Besluit instelling Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen Infrastructuur en Milieu van 1 november 2016

IenM/BSK-2016/248707

De Minister van Infrastructuur en Milieu,

Gelet op artikel 9:14, eerste lid, van de Algemene wet bestuursrecht, artikel 3, tweede lid, van de Arbeidsomstandighedenwet en artikel 6, eerste lid, van de Klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel;

Gehoord de Departementale Ondernemingsraad van het Ministerie van Infrastructuur en Milieu;

Besluit:

§ 1 Algemene bepalingen

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. minister:

Minister van Infrastructuur en Milieu;

b. ministerie:

Ministerie van Infrastructuur en Milieu;

c. secretaris-generaal:

secretaris-generaal van het ministerie;

d. hoofddirecteur FMC:

hoofddirecteur Financiën, Management en Control van het ministerie;

e. EC O&P:

Expertisecentrum Organisatie en Personeel, onderdeel van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

f. medewerker:

degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie;

g. ongewenste omgangsvormen:

factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweegbrengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld en pesten;

h. vertrouwenspersoon:

als zodanig aangewezen persoon;

i. klacht:

schriftelijke klacht over ongewenste omgangsvormen;

j. commissie:

klachtencommissie, bedoeld in artikel 3;

k. klager:

medewerker die een klacht heeft ingediend bij de commissie;

l. aangeklaagde:

degene op wie de klacht betrekking heeft.

§ 2 Werkingsgebied

Artikel 2

• 1. De medewerker die wordt of is geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich, al dan niet met behulp van een vertrouwenspersoon, wenden tot zijn manager of een klacht indienen bij de commissie.

• 3. Een klacht bij de commissie wordt gericht aan de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen Infrastructuur en Milieu, EC O&P, Postbus 20011, 2500 EA Den Haag.

§ 3 Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen Infrastructuur en Milieu

Artikel 3

Er is een Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen Infrastructuur en Milieu.

Artikel 4

• 1. De commissie wordt telkens na het indienen van een klacht samengesteld.

• 2. De commissie bestaat uit:

  • a. een voorzitter, tevens lid, niet werkzaam onder de verantwoordelijkheid van de minister;

  • b. ten minste twee overige leden.

• 3. De leden van de commissie hebben plaatsvervangers.

• 4. Bij afwezigheid van de voorzitter treedt een van de andere leden of een plaatsvervangend lid op als voorzitter.

• 5. De Manager Dienstenstroom Arbeidsjuridisch Advies van het EC O&P benoemt de leden en de plaatsvervangend leden van de commissie, waarbij de hoofddirecteur FMC een of meer bij het ministerie werkzame personen als lid kan voordragen.

Artikel 5

De commissie wordt bijgestaan door een secretaris die wordt aangewezen door de Manager Dienstenstroom Arbeidsjuridisch Advies van EC O&P.

Artikel 6

• 1. De commissie heeft tot taak het verrichten van onderzoek naar elke bij haar ingediende klacht en het uitbrengen van een rapport van bevindingen, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen, aan de secretaris-generaal, die de klacht schriftelijk afdoet. Deze taak heeft mede betrekking op klachten over gedragingen die gerelateerd zijn aan de ongewenste omgangsvormen waarop de ingediende klacht betrekking heeft.

• 2. Afdeling 9.1.3 van de Algemene wet bestuursrecht is van toepassing.

• 3. Als tijdens het onderzoek naar de klacht zowel de klager als de aangeklaagde bereid blijken tot bemiddeling of mediation schort de commissie de behandeling van de klacht op.

• 4. Als de commissie tijdens het onderzoek naar de klacht feiten of omstandigheden constateert of vermoedt die voor de minister of het ministerie politieke gevolgen of imagoschade met zich mee zouden kunnen brengen, licht zij terstond de secretaris-generaal in.

Artikel 7

• 1. De bij de behandeling van een klacht betrokken leden van de commissie stellen het rapport en het advies bij meerderheid van stemmen vast. Geen van de leden onthoudt zich van stemming.

• 2. De bij de behandeling van een klacht betrokken fungerend voorzitter en leden ondertekenen het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.

• 3. De secretaris draagt zorg voor de verzending van het rapport, het advies en de eventuele aanbevelingen.

Artikel 8

De commissie is bevoegd:

• a. tot het oproepen van daarvoor in aanmerking komende derden. Iedere medewerker is verplicht aan een oproep van de commissie gehoor te geven en desgevraagd alle inlichtingen naar waarheid en zonder voorbehoud te verstrekken;

• b. overlegging te vorderen van ter zake dienende bescheiden;

• c. een onderzoek op de werkplek in te stellen of te doen instellen;

• d. zich door deskundigen van advies en bijstand te laten dienen;

• e. ook anderszins de medewerking te verlangen die zij nodig acht voor de behandeling van de klacht.

Artikel 9

• 1. De commissie registreert alle schriftelijk ingediende klachten.

• 2. De commissie brengt jaarlijks voor 1 mei een verslag uit aan de secretaris-generaal.

• 3. Het verslag bevat een geanonimiseerd overzicht van het aantal en de aard van de klachten in het voorgaande kalenderjaar en de strekking van de adviezen die daarover zijn uitgebracht. Het verslag kan aanbevelingen van algemene aard bevatten.

• 4. Het verslag wordt ter kennis gebracht van de Departementale Ondernemingsraad.

Artikel 10

• 1. De commissie draagt er zorg voor dat de op klachten betrekking hebbende dossiers die door de commissie zijn aangelegd, worden overgedragen aan de hoofddirecteur FMC. De dossiers zijn alleen toegankelijk voor de minister, de secretaris-generaal, de hoofddirecteur FMC en de door deze daartoe aangewezen ambtenaren.

