestuur dat zijn lidmaatschap ter beschikking heeft gesteld, blijft in functie totdat een nieuw lid is aangewezen.

Artikel 6

• 1. Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem.

• 2. Een lid van het algemeen bestuur neemt niet deel aan de stemming over een aangelegenheid die hem rechtstreeks of middellijk persoonlijk aangaat of waarbij hij als vertegenwoordiger in een andere hoedanigheid eveneens betrokken is en waarbij belangenspanning speelt of de integriteitsvraag aan de orde zou kunnen zijn.

• 3. Een benoeming gaat iemand persoonlijk aan, wanneer hij behoort tot de personen tot wie de keuze door een voordracht of bij een herstemming is beperkt.

• 4. Een stemming is alleen geldig, indien meer dan de helft van het aantal leden dat zitting heeft en zich niet van deelneming aan de stemming moet onthouden, daaraan heeft deelgenomen.

• 5. Het vierde lid is niet van toepassing:

  • a. ingeval opnieuw wordt gestemd over een voorstel of over een benoeming, voordracht of aanbeveling van een of meer personen ten aanzien van wie in een vorige vergadering een stemming op grond van dat lid niet geldig was;

  • b. voor zover het betreft onderwerpen die in een daaraan voorafgaande niet geopende vergadering aan de orde waren gesteld.

• 6. Voor het tot stand komen van een beslissing bij stemming wordt volstrekte meerderheid vereist van hen die een stem hebben uitgebracht, tenzij in de regeling anders is bepaald.

• 7. Bij een schriftelijke stemming wordt onder het uitbrengen van een stem verstaan het inleveren van een behoorlijk ingevuld stembriefje.

Artikel 7

• 1. Aan het algemeen bestuur behoren ter uitvoering van de aan Het Utrechts Archief toegekende taak alle bevoegdheden die niet aan een ander orgaan zijn opgedragen.

• 2. Het algemeen bestuur kan de directeur, bedoeld in artikel 30, tot rijksarchivaris in de provincie en tot gemeentearchivaris van Utrecht benoemen.

• 3. Aan de bevoegdheden van het algemeen bestuur worden geen beperkingen opgelegd ingevolge artikel 31 van de Wet gemeenschappelijke regelingen, mits het totaal van de aangegane verplichtingen binnen de goedgekeurde begroting valt. Voor het aangaan van verplichtingen door het algemeen bestuur buiten de goedgekeurde begroting geldt de procedure van artikel 19, 19a en 20.

• 4. Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raad van de gemeente en de Minister in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij unanimiteit.

Artikel 8

Het algemeen bestuur verstrekt zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de Minister, de raad van de gemeente en het college de door hen gevraagde inlichtingen.

Artikel 9

• 1. Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door de Minister verstrekt aan de Minister zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door de Minister gevraagde inlichtingen.

• 2. Een lid van het algemeen bestuur dat is aangewezen door het college verstrekt aan het college en aan de raad van de gemeente zo spoedig mogelijk doch in ieder geval binnen 45 dagen de door een of meer leden gevraagde inlichtingen.

• 3. Het college en de Minister kunnen een lid van het algemeen bestuur dat zij hebben aangewezen, nadat de inlichtingen in een vergadering of schriftelijk zijn verstrekt of dienden te zijn verstrekt, ter verantwoording roepen voor het door hem in het algemeen bestuur gevoerde beleid.

Artikel 10

De Minister en het college kunnen een door hen aangewezen lid van het algemeen bestuur, dat hun vertrouwen niet meer geniet, ontslag verlenen.

Artikel 11

• 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit de voorzitter en twee andere door het algemeen bestuur aan te wijzen leden.

• 2. Het algemeen bestuur wijst uit zijn midden een lid van het dagelijks bestuur aan alsmede een lid van buiten de kring van het algemeen bestuur.

• 3. Het lidmaatschap van het dagelijks bestuur eindigt van rechtswege, zodra men ophoudt lid te zijn van het algemeen bestuur.

• 4. Artikel 5, achtste lid, is van overeenkomstige toepassing.

• 5. Elk lid van het dagelijks bestuur heeft één stem. Besluitvorming vindt plaats bij volstrekte meerderheid van stemmen, voor zover niet anders is bepaald in de regeling.

• 6. In de vergadering van het dagelijks bestuur kan slechts worden beraadslaagd of besloten, indien ten minste de helft van het aantal zitting hebbende leden tegenwoordig is.

• 7. Indien het vereiste aantal leden niet tegenwoordig is, belegt de voorzitter, onder verwijzing naar dit artikel, opnieuw een vergadering.

Artikel 12

Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als één of meer leden van het dagelijks bestuur dit nodig oordelen.

Artikel 13

Het dagelijks bestuur stelt regels voor zijn vergaderingen vast.

