BIJLAGE, BEHORENDE BIJ ARTIKEL 6 VAN DE REGELING PERSONEELSGESPREK SECTOR RIJK
Nadere uitwerking gesprekscyclus sector Rijk
1. Inleiding
De bedoeling van de nieuwe gesprekscyclus Rijk is dat deze op eenvormige wijze binnen
de sector Rijk het goede gesprek tussen leidinggevende functionaris en medewerker
over de kwaliteit en de resultaten van het werk ondersteunt. Zodanig dat daardoor
de kwaliteit van het werk en de kwaliteit van de ambtenaar bevorderd worden en de
ambtenaar en het werk goed matchen, nu en in de toekomst. De gesprekscyclus Rijk draagt
bij aan het helder maken van de kwaliteit van de prestatie en het maken van resultaatafspraken.
Belangrijk is welke lessen geleerd worden voor de toekomst, zowel voor het werk in
dezelfde functie als voor de ontwikkeling van de ambtenaar in zijn eigen functie of
naar een andere functie. Het betreft dan ontwikkeling en mobiliteit. Behalve het beschrijven
van wat in de gesprekscyclus Rijk besproken wordt, wordt in deze Nadere uitwerking
personeelsgesprek sector Rijk ook aangegeven wat daarvan wordt vastgelegd. Jaarlijks
vindt minimaal één geregistreerd gesprek plaats.
De gesprekscyclus Rijk is gekoppeld aan het gedachtegoed van het 5R-sturingsmodel.
Dit model gaat uit van een volwassen relatie tussen leidinggevende functionaris en
medewerker. De leidinggevende functionaris geeft richting en ruimte en de medewerker
levert resultaat waarover hij rekenschap aflegt.
2. Model: 5R-sturingsmodel:
De interactie tussen medewerker en leidinggevende functionaris krijgt doorlopend vorm
door formele en informele gesprekken. Daarin maken de onderdelen van de gesprekscyclus
het gesprek expliciet, terug te vinden en niet vrijblijvend: plannen, functioneren,
evalueren met een conclusie en weer doorvertalen naar toekomstig functioneren. De
kern is dat steeds de dialoog, het gesprek, tussen leidinggevende functionaris en
medewerker centraal staat. Samen bepalen zij in de concrete situatie wat er gebeurt,
hoe dat gebeurt, welke afspraken zij daarover maken en dat ze die samen evalueren.
Op basis van die gezamenlijke evaluatie geeft de leidinggevende functionaris een samenvattende
conclusie over het functioneren van de medewerker. Die evaluatie leidt tot afspraken
voor de toekomst, bijvoorbeeld over opleiding of mobiliteit.
3. Koppeling aan publieke taak en de organisatiedoelen
De gesprekscyclus is binnen de rijksorganisaties een belangrijk sturingsinstrument.
Leidinggevende functionaris en medewerker maken afspraken over resultaten en ontwikkeling
en kijken evaluerend terug op eerder gemaakte afspraken. Het gesprek tussen hen vormt
daarmee tevens het moment waarop de vertaling wordt gemaakt van de publieke taak en
de (macro) organisatiedoelen naar het werk en de doelstellingen van de medewerkers
op het terrein van resultaat en ontwikkeling. Daarom is het logisch dat de gesprekscyclus
in zijn planning en beoogde resultaatafspraken aansluit bij andere processen en instrumenten
in de organisatie, zoals de planning- en controlcyclus waarin beoogde resultaten worden
geformuleerd. Een eenduidige manier van werken binnen het Rijk faciliteert de rijksbrede
mobiliteit.
4. Onderdelen gesprekscyclus
Het personeelsgesprek kent de volgende onderdelen:
4.1. Plannen
De gesprekscyclus start met richting geven door afspraken te maken: ‘plannen’. Deze
afspraken gaan over het opdragen van werkzaamheden door de leidinggevende functionaris
aan de medewerker en welke resultaten behaald en getoetst moeten worden en over de
relevante omstandigheden die nodig zijn of die gewenst zijn voor het behalen van de
afgesproken resultaten. Het is een tweezijdig gesprek tussen de ambtenaar en zijn
leidinggevende. Indien (ook) anderen dan de leidinggevende functionaris (zoals een
teamleider, projectleider of collega) een goed beeld hebben van de prestatie en de
wijze waarop deze behaald wordt (informanten), dan kunnen deze informanten voorafgaande
aan het gesprek worden geduid en benoemd in de afspraken. Indien informanten worden
geraadpleegd voorafgaande aan het personeelsgesprek verdient het aanbeveling dat de
leidinggevende functionaris en de ambtenaar aangeven welke informanten om informatie
is gevraagd.
