Besluit van de Minister van Veiligheid en Justitie van 15 juni 2016, nr. 769913/16/DP&O, tot het verlenen van machtiging aan de Auditdienst Rijk voor het digitaal uitwisselen van personeelsgerelateerde gegevens van het Ministerie van Veiligheid en Justitie bij P-Direkt (Machtiging inzage personeelsgerelateerde gegevens Ministerie van Veiligheid en Justitie aan de Auditdienst Rijk)

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001,

Besluit:

Artikel 1

In dit besluit wordt verstaan onder:

a. ADR:

de Auditdienst Rijk, organisatieonderdeel van het Ministerie van Financiën;

b. auditbestanden:

digitale bestanden met de (oud-)medewerkersgegevens, aangevuld met een kostenplaats van het personeelsinformatiesysteem;

c. machtiging:

de bevoegdheid om in naam van de minister handelingen te verrichten die noch een besluit noch een privaatrechtelijke rechtshandeling zijn;

c. minister:

de Minister van Veiligheid en Justitie;

d. ministerie:

het Ministerie van Veiligheid en Justitie;

e. onverdichte bestanden:

digitale journaliseringsbestanden per maand, naar looncomponent, uitgesplitst naar persoon, per kostenplaats en kostensoort;

f. P-Direkt:

de baten-lastendienst, ingesteld bij besluit van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties en de Minister van Financiën van 11 februari 2009.

Artikel 2

• 1. De algemeen directeur van de ADR wordt gemachtigd tot het opvragen alsmede het digitaal uitwisselen met P-Direkt van de personeelsgerelateerde gegevens van het ministerie, voor de controle van de personeelsuitgaven bedoeld in artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001.

• 2. De uit te wisselen personeelsgerelateerde gegevens betreffen:

  • a. auditbestanden;

  • b. autorisaties voor de toegang tot de digitale omgeving voor de medewerkers van de ADR in het personeelsinformatiesysteem;

  • c. betaalbrieven van P-Direkt aan het ministerie, mede inhoudende het bedrag dat ten laste van het ministerie wordt geboekt in verband met de salarisbetaling in een bepaalde maand;

  • d. maandelijkse overzichten van betalingen en uitkeringen aan (oud-)medewerkers op een digitale gegevensdrager;

  • e. onverdichte bestanden;

  • f. aanvullende informatie op de gegevens, bedoeld in artikel 2, tweede lid, onder a tot en met e.

• 3. De algemeen directeur van de ADR maakt met P-Direkt afspraken over de toegang tot, uitwisseling en overdracht van de uit te wisselen personeelsgerelateerde gegevens.

Artikel 3

De uitoefening van de machtiging, bedoeld in artikel 2, geschiedt met inachtneming van de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en richtlijnen.

Artikel 4

De algemeen directeur van de ADR kan met betrekking tot zijn bevoegdheden als bedoeld in artikel 2 machtiging verlenen aan één of meer onder hem ressorterende functionarissen.

Artikel 5

• 1. De machtiging geldt voor de duur van de dienstverlening van P-Direkt aan het ministerie.

• 2. De uitoefening van de machtiging betreft alle in artikel 2 bedoelde personeelsgerelateerde gegevens vanaf het moment waarop het ministerie gebruik is gaan maken van de dienstverlening van P-Direkt.

• 3. Van het opvragen dan wel de uitwisseling van gegevens als bedoeld in artikel 2, levert de ADR eenmaal per jaar op een nader overeen te komen moment een rapportage aan.

• 4. Van het opvragen dan wel de uitwisseling van aanvullende informatie op grond van artikel 2, tweede lid, onder f, stelt de ADR uiterlijk zeven dagen nadat de informatie is opgevraagd de daartoe aangewezen functionarissen binnen het ministerie op de hoogte door tussenkomst van de daartoe aangewezen functionaris binnen de ADR.

Artikel 6

• 1. De algemeen directeur van de ADR draagt er zorg voor dat de verwerking van de persoonsgegevens met inachtneming van de Wet bescherming persoonsgegevens voldoende waarborgen biedt ten aanzien van de technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen met betrekking tot de te verrichten verwerkingen.

• 2. Van de wijze waarop invulling zal worden en is gegeven aan het vorige lid, levert de ADR eenmaal per jaar op een nader overeen te komen moment een rapportage aan.

Artikel 7

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin zij wordt geplaatst.

Artikel 8

Dit besluit wordt aangehaald als: Machtiging inzage personeelsgerelateerde gegevens Ministerie van Veiligheid en Justitie aan de Auditdienst Rijk.

Dit besluit zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Veiligheid en Justitie, G.A. van der Steur

TOELICHTING

De gegevens van medewerkers en oud-medewerkers van het Ministerie van Veiligheid en Justitie die de ADR nodig heeft voor de controle van personeelsuitgaven als bedoeld in artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001, zijn eigendom van het Ministerie van Veiligheid en Justitie. Het beheer van de gegevens is bij P-Direkt belegd. Voor het opvragen van informatie bij en de uitwisseling van informatie met P-Direkt heeft de ADR een machtiging nodig. Ter voorkoming dat ieder verzoek tot informatie uitwisseling moet worden voorgelegd, wordt met dit besluit aan de ADR daartoe een machtiging gegeven.

De ADR zal de bedoelde gegevens alleen gebruiken voor de uitvoering van de controle, bedoeld in artikel 66 van de Comptabiliteitswet 2001. De ADR heeft gewaarborgd dat alleen die medewerkers toegang hebben tot de informatie, die daar voor de uitoefening van hun werkzaamheden gebruik van moeten maken.

De uitvragen van de ADR aan P-Direkt worden gedaan indien deze noodzakelijk worden geacht voor de uitvoering van de jaarlijkse accountantscontrole van de personeelsuitgaven van het ministerie ten behoeve van het jaarverslag. De ADR zal met inachtneming van de wet- en regelgeving de gegevens vertrouwelijk gebruiken en volgens richtlijnen vernietigen.

Het kan voorkomen dat gedurende de uitvoering van de controle van de personeelsuitgaven blijkt dat aanvullende informatie nodig is. Indien P-Direkt over de benodigde informatie beschikt kan de ADR die informatie op grond van deze machtiging bij P-Direkt opvragen. De ADR stelt het ministerie eenmaal per jaar op de hoogte van de gedane informatieaanvragen die nodig zijn voor de reguliere audits en welke medewerkers toegang hebben en hebben gehad tot de gegevens van het ministerie. De ADR stelt het ministerie binnen zeven dagen op de hoogte van aanvragen die op grond van de machtiging zijn gedaan, voor zover die afwijken van de aanvragen die voor reguliere audits nodig zijn.

Van elke aanvraag die de ADR bij P-Direkt doet wordt het ministerie achteraf op de hoogte gesteld.

De Minister van Veiligheid en Justitie is verantwoordelijke als bedoeld in de Wet bescherming persoonsgegevens. Om aan die verantwoordelijkheid invulling te kunnen geven, moet worden voldaan aan artikel 14 van de Wet bescherming persoonsgegevens. De technische realisatie voor het opvragen of uitwisselen van de gegevens vindt plaats met de mogelijkheden en de stand der techniek zoals die in de omgeving van P-Direkt in gebruik is, met inachtneming van een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van de te beschermen gegevens met zich brengen. De ADR rapporteert jaarlijks over de wijze waarop de ADR daar invulling aan zal geven en heeft gegeven. Zodoende kan de minister daar vooraf goedkeuring aan geven en toezien op naleving daarvan.

De Minister van Veiligheid en Justitie, G.A. van der Steur