Mandaatregeling en volmacht Luchtverkeersleiding Nederland 2016

Overwegende dat het voor een doelmatige uitoefening van de aan het bestuur van Luchtverkeersleiding Nederland (hierna: LVNL) opgedragen taken, wenselijk is deze bevoegdheden in voorkomende gevallen aan één of meerdere bestuursleden of aan andere personen binnen de organisatie te mandateren en;

Gelet op onder meer artikel 5.27, tweede lid van de Wet luchtvaart en;

Gelet op het Bestuursreglement van LVNL;

Besluit:

Artikel 1. Definitie bestuur

• 1. Onder bestuur wordt verstaan het in artikel 5.24 en 5.27 Wet luchtvaart bedoelde orgaan dat bevoegd is om LVNL in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

• 2. Het bestuur bestaat uit een voorzitter van het bestuur (Chief Executive Officer) en een bestuurder (Chief Financial Officer).

Artikel 2. Algemene bevoegdheden

• 1. Aan de voorzitter van het bestuur en de bestuurder wordt ieder afzonderlijk, met toepassing van Afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht, mandaat en volmacht verleend om LVNL in en buiten rechte te vertegenwoordigen.

• 2. Het bepaalde ingevolge het eerste lid geldt niet indien de artikelen 5, 6, 7 of 11 van toepassing zijn.

Artikel 3. Bijzondere bevoegdheden

De bevoegdheid ten aanzien van het sluiten van convenanten op grond van regelingen met als grondslag het Besluit luchtverkeer 2014 wordt gemandateerd aan de general manager Procedures of de manager Aeronautical Design & Information Services. Indien beiden afwezig zijn, is de manager Air Traffic Management Procedures bevoegd.

Artikel 4. Rechtspositionele bevoegdheden

• 1. De bevoegdheid ten aanzien van het afgeven van besluiten met betrekking tot de in het Rechtspositiereglement LVNL en de Uitvoeringsregelingen LVNL neergelegde rechtspositionele onderwerpen wordt gemandateerd aan de general manager Corporate Services.

• 2. De general manager Corporate Services kan de bevoegdheden zoals vermeld in het eerste lid, mandateren aan onder hem ressorterende medewerkers.

Artikel 5. Financiële bevoegdheden

• 1. De volmacht ten aanzien van het doen van financiële transacties en andere financiële aangelegenheden wordt overeenkomstig de hierna te noemen wijze verleend:

  • a. het sluiten van financieringsovereenkomsten en het aangaan en/of garanderen van geldleningen aan de manager Business Planning & Control tezamen met de general manager Corporate Services of de bestuurder;

  • b. het aan derden verlenen van machtigingen om namens LVNL betalingen te verrichten of gelden te innen aan de manager Business Planning & Control tezamen met de general manager Corporate Services of de bestuurder;

  • c. het doen van valutatransacties aan de treasurer tezamen met de manager Business Planning & Control of de general manager Corporate Services;

  • d. het accepteren van verzekeringsclaims aan de treasurer tezamen met de manager Business Planning & Control of de general manager Corporate Services. Voor zover dit het bedrag van € 2.500 niet te boven gaat, zijn de treasurer en de manager Business Planning & Control zelfstandig bevoegd.

• 2. Bij afwezigheid van de bestuurder, de general manager Corporate Services en de manager Business Planning & Control, komen de aan deze ingevolge dit artikel verleende bevoegdheden toe aan de voorzitter van het bestuur, met dien verstande dat indien op grond van dit artikel de bevoegdheid slechts door meer dan één functie kan worden uitgeoefend, dit betreffende aantal ongewijzigd dient te blijven.

• 3. Bij afwezigheid van de treasurer komt de aan deze ingevolge dit artikel verleende bevoegdheid toe aan de manager Business Planning & Control, de general manager Corporate Services, de voorzitter van het bestuur of de bestuurder, met dien verstande dat indien op grond van dit artikel de bevoegdheid slechts door meer dan één functie kan worden uitgeoefend, dit betreffende aantal ongewijzigd dient te blijven.