De medewerker en de leidinggevende functionaris spreken af welke resultaten behaald
moeten worden door de medewerker. De input voor het gesprek hierover komt voort uit
de organisatiedoelen die worden toegespitst naar de doelen van een programma, een
directie, een afdeling of een project. Deze input wordt gekoppeld aan de resultaatgebieden
uit het Functiegebouw Rijk (FGR) kernprofiel van de medewerker of een ander profiel
uit het FGR waar de medewerker zich naar wil ontwikkelen of welke aansluiten bij zijn
werkzaamheden. Binnen de kaders van dit profiel worden resultaatafspraken gemaakt
die zijn afgeleid van de doelen en vereiste resultaten.
De overige input voor dit deel van het gesprek komt voort uit zaken die vooraf of
op basis van de evaluatie en de samenvattende conclusie om actie vragen. Denk aan
het verder ontwikkelen van bepaald gedrag, loopbaanontwikkeling en mobiliteit. Het
FGR wordt gebruikt als ondersteunende input voor de afspraken over het ontwikkelen
van gedrag, kennis en vaardigheden, waarbij vooral de gedragsindicatoren en het kwaliteitenprofiel
van belang zijn.
Daarnaast gaat het in dit deel van het gesprek over de ruimte en kaders die de medewerker
krijgt om zijn resultaten te halen. Het geeft antwoord op de vraag wat de medewerker
gegeven de omstandigheden en de te behalen resultaten nodig heeft of welke randvoorwaarden
van toepassing zijn. Denk hierbij aan hoge gevoeligheid (integriteit), noodzakelijke
ondersteuning in middelen of tijd of Tijd-, Plaats- en Apparaatonafhankelijk Werken
(TPAW), een reorganisatie of een persoonlijke omstandigheid. Maar ook aan afspraken
tussen leidinggevende functionaris en medewerker over (samenwerkings)gedrag, tussentijdse
afstemming en andere voorzienbare zaken die van invloed zijn op de wijze waarop de
medewerker de werkzaamheden zal verrichten. Ook de professionele ruimte om de eigen
expertise in te zetten en de resultaten te halen moet hierbij in het oog worden gehouden.
Die ruimte is mede afhankelijk van de geoefendheid en kwaliteit van de medewerker
ten aanzien van de werkzaamheden die hij moet verrichten.
Schematisch ziet ‘plannen’ er als volgt uit:
4.2. Reflecteren op functioneren
Nadat de afspraken zijn gemaakt is het onderdeel plannen (de planfase) afgerond en
volgt een tijdvak waarin de medewerker de prestatie levert binnen de daarvoor afgesproken
ruimte: het functioneren.
De leidinggevende functionaris monitort het functioneren. Het is niet verplicht tussentijdse
resultaten of tussentijdse overleggen vast te leggen, maar ze mogen wel worden vastgelegd.
In bijzondere omstandigheden, zoals bij een nieuwe opdracht of wanneer de omstandigheden
sterk veranderen, is een tussentijdse schriftelijke bijstelling of aanvulling van
de afspraken aan te raden, ook al is dit geen vereiste. Indien belangrijke veranderingen
tussen het startmoment en het evaluatiemoment optreden die van invloed zijn op de
gemaakte afspraken, zijn mogelijk ook nieuwe criteria en daarmee herziene afspraken
noodzakelijk voor de evaluatie. Indien dat het geval is, verdient het aanbeveling
deze vast te leggen. Op niet vooraf vastgelegde criteria kan immers achteraf niet
getoetst worden. Mede hierom is het uitgangspunt dat het FGR algemene criteria op
functieniveau geeft, die gespecificeerd worden in de afspraken in de gesprekscyclus.
Duidelijke criteria voor het functioneren.
Met het FGR en de geconcretiseerde afspraken in de context van het werk en de persoon
is duidelijk op welke heldere en vastgelegde criteria de evaluatie en de samenvattende
conclusie worden gebaseerd. Of dat mogelijk is met de gemaakte afspraken is een belangrijke
toets voor de kwaliteit van de gemaakte afspraken. Medewerker en leidinggevende functionaris
kunnen dit samen toetsen. De kunst is om bij de essentie te blijven. Volledigheid
is niet het doel. Het gaat er om dat de goede dingen gedaan worden en dat die goed
gedaan worden.
4.3. Evalueren met samenvattende conclusie
In het strategisch personeelsbeleid van het Rijk is bepaald dat elke medewerker recht
heeft op duidelijkheid over zijn functioneren. Dit deel van het gesprek bestaat uit
het tweezijdig terugkijken door de leidinggevende functionaris en de medewerker (a)
en de eenzijdige samenvattende conclusie van de leidinggevende functionaris over de
door de medewerker behaalde resultaten (b). Daarna bespreken de medewerker en de leidinggevende
wat de vervolgafspraken zijn (c). Deze worden meegenomen naar de nieuwe planfase van
de gesprekscyclus.
a. Tweezijdig terugkijken
In dit deel van het gesprek evalueren de medewerker en de leidinggevende functionaris
de geleverde prestatie, het resultaat. Samen geven zij zich rekenschap van wat er
in de functioneringsperiode is gebeurd. De leidinggevende functionaris en de medewerker
kijken terug op welke resultaten behaald zijn, hoe deze behaald zijn en onder welke
omstandigheden dat is gebeurd.