Artikel 14

Het dagelijks bestuur is in ieder geval belast met:

• a. het voeren van het dagelijks bestuur van Het Utrechts Archief;

• b. beslissingen van het algemeen bestuur voorbereiden en uitvoeren;

• c. regels vaststellen over de ambtelijke organisatie van Het Utrechts Archief;

• d. ambtenaren benoemen, schorsen en ontslaan;

• e. besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van Het Utrechts Archief, met uitzondering van privaatrechtelijke rechtshandelingen als bedoeld in artikel 7, vierde lid;

• f. besluiten namens Het Utrechts Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover dit het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;

• g. het nemen van alle conservatoire maatregelen zowel in als buiten rechte en het doen van alles wat nodig is ter voorkoming van verjaring van recht of bezit;

• h. het beheer van de activa en passiva van Het Utrechts Archief, en

• i. de zorg, voor zover deze van het dagelijks bestuur afhangt, voor de controle op het geldelijk beheer en de boekhouding van Het Utrechts Archief.

Artikel 15

• 1. De voorzitter wordt door en uit het algemeen bestuur aangewezen.

• 2. In aanvulling op het eerste lid wijst het algemeen bestuur als voorzitter een lid aan dat is aangewezen door het college.

• 3. Uit de andere leden van het dagelijks bestuur, bedoeld in artikel 11, eerste lid, wordt een plaatsvervangend voorzitter aangewezen.

• 4. De voorzitter is belast met de leiding van de vergaderingen van het algemeen bestuur en van het dagelijks bestuur.

• 5. De voorzitter tekent de stukken die van het algemeen bestuur of het dagelijks bestuur uitgaan, tenzij hij aan de directeur het tekenen van bepaalde stukken heeft opgedragen.

• 6. De voorzitter vertegenwoordigt Het Utrechts Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gevolmachtigde.

Artikel 16

• 1. Het algemeen bestuur kan besluiten dat de leden van het algemeen of dagelijks bestuur, voor zover zij niet de functie vervullen van burgemeester of wethouder van de gemeente, een vergoeding ontvangen voor hun werkzaamheden ten behoeve van Het Utrechts Archief.

• 2. De leden van het algemeen en het dagelijks bestuur, bedoeld in het eerste lid, ontvangen een tegemoetkoming in de kosten, waartoe worden gerekend reis- en verblijfkosten ten behoeve van het bijwonen van de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur.

• 3. De in de voorgaande leden bedoelde vergoeding en tegemoetkoming worden door het algemeen bestuur vastgesteld en als afzonderlijke post opgenomen in de jaarlijkse begroting.

Artikel 17

• 1. De voor de uitvoering van deze regeling ter beschikking te stellen middelen worden verschaft door de Minister en de gemeente, door het verstrekken van jaarlijkse bijdragen, op basis van de begroting.

• 2. De Minister en het college dragen er zorg voor dat het openbaar lichaam te allen tijde beschikt over voldoende middelen om zijn verplichtingen te voldoen. Dit met inachtneming van het zevende lid.

• 3. De bijdrage van de Minister kan jaarlijks worden aangepast in verband met de ontwikkeling van lonen of prijzen met een percentage, zoals dit in voorkomend geval door de Minister in de loop van het begrotingsjaar voor het geheel van zijn bijdrage wordt vastgesteld. De gemeente volgt in deze de Minister in de aanpassing van zijn bijdrage.

• 4. Het Utrechts Archief kan bij de vaststelling van de begroting een percentage opnemen als voorlopige raming van het door de Minister en het college vast te stellen percentage als bedoeld in het derde lid.

• 5. Bij de start van Het Utrechts Archief en voor de uitvoering van deze regeling kunnen door de verschillende partners vermogensbestanddelen worden ingebracht waarover nadere afspraken gemaakt worden.

• 6. De bijdrage wordt verleend onder de voorwaarden, bedoeld in artikel 4:34, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht.

• 7. Indien de Minister of de gemeente een bijzondere taak opdraagt als bedoeld in artikel 2b, eerste lid, onder e, waarvan de kosten niet zijn op te vangen in de begroting, wordt daarvoor door de Minister of de gemeente in aanvulling op de jaarlijkse bijdrage een tevoren overeengekomen vergoeding betaald.

Artikel 18

• 1. Het dagelijks bestuur stelt eenmaal per vier jaar een vierjarig beleidsplan en een meerjarenbegroting op.

• 2. Een periode van vier jaren als bedoeld in het eerste lid valt samen met de periode van een cultuurnota als bedoeld in artikel 3 van de Wet op het specifiek cultuurbeleid.