• 2. De hoofddirecteur FMC ziet toe op de zorgvuldige bewaring van de overgedragen dossiers en draagt zorg voor de vernietiging hiervan overeenkomstig de daarvoor geldende wettelijke termijnen.

§ 4 Rechtspositie

Artikel 11

• 1. Een lid of gewezen lid van de commissie ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn activiteiten in het kader van de uitvoering van dit besluit.

• 2. Een klager ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van het te goeder trouw indienen van een klacht.

§ 5 Overgangs- en slotbepalingen

Artikel 12

De Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen in de arbeidsorganisatie Ministerie van Verkeer en Waterstaat (CDP 2003/1282) wordt als volgt gewijzigd:

• in onderdeel e: dan wel een klacht over ongewenste omgangsvormen indient bij de klachtencommissie;

• in onderdeel f: dan wel de klacht bij de klachtencommissie;

• onderdeel h;

• onderdeel k;

• onderdeel n.

b. artikel 5 komt te luiden:

Artikel 5

• 1. De vertrouwenpersoon ondervindt in zijn positie als medewerker geen nadeel van zijn activiteiten in het kader van de uitvoering van deze regeling.

• 2. De vertrouwenspersoon geniet dezelfde ontslagbescherming als leden van de ondernemingsraad.

c. de artikelen 9 tot en met 18 vervallen.

Artikel 13

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

Artikel 14

Dit besluit wordt aangehaald als: Besluit instelling Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen Infrastructuur en Milieu.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Infrastructuur en Milieu, M.H. Schultz van Haegen

TOELICHTING

Algemeen

In januari 2004 is de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen in de arbeidsorganisatie Ministerie van Verkeer en Waterstaat van kracht geworden. In deze regeling was onder meer de instelling van een klachtencommissie op het gebied van ongewenste omgangsvormen geregeld.

De klachtenregeling uit 2004 bevat diverse bepalingen die in het licht van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb) overbodig zijn. De regeling is verder enigszins gedateerd. Daarnaast bestaat de behoefte om voor het behandelen van klachten over ongewenste omgangsvormen gebruik te maken van de expertise op dit gebied van het Expertisecentrum Organisatie en Personeel van de Uitvoeringsorganisatie Bedrijfsvoering Rijk van het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (hierna: EC O&P).

In verband met een en ander is besloten het onderhavige besluit vast te stellen, onder gelijktijdige wijziging van voornoemde klachtenregeling. In dit besluit is voorzien in het instellen van de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen Infrastructuur en Milieu, waarvan de samenstelling is belegd bij voornoemd expertisecentrum.

Artikelen

Artikel 1

In dit artikel zijn begripsomschrijvingen opgenomen. Bij de omschrijving van ongewenste omgangsvormen is als uitgangspunt de begripsomschrijving van psychosociale arbeidsbelasting in artikel 1 van de Arbeidsomstandighedenwet genomen, met uitzondering van het daarin genoemde element werkdruk, dat niet valt te kwalificeren als ongewenste omgangsvorm. Het gaat om de factoren van direct of indirect onderscheid in de arbeidssituatie die stress teweegbrengen, met inbegrip van intimidatie, seksuele intimidatie, agressie en geweld en pesten. Onder stress wordt in dit verband verstaan: een toestand die als negatief ervaren lichamelijke, psychische of sociale gevolgen heeft.

Met de omschrijving ‘direct of indirect onderscheid’ is aangesloten bij verschillende gelijke behandelingswetten. Daarin wordt onder direct onderscheid verstaan: als een persoon op een andere wijze wordt behandeld dan een ander in een vergelijkbare situatie wordt, is of zou worden behandeld, op grond van godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid of burgerlijke staat.

Onder indirect onderscheid wordt verstaan: als een ogenschijnlijk neutrale bepaling, maatstaf of handelwijze personen met een bepaalde godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht, nationaliteit, hetero- of homoseksuele gerichtheid of burgerlijke staat in vergelijking met andere personen bijzonder treft. De term discriminatie wordt in dit kader niet gebruikt.

Intimidatie is gedrag dat met direct onderscheid verband houdt en dat tot doel of gevolg heeft dat de waardigheid van de persoon wordt aangetast en dat een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende omgeving wordt gecreëerd.

Bij seksuele intimidatie wordt gedoeld op enige vorm van verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag met een seksuele connotatie dat als doel of gevolg heeft dat de waardigheid van een persoon wordt aangetast, in het bijzonder wanneer een bedreigende, vijandige, beledigende, vernederende of kwetsende situatie wordt gecreëerd.

Bij agressie en geweld gaat het om voorvallen waarbij een werknemer verbaal, psychisch of fysiek wordt lastiggevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.

Pesten betreft alle vormen van intimiderend gedrag met een structureel karakter van een of meer medewerkers gericht tegen een medewerker of een groep van medewerkers die zich niet kan of kunnen verdedigen tegen dit gedrag, zoals treiteren, roddelen, stalking en geruchtenverspreiding op het werk.

Dit besluit is niet alleen bedoeld voor medewerkers met een ambtelijke aanstelling, maar ook voor anderen die werkzaamheden verrichten of hebben verricht bij of voor het ministerie, zoals gedetacheerd of ingehuurd personeel, uitzendkrachten en stagiaires. Dit is tot uitdrukking gebracht in onderdeel f, waar de medewerker wordt omschreven als: degene die werkzaamheden verricht of heeft verricht bij het ministerie.

Artikelen 3 tot en met 5

Met deze artikelen is voorzien in de instelling van de Klachtencommissie ongewenste omgangsvormen Infrastructuur en Milieu, de samenstelling van de commissie en het secretariaat van de commissie.

