Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Bloemendaal en Heemstede, ieder voor zover zij voor de eigen gemeente bevoegd zijn,

hierna elk en gezamenlijk te noemen: de deelnemende gemeente(n)

overwegende dat:

• de deelnemende gemeenten de intentie hebben om de onderlinge samenwerking in het algemeen te intensiveren en in het bijzonder de noodzaak inzien van een samenwerking op het gebied van automatisering;

• de gemeenteraden van Bloemendaal en Heemstede elk in hun vergadering van respectievelijk 23 oktober 2014 en 30 oktober 2014 besloten hebben tot het opzetten van een intergemeentelijke samenwerking van de gemeenten Bloemendaal en Heemstede op automatiseringsgebied, ter ondersteuning van de bedrijfsvoering;

• de colleges van burgemeester en wethouders daarmee van hun gemeenteraden de vereiste toestemmingen hebben verkregen overeenkomstig het bepaalde in artikel 1, tweede lid van de Wet gemeenschappelijke regelingen, tot het treffen van een lichte gemeenschappelijke regeling tussen de gemeenten Bloemendaal en Heemstede;

• de deelnemende gemeenten de automatisering wensen onder te brengen bij de gemeente Heemstede, die hiervoor als centrumgemeente wordt aangewezen en gaat functioneren en haar bureau Automatisering inricht als gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie voor de automatisering ten behoeve van de deelnemende gemeenten;

• de deelnemende gemeenten het functioneren van deze gemeenschappelijke uitvoeringsorganisatie nadrukkelijk wensen te beschouwen als een gezamenlijke verantwoordelijkheid;

• de deelnemende gemeenten elkaars wederzijdse belangen, taken en verantwoordelijkheden erkennen en bij de samenwerking de belangen van hun automatiseringspersoneel wensen te waarborgen;

• de deelnemende gemeenten deze samenwerking wensen vast te leggen in een lichte gemeenschappelijke regeling zonder de instelling van: een openbaar lichaam, een gemeenschappelijk orgaan of een bedrijfsvoeringsorganisatie als bedoeld in artikel 8, lid 1 , lid 2 en lid 3, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;

• de deelnemende gemeenten de bestaande afspraken met andere organisaties over de uitvoering van werkzaamheden op het gebied van automatisering wensen te continueren en onder te brengen in de samenwerking (de gemeente Bloemendaal heeft een overeenkomst met de gemeente Haarlemmerliede en Spaarnwoude “Samen werken aan informatievoorziening en ICT”, gedateerd 10 oktober 2009 en de gemeente Heemstede heeft een overeenkomst met de stichting Rijk “Voorstel ICT voor Stichting Rijk en afspraken”, gedateerd 28 februari 2014).

besluiten:

tot het treffen van de volgende:

Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015,

en hierin het volgende te bepalen:

Artikel 1 Algemene bepalingen

In deze gemeenschappelijke regeling wordt verstaan onder:

• a. Uitvoeringsorganisatie: het bureau Automatisering van de centrumgemeente waar de uitvoering van de in deze regeling beschreven taken organisatorisch is onder gebracht;

• b. Gemeente(n): de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover zij bevoegd zijn;

• c. Regeling: deze Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015;

• d. Wet: Wet gemeenschappelijke regelingen;

• e. Bedrijfsplan: beschrijving van de organisatie en werkwijze bij de start van de Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015;

• f. Jaarplan: een beschrijving van:

  • eventueel nieuw (automatisering)beleid;

  • werkzaamheden en activiteiten die de Uitvoeringsorganisatie in enig jaar gaat uitvoeren;

  • de resultaten die in dat jaar zullen worden opgeleverd en de daarvoor in te zetten middelen;

• g. Managementrapportages: beschrijving van uitgevoerde werkzaamheden en activiteiten, de opgeleverde resultaten en de daarvoor ingezette middelen;

• h. Automatiseringsinfrastructuur: het geheel van apparatuur en bijbehorende besturingsprogrammatuur waarop de programmatuur en databases zijn geïnstalleerd, die de medewerkers tot hun beschikking hebben om bedrijfsvoerings- en dienstverleningsprocessen uit te voeren;

• i. Portefeuillehoudersoverleg: periodiek bestuurlijk overleg tussen de Gemeenten;

• j. Directieoverleg: periodiek ambtelijk overleg tussen de Gemeenten op strategisch/tactisch niveau;

• k. Centrumgemeente: de gemeente Heemstede.