• 3. Het dagelijks bestuur zendt het ontwerpbeleidsplan en de ontwerpmeerjarenbegroting aan het algemeen bestuur. Het algemeen bestuur stelt ze vast. Dertien maanden voorafgaand aan de periode waarop het beleidsplan en de meerjarenbegroting betrekking hebben, worden deze toegezonden aan de Minister en de raad van de gemeente.

• 4. De Minister en het college maken, binnen twee maanden na ontvangst van de in het derde lid genoemde stukken, gezamenlijk afspraken met Het Utrechts Archief over te behalen resultaten voor de komende vier jaren.

Artikel 19

• 1. Het dagelijks bestuur zendt uiterlijk 15 april van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, de algemene financiële en beleidsmatige kaders aan de raad van de gemeente en de Minister.

• 2. Het dagelijks bestuur biedt jaarlijks, ten minste acht weken voor de in artikel 19a, eerste lid, bedoelde vaststelling, de raad van de gemeente en de Minister een ontwerp aan voor de begroting met toelichting van Het Utrechts Archief en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.

• 3. Bij het opstellen van het ontwerp voor de begroting, bedoeld in het eerste lid, neemt het algemeen bestuur het archiefbeleid en het cultuurbeleid, bedoeld in artikel 2, tweede lid, de algemene aanwijzingen, bedoeld in artikel 2, derde lid, in acht en daarnaast de afspraken, bedoeld in artikel 18, vierde lid.

• 4. In de toelichting op de ontwerpbegroting worden de aard en de omvang van de voorgenomen activiteiten beschreven. Daarbij wordt aangegeven welke belangen en resultaten Het Utrechts Archief met de activiteiten nastreeft, op welke wijze de activiteiten zullen worden uitgevoerd en voor welke doelgroepen zij zijn bestemd.

• 5. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van het college en de Minister voor een ieder ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. Van de terinzagelegging en de verkrijgbaarstelling geschiedt openbare kennisgeving.

• 6. De raad van de gemeente en de Minister kunnen bij het dagelijks bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting naar voren brengen. Het dagelijks bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerpbegroting, zoals deze aan het algemeen bestuur wordt aangeboden.

Artikel 19a

• 1. Het algemeen bestuur stelt de begroting vast in het jaar voorafgaande aan dat waarvoor zij dient. De begroting wordt vastgesteld bij unanimiteit.

• 2. Nadat deze is vastgesteld, zendt het algemeen bestuur de begroting aan de raad van de gemeente en de Minister, die ter zake bij gedeputeerde staten van de provincie hun zienswijze naar voren kunnen brengen.

• 3. Het dagelijks bestuur zendt de begroting binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 1 augustus van het jaar voorafgaande aan dat waarvoor de begroting dient, aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 20

• 1. Besluiten tot wijziging van de begroting kunnen tot uiterlijk het eind van het desbetreffende begrotingsjaar worden genomen.

• 2. De artikelen 19 en 19a, eerste en tweede lid, zijn van overeenkomstige toepassing, met uitzondering van die wijzigingen waarbij geen verandering wordt gebracht in de bijdragen, bedoeld in artikel 17, eerste lid. Het dagelijks bestuur zendt de begrotingswijziging binnen vier weken na de vaststelling aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 21

• 1. De Minister en de gemeente voldoen de verschuldigde bijdrage bij wijze van voorschot in twaalf maandelijkse termijnen.

• 2. In afwijking van het eerste lid kunnen de Minister en de gemeente de bijdragen bij wijze van voorschot voldoen in door hen nader te bepalen termijnen.

Artikel 22

• 1. Het dagelijks bestuur zendt voor 15 april van het jaar na het jaar waarvoor de jaarrekening dient, een voorlopige jaarrekening aan de Minister en de raad van de gemeente. De voorlopige jaarrekening gaat vergezeld van een verklaring omtrent de getrouwheid en de rechtmatigheid, afgegeven door een accountant als bedoeld in artikel 393 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2. Het dagelijks bestuur draagt er zorg voor dat medewerking wordt verleend aan door of namens de accountant(s) van de Minister en de gemeente in te stellen onderzoeken naar de door de accountant, bedoeld in het eerste lid, verrichte (controle)werkzaamheden.

• 3. Het dagelijks bestuur brengt jaarlijks aan de Minister en de raad van de gemeente voor 15 april een inhoudelijk verslag uit van de werkzaamheden, het gevoerde beleid in het algemeen en de doelmatigheid en doeltreffendheid van zijn werkzaamheden en werkwijze in het bijzonder in het afgelopen kalenderjaar.

• 4. Het dagelijks bestuur zendt de jaarrekening binnen twee weken na de vaststelling, doch in ieder geval vóór 15 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft, aan gedeputeerde staten van de provincie, raad van de gemeente en de Minister.

• 5. Het dagelijks bestuur stelt de in het eerste en derde lid bedoelde stukken algemeen verkrijgbaar.