Vanwege de aldaar beschikbare expertise op het gebied van klachtbehandeling is de samenstelling van de commissie en het aanwijzen van de secretaris van de commissie belegd bij de Manager Dienstenstroom Arbeidsjuridisch Advies van het EC O&P. Deze manager zorgt voor de bemensing van de commissie die een ingediende klacht behandelt. Hij benoemt de voorzitter en de andere leden van de commissie en plaatsvervangers voor alle leden en wijst tevens de secretaris van de commissie aan. De secretaris is geen lid van de commissie.

De hoofddirecteur Financiën, Management en Control kan een of meer medewerkers van het ministerie voordragen voor benoeming als lid van de commissie. Aldus kan de bekendheid van de commissie met de cultuur van het ministerie worden gewaarborgd.

De commissie is in de regel in omvang beperkt tot drie personen. Deze beperking is met name ingegeven door de wens om de commissie snel bijeen te kunnen laten komen als een klacht moet worden behandeld. Aangezien niet valt uit te sluiten dat er aanleiding kan zijn om meer leden te benoemen is in artikel 4, tweede lid, onderdeel b, ‘ten minste’ twee overige leden opgenomen.

Artikelen 6 en 7

In deze artikelen zijn de taken en enige algemene instructies over de werkwijze van de commissie geregeld. In artikel 6, eerste lid, is bepaald dat de taak mede betrekking heeft op gedragingen die gerelateerd zijn aan ongewenste omgangsvormen. Een voorbeeld hiervan is intimidatie in combinatie met inbreuk op de privacy. Het zou inefficiënt zijn om de behandeling van een dergelijke klacht te splitsen, enkel omdat inbreuk op de privacy op zich beschouwd niet valt onder de begripsomschrijving van ongewenste omgangsvormen.

Op basis van haar onderzoek brengt de commissie aan de secretaris-generaal een rapport van bevindingen uit, vergezeld van een advies en eventuele aanbevelingen. De secretaris-generaal doet de klacht schriftelijk af.

De commissie is ingesteld op grond van artikel 9:14 van de Awb. Ingevolge artikel 6, tweede lid, is afdeling 9.1.3 van de Awb van toepassing. Het is niet nodig in het onderhavige besluit bepalingen op te nemen over de te volgen procedure bij de behandeling van klachten omdat dat al is geregeld in afdeling 9.1.2 van de Awb, waarop afdeling 9.1.3 een aanvulling is.

De procedure komt, kort gezegd, op het volgende neer. Na het indienen van de klacht wordt de commissie samengesteld. De commissie toetst of de ingediende klacht voldoet aan de daaraan gestelde eisen (artikel 9:4, tweede lid, van de Awb). Zo niet, dan kan de commissie de klacht niet-ontvankelijk verklaren. De commissie kan afzien van behandeling in de gevallen die zijn genoemd in artikel 9:8 van de Awb, bijvoorbeeld als het gaat om een gedraging waartegen de klager bezwaar had kunnen maken. Als de commissie de klacht in behandeling neemt stelt zij een inhoudelijk onderzoek in. Daarbij hoort zij klager en beklaagde en zo nodig eventuele getuigen.

Artikel 8

In artikel 8 zijn nadere bevoegdheden van de commissie opgenomen. Het gaat daarbij om bevoegdheden die nodig zijn om tot een juiste oordeelsvorming te kunnen komen, zoals het vragen van inlichtingen aan daarvoor in aanmerking komende derden, het instellen of doen instellen van een onderzoek op de werkplek – bijvoorbeeld als de commissie zich door het verhandelde tijdens de hoorzitting niet voldoende geïnformeerd acht –, of het zich door deskundigen van advies en bijstand laten dienen.

Artikelen 9 en 10

Op grond van artikel 9:12a van de Awb draagt het bestuursorgaan zorg voor registratie van de bij hem ingediende schriftelijke klachten en publiceert jaarlijks een verslag over deze klachten (geanonimiseerd). Aangezien met de onderhavige regeling de medewerker zich rechtstreeks tot de klachtencommissie kan wenden ligt het in de rede de registratie aldaar te laten plaatsvinden. In artikel 10 is de overdracht van de op klachten betrekking hebbende dossiers aan de hoofddirecteur Financiën, Management en Control en diens zorg voor bewaring en vernietiging van die dossiers geregeld. Met ‘de aangewezen ambtenaren’ in artikel 10, eerste lid, wordt gedoeld op diegenen die bij het ministerie bevoegd zijn tot het opleggen van disciplinaire straffen, de ambtenaren die adviseren over bezwaar en beroep en in dat kader als gemachtigde van de minister optreden en de Coördinerend beleidsmedewerker ongewenste omgangsvormen.

Artikel 11

In het eerste lid van dit artikel is vastgelegd dat medewerkers die lid zijn of zijn geweest van de klachtencommissie geen nadeel in hun rechtspositie ondervinden van hun activiteiten in het kader van voorkoming en bestrijding van ongewenste omgangsvormen. Te denken valt bijvoorbeeld aan minder goede promotiekansen, verslechtering van de werkomstandigheden, een slechte beoordeling of ontslag.

Met het tweede lid wordt de klager die te goeder trouw een klacht heeft ingediend dezelfde bescherming geboden. Hiermee wordt beoogd de drempel om een klacht in te dienen te verlagen. Dat laat onverlet dat er aanleiding kan zijn om een passende maatregel te nemen wanneer blijkt dat een medewerker ten onrechte een klacht heeft ingediend. Het niet te goeder trouw zijn van deze medewerker zal echter niet snel worden aangenomen.

