Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden

Datum publicatieOrganisatieJaargang en nummerRubriek
HengeloStaatscourant 2016, 37610Instelling gemeenschappelijke regelingen



Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo

Logo Hengelo

De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Borne, Haaksbergen en Hengelo;

Overwegende:

- dat de gemeenten Borne, Haaksbergen en Hengelo wensen samen te werken op het terrein van sociale zaken teneinde:

a. de kwaliteit van de dienstverlening te versterken;

b. de continuïteit van de dienstverlening te waarborgen;

c. de efficiency en effectiviteit van algemene en meer specialistische taken te vergroten;

- dat de colleges van burgemeester en wethouders van hun gemeenteraden daartoe de vereiste toestemmingen hebben gekregen;

- dat de colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Borne en Hengelo indertijd hebben ingestemd met het Beslisdocument Samenwerken maakt Sterker als basis voor de nadere uitwerking welke daarna ook zijn beslag heeft gevonden in de gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne-Hengelo die in juli 2013 in werking is getreden;

- dat het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Haaksbergen heeft verzocht om zich per 15 juli 2016 te mogen aansluiten bij deze regeling met welk verzoek is ingestemd;

 

besluiten:

vast te stellen de

 

Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo

 

 

Artikel 1 Algemene bepalingen

Deze regeling verstaat onder:

  • a.

    gemeenten: de aan deze regeling deelnemende gemeenten;

  • b.

    centrumgemeente: de gemeente Hengelo;

  • c.

    college: college van burgemeester en wethouders;

  • d.

    uitvoeringsorganisatie: de onderdelen van de organisatie van de gemeente Hengelo, waaraan de uitvoering van de in deze regeling beschreven bevoegdheden organisatorisch is toegekend;

  • e.

    portefeuillehoudersoverleg: het periodiek overleg tussen de portefeuillehouders sociale zaken van de gemeenten;

  • f.

    uitvoerende bevoegdheden: de bevoegdheden als genoemd in de Mandaatbesluiten samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo en Haaksbergen en Hengelo op grond van onder meer de Participatiewet, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers, de Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen, het Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004, de Wet kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen en de Wet inburgering;

  • g.

    dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst tussen de centrumgemeente en de deelnemende gemeente, waarin afspraken zijn vastgelegd over de prijs en kwaliteit van de te leveren diensten en producten;

  • h.

    overhead: de kosten bestaande uit huisvestingskosten en indirecte overhead, met uitzondering van de direct toe te rekenen personeelskosten en directe organisatiekosten; en

  • i.

    trekkingsrechten: het in geld uitgedrukte aandeel dat de gemeente Borne heeft in de invulling van de indirecte kosten gebaseerd op het aandeel dat de gemeente Borne heeft in de totale desintegratiekosten.

 

Artikel 2 Doel en reikwijdte van de regeling

  • 1.

    De regeling wordt getroffen ter uitoefening van de uitvoerende bevoegdheden, die zijn opgenomen in de Mandaatbesluiten samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo en Haaksbergen en Hengelo, die als bijlagen zijn gehecht aan deze regeling (bijlagen 1a en 1b).

  • 2.

    De overige (beleidsmatige) bevoegdheden, behoren toe aan de afzonderlijke raden en colleges van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun bevoegdheid betreft.

 

Artikel 3 Uitvoeringsorganisatie en personeel

  • 1.

    De uitvoeringsorganisatie bestaat uit een front- en een backoffice. In elk van de deelnemende gemeenten is een frontoffice gevestigd. De backoffice is gevestigd in de centrumgemeente.

  • 2.

    De uitvoeringsorganisatie wordt ingericht overeenkomstig het bedrijfsplan, zoals dat door de deelnemende gemeenten is vastgesteld.

  • 3.

    De medewerkers van de uitvoeringsorganisatie zijn in dienst van de centrumgemeente en werkzaam onder verantwoordelijkheid van het college van de centrumgemeente. De rechtspositieregeling van de centrumgemeente is van toepassing op deze medewerkers.

  • 4.

    De uitvoeringsorganisatie wordt aangestuurd door de leidinggevende(n) die daar door het college van de centrumgemeente toe is (zijn) aangewezen.

 

Artikel 4 Uitvoeringsplan

  • 1.

    Op voorstel van de uitvoeringsorganisatie stellen de colleges van de deelnemende gemeenten tweejaarlijks een uitvoeringsplan vast, dat is gericht op de planning & controlcyclus van de uitvoeringsorganisatie.

  • 2.

    In dit plan wordt in ieder geval beschreven:

    • a.

      welk beleid de deelnemende gemeenten gezamenlijk hanteren;

    • b.

      welk beleid de deelnemende gemeenten afzonderlijk hanteren;

    • c.

      welke middelen hiertoe worden ingezet.

  • 3.

    Partijen beogen om hun beleid zo veel als mogelijk is, met inachtneming van een ieders autonomie, te uniformeren.

  • 4.

    Het uitvoeringsplan wordt vastgesteld vóór 1 december van het jaar, voorafgaand aan de jaren waarop het plan betrekking heeft.

  • 5.

    Op basis van het uitvoeringsplan wordt door de leiding van de uitvoeringsorganisatie elk kwartaal een managementrapportage uitgebracht, die ter kennisname wordt voorgelegd aan de colleges van de deelnemende gemeenten.

 

Artikel 5 Dienstverleningsovereenkomsten

De werkzaamheden die de uitvoeringsorganisatie uitvoert zijn nader omschreven en vastgelegd in afzonderlijke dienstverleningsovereenkomsten (DVO’s) tussen de centrumgemeente en de gemeente Borne en de gemeente Haaksbergen. De twee dienstverleningsovereenkomsten zijn als bijlagen (bijlagen 2a en 2b) gehecht aan deze regeling.

 

Artikel 6 Portefeuillehoudersoverleg

  • 1.

    De portefeuillehouders sociale zaken van de deelnemende gemeenten komen eens per kwartaal in overleg bijeen en worden hierbij ondersteund door de accounthouders van de deelnemende gemeenten. Dit overleg wordt voorbereid door de uitvoeringsorganisatie in samenspraak met de accounthouders. De leiding van de uitvoeringsorganisatie is aanwezig bij dit overleg en adviseert de portefeuillehouders over de aan de orde zijnde onderwerpen.

  • 2.

    Op de agenda van dit overleg staan in ieder geval de volgende onderwerpen:

    • de algemene gang van zaken rond de samenwerking;

    • het uitvoeringsplan;

    • de kwartaalrapportage;

    • de dienstverleningsovereenkomst;

    • de planning en control-documenten van de uitvoeringsorganisatie;

    • een geanonimiseerd overzicht van de bezwaren en de klachten.

 

Artikel 7 Financiële bepalingen

  • 1.

    De systematiek van de bijdrage in de uitvoeringskosten wordt opgenomen in het uitvoeringsplan en vindt jaarlijks zijn weerslag in de begroting van de uitvoeringsorganisatie.

  • 2.

    Uitgangspunt is dat de verdeelsleutel wordt gebaseerd op het aantal klanten van de afzonderlijke deelnemers in relatie tot het totaal aantal klanten van de uitvoeringsorganisatie.

  • 3.

    De in lid 1 bedoelde bijdrage wordt jaarlijks in twee termijnen bij wijze van voorschot voldaan, te weten vijftig procent voor 1 april en vijftig procent voor 1 oktober.

  • 4.

    Het verschil tussen de trekkingsrechten en de invulling hiervan worden jaarlijks door de uitvoeringsorganisatie voor de gemeente Borne opgenomen in de jaarrekening, waarvan mededeling wordt gedaan.

  • 5.

    In de jaarrekening van de uitvoeringsorganisatie wordt de door elk van de deelnemende gemeenten over het betreffende boekjaar verschuldigde bijdrage opgenomen, waarvan eveneens mededeling wordt gedaan aan de deelnemende gemeenten.

  • 6.

    Na vaststelling van de saldi, als bedoeld in de leden 4 en 5, vindt voor 1 augustus van elk jaar definitieve afrekening plaats.

  • 7.

    De door het Rijk verstrekte (doel)uitkeringen en andere fondsen in het kader van de Participatiewet worden door de uitvoeringsorganisatie aangevraagd en beheerd voor de afzonderlijke gemeenten.

 

Artikel 8 Archief

  • 1.

    Het college van de centrumgemeente is belast met de zorg voor en het toezicht op de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden van de uitvoeringsorganisatie.

  • 2.

    Elke deelnemende gemeente draagt het beheer van de archiefbescheiden op aan de gemeente Hengelo, onverminderd de verantwoordelijkheid van de colleges van Borne en Haaksbergen als zorgdrager op basis van de Archiefwet 1995.