Artikel 6. Inkoop van (on)roerende zaken en diensten

• 1. De volmacht ten aanzien van het sluiten van inkoopovereenkomsten betreffende koop en huur van (on)roerende goederen en diensten wordt overeenkomstig de hierna te noemen wijze verleend:

  • a. aan de bestuurder tezamen met de general manager Corporate Services voor zover het een bedrag van € 500.000,– exclusief btw te boven gaat;

  • b. aan de manager Contracting tezamen met de general manager Corporate Services of de bestuurder, voor zover het een bedrag van € 500.000,– exclusief btw niet te boven gaat;

  • c. aan de manager Contracting tezamen met de manager Business Planning & Control voor zover het een bedrag van € 250.000,– exclusief btw niet te boven gaat;

  • d. aan de manager Contracting tezamen met een senior buyer voor zover het een bedrag van € 100.000,– exclusief btw niet te boven gaat;

  • e. aan een senior buyer tezamen met een buyer voor zover het een bedrag van € 50.000,– exclusief btw niet te boven gaat;

  • f. aan een buyer tezamen met een assistent buyer voor zover het een bedrag van € 25.000,- exclusief btw niet te boven gaat.

• 2. De aan deze ingevolge dit artikel verleende bevoegdheden van de bestuurder, de general manager Corporate Services, de manager Business Planning & Control en de manager Contracting, komen eveneens toe aan de voorzitter van het bestuur, met dien verstande dat indien op grond van dit artikel de volmacht slechts door meer dan één functie kan worden uitgeoefend, dit betreffende aantal ongewijzigd dient te blijven.

Artikel 7. Verkoop van (on)roerende zaken en diensten

• 1. De volmacht ten aanzien van het sluiten van overeenkomsten betreffende de verkoop en verhuur van (on)roerende goederen en diensten, dan wel de levering van diensten wordt overeenkomstig de hierna te noemen wijze verleend:

  • a. aan de general manager Corporate Services tezamen met de bestuurder, voor zover het een bedrag van € 250.000,- exclusief btw te boven gaat;

  • b. aan de manager Contracting tezamen met de general manager Corporate Services of de bestuurder, voor zover het een bedrag van € 250.000,- exclusief btw niet te boven gaat;

  • c. aan de manager Contracting tezamen met de manager Business Planning & Control voor zover het een bedrag van € 125.000,– exclusief btw niet te boven gaat;

  • d. Aan de manager Contracting tezamen met een account manager van de afdeling Contracting voor zover het een bedrag van € 50.000,– exclusief btw niet te boven gaat;

  • e. In afwijking van het bepaalde onder a. wordt de bevoegdheid ten aanzien van verkoop en verhuur van (on)roerende goederen en diensten, dan wel de levering van diensten die betrekking hebben op de Regional Unit, verleend aan de general manager Regional Unit tezamen met de bestuurder;

  • f. In afwijking van het bepaalde onder b. en c. wordt de bevoegdheid ten aanzien van verkoop en verhuur van (on)roerende goederen en diensten, dan wel de levering van diensten die betrekking hebben op de Regional Unit, verleend aan de manager Contracting tezamen met de general manager Regional Unit.

• 2. Bij afwezigheid van de bestuurder, de general manager Corporate Services, de manager Business Planning & Control, de general manager Regional Unit en de manager Contracting, komen de aan deze ingevolge dit artikel verleende bevoegdheden toe aan de voorzitter van het bestuur, met dien verstande dat indien met toepassing van onderhavig artikel de bevoegdheid slechts door meer dan één functie kan worden uitgeoefend, dit betreffende aantal ongewijzigd dient te blijven.

Artikel 8. Beperkte gebruiksrechten

De volmacht ten aanzien van de vestiging en opzegging van een recht op erfdienstbaarheid, het recht van erfpacht en het recht van opstal wordt verleend aan de general manager Corporate Services.

