Regeling mandaat en machtiging NRGD

Het College gerechtelijk deskundigen,

Gelet op de afdeling 10.1.1 van de Algemene wet bestuursrecht en artikel 4 van het Bestuursreglement NRGD;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling en de daarop berustende bepalingen wordt verstaan onder:

a. mandaat:

de bevoegdheid om in naam van het College besluiten te nemen als bedoeld in artikel 10:1 van de Algemene wet bestuursrecht;

b. ondermandaat:

de bevoegdheid van de gemandateerde om op zijn beurt mandaat te verlenen aan een ander;

c. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van het College feitelijke handelingen te verrichten, niet zijnde besluiten als bedoeld in artikel 1:3 van de Algemene wet bestuursrecht;

d. het Besluit:

het Besluit register deskundige in strafzaken;

e. het College:

het College gerechtelijk deskundigen, bedoeld in artikel 3 van het Besluit;

f. de voorzitter:

de voorzitter van het College;

g. de plaatsvervangend voorzitter:

de plaatsvervangend voorzitter van het College;

h. de secretaris:

de secretaris van het College gerechtelijk deskundigen, bedoeld in artikel 10 van het Besluit, die tevens de functie bekleedt van directeur van het bureau;

i. het bureau:

het bureau ter ondersteuning van het College, bedoeld in de artikelen 10 en 11 van het Besluit;

j. de beleidsmedewerker:

de medewerker van het bureau die inhoudelijk bij de totstandkoming en uitvoering van het door het College vastgestelde beleid in de zin van artikel 4 van het Besluit is betrokken;

k. het register:

het landelijk openbaar register, bedoeld in artikel 51k van het Wetboek van Strafvordering, met als volledige benaming het Nederlands register gerechtelijk deskundigen;

l. de toetsingsadviescommissie:

de commissie die het College adviseert over een aanvraag tot (her)inschrijving in het register.

Artikel 2

Hetgeen in deze regeling omtrent de voorzitter is bepaald, is mede van toepassing op de plaatsvervangend voorzitter wanneer deze de voorzitter vervangt.

Artikel 3

• 1. Indien een aanvrager in het kader van de (her)aanvraag tot inschrijving in het register minder dan 10% van het vereiste aantal uren intervisie en/of deskundigheidsbevordering te kort komt wordt aan de voorzitter het mandaat verleend om namens het College dit tekort kwijt te schelden.

• 2. Aan de voorzitter wordt mandaat verleend om namens het College onder een aanvraag tot inschrijving in het register toe te wijzen indien de toetsingsadviescommissie heeft geadviseerd:

  • a. tot registratie voor volledige duur;

  • b. tot registratie voor beperkte duur, voor de categorie ‘geen eigen werk’, en in beide gevallen het advies geen aanknopingspunten bevat voor nadere oordeelsvorming in het College.

Artikel 4

• 1. De Voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter zijn bevoegd om de definitieve tekst van collegebesluiten aan te passen en tot definitieve vaststelling van de tekst van een collegebesluit over te gaan.

• 2. Bij ontstentenis van de in het eerste lid bedoelde personen kan ieder van hen de bevoegdheid doorverlenen aan een ander collegelid.

Artikel 5

• 1. De beslissingen, bedoeld in de artikelen 2, 3 en 4 van de Beleidsregel schorsing en doorhaling, worden namens het College genomen door de voorzitter en een ander lid van het College.

• 2. Een besluit als bedoeld in artikel 6, eerste lid van de Beleidsregel schorsing en doorhaling, wordt namens het College genomen door de voorzitter en een ander lid van het College.

Artikel 6

• 1. Aan de secretaris wordt mandaat verleend om namens het College te besluiten:

  • a. een aanvraag tot inschrijving in het register af te wijzen voor zover het desbetreffende deskundigheidsgebied nog niet voor inschrijving is opengesteld;

  • b. een aanvraag tot herregistratie te kunnen afwijzen voor zover deze aanvraag langer dan zes maanden voor het verstrijken van de registratietermijn wordt ingediend;

  • c. op een verzoek om informatie als bedoeld in de Wet openbaarheid van bestuur.

• 2. Aan de secretaris wordt mandaat en machtiging verleend om namens het College:

  • a. mondelinge en schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard te verstrekken;

  • b. ontvangstbevestigingen uit te reiken of toe te sturen;

  • c. overige correspondentie te voeren;

  • d. de beslistermijn te verlengen of te verdagen;

  • e. te besluiten tot het buiten behandeling stellen van een aanvraag in de zin van artikel 4:5 van de Algemene wet bestuursrecht;

  • f. adviezen en inlichtingen in te winnen;

  • g. kennelijke verschrijvingen in besluiten ambtshalve en op verzoek te herstellen.