  • 3.

    Voor de bewaring van de grond van artikel 12 van de Archiefwet 1995 over te brengen bescheiden wijst het college van de centrumgemeente een Bewaarplaats, als bedoeld in de wet, aan.

  • 4.

    Elke deelnemende gemeente draagt er zorg voor dat de Archiefverordening en andere van toepassing zijnde regelgeving het beheer van de archiefbescheiden door de gemeente Hengelo mogelijk maken.

  • 5.

    Nadere afspraken over het archief- en informatiebeheer worden vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst.

 

Artikel 9 Bezwaar, beroep en klachten

  • 1.

    De uitvoeringsorganisatie behandelt bezwaar- en beroepschriften, met inachtneming van de werkwijze van de deelnemende gemeenten. Voor de behandeling van bezwaarschriften geldt dat hierbij de commissies voor de bezwaarschriften van de gemeenten Borne en Haaksbergen adviseren.

  • 2.

    Het beslissen op bezwaarschriften blijft voorbehouden aan de deelnemende gemeenten.

  • 3.

    Klachten over gedragingen van medewerkers van de uitvoeringsorganisatie worden behandeld overeenkomstig de klachtenregeling van de centrumgemeente.

 

Artikel 10 Informatie en verantwoording

  • 1.

    Indien één of meer leden van de colleges of raden van de deelnemende gemeenten schriftelijk inlichtingen vraagt, waarvan het belang niet in strijd is met het openbaar belang, dan geeft het college van de centrumgemeente deze inlichtingen binnen zes weken aan het betreffende bestuursorgaan.

  • 2.

    Het college van de centrumgemeente brengt voor 1 april verslag uit aan de deelnemende gemeenten over de wijze waarop het samenwerkingsverband in het voorafgaande jaar van zijn uitvoerende bevoegdheden gebruik heeft gemaakt.

  • 3.

    De centrumgemeente draagt met inachtneming van de wettelijke kaders namens de deelnemende gemeenten zorg voor informatie- en verantwoordingsplichten jegens derden.

 

Artikel 11 Toetreding, uittreding, wijziging en opheffing

  • 1.

    Toetreding tot de regeling door derden behoeft de goedkeuring van de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen bevoegdheden betreft.

  • 2.

    Een deelnemer kan uittreden uit de regeling.

  • 3.

    Gedurende vier jaren na de datum van toetreding tot de regeling is het niet mogelijk om uit de regeling te treden.

  • 4.

    Voor uittreding uit de regeling wordt een opzegtermijn van tenminste één jaar in acht genomen.

  • 5.

    Uittreding vindt plaats aan het einde van het kalenderjaar.

  • 6.

    Een deelnemer die uit de regeling wenst te treden maakt, na verkregen toestemming van de gemeenteraad, zijn voornemen tot uittreding bij aangetekend schrijven kenbaar aan de centrumgemeente en overige deelnemers.

  • 7.

    De financiële en personele gevolgen van uittreding, waaronder mede moet worden begrepen de daardoor ontstane wachtgeldverplichtingen, komen voor rekening van de uittredende gemeente.

  • 8.

    Voor de vaststelling van de financiële gevolgen van uittreding als bedoeld in het vorige lid, wordt voorafgaande aan die uittreding door de deelnemende gemeenten gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor de deelnemende gemeenten bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

  • 9.

    Deze regeling kan worden gewijzigd, dan wel worden opgeheven na een daartoe strekkend gelijkluidend besluit van de raden en de colleges van de deelnemende gemeenten, ieder voor zover het hun eigen verantwoordelijkheid betreft.

  • 10.

    Een besluit tot opheffing van de regeling gaat vergezeld van een liquidatieplan, vast te stellen door de raden van de deelnemende gemeenten. Het liquidatieplan voorziet in de verplichting van de deelnemende gemeenten tot deelneming in de financiële gevolgen van de opheffing, in de gevolgen voor het personeel en in de gevolgen van het door de gemeenten wederom zelfstandig uitvoeren van de regelgeving als vermeld in artikel 2 van deze regeling, alsmede in de gevolgen voor het archief.

  • 11.

    Het college van de centrumgemeente is belast met de voorbereiding en uitvoering van de liquidatie.

 

Artikel 12 Geschillen

  • 1.

    Over geschillen tussen de deelnemers onderling omtrent de toepassing, in de ruimste zin, van deze regeling wordt beslist door het college van gedeputeerde staten.

  • 2.

    Het verzoek aan het college van gedeputeerde staten vindt niet plaats dan nadat partijen zich gedurende drie maanden tot het uiterste hebben ingespannen het geschil in onderling overleg op te lossen.

 

Artikel 13 Bijlagen

De volgende bijlagen maken onderdeel uit van deze gemeenschappelijke regeling:

  • Bijlage 1a: Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo;

  • Bijlage 1b: Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Haaksbergen en Hengelo;

  • Bijlage 2a: Dienstverleningsovereenkomst samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo;

  • Bijlage 2b: Dienstverleningsovereenkomst samenwerking sociale zaken Haaksbergen en Hengelo, met dien verstande dat de colleges deze bijlagen in de loop der tijd kunnen actualiseren.

 

Artikel 14 Slotbepalingen

  • 1.

    De wijziging van de gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo, treedt in werking met ingang van 15 juli 2016.

  • 2.

    De centrumgemeente draagt zorg voor bekendmaking van de regeling.

  • 3.

    Deze regeling kan worden aangehaald als “Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo”.

 

 

Aldus vastgesteld door:

a. Het college van Borne

b. Het college van Haaksbergen

c. Het college van Hengelo

 

 

 

 

Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • college: het college van B&W

  • Pw: Participatiewet;

  • Ioaw: Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers;

  • Ioaz: Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen;

  • Bbz 2004: het Besluit bijstandverlening zelfstandigen;

  • Wk: Wet op de kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen;

  • Wi: Wet inburgering.

 

Artikel 2  

  • 1.

    Het college van de gemeente Borne mandateert aan het college van de gemeente Hengelo de hem toekomende bevoegdheden tot het nemen van besluiten, op aanvraag, dan wel ambtshalve, en het verrichten van feitelijke handelingen ter voorbereiding op en uitvoering van de hierna genoemde regelgeving:

    • de Pw;

    • de Ioaw;

    • de Ioaz;

    • het Bbz 2004;

    • de Wk;

    • de Wi en

de met deze wetten of de uitvoering van deze wetten samenhangende wet- en regelgeving, waaronder de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995, de door de raad van de gemeente Borne vastgestelde verordeningen en door het college van de gemeente Borne vastgestelde nadere regels, beleidsregels en het besluit tot vervanging en vernietiging van archiefbescheiden die volgens de “Landelijke stukkenlijst” zijn aangemerkt als vernietigbaar.

  • 2.

    De in het eerste lid bedoelde bevoegdheden omvatten niet de bevoegdheid om te beslissen op bezwaarschriften en evenmin het instellen van hoger beroep tegen uitspraken van de rechtbank.

  • 3.

    Het college van Borne machtigt het college van Hengelo hem in rechte te vertegenwoordigen, voor zover het betreft rechtsgedingen die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering en staat het college van Hengelo toe om aan hem ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening van de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo, met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Borne. Deze vertegenwoordiging betreft ook het voeren van verweer vanwege ingediende bezwaarschriften, correspondentie met de onafhankelijke Commissies bezwaarschriften van Borne en de vertegenwoordiging van het college van Borne bij de hoorzittingen van de Commissie bezwaarschriften van Borne.

  • 4.

    De burgemeester van Borne machtigt de burgemeester van Hengelo om de gemeente Borne in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover het betreft aangelegenheden die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering, en staat de burgemeester van Hengelo toe om aan het college van Hengelo ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Borne.

 

Artikel 3  

Ingeval van ondermandaat en indien in concrete gevallen een afzonderlijk mandaatbesluit wordt genomen, zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

 

Artikel 4  

Dit besluit treedt in werking op 15 juli 2016 onder gelijktijdige intrekking van het voorgaande mandaatbesluit.

 

Artikel 5  

Dit besluit kan worden aangehaald als: ‘Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Borne - Hengelo’.

 

 

Borne,

College van burgemeester en wethouders van Borne,

de secretaris,

de burgemeester,

G.J. Rozendom

mr. drs. R.G. Welten

 

De burgemeester van Borne,

mr. drs. R.G. Welten

 

 

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Hengelo stemmen ingevolge artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht in met de opgedragen bevoegdheden.

