Regeling van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap van 5 januari 2016, nr. WJZ/717829 (10547), houdende regels over het beheer van de rijkscollectie, de subsidiëring van instellingen met een wettelijke taak tot beheer van collecties en enkele technische aanpassingen (Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen)

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap,

Gelet op de artikelen 2.7, 2.10, tweede lid, en 7.7 van de Erfgoedwet;

Besluit:

HOOFDSTUK 1. ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1.1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

beheerder:

minister wie het aangaat, college van staat of instelling die museale cultuurgoederen van de Staat beheert;

instelling met een wettelijke taak:

instelling die op grond van artikel 2.8 van de Erfgoedwet belast is met het beheer van museale cultuurgoederen van de Staat of andere cultuurgoederen;

minister:

Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.

HOOFDSTUK 2. BEHEER RIJKSCOLLECTIE

Artikel 2.1. Bewaaromstandigheden

Een beheerder zorgt dat museale cultuurgoederen van de Staat zich bevinden in voor de desbetreffende cultuurgoederen passende bewaaromstandigheden.

Artikel 2.2. Registratie en administratie

• 1. Een beheerder registreert museale cultuurgoederen van de Staat op zodanige wijze dat uit de registratie van de beheerder de actuele juridische status, standplaats en staat van de cultuurgoederen blijkt en dat de cultuurgoederen kunnen worden geïdentificeerd.

• 2. Een beheerder registreert museale cultuurgoederen van de Staat op zodanige wijze dat de registraties aangesloten zijn op het geautomatiseerde systeem van de minister voor registraties van museale cultuurgoederen van de Staat.

• 3. Voor zover een beheerder nog niet alle registraties heeft geautomatiseerd, zorgt de beheerder dat:

  • a. mutaties in de registratie overeenkomstig het tweede lid plaatsvinden; en

  • b. op planmatige wijze volledige automatisering en aansluiting op het systeem van de minister wordt gerealiseerd.

• 4. Een beheerder bewaart de administratie van de museale cultuurgoederen van de Staat op zodanige wijze dat de administratie duurzaam toegankelijk is.

Artikel 2.3. Schade en restauratie

• 1. Een beheerder houdt de schade aan een museaal cultuurgoed van de Staat in zijn administratie bij en meldt schade onverwijld aan de inspecteur.

• 2. De minister wie het aangaat of een college van staat doet een museaal cultuurgoed van de Staat alleen restaureren na overleg met de minister.

• 3. De minister kan een beheerder aanwijzingen geven over de restauratie van een museaal cultuurgoed van de Staat.

Artikel 2.4. De Minister van OCW; waardering en advies

• 1. De minister stelt desgevraagd of uit eigen beweging vast of een roerende zaak waarvan de Staat eigenaar is of waarvan het beheer door een derde aan de Staat is toevertrouwd een museaal cultuurgoed van de Staat is.

• 2. De minister adviseert desgevraagd of uit eigen beweging over het beheer van museale cultuurgoederen van de Staat, zowel in algemene zin als ten aanzien van een specifiek museaal cultuurgoed.

Artikel 2.5. Schade aan derden en aansprakelijkstelling

• 1. De minister wie het aangaat of een college van staat beheert de museale cultuurgoederen van de Staat op zodanige wijze dat het risico van schade aan derden of van aansprakelijkstelling van de Staat door derden zo klein mogelijk wordt gehouden.

• 2. De minister wie het aangaat of een college van staat inventariseert het risico dat met de museale cultuurgoederen van de Staat aanzienlijke schade aan derden kan worden toegebracht of dat het beheer van die cultuurgoederen aanleiding kan zijn tot aansprakelijkstelling van de Staat door derden met aanzienlijke financiële gevolgen.

• 3. Aan de hand van de schatting van de kans dat de risico’s, bedoeld in het eerste en tweede lid, zich zullen voordoen, besluit de minister wie het aangaat of het college van staat over maatregelen ter voorkoming of beperking van deze risico’s, dan wel tot herstel van de schade of de opvang van de gevolgen van aansprakelijkstelling.

• 4. De minister wie het aangaat of een college van staat zorgt voor het administreren van gegevens over gevallen van schade of aansprakelijkstelling die verband houden met het beheer van museale cultuurgoederen van de Staat.

• 5. De gegevens, bedoeld in het vierde lid, worden desgevraagd aan de minister overgelegd.

Artikel 2.6. Verzekering

• 1. De minister wie het aangaat of een college van staat verzekert de risico’s van schade voor of aansprakelijkheid van de Staat, bedoeld in artikel 2.5, eerste en tweede lid, om redenen van doelmatigheid in het algemeen niet.

• 2. Een besluit tot verzekeren van risico als bedoeld in het eerste lid, wordt genomen in overeenstemming met de Minister van Financiën.

• 3. Na overleg tussen de minister wie het aangaat of een college van staat en de Minister van Financiën kan worden besloten dat de afwikkeling van een schade of een aansprakelijkheid namens de Staat gebeurt door de Minister van Financiën.

HOOFDSTUK 3. SUBSIDIËRING INSTELLINGEN MET EEN WETTELIJKE TAAK

Artikel 3.1. Indieningstermijn

Een instelling met een wettelijke taak dient jaarlijks uiterlijk op 30 juni een aanvraag voor subsidie voor de uitvoering in het daarop volgende jaar in.

Artikel 3.2. In te dienen documenten

• 1. Een aanvraag voor subsidie gaat vergezeld van een begroting en voor zover van toepassing een onderhouds- en investeringsplan als bedoeld in artikel 3.9.

• 2. De begroting behelst een overzicht van de voor het kalenderjaar geraamde baten en lasten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de wettelijke taak waarmee de instelling is belast.

• 3. De begroting bevat een postgewijze toelichting.

• 4. De artikelen 2.6 en 2.7 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid zijn van overeenkomstige toepassing.

• 5. Een onderhouds- en investeringsplan gaat niet bij de aanvraag indien de instelling met een wettelijke taak er redelijkerwijs vanuit kan gaan dat de minister al over de meest recente versie van het plan beschikt.

Artikel 3.3. Wijze van indiening

• 1. Voor de indiening van een aanvraag wordt gebruik gemaakt van het hiervoor bestemde aanvraagformulier dat wordt bekend gemaakt op de website www.cultuursubsidie.nl.

• 2. Een subsidieaanvraag wordt elektronisch ingediend via de website www.cultuursubsidie.nl.

Artikel 3.4. Subsidieplafonds

Gereserveerd

Artikel 3.5. Beslistermijn

De minister beslist in enig jaar binnen dertien weken na 30 juni op de in dat jaar ingediende aanvragen.

Artikel 3.6. Voorschotten

Artikel 2.10 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid is van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3.7. Subsidieverplichtingen

De artikelen 2.12 tot en met 2.14 en 2.17 tot en met 2.21 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid zijn van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3.8. Planmatig beleid cultuurgoederen

Een instelling met een wettelijke taak baseert het planmatig beleid voor het beheer van de cultuurgoederen of verzamelingen op een actuele analyse van de stand van het beheer en beschrijft in het beleid tenminste:

• a. de te bereiken doelen op in ieder geval de gebieden behoud van de cultuurgoederen en veiligheidszorg; en

• b. de wijze waarop het beleid wordt uitgevoerd.

Artikel 3.9. Verplichtingen rond gebouwen

• 1. De volgende instellingen met een wettelijke taak beschikken voor gebouwen waarin cultuurgoederen worden beheerd waar de taak op ziet, over een actueel meerjarig onderhouds- en investeringsplan:

  • a. instellingen die eigenaar zijn van die gebouwen; en

  • b. instellingen die met het Rijksvastgoedbedrijf een huurovereenkomst hebben gesloten over die gebouwen en waarbij overeengekomen is dat de instelling verantwoordelijk is voor de instandhouding van de gebouwen.

• 2. Een instelling als bedoeld in het eerste lid dient telkens na vier jaar een actueel onafhankelijk bouwkundig inspectierapport van de gebouwen in. De eerste indiening vindt plaats voor 1 januari 2020.

Artikel 3.10. Aanvraag tot vaststelling

• 1. Indien aan de instelling met een wettelijke taak voor dezelfde periode tevens een vierjaarlijkse instellingssubsidie als bedoeld in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid is verleend, verantwoordt de instelling de subsidie in de aanvraag tot vaststelling van de vierjaarlijkse instellingssubsidie onderscheidenlijk in de periodieke verantwoording van die subsidie, bedoeld in artikel 2.15 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.

• 2. Indien aan de instelling met een wettelijke taak geen vierjaarlijkse instellingssubsidie in dezelfde periode is verleend, dient de instelling tussen acht en dertien weken na afloop van enig kalenderjaar over dat kalenderjaar een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in.

• 3. Aanvragen die worden ingediend voorafgaand aan de termijn, bedoeld in het tweede lid, worden geacht ontvangen te zijn op de eerste dag van die termijn.

Artikel 3.11. Verantwoording

• 1. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie gaat vergezeld van een jaarrekening en een bestuursverslag.

• 2. Op de jaarrekening zijn de artikelen 2.26 tot en met 2.28 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid van overeenkomstige toepassing.

• 3. Op het bestuursverslag is artikel 2.15, tweede lid, onder a tot en met h, derde en vierde lid, van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid van overeenkomstige toepassing.

Artikel 3.12. Beschikking tot vaststelling

Artikel 2.29 van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid is van overeenkomstige toepassing op de vaststelling van een verleende subsidie op grond van deze regeling.

Artikel 3.13. Besteding resterende middelen

Indien na uitvoering van de taak, bedoeld in artikel 2.8 van de Erfgoedwet, de subsidie niet volledig is aangewend en lange termijn investeringsreserves zijn aangehouden voor het beheer van de cultuurgoederen of de instandhouding van gebouwen, zoals opgenomen in de begroting voor het desbetreffende jaar, dan kan de instelling de resterende middelen besteden aan publieksactiviteiten of andere activiteiten in het kader van de cultuurgoederen.

HOOFDSTUK 4. WIJZIGING ANDERE REGELINGEN

Artikel 4.1. Subsidieregeling instandhouding monumenten

De Subsidieregeling instandhouding monumenten wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

1. Onder verlettering van de onderdelen a tot en met i tot b tot en met j wordt een onderdeel ingevoegd dat luidt:

a. eigenaar:

natuurlijke persoon of rechtspersoon die het recht van eigendom of een ander zakelijk recht heeft op een beschermd monument,

2. In de onderdelen b (nieuw), c (nieuw), d (nieuw) en f (nieuw) wordt ‘beschermd monument’ telkens vervangen door: rijksmonument.

3. Onderdeel j (nieuw) komt te luiden:

• j. woonhuis: rijksmonument of zelfstandig onderdeel dat in oorsprong is vervaardigd voor bewoning of dat voor meer dan de helft van de oppervlakte voor bewoning in gebruik is, met dien verstande dat niet als woonhuis wordt aangemerkt een gebouw dat deel uitmaakt van een geregistreerd museum, een kerkgebouw, kasteel, paleis, hoofdhuis van een buitenplaats, landhuis, gebouw van liefdadigheid, molen, gemaal, agrarisch gebouw of watertoren,.

4. Er wordt een onderdeel toegevoegd dat luidt:

• k. zelfstandig onderdeel:

  • 1°. deel van een rijksmonument dat is aan te merken als een zelfstandige bouwkundige eenheid,

  • 2°. deel van een rijksmonument dat is aan te merken als een toren van een kerkgebouw,

  • 3°. alle delen gezamenlijk van een rijksmonument, zijnde een aanleg zoals een park- of tuinaanleg, die aan één eigenaar behoren, en niet het gehele rijksmonument omvatten, of

  • 4°. alle delen gezamenlijk van een archeologisch rijksmonument, die aan één eigenaar behoren, en niet het gehele rijksmonument omvatten.

