Convenant SBCA-SZW

Partijen,

De minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, te dezen vertegenwoordigd door mevrouw E.E. de Kleuver, directeur Gezond en Veilig Werken, handelend in de hoedanigheid van bestuursorgaan, hierna te noemen: SZW en

de Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten (SBCA), statutair gevestigd te Utrecht, te dezen vertegenwoordigd door de heer H.B.M. van der Laan, voorzitter, hierna te noemen: Beheerstichting

Overwegen dat,

• dit convenant alleen van toepassing is op activiteiten van de Beheerstichting die zijn gerelateerd aan de activiteiten in relatie tot product-, systeem-, of procescertificatie;

• de Beheerstichting geen toezichthoudende taak heeft ten opzichte van de aangewezen instellingen;

• certificatie gebaseerd dient te zijn op toetsbare eisen die invulling geven aan de wettelijke eisen;

• met dit convenant de Beheerstichting, zoals genoemd in artikel 1.5a, lid 1, onderdeel f van het Arbeidsomstandighedenbesluit, zodanig wordt gepositioneerd dat zij haar rol kan vervullen in het licht van de verantwoordelijkheid van SZW voor het stelsel van certificatie.

Spreken het volgende af:

Artikel 1. Definities

In dit convenant wordt verstaan onder:

1. Aangewezen instelling:

Een door de minister op grond van artikel 20 van de Arbeidsomstandighedenwet aangewezen instelling die beslist over de afgifte, schorsing of intrekking van een certificaat. Deze instellingen worden ook wel aangeduid met de term certificerende instelling ofwel conformiteitsbeoordelingsinstantie. De laatste term is opgenomen in de Verordening (EG) nr. 765/2008, artikel 2, lid 13.

2. Beheerstichting:

De Beheerstichting is een juridische rechtspersoon die verantwoordelijk is voor de ontwikkeling en het beheer van schema's voor aanwijzing en toezicht en werkveldspecifieke schema's voor beoordeling van producten, systemen of processen.

3. Het bestuur:

Het bestuur van de Beheerstichting, eindverantwoordelijk voor alle zaken binnen de Beheerstichting.

4. Centraal College van Deskundigen (CCvD):

Het onderdeel van de Beheerstichting dat belanghebbende partijen in een bepaalde sector of branche de mogelijkheid biedt tot deelname bij het opstellen en onderhouden van werkveldspecifieke documenten en dat op zodanige wijze is samengesteld dat sprake is van een evenwichtige en representatieve vertegenwoordiging van deskundigen van deze partijen.

5. Schema voor aanwijzing en toezicht:

Document waarin de eisen vastliggen waaraan aangewezen instellingen dienen te voldoen om aangewezen te worden en te blijven door de minister van SZW.

6. Werkveldspecifieke schema's voor beoordeling van systemen of processen:

Document waarin de eisen vastliggen waaraan producten, systemen of processen dienen te voldoen om het certificaat te verkrijgen en te behouden voor de uitoefenen van werkzaamheden waarop de eisen betrekking hebben.

Artikel 2. Doel

Het doel van dit convenant is dat voor partijen duidelijk is welke uitgangspunten en procedures zij zullen hanteren bij het opstellen, beheren, vaststellen en aanpassen van schema’s voor aanwijzing en toezicht en werkveldspecifieke schema’s voor de beoordeling van producten, systemen of processen, alsmede de samenstelling en werkwijze van de beheerstichting en het Centraal College van Deskundigen.

Artikel 3. De beheerstichting

• 1. De beheerstichting bestaat minimaal uit:

  • a) Het bestuur van de beheerstichting;.

  • b) Het Centraal College van Deskundigen.

• 2. Het bestuur van de beheerstichting heeft een onafhankelijke voorzitter die niet gelieerd is aan de partijen in het bestuur, of zorgt voor een roulerend voorzitterschap.

• 3. Het Centraal College van Deskundigen heeft een onafhankelijk voorzitter die niet gelieerd is aan de partijen in Centraal College van Deskundigen, of zorgt voor een roulerend voorzitterschap.

• 4. Het bestuur van de beheerstichting heeft in ieder geval de volgende taken:

  • a) Het bestuur zorgt ervoor dat alle partijen binnen de Beheerstichting hun verantwoordelijkheid (kunnen) invullen;

  • b) Het bestuur representeert alle belanghebbende partijen in het werkveld;

  • c) Het bestuur zorgt ervoor dat het Centraal College van Deskundigen de ontwikkeling en het beheer van de schema's naar behoren kan uitvoeren;

  • d) Het bestuur zorgt ervoor dat – indien van toepassing – andere projectgroepen goed kunnen functioneren;

  • e) Het bestuur bevordert dat deskundigen van belanghebbende partijen evenwichtig vertegenwoordigd zijn als lid van het Centraal College van Deskundigen;

  • f) Het bestuur meldt onverwijld aan SZW wanneer de continuïteit van de Beheerstichting in gevaar is.