Artikel 12

Met artikel 12 zijn de nodige wijzigingen aangebracht in de Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen in de arbeidsorganisatie Ministerie van Verkeer en Waterstaat. De bepalingen die betrekking hadden op de zogeheten klachtencommissie en de desbetreffende definities zijn vervallen. De aldus gewijzigde regeling heeft uitsluitend nog betrekking op de vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen: benoemingsgrondslag, rol, taken en bevoegdheden en rechtsbescherming. Het is de bedoeling dat het resterende deel van deze regeling binnen afzienbare termijn zal worden vervangen door een nieuwe regeling ter zake.

Bijlage:

klachtenregeling ongewenste omgangsvormen ministerie van Verkeer en Waterstaat 2004

BIJLAGE KLACHTENREGELING ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN IN DE ARBEIDSORGANISATIE MINISTERIE VAN VERKEER EN WATERSTAAT

De Minister van Verkeer en Waterstaat,

Besluit:

Gelet op artikel 4 van de ARBO-wet 1998;

Mede gelet op de klachtenregeling seksuele intimidatie burgerlijk rijkspersoneel van het ministerie van Binnenlandse Zaken, AD94/U956, d.. 10 augustus 1994;

Algemeen

Artikel 1:

Vast te stellen een klachtenregeling ongewenste omgangsvormen in de arbeidsorganisatie, waarin opgenomen bepalingen omtrent vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen en een klachtencommissie ongewenste omgangsvormen.

Artikel 2:

In deze regeling wordt verstaan onder:

a. ongewenste omgangsvormen:

het geheel van gedragingen inzake geloof, levensovertuiging, geaardheid, ras, sekse, huidskleur, fysieke kenmerken en psychische druk die ongewenst of ongewild zijn, dan wel als zodanig worden ervaren door degene die daarmee wordt geconfronteerd en die verband houden met het verrichten van arbeid.

b. de Minister:

de Minister van Verkeer en Waterstaat.

c. de Secretaris-Generaal:

de Secretaris-Generaal van Verkeer en Waterstaat.

d. bevoegd gezag:

het hoofd van een dienst(eenheid).

e. klager:

iemand die werkzaam is bij V&W en zich wendt tot een vertrouwenspersoon, dan wel een klacht over ongewenste omgangsvormen indient bij de klachtencommissie.

f. beklaagde:

de persoon tegen wie de melding bij de vertrouwenspersoon, dan wel de klacht bij de klachtencommissie gericht is.

g. melding:

een melding van ongewenste omgangsvormen bij een vertrouwenspersoon door een klager.

h. klacht:

een formele klacht die schriftelijk is ingediend bij de klachtencommissie.

i. vertrouwenspersoon:

de persoon die door het bevoegd gezag is benoemd als vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

j. coördinator:

degene die binnen V&W is belast met de coördinatie en ondersteuning van de werkzaamheden van de vertrouwenspersonen alsmede met de beleidsontwikkeling en -evaluatie.

k. commissie:

de door de Minister ingestelde klachtencommissie ongewenste omgangsvormen.

l. direct betrokkenen:

de klager, de beklaagde, de raadsman die klager en/of beklaagde evt. bijstaat.

m. betrokkenen:

alle anderen die bij de behandeling van een klacht of een melding zijn betrokken zoals getuigen en deskundigen.

n. raadsman:

een raadsman of raadsvrouw die klager of beklaagde voor de commissie bijstaat. Klager kan zich ook laten bijstaan door een vertrouwenspersoon, die in dat geval als raadsman wordt aangemerkt.

Artikel 3:

• a. Dit besluit is van toepassing op iedereen die werkzaam is bij het ministerie van Verkeer en Waterstaat.

• b. Een ieder die wordt geconfronteerd met ongewenste omgangsvormen kan zich met een melding wenden tot een vertrouwenspersoon, dan wel kan een klacht indienen bij de commissie. Iedereen is vrij binnen V&W de vertrouwenspersoon te kiezen die hij wil.

• c. Waar in deze regeling ‘hij/zijn/hem’ staat kan ook ‘zij/haar’ worden gelezen.

Artikel 4:

Een ieder die betrokken is bij een melding of klacht is verplicht tot geheimhouding over alles wat hem in verband daarmee is toevertrouwd of bekend geworden, tegenover een ieder die tot kennisneming daarvan niet is bevoegd, voor zover die verplichting uit de aard der zaak volgt.

Artikel 5:

• a. Klagers, vertrouwenspersonen en (plaatsvervangend) leden van de commissie mogen niet wegens het doen van een melding/indienen van een klacht of uit hoofde van hun vertrouwensfunctie of hun (plaatsvervangend) lidmaatschap van de commissie benadeeld worden in hun positie in de dienst.

• b. Vertrouwenspersonen en (plaatsvervangend) leden van de klachtencommissie genieten dezelfde ontslagbescherming als OR-leden.

De vertrouwenspersoon

Artikel 6:

• a. Het bevoegd gezag benoemt binnen zijn gezagbereik minimaal één vertrouwenspersoon.

• b. De Centrale Directie Personeelsmanagement is belast met de taken en werkzaamheden behorend bij de functie van coördinator.

• c. De vertrouwenspersoon voldoet aan het Functieprofiel voor de vertrouwenspersoon ongewenste omgangsvormen.

• d. De activiteiten van de vertrouwenspersonen worden als werk beschouwd.

• e. Het bevoegd gezag biedt de vertrouwenspersoon de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van het vertrouwenswerk.

• f. Het bevoegd gezag draagt zorg voor de aanwezigheid van voldoende deskundigheid en kennis van de vertrouwenspersonen met betrekking tot de problematiek van ongewenste omgangsvormen. Er is een V&W opleiding voor vertrouwenspersonen ontwikkeld, die alle vertrouwenspersonen kunnen volgen.