B

Na artikel 1 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:

Artikel 1a. Grondslag

Deze regeling berust op artikel 7.7, eerste lid, van de Erfgoedwet.

C

In artikel 2 wordt ‘beschermd monument’ vervangen door: rijksmonument.

D

Artikel 3, eerste lid, wordt als volgt gewijzigd:

1. In onderdeel a wordt ‘beschermde archeologische monumenten’ vervangen door: archeologische rijksmonumenten.

2. In onderdeel c wordt ‘beschermde monumenten’ vervangen door: rijksmonumenten.

E

In artikel 5, derde lid, wordt ‘beschermde archeologische monumenten’ vervangen door: archeologische rijksmonumenten.

F

Artikel 8 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt ‘vastgestelde aanvraagformulier’ vervangen door ‘vastgesteld aanvraagformulier’ en wordt ‘beschermde monumenten’ vervangen door: rijksmonumenten.

2. In het tweede lid, onderdeel b, wordt ‘beschermd monument’ vervangen door: rijksmonument.

3. In het tweede lid, onderdeel c, wordt ‘beschermde archeologische monumenten’ vervangen door: archeologische rijksmonumenten.

G

Artikel 9 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid wordt ‘beschermde monumenten’ vervangen door: rijksmonumenten.

2. In de aanhef van het tweede lid wordt ‘beschermd monument’ vervangen door: rijksmonument.

3. In het tweede lid, onderdeel c, wordt ‘beschermde monument’ vervangen door: rijksmonument.

4. In het tweede lid, onderdeel d, wordt ‘beschermd archeologisch monument’ vervangen door: archeologisch rijksmonument.

H

Artikel 12 wordt als volgt gewijzigd:

1. In de aanhef van het eerste lid wordt ‘artikel 7 van het Besluit rijkssubsidiëring instandhouding monumenten 2013’ vervangen door: artikel 7.6 van de Erfgoedwet.

2. In het eerste lid, onderdelen c, h en j, wordt ‘beschermd monument’ telkens vervangen door: rijksmonument.

3. In het eerste lid, onderdeel j, wordt ‘beschermd archeologisch monument’ vervangen door: archeologisch rijksmonument.

I

Artikel 14 wordt als volgt gewijzigd:

1. In het eerste lid, onderdeel a, het tweede lid, onderdelen a en b, en het derde lid wordt ‘beschermde monumenten’ telkens vervangen door: rijksmonumenten.

2. In het tweede lid, onderdeel a, wordt ‘beschermde archeologische monumenten’ vervangen door: archeologische rijksmonumenten.

J

In artikel 16, eerste en tweede lid, wordt ‘beschermde monumenten’ telkens vervangen door: rijksmonumenten.

K

In de artikelen 19, 21, onderdelen a, f en g, 22, onderdeel b, 24, derde lid, en 28, eerste lid, wordt ‘beschermd monument’ telkens vervangen door: rijksmonument.

L

In de artikelen 30, tweede lid, 31, eerste lid, onderdelen b, c, en e, en 32, eerste lid, onderdeel b, onder 1°, 2° en 4°, en onderdeel d, wordt ‘beschermde monumenten’ telkens vervangen door: rijksmonumenten.

M

De bijlage behorende bij de regeling wordt als volgt gewijzigd:

1. In het opschrift van de bijlage vervalt ‘2013’.

2. In hoofdstuk 1.1 wordt in de aanhef ‘beschermde monumenten’ vervangen door ‘rijksmonumenten’ en wordt in onderdeel a, onder 1, ‘monument’ vervangen door: rijksmonument.

3. In hoofdstuk 1.2, algemeen, wordt ‘Leidraad subsidiabele instandhoudingskosten 2013’ vervangen door ‘Leidraad subsidiabele instandhoudingskosten’, wordt ‘artikel 34 van de Monumentenwet 1988 zowel op onderhoud als op herstel gedoeld’ vervangen door ‘artikel 7.3 van de Erfgoedwet zowel op normaal onderhoud als op restauratie gedoeld’ en wordt ‘beschermde monumenten’ vervangen door: rijksmonumenten.

4. In hoofdstuk 1.2, Technisch noodzakelijk, sober en doelmatig, en Behoud van monumentale waarden, wordt ‘beschermd monument’ telkens vervangen door: rijksmonument.

5. In hoofdstuk 1.2, Interieur, komt de tweede alinea als volgt te luiden:

Of interieuronderdelen daadwerkelijk monumentale waarden bezitten, dient in eerste instantie, voor zover mogelijk, beoordeeld te worden aan de hand van hetgeen vermeld is in het besluit tot aanwijzing van het rijksmonument. Biedt dit onvoldoende uitsluitsel, dan zullen de monumentale waarden nader bepaald kunnen worden aan de hand van een cultuurhistorisch of bouwhistorisch rapport of een andere publicatie die op de monumentale waarden ingaat. Daarnaast kan ook het oordeel van de minister ertoe leiden dat in het kader van de vaststelling van de subsidiabele kosten aan bepaalde onderdelen monumentale waarde wordt toegekend.

6. In hoofdstuk 1.2, Interieur, wordt ‘beschermd monument’ vervangen door ‘rijksmonument’ en komt de laatste alinea te luiden:

Hiermee is uiteraard niet gezegd dat losse voorwerpen en objecten niet van waarde kunnen zijn in relatie tot het rijksmonument. Hiervan is namelijk in veel gevallen sprake. De Sim maakt subsidiëring van dergelijke – ‘roerende’ – zaken echter niet mogelijk.

7. In hoofdstuk 1.2, Veiligheid wordt ‘restauratiewerkzaamheden’ vervangen door ‘instandhoudingswerkzaamheden’ en wordt ‘monumenten’ telkens vervangen door: rijksmonumenten.

8. In hoofdstuk 1.2, Meerwerk, wordt ‘beschermd monument’ vervangen door: rijksmonument.

9. In hoofdstuk 1.2, Informatie en toegang voor publiek, wordt ‘monument’ vervangen door ‘rijksmonument’ en wordt ‘beschermde monumenten’ vervangen door: rijksmonumenten.

10. In hoofdstuk 1.3, onderdeel 17, wordt ‘beschermd archeologisch monument’ telkens vervangen door: archeologisch rijksmonument.

11. In hoofdstuk 1.3, onderdelen 90 en 91, wordt ‘beschermd monument’ telkens vervangen door: rijksmonument.

12. In hoofdstuk 1.2, onderdeel 92, wordt in de tabel onder ‘Boomgaarden en (lei)fruitcollecties’ ‘beschermd monument’ vervangen door: rijksmonument.

13. In hoofdstuk 2, 2. Tabel voor de berekening van het honorarium inzake de planbegeleiding, wordt in de eerste bullet ‘monument’ vervangen door: rijksmonument.

Artikel 4.2. Subsidieregeling stimulering herbestemming monumenten

De Subsidieregeling stimulering herbestemming monumenten wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 1, eerste lid, onderdeel b, vervalt.

B

Na artikel 1 wordt een artikel ingevoegd dat luidt:

Artikel 1a. Grondslag

Deze regeling berust op artikel 7.7, eerste lid, van de Erfgoedwet.

C

In artikel 2 wordt ‘Monumentenwet 1988’ vervangen door: Erfgoedwet.

D

Artikel 3 vervalt.

E

In artikel 9, derde lid, onderdeel c, en artikel 23, derde lid, onderdeel c, wordt ‘Monumentenwet 1988’ telkens vervangen door: Erfgoedwet.

F

Artikel 33b vervalt.

Artikel 4.3. Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008

Het Organisatie- en mandaatbesluit OCW 2008 wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 1, onderdeel m, wordt ‘artikel 34 van de Monumentenwet 1988’ vervangen door: artikel 7.3, eerste lid, van de Erfgoedwet.

B

In paragraaf 9.1 van de bijlage wordt ‘Monumentenwet 1988’ telkens vervangen door: Erfgoedwet.

Artikel 4.4. Beleidsregel erkenning tot het Nederlands cultureel erfgoed behorende monument en gelegen buiten Nederland

De Beleidsregel erkenning tot het Nederlands cultureel erfgoed behorende monument en gelegen buiten Nederland wordt als volgt gewijzigd:

A

Artikel 1 wordt als volgt gewijzigd:

1. het begrip en de begripsomschrijving ‘beschermd monument’ vervalt.

2. In de begripsomschrijving van ‘monument’ wordt ‘als bedoeld in artikel 1 van de Monumentenwet 1988.’ vervangen door: als bedoeld in artikel 1.1 van de Erfgoedwet;.

3. Er wordt een begrip toegevoegd dat luidt:

rijksmonument:

rijksmonument als bedoeld in artikel 1.1 van de Erfgoedwet.

B

In artikel 2, onderdeel b, wordt ‘beschermd monument’ vervangen door: rijksmonument.

C

In artikel 4, eerste lid, onderdeel c, wordt ‘beschermde monumenten’ vervangen door: rijksmonumenten.

Artikel 4.5. Regeling omgevingsrecht

De Regeling omgevingsrecht wordt als volgt gewijzigd:

A

In artikel 3.2, onderdeel c, wordt na ‘artikel 41 van de Monumentenwet 1988’ een zinsnede ingevoegd die luidt: , zoals die wet luidde voor inwerkingtreding van de Erfgoedwet,.

B

In het opschrift van hoofdstuk 5 en van paragraaf 5.1 wordt ‘beschermd monument’ vervangen door: rijksmonument.

C

In de artikelen 5.1, opschrift en aanhef, 5.2, opschrift en aanhef, 5.3, opschrift en aanhef, 5.4, opschrift en aanhef, 5.5, opschrift en aanhef, 5.6, opschrift en aanhef, 5.7, opschrift en aanhef, en 5.8, eerste lid, aanhef, wordt ‘beschermd monument’ telkens vervangen door: rijksmonument

D

In artikel 6.2, tweede lid, wordt na ‘artikel 41 van de Monumentenwet 1988’ een zinsnede ingevoegd die luidt: , zoals die wet luidde voor inwerkingtreding van de Erfgoedwet,.

Artikel 4.6. Wijziging Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2017–2020

In de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2017–2020 wordt na artikel I een artikel ingevoegd dat luidt:

ARTIKEL Ia

De Regeling op het specifiek cultuurbeleid zoals die luidde voor inwerkingtreding van deze regeling blijft van toepassing op subsidies die zijn verleend voor de vierjaarlijkse subsidieperiode 2013-2016.

Artikel 4.7. Wijziging Regeling op het specifiek cultuurbeleid

In de Regeling op het specifiek cultuurbeleid wordt in artikel 3.28, eerste lid, onder a, ‘€ 58.600.000’ vervangen door: € 58.650.000.

HOOFDSTUK 5. SLOTBEPALINGEN

Artikel 5.1. Inwerkingtreding

• 1. De hoofdstukken 1, 3 en 5 treden in werking met ingang van 8 februari 2016.

• 2. Hoofdstuk 2 en de artikelen 4.1 tot en met 4.5 treden in werking op 1 juli 2016.

• 3. De artikelen 4.6 en 4.7 treden in werking met ingang van de dag na de datum van uitgifte van de Staatscourant waarin deze regeling wordt geplaatst en werken terug tot en met 4 november 2015.