Bij het terugkijken naar de mate waarin de afgesproken resultaten gehaald zijn, komen
in ieder geval de criteria die over de resultaten zijn afgesproken aan de orde. Dit
geldt ook voor de criteria ten aanzien van de ontwikkeling en het gedrag als daar
afspraken over gemaakt zijn. Het gesprek is tweezijdig en gaat ook over de omstandigheden
waaronder de opgedragen werkzaamheden zijn uitgevoerd. Hieronder valt de wijze van
samenwerken tussen de medewerker en de leidinggevende functionaris (bijvoorbeeld de
steun die de medewerker heeft ervaren), en de daarover gemaakte afspraken (bijvoorbeeld
terugkoppelmomenten).
b. De samenvattende conclusie
De bedoeling van de samenvattende conclusie is duidelijkheid geven aan de medewerker
over zijn functioneren en heeft betrekking op de realisatie van de eerder gemaakte
afspraken over resultaten en ontwikkeling. De leidinggevende functionaris vormt zijn
eenzijdige samenvattende conclusie op basis van de gezamenlijke evaluatie die door
de medewerker en de leidinggevende in dialoog is gedaan. De samenvattende conclusie
vloeit voort uit die evaluatie zou geen verrassing mogen zijn. De leidinggevende functionaris
houdt daarbij rekening met de – eventueel gewijzigde – omstandigheden waaronder de
afspraken zijn gerealiseerd. Dit geldt ook voor de afspraken die mogelijk geheel of
gedeeltelijk niet zijn behaald.
Bij de samenvattende conclusie wordt teruggekeken op het ‘wat’ en op het ‘hoe’. Het
‘wat’ scoort of dat wat is vastgelegd in de resultaatafspraken behaald is. Dat kan
zowel gaan over de werkresultaten als over de afgesproken ontwikkelresultaten. Met
het ‘hoe’ wordt bekeken of de gemaakte (ontwikkel) afspraken over gedrag, kennis en
vaardigheden zijn nagekomen. Hieruit kan mede verklaard worden waarom de resultaten
wel of niet gehaald zijn. Zoals ook in het handboek van het FGR- is beschreven, zijn
hierbij de gedragsindicatoren uit het FGR ondersteunend. Zowel in helderheid als in
consistentie en ingeschatte uitvoerbaarheid wordt de samenvattende conclusie weergegeven
in een samenvattende en concluderende score:
-
– Prestaties zijn ruim boven de afspraken en verwachtingen (++)
-
– Prestaties zijn overeenkomstig afspraken en verwachtingen (+)
-
– Prestaties komen (nog) niet volledig overeen met afspraken en verwachtingen, waardoor
op onderdelen verbeteringen nodig zijn (+/-)
-
– Prestaties blijven duidelijk achter bij afspraken en verwachtingen. Verbetertraject
is noodzakelijk (-).
Bij de verdeling over deze vier schalen is vooral ook ruimte gegeven voor het verbeter-
en ontwikkelaspect in het licht van sturen op kwaliteit en resultaat. De nadruk ligt
op de mate waarin de functie volledig wordt vervuld en de ontwikkeling van de medewerker,
en niet slechts op waardering van de geleverde prestatie, de nagekomen afspraken en
mate waarin aan de verwachtingen is voldaan. De medewerker en de leidinggevende functionaris
bespreken ook wat de vervolgafspraken zijn. Deze worden meegenomen naar de nieuwe
planfase van de gesprekscyclus. Het ligt in de lijn der verwachting dat in de functie
ervaren ambtenaren vaak (ruim) voldoen aan de afspraken en verwachtingen. Voor de
in een functie beginnende ambtenaren geldt dat de kans aanzienlijk is dat ze nog niet
op alle onderdelen van de functie voldoen aan de verwachtingen. Net als bij andere
ambtenaren die niet voldoen aan de verwachtingen geldt: wanneer iemands prestaties
(nog) niet overeen komen met de afspraken en verwachtingen waardoor op onderdelen
verbetering nodig is, is het belangrijk dit in de score en de onderbouwing tot uitdrukking
te brengen. Alleen dan kan gericht en constructief gewerkt worden aan verbetering.
Uiteraard geldt andersom dat het overtreffen van de afspraken en verwachtingen ook
tot uitdrukking moet komen.