 

Hengelo,

College van burgemeester en wethouders van Hengelo,

de secretaris,

de burgemeester,

mr. ing. J. Eshuis

drs. S.W.J.G. Schelberg

 

De burgemeester van Hengelo,

drs. S.W.J.G. Schelberg

 

 

Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Haaksbergen en Hengelo

Bijlage 1b bij Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo

 

Artikel 1  

In dit besluit wordt verstaan onder:

  • college: het college van B&W

  • Pw: Participatiewet;

  • Ioaw: Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte werkloze werknemers;

  • Ioaz: Wet inkomensvoorziening oudere en gedeeltelijk arbeidsongeschikte gewezen zelfstandigen;

  • Bbz 2004: het Besluit bijstandverlening zelfstandigen;

  • Wk: Wet op de kinderopvang en kwaliteitseisen peuterspeelzalen;

  • Wi: Wet inburgering.

 

Artikel 2  

  • 1.

    Het college van de gemeente Haaksbergen mandateert aan het college van de gemeente Hengelo de hem toekomende bevoegdheden tot het nemen van besluiten, op aanvraag, dan wel ambtshalve, en het verrichten van feitelijke handelingen ter voorbereiding op en uitvoering van de hierna genoemde regelgeving:

    • de Pw;

    • de Ioaw;

    • de Ioaz;

    • het Bbz 2004;

    • de Wk;

    • de Wi ende met deze wetten of de uitvoering van deze wetten samenhangende wet- en regelgeving, waaronder de Wet openbaarheid van bestuur, de Wet bescherming persoonsgegevens en de Archiefwet 1995, de door de raad van de gemeente Haaksbergen vastgestelde verordeningen en door het college van de gemeente Haaksbergen vastgestelde nadere regels, beleidsregels en het besluit tot vervanging en vernietiging van archiefbescheiden die volgens de “Landelijke stukkenlijst” zijn aangemerkt als vernietigbaar.

  • 2.

    De in het eerste lid bedoelde bevoegdheden omvatten niet de bevoegdheid om te beslissen op bezwaarschriften en evenmin het instellen van hoger beroep tegen uitspraken van de rechtbank.

  • 3.

    Het college van Haaksbergen machtigt het college van Hengelo hem in rechte te vertegenwoordigen, voor zover het betreft rechtsgedingen die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering en staat het college van Hengelo toe om aan hem ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening van de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo, met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Haaksbergen. Deze vertegenwoordiging betreft ook het voeren van verweer vanwege ingediende bezwaarschriften, correspondentie met de onafhankelijke Commissies bezwaarschriften van Haaksbergen en de vertegenwoordiging van het college van Haaksbergen bij de hoorzittingen van de Commissie bezwaarschriften van Haaksbergen.

  • 4.

    De burgemeester van Haaksbergen machtigt de burgemeester van Hengelo om de gemeente Haaksbergen in en buiten rechte te vertegenwoordigen voor zover het betreft aangelegenheden die betrekking hebben op de in het eerste lid bedoelde uitvoering, en staat de burgemeester van Hengelo toe om aan het college van Hengelo ondergeschikte personen ondermandaat, ondertekeningsmandaat, ondervolmacht en ondermachtiging te verlenen. De uitoefening de bevoegdheden vindt plaats in overeenstemming met het vigerende Mandaatbesluit van de gemeente Hengelo met dien verstande dat wordt aangegeven dat de bevoegdheid wordt uitgeoefend namens het bevoegde bestuursorgaan van de gemeente Haaksbergen.

 

Artikel 3  

Ingeval van ondermandaat en indien in concrete gevallen een afzonderlijk mandaatbesluit wordt genomen, zijn de bepalingen van dit besluit van overeenkomstige toepassing.

 

Artikel 4  

Dit besluit treedt in werking op 15 juli 2016.

 

Artikel 5  

Dit besluit kan worden aangehaald als: ‘Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Haaksbergen en Hengelo’.

 

Haaksbergen,

College van burgemeester en wethouders van Haaksbergen,

de secretaris,

de burgemeester,

M.E. Kragting-de Groot

G.J. Kok MDR

 

De burgemeester van Haaksbergen,

G.J. Kok MDR

 

Het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester van de gemeente Hengelo stemmen ingevolge artikel 10:4 van de Algemene wet bestuursrecht in met de opgedragen bevoegdheden.

 

Hengelo,

College van burgemeester en wethouders van Hengelo,

de secretaris,

de burgemeester,

mr. ing. J. Eshuis

drs. S.W.J.G. Schelberg

 

De burgemeester van Hengelo,

drs. S.W.J.G. Schelberg

 

 

 

Dienstverleningsovereenkomst Borne en Hengelo

 

De ondergetekenden:

 

de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Hengelo, gevestigd te Hengelo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Wethouder van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, mevrouw M. ten Heuw, hierbij handelende ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van 31 mei 2016, hierna te noemen: “Hengelo” ;

en

de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Borne, gevestigd te Borne, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Wethouder Sociale Zaken, de heer M.J.R. Kotteman, hierbij handelende ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van 31 mei 2016, hierna te noemen: “Borne”;

 

Hengelo en Borne hierna tezamen te noemen “Partijen”.

 

Nemen het volgende in overweging:

 

Het college van burgemeester en wethouders van Borne neemt deel aan de gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne-Hengelo, vanaf 15 juli 2016 geheten ‘Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo’.

 

Dit betekent dat partijen hebben besloten dat Hengelo, werkzaamheden verricht voor Borne, ter volledige uitvoering van de klantencontacten en de daaruit vloeiende (proces)handelingen en verwerking van gegevens ten behoeve van de uitvoering van de regelgeving sociale zekerheid, zoals nader aangegeven in het Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Borne en Hengelo.

 

Partijen willen in deze Overeenkomst de in dat kader gemaakte afspraken over de te verrichten werkzaamheden door Hengelo, de door Borne verschuldigde vergoeding en de wederzijdse rechten en verplichtingen nader uitwerken.

 

Partijen hebben de intentie uitgesproken om te komen tot een goede samenwerking. Dit betekent dat op hoofdlijnen en meer in detail een aantal praktische zaken duidelijk geregeld moet zijn.

Redelijkheid en billijkheid zijn hierbij voor Partijen de belangrijkste uitgangspunten. Mocht toepassing van de bepalingen in deze Overeenkomst leiden tot onbillijkheden van overwegende aard, dan kunnen Partijen in voorkomende gevallen in gezamenlijk overleg en met wederzijds goedvinden besluiten om hiervan af te wijken, om tot een voor beide Partijen bevredigende oplossing te komen.

 

Komen het volgende overeen:

 

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

  • a.

    Overeenkomst: De onderhavige Overeenkomst met bijbehorende Bijlagen;

  • b.

    Gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo;

  • c.

    Dienstverlening: Het geheel aan overeengekomen werkzaamheden ter uitvoering van de onderliggende wetgeving en zoals nader omschreven in het Afsprakenregister;

  • d.

    Uitvoeringsorganisatie: Het geheel van mensen, middelen, maatregelen en procedures binnen Hengelo, dat betrokken is bij de Dienstverlening, inclusief het geautomatiseerd en niet-geautomatiseerd verwerken van gegevens.

 

Artikel 2 Voorwerp van de Overeenkomst en wijzigingen

  • 1.

    Borne geeft aan Hengelo opdracht tot het verlenen van Diensten overeenkomstig het in de Overeenkomst bepaalde, welke opdracht hierbij door Hengelo wordt aanvaard. Hengelo zal haar dienstverlening onder haar eigen verantwoordelijkheid en met behulp van haar Uitvoeringsorganisatie verrichten.

  • 2.

    Beide Partijen zijn bevoegd schriftelijke voorstellen te doen tot wijziging van de Overeenkomst en de Bijlagen. De wederpartij dient uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het voorstel tot wijziging schriftelijk te reageren.

 

Artikel 3 Duur van de Overeenkomst en beëindiging

  • 1.

    De Overeenkomst gaat in op 15 juli 2016. De overeenkomst eindigt bij uittreding of bij opheffing van de gemeenschappelijke regeling.

  • 2.

    Indien één der Partijen, ondanks behoorlijke schriftelijk ingebrekestelling door de andere partij, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, wordt de in gebreke zijnde partij bij sommatie door de andere partij alsnog binnen een naar de aard van dat verzuim redelijke termijn in de gelegenheid gesteld om aan diens verplichtingen te voldoen. Indien de in verzuim zijnde partij ook binnen genoemde redelijke termijn niet aan haar verplichtingen voldoet, is de andere partij bevoegd deze Overeenkomst te ontbinden.

  • 3.