Artikel 9. Vaststellingsovereenkomsten

• 1. De volmacht ten aanzien van het sluiten van financiële vaststellingsovereenkomsten wordt verleend aan de general manager Corporate Services.

• 2. Voor zover de in het eerste lid bedoelde overeenkomsten betrekking hebben op het beëindigen van het dienstverband van medewerkers, is eveneens bevoegd de manager Human Resources Management.

Artikel 10. Geheimhoudingsovereenkomsten

• 10. De volmacht ten aanzien van het sluiten van geheimhoudingsovereenkomsten, met uitzondering van de geheimhoudingsovereenkomsten genoemd in lid 2 en 3 van dit artikel, wordt verleend aan de manager Contracting of een accountmanager van de afdeling Contracting.

• 2. De volmacht ten aanzien van het sluiten van geheimhoudingsovereenkomsten waarbij het onderwerp van de overeenkomst informatie betreft die betrekking heeft op luchtverkeersdienstverlening, wordt verleend aan de director Operations.

• 3. De volmacht ten aanzien van het sluiten van geheimhoudingsovereenkomsten waarbij het onderwerp van de overeenkomst informatie betreft die betrekking heeft op luchtverkeersdienstverlening vanuit de Regional Unit, wordt verleend aan de general manager Regional Unit.

Artikel 11. Samenwerkingsovereenkomsten en Letters of Agreement

• 1. De volmacht ten aanzien van het sluiten van overeenkomsten of andere vormen van (internationale) samenwerking met betrekking tot de luchtverkeersdienstverlening vanuit de Regional Unit, wordt verleend aan de general manager Regional Unit tezamen met de voorzitter van het bestuur.

• 2. Bij afwezigheid van de voorzitter van het bestuur is de bestuurder bevoegd.

Artikel 11a

• 1. De volmacht ten aanzien van het sluiten van operationele overeenkomsten (Letters of Agreement) op het gebied van overdracht van luchtverkeersdienstverlening, wordt verleend aan de general manager Procedures.

• 2. In afwijking van het bepaalde onder lid 1 wordt de volmacht ten aanzien van het sluiten van operationele overeenkomsten (Letters of Agreement) op het gebied van overdracht van luchtverkeersdienstverlening vanuit de Regional Unit, verleend aan de general manager Regional Unit.

• 3. De volmacht ten aanzien van het sluiten van overige operationele overeenkomsten die een direct verband houden met het verlenen van luchtverkeersdiensten, wordt verleend aan de general manager Procedures en aan de general manager Regional Unit voor zover deze overeenkomsten betrekking hebben op luchtverkeersdiensten op de regionale luchthavens.

Artikel 12. Bevoegdheden op het gebied van de Wet openbaarheid van bestuur

De bevoegdheid ten aanzien van het afgeven van besluiten op grond van de Wet openbaarheid van bestuur wordt gemandateerd aan de manager Customer Relations & Communications of de communications professional belast met woordvoering.

Artikel 13. Bezwaar en beroepsprocedures

• 1. De afdoening van de beslissingen van Luchtverkeersleiding Nederland ter zake van de ingevolge de artikelen 3, 4 en 12 ingediende bezwaarschriften en overige op grond van de Algemene wet bestuursrecht ingediende bezwaarschriften wordt gemandateerd aan de manager Legal Affairs.

• 2. De bevoegdheid om LVNL in bestuurs- en civielrechtelijke procedures te vertegenwoordigen komt toe aan de manager Legal Affairs of een Legal Counsel.

• 3. De manager Legal Affairs kan de bevoegdheden zoals vermeld in het eerste lid, mandateren aan een Legal Counsel.

Artikel 14. Klachtenprocedures

De afdoening van klachtenprocedures op grond van de Algemene wet bestuursrecht, wordt gemandateerd aan de klachtencoördinator of bij diens afwezigheid aan een plaatsvervanger.