In het verlengde van de samenvattende conclusie over het functioneren van de medewerker
geeft de leidinggevende functionaris expliciet een beloningsadvies in relatie tot
de behaalde resultaten (artikel 7/8/22a BBRA).
c. Vervolgafspraken
De bedoeling van terugkijken op ‘hoe’, ‘de wijze waarop’, de resultaten bereikt zijn
(met name gedrag) is kijken naar wat dit zegt over waar de talenten van de ambtenaar
zitten, wat aan gedrag, vaardigheden en/of kennis nog ontwikkeld kan of moet worden
en hoe dat matcht met de toekomstige werkzaamheden van de medewerker. Ook is het belangrijk
daarbij steeds te bespreken of mobiliteit aan de orde is. Zit de medewerker al vijf
jaar of langer in zijn functie dan is voorgeschreven dat zijn toekomstige loopbaan
besproken moet worden (artikel 71, tweede lid, ARAR). Bij omstandigheden kan onder
andere worden besproken of en hoe integriteit en arbeidsomstandigheden een rol spelen.
Mogelijke afspraken hierover worden meegenomen naar de nieuwe planfase van de gesprekscyclus.
In deze fase van het gesprek wordt tweezijdig betekenis gegeven aan wat geëvalueerd
is. De gesprekspartners geven zich samen rekenschap van de consequenties. Aan deze
samenvattende conclusie of adviezen (zoals een beloningsadvies of een opleidingsadvies)
die uit de evaluatie voortvloeien, kunnen wel besluiten worden gekoppeld die mogelijk
vatbaar zijn voor bezwaar en beroep.
In dit deel van de gesprekscyclus bespreken de medewerker en de leidinggevende functionaris
de afspraken uit de evaluatie en welke meegenomen kunnen worden naar de nieuwe planfase
van de gesprekscyclus. Hierbij kan gedacht worden aan ondersteuning, ontwikkeling
van bepaald gedrag, kennis en/of vaardigheden, opleiding en toekomstige loopbaan.
Mobiliteit is met nadruk een bespreekpunt. In feite gaat het om afspraken die de toekomstige
inzetbaarheid van de medewerker moeten borgen. Daarnaast bespreken ze welke informatie
of actie ten behoeve van de inzetbaarheid van de medewerker nodig is. Loopbaanwensen
van de medewerker en wat de leidinggevende functionaris kan (laten) doen om de medewerker
hierin te ondersteunen worden hierin meegenomen. Hier kan indien nodig besproken worden
welke informatie wordt opgenomen ten behoeve van bredere inzichten voor de werkgever
over inzetbaarheid, talent, loopbaanwensen etc.
5. Vastleggen
Jaarlijks wordt minimaal één personeelsgesprek gevoerd en vastgelegd. De afspraken
worden hierbij zo SMART mogelijk vastgelegd, dat wil zeggen specifiek, meetbaar, acceptabel,
realistisch en tijdgebonden. Rijksbreed is hiervoor een digitaal instrument personeelsgesprekken
ontwikkeld.
6. Randvoorwaarden
Om de bedoeling van het gesprek tussen de leidinggevende functionaris en de ambtenaar
tot zijn recht te laten komen, is een aantal randvoorwaarden geformuleerd waaraan
de gesprekscyclus moet voldoen om de bedoeling ook in de praktijk te laten werken.
Het gaat om de volgende punten:
Expliciet: Het is van belang dat het periodieke personeelsgesprek expliciet als zodanig wordt
benoemd, om het te onderscheiden van de overige gesprekken die de leidinggevende functionaris
en ambtenaar van tijd tot tijd voeren (bijvoorbeeld werkoverleg). In de praktijk zal
(en moet) er wel een relatie liggen met deze reguliere gesprekken.
Resultaat én ontwikkeling: Resultaat en ontwikkeling komen beide aan de orde. Het gesprek gaat immers zowel
over het werk zelf (resultaten) als over de duurzame inzetbaarheid (persoonlijke ontwikkeling).
Dat betekent dat beide onderwerpen een plek hebben in de gesprekscyclus.
Terug- en vooruitkijken: Er wordt teruggekeken en vooruitgeblikt. Hoe is het gegaan, wat ging goed en wat
ging minder goed? De leidinggevende functionaris en de ambtenaar kijken vooruit met
het oog op de te behalen resultaten en de inzetbaarheid in de toekomst.
Tweezijdig: Het periodieke gesprek tussen de leidinggevende functionaris en ambtenaar heeft
een tweezijdig karakter; het is een dialoog. Er is dus geen sprake van louter eenrichtingsverkeer
van de leidinggevende functionaris naar de ambtenaar of andersom. De ambtenaar geeft
ook feedback aan de leidinggevende functionaris, bijvoorbeeld over de samenwerking.
Niet vrijblijvend: Het gesprek is niet vrijblijvend. Het is van belang dat leidinggevende functionaris
en ambtenaar in hun periodieke personeelsgesprek daadwerkelijk afspraken maken over
resultaten, persoonlijke ontwikkeling en de voorwaarden waaronder deze tot stand komen.