• 3. De secretaris kan de bevoegdheden, bedoeld in het eerste en het tweede lid, ondermandateren aan medewerkers van het bureau.

Artikel 7

• 1. De voorzitter kan aan de secretaris machtiging verlenen om door de voorzitter in mandaat genomen besluiten te ondertekenen.

• 2. De voorzitter kan de secretaris machtiging verlenen om namens hem door het College genomen besluiten te ondertekenen.

Artikel 8

• 1. De secretaris is bevoegd om het College te vertegenwoordigen in bezwaarprocedures en gerechtelijke procedures. De secretaris kan zich hierbij laten bijstaan door een beleidsmedewerker en/of een extern gemachtigde.

• 2. De Voorzitter kan de bevoegdheid om het College te vertegenwoordigen in bezwaarprocedures en gerechtelijke procedures ook verlenen aan een beleidsmedewerker.

• 3. Het College kan zich in bezwaarprocedures en gerechtelijke procedures laten vertegenwoordigen door een externe gemachtigde. De secretaris is bevoegd daartoe een machtiging te verstrekken.

Artikel 9

Deze regeling treedt in werking met ingang van 24 oktober 2016.

Artikel 10

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling Mandaat en machtiging NRGD.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant en op de website van het NRGD worden geplaatst.

Utrecht, 20 oktober 2016

College gerechtelijk deskundigen, F.A.M. Bakker Voorzitter

Artikelnummer Regeling Mandaat en Machtiging NRGD	Omschrijving bevoegdheid	mandaat	ondermandaat
Artikel 3, lid 1	Kwijtschelden 10% van uren intervisie en/of deskundigheidsbevordering	Vz
Lid 2	Positieve adviezen: registratie volledige duur, geen eigen werk	Vz
Artikel 4	Vaststellen definitieve tekst Collegebesluiten en doorverlening bij ontstentenis	Vz en plaatsvervanger	Ander collegelid
Artikel 5 lid 1	Het verrichten van een onderzoek, het vragen van advies c.q. het voornemen tot het opleggen van een maatregel tot doorhaling of waarschuwing (artikel 2,3 en 4 Beleidsregel schorsing en doorhaling)	Vz + ander lid College
Artikel 5 lid 2	Schorsing registratie (artikel 6 Beleidsregel schorsing en doorhaling)	Vz + ander lid College
Artikel 6 lid 1 onderdeel a	Afwijzen aanvraag indien register nog niet geopend voor desbetreffende deskundigheidsgebied	S
Idem onderdeel b	Afwijzing aanvraag indien aanvraag langer dan zes maanden voor verstrijken registratietermijn ingediend	S
Idem onderdeel c	Wob-verzoeken	S
Artikel 5 lid 2 onderdeel a	Mondelinge en schriftelijke informatie en gegevens van feitelijke en objectieve aard te verstrekken	S	BHM en BLM
Idem onderdeel b	Ontvangstbewijzen uit te reiken of toe te sturen	S	BHM en BLM
Idem, onderdeel c	Overige correspondentie te voeren	S	BHM en BLM
Idem, onderdeel d	De beslistermijn te verlengen of te verdagen	S
Idem, onderdeel e	Te besluiten tot het buiten behandeling stellen van een aanvraag in de zin van artikel 4:5 Awb	S
Idem, onderdeel f	Adviezen en inlichtingen in te winnen	S	BHM en BLM
Idem, onderdeel g	Kennelijke verschrijvingen in besluiten ambtshalve en op verzoek te herstellen	S

Afkorting	Functie
S	secretaris/directeur Bureau
Vz	Voorzitter College gerechtelijk deskundigen
BHM	Beheermedewerker
BLM	Beleidsmedewerker

TOELICHTING

Algemeen

Mandaat is wettelijk geregeld in hoofdstuk 10 (afdeling 10.1.1) van de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Mandaat maakt het mogelijk besluiten door anderen te laten nemen, evenwel zonder de verantwoordelijkheid van de mandaatgever (het College) te doorbreken. De gemandateerde dient de bevoegdheid uit te oefenen overeenkomstig de beleidsregels van het College. Het College kan nog andere algemene aanwijzingen of instructies geven, en ook aanwijzingen in een enkel geval. Ook kan het College de bevoegdheid in ieder wenselijk geval aan zich trekken, en de beslissing dus zelf nemen.