Artikel 23

• 1. Een batig saldo kan worden bestemd voor vorming van of toevoeging aan de reserve, of kan worden uitbetaald. De hoogte van deze reserve wordt bepaald door het algemeen bestuur, gehoord de Minister en de raad van de gemeente. Voor zover een batig saldo niet wordt aangewend voor de reserve wordt het saldo naar rato van de jaarlijkse bijdrage uitgekeerd aan de Minister en de gemeente.

• 2. De reserve in enig jaar bedraagt niet meer dan tien procent van de gezamenlijke bijdragen van de Minister en de gemeente van dat jaar.

Artikel 24

Bij het jaarverslag stelt het algemeen bestuur de definitieve bijdragen van de Minister en de gemeente vast.

Artikel 25

• 1. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de organisatie van de financiële administratie en van het kasbeheer en de boekhouding van Het Utrechts Archief. Bij deze regels wordt bepaald welke ambtenaren van Het Utrechts Archief met het doen van ontvangsten en betalingen worden belast.

• 2. Het algemeen bestuur stelt regels vast met betrekking tot de controle op de financiële administratie en het kasbeheer. Bij deze regels wordt de deskundige aangewezen die met de controle is belast.

Artikel 26

De Minister en de gemeente kunnen gezamenlijk nadere regels stellen over het financieel en materieel beheer, over de inrichting van de begroting, het financieel verslag, jaarverslag en aandachtspunten voor de accountantscontrole.

Artikel 27

• 1. Overeenkomstig door het algemeen bestuur vast te stellen regels, die aan gedeputeerde staten van de provincie worden medegedeeld, draagt het dagelijks bestuur zorg voor de archiefbescheiden van Het Utrechts Archief.

• 2. De archiefbescheiden van Het Utrechts Archief die op grond van de Archiefwet 1995 moeten worden overgebracht, komen te berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie.

• 3. De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden, bedoeld in het eerste lid.

Artikel 28

• 1. Het college, de Minister en Het Utrechts Archief verstrekken elkaar desgevraagd inlichtingen en gegevens welke zij nodig achten voor de uitoefening van hun taak.

• 2. De Minister en het college kunnen inzage vorderen van zakelijke gegevens en bescheiden, voor zover dat voor de vervulling van hun taak redelijkerwijs nodig is.

• 3. Het Utrechts Archief stelt de Minister en het college te allen tijde in de gelegenheid toezicht te houden op het bepaalde bij of krachtens de Archiefwet 1995 ten aanzien van de archiefbescheiden die berusten in de rijksarchiefbewaarplaats in de provincie en de archiefbewaarplaats van de gemeente.

Artikel 29

• 1. Het college en de Minister doen het dagelijks bestuur mededeling van de bij hen in voorbereiding zijnde maatregelen en plannen die voor de behartiging van de belangen, bedoeld in artikel 2, eerste lid, voor Het Utrechts Archief van belang zijn.

• 2. Het college en de Minister kunnen, bij de in het eerste lid bedoelde mededeling, het gevoelen vragen van het dagelijks bestuur. Ook ongevraagd kan het dagelijks bestuur zijn zienswijze daaromtrent aan de gemeente of Minister kenbaar maken.

Artikel 30

Het dagelijks bestuur beslist omtrent benoeming, schorsing en ontslag van de directeur van Het Utrechts Archief.

Artikel 31

• 1. Het dagelijks bestuur stelt voor de directeur een instructie vast.

• 2. Het dagelijks bestuur regelt de vervanging van de directeur.

Artikel 32

• 1. De directeur staat het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter bij de uitoefening van hun taak terzijde. Hij is in de vergaderingen van het algemeen en dagelijks bestuur aanwezig en heeft daarin een adviserende stem.

• 2. Met inachtneming van artikel 15, vijfde lid, worden alle stukken, die van het algemeen of het dagelijks bestuur uitgaan door de directeur mede ondertekend.

Artikel 33

Het overige personeel wordt in dienst genomen, geschorst of ontslagen door het dagelijks bestuur.

Artikel 34

• 1. Het dagelijks bestuur stelt de rechtspositie- en arbeidsvoorwaardenregeling vast.

• 2. Het dagelijks bestuur volgt bij de vaststelling van de regelingen, bedoeld in het eerste lid, zoveel mogelijk de rechtspositieregeling van de gemeente.

• 3. Een regeling die afwijkt van de in het tweede lid bedoelde regelingen, behoeft de instemming van de regionale vakbondsbestuurders.

Artikel 35

Toetreding tot de regeling kan geschieden bij een daartoe strekkende besluiten van de Minister en het college, na verkregen toestemming van de raad van de gemeente, alsmede de toe te treden bestuursorganen of rechtspersonen.