Artikel 2 Belang, taken en reikwijdte van de Regeling

• 1. De Regeling wordt getroffen ter behartiging van het gemeenschappelijke belang van een goed beheer van de automatiseringsinfrastructuur en bijbehorende dienstverlening aan de Gemeenten.

• 2. De beleidsbepalende bevoegdheden en de bevoegdheid om de financiële kaders vast te stellen blijven berusten bij de Gemeenten, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft.

• 3. De Centrumgemeente houdt ter uitvoering van de Regeling binnen de eigen ambtelijke organisatie een werkeenheid in stand aangeduid als de Uitvoeringsorganisatie.

• 4. De Uitvoeringsorganisatie van de Centrumgemeente voert mede namens de Gemeenten de taken uit en oefent de bevoegdheden uit die noodzakelijk zijn om de in lid 1 genoemde belangen te behartigen voor zover de hiermee verband houdende kosten passen binnen de begroting.

• 5. Ter uitwerking van lid 4 maken de Gemeenten binnen de kaders van deze Regeling nadere afspraken over de uit te oefenen bevoegdheden en mandaten.

• 6. De Uitvoeringsorganisatie wordt belast met de uitvoering van alle taken in de volgende deelgebieden:

  • a. beheer: het ontwikkelen, inkopen, installeren, inrichten, testen en beveiligen van de automatiseringsinfrastructuur, inclusief periodiek testen op correcte werking, de permanente bewaking, performance- en capaciteitscontrole met het doel om de werking van de producten op het afgesproken kwaliteitsniveau te houden.

  • b. ondersteuning: het op strategisch en tactisch niveau adviseren over effectieve en efficiënte inzet van componenten van de Automatiseringsinfrastructuur en het op operationeel niveau beantwoorden van vragen en herstellen van de dienstverlening bij verstoring daar van.

• 7. Voor deze taken worden niveaus van dienstverlening gedefinieerd in het Bedrijfsplan en de Jaarplannen die kaderstellend zijn voor de inrichting van de uitvoeringsorganisatie.

• 8. Zowel de Uitvoeringsorganisatie als elk van de Gemeenten is bevoegd tot het doen van voorstellen tot wijziging van deze taken.

• 9. Ingeval de uitvoering van bepaalde wetten, besluiten en regelingen ondergebracht in de Uitvoeringsorganisatie of de Gemeenten, niet langer onder de gemeentelijke verantwoordelijkheid vallen en dit leidt tot een zodanige vermindering van taken dat dit gevolgen heeft voor de omvang van de Uitvoeringsorganisatie, dan zijn de Gemeenten gezamenlijk verantwoordelijk voor deze gevolgen, inclusief de financiële gevolgen waaronder eventuele wachtgeldverplichtingen.

Artikel 3 De Uitvoeringsorganisatie

• 1. De verantwoordelijkheid voor de organisatorische vormgeving en de aansturing van de Uitvoeringsorganisatie, ligt bij de centrumgemeente. De afspraken over uit te voeren taken en de niveaus van dienstverlening zijn daarbij kader stellend. Vacatures worden na overleg tussen de Gemeenten ingevuld door de centrumgemeente.

• 2. Er is een hoofd dat leiding geeft aan de Uitvoeringsorganisatie.

• 3. De Uitvoeringsorganisatie is voor de uitvoering van haar taken gehuisvest in de centrumgemeente. Lokale ondersteuning in de Gemeenten door de Uitvoeringsorganisatie wordt jaarlijks naar behoefte nader geregeld in het Jaarplan.

Artikel 4 Eigendom

• 1. Bestaande apparatuur en programmatuur van de Gemeenten blijft in eigendom van de betreffende gemeente.

• 2. Apparatuur en programmatuur die door de Centrumgemeente als onderdelen van de gemeenschappelijke Automatiseringsinfrastructuur voor gemeenschappelijke rekening worden aangeschaft, worden eigendom van de centrumgemeente.

• 3. De centrumgemeente verstrekt jaarlijks in de managementrapportage van mei een totaaloverzicht van de apparatuur en programmatuur als bedoeld in het vorige lid die in het afgelopen kalenderjaar zijn aangeschaft.