De belangrijkste bevoegdheden die in het kader van de registratie- en bezwaarprocedure aan het College zijn toegekend, worden door het College zelf uitgeoefend. Dit vanwege de bijzondere waarborgen die hieraan zijn verbonden. Aan uitvoering van de Wet deskundige in strafzaken en het Besluit register deskundige in strafzaken is echter een veelheid van bevoegdheden verbonden waarbij die waarborgen minder van betekenis zijn. Het is uit een oogpunt van efficiency dan wenselijk, deze bevoegdheden onder verantwoordelijkheid en gezag van het College, door andere functionarissen binnen het NRGD te laten uitoefenen. Daarvoor staat de figuur van mandaat ter beschikking.

De volgende besluiten komen met name voor mandatering in aanmerking:

• routinematige besluiten, ofwel besluiten die veelvuldig worden genomen, regelmatig terugkeren en waarbij niet of nauwelijks bestuurlijke gevoeligheden optreden;

• besluiten die binnen een vastgesteld beleidskader worden genomen. Daarbij valt te denken aan duidelijke omlijnde kaders neergelegd in regelgeving. Kortom: besluiten die beleidsveranderend, -vernieuwend of initiërend zijn vallen erbuiten.

De gemandateerde is dus bevoegd tot het nemen van besluiten als vermeld in deze regeling, tenzij:

• a. er sprake is van een afwijkend, voorwaardelijk of negatief advies van een externe adviseur;

• b. de mandaatgever vooraf te kennen heeft gegeven zelf te willen beslissen;

• c. het besluit een afwijking zou inhouden van bestaand beleid (beleidsregel of vaste gedragslijn), richtlijnen en voorschriften;

• d. er persoonlijke betrokkenheid van de gemandateerde of van diens plaatsvervanger bij het te nemen besluit bestaat.

Indien zich één of meer van de hierboven onder a tot en met d omschreven situaties voordoet, dan besluit het College zelf.

Indien het gaat om zaken waarvan twijfelachtig is of het wel of niet een voorbereidings- of uitvoeringshandeling betreft, dient dit besproken te worden met de voorzitter. Indien er onduidelijkheid bestaat met betrekking tot de toepassing of uitvoering van een verleend mandaat, maakt de gemandateerde geen gebruik van zijn bevoegdheid totdat er wel duidelijkheid is ontstaan. Bij het ontbreken van duidelijkheid als bedoeld in het vorige lid wordt de kwestie via de voorzitter ter nadere besluitvorming voorgelegd aan het College. Voor wat betreft de ondermandaatregeling is in een bijlage bij de Regeling ondermandaat en -machtiging per functie uitgewerkt waartoe men bevoegd is.

Op grond van het tweede lid van artikel 10:6 van de Awb is de gemandateerde gehouden de mandaatgever, het College, op zijn verzoek de nodige inlichtingen te verschaffen over de gemandateerde bevoegdheden.

Artikelsgewijze toelichting

Artikel 3

Beslissingsbevoegdheden en voorbereidings- en uitvoeringshandelingen worden daar in de organisatie neergelegd waar ze in de praktijk het meest doelmatig zijn, zonder dat ze afdoen aan de taak van het College. Het komt met enige regelmaat voor dat het College uitzonderingsverzoeken ontvangt een (her)aanvraag tot inschrijving in het register toch in behandeling te nemen ook al voldoet een (her)aanvrager niet aan het vereiste aantal uren intervisie en/of deskundigheidsbevordering Een tekortkoming op dit onderdeel kan een grond zijn voor afwijzing of voorwaardelijke registratie. Indien het gaat om een zeer geringe tekortkoming zou dat ook naar het oordeel van het College een wel heel buitenproportioneel gevolg zijn. Dat is dan ook de reden dat het College als beleid hanteert dat in het geval een (her)aanvrager in totaal niet meer dan 10% van de uren intervisie en/of deskundigheidsbevordering te kort komt, deze tekortkoming wordt kwijtgescholden. Het gaat hier om een individuele beslissing die per aanvrager genomen moet worden, waarvoor het voor de hand ligt deze in mandaat te laten nemen en niet door een voltallig College. Dit beleid is vastgelegd in het eerste lid. Komt de (her)aanvrager meer uren te kort dan vindt er een inhoudelijke afweging plaats. In het tweede lid is vastgelegd dat in het geval de toetsingsadviescommissie positief heeft geadviseerd tot onvoorwaardelijke registratie (onderdeel a) of, bij nieuwe, pasopgeleide rapporteurs tot beperkte duur ‘geen eigen werk’ (onderdeel b), en het advies ook geen aanknopingspunten biedt voor nadere besluitvorming in het College, de voorzitter deze beslissing in mandaat kan nemen. Daarmee is een belangrijke waarborg intact gebleven, terwijl grote efficiencywinst kan worden behaald.