Artikel 36

• 1. Uittreding uit de regeling kan geschieden door toezending van daartoe strekkende besluiten van de Minister en het college. Het college overlegt daarbij ook het besluit tot toestemming van de raad van de gemeente.

• 2. Het algemeen bestuur regelt de gevolgen van de uittreding. De uittreding gaat in op de eerste dag van het jaar volgend op dat waarin door de zorg van het dagelijks bestuur de bekendmaking van de uittreding in de Nederlandse Staatscourant is geschied.

• 3. De kosten van uittreding komen voor rekening van het uittredend college van burgemeester van wethouders van de gemeente of, in geval van uittreding van de Minister, voor rekening van de Minister.

Artikel 37

• 1. Deze regeling kan worden gewijzigd bij besluit van de Minister en het college.

• 2. Het college heeft voor het besluit tot wijziging van de regeling de toestemming van de raad van zijn gemeente nodig.

Artikel 38

Deze regeling kan worden opgeheven bij besluit van de Minister en het college. Het algemeen bestuur stelt een liquidatieplan op dat voorziet in de verplichting van de Minister en van de gemeente om alle rechten en plichten van het openbaar lichaam over de Minister en de gemeente te verdelen op een in het plan te bepalen wijze.

Artikel 39

• 1. Deze regeling treedt in werking met ingang van de eerste dag van de kalendermaand, volgend op de bekendmaking in de Staatscourant door de Minister.

• 2. Het college zendt de regeling in aan gedeputeerde staten van de provincie.

Artikel 40

Deze regeling wordt aangehaald als: Gemeenschappelijke regeling Het Utrechts Archief.

Artikel 41

• 1. De Regeling Het Utrechts Archief, aangegaan op grond van het Besluit Utrechts Archief van de Staatssecretaris van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 15 januari 1998, nr. DCE/97/36110 gepubliceerd in de Staatscourant van 20 februari 1998, wordt ingetrokken.

• 2. De rechten en verplichtingen van Het Utrechts Archief zoals die bestonden op het moment vóór de inwerkingtreding van deze regeling blijven in stand na de inwerkingtreding van deze regeling.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht De burgemeester, J. van Zanen

De secretaris, G. Haanen

TOELICHTING

Algemeen

Op 1 januari 2015 is een aangepaste Wet gemeenschappelijke regelingen (verder: Wgr) in werking getreden. Uit deze wijziging volgen voor alle samenwerkingsverbanden op basis van de Wgr verplichte wijzigingen, waarvoor elk samenwerkingsverband een jaar de tijd heeft om haar regelingen daarop aan te passen. Op 1 januari 2016 dienen alle RHC’s zodoende hun gemeenschappelijke regelingen te hebben aangepast. De wijzigingen die volgen uit de aangepaste Wgr zijn vooral technisch van aard. Het betreft onder meer de termijnen die gelden voor de zienswijzeprocedure bij begroting en jaarrekening, het verplicht stellen van een kadernota en concept jaarrekening die aan de deelnemers worden gezonden en het expliciet mogelijk maken van het oprichten van een privaatrechtelijke rechtspersoon door het RHC na zienswijzeprocedure bij de deelnemers en aanpassingen rondom bekendmaking.

Ten slotte is er een technische aanpassing die wel degelijk grondstoffelijker gevolgen heeft. Dit betreft de aangepaste bepalingen rondom de vraag welke bestuursorganen deelnemen en in relatie daarmee de bestuurssamenstelling. De voorgaande versie van de gemeenschappelijke regeling is getroffen door (thans) de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap en door de raad en het college van burgemeester en wethouders van Utrecht. Het is daarmee een regeling waarop hoofdstuk IX van de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna ook: Wgr) van toepassing is vanwege de deelname van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap tezamen met één gemeentebestuur. Krachtens artikel 98 Wgr is hoofdstuk I van de Wgr (gemeentelijke samenwerking) van overeenkomstige toepassing nu een gemeentebestuur de gemeenschappelijke regeling (mede) aangaat.

De gemeenschappelijke regeling was een zogenoemde gemengde regeling, dit omdat (vanuit het gemeentebestuur) zowel de raad als het college van burgemeester en wethouders deelnemen. Een collegeregeling is een gemeenschappelijke regeling waaraan uitsluitend colleges van burgemeester en wethouders, gedeputeerde staten of het dagelijks bestuur van een waterschap deelnemen (evt. aangevuld met een Minister namens de Staat of met andere openbare lichamen of rechtspersonen).