Artikel 15. Slotbepalingen

De stukken die door de in voorgaande artikelen genoemde functionarissen op grond van deze regeling worden afgedaan en ondertekend, vermelden aan het slot:

Het bestuur van Luchtverkeersleiding Nederland,

in deze vertegenwoordigd door,

gevolgd door functieaanduiding,

(handtekening)

naam

Artikel 16

Deze regeling kan worden aangehaald als: Mandaatregeling en volmacht Luchtverkeersleiding Nederland 2016. Deze zal worden gepubliceerd in de Staatscourant.

Artikel 17

De Mandaatregeling en volmacht Luchtverkeersleiding Nederland 2011 van 2 februari 2011 (Staatscourant 2011, nr. 3915) en de Wijziging Mandaatregeling en volmacht Luchtverkeersleiding Nederland van 2 oktober 2013 (Staatscourant 2013, nr. 30207) worden ingetrokken.

Luchthaven Schiphol, 9 december 2016

Het bestuur van Luchtverkeersleiding Nederland. de voorzitter van het bestuur, M.W.A. van Dorst

De bestuurder, M.L.F.J. Banning

TOELICHTING

Algemeen

Sinds 1 januari 1993 is de luchtverkeersbeveiligingsorganisatie, genaamd Luchtverkeersleiding Nederland (LVNL), verzelfstandigd en heeft zij op grond van de Wet luchtvaart (voorheen Wet luchtverkeer) rechtspersoonlijkheid. Ingevolge artikel 5.27, eerste lid, van de Wet luchtvaart wordt LVNL in en buiten rechte door het bestuur vertegenwoordigd. Het bestuur van LVNL bestaat uit twee leden, welke respectievelijk de titel dragen voorzitter van het bestuur en bestuurder. De werktitels zijn Chief Executive Officer respectievelijk Chief Financial Officer.

Zoals gesteld, is op grond van artikel 5.27 eerste lid alleen het bestuur als geheel bevoegd om namens LVNL publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtshandelingen te verrichten. Uit overwegingen van doelmatigheid wordt daarom in het tweede lid van artikel 5.27 Wet luchtvaart bepaald dat ook individuele bestuursleden of andere personen, LVNL in en buiten rechte mogen vertegenwoordigen. Deze vertegenwoordiging kan ook betrekking hebben op bepaalde onderdelen van de taak van LVNL.

In onderhavige regeling wordt hier uitvoering aan gegeven. Op grond van artikel 10:12 van de Algemene wet bestuursrecht zijn de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht betreffende mandaat van overeenkomstige toepassing op het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen

door personen die werken binnen een bestuursorgaan. In aansluiting hierop wordt in deze mandaatregeling niet alleen de publiekrechtelijke, maar ook de privaatrechtelijke vertegenwoordigingsbevoegdheid ondergebracht.

De indeling van de organisatie en de werkwijze van het bestuur is beschreven in het Bestuursreglement van LVNL.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 2

Artikel 2 voorziet in de mogelijkheid dat de voorzitter van het bestuur en de bestuurder ieder afzonderlijk namens LVNL verplichtingen kunnen aangaan jegens derden.

Artikelen 5, 6, 7 en 11 vormen een uitzondering op artikel 2. De in deze artikelen aangegeven bevoegdheden kunnen alleen door de daar genoemde personen (tezamen) worden uitgeoefend.

Artikel 3

Het gaat hier om besluiten in de zin van de Algemene wet bestuursrecht om namens het bestuur van LVNL overeenkomsten te sluiten op grond van het Besluit luchtverkeer 2014 of onderliggende regelingen.