De ambtenaar en leidinggevende functionaris zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit
van het gesprek en de te maken afspraken.
Terug te vinden: De afspraken die in dit periodieke gesprek worden gemaakt, moeten zijn terug te
vinden. Dit betekent dat de afspraken en samenvattende conclusie uit het gesprek schriftelijk
worden vastgelegd.
Regelmatig: De gesprekken tussen leidinggevende functionaris en ambtenaar vinden met een zekere
regelmaat plaats en zijn gericht op continuïteit. Minimaal één gesprek per jaar is
daarbij een personeelsgesprek zoals bedoeld in artikel 71 ARAR en artikel 78 RDBZ.
Informatief: De gesprekken en de gemaakte afspraken leveren (strategische) informatie, zowel
voor de gesprekspartners als de organisatie.
TOELICHTING
Algemeen
Het streven van de regering is om te blijven investeren in de kwaliteit van de ambtenaren
om het werk goed te kunnen blijven doen. Een belangrijk middel om deze doelstelling
te bereiken is de inrichting van een gesprekscyclus, die de Minister voor Wonen en
Rijksdienst heeft geformuleerd als onderdeel van de uitwerking van de “Hervormingsagenda
Rijksdienst”.
De diverse organisatieonderdelen binnen de Rijksdienst verschillen wat betreft de
inrichting van de gesprekscyclus. Teneinde de eenvormigheid te bewerkstelligen wordt
er rijksbreed één gesprekscyclus ingericht, zoals voorgesteld door de Interdepartementale
Commissie Organisatie- en Personeelsbeleid in haar advies “Sturen op kwaliteit en
resultaat via de gesprekscyclus”. Voor de ambtenaren van de Staten-Generaal gaat de
rijksbrede gesprekscyclus echter niet gelden. Reden hiervoor is dat het bevoegd gezag
van de ambtenaren van de Staten-Generaal, net als de Hoge Colleges van Staat en de
Raad voor de Rechtspraak, niet gebonden is aan de Hervormingsagenda Rijksdienst waaruit
de rijksbrede gesprekscyclus voortvloeit, en de eigen regeling omtrent het functioneringsgesprek
wenst te behouden omdat die aansluit op de situatie bij de Staten-Generaal.
De bedoeling van de gesprekscyclus sector Rijk is dat deze op eenvormige wijze het
goede gesprek tussen de leidinggevende functionaris en ambtenaar over de kwaliteit
en de resultaten van het werk ondersteunt. Zodanig dat daardoor de kwaliteit van het
werk en de kwaliteit van de ambtenaar bevorderd worden nu en in de toekomst. De gesprekscyclus
draagt bij aan het helder maken van de kwaliteit van de prestaties van de ambtenaar
en het maken van resultaatsafspraken. Belangrijk is welke lessen geleerd worden voor
de toekomst, zowel voor het werk in dezelfde functie als voor de ontwikkeling van
de ambtenaar in zijn eigen functie of naar een andere functie. Het betreft dan ontwikkeling
en duurzame inzetbaarheid. Jaarlijks dient minimaal één geregistreerd gesprek plaats
te vinden.
De wijze waarop de rijksbrede gesprekscyclus is ingericht, kent een logische volgorde
volgens het 5R analysemodel, te weten Relatie, Richting, Ruimte, Resultaat en Rekenschap.
De kern is een volwassen relatie tussen leidinggevende functionaris en ambtenaar waar
de leidinggevende functionaris richting en ruimte geeft en de ambtenaar resultaten
levert, waarover hij rekenschap aflegt.
De gesprekscyclus wordt gekarakteriseerd door wederkerigheid in het gesprek, de leidinggevende
functionaris en de ambtenaar zijn samen verantwoordelijk voor de kwaliteit van het
gesprek en de verslaglegging hiervan. Het is de bedoeling dat tussen de ambtenaar
en de leidinggevende functionaris een dialoog tot stand komt over de aspecten plannen,
reflecteren op het functioneren, evalueren en concluderen. Uiteindelijk resulteert
dit in een samenvattende conclusie van de leidinggevende functionaris over de wijze
waarop de ambtenaar de opgedragen werkzaamheden heeft uitgevoerd, wat volgt uit de
evaluatie van de behaalde resultaten en de omstandigheden waaronder de opgedragen
werkzaamheden zijn uitgevoerd.
De uitkomst van het personeelsgesprek kan worden gebruikt als grondslag voor een besluit
met rechtspositionele gevolgen, zoals beloningsbeslissingen. Het is daarom van belang
dat de betrokken ambtenaar in de gelegenheid wordt gesteld om een reactie te geven
op wat door de leidinggevende functionaris in het gesprek naar voren wordt gebracht.