Artikel 5.2. Citeertitel

Deze regeling wordt aangehaald als: Regeling beheer rijkscollectie en subsidiëring museale instellingen.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker

TOELICHTING

I. Algemeen

1. Inleiding

Met deze regeling is een aantal zaken uitgewerkt rond het beheer van collecties. De basis hiervoor ligt in de Erfgoedwet. In die wet zijn met ingang van 8 februari 2016 alle regels rond het beheer van cultuurgoederen of verzamelingen opgenomen. Vooral hoofdstuk 2 van de Erfgoedwet is in dit verband relevant. Hierin is zowel de basis gelegd voor het beheer van de museale cultuurgoederen van de Staat (hierna: de rijkscollectie) als het museale bestel van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap (hierna: de Minister).

Bij de rijkscollectie gaat het om cultuurgoederen van bijzonder belang die eigendom zijn van de Staat of waarvan de zorg aan de Staat is toevertrouwd. Bij dit laatste kan worden gedacht aan een contractuele afspraak tussen de eigenaar en de Staat, waarbij de Staat zich heeft verplicht tot zorg voor de desbetreffende cultuurgoederen. Het kan daarbij gaan om een bruikleenovereenkomst of een andere overeenkomst waaruit een zorgverplichting voortvloeit. Bij de museale cultuurgoederen die in beheer zijn bij de verschillende ministeries en colleges gaat het in het algemeen om eigendom van de Staat. Bij de collecties die in beheer zijn van museale instellingen gaat het ook om bruikleen aan de Staat en andere overeenkomsten (bijvoorbeeld: de Nachtwacht is een bruikleen van de gemeente Amsterdam; voor de Van Goghcollectie is er een bijzondere overeenkomst tussen de Staat en de eigenaar (de Vincent van Goghstichting) over de verantwoordelijkheid van de Staat voor die collectie).

De herkomst van de rijkscollectie is divers. Door particuliere legaten of schenkingen zijn (groepen) cultuurgoederen in eigendom aan de Staat overgedragen, meestal door tussenkomst van musea. Voormalige koninklijke verzamelingen zijn bijvoorbeeld ondergebracht in het Mauritshuis. Er zijn collecties met een wetenschappelijke of universitaire basis, zoals de natuurwetenschappelijke collectie van Naturalis. Andere collecties zijn ambtshalve aangelegd, als referentiecollectie, zoals de douanecollectie in het Belastingmuseum, hetzij vanwege stimuleringsmaatregelen voor kunstenaars, of zijn materiële getuigenissen van het werk van de overheid, zoals de historische militaire verzamelingen van de Koninklijke Marine.

De rijkscollectie wordt voor het grootste deel beheerd door de verzelfstandigde rijksmusea. Een ander deel is in beheer bij de diverse ministers en colleges van staat of bij musea die niet verzelfstandigd en daarom nog onderdeel van het Rijk zijn. Ten slotte beheert de Rijksdienst voor het Cultureel Erfgoed (RCE) namens de Minister de rijkscollectie die niet elders is ondergebracht.

De regels rond het beheer van de rijkscollectie zijn van toepassing op een ieder die cultuurgoederen van deze collectie feitelijk beheert. Dit kunnen dus ministers zijn, maar ook museale instellingen die door de Minister met de zorg hiervoor belast zijn of instellingen die het beheer hebben gekregen op basis van een afzonderlijke bruikleenovereenkomst met de RCE of met een instelling die bevoegd is tot onderbruikleen. In de Erfgoedwet is een aantal uitgangspunten geformuleerd waaraan het beheer moet voldoen. Deze uitgangspunten zijn in deze regeling nader uitgewerkt.

Het museale bestel van de Minister gaat uit van een systeem waarbij de Minister instellingen belast met de zorg voor het beheer van een collectie. Het gaat hier om professionele instellingen op het gebied van museaal collectiebeheer. De achterliggende gedachte is dat deze instellingen vervolgens de collectie aan het algemene publiek kunnen tonen. De Minister kan instellingen belasten met het beheer van de rijkscollectie of van andere collecties. Bij andere collecties zal het gaan om collecties die in het verleden in stand zijn gehouden met de steun van de Minister. Van instellingen die belast zijn met de wettelijke taak tot het beheer van een collectie wordt verwacht dat zij planmatig beleid voeren rond het beheer. Voor het beheer ontvangen zij jaarlijks een subsidie op grond van hoofdstuk 7 van de Erfgoedwet. In deze regeling is het planmatig beleid nader uitgewerkt en zijn regels gesteld over de verstrekking van de subsidie.

In hoofdstuk 2 van onderhavige regeling en de toelichting wordt ingegaan op de regels over het beheer van de rijkscollectie. Deze zijn voor alle beheerders van de rijkscollectie van belang. In hoofdstuk 3 van zowel de regeling als de toelichting wordt ingegaan op het planmatig beleid en de subsidievoorschriften. Dit hoofdstuk is alleen van belang voor de instellingen die door de Minister zijn belast met de zorg voor het beheer van een collectie. Tot slot zijn in hoofdstuk 4 van de regeling technische wijzigingen van andere regelingen opgenomen. Deze houden vooral verband met de invoering van de Erfgoedwet en het intrekken van enkele andere wetten.

2. Beheer rijkscollectie

2.1 Uitgangspunten beheer rijkscollectie

De basis voor het beheer van de rijkscollectie is neergelegd in de Erfgoedwet. Een aantal belangrijke uitgangspunten bij het beheer van de rijkscollectie is met de Erfgoedwet verplaatst van de Regeling materieelbeheer museale voorwerpen 2013 (Rmmv 2013) naar wetsniveau. De Erfgoedwet bevat één set van normen waaraan eenieder zich moet houden bij het beheer van de rijkscollectie. Deze normen volgen grotendeels de lijn van de Rmmv 2013. De normen zijn globaal geformuleerd omdat beheer maatwerk is dat per categorie van beherende instellingen of cultuurgoederen kan verschillen. In de Erfgoedwet is het resultaat geformuleerd waar goed beheer toe moet leiden, namelijk dat de rijkscollectie in goede staat is. Voorts zijn verplichtingen opgenomen ten aanzien van het toegankelijk maken van collecties, de veiligheid van de collectie en de administratieve organisatie en registratie. Deze onderwerpen zijn elementaire voorwaarden voor het voeren van goed beheer.

Op grond van de Erfgoedwet hebben zowel alle ministers en colleges van staat als alle instellingen aan wie cultuurgoederen van de rijkscollectie in beheer zijn gegeven een zorgplicht om de cultuurgoederen die in beheer zijn in goede staat te houden. Daarnaast schrijft de Erfgoedwet voor dat wordt bevorderd dat de cultuurgoederen ook worden getoond. Weliswaar is het primaire belang van het beheer van de rijkscollectie dat voor de cultuurgoederen zodanig wordt gezorgd dat zij behouden blijven voor de toekomst, maar het betreft een publieke collectie waarvan het wenselijk is dat deze waar mogelijk toegankelijk is. Zo kan het publiek kennisnemen van de cultuurgoederen. In de musea zijn dat de bezoekers en in rijksoverheidsgebouwen de werknemers, hun gasten en bezoekers. Verder is het belangrijk dat onderdelen van de rijkscollectie niet verdwijnen of beschadigd raken. Degene die het beheer voert dient dan ook maatregelen te treffen om diefstal, verlies, beschadiging of vernietiging van de cultuurgoederen te voorkomen. Voor de registratie en administratie geldt dat duidelijk moet zijn waar de cultuurgoederen zich bevinden. Zonder deze bekendheid kan er niet voor worden ingestaan dat de rijkscollectie goed wordt beheerd. Samenvattend geldt dat de Erfgoedwet invulling geeft aan de plicht van de beheerder om als een goed huisvader voor de cultuurgoederen te zorgen.

2.2 Nadere regels beheer rijkscollectie

Artikel 2.7 van de Erfgoedwet schrijft voor dat de Minister nadere regels stelt over het beheer van de rijkscollectie en geeft de onderwerpen weer waar de nadere regels in ieder geval betrekking op kunnen hebben: onderhoud en restauratie, registratie en administratie, veiligheidszorg, schade, aansprakelijkheid en verzekeringen, en waardering van en advisering over cultuurgoederen door de Minister. Deze bepaling is de grondslag van hoofdstuk 2 van onderhavige regeling, waarin een nadere uitwerking van de voorschriften in de Erfgoedwet plaatsvindt.

Uitgangspunt bij de nadere uitwerking is dat de Rmmv 2013 zoveel mogelijk wordt gevolgd. Andere bronnen van de voorschriften in deze regeling zijn de huidige privaatrechtelijke beheersovereenkomsten en verplichtingen in subsidiebeschikkingen geweest. De nadere regels betreffen deels het continueren van al bestaande normen, deels gaat het om geactualiseerde of nieuw geformuleerde normen. Gezien de professionaliteit van museale instellingen en het belang van zelfregulering in de museale sector is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de normen die in het museale veld zelf zijn ontwikkeld. Vrijwel alle museale beheerders van de rijkscollectie zijn lid van de International Council of Museums (ICOM) en hebben zich daarmee verbonden om de Ethische Code voor Musea te respecteren en de daarin beschreven normen inzake het gedrag en de prestaties van museumprofessionals na te leven.

Net als in de Erfgoedwet is het uitgangspunt bij de uitwerking dat de regels zoveel mogelijk voor alle beheerders gelijk zijn. Vanuit het doel (goede staat van de rijkscollectie) is er weinig aanleiding voor differentiatie. Niettemin zijn afwijkende regels voor een bepaalde categorie beheerders soms wenselijk. Instellingen waaraan rijkscollectie ter beschikking is gesteld, hebben doorgaans als primair doel het beheren en toegankelijk maken van cultuurgoederen en gezien die professionaliteit kunnen andere eisen worden gesteld.

Het achterliggend doel van de bepalingen in hoofdstuk 2 is steeds het bevorderen van de zorg voor een goed en doelmatig beheer. Alle bepalingen zijn gericht op het in goede staat houden van cultuurgoederen. De nadere regels zien op verschillende onderdelen van het beheer die hierna achtereenvolgens worden toegelicht. De bepalingen betreffen de volgende onderwerpen: bewaaromstandigheden, registratie en administratie, schade en restauratie, waardering van en advisering over cultuurgoederen door de Minister, schade aan derden, aansprakelijkstelling en verzekering. Het feitelijk zorgen voor goed beheer is in grote mate afhankelijk van de concrete situatie. Aard van de cultuurgoederen en de beheerders zijn zeer verschillend. Daarom is ook bij de nadere regels zoveel mogelijk ruimte aan de beheerders gelaten. Omdat het bij goed beheer gaat om een veelheid van handelingen van vooral technische en ‘huishoudelijke’ aard, waarvan de toepassing in hoge mate afhankelijk is van de concrete situatie, zijn die voorschriften niet gepreciseerd in deze regeling.