Artikel 4

Op grond van dit artikel kan de general manager Corporate Services namens het bestuur van LVNL besluiten nemen op rechtspositioneel gebied. Het gaat hier om besluiten die genomen kunnen worden kunnen worden op grond van het Rechtspositiereglement LVNL en de Uitvoeringsregelingen LVNL. Voorbeelden hiervan zijn besluiten met betrekking tot aanstelling en bezoldiging, besluiten met betrekking tot het al dan niet verlenen van (buitengewoon) verlof, vakantie, etc. Het tweede lid bepaalt dat de general manager Corporate Services ondermandaat kan verlenen aan onder hem ressorterende medewerkers. Ondermandaat is mogelijk op grond van artikel 10:9 van de Algemene wet bestuursrecht. Het houdt in dat de gemandateerde, in dit geval de general manager Corporate Services, op zijn beurt mandaat verleent aan een ander. Voor ondermandaat is toestemming nodig van de oorspronkelijke mandaatverlener, het bestuur van LVNL. Middels deze mandaatregeling is hiervoor zorg gedragen.

Artikel 5

Financiële aangelegenheden worden binnen LVNL behandeld door de general manager Corporate Services. Artikel 5 regelt een aantal specifieke financiële aangelegenheden, op grond waarvan de general manager Corporate Services en de manager Business Planning & Control bevoegd zijn LVNL te vertegenwoordigen en verplichtingen kunnen aangaan. Bij het aan derden verlenen van machtigingen kan worden gedacht aan het (namens LVNL) uitbetalen van loon door een administratiekantoor.

De voorzitter van het bestuur fungeert op basis van het tweede lid, als vangnet bij afwezigheid van één van de op basis van dit artikel bevoegde personen. De toevoeging ‘met dien verstande dat’ in het tweede lid, borgt dat het aantal personen dat op grond van dit artikel moet tekenen ongewijzigd blijft. Het derde lid kent een soortgelijke regeling.

Artikel 6

De afdeling Contracting is verantwoordelijk voor het sluiten van inkoopovereenkomsten, na goedkeuring van de budgethouder. Voor zover het overeenkomsten boven een bedrag van € 500.000,– exclusief btw betreft, dient de bestuurder én de general manager Corporate Services te tekenen. Bij afwezigheid van de bestuurder of de general manager Corporate Services dient de voorzitter van het bestuur (mee) te tekenen.

Indien een overeenkomst wordt gesloten voor een bedrag tussen de € 250.000,– en € 500.000,– exclusief btw dan zijn de manager Contracting en de general manager Corporate Services of bestuurder bevoegd. Voor de lagere bedragen worden aan de manager Contracting, de manager Business Planning & Control, de senior buyer, de buyer en de assistent buyer bevoegdheden toegekend, waarbij de tweehandtekeningenstructuur geldt.

Artikel 7

De afdeling Contracting is verantwoordelijk voor het sluiten van overeenkomsten inzake de verkoop en verhuur van goederen en diensten en het sluiten van overeenkomsten inzake de levering van diensten. Veelal gebeurt dit in samenwerking met de voorzitter van het bestuur of de bestuurder en/of de manager Business Planning & Control. Voor zover het een bedrag van € 250.000,– exclusief btw te boven gaat is de general manager Corporate Services tezamen met de bestuurder bevoegd. Bij afwezigheid van de bestuurder of de directeur Corporate Services kan ook de voorzitter van het bestuur tekenen.

Voor de lagere bedragen worden aan de manager Contracting, de manager Business Planning & Control en de account manager zelfstandige bevoegdheden toegekend, waarbij de tweehandtekeningenstructuur geldt.

Voor zover het gaat om dienstverlening met betrekking tot de Regional Unit, is de general manager Regional Unit bevoegd om mee te tekenen.

Artikel 8

Dit artikel regelt de bevoegdheid van de general manager Corporate Services om een recht van erfdienstbaarheid, een recht van erfpacht en een recht van opstal namens LVNL te vestigen.