    Indien deze Overeenkomst door een oorzaak als bedoeld in artikel 3.1. eindigt, zullen Partijen zich maximaal inspannen om te bewerkstelligen dat de dienstverlening per de datum van beëindiging, door Borne zelf, dan wel door een door Borne aangewezen derde, kan worden voortgezet. Hierbij is leidend dat klanten geen significante last mogen ondervinden van het opzeggen van de Overeenkomst. Indien de onderhavige Overeenkomst eindigt door uittreding van Borne, zullen alle kosten voor Hengelo, die verband houden met de migratie van de (verwerking van de) gegevens van Hengelo naar Borne of naar een door Borne aangewezen derde, door Borne worden vergoed.

  • 4.

    Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze Overeenkomst bestaan. Tot deze verplichtingen behoren onder meer de verplichting tot geheimhouding en de verplichting tot het afhandelen van bezwaar- en beroepszaken en fraudeonderzoeken.

 

Artikel 4 Periodiek overleg, managementinformatie, verantwoordingsplicht

  • 1.

    Beide Partijen zullen een accounthouder en een vervangend accounthouder aanwijzen, die de contacten over de (wijze van) uitvoering van deze Overeenkomst zullen onderhouden. Indien er een wijziging is in de naam van de accounthouder geeft de betreffende partij dit direct door aan de andere partij.

  • 2.

    De accounthouders hebben in het eerste jaar van deze Overeenkomst (de periode van 15 juli 2016 tot 15 juli 2017) eenmaal per maand overleg over de uitvoering van deze Overeenkomst. Na het eerste jaar hebben de accounthouders minimaal eenmaal per kwartaal en in elk geval voorafgaand aan het portefeuillehouderoverleg, overleg over de uitvoering van deze Overeenkomst. Tijdens het overleg wordt in ieder geval de door Hengelo op te stellen managementrapportages besproken.

    Indien zich buiten de reguliere overleggen zaken voordoen die niet kunnen blijven liggen tot het volgende overleg, zal de betreffende partij hierover contact opnemen met de andere partij. Onder ‘zaken die niet kunnen blijven liggen’ wordt in ieder geval verstaan: naderende uitputting van het budget voor re-integratie en de gebundelde uitkering voor Participatiewet-levensonderhoud, Ioaw en Ioaz en tekortkomingen in de uitvoering.

  • 3.

     

    • I.

      In het reguliere overleg zullen de accounthouders naast managementinformatie in ieder geval de volgende punten bespreken:

      • a.

        de gewone gang van zaken in de uitvoeringsorganisatie;

      • b.

        prognose voor het aantal werkzaamheden in het komende kalenderjaar;

      • c.

        eventuele specifieke incidentele werkzaamheden in het kader van de Dienstverlening;

      • d.

        eventuele noodzaak van elk van de Partijen te nemen investeringsmaatregelen;

      • e.

        veranderingen in de wet- en regelgeving en/of het beleid van één of beide Partijen, zeker wanneer die tot aanpassing van de Overeenkomst nopen;

      • f.

        stand van zaken bezwaarschriften en klachten;

      • g.

        veranderingen in de Uitvoeringsorganisatie en de eventuele consequenties daarvan voor de Overeenkomst.De tijdens deze overleggen gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd en zo nodig ondertekend.

    • II.

      De accounthouders bereiden gezamenlijk het kwartaaloverleg van de portefeuillehouders voor.

  • 4.

    Aangezien de informatiebehoefte en/of -frequentie aan verandering onderhevig zal kunnen zijn, wordt in het Afsprakenregister toegelicht welke managementinformatie door Hengelo aan Borne wordt verstrekt en met welke frequentie.

    De exacte vorm en inhoud van de managementinformatie wordt in het accounthoudersoverleg tussen Partijen vastgesteld.

  • 5.

    De actuele afspraken zijn vastgelegd in het document Afsprakenregister. Gelet op het dynamische karakter van de uitvoering zal het Afsprakenregister in de loop van een jaar bijgesteld kunnen worden. Mutaties op deze afspraken worden aangebracht na instemming van beide gemeenten.

  • 6.

    Hengelo zal met betrekking tot de door haar ingevolge deze Overeenkomst te verrichten werkzaamheden, informatie aanleveren die Borne in staat stelt om te voldoen aan zijn wettelijke verantwoordingsplicht.

 

Artikel 5 Verplichtingen en kwaliteitswaarborgen

  • 1.

    Hengelo verplicht zich, behoudens overmacht, gedurende de duur van deze Overeenkomst te bewerkstelligen dat:

    • a.

      de Dienstverlening op de overeengekomen wijze met behulp van de Uitvoeringsorganisatie zal worden verricht;

    • b.

      de Uitvoeringsorganisatie voldoende deskundig en bekwaam is en zal blijven om de continuïteit van de dienstverlening onder deze Overeenkomst te waarborgen.

    • c.

      dezelfde kwaliteitsnormen worden toegepast op de Dienstverlening aan de inwoners van de gemeente Borne als zij zichzelf heeft opgelegd;

    • d.

      bij het uitvoeren van de Dienstverlening de regels van de toepasselijke wetgeving, waaronder de Wet basisregistratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens, in acht te nemen.

  • 2.

    Hengelo dient Borne in de gelegenheid te stellen de Dienstverlening en de (verwerkte) gegevens te verifiëren, uitgaande van hetgeen is aangegeven in het Afsprakenregister. Indien Borne constateert dat Hengelo haar dienstverlening onjuist en/of onvolledig verricht en/of gegevens op onjuiste en/of onvolledige wijze verwerkt of behandelt, zal zij hiervan mondeling en zonodig schriftelijke melding geven aan Hengelo, inclusief de aard en omvang van de onjuistheden en/of onvolledigheden. Hengelo is verplicht zo snel mogelijk haar dienstverlening en/of de gegevens aan te passen, zodanig dat deze juist en volledig zijn.

  • 3.

    Borne is bevoegd elk kalenderjaar een onderzoek uit te voeren naar de tevredenheid van haar burgers over de dienstverlening van Hengelo. De kosten van dit onderzoek komen voor rekening van Borne. De onderzoeksmethode en de uiteindelijke onderzoeksresultaten zullen in overleg met Hengelo worden vastgesteld. Indien uit het onderzoek blijkt dat de dienstverlening aan de burgers van Borne als onvoldoende wordt ervaren of significant van een mindere kwaliteit is dan de dienstverlening aan de burgers van Hengelo dan treden Partijen in overleg over de (eventuele) vervolgstappen.

  • 4.

    Ten aanzien van de elektronisch en niet-elektronisch (verwerkte) informatie geldt dat Partijen deze op de in het Afsprakenregister genoemde wijze en gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaarperiode in bewaring houden en na ommekomst van de wettelijk voorgeschreven bewaarperiode vernietigen.

  • 5.

     

    • I.

      Borne dient Hengelo al de noodzakelijke informatie te verstrekken teneinde de in deze Overeenkomst en het Afsprakenregister opgedragen taken naar behoren te kunnen uitvoeren.

    • II.

      Als er bij Borne bezwaar wordt gemaakt tegen een besluit dat door de medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie in mandaat is genomen, informeert Borne de Uitvoeringsorganisatie hierover.

      De Uitvoeringsorganisatie zorgt ervoor dat binnen een week nadat zij is geïnformeerd over het ingediende bezwaarschrift, in ieder geval het bestreden besluit en zo mogelijk doch uiterlijk binnen drie weken de voor de behandeling van het bezwaar van belang zijnde stukken uit het dossier van de bezwaarmaker aan het secretariaat van de Commissie bezwaarschriften van de deelnemer worden verstrekt. Dit mag digitaal in de vorm van een pdf.bestand of door schriftelijke toezending van afschriften van de stukken .

 

Artikel 6 Aansprakelijkheden, risico’s en overmacht

  • 1.

    Indien een Partij schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere Partij in de nakoming van de ingevolge deze Overeenkomst op laatstgenoemde Partij rustende verplichtingen, is de schadelijdende Partij verplicht om zo spoedig mogelijk na ontdekking van deze schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de andere Partij.

  • 2.

    Partijen verplichten zich in het geval van een toerekenbare tekortkoming maatregelen te treffen die de tekortkoming opheffen.

  • 3.

    De aansprakelijkheid van Hengelo jegens Borne voor schade, die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Hengelo in de nakoming van op haar ingevolge deze Overeenkomst rustende verplichtingen, is per kalenderjaar beperkt tot maximaal het bedrag van de voor het betreffende kalenderjaar tussen Partijen overeengekomen vergoeding voor door Hengelo te verrichten werkzaamheden.

  • 4.