De ambtenaar krijgt de gelegenheid om zich met betrekking tot de omstandigheden waaronder
de opgedragen werkzaamheden zijn uitgevoerd, uit te laten over de ondersteuning die
de ambtenaar vanuit de organisatie heeft ervaren en over het functioneren van zijn
leidinggevende. Hierdoor wordt nader invulling gegeven aan de professionele ruimte
van de ambtenaar.
Het personeelsgesprek, zoals neergelegd in artikel 71 van het Algemeen Rijksambtenarenreglement
(ARAR) en artikel 78 van het Reglement Dienst Buitenlandse Zaken (RDBZ), is tot stand
gekomen in verband met de formalisering van de Arbeidsvoorwaardenovereenkomst sector
Rijk 2000-2001. De betrokken partijen bij die Arbeidsvoorwaardenovereenkomst zijn
daarbij overeengekomen om beloningsbeslissingen op het personeelsgesprek of een formele
beoordeling te baseren. De ambtenaar kreeg daarbij een afdwingbaar recht op een gesprek,
waarin onder meer wordt teruggekeken op het functioneren.
Vanaf 1 juli 2016 wordt de gesprekscyclus sector Rijk gefaseerd ingevoerd. Artikel
71 van het ARAR en artikel 78 van het RDBZ is daarom per die datum aangepast. Vastgelegd
is welke onderwerpen in het personeelsgesprek aan de orde dienen te komen, dat de
leidinggevende functionaris een samenvattende conclusie geeft over het functioneren,
wat moet terugkomen in de verslaglegging en dat de Minister voor Wonen en Rijksdienst
nadere regels stelt. Deze nadere regels hebben betrekking op: de eisen die aan het
gesprek en het verslag worden gesteld, transparantie over de informanten die zijn
geraadpleegd om tot zijn samenvattende conclusie te komen en de formulering van de
samenvattende conclusie van de leidinggevende functionaris. Onderhavige regeling strekt
hiertoe. In de bijlage bij deze regeling is een nadere uitwerking opgenomen van hoe
deze regeling dient te worden uitgevoerd. De regeling en de bijlage zijn in overeenstemming
met de centrales van overheidspersoneel in het Sectoroverleg Rijk vastgelegd. De regeling
heeft enkel gevolgen voor de overheid. Eventuele daaruit voortvloeiende (bestuurlijke)
lasten vallen buiten de regeldrukoperatie van het kabinet.
Artikelsgewijs
Artikel 2 Personeelsgesprek
Op basis van artikel 71, eerste lid van het ARAR en 78, eerste lid van het RDBZ hebben
ambtenaren recht op een personeelsgesprek. De onderwerpen van het gesprek staan in
artikel 71 ARAR en artikel 78 RDBZ. De onderwerpen zijn:
-
a. de resultaten die de ambtenaar heeft behaald en de wijze waarop en de omstandigheden
waaronder de opgedragen werkzaamheden zijn uitgevoerd;
-
b. de opvatting van zowel de functionaris als de ambtenaar over het onder a besprokene,
op basis waarvan de functionaris tot een uiteindelijke samenvattende conclusie komt;
-
c. welke werkzaamheden de ambtenaar zullen worden opgedragen, de omstandigheden waaronder
deze zullen worden uitgevoerd, en welke resultaten daarbij behaald zullen worden;
-
d. de wijze waarop de persoonlijke ontwikkeling van de ambtenaar bevorderd kan worden.
Een personeelsgesprek vindt minimaal één keer per jaar plaats. Er kan dus ook vaker
over één of meer van de onderwerpen zoals vermeld in artikel 71 ARAR en 78 RDBZ worden
gesproken. Indien er slechts één personeelsgesprek per jaar plaatsvindt dienen alle
onderwerpen zoals vermeld in artikel 71 ARAR en artikel 78 RDBZ in één en hetzelfde
gesprek aan de orde te komen. Dit geldt dan ook voor de onderstaande onderdelen plannen,
reflecteren op het functioneren en evalueren met conclusie. Het is van belang dat
van te voren voor beide partijen helder is waarover het gesprek zal gaan, wat het
doel is, welk type afspraken zal worden gemaakt of welke rechtspositionele besluiten
op basis van het gesprek zouden kunnen worden genomen.
In het personeelsgesprek kunnen ook andere onderwerpen aan de orde komen dan de genoemde
onderwerpen, zoals werkomstandigheden (waaronder arbo-voorzieningen en tijd-, plaats-
en apparaatonafhankelijk werken), integriteit en nevenwerkzaamheden. Als sprake is
van één gesprek over meerdere onderwerpen of onderdelen is het van belang de te bespreken
onderwerpen of onderdelen duidelijk te onderscheiden.