2.2.1 Bewaaromstandigheden

Als nadere uitwerking van de zorgplicht van beheerders van de rijkscollectie om de cultuurgoederen die in beheer zijn in goede staat te houden, is in deze regeling een bepaling opgenomen die voorschrijft dat een beheerder zorgt dat museale cultuurgoederen van de Staat zich bevinden in voor de desbetreffende cultuurgoederen passende bewaaromstandigheden. Deze bepaling betreft de invulling van het conserveringsaspect van beheer en ziet op de materiële conditie (fysieke staat) van cultuurgoederen. Bij bewaaromstandigheden moet bijvoorbeeld worden gedacht aan de temperatuur en de relatieve luchtvochtigheid. Wat passende bewaaromstandigheden voor museale cultuurgoederen zijn, hangt sterk af van bijvoorbeeld de materialen waarvan zij zijn vervaardigd, de aard van de huisvesting en de mogelijkheden het binnenklimaat te reguleren. Daarom wordt hier in deze regeling geen nadere duiding aan gegeven. De afweging wat voor de desbetreffende cultuurgoederen passende bewaaromstandigheden zijn, is een verantwoordelijkheid van de betreffende beheerder. In de artikelsgewijze toelichting wordt nader ingegaan op wat onder passende bewaaromstandigheden is te verstaan.

De RCE zorgt voor algemene voorlichting aan beheerders. Daarnaast verstrekt de RCE aan de hand van vragen specifiek advies over de behandeling van de rijkscollectie.

2.2.2 Registratie en administratie

Naast de fysieke omgang met de rijkscollectie is het vastleggen van relevante informatie over de museale cultuurgoederen van groot belang. Het voeren van een goede administratie van de cultuurgoederen zorgt ervoor dat bekend is waar zij zich bevinden en wat er met de cultuurgoederen is gebeurd.

Een essentieel onderdeel van de administratie die een beheerder dient te voeren is de registratie van de cultuurgoederen. Het registratiesysteem ontsluit de informatie die over de cultuurgoederen bekend is om een juist beheer daarvan mogelijk te maken. Van alle instellingen die rijkscollectie beheren wordt verwacht dat zij hun collectie op zodanige wijze geregistreerd hebben dat van ieder cultuurgoed de actuele juridische status, standplaats en staat bekend zijn en de cultuurgoederen kunnen worden geïdentificeerd, bijvoorbeeld door middel van een inventarisnummer of een digitale afbeelding van het object. Dat is in de onderhavige regeling vastgelegd. Een dergelijke bepaling was ook al opgenomen in de Rmmv 2013 en in de subsidiebeschikkingen voor museale instellingen in de culturele basisinfrastructuur. De verschillende aspecten die in de registratie naar voren moeten komen, worden in de artikelsgewijze toelichting nader uitgelegd. Dat het moet gaan om actuele gegevens impliceert dat van beheerders wordt verwacht dat zij ook regelmatig de juistheid daarvan (bijvoorbeeld de aanwezigheid van een museaal cultuurgoed op de geregistreerde standplaats) controleren. Uitgangspunt is dat elk cultuurgoed afzonderlijk geregistreerd wordt, dit geldt zowel voor cultuurgoederen die al in beheer zijn als voor nieuwe verwervingen. Afhankelijk van omstandigheden als de aard en de hoeveelheid van de cultuurgoederen en het gebruik van de informatie kan het opportuun zijn cultuurgoederen groeps- of partijgewijs te registreren. Van belang is dat inzichtelijk is welke afweging is gemaakt over de cultuurgoederen waaronder dergelijke ‘bulkregistratie’ toegepast wordt en de waarborgen die er zijn om een betrouwbaar overzicht over in bulk geregistreerde cultuurgoederen te houden.

Naast de registratie wordt de documentatie van de collectie onderscheiden als deel van de te voeren administratie. In de documentatie is veelal meer achtergrondinformatie te vinden die voor het beheer van cultuurgoederen relevant is. Te denken valt aan verwervingsdossiers, restauratie- en conserveringsverslagen en de documentatie van historisch onderzoek naar de cultuurgoederen. Als deze informatie al niet in het registratiesysteem zelf is opgenomen – de scheidslijnen zijn niet altijd haarscherp te trekken – kan hiernaar in het registratiesysteem zijn verwezen.

De registratie en de documentatie zijn primair collectiegericht. Dit kan ook gelden voor de overige onderdelen van de administratie. Die administratie is daarmee ook relevant voor de toepassing van deze regeling. Te denken is in de eerste plaats aan het incidentenlogboek voor zover het de collectie-gerelateerde gebeurtenissen betreft die daarin worden vastgelegd.

Gestreefd wordt naar een centraal, digitaal overzicht van de rijkscollectie. Zo kunnen alle cultuurgoederen van de rijkscollectie in één systeem teruggevonden worden. Daarom verplicht deze regeling een beheerder de rijkscollectie op zodanige wijze te registreren dat de registraties aangesloten zijn op het geautomatiseerde systeem van de Minister voor de registratie van de rijkscollectie. Dit systeem koppelt digitaal objecten uit de collectieregistraties van verschillende beheerders en maakt deze online toegankelijk en doorzoekbaar via één online platform (voor een groot publiek).

Op dit moment verrichten beheerders nog niet alle registraties op de gewenste wijze. In de (museale) praktijk wordt hier en daar nog steeds gebruik gemaakt van registratiesystemen die niet (volledig) geautomatiseerd zijn. Omdat een volledig geautomatiseerde registratie en de centrale toegang daartoe van groot belang is, biedt deze regeling een kader om daar naartoe te werken. Het verdient opmerking dat in het kader van deze regeling automatisering (van de registratie) wordt onderscheiden van digitalisering (van de collectie). Hoewel de begrippen in de praktijk veelal door elkaar worden gebruikt, wordt hier onder automatisering van de registratie verstaan het ontsluiten van informatie over de collectie door middel van computers met het oog op het beheer. Digitalisering wordt hier opgevat als het identificeren van de collectie door middel van een digitale afbeelding van het object.

Museale instellingen in de culturele basisinfrastructuur dienen nu reeds een beleid te voeren om minimaal 95 procent van de objecten van hun instelling te registreren. Veel beheerders van de rijkscollectie hebben hun registratiesysteem inmiddels geautomatiseerd of zijn hiermee bezig. Ook stellen diverse beheerders reeds vrijwillig hun eigen registratie beschikbaar voor een centrale toegang. Van beheerders die nog niet alle registraties hebben geautomatiseerd wordt verwacht dat zij inspanningen verrichten om tot een volledig geautomatiseerde registratie en aansluiting op het systeem van de Minister te komen. Concreet moeten zij mutaties in de registratie in het geautomatiseerde systeem opnemen. Voor nog niet geautomatiseerde registraties moeten de beheerders zorgen dat zij aan de hand van een plan tot de beoogde automatisering komen. In voorkomende gevallen zullen per beheerder afspraken worden gemaakt over wanneer zijn registratie op orde moet zijn. Als uitgangspunt geldt echter dat van alle beheerders wordt verwacht dat zij hun eventuele achterstand in beginsel binnen 4 jaar, dus voor 2020, substantieel hebben ingelopen.

Naast het voeren van een administratie is het inrichten van een administratieve organisatie met vastgelegde procedures over het beheer onmisbaar om goed beheer te kunnen waarborgen. Daarom schrijft de Erfgoedwet als uitgangspunt voor dat de beheerder tevens een beschrijving opstelt van de administratieve organisatie van het beheer, en zorg draagt voor de juiste toepassing van de procedures die in de administratieve organisatie zijn vastgelegd.

Ten slotte is van belang dat informatie met de tijd beschikbaar blijft, ongeacht informatiedrager of gebruikt geautomatiseerd systeem. Daarom moet een beheerder de administratie van de museale cultuurgoederen van de Staat op duurzaam toegankelijke wijze bewaren.

2.2.3 Schade en restauratie

Vanuit het belang van zorgvuldige omgang met de rijkscollectie is voorgeschreven dat een beheerder schade aan cultuurgoederen bijhoudt in zijn administratie. Daarnaast is in deze regeling opgenomen dat schade aan een museaal cultuurgoed direct wordt gemeld aan de inspecteur van de Erfgoedinspectie. Deze verplichting is overgenomen uit de privaatrechtelijke beheersovereenkomsten. De huidige verplichting om alle schade te melden wordt ondersteund door de beheerders. Dat schade onmiddellijk wordt gemeld is van belang omdat het optreden van schade een directe en mogelijk ernstige inbreuk vormt op de goede staat van de rijkscollectie en voor de inspecteur aanleiding zou kunnen zijn voor het uitvoeren van een incidentinspectie. Daarbij kan het vaker optreden van schade wijzen op structurele tekortkomingen in het beheer, en daarmee op risico’s op langere termijn. Actuele kennis van optredende schade is ook daarvoor van belang. Verder is het melden van schade van belang voor de coördinerende verantwoordelijkheid van de Minister voor het beheer van de rijkscollectie en vanuit het belang van de Staat als eigenaar. Het stelt de Minister in staat een overzicht van de rijkscollectie te houden en eventueel actie te ondernemen om bepaalde cultuurgoederen te herstellen of van de lijst te halen.

Veel musea maken voor het bijhouden van schade reeds gebruik van de Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE). Om de belasting voor beheerders zo beperkt mogelijk te houden, wordt een beheerder met een registratie van de schade in DICE geacht te hebben voldaan aan de verplichting tot het melden van schade.

De niet-museale beheerder moet in overleg treden met de RCE indien hij een ingrijpende maatregel als restauratie overweegt. Dit voorschrift is niet van toepassing op museale instellingen omdat zij als professionele beheerders hoge maatstaven voor beheer en behoud hanteren, gebaseerd op internationale normen, en zelf goed in staat zijn om restauraties uit te (laten) voeren.

In deze regeling is daarnaast geregeld dat de Minister in algemene zin aanwijzingen kan geven over restauratie, daaronder begrepen de wijze waarop de restauratie dient plaats te vinden. De bepaling geldt voor alle beheerders, maar heeft vooral betekenis voor de niet-museale beheerders. Feitelijk gaat het hier om een specificering van de bevoegdheid in de Erfgoedwet om in individuele gevallen een beheerder aanwijzingen te geven over het beheer van de rijkscollectie en ziet op de situatie dat het voorwerp al schade heeft opgelopen. In de praktijk zal de RCE in beginsel geen aanwijzingen geven aan professionele beheerders. Ook zal het niet vaak tot formele aanwijzingen aan niet-museale beheerders (behoeven te) komen, omdat via de adviezen van de RCE in goed overleg wordt besloten wat de beste restauratie is voor een museaal cultuurgoed.

2.2.4 Waardering van en advisering over cultuurgoederen door de Minister

Binnen de organisatie van de Staat is iedere minister en college van staat zelf verantwoordelijk voor het beheer van de rijkscollectie die onder hem ressorteert. Dat uitgangspunt ligt aan de basis van de Erfgoedwet en deze regeling. Wel vervult de Minister een coördinerende rol. In dat kader heeft hij een aantal bijzondere taken en bevoegdheden, die veelal worden uitgevoerd door de RCE. Op grond van de Erfgoedwet houdt de Minister, in de praktijk namens hem de RCE, een lijst bij van de rijkscollectie, kan hij een ieder die rijkscollectie beheert aanwijzingen geven over het beheer (zie ook onder 2.2.3) en kan hij het beheer van delen van de rijkscollectie tijdelijk overnemen indien het behoud van het cultuurgoed in gevaar komt. In aanvulling daarop voorziet deze regeling erin dat de (RCE namens de) Minister desgevraagd of uit eigen beweging vaststelt of een roerende zaak waarvan de Staat eigenaar is of waarvan het beheer door een derde aan de Staat is toevertrouwd een cultuurgoed van bijzonder belang is. Deze bepaling heeft tot doel te voorkomen dat deze cultuurgoederen onvoldoende als zodanig worden erkend en dientengevolge worden behandeld als kantoorinventaris in plaats van als een museaal cultuurgoed. Daarnaast adviseert de (RCE namens de) Minister op grond van deze regeling over het beheer van de rijkscollectie, zowel in algemene zin als ten aanzien van een specifiek museaal cultuurgoed. Beide bepalingen zijn één op één overgenomen uit de Rmmv 2013.