Artikel 4

Met deze bepaling wordt beoogd te regelen wie bevoegd is de definitieve tekst van de Beoordelingskaders of collegebesluiten vast te stellen. Bij de afhechting van de collegebesluiten blijkt regelmatig dat de formulering bij nader inzien alsnog enige aanpassing behoeft. Het gaat dan niet om een kennelijke verschrijving als bedoeld in artikel 5, tweede lid onder f, maar om meer inhoudelijke en redactionele aanpassingen. Formeel zou een dergelijk besluit aan het College moeten worden voorgelegd. Als de nadere aanpassingen in lijn zijn met de bedoeling van het College zou het alsnog voorleggen aan het voltallige College onnodige vertraging opleveren. Gekozen is dit te mandateren aan twee collegeleden, in beginsel de voorzitter en de plaatsvervangend voorzitter. Degene die bevoegd zijn tot definitieve vaststelling van het Collegebesluit moeten afwegen of de aanpassing niet te zeer afwijkt van de oorspronkelijke tekst en bedoeling van het College. Is men van mening dat dit wel het geval is, dan wordt de aanpassing alsnog aan het College voorgelegd. Uiteraard wordt het College in beginsel geïnformeerd over de uiteindelijke tekst van de besluiten. Maar ook daar is het wenselijk een afweging te maken tussen nut en noodzaak. Het College zal het minder wenselijk vinden geïnformeerd te worden over geringe aanpassingen. Maar over de definitieve tekst van Beoordelingskaders zal het College het wel wenselijk vinden geïnformeerd te worden. Dit kan op verschillende manieren: door middel van notificatie van publicatie op de website of als collegestuk.

Artikel 5

Artikel 18 van het Besluit geeft het College de bevoegdheid tot doorhaling van een registratie. In de Beleidsregel schorsing en doorhaling is deze bevoegdheid nader uitgewerkt. De uiteindelijke beslissing om de inschrijving van een geregistreerde deskundige wel of niet door te halen of de geregistreerde deskundige een waarschuwing op te leggen ligt bij het College. Enkele bevoegdheden in het voortraject zijn in de Beleidsregel gemandateerd aan de Voorzitter en een ander lid van het College

Lid 1

De zorgvuldigheid van een beslissing tot het verrichten van een onderzoek, het vragen van advies c.q. het voornemen tot het opleggen van een maatregel tot doorhaling of waarschuwing, is gebaat bij een plenaire bespreking ervan door alle leden van het College. Het College vergadert echter gemiddeld slechts één keer per maand. Dit noodzaakt tot een keuze tussen optimale zorgvuldigheid en noodzakelijke snelheid.

Naar de mening van het College is het gerechtvaardigd om de in het eerste lid bedoelde beslissingen – nota bene: het gaat niet om besluiten in de zin van artikel 1:3 van de Awb – te mandateren aan de voorzitter en een ander lid van het College. Aldus wordt gewaarborgd dat snel optreden (omdat de beslissing niet hoeft te wachten tot eerstvolgende plenaire vergadering van het College) hand in hand gaat met kwaliteitsbewaking (omdat in ieder geval een beraad over de te maken keuze plaatsvindt). Hierbij speelt een rol dat geen van de in het eerste lid bedoelde beslissingen voor de deskundige onomkeerbare gevolgen hebben. Het betreft slechts beslissingen ter voorbereiding van een definitief besluit.

Lid 2

De schorsing van een registratie heeft voor de deskundige in kwestie wél onomkeerbare gevolgen. Desondanks acht het College het gerechtvaardigd om (ook) deze bevoegdheid te mandateren. De beslissing tot het wel of niet schorsen van een registratie moet immers uit de aard der zaak snel worden genomen, en dat maakt wachten op een plenaire vergadering van het College minder wenselijk.

Het ingrijpende effect van een schorsing heeft het College ertoe gebracht om – in artikel 6, derde lid van de Beleidsregel schorsing en doorhaling – uitdrukkelijk te bepalen dat de deskundige te allen tijde om opheffing van de schorsing kan verzoeken. De bevoegdheid tot beslissing op zo’n verzoek wordt niet gemandateerd. Aldus kan de deskundige bewerkstelligen dat een schorsingsbesluit ook na afloop van de daarvoor geldende bezwaartermijn volledig kan heroverwegen op basis van de dan geldende feiten.