Artikel 5 Werkwijze Uitvoeringsorganisatie

• 1. De Uitvoeringsorganisatie werkt binnen de kaders van het Bedrijfsplan en stelt jaarlijks in concept het Jaarplan (inclusief begroting) op voor het volgende jaar.

• 2. Het concept van het Jaarplan wordt in het Directieoverleg goedgekeurd voor doorgeleiding naar bestuurlijke besluitvorming en daarvoor ingebracht in het Portefeuillehoudersoverleg.

• 3. Het portefeuillehoudersoverleg stemt in met het concept van het Jaarplan en daarmee tevens om de financiële consequenties van het concept van het Jaarplan op te nemen in de conceptbegroting van de Gemeenten.

• 4. De Gemeenten stellen het Jaarplan vast, gelijktijdig met het vaststellen van de gemeentelijke begroting voor het desbetreffende jaar.

• 5. Op basis van het Jaarplan brengt het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie over een kalenderjaar twee keer een managementrapportage uit. De managementrapportages verschijnen in mei en september. De managementrapportages worden ter goedkeuring voorgelegd aan het Directieoverleg en ter informatie aan het Portefeuillehoudersoverleg.

• 6. De Centrumgemeente is bevoegd tot:

  • a. het doen van uitgaven voor de aanschaf of wijziging van apparatuur of programmatuur zoals omschreven in het door de Gemeenten vastgestelde Jaarplan of waartoe middels een afzonderlijk besluit van het Directieoverleg is besloten;

  • b. het doen van onvoorziene uitgaven die noodzakelijk, onvermijdbaar en niet uitstelbaar zijn om de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen. Verantwoording voor deze uitgaven vindt achteraf plaats door het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie in het eerstvolgende Directieoverleg en het Portefeuillehoudersoverleg.

• 7. De risico's met betrekking tot de in artikel 4, lid 2 bedoelde apparatuur en programmatuur worden door de centrumgemeente verzekerd.

Artikel 6 Directieoverleg

• 1. Er is een Directieoverleg op strategisch/tactisch niveau. De Gemeenten worden daarin vertegenwoordigd door één persoon per gemeente. Daarvoor wordt een lid van het directie- of managementteam afgevaardigd.

• 2. Het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie neemt deel aan het Directieoverleg en vervult de rol van secretaris. Het hoofd heeft geen stemrecht, wel een adviserende rol. Desgewenst kunnen ook ambtenaren van de Gemeenten bij dit overleg aanwezig zijn.

• 3. Het Directieoverleg vindt minstens twee maal per jaar plaats.

• 4. Het Directieoverleg betreft in ieder geval:

  • a. evaluatie van de uitvoering van de Regeling;

  • b. behandeling van het concept van het Jaarplan en na goedkeuring van het concept doorgeleiding hiervan naar het Portefeuillehoudersoverleg;

  • c. behandeling en goedkeuring van de managementrapportages;

  • d. goedkeuring van investeringen boven het maximale bedrag waarvoor het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie bevoegd is om uitgaven te doen conform de regeling budgetbeheer van de Centrumgemeente;

  • e. goedkeuring van personele aangelegenheden conform mandaatregeling van de Centrumgemeente;

  • f. bespreking van eventuele opgetreden storingen en evaluatie van de daarbij gevolgde werkwijze om de storing op te lossen;

  • g. bespreking van mogelijke aanpassingen in techniek, service, processen, kwaliteitsniveau, communicatie, personeel en organisatie.

• 5. Besluiten in het Directieoverleg dienen unaniem te zijn.

Artikel 7 Portefeuillehouderoverleg

• 1. Er is een Portefeuillehouderoverleg. De Gemeenten worden daarin vertegenwoordigd door één persoon per gemeente. Daarvoor wordt de portefeuillehouder Automatisering van het college van burgemeester en wethouders afgevaardigd.

• 2. Het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie neemt deel aan het Portefeuillehoudersoverleg en vervult de rol van secretaris. Het hoofd heeft geen stemrecht, wel een adviserende rol. Desgewenst kunnen ook ambtenaren van Gemeenten bij dit overleg aanwezig zijn.

• 3. Het Portefeuillehoudersoverleg vindt minstens twee maal per jaar plaats.