Artikel 7:

• a. De taken van de vertrouwenspersoon zijn neergelegd in het protocol Vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen dat onderdeel uitmaakt van deze regeling. De taken zijn in het kort:

  • Fungeren als luisterend oor;

  • Fungeren als adviseur/raadsman;

  • Doorverwijzen;

  • Begeleiden;

  • Registreren en rapporteren;

  • Monitoren en nazorg verlenen.

• b. De taken van de coördinator zijn neergelegd in het protocol Vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen dat onderdeel uitmaakt van deze regeling. De taken zijn in het kort:

  • Beleidsformulering en monitoring;

  • Coördinatie en ondersteuning.

• c. De vertrouwenspersoon is met inachtneming van de nodige vertrouwelijkheid en met instemming van de klager bevoegd van beklaagde of andere (direct) betrokkenen informatie te winnen, voor zover dit voor de uitvoering van de taken noodzakelijk is.

• d. De vertrouwenspersoon kan met instemming van de klager stappen ondernemen gricht op het zoeken naar een oplossing.

Artikel 8:

• a. De vertrouwenspersoon houdt een registratie bij van alle meldingen. Hij maakt daarbij gebruik van het bij deze regeling gevoegde registratieformulier voor vertrouwenswerk.

• b. De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks geanonimiseerd aan het bevoegd gezag en aan de coördinator.

De klachtencommissie

Artikel 9:

• a. De Minister stelt een klachtencommissie in.

• b. De commissie bestaat uit 5 leden. Voor elk lid wordt een plaatsvervangend lid aangewezen. De commissie benoemt uit haar midden een voorzitter en een plaatsvervangend voorzitter.

• c. Tenminste 1 (plaatsvervangend) lid is een vrouw; tenminste 1 (plaatsvervangend lid is een man.

• d. 1 (plaatsvervangend) lid wordt benoemd op voordracht van de DOR als vertegenwoordiger van het personeel.

• e. 1 (plaatsvervangend) lid kan een externe deskundige zijn.

• f. Tenminste 1 (plaatsvervangend) lis is lijnmanager binnen V&W.

• g. De commissie wordt bijgestaan door een secretaris, afkomstig van de Centrale Directie Personeelsmanagement.

• h. Voor een geldige bijeenkomst van de commissie zijn minimaal 3 (plaatsvervangend) leden nodig, inclusief de (plaatsvervangend) voorzitter.

• i. De samenstelling waarin de commissie bijeen komt wijzigt in principe niet gedurende de gehele behandeling van een klacht tot en met uitbrengen van het rapport en het advies.

• j. Een (plaatsvervangend) lid van de commissie mag geen binding hebben met een klager of beklaagde en mag niet direct of indirect betrokken zijn geweest bij een klacht die in behandeling is genomen.

• k. De minister draagt zorg voor de aanwezigheid van voldoende deskundigheid en kennis in de commissie op juridisch gebied en met betrekking tot de problematiek van ongewenste omgangsvormen.

• l. De activiteiten van de (plaatsvervangend) leden van de commissie die werkzaam zijn bij V&W worden als werk beschouwd.

• m. Het bevoegd gezag biedt de (plaatsvervangend) leden van de commissie de faciliteiten die nodig zijn voor de uitvoering van hun taak.

Artikel 10:

• a. De commissie is belast met het onderzoek van een bij haar ingediende klacht over ongewenste omgangsvormen en brengt daarover een onderzoeksrapport en advies uit aan de Secretaris-Generaal.

• b. De beslissing inzake het uit te brengen advies gebeurt bij meerderheid van stemmen. Indien er sprake is van een meerderheids- en een minderheidsstandpunt worden beide standpunten met de daaraan ten grondslag liggende overwegingen in het advies vermeld.

Artikel 11:

• a. Een klacht wordt schriftelijk ingediend bij de secretaris van de commissie en bevat ten minste:

  • Een omschrijving van de ongewenste omgangsvorm en de omstandigheden waarin die plaats vonden;

  • Naam en adres van de klager;

  • Naam van beklaagde of beklaagden;

  • Een omschrijving van de door de klager ondernomen stappen;

  • Schriftelijke stukken die betrekking hebben op de ondernomen stappen;

  • Dagtekening.

• b. Een klacht wordt ingediend door een klager of namens en op uitdrukkelijk verzoek van de klager door een vertrouwenspersoon of een raadsman.

• c. Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen.

• d. Een klacht kan worden ingetrokken tot het moment dat de commissie haar onderzoeksrapport en advies aan de Secretaris-Generaal heeft uitgebracht.

• e. Een klacht kan uiterlijk tot 1 jaar na de confrontatie met de ongewenste omgangsvorm worden ingediend.

Artikel 12:

• a. De commissie beslist binnen 2 weken nadat de klacht is ingediend of de klacht ontvankelijk is. De commissie doet daarvan schriftelijk mededeling aan de klager.

• b. De klachtencommissie is niet verplicht de klacht te behandelen indien deze betrekking heeft op een ongewenste omgangsvorm:

  • Waarover reeds eerder een klacht is ingediend die met inachtneming van deze regeling is behandeld;

  • Waarteen door de klager bezwaar gemaakt had kunnen worden;

  • Waartegen door de klager beroep kan of kon worden aangetekend;

  • Die door het instellen van een procedure aan het oordeel van andere rechterlijke instanties dan aan een administratieve rechter onderworpen is, dan wel onderworpen is geweest;

  • Terzake waarvan een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is, dan wel indien de omgangsvorm deel uitmaakt va de opsporing of vervolging van een strafbaar feit en terzake van dat feit een opsporingsonderzoek op bevel van de officier van justitie of een vervolging gaande is.

