Regeling van de Minister van Infrastructuur en Milieu, van 25 januari 2016, nr. IENM/BSK-2016/16544, tot wijziging van de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Infrastructuur en Milieu 2012 (archiefvormend orgaan)

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

Gelet op artikel 14 van het Archiefbesluit 1995, artikel 1 van het Besluit van 18 oktober 1988, houdende regeling van de functie en verantwoordelijkheid van de Secretaris-Generaal en het Organisatie en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012;

Besluit:

ARTIKEL I

Artikel 1, onderdelen 6 en 20 van de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Infrastructuur en Milieu 2012 komen te luiden:

6. Archiefvormend orgaan:

de onderdelen van het ministerie van IenM genoemd in artikel 2 van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012, een ander orgaan (al dan niet van IenM), dat een (deel van een) taak of taken van het ministerie van IenM dan wel opgedragen door de Minister van IenM uitvoert en waarvoor afzonderlijk dient te worden gearchiveerd ingevolge de Archiefwet.

19. Hoofd van een archiefvormend orgaan:

het diensthoofd of de secretaris van een adviesorgaan of overlegorgaan van een onderdeel van het ministerie van IenM, genoemd in artikel 2 van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012 en hoofden van andere organen (al dan niet van IenM), onder wiens verantwoordelijkheid een (deel van een) taak of taken van het ministerie van IenM dan wel opgedragen door de Minister van IenM worden uitgevoerd en waarvoor afzonderlijk dient te worden gearchiveerd ingevolge de Archiefwet.

ARTIKEL II

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Infrastructuur en Milieu, namens deze, de Hoofddirecteur Financiën Management en Control, J.L.M. van Wesemael

TOELICHTING

Deze wijziging van de Beheersregeling documentaire informatievoorziening Infrastructuur en Milieu 2012 (hierna: de Beheersregeling) betreft een verduidelijking van de begrippen ‘archiefvormend orgaan’ en ‘hoofd van een archiefvormend orgaan’.

De aanleiding voor deze wijziging was de vraag of de Commissie Genetische Modificatie (COGEM) ‘zorgdrager’ van zijn archiefbescheiden is in de zin van artikel 1, onderdeel d, van de Archiefwet 1995 (degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden).

In paragraaf 2.3. van de Wet milieubeheer is de COGEM ingesteld en is beschreven met welke taak de COGEM als adviesorgaan is belast. De COGEM is een orgaan van de Staat der Nederlanden en daarmee een bestuursorgaan. De COGEM is ook een overheidsorgaan in de zin van artikel 1, onderdeel b, van de Archiefwet 1995, maar heeft geen rechtspersoonlijkheid en is daarom geen zorgdrager in de zin van die wet.

De zorgdrager voor de archiefbescheiden van de COGEM is de Minister van Infrastructuur en Milieu die verantwoordelijk is voor de instelling van de COGEM, de benoeming van de voorzitter en de leden van de COGEM en de terbeschikkingstelling van financiële middelen aan de COGEM om de opgedragen taken uit te voeren. Met het oog op de onafhankelijkheid van de COGEM is het evenwel niet wenselijk dat de Minister zich bezig houdt met de wijze waarop de COGEM haar documentaire informatie beheert.

Uit artikel 1, onderdeel 6, van de Beheersregeling blijkt niet dat een adviesorgaan als de COGEM een ‘archiefvormend orgaan’ is. De COGEM wordt niet genoemd in artikel 2 van het Organisatie- en mandaatbesluit Infrastructuur en Milieu 2012 en voert geen taak uit van de Minister van Infrastructuur en Milieu.

Uit de toelichting bij dat onderdeel, die ruimer is dan de tekst van onderdeel 6, is af te leiden dat de COGEM wel een archiefvormend orgaan is. Onder departementale archieven worden verstaan de archieven van ‘niet alleen de eigenlijke organisatieonderdelen zoals genoemd in het Organisatie- en mandaatbesluit, maar ook bijvoorbeeld commissies, adviesorganen, raden, projectorganisaties, interne ZBO’s, particuliere instellingen die keuringen verrichten of vergunningen verlenen en taakvoorgangers van voornoemde instellingen’.

De onderhavige wijziging beoogt de tekst van onderdeel 6 in overeenstemming te brengen met de toelichting. Door de begripsomschrijving van archiefvormend orgaan te verruimen, valt de COGEM onder de definitie van ‘archiefvormend orgaan’, op grond waarvan de COGEM belast is met de zorg voor archiefbescheiden. De Minister van Infrastructuur en Milieu blijft formeel zorgdrager. In aansluiting daarop is de begripsomschrijving van ‘hoofd van een archiefvormend orgaan’ op dezelfde wijze aangepast.

De Minister van Infrastructuur en Milieu, namens deze, de Hoofddirecteur Financiën Management en Control, J.L.M. van Wesemael