Op grond van artikel 1 lid 1 Wgr kunnen de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester een gemeenschappelijke regeling treffen ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn. Welk orgaan bevoegd is tot deelneming is afhankelijk van de over te dragen bevoegdheden. Slechts deelnemende bestuursorganen mogen immers hun bevoegdheden overdragen (art. 30 lid 1 Wgr). De gemeenteraad moet op grond van artikel 30 lid 1 Archiefwet 1995 een archiefverordening vaststellen, op grond waarvan het college van burgemeester en wethouders de zorg draagt voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke bestuursorganen. De bevoegdheid de archiefverordening vast te stellen is niet overgedragen aan het RHC-bestuur. Slechts uitvoerende bevoegdheden zijn overgedragen (art. 8 lid 3 GR). Dat betekent dat gelet op de systematiek van de Wet gemeenschappelijke regelingen de gemeenteraad geen deelnemer hoort te zijn in de gemeenschappelijke regeling. Dit is nu aangepast. De raad is uitgetreden en het is daarmee een collegeregeling geworden. Eventuele bevoegdheden die voor inwerkingtreding van de Wet dualisering medebewindsbevoegdheden aan de raad toebehoorden en maakten dat deelname van raden was gerechtvaardigd zijn na inwerkingtreding van die wet bij het college komen te liggen.

Ten slotte zijn bepalingen aangepast rondom de bestuurssamenstelling. Het RHC-bestuur bestaat uit het algemeen bestuur, het dagelijks bestuur en de voorzitter, overeenkomstig artikel 12 lid 1 Wgr. In de vorige gemeenschappelijke regeling zat een technische omissie waar het de benoeming van de voorzitter betreft. De voorzitter is een bestuursorgaan, net als de commissaris van de Koning of de burgemeester. De voorzitter moet, als bestuursorgaan, worden aangewezen door en uit het algemeen bestuur (art. 13 lid 9 Wgr). Vervolgens is de voorzitter tevens voorzitter van het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur (art. 12 lid 3 Wgr) en lid van het dagelijks bestuur (art. 14 lid 1 Wgr). De benoeming van de voorzitter geschiedt in de regeling als “voorzitter van het algemeen bestuur” en dat is incorrect (zie bijv. art. 5 lid 1 GR). Dit is aangepast. Het dagelijks bestuur bestond uit de voorzitter en drie leden van het algemeen bestuur (art. 12 lid 1 GR). Dat is in strijd met artikel 14 lid 3 Wgr sinds 1 januari 2015, en dat moet voor 1 januari 2016 gerepareerd zijn. Het dagelijks bestuur mag conform voornoemd artikel nooit de meerderheid van het algemeen bestuur uitmaken (zowel niet in aantal als in stemverhouding). Daarnaast geldt conform de Wgr dat het dagelijks bestuur uit ten minste drie personen dient te bestaan. Nu de gemeenschappelijke regeling is omgezet tot een collegeregeling moet het college de leden van het algemeen bestuur uit zijn midden aanwijzen (art. 13 lid 6 Wgr). Er is geen plek meer voor raadsleden. Dat zou onder de huidige omstandigheden betekenen dat twee wethouders (of evt. de burgemeester) worden aangewezen in het algemeen bestuur. Voor het dagelijks bestuur betekent dit dat zij gelet op de omvang van het algemeen bestuur van vier zal bestaan uit twee leden die door het algemeen bestuur uit zijn midden worden aangewezen en één extern lid.

Artikelsgewijs

Aanhef

De gemeenschappelijke regeling kende geen aanhef, waardoor niet expliciet duidelijk is wie de gemeenschappelijke regeling hebben getroffen. Deze is nu toegevoegd. De vraag is of de gemeenteraad deelnemer moet zijn. Op grond van artikel 1 lid 1 Wgr kunnen de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester een gemeenschappelijke regeling treffen ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn. Welk orgaan bevoegd is tot deelneming is afhankelijk van de over te dragen bevoegdheden. Slechts deelnemende bestuursorganen mogen immers hun bevoegdheden overdragen (art. 30 lid 1 Wgr). De gemeenteraad moet op grond van artikel 30 lid 1 Archiefwet 1995 een archiefverordening vaststellen, op grond waarvan het college van burgemeester en wethouders de zorg draagt voor de archiefbescheiden van alle gemeentelijke bestuursorganen. De bevoegdheid de archiefverordening vast te stellen is niet overgedragen aan het RHC-bestuur. Slechts uitvoerende bevoegdheden zijn overgedragen (art. 2 lid 3 GR-oud). Dat betekent dat gelet op de systematiek van de Wet gemeenschappelijke regelingen de gemeenteraad geen deelnemer hoort te zijn in de gemeenschappelijke regeling.

Artikel 1

Collecties is toegevoegd omdat dit begrip in de omschrijving van het belang (art. 2) wordt gehanteerd.

Artikel 2

De oude artikelen 2 is gesplitst in een artikel over het belang (art. 2), over de rechtsvorm (art. 2a) en over de taken en bevoegdheden (art. 2b).