• c. Wanneer een klacht ontvankelijk wordt verklaard en in behandeling wordt genomen zendt de commissie een afschrift van de klacht aan de beklaagde. Tevens zendt de commissie een afschrift van deze regeling aan klager en beklaagde.

Artikel 13:

• a. De commissie hoort klager en beklaagde. Klager en beklaagde worden niet in elkaars aanwezigheid gehoord. Voor zover de commissie dat van belang acht voor het onderzoek kan de procedure van hoor en wederhoor worden herhaald.

• b. Klager en beklaagde kunnen zich laten bijstaan door een raadsman.

• c. Klager en beklaagde kunnen zich in bepaalde gevallen tijdens het horen laten vertegenwoordigen door een raadsman in plaats van zelf in persoon te verschijnen. Daarvoor moet vooraf door hen een schriftelijk verzoek aan de commissie worden voorgelegd.

• d. Indien de commissie dat wenselijk acht kan zij ook anderen horen of raadplegen. Iedere ambtenaar is verplicht aan een oproep van de commissie gevolg te geven en desgevraagd alle verlangde inlichtingen naar waarheid en zonder voorbehoud te verstrekken.

• e. Een medewerker van V&W die wordt gehoord door de commissie wordt hiervoor tijdens werktijd in de gelegenheid gesteld.

Artikel 14:

• a. De vergaderingen en hoorzittingen van de commissie zijn niet openbaar.

• b. De secretaris maakt verslagen op van de vergaderingen en hoorzittingen van de commissie. De verslagen van hoorzittingen worden ondertekend door de gehoorden. Als een van hen de ondertekening voor de juiste weergave van de hoorzitting weigert dan wordt de reden daarvan in het verslag vermeld. Klager en beklaagde ontvangen een afschrift van de eigen verklaring.

• c. Alle stukken worden beheerd door de secretaris van de commissie en worden in principe 5 jaar bewaard. Deze termijn kan worden verlengd met 5 jaar indien gedurende de bewaartermijn wederom een klacht van gelijksoortige strekking jegens betrokken persoon wordt ingediend. Na afloop van de bewaartermijn worden de stukken vernietigd.

• d. De commissieleden hebben geen eigen (historisch) archief. Na behandeling van een klacht retourneren de leden van de commissie alle op een klacht betrekking hebbende stukken aan de secretaris, die deze stukken vervolgens vernietigt.

• e. De direct betrokkenen hebben gedurende het onderzoek totdat de commissie haar onderzoeksrapport en advies heeft uitgebracht desgewenst recht op inzage in de gedurende het onderzoek opgemaakte verslagen en in op een klacht betrekking hebbende stukken en worden desgewenst in de gelegenheid gesteld hun zienswijze te geven op deze verslagen en/of stukken.

Artikel 15:

• a. De commissie brengt binnen 8 weken na ontvangst van de klacht een schriftelijk onderzoeksverslag en een apart met redenen omkleed advies uit aan de Secretaris-Generaal. In het verslag is met redenen omkleed aangegeven of een klacht gegrond, gedeeltelijk gegrond of niet gegrond wordt verklaard. In het advies kan de commissie adviseren omtrent de te treffen maatregelen of sancties. Het onderzoeksverslag en het advies worden door de voorzitter getekend.

• b. Klager en beklaagde worden in kennis gesteld van het uit te brengen onderzoeksverslag en advies en krijgen voordat de commissie aan de Secretaris-Generaal rapporteert de gelegenheid hun zienswijze daaromtrent mondeling dan wel schriftelijk kenbaar te maken. Klager en beklaagde ontvangen een afschrift van het verslag en het advies.

• c. Maatregelen waartoe de commissie kan adviseren kunnen zowel van preventieve als van corrigerende aard zijn, dan wel een combinatie daarvan. Ook kunnen maatregelen geadviseerd worden om alsnog tot een oplossing te komen waarin alle partijen zich kunnen vinden.

Artikel 16:

• a. De Secretaris-Generaal neemt binnen 6 weken na ontvangst van het onderzoeksverslag en het advies een gemotiveerde beslissing.

• b. De Secretaris-Generaal maakt zijn onmiddellijk schriftelijk bekend aan klager en beklaagde. De commissie ontvangt een afschrift van de beslissing.

• c. Als de Secretaris-Generaal beslist in afwijking van het advies van de commissie geeft hij bij de beslissing schriftelijk aan waarom van het advies is afgeweken.

• d. Het besluit van de Secretaris-Generaal wordt bewaard in het personeelsdossier van klager en beklaagde.

Artikel 17:

• a. Mochten de in deze regeling genoemde termijnen te kort zijn dan kan de commissie of de Secretaris-Generaal een andere, redelijke, termijn stellen om de werkzaamheden te verrichten. De commissie of de Secretaris-Generaal stelt de direct betrokkenen hiervan met redenen omkleed in kennis.

Artikel 18:

• a. De commissie brengt jaarlijks een geanonimiseerd verslag uit aan de Secretaris-Generaal, door tussenkomst van de coördinator, over haar bevindingen en activiteiten. Daarin is tenminste vermeld aantallen en aard van de aan haar voorgelegde klachten en de ter zake uitgebrachte adviezen. Het verslag in afschrift gezonden aan de DOR.

• b. Het jaarlijks verslag van de commissie kan ook beleidsadviezen bevatten.

Artikel 19:

Dit besluit treedt in werking met ingang van 1 januari 2004.

Artikel 21:

Na 2 jaar wordt deze klachtenregeling geëvalueerd.