2.2.5 Schade aan derden, aansprakelijkstelling en verzekering

Behalve dat schade kan ontstaan aan cultuurgoederen, kunnen cultuurgoederen zelf ook schade veroorzaken. Goed beheer impliceert daarom ook goed risicobeheer, waarbij schade aan derden en de daaruit voortvloeiende aansprakelijkstellingen zoveel mogelijk worden tegengegaan. In de onderhavige regeling zijn de beheersmatige stappen vastgelegd die moeten leiden tot een adequate risicobeheersing. Deze zijn nader beschreven in de artikelsgewijze toelichting. De desbetreffende bepalingen zijn ongewijzigd overgenomen uit de Rmmv 2013. Zij zijn alleen van toepassing op beheerders die deel uitmaken van de Staat. De gedachte hierachter is dat de Staat in beginsel eigen risicodrager is. Het verzekeren tegen schade of aansprakelijkheid door de Staat is in de regel niet opportuun omdat de kosten van een verzekering veelal hoger zijn dan een eventuele schadevergoeding. Dat neemt niet weg dat het risico wel beperkt moet worden. Het verzekeren van specifieke risico’s geschiedt alleen in overleg met de Minister van Financiën. De museale instellingen moeten zelf een risicoafweging maken.

2.2.6 Interdepartementaal kunstbeleid

In de Rmmv 2013 was geregeld dat elke Minister en elk college ten minste één aanspreekpunt of contactpersoon aanwijst voor de communicatie met het ministerie van OCW over het beheer van de rijkscollectie. Als gevolg van een organisatorische wijziging is deze bepaling niet langer opportuun en keert daarom niet terug in deze regeling. Het beheer van cultuurgoederen wordt de komende jaren geleidelijk centraal belegd bij de concern dienstverleners van het Rijk. Tot die tijd is het beheer nog decentraal geregeld. Het contact met het ministerie van OCW loopt via de beheerders en kunstadviseurs van deze dienstverleners.

3. Specifieke voorschriften voor instellingen met een wettelijke taak

3.1 Inleiding

De Minister heeft de verantwoordelijkheid voor een museaal bestel waar onder meer een deel van de rijkscollectie wordt beheerd en getoond aan het algemene publiek. De museale instellingen die hier deel van uitmaken, worden door de Minister bij besluit belast met de zorg voor het beheer van collecties (op grond van artikel 2.8 van de Erfgoedwet). Alleen professionele museale instellingen worden belast met een dergelijke taak. Voor het uitvoeren van deze taak ontvangen de instellingen jaarlijks een subsidie. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op specifieke bepalingen over het beheer die alleen voor deze professionele instellingen gelden en op de verstrekking van de subsidie.

3.2 Bijzondere beheervoorschriften

Van instellingen die belast worden met de zorg voor het beheer van collecties kan en mag worden verwacht dat zij het beheer voeren met inachtneming van de professionele normen die in het museale veld zijn ontwikkeld. Daarom – en omdat de instellingen en de collecties die zij beheren onderling zeer verschillend zijn – wordt in deze regeling afgezien van het stellen van al te gedetailleerde voorschriften. Wel moeten aan het beheer van cultuurgoederen overeenkomstig de doeleinden van deze regeling consistente en beredeneerde keuzes ten grondslag liggen. Professioneel beheer brengt daarom met zich mee dat een instelling het beheer voert op basis van planmatig beleid dat in overeenstemming is met de in het veld gebruikelijke standaarden.

Het planmatig beleid van een instelling voor het beheer van de cultuurgoederen is gebaseerd op een actuele analyse van de stand van het beheer en in het beleid zijn ten minste beschreven de te bereiken doelen op in ieder geval de gebieden behoud van de cultuurgoederen en veiligheidszorg, en de wijze waarop het beleid wordt uitgevoerd.

Vanwege specifieke eigenschappen van cultuurgoederen kan de Minister nadere verplichtingen voor het planmatig beleid opleggen bij het besluit tot belasten met de wettelijke taak.

Aan de museale instellingen die belast worden met de zorg voor het beheer van de rijkscollectie, worden de desbetreffende cultuurgoederen met dat besluit tevens in bruikleen gegeven. In die besluiten zelf worden enkele zaken voor het privaatrechtelijk beheer van de cultuurgoederen geregeld. Daarbij moet gedacht worden aan onderwerpen zoals aansprakelijkheid, het afstoten van de cultuurgoederen en het zelf weer in bruikleen geven van onderdelen van de rijkscollectie. Deze voorschriften lenen zich naar hun aard niet voor opname in onderhavige, publiekrechtelijke regeling. Daarnaast is voor de verzelfstandigde rijksmusea in een apart besluit een volmacht opgenomen om namens de Staat cultuurgoederen te verwerven.

3.3 Subsidieverstrekking

Hoofdstuk 3 van deze regeling is een uitwerking van artikel 7.7 van de Erfgoedwet. Tot 2017 worden instellingen die cultuurgoederen beheren door de minister op grond van de Regeling op het specifiek cultuurbeleid (Rsc) gesubsidieerd. Op basis van de Erfgoedwet wordt een gedeelte van deze subsidie als het ware overgeheveld. Het gaat dan om het deel dat feitelijk grotendeels uit vaste lasten voor huisvesting en beheermaatregelen bestaat.

Om de collecties te beheren ontvangen de instellingen die belast zijn met de wettelijke taak op basis van deze regeling een subsidie. Hierdoor wordt gewaarborgd dat de instellingen in staat worden gesteld de collectie doelmatig te beheren. Er is sprake van doelmatig beheer wanneer de registratie op orde is (locatie, beschrijving, documentatie), het object goed gehuisvest is in klimatologisch de juiste omstandigheden, dat conserverende maatregelen zijn getroffen en indien nodig het object wordt gerestaureerd op basis van hedendaagse wetenschappelijke inzichten in de instandhouding van objecten.

De subsidie wordt per instelling bepaald. Nadat de instellingen zijn belast met de wettelijke taak zal in deze regeling per instelling een subsidieplafond worden opgenomen. Dit zal geschieden via een wijzigingsregeling begin 2016. In het algemeen kan al het volgende worden gezegd over de subsidie. Een groot deel van de huidige rijkssubsidie voor musea bestaat uit huisvestingskosten, in veel gevallen de huur die deze instellingen moeten betalen aan het Rijksvastgoedbedrijf (RVB). Huisvesting is een belangrijke voorwaarde voor musea bij de zorg voor de collectie en vormt een in financiële zin omvangrijk deel van het museale beleid. In het nieuwe museale bestel blijft het RVB eigenaar van de gebouwen, maar op grond van de Erfgoedwet wordt de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de gebouwen overgedragen aan de instellingen. Voor de instellingen die zelf eigenaar zijn van het pand of de verantwoordelijkheid voor de instandhouding van de RVB overnemen, is een vergoeding berekend met als belangrijkste uitgangspunt een jaarlijkse vergoeding van 2% van de herbouwwaarde. Voor de instandhouding van een bijzonder gebouw geldt als vuistregel dat 1% van de herbouwwaarde jaarlijks nodig is voor regulier onderhoud en dat 1% dient te worden gereserveerd voor lang-cyclische instandhoudingswerkzaamheden. De opbouw van de vergoeding voor de huisvesting is als volgt. Musea die eigenaar van de gebouwen zijn, ontvangen 2% van de herbouwwaarde. Musea die gebouwen huren en beheren die eigendom zijn van het RVB, ontvangen een vergoeding voor de instandhouding (2% van de herbouwwaarde, een budget voor het onderhoud van bedrijfsinstallaties, een correctiefactor voor gebouwen met een achterstand bij de instandhouding en een BTW compensatie, tenzij de musea het werk via het RVB laten uitvoeren). Tevens ontvangen zij een vergoeding voor de kosten van het RVB (rente en aflossing op de boekwaarde, opslag voor toezicht, risico en heffingen). Naast de vergoeding voor de huisvestingslasten bestaat de financiële vergoeding ook uit een component die beschikbaar wordt gesteld voor het collectiebeheer. Bij het bepalen van die hoogte wordt gekeken naar de bedragen die instellingen voor de jaren 2013-2016 hebben ontvangen voor deze taken. De instellingen hebben de afgelopen jaren in het kader van de huidige subsidierelatie op grond van de Rsc inzicht gegeven in hun bestedingen in het kader van de beheers- en behoudtaken en op basis van die gegevens worden de beschikbare bedragen berekend. Aan het totale beschikbare bedrag is ook een component voor algemeen beheer toegevoegd. In de toelichting bij de wijzigingsregeling waarin de subsidieplafonds worden ingevoegd zal hier nog verder op in worden gegaan.

Jaarlijks dienen de instellingen die zijn belast met het beheer van de collectie een begroting in bij het ministerie. Doordat hier nu alleen wordt gevraagd om een begroting zullen de administratieve lasten voor de instellingen ten opzichte van de subsidieaanvraag op grond van de Rsc naar verwachting per saldo niet significant verschillen en zelfs eerder afnemen. Daarnaast beschikken de instellingen over een actueel meerjarig onderhouds- en investeringsplan dat is afgestemd op de onderhoudsopgave die het vastgoed met zich meebrengt. Jaarlijks ontvangen de instellingen een subsidiebeschikking voor de uitvoering van de wettelijke taak. Voor de overige activiteiten kunnen de instellingen (ook) een subsidieaanvraag indienen op grond van de Rsc. Het kan dan bijvoorbeeld gaan om activiteiten die erop zijn gericht om de collectie toegankelijk te maken. Eenmaal in de vier jaar is er een aanvraagronde waarin de instellingen een subsidieaanvraag kunnen indienen voor die activiteiten. Deze aanvragen worden vervolgens ter beoordeling voorgelegd aan de Raad voor cultuur en dit advies wordt betrokken bij de uiteindelijke subsidiebeschikkingen die de instellingen eenmaal in de vier jaar voor deze activiteiten op Prinsjesdag ontvangen.

Voor beide subsidiestromen dienen de instellingen jaarlijks een aanvraag tot vaststelling respectievelijk een verantwoording in. Indien een instelling beide subsidies ontvangt, dan kan de aanvraag tot vaststelling van de subsidie voor de wettelijke taak worden gedaan in de aanvraag tot vaststelling respectievelijk de periodieke verantwoording van de instellingssubsidie op grond van de Rsc. Hierdoor kunnen de administratieve lasten voor de instellingen ook worden beperkt. Mocht een instelling de subsidie voor de wettelijke taak niet volledig hebben aangewend, dan kan de instelling de resterende middelen inzetten voor de activiteiten die verband houden met de collectie. Voorwaarde is wel dat alle benodigde reserveringen zijn aangehouden.

4. Uitvoeringsgevolgen en handhaafbaarheid

Onderhavige regeling stelt nadere regels voor de zorgvuldige omgang met de rijkscollectie en de subsidiëring van de musea in het OCW-bestel. De beheer- en kennistaken van de Minister van OCW op grond van deze regeling worden uitgevoerd door de RCE. Het toezicht op het beheer van de rijkscollectie is een taak van de Erfgoedinspectie (EGI). De RCE is gevraagd de regeling te beoordelen op uitvoeringsaspecten. De EGI heeft in aanvulling daarop de handhaafbaarheid en naleefbaarheid beoordeeld. De Auditdienst van het Rijk (ADR) is gevraagd de regeling te beoordelen op financiële rechtmatigheid.