In de archiefbewaarplaatsen van Het Utrechts Archief worden naast overheidsarchieven diverse particuliere archieven beheerd, bijvoorbeeld van personen, families en organisaties die van belang zijn voor kennis van de stad en provincie Utrecht en hun geschiedenis.

Artikel 4

Artikel 19 van de Archiefwet 1995 is overgedragen aan het algemeen bestuur. Dientengevolge stelt het algemeen bestuur de regels vast. Om te zorgen voor uniformiteit binnen alle RHC’s worden de regels die de Minister voor het Nationaal Archief vaststelt zoveel mogelijk gevolgd.

Artikel 5

Het algemeen bestuur bestaat uit vier personen, niet meer uit zes personen. Reden voor deze wijziging is de wens van de gemeenten om de bestuurlijke lastendruk te verminderen.

Nieuw is dat ook plaatsvervangende leden kunnen worden aangewezen, die het lid bij ontstentenis vervangen (lid 4).

Omdat de regeling thans een collegeregeling is, is het niet langer de raad, maar het college dat de gemeentelijke leden aanwijst (art. 13 lid 6 Wgr). De regeling is daarop aangepast.

Het oude tiende lid is niet in overeenstemming met artikel 22 lid 1 Wgr jo. de Gemeentewet. Indien er niet voldoende leden aanwezig zijn, is er geen quorum en kan er dus niet besloten worden.

De artikelen 16, 17, 19, 20, 22, 26 en 28 tot en met 33 van de Gemeentewet zijn van toepassing op het houden en de orde van de vergaderingen van het algemeen bestuur. Zo wordt een vergadering van het algemeen bestuur niet geopend indien niet meer dan de helft van de leden tegenwoordig is (artikel 20 Gemeentewet) en vindt een benoeming plaats bij geheime stemming (artikel 31).

Artikel 6

Duidelijk wordt gemaakt hoeveel stemmen ieder lid heeft. Er is niet geopteerd voor onderscheid in stemmen tussen de deelnemers.

Voor de volledigheid is ook het regime over belangenverstrengeling opgenomen zoals dat krachtens artikel 22 lid 1 Wgr jo. art. 28 Gemeentewet geldt, net als hoe besluitvorming tot stand komt (art. 22 lid 1 Wgr).

Artikel 7

Uit artikel 33 Wgr volgt dat alle overgedragen bevoegdheden aan het algemeen bestuur toekomen. Deze bevoegdheid volgt dan dus reeds uit artikel 2b.

Artikel 31a Wgr schrijft voor dat het openbaar lichaam kan beslissen tot oprichting van of deelneming in privaatrechtelijke rechtspersonen indien de gemeenschappelijke regeling in die mogelijkheid voorziet. Tot 1 januari 2015 was dit altijd mogelijk, tenzij de gemeenschappelijke regeling het beperkte (art. 31 Wgr). In artikel 6 lid 4 GR was altijd aangegeven dat er geen beperkingen zijn. Om daarin geen verandering te brengen wordt de mogelijkheid om rechtspersonen op te richten expliciet opgenomen (lid 4 nieuw).

Artikel 8

Onder meer aangepast i.v.m. definitiebepalingen.

Artikel 9

Onder meer aangepast i.v.m. omzetting tot collegeregeling.

Artikel 10

Aangepast i.v.m. omzetting tot collegeregeling.

Artikel 11

Expliciet is gemaakt uit hoeveel leden het dagelijks bestuur bestaat. Het dagelijks bestuur mag geen meerderheid uitmaken van het algemeen bestuur. Dit maakt dat bij een algemeen bestuur van zes, het dagelijks bestuur uit drie leden komt te bestaan.

Voor de volledigheid zijn bepalingen opgenomen over de besluitvorming in het dagelijks bestuur, zoals deze volgen uit de Gemeentewet.

Het algemeen bestuur kan (vertegenwoordigers van) gemeenten, de provincie en andere openbare lichamen die Het Utrechts Archief hebben aangewezen als archiefbewaarplaats maar geen deelnemer in de regeling zijn, uitnodigen voor het bijwonen van een vergadering van het algemeen bestuur. De genodigde heeft geen beslissende of adviserende stem in de vergadering.

Artikel 14

Dit artikel is aangepast aan artikel 33b Wgr.

Artikel 15

Dit artikel regelt de benoeming en de taken van de voorzitter (van het openbaar lichaam).

Het oude lid 2 is vervallen nu het dagelijks bestuur zelf een uitvoerend orgaan is, dat zijn eigen besluiten laat uitvoeren. Dat is geen bevoegdheid van de voorzitter.

Artikel 17

Aangepast i.v.m. omzetting tot collegeregeling.