Artikel 21:

Dit besluit kan worden aangehaald als: Klachtenregeling ongewenste omgangsvormen in de arbeidsorganisatie Ministerie van Verkeer en Waterstaat.

TOELICHTING KLACHTENREGELING ONGEWENSTE OMGANGSVORMEN IN DE ARBEIDSORGANISATIE MINISTERIE VAN VERKEER EN WATERSTAAT.

Algemeen:

Volgens de ARBO-wet dragen werkgevers een algemene zorg voor de veiligheid, de gezondheid en het welzijn in verband met de arbeid van hun medewerkers.

Volgens artikel 4, lid 2 van de wet voert de werkgever, binnen het algemene arbeidsomstandighedenbeleid, een beleid met betrekking tot het beschermen van werknemers tegen seksuele intimidatie en tegen agressie en geweld.

Verkeer en Waterstaat streeft ernaar een organisatie te zijn met een werkklimaat waarin mensen met plezier kunnen en willen (samen)werken en zich kunnen ontplooien en ontwikkelen. Een organisatie waarin respect en voorbeeldgedrag ongewenste omgangsvormen voorkomen.

Wanneer ongewenste omgangsvormen onverhoopt toch vóórkomen, wil V&W een adequaat vangnet bieden om meldingen en klachten op te vangen en maatregelen te treffen.

Uitgangspunt is dat leidinggevenden primair verantwoordelijk zijn voor een prettig werkklimaat. Zij zijn verantwoordelijk voor het voorkómen van ongewenste omgangsvormen en de oplossing van problemen die ontstaan wanneer ongewenste omgangsvormen toch vóórkomen.

De term ‘de arbeidsorganisatie’ betekent niet dat alle omgangsvormen die zich buiten de arbeidsorganisatie of buiten werktijd afspelen hier niet onder vallen. Ook dergelijke ongewenste omgangsvormen kunnen invloed hebben op de werkomgeving en/of de werkprestaties. In die gevallen kan ook een beroep worden gedaan op deze regeling.

Artikelsgewijze toelichting:

Artikel 2:

Ad a.

Artikel 1, lid 3 van de ARBO wet geeft de volgende definities:

Seksuele intimidatie: Ongewenste seksuele toenadering, verzoeken om seksuele gunsten of ander verbaal, non-verbaal of fysiek gedrag waarbij tevens sprake is van een van de volgende punten:

• 1. Onderwerping aan dergelijk gedrag wordt hetzij expliciet hetzij impliciet gehanteersd als voorwaarde voor tewerkstelling van een persoon;

• 2. Onderwerping aan of afwijzing van een dergelijk gedrag door een persoon wordt gebruikt als basis voor beslissingen die het werk van deze persoon raken;

• 3. Dergelijk gedrag heeft het doel de werkprestaties van een persoon aan te tasten en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving te creëren, dan wel heeft tot gevolg dat de werkprestaties van een persoon worden aangetast en/of een intimiderende, vijandige of onaangename werkomgeving wordt gecreëerd.

Agressie en geweld: voorvallen waarbij een werknemer psychisch of fysiek wordt lastig gevallen, bedreigd of aangevallen onder omstandigheden die rechtstreeks verband houden met het verrichten van arbeid.

Ook zaken als roddelen, discriminatie en pesten/treiteren en stalking vallen onder ongewenste omgangsvormen.

Van belang is dat het gaat om de beleving van degene doe de ongewenste omgangsvormen ondergaat. Wanneer iemand een gedraging/omgangsvorm als ongewenst ervaart dan is het een ongewenste omgangsvorm. De beleving van de ‘ontvanger’ moet serieus genomen worden.

Natuurlijk moet er ook gekeken worden naar enige redelijkheid. Wanneer iemand een normale vriendelijke groet als ongewenst ervaart kan er in redelijkheid geen sprake zijn van een echte ongewenste omgangsvorm. Toch moeten ook deze meldingen in principe serieus worden bekeken.

Ad d.

Deze regeling geldt voor iedereen die werkzaam is bij V&W. Dat betekent niet alleen voor mensen die als ambtenaar bij V&W zijn aangesteld in vaste of tijdelijke dienst, maar ook stagiaires, inhuurkrachten, uitzendkrachten, externen die hier werkzaam zijn etc. Kortom iedereen die aanspraak kan maken op de Arbo-zorg van V&W.

Ad e.

Een beklaagde kan ook een externe zijn die iemand die werkzaam is bij V&W ongewenst benadert.

Ad f.

In principe wordt elk gesprek over een ‘voorval’ als een melding gezien, die (anoniem) wordt geregistreerd.

Ad m.

Een raadsman hoeft net perse een jurist te zijn. Het is iemand waar klager of beklaagde vertrouwen in heeft en die hem bijstaat. Klager kan ook een vertrouwenspersoon vragen hem bij te staan bij het indienen/de behandeling van een klacht. In dat geval wordt de vertrouwenspersoon aangemerkt als raadsman. Het laten bijstaan door een raadsman is niet verplicht. De kosten verbonden aan een raadsman worden niet door de dienst vergoed.

Artikel 3:

Ad a.

Deze regeling geldt voor iedereen die werkzaam is bij V&W. Dat betekent niet alleen voor mensen die als ambtenaar bij V&W zijn aangesteld, maar ook stagiaires, inhuurkrachten, uitzendkrachten, externen die hier werkzaam zijn etc. Ook wanneer men tijdens het werk door een externe ongewenst wordt benaderd kan men gebruik maken van deze regeling.

Ad b.