In het personeelsgesprek laten de onderstaande onderdelen zich onderscheiden, waarbij
het mogelijk is deze onderdelen te verdelen over meerdere personeelsgesprekken. Hierbij
kan bijvoorbeeld een planningsgesprek plaatsvinden en later een gesprek waarin wordt
gereflecteerd op het functioneren en geëvalueerd met samenvattende conclusie:
-
A. onderdeel plannen: welke werkzaamheden de ambtenaar zullen worden opgedragen en de
omstandigheden waaronder deze zullen worden uitgevoerd en welke resultaten daarbij
behaald moeten worden;
-
B. onderdeel reflecteren op functioneren: de resultaten die de ambtenaar heeft gehaald
en de wijze waarop en de omstandigheden waaronder de opgedragen werkzaamheden zijn
uitgevoerd;
-
C. onderdeel evalueren met conclusie: de opvatting van zowel de leidinggevende functionaris
als de ambtenaar over het onder a besprokene, op basis waarvan de leidinggevende functionaris
tot een uiteindelijke samenvattende conclusie komt.
Ook de wijze waarop de persoonlijke ontwikkeling van de ambtenaar bevorderd kan worden,
bijvoorbeeld door de ontwikkeling van competenties, kennis en vaardigheden komt in
het gesprek aan de orde. En de ontwikkeling van de loopbaan, waaronder de wenselijkheid
en mogelijkheid van de continuering van de loopbaan in een andere functie evenals
integriteit en eventuele nevenwerkzaamheden.
Het gesprek, de dialoog, tussen leidinggevende functionaris en ambtenaar staat centraal.
Samen bepalen leidinggevende functionaris en ambtenaar in de concrete situatie wat
er gebeurt, hoe dat gebeurt, welke afspraken zij daarover maken en dat ze die samen
evalueren. Die evaluatie leidt tot afspraken voor de toekomst, bijvoorbeeld over opleiding
of mobiliteit. Op basis van die evaluatie geeft de leidinggevende functionaris een
samenvattende conclusie over het functioneren van de ambtenaar. Beide gesprekspartners
zijn verantwoordelijk voor het gesprek. Het verdient aanbeveling het gesprek goed
voor te bereiden, elkaar vooraf te informeren over informanten en andere bijzonderheden
zodat de gesprekspartner niet wordt overvallen. Wanneer de leidinggevende functionaris
en de ambtenaar niet tot werkafspraken kunnen komen, bijvoorbeeld omdat over de werkzaamheden
die worden opgedragen geen overeenstemming kan worden bereikt kan de medewerker aan
de leidinggevende functionaris vragen hierover een apart besluit te nemen. Tegen een
dergelijk besluit is bezwaar en beroep mogelijk.
Artikel 3 Personeelsgespreksverslag
Het personeelsgespreksverslag wordt vastgelegd in het door de minister voor Wonen
en Rijksdienst beschikbaar gesteld rijksbreed digitaal instrument personeelsgesprekken,
het P-Direktportaal. Naast de vereisten genoemd in artikel 71 ARAR en artikel 78 BDBZ
worden ook in het personeelsgespreksverslag vastgelegd: de gegevens van de ambtenaar
en leidinggevende functionaris, de datum van het gesprek en de ingangsdatum en einddatum
van het tijdvak waarover het gesprek wordt gevoerd en de eventuele informanten. De
afspraken die worden gemaakt worden zo SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch
en tijdgebonden) mogelijk vastgelegd.
De leidinggevende functionaris en de ambtenaar bepalen in overleg wie het personeelsgespreksverslag
opstelt. In het rijksbreed digitaal instrument personeelsgesprekken geven de leidinggevende
functionaris en de ambtenaar door middel van het aanvinken van een hokje aan, dat
zij akkoord zijn met het personeelsgespreksverslag, waarna het verslag in het personeelsdossier
wordt opgenomen. Dit wordt beschouwd als het ‘ondertekenen’ van het personeelsgespreksverslag.
Indien de leidinggevende functionaris of de ambtenaar niet akkoord is met het personeelsgespreksverslag
kan het verslag gewijzigd worden. Voor het opnemen van het verslag in het personeelsdossier
is het niet noodzakelijk dat de ambtenaar akkoord gaat met het verslag of de samenvattende
conclusie van het gesprek. De ambtenaar vinkt dan het hokje ‘niet akkoord’ aan. Ook
dan wordt het verslag als ondertekend beschouwd. De leidinggevende functionaris kan
het verslag opslaan met ‘geen overeenstemming’, de ambtenaar wordt hiervan op de hoogte
gesteld.
Tegen het verslag is geen bezwaar en beroep mogelijk. Het is ook geen formele beoordeling
die op verzoek van de ambtenaar of de leidinggevende functionaris kan worden vastgesteld.
Daarvoor geldt een aparte procedure, vastgelegd in artikel 71a ARAR en artikel 79
RDBZ, die blijft gewoon bestaan.