Een erfdienstbaarheid is een last, waarmee een onroerende zaak – het dienende erf – ten behoeve van een andere onroerende zaak – het heersende erf – is bezwaard, zoals het recht van overpad. Het recht van erfpacht geeft de erfpachter de bevoegdheid om de onroerende zaak van een ander (eigenaar, erfverpachter) te houden en te gebruiken. Het recht van opstal is ten slotte het recht om in, op of boven een onroerende zaak van een ander (eigenaar) gebouwen, werken of beplantingen in eigendom te hebben of te verkrijgen. Genoemde (beperkte) gebruiksrechten zijn geregeld in het Burgerlijk Wetboek, Boek 5 (titels 5.6 tot en met 5.8).

Artikel 9

Op grond van dit artikel kan de general manager Corporate Services financiële vaststellingsovereenkomsten sluiten. Volgens het tweede lid is in geval van een financiële regeling die betrekking heeft op het einde van het dienstverband van een medewerker van LVNL, eveneens de manager Human Resources Management bevoegd.

Artikel 10

De volmacht voor het sluiten van geheimhoudingsovereenkomsten wordt verleend aan de manager Contracting of een accountmanager van de afdeling Contracting.

Indien de informatie hoofdzakelijk betrekking heeft op onderwerpen gerelateerd aan luchtverkeersdienstverlening, wordt deze volmacht verleend aan de directeur Operations, dan wel de general manager Regional Unit als het gaat om luchtverkeersdienstverlening vanuit de Regional Unit. Hierbij dient bijvoorbeeld gedacht te worden aan uitwisseling van gegevens tussen verleners van luchtvaartnavigatiediensten in het kader van (het onderzoeken van) samenwerking. Er is hierbij geen sprake van een klant-leverancier relatie.

Artikel 11 en 11a

Bij overeenkomsten die betrekking hebben op luchtverkeersdienstverlening kan worden gedacht aan overeenkomsten met luchthaven(s), luchtvaartmaatschappijen etc. over de maximale afhandelingscapaciteit van vliegtuigen door LVNL en bijvoorbeeld aan overeenkomsten met buitenlandse luchtverkeersleidingsorganisaties over samenwerking op het gebied van opleiden van verkeersleiders.

Overeenkomsten met betrekking tot de overdracht van verantwoordelijkheden tussen luchtverkeersleidingsdiensten voor een vlucht en onderlinge (tijdelijke) overdracht aan verantwoordelijkheid voor een groep vluchten of voor luchtverkeersleidingsgebieden vallen niet onder het voorgaande. Deze overeenkomsten worden gesloten door de general manager Procedures en voor de regionale luchthavens door de general manager Regional Unit.

Artikel 12

Op grond van de Wet openbaarheid van bestuur dient een bestuursorgaan, zoals LVNL, in beginsel op verzoek informatie te verstrekken met betrekking tot de uitvoering van haar taak. Het moet dan gaan om informatie, neergelegd in een document dat betrekking heeft op een bestuurlijke aangelegenheid. Via deze mandaatregeling verkrijgen de manager Customer Relations & Communications en de communications professional belast met woordvoering de bevoegdheid om over het verstrekken van deze informatie te beslissen.

Artikel 13

Om te kunnen komen tot een zorgvuldige heroverweging, is de manager Legal Affairs bevoegd tot de afdoening van bezwaren. Daarnaast kunnen de manager Legal Affairs of een Legal Counsel, LVNL vertegenwoordigen in bestuurs- en civielrechtelijke procedures.

Door middel van dit artikel kan tevens ondermandaat worden verleend aan de Legal Counsels voor de afdoening van beslissingen van LVNL op bezwaarschriften. Voor ondermandaat is de toestemming nodig van de oorspronkelijke mandaatverlener, het bestuur van LVNL. Middels deze mandaatregeling is hiervoor zorg gedragen

Artikel 14

Volgens de Algemene wet bestuursrecht, Hoofdstuk 9, dient een bestuursorgaan zorg te dragen voor het behoorlijk behandelen van schriftelijke en mondelinge klachten. Binnen LVNL is de klachtencoördinator, of bij afwezigheid diens plaatsvervanger, verantwoordelijk voor de afdoening van de klacht.