Iedereen is vrij binnen V&W de vertrouwenspersoon aan te spreken die hij wil. De keuzevrijheid is er met het oog op de gewenste ‘vertrouwensbasis’ tussen een klager en een vertrouwenspersoon. Er kunnen zich situaties voordoen dat iemand liever niet naar een vertrouwenspersoon van de eigen dienst gaat. Bijvoorbeeld omdat iemand de vertrouwenspersoon van de eigen dienst niet voldoende vertrouwt of omdat iemand graag een vertrouwenspersoon wil spreken van het eigen geslacht, ras, seksuele voorkeur etc., terwijl zo een vertrouwenspersoon niet bij de eigen dienst aanwezig is. In dergelijke gevallen kan iemand een vertrouwenspersoon van een andere dienst aanspreken. Die werkwijze is praktischer dan binnen elke dienst een groot aantal vertrouwenspersonen aan te stellen.

Artikel 4:

Dit artikel staat een jaarlijkse geanonimiseerde rapportage van de vertrouwenspersonen en de klachtencommissie niet in de weg. In deze rapportages worden geen persoonsgegevens opgenomen. De rapportages worden zodanig opgesteld dat ze niet naar personen te herleiden zijn.

Artikel 5:

Klagers, vertrouwenspersonen en (plaatsvervangend) leden van de klachtencommissie mogen niet in hun positie worden benadeeld. Hieronder is onder meer begrepen: minder goede promotiekansen of een slechte beoordeling.

Vertrouwenspersonen en (plaatsvervangend) leden van de klachtencommissie hebben een ontslagbescherming analoog aan de ontslagbescherming van OR-leden. Dat betekent niet dat het dienstverband van vertrouwenspersonen en (plaatsvervangend)leden van de klachtencommissie in geen geval beëindigd kan worden.

Het opnemen van de bescherming van de klager beoogt een verlaging van de drempel om een melding te doen of een klacht in te dienen. Dit laat onverlet dat wanneer het bevoegd gezag daar aanleiding toe ziet een passende maatregel kan worden getroffen indien een klager (bewust) ten onrechte een melding heeft gedaan of een klacht heeft ingediend.

Artikel 6:

Ad a.

De bepaling dat het bevoegd gezag minimaal 1 vertrouwenspersoon benoemt geeft de mogelijkheid binnen een dienst(onderdeel) meerdere vertrouwenspersonen te benoemen. Het verdient aanbeveling het aantal vertrouwenspersonen per dienst niet te groot te maken. Onder meer met het oog op (het onderhouden van) de noodzakelijke deskundigheid van vertrouwenspersonen. De ervaring tot nu toe leert ook dat het aantal meldingen geen groot aantal vertrouwenspersonen per dienst (eenheid) noodzakelijk maakt. Omdat een klager de vrijheid heeft binnen V&W een vertrouwenspersoon van zijn keuze te benaderen is er ook geen noodzaak binnen een dienst altijd meerdere vertrouwenspersonen te benoemen, bijvoorbeeld een mannelijke en een vrouwelijke vertrouwenspersoon.

De benoeming van een vertrouwenspersoon gebeurt per brief. Een afschrift van deze brief wordt door het bevoegd gezag aan de coördinator gezonden.

Ad c.

Het functieprofiel geeft een handreiking bij de keuze van een vertrouwenspersoon. In het functieprofiel is iets opgenomen over de positie van de vertrouwenspersoon in de organisatie en over vaardigheden, kwaliteiten en kennis waarover een vertrouwenspersoon zou moeten beschikken om de functie goed te kunnen vervullen. Hoewel het profiel geen dwingend karakter heeft, moet het ook niet te vrijblijvend gezien worden. Het profiel is een hulpmiddel om te bezien of huidige of nieuw aan te stellen vertrouwenspersonen aan de gestelde ‘eisen en verwachtingen’ voldoen of dat zij nog een bepaalde opleiding of training nodig hebben om binnen redelijke termijn wel aan het profiel te kunnen voldoen.

Ad d.

De activiteiten van de vertrouwenspersoon worden als werk beschouwd. Dat betekent ook dat het vertrouwenswerk onder werktijd mag worden verricht.

Ad e.

Naast tijd biedt het bevoegd gezag de vertrouwenspersoon ook faciliteiten die nodig zijn om het vertrouwenswerk goed uit te kunnen voeren. Hierbij kan gedacht worden aan het kunnen beschikken over spreekruimte, een veilige fax en pc en de mogelijkheid vertrouwelijk post te ontvangen. Ook kan gedacht worden aan evt. benodigde financiële middelen.

Ad f.

V&W vindt het belangrijk dat er een goed vangnet is voor meldingen en lachten over ongewenste omgangsvormen. Vertrouwenspersonen met een gelijkwaardig deskundigheids- en kennisniveau, die werken vanuit dezelfde V&W-uitgangspunten maken daarvan een onontbeerlijk onderdeel uit. Met het oog daarop is de coördinatie van deskundigheids- en kennisbevordering neergelegd bij de coördinator en is in opdracht van de Centrale Directie Personeelsmanagement een V&W-training voor vertrouwenspersonen ontwikkeld. In principe volgen alle vertrouwenspersonen deze op V&W toegesneden training. De daadwerkelijke aanwezigheid van voldoende deskundigheid en kennis van de individuele decentrale vertrouwenspersonen valt onder de verantwoordelijkheid van het bevoegd gezag.

Artikel 7:

Ad a.

De taken van de vertrouwenspersoon zijn uitgebreid omschreven in het protocol vertrouwenspersonen ongewenste omgangsvormen, dat bij deze regeling is gevoegd. Zoals hieruit ook blijkt de eerste verantwoordelijkheid voor het oplossen van een probleem bij de klager zelf. De vertrouwenspersoon neemt een probleem nooit over. De regie blijft altijd bij de klager.