Artikel 4. Beheer en vaststelling van schema’s

• 1. De Beheerstichting heeft tot taak het opstellen en het ter beschikking stellen van schema's voor aanwijzing en toezicht en werkveldspecifieke schema's voor beoordeling van producten, systemen of processen op het werkveld arbodiensten, opdat deze door de minister van SZW bindend kunnen worden opgelegd. De Beheerstichting beheert deze schema’s en past deze aan zodra nieuwe inzichten daartoe aanleiding geven.

• 2. Het werkveldspecifieke schema voor beoordeling van producten, systemen of processen bevat in ieder geval een uitwerking van de volgende elementen:

  • een eenduidig vastgesteld onderwerp van certificatie;

  • een eisenstellend document, met daarin objectieve en toetsbare criteria voor het voldoen aan de eisen;

  • de methode/techniek waarmee getoetst wordt of aan de eisen is voldaan;

  • de geldigheidsduur van certificaten en bijpassende herbeoordelingstermijnen en de mogelijkheid van verlenging;

  • de in te dienen gegevens bij de aanvraag van een certificaat;

  • het kader voor invulling van het periodieke toezicht door de aangewezen instellingen op de certificaathouder;

  • de minimaal te vermelden gegevens op het certificaat;

  • de sanctiecriteria en de sanctiemaatregelen gericht op de certificaathouder.

• 3. De Beheerstichting draagt bij aan de uniforme interpretatie en toepassing van de eisen uit de schema's. Geharmoniseerde interpretaties worden na vaststelling gepubliceerd op de website van de beheersstichting. Een wijziging van de eisen is alleen mogelijk door een gewijzigd schema door SZW te laten vaststellen.

• 4. De Beheerstichting onderhoudt een revisiebeheer van de schema’s.

• 5. SZW kan de Beheerstichting vragen voorstellen te doen met betrekking tot werkveldgerelateerde eisen.

• 6. Indien SZW het niet eens is met de inhoud van de schema’s, zal zij de Beheerstichting vragen om het schema aan te passen. Bij verschil van inzicht behoudt SZW zich het recht voor om wijzigingen aan te brengen in de door de Beheerstichting aangeleverde schema's. Dit vanwege de wettelijke bevoegdheid en verantwoordelijkheid van de minister om de eisen aan aangewezen instellingen en certificaathouders vast te stellen. Voordat de minister het definitieve schema vaststelt, zullen wijzigingen gemotiveerd aan de Beheerstichting ter kennisname worden gebracht.

Artikel 5. Register van certificaathouders

De Beheerstichting houdt een openbaar centraal register bij van certificaathouders. De Beheerstichting verwerkt gegevens voor het centraal register met in achtneming van de bepalingen in de Wet bescherming persoonsgegevens.

Artikel 6. Overeenkomst tussen Beheerstichting en aangewezen instelling

• 1. De Beheerstichting sluit met elke instelling die voor aanwijzing door SZW in aanmerking wil komen een overeenkomst. De Beheerstichting stelt criteria op waaraan een instelling moet voldoen voordat een overeenkomst kan worden gesloten. In ieder geval wordt geregeld hoe de afdracht van toeslagen door de aangewezen instelling aan de Beheerstichting plaatsvindt, teneinde te waarborgen dat de Beheerstichting over voldoende financiële middelen beschikt om haar continuïteit te garanderen.

• 2. De overeenkomst bevat de ontbindende voorwaarde dat de overeenkomst eindigt wanneer de aangewezen instelling niet meer aan de aanwijzingscriteria voldoet. De Beheerstichting informeert SZW minimaal drie maanden vooraf in geval de Beheerstichting de overeenkomst met een aangewezen instelling wil opzeggen. Een aangewezen instelling die de overeenkomst wil opzeggen moet dit drie maanden voor de opzegdatum melden bij de Beheerstichting. Indien een aangewezen instelling de overeenkomst met de Beheerstichting wil opzeggen:

  • a. wijst de Beheerstichting de aangewezen instelling op de consequenties van deze stap (aanwijzing vervalt, ordelijke overdracht werkzaamheden naar andere aangewezen instelling);

  • b. overlegt de Beheerstichting direct na het ontvangen van de mededeling van de aangewezen instelling met SZW – indien er geen andere aangewezen (aangemelde) instelling is die de dossiers kan overnemen – hoe de dossiers van de aangewezen instelling aan SZW kunnen worden overgedragen.

Artikel 7. Financiële administratie

• 1. De Beheerstichting draagt zorg voor een behoorlijke financiële administratie.

• 2. Het onderscheid in haar activiteiten die betrekking hebben op dit convenant enerzijds en eventuele andere activiteiten anderzijds dient zichtbaar te zijn.

• 3. De reguliere financiering van de Beheerstichting door de aangewezen instellingen die met de Beheerstichting een overeenkomst hebben op het gebied van de uitvoering van specifieke schema's, vindt plaats door middel van toeslagen (bijvoorbeeld op de verleende certificaten en/of auditdagen) of door middel van een omslagstelsel. Bij de berekening van de benodigde financiën wordt onder meer rekening gehouden met kosten voor:

  • a. de ontwikkeling van nieuwe schema's;

  • b. onderhoud van de schema's, harmonisatiedagen;

  • c. de levering van gegevens aan SZW.