• 4. Het Portefeuillehoudersoverleg betreft in ieder geval:

  • a. de behandeling van het concept van het Jaarplan;

  • b. de goedkeuring van het concept van het Jaarplan;

  • c. de goedkeuring om de financiële consequenties van het concept van het Jaarplan te verwerken in de conceptbegrotingen van de Gemeenten;

  • d. de evaluatie van de Regeling, alsmede de voorbereiding tot het aanpassen van de Regeling (zoals toetreding nieuwe deelnemers, uitbreiding/inkrimping dienstverlening aan organisaties);

  • e. kennis nemen van de managementrapportages;

  • f. kennis nemen van personele wijzigingen;

  • g. het behartigen van de belangen van de Gemeenten.

Besluiten in het Portefeuillehoudersoverleg dienen unaniem te zijn.

Artikel 8 Beleid

• 1. Het hoofd van de Uitvoeringsorganisatie draagt zorg voor de voorbereiding van beleid voor de in artikel 2 vermelde taken. Beleidswijzigingen op gebied van de Automatiseringsinfrastructuur worden opgenomen in het Jaarplan.

• 2. De bevoegdheid tot het vaststellen van beleid voor de uitvoering van de in artikel 2 vermelde taken blijft bij de Gemeenten.

Artikel 9 Financiële bepalingen

• 1. Het Jaarplan bevat de begroting van de Regeling.

• 2. De begroting bevat de baten en lasten van de Regeling voor het begrotingsjaar.

• 3. De Centrumgemeente brengt kosten in rekening aan de niet aan de Regeling deelnemende organisaties die automatiseringsdiensten van de Uitvoeringsorganisatie afnemen (uit hoofde van de overeenkomst tussen Bloemendaal en Haarlemmerliede en Spaarnwoude d.d. 10 oktober 2009 en de overeenkomst tussen Heemstede en stichting Rijk d.d. 28 februari 2014).

• 4. Met eventueel nieuwe afnemers van diensten van de Uitvoeringsorganisatie zal een overeenkomst gesloten worden waarin o.a. opgenomen is welke diensten afgenomen worden en welke kosten de Centrumgemeente daarvoor in rekening brengt.

• 5. De resterende kosten van de uitvoering van de Regeling (zijnde de totale kosten minus de aan derden in rekening gebrachte kosten volgens lid 3 en 4 van dit artikel) worden aan de Gemeenten toegerekend naar het inwonertal op 1 januari van het jaar voorafgaand aan het jaar waarover de kostenverdeling plaatsvindt.

• 6. De overheadkosten (kosten van huisvesting en bijkomende facilitaire kosten, ondersteuning op gebied P&O, ondersteuning op gebied van Financiën, kosten archivering, e.d.) verbonden aan de uitvoering door de Uitvoeringsorganisatie van de in artikel 2, lid 3 genoemde taken zijn voor rekening van de centrumgemeente.

• 7. De Gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor de kosten die voortkomen uit aanspraken van derden die voortvloeien uit de uitvoering van de in artikel 2 vermelde taken in de periode voorafgaand aan de uitvoering daarvan door de Uitvoeringsorganisatie.

• 8. De gemeente Bloemendaal betaalt aan de centrumgemeente per kwartaal een voorschot dat gelijk is aan 25% van de voor de gemeente Bloemendaal begrote jaarkosten krachtens de verdeelsleutel van artikel 9 lid 5 van deze Regeling en wel op 15 februari, 15 mei, 15 augustus en 15 november van ieder jaar.

• 9. In het eerste kwartaal vindt afrekening plaats van de daadwerkelijke kosten van het voorgaande jaar conform artikel 5 lid 6. De Centrumgemeente stelt daarvoor een aanvullende of credit nota op.

Artikel 10 Geschillenregeling

• 1. De Gemeenten verplichten zich om in geval van een geschil over de inhoud en/of uitvoering van de Regeling met elkaar in overleg te treden waarbij zal worden getracht het geschil in der minne te beslechten.

• 2. Wanneer de Gemeenten uiterlijk na twee maanden vaststellen dat het geschil niet in der minne beslecht kan worden, dan leggen zij het geschil voor aan gedeputeerde staten of een rechter.

