Staatscourant van het Koninkrijk der Nederlanden
| Datum publicatie | Organisatie | Jaargang en nummer | Rubriek |
|---|---|---|---|
| Tiel | Staatscourant 2016, 32700 | Instelling gemeenschappelijke regelingen |
Authentieke versie (PDF)
Informatie
Printen
Delen
De colleges van burgemeester en wethouders van de gemeenten Buren, Culemborg, Geldermalsen, Maasdriel, Neerijnen, Neder-Betuwe, Tiel en Zaltbommel;
dat hun gemeenten oog hebben voor de veranderende maatschappelijke behoeften ten aanzien van beheer, toegankelijkheid en gebruik van archieven in samenhang met toenemende wettelijke eisen en professionele ontwikkelingen als gevolg van onder meer informatie- en communicatietechnologie;
dat zij om die reden er voorstander van zijn om op dit beleidsveld in de regio Rivierenland de krachten te blijven bundelen en hun samenwerking te continueren;
dat als gevolg van de dualisering van de Archiefwet 1995 en de wijzigingen van de Wet gemeenschappelijke regelingen de samenwerking betrekking heeft op bevoegdheden van de colleges;
dat het met inachtneming van het voorgaande gewenst is de Gemeenschappelijke regeling “Regionaal Archief Rivierenland” te wijzigen
gelet op de Wet gemeenschappelijke regelingen, de Gemeentewet en de Archiefwet 1995 en verkregen toestemming van de raden als bedoeld in artikel 1, tweede lid, van de Wet gemeenschappelijke regelingen;
over te gaan tot vaststelling van de Gemeenschappelijke regeling “Regionaal Archief Rivierenland”;
Artikel 4
Het Regionaal Archief kent de volgende bestuursorganen:
een algemeen bestuur, een dagelijks bestuur en een voorzitter.
Artikel 6
De directeur woont de vergaderingen van het algemeen bestuur bij. De directeur heeft in de vergadering een raadgevende stem.
Artikel 8
- 1.
- 2.
Het algemeen bestuur heeft, in aanvulling op het eerste lid, de volgende bevoegdheden:
- a.
het stellen van regels voor de zorg van zowel de niet naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefbescheiden als de overgebrachte archiefbescheiden, als behorende tot het dienstarchief van het Regionaal Archief, waaronder mede wordt verstaan het vaststellen van de hoogte van de vergoeding van kosten met betrekking tot het raadplegen van archiefbescheiden;
- b.
- c.
- d.
- a.
- 3.
- 4.
- 5.
Het algemeen bestuur besluit slechts tot oprichting van en de deelneming in stichtingen, maatschappen, vennootschappen, verenigingen, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen, indien dat in het bijzonder aangewezen moet worden geacht voor de behartiging van het daarmee te dienen belang. Het besluit wordt niet genomen dan nadat de raden in de gelegenheid zijn gesteld hun wensen en bedenkingen ter kennis van het algemeen bestuur te brengen. Het besluit wordt genomen bij meerderheid van twee derde van de uitgebrachte stemmen.
Artikel 10
De directeur woont de vergaderingen van het dagelijks bestuur bij, en neemt deel aan de beraadslaging.
Artikel 11
Het dagelijks bestuur vergadert zo dikwijls als de voorzitter dit nodig oordeelt of wanneer ten minste twee leden, onder schriftelijk opgave van te behandelen onderwerpen, daarom verzoeken.
Artikel 12
Voor het overige zijn ten aanzien van de vergaderingen van het dagelijks bestuur de regels van toepassing zoals die in een reglement zijn vastgelegd.
Artikel 13
Het dagelijks bestuur heeft de volgende taken en bevoegdheden:
- a.
- b.
- c.
- d.
- e.
- f.
- g.
- h.
- i.
- j.
besluiten namens het Regionaal Archief, het dagelijks bestuur of het algemeen bestuur rechtsgedingen, bezwaarprocedures of administratief beroepsprocedures te voeren of handelingen ter voorbereiding daarop te verrichten, tenzij het algemeen bestuur, voor zover dit het algemeen bestuur aangaat, in voorkomende gevallen anders beslist;
- k.
- l.
- m.
Artikel 15
- 1.
- 2.
De voorzitter vertegenwoordigt het Regionaal Archief in en buiten rechte. De vertegenwoordiging kan hij opdragen aan een door hem aan te wijzen gemachtigde.
Indien de voorzitter behoort tot het bestuur van een van de deelnemers, die partij is in een geding c.q. overeenkomst waarbij het Regionaal Archief betrokken is, wordt het Regionaal Archief door de plaatsvervangend voorzitter vertegenwoordigd.