De RCE acht de regeling uitvoerbaar, mede omdat zij in hoofdlijnen is gebaseerd op de voorgaande regelgeving. Wel vraagt de RCE in de uitvoeringstoets aandacht voor de implementatietermijn voor het voldoen aan de registratie-eisen. De RCE merkt op dat er bij de ministeries een achterstand is in het registreren van de rijkscollectie en dat inspanningen vereist zijn om de registratie op orde te krijgen. Goede en toegankelijke registratie van de rijkscollectie is en blijft van groot belang voor het beheer en wordt ook bij de ministeries breed gedeeld. Daarom leidt dit aandachtspunt niet tot wijzigingen voor de regeling. De achterstand in de registratie lijkt voort te komen uit beperkte deskundigheid over goed beheer van de rijkscollectie. Als gevolg hiervan zal daarom vanuit OCW extra worden geïnvesteerd in kennisdeling richting de andere ministers. Voor de beheerders die aangesloten zijn bij het Programma Rijksbrede Kunstvoorziening zal hierin via dat programma worden voorzien. Voor de andere beheerders zal er vanuit OCW gerichte communicatie worden opgezet.

De ADR ziet vanuit financieel oogpunt geen problemen voor de handhaafbaarheid van de regeling. De handhaafbaarheidstoets door de EGI richt zich op hoofdstuk 1 en 2 en verder op artikel 3.8 en 3.9 van hoofdstuk 3 van de regeling. De EGI vindt de regelgeving handhaafbaar. Zij plaatst daarbij nog de volgende kanttekeningen.

Volgens de EGI draagt de nadere uitwerking van de normen voor collectiebeheer in deze regeling op zichzelf bij aan een betere handhaafbaarheid. Er is gekozen voor een globale (open) normstelling. Er wordt zoveel mogelijk ruimte en afweging aan beheerders gelaten, omdat goed beheer afhankelijk is van de concrete situatie. Omdat deze systematiek van normstelling ook in de Rmmv 2013 werd toegepast, leidt dit niet tot een verslechtering van de handhaafbaarheid. Om de open normen toetsbaar en handhaafbaar te maken is het noodzakelijk deze uit te werken in criteria en indicatoren. De EGI stelt hiertoe een toetsingskader vast in afstemming met het museale veld.

Verder merkt de EGI op dat het begrip ‘beheerder’ breed is gedefinieerd. Voor beheerders geldt de norm om de rijkscollectie op zodanige wijze te registreren dat de registraties zijn aangesloten op het geautomatiseerde systeem van de minister van OCW. Voor de ministers, colleges en instellingen met een afzonderlijke bruikleenovereenkomst lijkt deze norm volgens de EGI niet proportioneel, omdat het vaak om het tijdelijk beheer van enkele cultuurgoederen gaat. Verder betreft het feitelijk een tijdelijk beheer van rijkscollectie die in beheer is bij de RCE, waarvan de registratie al aansluit op het geautomatiseerde systeem van de minister. De EGI uit bij dit beheer twijfels over de naleefbaarheid en de handhaafbaarheid door de tijdelijke beheerder.

De EGI stelt terecht dat genoemde norm van toepassing is op elke beheerder. In de door de EGI geschetste situatie kunnen tussen de RCE en de tijdelijke beheerder echter vooraf afspraken worden gemaakt over wie de uitvoering van de bij het beheer behorende registratienormen op zich gaat nemen.

Ten slotte constateert de EGI dat de norm voor het voeren van een planmatig beleid is gekoppeld aan de subsidiëring van instellingen met een wettelijke taak. Hierdoor is deze norm niet van toepassing op museale instellingen die niet zijn belast met een wettelijke taak, de Defensiemusea en het Belasting en Douanemuseum. Planmatig beleid kan bij die instellingen niet worden gehandhaafd. De constatering van de EGI is correct. Voor alle beheerders geldt dat zij aan bepaalde eisen moeten voldoen bij het beheer van de rijkscollectie. De aanvullende eis voor planmatig beleid geldt alleen voor de instellingen met een wettelijke taak, de musea in het OCW-bestel. De verplichting tot het voeren van een planmatig beleid volgt uit de huidige subsidierelatie die de Minister van OCW heeft met de musea in het OCW-bestel en geldt op dit moment dus ook niet voor musea die onder andere ministers vallen. Uiteraard staat het andere ministers vrij om een gelijke eis rond planmatig beleid aan door die ministers gesubsidieerde musea te stellen. Overigens is de keuze op dit punt al in de Erfgoedwet gemaakt.

5. Financiële gevolgen

De regeling is budgetneutraal en brengt in die zin geen wijziging in de financiële uitgavebedragen van het Rijk mee.

De regels over het beheer van de rijkscollectie hebben voor de museale instellingen betrekking op hun reguliere taak. Net als in de huidige situatie ontvangen de musea een subsidie voor de door hen te maken kosten voor het beheer van de collectie binnen het thans daarvoor beschikbare budget. Ook de kosten voor het beheer door de overheid zullen niet substantieel verschillen van de huidige situatie.

Voor de subsidiëring van de instellingen met een wettelijke taak verandert wel de systematiek waarbij een vaste aanspraak op financiële middelen en daarmee een wijziging in de looptijd van de financiering aan de orde is. Als gevolg van de Erfgoedwet loopt de financiering vanuit het Rijk voor het beheer van de rijkscollectie immers niet langer mee in het kader van de vierjaarlijkse subsidiesystematiek van de Wet op het specifiek cultuurbeleid (Wsc), maar wordt het subsidiëren van het beheer van collecties gekoppeld aan het hebben van een wettelijke taak tot de zorg voor het beheer.

In de systematiek van de Wsc moest door de musea iedere vier jaar een subsidieaanvraag worden ingediend en werd het beschikbaar stellen van subsidie aan een museum elke vier jaar ten principale heroverwogen. Met de Erfgoedwet is het subsidiëren van het beheer van collecties losgekoppeld van de subsidiëring van de publieksactiviteiten van de musea en van een aparte wettelijke grondslag voorzien. Het beheer van de collecties, volgens de Erfgoedwet een wettelijk aan de musea opgedragen taak, heeft daarmee een structurele financiële basis gekregen.

De daadwerkelijke hoogte van de subsidie voor de door een museum te maken kosten voor het beheer is afhankelijk van het aantal instellingen dat wordt belast met een wettelijke taak en het budget dat per instelling ter beschikking wordt gesteld om de taak uit te voeren.

Tot de kosten voor het beheer worden in ieder geval de kosten voor een goed collectiebeheer (zoals de noodzakelijke klimaatcondities en een goede registratie van de cultuurgoederen) en de huisvestingskosten gerekend. De huisvesting vormt voor musea een belangrijk onderdeel van het primaire proces en legt bovendien een vast beslag op het budget. Om verantwoord in de gebouwen te kunnen investeren is het ook nodig dat musea kunnen rekenen op een relatief continue subsidiëring van hun huisvestingskosten.

Aangezien het beschikbare budget voor de subsidiëring van het beheer van de collecties, inclusief de huisvestingskosten, komt uit de middelen die nu voor de musea in de systematiek van de Wsc beschikbaar zijn, zijn er per saldo geen financiële gevolgen voor de rijksbegroting als geheel.

6. Afstemming met betrokken partijen

Naast de uitvoerings- en handhaafbaarheidstoets door de RCE en de EGI, is de regeling ook voorgelegd aan de Museumvereniging en aan de andere ministeries.

De Museumvereniging kan zich vinden in de regeling en had vooral behoefte aan verduidelijking op een aantal punten, met name waar de regeling de wijziging van de subsidiesystematiek betreft. De vragen gaven geen aanleiding tot wijziging van de regeling zelf, maar hebben op enkele plaatsen geleid tot verheldering in de toelichting.

Vanuit de ministeries zijn vooral opmerkingen gemaakt en vragen gesteld over de vaststelling als museaal cultuurgoed, het geautomatiseerde systeem van de Minister van OCW voor registraties van de rijkscollectie en de definitie van museaal cultuurgoed.

Ten aanzien van artikel 2.4, dat regelt dat de Minister van OCW uit eigen beweging museale cultuurgoederen kan vaststellen, zou men graag zien dat dit in overleg met de beheerder in kwestie gebeurt. In de praktijk zal de Minister van OCW (namens hem de RCE) niet snel uit zichzelf goederen aanwijzen als museaal cultuurgoed. In voorkomende gevallen zal altijd in overleg worden getreden met de beheerder in kwestie. In de regel is het echter de beheerder zelf die de RCE vraagt een bepaald cultuurgoed te waarderen. Overigens past deze bepaling bij de verantwoordelijkheid van de Minister van OCW voor de rijkscollectie en was ook al zo opgenomen in de Rmmv 2013.

Over het geautomatiseerde registratiesysteem waren de vragen van de ministeries van praktische aard en zagen op vorm en kosten. Het geautomatiseerde systeem van de Minister van OCW voor de registratie van de rijkscollectie betreft een webbased database, waarbij er voor de gebruikers in principe geen kosten zijn. De collectiebeheerders leveren hun registraties van de rijkscollectie aan bij het systeem van de minister, waar deze registraties verzameld, ontsloten, met elkaar verbonden en (voor het publiek) toegankelijk gemaakt worden. Het gebruik van het systeem van de minister door de beheerders is kosteloos; eenmalig zijn mogelijk minimale aansluitkosten te voorzien. In overleg met de beheerder in kwestie worden afspraken gemaakt over de implementatie van het gebruik en wordt bepaald met welke frequentie de registratie in het systeem van de minister wordt geactualiseerd.

Tot slot hadden de ministeries vragen over wanneer sprake is van een museaal cultuurgoed en daarmee de regels van toepassing zijn. In deze toelichting is aangegeven wat onder museaal cultuurgoed moet worden verstaan. Het betreft een materieel begrip en het gaat er niet om of een cultuurgoed op een lijst voorkomt. Bij twijfel of een cultuurgoed als museaal cultuurgoed moet worden aangemerkt, kan deze vraag worden voorgelegd aan de RCE.

7. Administratieve lasten

Bij de voorbereiding van deze regeling is nagegaan of er sprake is van administratieve lasten. OCW voorziet dat de nadere regels in deze regeling in materiële zin niet leiden tot een significant verschil in administratieve lasten.

De regeling continueert bestaande regels en codificeert beleid dat de afgelopen jaren is ontwikkeld en uitgevoerd voor het beheer van de rijkscollectie. In dat kader is van belang dat het museale veld in hoge mate wordt gekenmerkt door zelfregulering. De Ethische Code voor Musea stelt hoge eisen aan het professionele beheer van museale cultuurgoederen. Een goede registratie bijvoorbeeld, die voorziet in identificatie van de cultuurgoederen en gegevens bevat over herkomst van cultuurgoederen, behoort tot de basisuitrusting van een zichzelf respecterend museum. De voorschriften van de Rmmv 2013 waren daarom ook in het bijzonder gericht op de niet-professionele beheerders. De specifieke voorschriften van de Rmmv 2013 zagen in het bijzonder op de vindbaarheid van de museale cultuurgoederen en op de professionele bijstand bij het beheer van cultuurgoederen door niet-professionele beheerders. De Minister van OCW stelde daartoe de deskundigheid van de RCE beschikbaar.

