Regeling van de Minister van Financiën van 26 april 2016, nr. 2016-0000041000, betreffende de digitale vervanging van financiële archiefbescheiden van het Ministerie van Financiën in het SAP 3F systeem

De Minister van Financiën,

Gelet op artikel 6, eerste lid, van het Archiefbesluit 1995 en artikel 26b van de Archiefregeling 2009,

Besluit:

Artikel 1

Met ingang van 1 juni 2015 worden de taken van de minister van Financiën ten aanzien van sturing en uitvoering van de financiële administratie feitelijk uitgevoerd door een interdepartementaal samenwerkingsverband dat onderdeel is van het ministerie van SZW; het Financieel Dienstencentrum (FDC). Het FDC gebruikt voor de archivering van de financiële archiefbescheiden het SAP 3F systeem van SZW.

Artikel 2

De originele papieren financiële archiefbescheiden die volgens de vastgestelde selectielijst Financiën 2015 voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen in het SAP 3F systeem, worden overeenkomstig de artikelen 3 tot en met 5 van deze regeling digitaal vervangen.

Artikel 3

Overeenkomstig de eisen die artikel 26b Archiefregeling 2009 daaraan stelt en met inachtneming van artikel 2, eerste lid, aanhef en onderdelen c en d, Archiefbesluit 1995, geschiedt de digitale vervanging volgens de specificaties vastgesteld in het Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP van het ministerie van SZW.

Artikel 4

De digitale vervanging betreft financiële archiefbescheiden die worden opgenomen in het SAP 3F systeem van SZW en ten aanzien waarvan de minister van Financiën krachtens de Archiefwet 1995 zorgdrager is.

De vervanging betreft de volgende papieren documenten:

• 1. Inkomende papieren financiële archiefbescheiden: deze documenten worden gescand en opgenomen in het SAP 3F systeem. Het papieren exemplaar wordt hiermee vervangen door de digitale reproductie en na een maand vernietigd.

• 2. Uitgaande ondertekende papieren archiefbescheiden ten behoeve van verzending: deze documenten worden na ondertekening gescand en opgenomen in het SAP 3F systeem. Het getekende papieren exemplaar wordt daarna verzonden aan de geadresseerde.

• 3. Reeds vervangen papieren financiële archiefbescheiden, die vanaf 1 januari 2016 zijn gescand en waarvan het scannen is geschied overeenkomstig de procedures uit het Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP.

• 4. Financiële archiefbescheiden, die voor 1 januari 2016 zijn gescand, blijven op papier bewaard.

Artikel 5

De minister van Financiën blijft zorgdrager van de financiële administratie en onderhavige informatie.

Artikel 6

Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin zij wordt gepubliceerd en werkt terug tot en met 1 januari 2016.

Artikel 7

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling digitale vervanging financiële archiefbescheiden ministerie van Financiën SAP 3F systeem.

Deze regeling zal met toelichting in de Staatscourant worden geplaatst, met uitzondering van het Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP, dat ter inzage ligt bij het Service- en Informatiecentrum Bedrijfsvoering (SICB) van het ministerie van Financiën.

Den Haag, 10 mei 2016

De Minister van Financiën, J.R.V.A. Dijsselbloem

TOELICHTING

Het ministerie van Financiën heeft de feitelijke uitvoering van de taken met betrekking tot de uitvoering van de financiële administratie en de exploitatie van het financiële systeem SAP-3F middels een per 28 mei 2015 ondertekende Dienstverleningsovereenkomst (DVO), ondergebracht bij het Financieel Dienstencentrum (FDC), een onderdeel van het ministerie van SZW. De FDC organisatie heeft per 1 juni 2015 de uitvoering van de financiële administratie overgenomen van Financiën.

Het systeem SAP-3F van SZW maakt het mogelijk, dat de archivering van de originele papieren financiële archiefbescheiden van het ministerie, die voor vernietiging dan wel voor permanente bewaring in aanmerking komen, door vervanging volledig digitaal kan plaatsvinden.

De digitale vervanging geschiedt overeenkomstig de eisen van artikel 26b van de Archiefregeling en met inachtneming van de waarde en het belang, bedoeld in artikel 2, eerste lid, onderdeel c onderscheidenlijk onderdeel d, van het Archiefbesluit 1995.

Van de vervanging van archiefbescheiden laat het archiefbeherend onderdeel van SZW periodiek op grond van een model een verklaring opstellen. De verklaring bevat een specificatie van de vervangen archiefbescheiden in de betreffende periode en beschrijft de grond en de wijze waarop vervanging heeft plaatsgevonden. Het hoofd van Eenheid Informatisering van de directie Bedrijfsvoering van het ministerie van Financiën ondertekent de verklaring. De verklaring wordt onder proces 9.2.1. van de Selectielijst van het kerndepartement Financiën ¹ aangemerkt als blijvend te bewaren. Zo is de verantwoording over vervangen archief op lange termijn gewaarborgd.

De categorieën archiefbescheiden, registratie, scanprocedure, technische inrichting, eisen aan de kwaliteit van de scans, kwaliteit- en vernietigingsprocedures zijn vastgelegd in het Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP, waar artikel 3 naar verwijst. Omdat het ministerie van Financiën voor wat betreft onderhavige werkstroom aansluit bij de bestaande manier van werken van het FDC, dat werkt met het SAP 3F systeem, is eerder aangehaald Handboek ook van toepassing op onderhavige werkstroom van Financiën.

De vervanging vindt plaats door scanning en verwerking in het SAP 3F systeem van SZW, conform het genoemde Handboek digitale vervanging financiële archiefbescheiden SZW systeem SAP, dat ter inzage ligt bij het Service- en Informatiecentrum Bedrijfsvoering (SICB) van het ministerie van Financiën.

---

1 Goedgekeurd in het SIO van 30 april 2015 en later dat jaar gepubliceerd in de Staatscourant.