Artikel 19
De colleges zijn bevoegd de door hen in het algemeen bestuur benoemde leden tussentijds ontslag te verlenen indien zij het vertrouwen van het college niet meer bezitten. Het college dat het betreft, wijst daarna zo snel mogelijk een nieuw lid aan.
Artikel 20
- 1.
- 2.
Het dagelijks bestuur benoemt de directeur tot archivaris als bedoeld in artikel 32 van de Archiefwet 1995. De archivaris is belast met het beheer van de archiefbewaarplaats, bedoeld in artikel 32, eerste lid van de Archiefwet 1995 en, onder de bevelen van het dagelijks bestuur, met het toezicht op de naleving van de bepalingen van de Archiefwet 1995, voor zover de archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar een archiefbewaarplaats.
Artikel 21
De directeur stelt jaarlijks een werkplan op binnen de kaders van het meerjarige beleidsplan en de begroting. Het dagelijks bestuur stelt het werkplan vast en biedt het ter kennisneming aan van het algemeen bestuur.
Artikel 23
De organisatie van het Regionaal Archief wordt op voorstel van de directeur vastgesteld door het dagelijks bestuur.
Artikel 24
- 1.
Als grondslag voor het financiële beheer van het Regionaal Archief geldt een jaarlijks door het algemeen bestuur vast te stellen begroting van inkomsten en uitgaven, telkens voor 1 juli van het jaar, voorafgaande aan het jaar, waarvoor zij geldt, alsmede een vast te stellen rekening, telkens voor 1 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft.
- 2.
Alvorens door het algemeen bestuur tot vaststelling c.q. voorlopige vaststelling van de begroting, een wijziging van die begroting of rekening wordt besloten krijgen de gemeenteraden minimaal 8 weken de gelegenheid zienswijzen tegen bedoelde (concept) stukken bij het algemeen bestuur in te dienen, conform de procedure zoals opgenomen in de Wet.
- 3.
- 4.
- 5.
Artikel 25
In de netto kosten van het Regionaal Archief wordt door de deelnemers voorzien door middel van het betalen van een bijdrage per inwoner, waarvan de hoogte wordt bepaald bij de vaststelling van de begroting. De definitieve vaststelling van de gemeentelijke bijdragen vindt plaats in het kader van de vaststelling van de rekening. Bij de berekening naar rato van het aantal inwoners zijn leidend de volgens de door het Centraal Bureau voor de Statistiek openbaar gemaakte bevolkingscijfers per 1 januari van het jaar waarvoor de begroting was vastgesteld.
Artikel 26
- 1.
- 2.
Het dagelijks bestuur biedt een voorstel tot af- en overschrijvingen of tot een andere wijziging bedoeld in het eerste lid uiterlijk drie weken voor de voorgenomen datum van vaststelling aan het algemeen bestuur aan. Een besluit als bedoeld in het eerste lid wordt terstond na de vaststelling aan de colleges gezonden.
- 3.
- 4.
Artikel 28 Beheer archief openbaar lichaam
- 1.
- 2.
Bij opheffing van de regeling blijven alle onder beheer van de directeur staande archiefbescheiden berusten in de archiefbewaarplaats van het Regionaal Archief (of diens opvolger), tenzij ook deze vervalt. In het laatste geval wordt een voorziening getroffen conform artikel 4, eerste lid, van de Archiefwet 1995.
Artikel 31
- 1.
- 2.
De gevolgen van uittreding worden geregeld in een tussen het Regionaal Archief en de uittredende deelnemer te sluiten vaststellingsovereenkomst. Het besluit tot vaststelling wordt ten minste 3 maanden voor het tijdstip van uittreding, genomen door het algemeen bestuur en behoeft tweederde van het aantal uitgebrachte stemmen.
- 3.
- 4.
- 5.
- 6.
- 7.
TOELICHTING BIJ DE GEMEENSCHAPPELIJKE REGELING
Per 1 januari 2015 is de Wet gemeenschappelijke regelingen (hierna: wet) gewijzigd.
Hierbij is de dualisering, die voor de gemeenten al sinds 2002 is ingevoerd, nu deels doorgevoerd voor gemeenschappelijke regelingen. Hierdoor zijn bepaalde bevoegdheden van het Algemeen bestuur naar het Dagelijks bestuur gegaan. Bovendien is de verwijzing in de wet naar de oude Gemeentewet van voor 6 maart 2002 nu komen te vervallen,
Het duale stelsel is niet geheel ingevoerd, omdat samenwerking op grond van de wet verlengd lokaal bestuur betreft. De wet zelf bevat nu een helder systeem: de overgedragen bevoegdheden liggen bij het Algemeen bestuur tenzij dat in de regeling anders is bepaald, het Dagelijks bestuur en de voorzitter hebben eigen inherente bevoegdheden, het Algemeen bestuur kan delegeren aan het Dagelijks bestuur. Besluiten over personeel en het verrichten van privaatrechtelijke rechtshandelingen liggen nu bij het Dagelijks bestuur.