In de onderhavige regeling zijn in het algemeen de voorschriften van de Rmmv 2013 overgenomen. Voor de professionele beheerders en de museale instellingen bevatten die bepalingen geen andere voorschriften dan die zij zichzelf al opleggen op grond van de Ethische Code voor Musea. Veel collecties zijn inmiddels ook al aangesloten op het geautomatiseerde systeem van de Minister van OCW of zijn ver op weg daar naartoe, waardoor ook die verplichting niet tot extra administratieve lasten leidt.

Voor de verplichting om schade aan de rijkscollectie inzichtelijk te maken, waren er in de situatie voor inwerkingtreding van de Erfgoedwet twee bronnen. De eerste is de beheersovereenkomst met de verzelfstandigde musea. Deze zijn op grond van (artikel 6 van) deze overeenkomst verplicht de EGI in kennis te stellen van verlies van of schade aan collectie-onderdelen. De Rmmv 2013 verplicht in artikel 3, tweede lid, de ministers en colleges van Staat tot registratie van beschadiging of verloren gaan van een museaal voorwerp. In de Erfgoedwet worden beide verplichtingen samengebracht. In artikel 2.3 van de wet is de verplichting geformuleerd, geldend voor alle beheerders om vermissing of tenietgaan van een cultuurgoed aan de EGI te melden. Daarnaast is in onderhavige regeling de verplichting opgenomen om alle schade aan de EGI te melden. Deze verplichting is formeel alleen nieuw voor de overige ministeries en colleges van Staat. De musea waren er met de beheersovereenkomst immers al veel eerder mee geconfronteerd. Omdat gebruik gemaakt kan worden van een reeds langer bestaand centraal registratiesysteem, de Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE), kan de meldingsplicht op een eenvoudige manier worden uitgevoerd: registratie in DICE geldt als melding bij de EGI. Deze verplichting leidt niet tot extra administratieve lasten.

Voor de subsidiëring van instellingen met een wettelijke taak dienen de instellingen die zijn belast met het beheer van de collectie jaarlijks een begroting in bij het ministerie. Doordat hier nu alleen wordt gevraagd om een begroting zullen de administratieve lasten voor de instellingen ten opzichte van de vierjaarlijkse subsidieaanvraag op grond van de Rsc naar verwachting per saldo niet significant verschillen en zelfs eerder afnemen.

Voor de aanvraag tot vaststelling van de jaarlijkse subsidie en de verantwoording is aansluiting gezocht bij de Rsc. Er is geen sprake van een verzwaring van de administratieve lasten die reeds uit de Rsc voortvloeiden.

II. Artikelsgewijze toelichting

Artikel 1.1. Begripsbepalingen

Voor de eenvoud en leesbaarheid wordt in deze regeling gebruik gemaakt van een aantal begrippen. Daarnaast werken de begrippen in de Erfgoedwet rechtstreeks door in deze regeling. Het belangrijkste begrip in de Erfgoedwet voor deze regeling is ‘museaal cultuurgoed van de Staat’. Kortgezegd betreft dit de rijkscollectie.

Beheerder. De regels voor het beheer van de rijkscollectie zijn van toepassing op alle ministers, alle instellingen die rijkscollectie beheren en de in de Erfgoedwet gedefinieerde colleges van staat (het Kabinet van de Koning, de Staten-Generaal, de overige Hoge Colleges van Staat, de Kabinetten van de Gouverneurs of de Commissie van toezicht betreffende de inlichtingen- en veiligheidsdiensten). Gezamenlijk worden deze in onderhavige regeling aangehaald als ‘beheerder’. In het geval een bepaling slechts van toepassing is op een van de beheerders dan wordt deze specifiek genoemd. Onder beheerder wordt ook verstaan een instelling die rijkscollectie in bruikleen heeft van de Minister of van een andere beheerder.

Instelling met een wettelijke taak. Op grond van artikel 2.8 van de Erfgoedwet kunnen instellingen belast worden met het beheer van de rijkscollectie of andere collecties. In deze regeling worden de bij besluit belaste instellingen met dit begrip aangehaald. Hoofdstuk 3 is specifiek van belang voor deze instellingen. Hierin wordt de subsidiëring van de taakuitvoering geregeld.

Minister. Waar in deze regeling over minister wordt gesproken, wordt gedoeld op de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap. In deze regeling wordt ook verwezen naar andere ministers als het om het beheer van de rijkscollectie gaat. In dat laatste geval wordt ‘minister wie het aangaat’ gebruikt.

Artikel 2.1. Bewaaromstandigheden

Een beheerder van museale cultuurgoederen van de Staat moet op grond van artikel 2.1 van de Erfgoedwet zorgen dat de cultuurgoederen in goede staat zijn. Dit artikel vormt een uitwerking van dit algemene doel. Passende bewaaromstandigheden beperken immers de kans dat de staat van een cultuurgoed achteruit gaat of waarde verloren gaat. Onder passende bewaaromstandigheden zijn te verstaan de zorg voor de juiste klimaat- en lichtcondities, een omgeving die vrij is van stof en andere vervuiling, een juiste inrichting van de ruimte en gebruik van opberg-, verpakkings- en transportmateriaal zodanig dat fysieke, chemische en biologische aantasting wordt tegengegaan.

Passend kan ook gezien worden in relatie tot het gebruik en de historische, esthetische, wetenschappelijke of functionele waarde van het desbetreffende museale cultuurgoed. Eenzelfde petroleumstel kan in de ene instelling deel uitmaken van een historisch interieur, door een andere zijn verzameld vanwege het ontwerp en in een derde worden gebruikt in een publieksactiviteit "koken in grootmoeders tijd". Wat 'passende bewaaromstandigheden' zijn, zal in alle drie de gevallen verschillen.

Artikel 2.2. Registratie en administratie

Eerste lid. Dit lid komt overeen met artikel 3, eerste lid, Rmmv 2013. Het is van belang voor een goed beheer dat een aantal zaken in de registratie van een cultuurgoed naar voren komt en deze actueel zijn. Het gaat om:

• Identificatie, door middel van: digitale afbeelding; inventarisnummer; objecttrefwoord; titel; beschrijving; afmetingen; materialen; vervaardigingstechnieken; datering; maker/vervaardiger;

• Juridische status: ten minste de eigendomssituatie: beherende instelling; eigenaar (veelal de Staat), verwerving: methode (aankoop, schenking, legaat, vondst), datum, vorige eigenaar; bruikleengegevens indien van toepassing en andere juridische gegevens als auteurs- en gebruiksrechten etc.;

• Standplaats: duiding van de daadwerkelijke verblijfplaats van het cultuurgoed waarmee dit terug te vinden is;

• Fysieke staat: omschrijving van de materiële conditie van het cultuurgoed.

Het onder één noemer registreren van een groep of partij voorwerpen kan adequaat zijn, zeker voor grotere aantallen eenvormige voorwerpen die ieder voor zich een minder groot belang vertegenwoordigen. Dit wordt doorgaans aangeduid als bulkregistratie. Van belang is dat inzichtelijk is welke afweging is gemaakt over de voorwaarden waaronder bulkregistratie toegepast wordt en de waarborgen die er zijn om een betrouwbaar overzicht over in bulk geregistreerde cultuurgoederen te houden.

Tweede lid. De registratie van cultuurgoederen vindt geautomatiseerd plaats. Om ervoor te zorgen dat alle cultuurgoederen van de rijkscollectie in één systeem terug te vinden zijn, moeten de geautomatiseerde registraties op zodanige wijze plaatsvinden dat deze gekoppeld kunnen worden aan het systeem van de Minister. Het gaat hierbij om een geautomatiseerde registratie en dus niet om bijvoorbeeld digitale kopieën van fysieke registraties. Zie voor een toelichting op dit systeem het algemeen deel van deze toelichting.

Derde lid. Een groot deel van de professionele beheerders van de rijkscollectie koppelt de registratie al aan het geautomatiseerde systeem van de Minister. Dit lid verplicht alle beheerders die nog niet (volledig) de registraties aan dit systeem hebben aangesloten, inspanningen te verrichten om tot de digitale geautomatiseerde registratie van de rijkscollectie te komen. Voor mutaties is daarom expliciet opgenomen dat deze aangesloten worden op het geautomatiseerde systeem. Voor nog niet geautomatiseerde registraties wordt van beheerders verwacht dat zij aan de hand van een plan tot de bedoelde automatisering komen.

Vierde lid. De administratie en de relevante documentatie van de beheerder moet duurzaam toegankelijk zijn. Dit houdt in dat de administratie niet alleen op dit moment raadpleegbaar moet zijn, maar ook in de toekomst. Dit geldt zowel bij fysieke als digitale informatie. Informatie moet met de tijd beschikbaar blijven, ongeacht drager of gebruikt geautomatiseerd systeem. Te denken valt aan maatregelen op gebieden als kopieën en back-ups, conversie, migratie, eventueel emulatie, beveiliging tegen onoordeelkundig of onrechtmatig muteren van gegevens, gebruik van (meta)data-standaarden.

Het vierde lid ziet op de administratie in het algemeen en is dus niet beperkt tot de registratie waar de voorgaande leden over gaan. Registratie is op te vatten als een specifiek onderdeel van de administratie. De registratie betreft vooral objectspecifieke informatie, waaronder in ieder geval de gegevens die nodig zijn voor het dagelijks beheer. De administratie kan meer omvatten: verwervingsdossiers met correspondentie, herkomstgegevens, conserverings- en restauratiegeschiedenis, wetenschappelijke (onderzoeks)gegevens en andere documentatie betreffende de collectie. In het museale veld wordt dit deel van de administratie ook wel documentatie genoemd.

Artikel 2.3. Schade en restauratie

Eerste lid. Dit lid verplicht schade te melden en in de administratie bij te houden. Melding van schade geschiedt aan de inspecteur van de Erfgoedinspectie. Melding kan op meerdere manieren plaatsvinden. Als de schade is geregistreerd in de Database Incidenten Cultureel Erfgoed (DICE) dan is in ieder geval voldaan aan de meldingsplicht. De inspecteurs hebben namelijk toegang tot de registraties die rijkscollectie betreffen.

Naast de melding van schade aan de inspecteur is het voor het beheer van de rijkscollectie van belang dat schade aan cultuurgoederen wordt bijgehouden, zodat nagegaan kan worden waar en wanneer zich bepaalde schade heeft voorgedaan. Deze verplichting komt overeen met artikel 3, tweede lid, van de Rmmv 2013.

Tweede lid. Dit lid is alleen van toepassing op de niet professionele beheerders (ministers en colleges van staat). Het herstellen van enige schade aan een cultuurgoed vindt alleen plaats na overleg met de minister. Feitelijk gaat het hier om de RCE die zal adviseren over de restauratie. De professionele beheerders (instellingen) worden geacht zelf voor adequate restauratie te kunnen zorgen. Dit lid komt overeen met artikel 2, derde lid, Rmmv 2013.

Derde lid. In alle gevallen van schade kan de minister aan de beheerder aanwijzingen geven. Dit geldt dus zowel voor andere ministers en colleges van staat als voor instellingen. Feitelijk is dit een specificering van de algemene bevoegdheid tot het geven van aanwijzingen over het beheer in artikel 2.6, derde lid, van de Erfgoedwet.

Artikel 2.4. De Minister van OCW; waardering en advies

Dit artikel komt overeen met artikel 8 van de Rmmv 2013.