    Van overmacht in de zin van artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek van deze Overeenkomst is in het kader van deze Overeenkomst in ieder sprake in geval van:

    • Calamiteiten, zoals brand, ernstige wateroverlast (blusschade, overstroming) e.a.;

    • Ernstige schade als gevolg van kwade opzet van derden (verlies van cruciale gegevensbestanden);

    • Verduistering, braak, vernietiging door derden e.a.;

    • Ernstige netwerkstoringen, softwarecrash;

    • Wanprestatie door derden waar Partijen afhankelijk van zijn.

 

Artikel 7 Prijzen en betaling

Jaarlijks wordt voor aanvang van een nieuw kalenderjaar, uiterlijk voor 1 december van elk jaar, door Hengelo een opzet opgesteld met betrekking tot de vergoeding van de uitvoeringskosten welke aan Borne in rekening worden gebracht. In deze opzet wordt de opbouw van de hoogte van de vergoeding opgenomen met inachtneming van de Systematiek verrekenen uitvoeringskosten, die als bijlage 2 deel uitmaakt van deze overeenkomst.

 

Artikel 8 Beleid en wet- en regelgeving

  • 1.

    Borne stelt het eigen beleid vast. Uitgangspunt is dat Borne het door haar gevoerde beleid ter zake van de uitvoering en interpretatie van de relevante wet- en regelgeving doet aansluiten op dat van Hengelo.

  • 2.

    Voor zover een der partijen voornemens is haar beleid op een onderdeel te wijzigen, zodanig dat het gewijzigde beleid zou afwijken van het tot dan toe door Hengelo gevoerde beleid, zal die partij dit voornemen tot wijziging van beleid schriftelijk inbrengen. Naar aanleiding van een dergelijk voornemen, zullen Partijen bespreken welke consequenties de uitvoering van dit voornemen tot beleidswijziging zal hebben voor de Overeenkomst. Indien Partijen hierover overeenstemming bereiken, stellen Partijen dit vervolgens schriftelijk vast, inclusief de eventuele financiële gevolgen daarvan. De afspraken worden vervolgens opgenomen in het Afsprakenregister.

  • 3.

    Hengelo heeft, voor zover zij in het kader van de door haar ingevolge deze Overeenkomst uit te voeren werkzaamheden beleid uitvoert zoals dat is vastgesteld door Borne, geen verantwoordelijkheid ten aanzien van de inhoud van dat beleid.

  • 4.

    Uitgangspunt is dat beide Partijen een gezamenlijk uniform uitvoeringsbeleid vaststellen met betrekking tot bedrijfsvoeringsaspecten.

  • 5.

    Indien als gevolg van door derden (niet zijnde Partijen) uitgevaardigde wet- en regelgeving, en/of, door Hengelo uitgevaardigde regelgeving danwel door Hengelo vastgelegd beleid, bepaalde tussen Partijen overeengekomen werkzaamheden of bij het uitvoeren van de werkzaamheden overeengekomen procedures noodzakelijkerwijs moeten worden gewijzigd, zullen Partijen met elkaar in overleg treden om te beoordelen welke wijzigingen moeten worden doorgevoerd alsmede om te beoordelen of voornoemde wijzigingen binnen de alsdan tussen Partijen geldende (financiële) afspraken kunnen worden gerealiseerd.

  • 6.

    Nadere bepalingen rond beleidsvorming en -adviezen zijn vastgelegd in het Afsprakenregister.

 

Artikel 9 Archief

  • 1.

     

    • I.

      Het archief bij de gemeente Borne dat betrekking heeft op de taken uit hoofde van de regeling en deze overeenkomst, wordt op het moment van inwerkingtreding van deze overeenkomst afgesloten. Vanaf dat moment begint Hengelo met het vormen van een nieuw archief.

    • II.

      Cliëntendossiers, waarin opgenomen archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die op het moment van datum inwerkingtreding van deze overeenkomst in behandeling zijn, worden afgesloten.

    • III.

      Overige archiefbescheiden worden door Borne aan Hengelo ter beschikking gesteld, voor zover dit voor de taken van belang is. Hierbij gelden de algemene regels voor het in gebruik geven van dossiers.

    • IV.

      Met betrekking tot vernietiging van archiefbescheiden, waarvan de gemeente Borne zorgdrager is, zal Hengelo alleen actie ondernemen, in samenspraak met Borne.

    • V.

      Bij beëindiging van deze overeenkomst overleggen partijen over de wijze en het moment van terugbezorging door Hengelo van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden.

  • 2.

     

    • I.

      Hengelo beheert de archiefbescheiden in goede geordende en toegankelijke staat volgens de bepalingen van de Archiefwet 1995 en de ter uitvoering daarvan gegeven wettelijke voorschriften.

    • II.

      De archiefbescheiden zullen door Hengelo uitsluitend worden gebruikt voor het doel zoals geformuleerd in de regeling en deze overeenkomst.

    • III.

      De archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, worden voorzien van een zodanig kenmerk en ordening dat het overdragen van de onderscheiden archiefbestanddelen naar de archieven van de oorspronkelijke zorgdrager, te weten de gemeente Borne, steeds mogelijk is.

    • IV.

      Hengelo stelt op verzoek van Borne de archiefbescheiden voor raadpleging beschikbaar.

    • V.

      Indien uit archiefinspectie blijkt dat de archiefbescheiden niet overeenkomstig de bepalingen in de Archiefregeling worden beheerd, wordt Borne hiervan door Hengelo onverwijld in kennis gesteld. Hengelo zal dan op zo kort mogelijke termijn de noodzakelijke maatregelen treffen, na overleg met Borne.

  • 3.

     

    • I.

      Borne behoudt de archiefzorg voor de archiefbescheiden die in het kader van de regeling en deze overeenkomst door Hengelo worden beheerd.

    • II.

      In verband met de eigen verantwoording aan de gemeenteraad door burgemeester en wethouders van Borne als zorgdrager, stelt Hengelo het Archiefjaarverslag, inclusief de rapportage in de vorm van kritische prestatie-indicatoren en inspectieverslagen van de Archiefinspecteur ter kennisname aan Borne ter beschikking.

 

Artikel 10 Geheimhouding

  • 1.

    Het privacyreglement van Hengelo is van toepassing.

  • 2.

    Hengelo zal geheimhouding betrachten ten aanzien van de gegevens die samenhangen met de Dienstverlening en aan geen ander dan Borne gegevens beschikbaar stellen of openbaar maken, behoudens het geval dat wettelijke regels Hengelo tot beschikbaarstelling of openbaarmaking van gegevens aan een derde verplichten.

  • 3.

    Hengelo verstrekt gegevens aan relaties van Borne met wie Borne is overeengekomen dat gegevens in het kader van de betreffende relatie beschikbaar worden gesteld en beschikbaarstelling ook wettelijk toegelaten is.

  • 4.

    Verstrekking van gegevens die betrekking hebben op de gemeente Borne, het personeel of de klanten aan derden kan uitsluitend na instemming van Borne. Communicatie naar de pers en/of communicatie met een politiek gevoelige inhoud vindt plaats door Borne, tenzij in specifieke gevallen anders is overeengekomen.

 

Artikel 11 Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming

Indien Hengelo bij de uitvoering van deze Overeenkomst gebruik wil maken van de diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijk inhuren van personeel, dan is zij daartoe bevoegd.

 

Artikel 12 Geschillen en toepasselijk recht

  • 1.

     

    • I.

      Op geschillen is Nederlands recht van toepassing.

    • II.

      Geschillen zijn onderworpen aan de bevoegde rechter te Almelo.

  • 2.

    Alvorens naar de rechter te gaan melden partijen aan elkaar schriftelijk dat er sprake is van een geschil. Partijen verplichten zich gedurende een periode van twee maanden na schriftelijke melding het geschil in der minne op te lossen. Blijkt na ommekomst van deze termijn het geschil ondanks inspanningen hiertoe niet tot genoegen van partijen te zijn opgelost, dan zijn partijen vrij om het geschil aan de rechter voor te leggen.

 

Artikel 13 Algemeen

  • 1.

    Kennisgevingen die Partijen op grond van deze Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats tenzij in deze Overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. Anders dan in de Overeenkomst aangegeven gevallen hebben mondelinge mededelingen, toezeggingen, of afspraken geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.

  • 2.

    Bijlagen

    Het Afsprakenregister (Bijlage 1) en de Systematiek verrekenen uitvoeringskosten (Bijlage 2) maken deel uit van deze Overeenkomst.

    De Bijlagen 1 en 2 zoals deze door beide Partijen zijn integraal onderdeel van deze Overeenkomst.

    Indien de bijlagen worden aangepast, worden ondertekend en voorzien van een datum, dan zijn deze aanpassingen bindend voor beide Partijen en maken onderdeel uit van deze Overeenkomst. Voor zover bepalingen in de verschillende documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleren bepalingen in de Bijlagen boven de bepalingen in deze Overeenkomst.