Artikel 6

Lid 1 onderdeel a en b

Beslissingsbevoegdheden worden daar in de organisatie neergelegd waar ze in de praktijk het meest doelmatig zijn, zonder dat ze afdoen aan de taak van het College. Het hoeft geen betoog dat het weinig efficiënt is dat het College een beslissing zou moeten nemen over aanvragen waarvoor het register nog niet is geopend. Dit geldt ook voor de te vroeg ingediende aanvragen. Het komt regelmatig voor dat geregistreerde deskundigen die onvoorwaardelijk zijn geregistreerd ruim voor het verstrijken van de registratietermijn een heraanvraag indienen, soms zelfs een jaar. Dit vindt het College een onwenselijke gang van zaken. Hiermee zou bijvoorbeeld het ingaan van nieuwe (zwaardere) eisen kunnen worden ontweken. Aan de andere kant moet het ook weer geen rigide termijn zijn. Derhalve is gekozen voor een beleid waarbij alle omstandigheden kunnen worden meegewogen.

Lid 1 onderdeel c

Met de invoering van de Wet dwangsom en beroep worden centrale en decentrale overheden met grote regelmaat geconfronteerd met verzoeken die gebaseerd worden op de Wet openbaarheid van bestuur (hierna: Wob-verzoeken). Het doel van de mandaatverlening aan de secretaris van Wob-verzoeken is tweeledig. Er kan sneller op Wob-verzoeken worden beslist. Verdaging van de beslissing omdat op een collegevergadering moet worden gewacht voor definitieve besluitvorming is niet meer nodig. Dat scheelt veel tijd en mogelijk ook geld. Het tweede doel is dat Wob-verzoeken vaak zien op managementinformatie. Informatie waar de secretaris direct toegang toe heeft. Hij is bij uitstek in staat deze verzoeken snel en efficiënt af te handelen.

Lid 2 en 3

Het namens het College uitvoeren van werkzaamheden wordt gemandateerd aan de secretaris. In de praktijk zullen de meeste handelingen worden uitgevoerd door beleids- en/of beheermedewerkers van het bureau. Daarom is in het derde lid geregeld dat de secretaris zijn bevoegdheden kan ondermandateren aan de beleids- en beheermedewerkers van Bureau. Dit wordt in een aparte regeling opgenomen.

Artikel 7

Het schriftelijkheidsvereiste is het uitgangspunt voor een formeel juiste afhechting van besluitvorming. Door de steeds verdergaande ontwikkelingen van de digitale werkprocessen zal het eenvoudiger worden om hieraan invulling te geven. Brieven en besluiten hoeven tenslotte niet per se met een natte handtekening worden ondertekend als de schriftelijkheid van het besluitvormingsproces maar voldoende is geborgd. Het over en weer delen van stukken in een afgeschermde beveiligde omgeving brengt met zich dat fysieke aanwezigheid en ondertekening steeds minder noodzakelijk is. Toch is het wenselijk te regelen hoe en wanneer de definitieve ondertekening plaatsvindt binnen de organisatie. Dit artikel voorziet daarin.

Besluiten en brieven worden als volgt ondertekend:

• 1. Besluiten en brieven die de voorzitter van het College tekent voor het College (dus niet gemandateerd):

  Het College gerechtelijk deskundigen,

  [handtekening]

  [naam Voorzitter]

  Voorzitter

• 2. Besluiten en brieven krachtens (onder)mandaat van het College luidt:

  • a. de redactie van het besluit of de brief in de ‘ik’-vorm:

  • b. ondertekening:

    ‘Namens het College gerechtelijk deskundigen, voor deze,

    [handtekening]

    [naam gemandateerde]

    [functie]

• 3. Bij alleen ondertekeningsmachtiging worden de besluiten en brieven gesteld in de derde persoon:

  • a. ‘Het College gerechtelijk deskundigen heeft besloten om (…).’

  • b. ondertekening:

    Namens het College gerechtelijk deskundigen, voor deze,

    [handtekening]

    [naam secretaris]

    [secretaris]

Artikel 8

Lid 2

De bezwaarprocedures en overige gerechtelijke procedures zijn tijdsintensieve trajecten.

Wat betreft de bezwaarzaken, want daar speelt dit in het bijzonder, geldt dat deze worden gepland op vaste dagen in verband met de beschikbaarheid van de leden van de bezwaaradviescommissie. Het komt voor dat de secretaris op die dagen verhinderd is. Het is inhoudelijk meestal niet nodig het NRGD te laten vertegenwoordigen door een extern gemachtigde. Ook om budgettaire redenen is dat niet altijd wenselijk. De vertegenwoordigingsbevoegdheid is dan ook uitgebreid naar de beleidsmedewerkers.