Verder bevat de wet nieuwe regels over de bekendmaking van de gemeenschappelijke regeling en van de besluiten van het bestuur.
Ook het financiële hoofdstuk in de wet is aangepast, er gelden ruimere termijnen voor het aanleveren van stukken. Hierdoor kunnen de verschillende begrotingscycli beter op elkaar worden afgestemd en krijgen de raden meer invloed op de besluitvorming. Overigens werden deze termijn al in de vorige regelingstekst opgenomen en nageleefd. Nieuwe bepalingen betreffen ook het toezenden van een kadernota aan de raden voorafgaand aan het toezenden van de concept begroting en het toezenden van de concept jaarrekening.
De wet biedt een overgangstermijn van een jaar waarbinnen bestaande gemeenschappelijke regelingen aangepast moeten worden aan de wetswijzigingen. Ook de regeling van het RAR behoeft aanpassingen. Het gaat vooral om de genoemde bevoegdheden van de bestuursorganen.
Zoals gezegd is de dualisering in de Gemeentewet ingevoerd per 6 maart 2002. Daarna heeft de wetgever in stappen diverse bijzondere wetten aangepast aan dit nieuwe bestuurssysteem. Ook de Archiefwet 1995 is daarop aangepast. De taken waarvoor wordt samengewerkt in de gemeenschappelijke regeling van het RAR zijn vermeld in artikel 3 van de regeling.
Het gaat vooral om de zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers en het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemers. De Archiefwet legt deze taken en bevoegdheden bij de colleges. Door deze verschuiving is er nu aanleiding de opzet van de samenwerking in het RAR hierop aan te passen. Deze verschuiving heeft immers ook consequenties voor de aanwijzing van de leden van het bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Waar bij een gemengde regeling (waarin zowel raden als colleges deelnemen) de raden de bestuursleden aanwijzen (uit hun midden of uit het college), is dat bij een collegeregeling anders. In dat geval wijzen de colleges de bestuursleden aan uit hun midden aan.
De regeling moet nu worden omgevormd van een gemengde regeling, naar een collegeregeling. Deze omvorming is aanleiding een integrale nieuwe tekst vast te laten stellen.
Bij het ontwerpen van een nieuwe regeling heeft de vigerende regeling van het RAR als raamwerk gediend.
In dit artikel zijn doel en taak van het Regionaal Archief Rivierenland op een meer eigentijdse wijze weergegeven. Aan dit artikel is nu ook een lid toegevoegd waarin is bepaald welke bevoegdheden de colleges overdragen aan het bestuur voor de uitvoering van de taken.
Onder meer is aangehaald dat tot de taak behoort de zorg voor- en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemers. Daarmee is aangesloten bij de tekst van artikel 30 van de Archiefwet. In de memorie van toelichting bij de Archiefwet 1995 zijn deze begrippen nader gedefinieerd. Onder “zorg” wordt de bestuurlijke verantwoordelijkheid verstaan en onder “beheer” de ambtelijke uitvoering van de werkzaamheden.
Ten aanzien van de naar de archiefbewaarplaats overgebrachte archiefstukken en documentatiemateriaal wordt door de deelnemers dus niet alleen het beheer overgedragen aan de archiefdienst, maar ook alle aspecten van de bestuurlijke verantwoordelijkheid.
Daaronder valt niet de verantwoordelijkheid ten aanzien van het voorzien in voldoende financiële middelen ten behoeve van de uitvoering van de taken van de archiefdienst.
Die verantwoordelijkheid berust bij de deelnemers en zij vullen die verantwoordelijkheid in door middel van de vaststelling van de jaarlijkse begroting en de bijdrage per inwoner.
Dit artikel regelt de bestuurssamenstelling van het algemeen bestuur. Bij een collegeregeling wijzen de colleges uit hun midden de leden van het algemeen bestuur aan. Dit is wettelijk geregeld in artikel 13, zesde lid, van de wet. In het verleden was sprake van een gemengde regeling waarbij zowel de raden als de colleges deelnamen in de regeling. De raden wezen ieder twee leden aan. Nu wordt er per deelnemend college een lid aangewezen. Als gevolg hiervan wordt de omvang van het bestuur beperkter. Dit werkt door in de samenstelling van het Dagelijks bestuur, zie artikel 9 van de regeling.
