Besluit Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst van 10 maart 2017, nummer 8bd901f1-or1-1.1, betreffende digitale vervanging facturen Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD)

De Directeur-generaal Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst

Gelet op artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009 besluit over te gaan tot digitale vervanging van papieren facturen van de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD).

Besluit

Artikel 1

De originele papieren facturen die volgens de vastgestelde selectielijst (Beheer van de) Rijksbegroting, zorgdrager BZK, voor vernietiging in aanmerking komen in de SAP applicatie van de AIVD, worden overeenkomstig de artikelen 2 en 3 van deze regeling digitaal vervangen.

Artikel 2

Overeenkomstig de eisen die artikel 26b Archiefregeling 2009 daaraan stelt en met inachtneming van artikel 2, eerste lid, aanhef en onderdelen c en d, Archiefbesluit 1995, geschiedt de digitale vervanging volgens de specificaties vastgesteld in het Handboek digitale vervanging facturen AIVD.

Artikel 3

De digitale vervanging betreft papieren facturen die na het scannen in de SAP-applicatie van de AIVD in de periode 2012–2017 zijn ontvangen, dan wel die zullen worden ontvangen in de periode tot en met tien jaar na de inwerkingtreding van dit besluit.

De papieren exemplaren worden hiermee vervangen door de digitale exemplaren en na 6 weken vernietigd.

Artikel 4

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt gepubliceerd.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Directeur-generaal Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst, R. Bertholee

TOELICHTING

Bij de Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) wordt gebruik gemaakt van een SAP-applicatie. Deze applicatie maakt het mogelijk dat de behandeling van de originele papieren facturen van de AIVD, die voor vernietiging in aanmerking komen, door vervanging volledig digitaal kan plaatsvinden.

De digitale vervanging betreft de papieren facturen die zijn ontvangen in de periode 2012–2017, dan wel die zullen worden ontvangen in de periode tot en met tien jaar na de inwerkingtreding van dit besluit. De papieren facturen worden gescand en opgenomen in de SAP-applicatie. Het papieren exemplaar wordt hiermee vervangen door de digitale reproductie en na 6 weken vernietigd.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen zoals vermeld in artikel 26b Archiefregeling 2009 en met inachtneming van de bedoelde waarde en het belang, zoals bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, Archiefbesluit 1995.

Van de vervanging van papieren facturen laat de afdeling Registratie en Archiefdiensten (RAD) van de AIVD periodiek op grond een Verklaring van Vervanging opstellen. Deze verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft de grond en de wijze waarop vervanging heeft plaatsgevonden. Het Hoofd van de afdeling Registratie en Archiefdiensten (RAD) ondertekent de verklaring. De verklaring wordt aangemerkt als blijvend te bewaren.

De categorieën archiefbescheiden, registratie, scanprocedure, technische inrichting, eisen aan de kwaliteit van de scans, kwaliteits- en vernietigingsprocedures zijn vastgelegd in het Handboek digitale vervanging facturen AIVD.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in de SAP-applicatie conform het genoemde Handboek digitale vervanging facturen AIVD dat ter inzage ligt bij de RAD van de AIVD.