• 4. De Beheerstichting neemt, bij het vaststellen van de aan haar door de aangewezen instellingen te betalen vergoedingen, een redelijke verhouding tot de kosten in acht. De redelijkheid van de tariefstelling naar aangewezen instellingen is verifieerbaar (transparant en openbaar).

Artikel 8. Communicatie

• 1. Een medewerker van SZW kan aanwezig zijn als waarnemer in de bestuursvergaderingen van de Beheerstichting respectievelijk het CCvD. De vertegenwoordiger van SZW heeft geen stemrecht of instemmingsrecht.

• 2. SZW en de Beheerstichting informeren elkaar periodiek over relevante ontwikkelingen op het werkveld, waaronder belangrijke veranderingen in Europese en Nederlandse wet- en regelgeving en mogelijke tekortkomingen en/of interpretatieproblemen in de door het CCvD beheerde schema's.

Artikel 9. Opzegging

• 1. Elke partij kan het convenant met inachtneming van een opzegtermijn van 3 maanden schriftelijk opzeggen.

• 2. Ingeval van beëindiging van het convenant krachtens opzegging is geen van de partijen jegens een andere partij schadeplichtig.

Artikel 10. Ontbinding

• 1. Onverminderd wat in het convenant is vastgelegd, kan elk van de partijen het convenant door middel van een aangetekend schrijven buiten rechte geheel of gedeeltelijk ontbinden indien de andere partij in verzuim is, dan wel nakoming blijvend of tijdelijk onmogelijk is.

• 2. Indien een van de partijen gedurende een bij dit convenant te bepalen periode ten gevolge van overmacht haar verplichtingen op grond van dit convenant niet kan nakomen, heeft de andere partij het recht dit convenant door middel van een aangetekend schrijven met onmiddellijke ingang buiten rechte geheel of gedeeltelijk te ontbinden, zonder dat daardoor enig recht op schadevergoeding zal ontstaan.

• 3. Onder overmacht wordt in ieder geval niet verstaan: gebrek aan personeel, stakingen, ziekte van personeel en tekortschieten van ingeschakelde derdepartijen.

• 4. Ingeval van overmacht gaan partijen niet eerder tot ontbinding over dan nadat een termijn van 3 maanden is verstreken, tenzij partijen een andere termijn overeenkomen.

Artikel 11. Escalatieregeling

• 1. Er is sprake van een geschil indien één van de partijen daarvan schriftelijk en gemotiveerd melding maakt aan de andere partij, waarna de partijen binnen 20 werkdagen na een zodanige melding eerst met elkaar in overleg treden om te bezien of in der minne een oplossing van het geschil kan worden gevonden.

• 2. Indien het minnelijk overleg (of het volgen van de escalatieregeling) niet binnen 2 maanden leidt tot een oplossing van het geschil kunnen partijen dit convenant beëindigen met inachtneming van artikelen 9 en 10 van dit convenant, waarbij de termijn aanvangt op de datum van de schriftelijke melding

Artikel 12. Ongeldigheid

Indien een bepaling van dit convenant in enige mate als nietig, vernietigbaar, ongeldig, onwettig of anderszins als niet-bindend moet worden beschouwd, wordt die bepaling, voor zover nodig, uit dit convenant verwijderd en vervangen door een bepaling die wel bindend en rechtsgeldig is en die de inhoud van de niet-geldige bepaling zoveel mogelijk benadert. Het overige deel van het convenant blijft in een dergelijke situatie ongewijzigd.

SLOTBEPALINGEN

Artikel 13. Afdwingbaarheid

De afspraken in dit convenant zijn niet in rechte afdwingbaar.

Artikel 14. Inwerkingtreding en looptijd

• 1. Dit convenant wordt voor een onbepaalde tijd aangegaan.

• 2. Het convenant treedt in werking met ingang van de dag na ondertekening door beide partijen.

• 3. Het convenant ondertekend door partijen op 26 maart 2012 wordt ingetrokken.

• 4. Op verzoek van een of meer partijen die het convenant ondertekend hebben, kan het convenant worden aangepast indien de partijen hierover overeenstemming bereiken.

Artikel 15. Publicatie

Na ondertekening van dit convenant door beide partijen wordt de ondertekende tekst daarvan zo spoedig mogelijk gepubliceerd in de Staatscourant en geplaatst op Arboportaal.nl van SZW en de website van de Beheerstichting.

Aldus overeengekomen en in tweevoud ondertekend,

Den Haag, 23 juni 2016

De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, namens deze, E.E. de Kleuver Directeur Gezond en Veilig Werken

Naarden, 30 juni 2016

Stichting Beheer Certificatieregeling Arbodiensten, namens deze, H.B.M. van der Laan Voorzitter