 

 

Aldus overeengekomen

Hengelo,

Borne,

Hengelo,

Gemeente Borne

Gemeente Hengelo

Wethouder van Sociale Zaken,

Wethouder van Sociale Zaken,

De heer M.J.R. Kotteman

Mevrouw M. ten Heuw

 

 

Bijlage 1 van de Dienstverleningsovereenkomst Borne en Hengelo : Afsprakenregister

Het afsprakenregister is een document met een dynamisch karakter en kan worden aangepast indien die noodzakelijk wordt geacht. Uiteraard moet dit met instemming van beide gemeenten.

In dit document worden de werkafspraken tussen de uitvoeringsorganisatie en de beide gemeenten vastgelegd.

Hierbij moet gedacht worden aan afspraken op het gebied van:

  • Financiën

  • Planning en control

  • Managementinformatie

  • Uitvoering

  • Verdere actuele afspraken

 

Bijlage 2 van de Dienstverleningsovereenkomst Borne en Hengelo : Systematiek verrekening uitvoeringskosten (is identiek aan bijlage 5 van het bedrijfsplan)

 

 

 

Dienstverleningsovereenkomst samenwerking sociale zaken Haaksbergen en Hengelo

 

De ondergetekenden:

De publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Hengelo, gevestigd te Hengelo, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Wethouder van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, mevrouw M. ten Heuw, hierbij handelende ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van 31 mei 2016, hierna te noemen: “Hengelo” ;

en

de publiekrechtelijke rechtspersoon de gemeente Haaksbergen, gevestigd te Haaksbergen, te dezen rechtsgeldig vertegenwoordigd door de Wethouder Sociale Zaken, mevrouw A. Nijhuis, hierbij handelende ter uitvoering van een besluit van het college van burgemeester en wethouders van 31 mei 2016, hierna te noemen: “Haaksbergen”;

 

Hengelo en Haaksbergen hierna tezamen te noemen “Partijen”.

 

Nemen het volgende in overweging:

 

Met ingang van 15 juli 2016 neemt het college van burgemeester en wethouders van Haaksbergen deel aan de gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne-Hengelo, sindsdien geheten ‘Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo’.

 

Dit betekent dat partijen hebben besloten dat Hengelo, met ingang van xx 2016, werkzaamheden zal verrichten voor Haaksbergen, ter volledige uitvoering van de klantencontacten en de daaruit vloeiende (proces)handelingen en verwerking van gegevens ten behoeve van de uitvoering van de regelgeving sociale zekerheid, zoals nader aangegeven in het Mandaatbesluit samenwerking sociale zaken Haaksbergen en Hengelo.

 

Partijen willen in deze Overeenkomst de in dat kader gemaakte afspraken over de te verrichten werkzaamheden door Hengelo, de door Haaksbergen verschuldigde vergoeding en de wederzijdse rechten en verplichtingen nader uitwerken.

 

Partijen hebben de intentie uitgesproken om te komen tot een goede samenwerking. Dit betekent dat op hoofdlijnen en meer in detail een aantal praktische zaken duidelijk geregeld moet zijn.

Redelijkheid en billijkheid zijn hierbij voor Partijen de belangrijkste uitgangspunten. Mocht toepassing van de bepalingen in deze Overeenkomst leiden tot onbillijkheden van overwegende aard, dan kunnen Partijen in voorkomende gevallen in gezamenlijk overleg en met wederzijds goedvinden besluiten om hiervan af te wijken, om tot een voor beide Partijen bevredigende oplossing te komen.

 

Komen het volgende overeen:

 

Artikel 1 Begripsomschrijvingen

In deze overeenkomst wordt verstaan onder:

  • a.

    Overeenkomst: De onderhavige Overeenkomst met bijbehorende Bijlagen;

  • b.

    Gemeenschappelijke regeling: de Gemeenschappelijke regeling samenwerking sociale zaken Borne, Haaksbergen en Hengelo;

  • c.

    Dienstverlening: Het geheel aan overeengekomen werkzaamheden ter uitvoering van de onderliggende wetgeving en zoals nader omschreven in het Afsprakenregister (bijlage 1);

  • d.

    Uitvoeringsorganisatie: Het geheel van mensen, middelen, maatregelen en procedures binnen Hengelo, dat betrokken is bij de Dienstverlening, inclusief het geautomatiseerd en niet-geautomatiseerd verwerken van gegevens.

 

Artikel 2 Voorwerp van de Overeenkomst en wijzigingen

  • 1.

    Haaksbergen geeft aan Hengelo opdracht tot het verlenen van Diensten overeenkomstig het in de Overeenkomst bepaalde, welke opdracht hierbij door Hengelo wordt aanvaard. Hengelo zal haar dienstverlening onder haar eigen verantwoordelijkheid en met behulp van haar Uitvoeringsorganisatie verrichten.

  • 2.

    Beide Partijen zijn bevoegd schriftelijke voorstellen te doen tot wijziging van de Overeenkomst en de Bijlagen. De wederpartij dient uiterlijk binnen twee maanden na ontvangst van het voorstel tot wijziging schriftelijk te reageren.

 

Artikel 3 Duur van de Overeenkomst en beëindiging

  • 1.

    De Overeenkomst gaat in op 15 juli 2016. De overeenkomst eindigt bij uittreding of bij opheffing van de gemeenschappelijke regeling.

  • 2.

    Indien één der Partijen, ondanks behoorlijke schriftelijk ingebrekestelling door de andere partij, toerekenbaar tekortschiet in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst, wordt de in gebreke zijnde partij bij sommatie door de andere partij alsnog binnen een naar de aard van dat verzuim redelijke termijn in de gelegenheid gesteld om aan diens verplichtingen te voldoen.

    Indien de in verzuim zijnde partij ook binnen genoemde redelijke termijn niet aan haar verplichtingen voldoet, is de andere partij bevoegd deze Overeenkomst te ontbinden.

  • 3.

    Indien deze Overeenkomst door een oorzaak als bedoeld in artikel 3.1. eindigt, zullen Partijen zich maximaal inspannen om te bewerkstelligen dat de dienstverlening per de datum van beëindiging, door Haaksbergen zelf, dan wel door een door Haaksbergen aangewezen derde, kan worden voortgezet. Hierbij is leidend dat klanten geen significante last mogen ondervinden van het opzeggen van de Overeenkomst. Indien de onderhavige Overeenkomst eindigt door uittreding van Haaksbergen, zullen alle kosten voor Hengelo, die verband houden met de migratie van de (verwerking van de) gegevens van Hengelo naar Haaksbergen of naar een door Haaksbergen aangewezen derde, door Haaksbergen worden vergoed.

  • 4.

    Verplichtingen die naar hun aard bestemd zijn om ook na beëindiging van de Overeenkomst voort te duren, blijven na ontbinding van deze Overeenkomst bestaan.

    Tot deze verplichtingen behoren onder meer de verplichting tot geheimhouding en de verplichting tot het afhandelen van bezwaar- en beroepszaken en fraudeonderzoeken.

 

Artikel 4 Periodiek overleg, managementinformatie, verantwoordingsplicht

  • 1.

    Beide Partijen zullen een accounthouder en een vervangend accounthouder aanwijzen, die de contacten over de (wijze van) uitvoering van deze Overeenkomst zullen onderhouden.

    Indien er een wijziging is in de naam van de accounthouder geeft de betreffende partij dit direct door aan de andere partij.

  • 2.

    De accounthouders hebben in het eerste jaar van deze Overeenkomst (de periode van 15 juli 2016 tot 15 juli 2017) eenmaal per maand overleg over de uitvoering van deze Overeenkomst. Na het eerste jaar hebben de accounthouders minimaal eenmaal per kwartaal en in elk geval voorafgaand aan het portefeuillehouderoverleg, overleg over de uitvoering van deze Overeenkomst.

    Tijdens het overleg wordt in ieder geval de door Hengelo op te stellen managementrapportages besproken. Indien zich buiten de reguliere overleggen zaken voordoen die niet kunnen blijven liggen tot het volgende overleg, zal de betreffende partij hierover contact opnemen met de andere partij. Onder ‘zaken die niet kunnen blijven liggen’ wordt in ieder geval verstaan: naderende uitputting van het budget voor re-integratie en de gebundelde uitkering voor Participatiewet-levensonderhoud, Ioaw en Ioaz en tekortkomingen in de uitvoering.

  • 3.

     

    • I.