De vaststelling van bijdragen is een bevoegdheid van het algemeen bestuur, niet van de Minister en het college.

Artikel 18

Aangepast i.v.m. omzetting tot collegeregeling.

Artikel 19

Dit artikel is aangepast aan de nieuwe financiële bepalingen in artikel 34, 34b en 35 Wgr. Zo is er een kadernota geïntroduceerd (lid 1) en is de termijn voor zienswijzen opgerekt naar acht weken (lid 2).

Artikel 19a

Voor de leesbaarheid zijn artikelen over begroting opgesplitst waarbij de systematiek van de artikelen 34 en 35 Wgr is gevolgd.

In de voorgaande regeling (art. 20) was bepaald dat de kosten van Het Utrechts Archief gelijkelijk waren verdeeld tussen het Rijk en de gemeente. In de bijdrage van het Rijk waren ook de kosten voor het beheer van de overgedragen archiefbescheiden van de provincie Utrecht opgenomen. Met de wijziging van de Archiefwet 1995 in 2012 is de provincie zelf verantwoordelijk geworden voor deze archiefbescheiden en voor de kosten van het beheer hiervan. De bijdrage van het rijk is derhalve verminderd met de bijdrage van de provincie, waardoor de kosten van Het Utrechts Archief niet meer gelijkelijk tussen Rijk en gemeente zijn verdeeld. Het bestuur zal bij het opstellen en vaststellen van de begroting zoveel mogelijk rekening houden met de ‘oude’ afspraak van pariteit tussen Rijk en gemeente.

Artikel 20

Dit artikel was te onbepaald door “zo veel mogelijk”. Er moet expliciet bepaald worden wanneer artikel 19 wel en wanneer niet van overeenkomstige toepassing is. Dat is thans aangepast.

Artikel 22

Dit artikel is aangepast aan de nieuwe financiële bepalingen in artikel 34, 34b en 35 Wgr. Zo is er een voorlopig jaarverslag geïntroduceerd (lid 1).

Artikel 23

Lid 2 schrijft voor dat het percentage reservering maximaal 10% is. Slechts voor het wijzigen van overgedragen bevoegdheden is verandering buiten de officiële wijzigingsprocedure mogelijk (zie art. 10 lid 2 Wgr). Het veranderen van het percentage kan dus niet aan de Minister en gemeente worden overgelaten. Zodoende is deze zinsnede verwijderd.

Artikel 24

De vaststelling van de definitieve bijdragen is een bevoegdheid van het algemeen bestuur. Deze bijdrage wordt vastgesteld in de begroting. Conform artikel 34, eerste lid, van de Wgr is dit een bevoegdheid van het algemeen bestuur. De in de begroting opgenomen bedragen vormen een verplichte uitgave voor de deelnemers.

Artikel 25

In het oude lid 2 wordt bepaald dat goedkeuring van de gemeente en Minister vereist is. Dat is in strijd met artikel 10:26 Awb. Het algemeen bestuur stelt de verordeningen vast (art. 35 lid 6 jo. art. 212 en 213 Gemeentewet).

Artikel 27

Aanpassingen i.v.m. de definitiebepalingen.

Artikel 28

Aanpassingen i.v.m. duidelijk maken wie (van de gemeente) inzage kan verlangen.

Artikel 29

Dit artikel is aangepast aan het feit dat dit een collegeregeling is. Zodoende kunnen geen verplichtingen aan de raad worden opgelegd.

Artikel 30

De benoeming, schorsing en ontslag is sinds 1 januari 2015 een bevoegdheid van het dagelijks bestuur (art. 33b lid 1 onder d Wgr).

Artikel 31

Nu benoeming van de directeur door het dagelijks bestuur moet geschieden (zie hierboven), ligt het voor de hand ook de vervanging en instructie door het dagelijks bestuur te laten regelen.

Het oude eerste lid is vervallen, nu de uitvoering van de overgedragen bevoegdheden een taak van het algemeen bestuur resp. het dagelijks bestuur is (behoudens waar de directeur als archivaris eigen taken heeft). De directeur is verder geen bestuursorgaan, en kan geen eigen bevoegdheden krijgen.

Artikel 33

Het aannemen, schorsen en ontslaan is een bevoegdheid van het dagelijks bestuur. Deze kan nadat de regeling is vastgesteld worden gemandateerd aan de directeur.

Artikel 34

De bepaling is verhelderd omtrent welke regeling van toepassing is, en dat het een bevoegdheid van het dagelijks bestuur is om de regels vast te stellen.

Artikel 35 tot en met 38

Aangepast i.v.m. omzetting tot collegeregeling.

Artikel 39

Aangepast aan het nieuwe artikel 26 Wgr.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

Burgemeester en wethouders van de gemeente Utrecht De burgemeester, J. van Zanen

De secretaris, G. Haanen