In artikel 8 zijn de bevoegdheden van het algemeen bestuur opgenomen. Daarin is nu expliciet bepaald dat het algemeen bestuur bevoegd is privaatrechtelijke rechtspersonen op te richten. Het voornemen hiertoe wordt eerst voor een wensen- en bedenkingenprocedure toegezonden aan de raden van de deelnemers. Gelet op de zwaarte van het besluit is ervoor gekozen op te nemen dat het algemeen bestuur hiertoe besluit bij twee derde meerderheid van uitgebrachte stemmen. De wet vereist een dergelijke bepaling in de regeling wil het algemeen bestuur daartoe bevoegd zijn. Als een dergelijke bevoegdheid niet expliciet is opgenomen, bestaat deze bevoegdheid niet. Onder vigeur van de voorgaande versie van de wet was dit een inherente bevoegdheid van het openbaar lichaam als rechtspersoon.
In artikel 5 wordt de samenstelling van het algemeen bestuur beschreven. Het Algemeen bestuur wijst de leden van het Dagelijks bestuur uit zijn midden aan, zie ook artikel 14 van de wet. Het Dagelijks bestuur bestaat voortaan uit een voorzitter en twee leden, terwijl er voorheen sprake was van een lid per deelnemende gemeente (in 2015 waren dat acht gemeenten). Door deze wijziging vervalt de behoefte aan een kern Dagelijks bestuur.
Net als in het verleden, kan er binnen het dagelijks bestuur qua rol van de leden worden gekomen tot toebedeling van taken en aandachtsvelden waardoor, desgewenst, verdieping kan ontstaan, uiteraard met het volledige behoud van de eigen verantwoordelijkheid van de directeur.
De benoeming van al het personeel, inclusief directeur, geschiedt sinds de wijziging van de wet per 1 januari 2015 door het dagelijks bestuur. Zie artikel 13 van de regeling voor de bevoegdheden van het Dagelijks bestuur.
De zorg door de colleges van burgemeester en wethouders voor de archiefbewaarplaats en daarin berustende archieven is vastgelegd in de archiefverordeningen van de aangesloten gemeenten
Het gaat hier niet om inhoudelijke betrokkenheid. De gemeentelijke archiefverordeningen regelen de bevoegdheden en verplichtingen van de bij het toezicht betrokken partijen, te weten de bestuurscolleges, de archivaris en de medewerkers van de betreffende organisaties. Omdat dit toezicht een kerntaak van het Regionaal Archief is, ziet het dagelijks bestuur erop toe dat dit ook plaatsvindt.
De Functie van directeur en streekarchivaris is bij het Regionaal Archief een personele unie. De streekarchivaris is door de afzonderlijke colleges van burgemeester en wethouders van de deelnemende gemeenten en andere besturen als archivaris benoemd. Art.32, derde lid, van de Archiefwet vermeldt dat de archivaris door het college wordt benoemd, geschorst en ontslagen.
De artikelen 24 tot en met 26 regelen de financiële aspecten van het Regionaal Archief in overeenstemming met het bepaalde de Wet gemeenschappelijke regelingen.
De termijnen zijn exact op de wet afgestemd en de tekst is vereenvoudigd.
In alle gevallen is bij de bepaling van het inwoneraantal de informatie per 1 januari van het betreffende jaar van de zijde van het CBS leidend.
Artikel 26 derde lid moet worden opgenomen als het openbaar lichaam verplichtingen in de vorm van geldleningen heeft aangegaan. Geldverstrekkende instellingen stellen dit als voorwaarde. Deze verplichting is uitgewerkt in de circulaire van de Minister van BZK dd. 8 juli 1999.
Deze artikelen ontbraken in de oude regeling en regelen de zorgplicht voor de eigen archiefbescheiden conform de Archiefwet.
In dit artikel zijn regels opgenomen voor het geval een deelnemer wil uittreden.
Bij toe- en uittreding zullen de raden toestemming moeten verlenen voor de wijziging van de gemeenschappelijke regeling op grond van artikel 1, derde lid, van de wet.
Met dit artikel wordt voldaan aan de voorschriften van artikel 26 van de wet .
Het gemeentebestuur van Tiel zorg draagt voor de toezending aan Gedeputeerde Staten van deze regeling en voor de bekendmaking ervan. Hetzelfde geldt voor de besluiten tot wijziging, toe- en uittreding en opheffing (zie artikel 26, vierde lid, van de wet).
Permanente link
Kopieer de link naar uw clipboard
https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stcrt-2016-32700.html