      In het reguliere overleg zullen de accounthouders naast managementinformatie in ieder geval de volgende punten bespreken:

      • a.

        de gewone gang van zaken in de uitvoeringsorganisatie;

      • b.

        prognose voor het aantal werkzaamheden in het komende kalenderjaar;

      • c.

        eventuele specifieke incidentele werkzaamheden in het kader van de Dienstverlening;

      • d.

        eventuele noodzaak van elk van de Partijen te nemen investeringsmaatregelen;

      • e.

        veranderingen in de wet- en regelgeving en/of het beleid van één of beide Partijen, zeker wanneer die tot aanpassing van de Overeenkomst nopen;

      • f.

        stand van zaken bezwaarschriften en klachten;

      • g.

        veranderingen in de Uitvoeringsorganisatie en de eventuele consequenties daarvan voor de Overeenkomst.De tijdens deze overleggen gemaakte afspraken worden schriftelijk vastgelegd en zonodig ondertekend.

    • II.

      De accounthouders bereiden gezamenlijk het kwartaaloverleg van de portefeuillehouders voor.

  • 4.

    Aangezien de informatiebehoefte en/of -frequentie aan verandering onderhevig zal kunnen zijn, wordt in het Afsprakenregister toegelicht welke managementinformatie door Hengelo aan Haaksbergen wordt verstrekt en met welke frequentie.

    De exacte vorm en inhoud van de managementinformatie wordt in het accounthoudersoverleg tussen Partijen vastgesteld.

  • 5.

    De actuele afspraken zijn vastgelegd in het document Afsprakenregister. Gelet op het dynamische karakter van de uitvoering zal het Afsprakenregister in de loop van een jaar bijgesteld kunnen worden. Mutaties op deze afspraken worden aangebracht na instemming van beide gemeenten.

  • 6.

    Hengelo zal met betrekking tot de door haar ingevolge deze Overeenkomst te verrichten werkzaamheden, informatie aanleveren die Haaksbergen in staat stelt om te voldoen aan zijn wettelijke verantwoordingsplicht.

 

Artikel 5 Verplichtingen en kwaliteitswaarborgen

  • 1.

    Hengelo verplicht zich, behoudens overmacht, gedurende de duur van deze Overeenkomst te bewerkstelligen dat:

    • a.

      de Dienstverlening op de overeengekomen wijze met behulp van de Uitvoeringsorganisatie zal worden verricht;

    • b.

      de Uitvoeringsorganisatie voldoende deskundig en bekwaam is en zal blijven om de continuïteit van de dienstverlening onder deze Overeenkomst te waarborgen;

    • c.

      dezelfde kwaliteitsnormen worden toegepast op de Dienstverlening aan de inwoners van de gemeente Haaksbergen als zij zichzelf heeft opgelegd;

    • d.

      bij het uitvoeren van de Dienstverlening de regels van de toepasselijke wetgeving, waaronder de Wet basisregistratie persoonsgegevens en de Wet bescherming persoonsgegevens, in acht te nemen.

  • 2.

    Hengelo dient Haaksbergen in de gelegenheid te stellen de Dienstverlening en de (verwerkte) gegevens te verifiëren, uitgaande van hetgeen is aangegeven in het Afsprakenregister. Indien Haaksbergen constateert dat Hengelo haar dienstverlening onjuist en/of onvolledig verricht en/of gegevens op onjuiste en/of onvolledige wijze verwerkt of behandelt, zal zij hiervan mondeling en zonodig schriftelijke melding geven aan Hengelo, inclusief de aard en omvang van de onjuistheden en/of onvolledigheden. Hengelo is verplicht zo snel mogelijk haar dienstverlening en/of de gegevens aan te passen, zodanig dat deze juist en volledig zijn.

  • 3.

    Haaksbergen is bevoegd elk kalenderjaar een onderzoek uit te voeren naar de tevredenheid van haar burgers over de dienstverlening van Hengelo. De kosten van dit onderzoek komen voor rekening van Haaksbergen. De onderzoeksmethode en de uiteindelijke onderzoeksresultaten zullen in overleg met Hengelo worden vastgesteld. Indien uit het onderzoek blijkt dat de dienstverlening aan de burgers van Haaksbergen als onvoldoende wordt ervaren of significant van een mindere kwaliteit is dan de dienstverlening aan de burgers van Hengelo dan treden Partijen in overleg over de (eventuele) vervolgstappen.

  • 4.

    Ten aanzien van de elektronisch en niet-elektronisch (verwerkte) informatie geldt dat Partijen deze op de in het Afsprakenregister genoemde wijze en gedurende de wettelijk voorgeschreven bewaarperiode in bewaring houden en na ommekomst van de wettelijk voorgeschreven bewaarperiode vernietigen.

  • 5.

     

    • I.

      Haaksbergen dient Hengelo al de noodzakelijke informatie te verstrekken teneinde de in deze Overeenkomst en het Afsprakenregister opgedragen taken naar behoren te kunnen uitvoeren.

    • II.

      Als er bij Haaksbergen bezwaar wordt gemaakt tegen een besluit dat door de medewerkers van de Uitvoeringsorganisatie in mandaat is genomen, informeert Haaksbergen de Uitvoeringsorganisatie hierover. De Uitvoeringsorganisatie zorgt ervoor dat binnen een week nadat zij is geïnformeerd over het ingediende bezwaarschrift, in ieder geval het bestreden besluit en zo mogelijk doch uiterlijk binnen drie weken de voor de behandeling van het bezwaar van belang zijnde stukken uit het dossier van de bezwaarmaker aan het secretariaat van de Commissie bezwaarschriften van de deelnemer worden verstrekt. Dit mag digitaal in de vorm van een pdf.bestand of door schriftelijke toezending van afschriften van de stukken.

 

Artikel 6 Aansprakelijkheden, risico’s en overmacht

  • 1.

    Indien een Partij schade lijdt als gevolg van een toerekenbare tekortkoming van de andere Partij in de nakoming van de ingevolge deze Overeenkomst op laatstgenoemde Partij rustende verplichtingen, is de schadelijdende Partij verplicht om zo spoedig mogelijk na ontdekking van deze schade hiervan schriftelijk melding te doen aan de andere Partij.

  • 2.

    Partijen verplichten zich in het geval van een toerekenbare tekortkoming maatregelen te treffen die de tekortkoming opheffen.

  • 3.

    De aansprakelijkheid van Hengelo jegens Haaksbergen voor schade, die het gevolg is van een toerekenbare tekortkoming van Hengelo in de nakoming van op haar ingevolge deze Overeenkomst rustende verplichtingen, is per kalenderjaar beperkt tot maximaal het bedrag van de voor het betreffende kalenderjaar tussen Partijen overeengekomen vergoeding voor door Hengelo te verrichten werkzaamheden.

  • 4.

    Van overmacht in de zin van artikel 6:75 van het Burgerlijk Wetboek van deze Overeenkomst is in het kader van deze Overeenkomst in ieder sprake in geval van:

    • Calamiteiten, zoals brand, ernstige wateroverlast (blusschade, overstroming) e.a.;

    • Ernstige schade als gevolg van kwade opzet van derden (verlies van cruciale gegevensbestanden);

    • Verduistering, braak, vernietiging door derden e.a.;

    • Ernstige netwerkstoringen, softwarecrash;

    • Wanprestatie door derden waar Partijen afhankelijk van zijn.

 

Artikel 7 Prijzen en betaling

Jaarlijks wordt voor aanvang van een nieuw kalenderjaar, uiterlijk voor 1 december van elk jaar, door Hengelo een opzet opgesteld met betrekking tot de vergoeding van de uitvoeringskosten welke aan Haaksbergen in rekening worden gebracht. In deze opzet wordt de opbouw van de hoogte van de vergoeding opgenomen met inachtneming van de Systematiek verrekenen uitvoeringskosten, die als bijlage 2 deel uitmaakt van deze overeenkomst.

 

Artikel 8 Beleid en wet- en regelgeving

  • 1.

    Haaksbergen stelt het eigen beleid vast. Uitgangspunt is dat Haaksbergen het door haar gevoerde beleid ter zake van de uitvoering en interpretatie van de relevante wet- en regelgeving doet aansluiten op dat van Hengelo.

  • 2.

    Voor zover een der partijen voornemens is haar beleid op een onderdeel te wijzigen, zodanig dat het gewijzigde beleid zou afwijken van het tot dan toe door Hengelo gevoerde beleid, zal die partij dit voornemen tot wijziging van beleid schriftelijk inbrengen. Naar aanleiding van een dergelijk voornemen, zullen Partijen bespreken welke consequenties de uitvoering van dit voornemen tot beleidswijziging zal hebben voor de Overeenkomst. Indien Partijen hierover overeenstemming bereiken, stellen Partijen dit vervolgens schriftelijk vast, inclusief de eventuele financiële gevolgen daarvan. De afspraken worden vervolgens opgenomen in het Afsprakenregister.