Artikel 4 Informanten
De leidinggevende functionaris en de ambtenaar kunnen informanten vragen om inlichtingen
over het functioneren van de ambtenaar. Het verdient aanbeveling dat de leidinggevende
functionaris en de ambtenaar voorafgaande aan het personeelsgesprek aangeven welke
informanten om informatie is gevraagd. Indien de leidinggevende functionaris en de
ambtenaar beiden het erover eens zijn, kan afgesproken worden een informant uit te
nodigen bij – een gedeelte van – het personeelsgesprek.
Het is vanzelfsprekend dat de leidinggevende functionaris informatie vraagt bij een
informant die een goed beeld heeft van de prestatie en de wijze waarop deze behaald
moet worden, indien er geen of bijna geen functionele werkrelatie bestaat tussen de
leidinggevende functionaris en de ambtenaar, bijvoorbeeld tijdens een detachering,
of als de ambtenaar is uitgeleend aan een project of programma.
Artikel 5 Samenvattende conclusie
Uit de evaluatiefase van het gesprek vloeit een samenvattende en concluderende score
voort van de leidinggevende functionaris. De samenvattende conclusie is een weergave
van de leidinggevende functionaris en volgt logisch uit de gezamenlijke evaluatie.
Deze samenvattende conclusie en de daarbij horende waarderingsscore worden gebaseerd
op de geleverde prestaties afgezet tegen de afspraken en verwachtingen. Wat verwacht
mag worden in een bepaalde functie op een bepaald schaalniveau is vastgelegd in het
functieprofiel uit het Functiegebouw Rijk. Hierin staan de functie-eisen, resultaatgebieden
en competenties met gedragsindicatoren die gelden voor de functie. De gemaakte (resultaat)afspraken
liggen vast in het verslag van bijvoorbeeld het planningsgesprek of het vorige personeelsgesprek.
De score wordt gemotiveerd door de leidinggevende functionaris en de ambtenaar wordt
in de gelegenheid gesteld om zijn reactie over de samenvattende conclusie te geven,
die in het verslag kan worden opgenomen. Indien de ambtenaar het niet eens is met
de gegeven samenvattende conclusie, kan hij een beoordeling aanvragen zoals beschreven
in artikel 71a ARAR en artikel 79 RDBZ. Tegen die beoordeling is wel bezwaar en beroep
mogelijk.
Indien aan de samenvattende conclusie besluiten gekoppeld moeten worden, zoals een
beloningsbeslissing, moeten deze afzonderlijk worden genomen. Deze besluiten zijn
dus geen onderdeel van het gesprek of het verslag. De samenvattende conclusie kan
wel grondslag zijn voor te nemen besluiten. Tegen een dergelijk besluit is wel bezwaar
en beroep mogelijk.
Artikel 6 Nadere uitwerking
De regeling wordt uitgevoerd volgens de in de bijlage opgenomen beschrijving. Dit
komt de uitvoerbaarheid van de regeling, alsmede een uniforme uitvoering van de rijksbrede
gesprekscyclus, ten goede.
Artikel 7 Inwerkingtreding
De afspraak in het SG-Overleg van 4 juni 2014 is dat alle departementen en rijksonderdelen
gaan werken conform de gesprekscyclus sector Rijk en voor de ondersteuning daarvan
gebruik kunnen maken van rijksbreed beschikbaar leer- en ontwikkelaanbod. Dit vindt
uiterlijk met ingang van 1 januari 2019 plaats. Tot die tijd is er gelegenheid om
de transitie voor te bereiden. Vanaf 1 juli 2016 kunnen de departementen conform de
rijksbrede gesprekscyclus gaan werken. Uiterlijk per 1 januari 2019 hanteren alle
departementen deze werkwijze. De hoofden van dienst van de sector Rijk dragen er zorg
voor dat de gesprekscyclus uiterlijk 1 januari 2019 binnen hun organisatie wordt ingevoerd.
Tot de gefaseerde invoer is besloten om departementen de gelegenheid te geven zelf
het geschikte moment te bepalen om over te stappen op de gesprekscyclus sector Rijk.
Dit in het licht van de inspanningen die ze moeten verrichten om de mindset en het
gedrag bij de gebruikers op het departement te veranderen en in afstemming met andere
departementale prioriteiten en ontwikkelingen, zoals bijvoorbeeld omvangrijke organisatiewijzigingen.
Deze regeling treedt met ingang van 1 juli 2016 in werking voor het ministerie van
Infrastructuur en Milieu. Dit Ministerie stapt over op de gesprekscyclus sector Rijk
per 1 juli 2016. Andere ministeries gaan de regeling later toepassen maar uiterlijk
met ingang van 1 januari 2019. In de tussentijd wordt dit artikel steeds aangepast
aan de gefaseerde invoering van de gesprekscyclus sector Rijk.
De Minister voor Wonen en Rijksdienst,
S.A. Blok