Artikel 11 Geheimhouding

• 1. De Gemeenten nemen strikte vertrouwelijkheid ten aanzien van informatie over elkaars organisatie, de werking van de apparatuur, bestanden en programmatuur in acht. Behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming van de andere gemeente stelt elk der Gemeenten de hiervoor bedoelde informatie en gegevensdragers welke haar ter beschikking staan niet aan derden ter beschikking en maakt deze aan het overige personeel van de Gemeenten slechts bekend voor zover dit nodig is voor het verrichten van de overeengekomen prestaties. De medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie (in loondienst, gedetacheerd of extern ingehuurd) zijn verplicht geheimhouding in acht te nemen en leggen hiertoe een verklaring af.

• 2. Gemeenten dragen er zorg voor dat bij gegevens die zijn opgenomen in registraties, vereist en ingericht volgens wettelijke bepalingen, alle daarvoor geldende wettelijke bepalingen in acht worden genomen. De medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie zijn gehouden deze wettelijke bepalingen in acht te nemen.

• 3. De Centrumgemeente treft adequate maatregelen ter bescherming en beveiliging van apparatuur, bestanden, en programmatuur. De medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie zijn gehouden de beveiligingsprocedures in acht te nemen.

Artikel 12 Archief

• 1. Ten aanzien van de zorg en het beheer van de archiefbescheiden van de organen van de regeling alsmede ten aanzien van het toezicht op het beheer zijn de voorschriften van de Centrumgemeente van overeenkomstige toepassing.

• 2. De deelnemende gemeenten blijven elk afzonderlijk belast met de verantwoordelijkheid voor zorg en beheer van de archiefbescheiden voortvloeiend uit de aan de regeling gemandateerde taken.

• 3. De aan de uitvoering van het eerste lid verbonden kosten komen ten laste van de Centrumgemeente.

Artikel 13 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

• 1. Toetreding tot de Regeling door andere gemeenten behoeft unanieme goedkeuring van de Gemeenten.

• 2. De Regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend besluit van de Gemeenten.

• 3. Gemeenten kunnen gezamenlijk besluiten tot opheffing van de Regeling. In dat geval stelt de centrumgemeente een liquidatieplan op met daarin opgenomen de financiële gevolgen van de opheffing. Deze gevolgen komen voor gezamenlijke rekening van de Gemeenten.

• 4. Een Gemeente kan tot uittreding besluiten. Uittreding vindt niet eerder plaats dan per 31 december van enig jaar, met inachtneming van een termijn van aanzegging aan de andere gemeente van tenminste twee jaar. De financiële gevolgen van uittreding, inclusief de daardoor eventueel ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende gemeente. De bevoegdheid tot uittreding komt de eerste periode van vijf jaren na aanvang van de samenwerking ingevolge de Regeling niet toe aan de centrumgemeente. Indien zich gedurende die periode omstandigheden van buitengewone aard voordoen die desondanks tot uittreding of opheffing van de Regeling kunnen dwingen, kan na overleg tussen de Gemeenten hiervan worden afgeweken.

• 5. Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van opheffing of uittreding als bedoeld in dit artikel, wordt voorafgaande aan die opheffing of uittreding door de Gemeenten gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de Gemeenten bindend. In geval van uittreding zijn de kosten van het inschakelen van de deskundige voor rekening van de uittredende gemeente.

Artikel 14 Slotbepalingen

• 1. De Regeling treedt in werking met ingang van 1 januari 2016 en wordt aangegaan voor onbepaalde tijd.

• 2. De Regeling wordt aangehaald als ‘Gemeenschappelijke Regeling Informatie Technologie 2015’.

• 3. Rekenkamer(commissie)s van de deelnemende gemeenten afzonderlijk en/of in samenwerking worden in staat gesteld om alle informatie te verkrijgen die voor de wettelijke uitoefening van de rekenkamer- of rekenkamercommissie taak nodig is.

• 4. Gemeenten dragen op de gebruikelijke wijze zorg voor bekendmaking van de Regeling. De Centrumgemeente draagt zorg voor de verplichting om de gemeenschappelijke regeling te zenden aan gedeputeerde staten van de provincie Noord Holland ingevolge artikel 26 van de Wet Gemeenschappelijke Regelingen.

Aldus vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van de gemeenten:

Heemstede:

Het college van burgemeester en wethouders van Heemstede,

De secretaris,

De burgemeester,

datum, 3 november 2015

nr.


Bloemendaal:

Het college van burgemeester en wethouders van Bloemendaal,

De secretaris,

De burgemeester,

datum,

nr. 2015052414