  • 3.

    Hengelo heeft, voor zover zij in het kader van de door haar ingevolge deze Overeenkomst uit te voeren werkzaamheden beleid uitvoert zoals dat is vastgesteld door Haaksbergen, geen verantwoordelijkheid ten aanzien van de inhoud van dat beleid.

  • 4.

    Uitgangspunt is dat beide Partijen een gezamenlijk uniform uitvoeringsbeleid vaststellen met betrekking tot bedrijfsvoeringsaspecten.

  • 5.

    indien als gevolg van door derden (niet zijnde Partijen) uitgevaardigde wet- en regelgeving, en/of, door Hengelo uitgevaardigde regelgeving dan wel door Hengelo vastgelegd beleid, bepaalde tussen Partijen overeengekomen werkzaamheden of bij het uitvoeren van de werkzaamheden overeengekomen procedures noodzakelijkerwijs moeten worden gewijzigd, zullen Partijen met elkaar in overleg treden om te beoordelen welke wijzigingen moeten worden doorgevoerd alsmede om te beoordelen of voornoemde wijzigingen binnen de alsdan tussen Partijen geldende (financiële) afspraken kunnen worden gerealiseerd.

  • 6.

    Nadere bepalingen rond beleidsvorming en -adviezen zijn vastgelegd in het Afsprakenregister.

 

Artikel 9 Archief

  • 1.

     

    • I.

      Het archief bij de gemeente Haaksbergen dat betrekking heeft op de taken uit hoofde van de regeling en deze overeenkomst, wordt op het moment van inwerkingtreding van deze overeenkomst afgesloten. Vanaf dat moment begint Hengelo met het vormen van een nieuw archief.

    • II.

      Cliëntendossiers, waarin opgenomen archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, die op het moment van datum inwerkingtreding van deze overeenkomst in behandeling zijn, worden afgesloten.

    • III.

      Overige archiefbescheiden worden door Haaksbergen aan Hengelo ter beschikking gesteld, voor zover dit voor de taken van belang is. Hierbij gelden de algemene regels voor het in gebruik geven van dossiers.

    • IV.

      Met betrekking tot vernietiging van archiefbescheiden, waarvan de gemeente Haaksbergen zorgdrager is, zal Hengelo alleen actie ondernemen, in samenspraak met Haaksbergen.

    • V.

      Bij beëindiging van deze overeenkomst overleggen partijen over de wijze en het moment van terugbezorging door Hengelo van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden.

  • 2.

     

    • I.

      Hengelo beheert de archiefbescheiden in goede geordende en toegankelijke staat volgens de bepalingen van de Archiefwet 1995 en de ter uitvoering daarvan gegeven wettelijke voorschriften.

    • II.

      De archiefbescheiden zullen door Hengelo uitsluitend worden gebruikt voor het doel zoals geformuleerd in de regeling en deze overeenkomst.

    • III.

      De archiefbescheiden, ongeacht hun vorm, worden voorzien van een zodanig kenmerk en ordening dat het overdragen van de onderscheiden archiefbestanddelen naar de archieven van de oorspronkelijke zorgdrager, te weten de gemeente Haaksbergen, steeds mogelijk is.

    • IV.

      Hengelo stelt op verzoek van Haaksbergen de archiefbescheiden voor raadpleging beschikbaar.

    • V.

      Indien uit archiefinspectie blijkt dat de archiefbescheiden niet overeenkomstig de bepalingen in de Archiefregeling worden beheerd, wordt Haaksbergen hiervan door Hengelo onverwijld in kennis gesteld. Hengelo zal dan op zo kort mogelijke termijn de noodzakelijke maatregelen treffen, na overleg met Haaksbergen.

  • 3.

     

    • I.

      Haaksbergen behoudt de archiefzorg voor de archiefbescheiden die in het kader van de regeling en deze overeenkomst door Hengelo worden beheerd.

    • II.

      In verband met de eigen verantwoording aan de gemeenteraad door burgemeester en wethouders van Haaksbergen als zorgdrager, stelt Hengelo het Archiefjaarverslag, inclusief de rapportage in de vorm van kritische prestatie-indicatoren en inspectieverslagen van de Archiefinspecteur ter kennisname aan Haaksbergen ter beschikking.

 

Artikel 10 Geheimhouding

  • 1.

    Het privacyreglement van Hengelo is van toepassing.

  • 2.

    Hengelo zal geheimhouding betrachten ten aanzien van de gegevens die samenhangen met de Dienstverlening en aan geen ander dan Haaksbergen gegevens beschikbaar stellen of openbaar maken, behoudens het geval dat wettelijke regels Hengelo tot beschikbaarstelling of openbaarmaking van gegevens aan een derde verplichten.

  • 3.

    Hengelo verstrekt gegevens aan relaties van Haaksbergen met wie Haaksbergen is overeengekomen dat gegevens in het kader van de betreffende relatie beschikbaar worden gesteld en beschikbaarstelling ook wettelijk toegelaten is.

  • 4.

    Verstrekking van gegevens die betrekking hebben op de gemeente Haaksbergen, het personeel of de klanten aan derden kan uitsluitend na instemming van Haaksbergen. Communicatie naar de pers en/of communicatie met een politiek gevoelige inhoud vindt plaats door Haaksbergen, tenzij in specifieke gevallen anders is overeengekomen.

 

Artikel 11 Overdracht rechten en verplichtingen; onderaanneming

Indien Hengelo bij de uitvoering van deze Overeenkomst gebruik wil maken van de diensten van derden, hetzij in onderaanneming, hetzij door tijdelijk inhuren van personeel, dan is zij daartoe bevoegd.

 

Artikel 12 Geschillen en toepasselijk recht

  • 1.

     

    • I.

      Op geschillen is Nederlands recht van toepassing.

    • II.

      Geschillen zijn onderworpen aan de bevoegde rechter te Almelo.

  • 2.

    Alvorens naar de rechter te gaan melden partijen aan elkaar schriftelijk dat er sprake is van een geschil. Partijen verplichten zich gedurende een periode van twee maanden na schriftelijke melding het geschil in der minne op te lossen. Blijkt na ommekomst van deze termijn het geschil ondanks inspanningen hiertoe niet tot genoegen van partijen te zijn opgelost, dan zijn partijen vrij om het geschil aan de rechter voor te leggen.

 

Artikel 13 Algemeen

  • 1.

    Kennisgevingen die Partijen op grond van deze Overeenkomst aan elkaar zullen doen, vinden schriftelijk plaats tenzij in deze Overeenkomst uitdrukkelijk anders is bepaald. Anders dan in de Overeenkomst aangegeven gevallen hebben mondelinge mededelingen, toezeggingen, of afspraken geen rechtskracht, tenzij deze schriftelijk zijn bevestigd.

  • 2.

    Bijlagen

    Het Afsprakenregister (Bijlage 1) en de Systematiek verrekenen uitvoeringskosten (Bijlage 2) maken deel uit van deze Overeenkomst.

    De Bijlagen 1 en 2 zoals deze door beide Partijen zijn integraal onderdeel van deze Overeenkomst.

    Indien de bijlagen worden aangepast, worden ondertekend en voorzien van een datum, dan zijn deze aanpassingen bindend voor beide Partijen en maken onderdeel uit van deze Overeenkomst. Voor zover bepalingen in de verschillende documenten met elkaar in tegenspraak zijn, prevaleren bepalingen in de Bijlagen boven de bepalingen in deze Overeenkomst.

 

 

Aldus overeengekomen

 

Haaksbergen,

Hengelo,

Gemeente Haaksbergen

Gemeente Hengelo

Wethouder van Sociale Zaken

Wethouder van Sociale Zaken,

Mevrouw A. Nijhuis

Mevrouw M. ten Heuw

 

 

Bijlage 1 van de Dienstverleningsovereenkomst Haaksbergen en Hengelo: Afsprakenregister

Het afsprakenregister is een document met een dynamisch karakter en kan worden aangepast indien die noodzakelijk wordt geacht. Uiteraard moet dit met instemming van beide gemeenten.

In dit document worden de werkafspraken tussen de uitvoeringsorganisatie en de beide gemeenten vastgelegd.

Hierbij moet gedacht worden aan afspraken op het gebied van:

  • Financiën

  • Planning en control

  • Managementinformatie

  • Uitvoering

  • Verdere actuele afspraken

 

Bijlage 2 van de Dienstverleningsovereenkomst Haaksbergen en Hengelo: Systematiek verrekening uitvoeringskosten (is identiek aan bijlage 5 van het bedrijfsplan)