Eerste lid. Ministeries, colleges van staat en instellingen bezitten en verwerven op allerlei verschillende manieren zaken voor de Staat die mogelijk van bijzondere artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde zijn. Om te voorkomen dat deze cultuurgoederen onvoldoende als zodanig worden erkend en dientengevolge worden behandeld als kantoorinventaris in plaats van als een museaal cultuurgoed, kan de minister, in de praktijk namens hem de RCE, de artistieke, culturele of wetenschappelijke waarde van de daarvoor in aanmerking komende zaken vaststellen. Dat kan gevraagd, maar ook ongevraagd.

Tweede lid. De RCE kan over beheersmaatregelen adviseren. Het betreft een algemene adviesbevoegdheid en staat los van het verplichte overleg bij restauratie als bedoeld in artikel 2.3, tweede lid.

Artikel 2.5. Schade aan derden en aansprakelijkstelling

Dit artikel komt overeen met artikel 6 van de Rmmv 2013 en is alleen van toepassing op ministers en colleges van staat.

Het gaat in dit artikel om de situatie dat het cultuurgoed zelf kan schade veroorzaken. Gedacht kan worden aan een sculptuur met scherpe uitsteeksels die tot verwondingen zouden kunnen leiden of cultuurgoederen met bewegende elementen. Een adequate risicobeheersing omvat in het algemeen de volgende beheersmatige stappen:

• inventariseren welke risico’s er in het kader van materieelbeheer (kunnen) worden gelopen;

• inschatten welke kans er bestaat dat de risico’s zich zullen voordoen;

• inschatten wat de gevolgen (effecten) zijn als de risico’s zich voordoen, waarbij in het algemeen de kans vermenigvuldigd met het effect een indicatie geeft van de omvang van het risico;

• bepalen of en in welke mate die risico’s beheerst moeten worden door het treffen van maatregelen in de sfeer van preventie (bijvoorbeeld beveiligingsmaatregelen) en/of in de repressieve sfeer van het opvangen van of het herstel van de gevolgen van de risico’s als die zich zullen voordoen;

• het treffen van preventieve maatregelen om de risico’s te verminderen of te voorkomen.

Bij repressieve maatregelen kan, naast een calamiteitenplan, ook gedacht worden aan het vooraf treffen van budgettaire voorzieningen of het verzekeren van bepaalde risico’s, in overleg met het ministerie van Financiën.

Artikel 2.6. Verzekering

Dit artikel komt overeen met artikel 7 van de Rmmv 2013 en is alleen van toepassing op ministers en colleges van staat.

De ministers en colleges van staat verzekeren zich in het algemeen niet tegen schade of aansprakelijkheid. De Staat is in beginsel eigenrisicodrager. Wanneer het om risico’s gaat die verbonden zijn aan slechts één of aan enkele cultuurgoederen met een zeer grote waarde, kan het afsluiten van een verzekering geboden zijn. De RCE kan – in samenwerking met het ministerie van Financiën – desgevraagd over zulke kwesties adviseren.

Artikel 3.1. Indieningstermijn

De instellingen die belast zijn met de wettelijke taak tot beheer van een collectie hebben een vaste aanspraak op subsidie. Deze subsidie wordt jaarlijks verleend op basis van een aanvraag van de instelling. Deze aanvraag wordt uiterlijk op 30 juni voorafgaand aan het desbetreffende jaar ingediend. Instellingen kunnen zelf bepalen hoeveel eerder dan 30 juni de aanvraag wordt ingediend. Zij zouden om administratieve lasten te beperken, de aanvraag tegelijk met de verantwoording over het voorgaande jaar kunnen indienen. Deze verantwoording moet binnen dertien weken na afloop van het kalenderjaar zijn ingediend.

Artikel 3.2. In te dienen documenten

Eerste lid. Voor de aanvraag voor subsidie gelden slechts beperkte indieningsvereisten. De aanvraag omvat slechts een aanvraagformulier met feitelijke gegevens, een begroting voor het komende jaar en een onderhouds- en investeringsplan voor het gebouw. De begroting vormt de basis voor de subsidieverlening en de verantwoording van de bestede middelen. Het onderhouds- en investeringsplan behoeft alleen te worden ingediend door de instellingen die op grond van artikel 3.9 een verplichting hebben tot het opstellen hiervan.

Tweede en derde lid. In de begroting worden de baten en lasten opgenomen die verband houden met het beheer van de collectie en de uitvoering van de wettelijke taak. Alle posten in de begroting worden afzonderlijk toegelicht. Deze leden komen overeen met artikel 2.5, eerste en tweede lid, van de Rsc.

Vierde lid. De artikelen 2.6 en 2.7 van de Rsc zijn van overeenkomstige toepassing. Artikel 2.6 zal waarschijnlijk beperkt aan de orde zijn. Instellingen dienen bij de aanvraag voor subsidie een document over de financiële positie van de instelling in (bijvoorbeeld een jaarrekening), tenzij de instelling er redelijkerwijs vanuit mag gaan dat de minister hier al over beschikt. Bij de instellingen die belast worden met de wettelijke taak zal de minister in de regel op de hoogte zijn van de laatste jaarrekening. Daarnaast kan de minister op grond van artikel 2.6 de laatstelijk gewijzigde statuten van een instelling opvragen.

Op grond van artikel 2.7 van de Rsc blijkt uit de aanvraag duidelijk of de instelling voor dezelfde lasten ook een aanvraag om subsidie bij een ander bestuursorgaan heeft gedaan.

Vijfde lid. Als de instelling het onderhouds- en investeringsplan voor het gebouw al eerder aan de minister heeft gezonden en sindsdien geen wijzigingen in het plan zijn aangebracht dan behoeft het plan niet meegezonden te worden bij de jaarlijkse aanvraag voor subsidie. Hierdoor blijven de administratieve lasten beperkt.

Artikel 3.3. Wijze van indiening

Aanvragen worden elektronisch ingediend met gebruikmaking van het aanvraagformulier op de website www.cultuursubsidie.nl. Op grond van artikel 7.7, derde lid, van de Erfgoedwet kan elektronische indiening worden voorgeschreven. Dit is hier gebeurd omdat het om professionele organisaties gaat die gewend zijn elektronisch te werken en waarvoor een elektronische indiening geen probleem moet zijn.

Artikel 3.4. Subsidieplafonds

Dit artikel wordt vastgesteld nadat instellingen belast zijn met de wettelijke taak.

Artikel 3.5. Beslistermijn

Voor het beslissen op de ingediende aanvragen geldt de vaste termijn van dertien weken. In de praktijk betekent dit dat de minister voor 1 oktober op de aanvragen beslist.

Artikel 3.6. Voorschotten

Bevoorschotting van het verleende subsidie bedrag vindt volgens de vaste regels in de Rsc plaats. Dit betekent als uitgangspunt een voorschotbetaling per kwartaal. Als de instelling ook op grond van de Rsc een vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt, zullen de subsidiebedragen gelijktijdig worden overgemaakt.

Artikel 3.7. Subsidieverplichtingen

Op de subsidie voor de uitvoering van de wettelijke taak zijn dezelfde verplichtingen van toepassing als op subsidies op grond van de Rsc. Het gaat dan om de verplichtingen die betrekking hebben op de doelmatige besteding van de subsidie, de te voeren administratie, het melden van voor de subsidieverstrekking relevante feiten of omstandigheden, vergoeding voor vermogensvorming, vergoedingen aan en van derden, medewerking aan door of namens de minister ingestelde onderzoeken, en het naleven van eventuele afspraken opgesteld door en voor instellingen met betrekking tot het desbetreffende terrein van cultuur (een zogenoemde ‘code’). Niet van overeenkomstige toepassing zijn de artikelen 2.15 en 2.16 van de Rsc. Artikel 2.15 ziet op periodieke verantwoording bij vierjaarlijkse subsidies. Dit is hier niet aan de orde omdat de subsidie al jaarlijks wordt verantwoord en vastgesteld. Artikel 2.16 van de Rsc houdt verband met het aanhouden van een bestemmingsfonds voor niet bestede middelen. Ook deze bepaling is overbodig omdat het hier gaat om een jaarlijkse subsidie. Daarnaast is in artikel 3.13 van deze regeling een bijzonder regime opgenomen voor de besteding van resterende middelen.

Artikel 3.8. Planmatig beleid cultuurgoederen

Op grond van artikel 2.10 van de Erfgoedwet voeren instellingen die belast zijn met de zorg voor het beheer van collecties planmatig beleid. Het beleid vormt een uitwerking van beredeneerde keuzes die erop gericht zijn met de beschikbare middelen de cultuurgoederen overeenkomstig deze regeling te beheren. Het beleid betreft dan ook alle relevante aspecten van het fysieke, administratieve en inhoudelijke collectiebeheer die daarvoor nodig zijn, in onderlinge samenhang bezien. Te denken valt in het bijzonder aan preventieve en actieve conservering, veiligheidszorg, informatievoorziening en collectiewaardering. Effectief, planmatig beleid is gebaseerd op een actuele analyse van de stand van het beheer, bevat verbeterdoelen en maatregelen, gaat in op de uitvoering daarvan en voorziet in een evaluatie van het effect van het beleid.

Aspecten van het beleid kunnen in verschillende documenten zijn neergelegd. Voor de hand liggende voorbeelden zijn een collectieplan dat ingaat op de waardering van de collectie, het verzamel-, selectie- en afstotingsbeleid en de meer fysieke aspecten van het beheer zoals normering en regulering van het binnenklimaat, conservering en restauratie, een veiligheidsplan waarin op basis van een risico-inventarisatie en -evaluatie organisatorische, bouwkundige en elektronische maatregelen zijn omschreven om incidenten met de collectie te voorkomen, of een informatieplan dat ingaat op het duurzaam beheren en ontsluiten van informatie.

Artikel 3.9. Verplichtingen rond gebouwen

Eerste lid. Voor een aantal instellingen geldt een bijzondere verplichting voor de gebouwen waarin zij de collecties beheren. Het gaat om de instellingen die gebouwen in eigendom hebben of die gebouwen huren bij het Rijksvastgoedbedrijf. Deze instellingen dragen zelf zorg voor het onderhoud en de investeringen in de gebouwen. Dit in tegenstelling tot instellingen die bij anderen dan het Rijksvastgoedbedrijf hun panden huren. Eerstgenoemde instellingen ontvangen als deel van hun subsidie een bedrag voor onderhoud en investering in de panden. Omdat hiervoor langjarige reserveringen nodig zijn, moeten deze instellingen over een onderhouds- en investeringsplan beschikken.

Tweede lid. Ter onderbouwing van de plannen is het van belang dat periodiek een onafhankelijk bouwkundig inspectierapport wordt opgesteld. Elke vier jaar moet daarom een dergelijk rapport bij de minister worden ingediend. De eerste indiening moet plaatsvinden voor 1 januari 2020.

Artikel 3.10. Aanvraag tot vaststelling

Eerste lid. In deze regeling worden de administratieve lasten van de instelling zoveel mogelijk beperkt. Als een instelling tevens een vierjaarlijkse subsidie op grond van de Rsc ontvangt, verantwoordt de instelling de subsidie in de verantwoording van de vierjaarlijkse instellingssubsidie. Het kan dan gaan om de periodieke verantwoording (artikel 2.15 Rsc) of om de eindverantwoording. In de jaarrekening van de instelling worden dan zowel de subsidie op grond van deze regeling als die op grond van de Rsc opgenomen. Tevens wordt in het bestuursverslag op beide activiteiten ingegaan.

Tweede en derde lid. Als de instelling geen vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt dan wordt de subsidie zelfstandig verantwoord. Hierbij is zoveel mogelijk aangesloten bij de verantwoordingsregels in de Rsc. Zo komen het tweede en derde lid overeen met artikel 2.22 van de Rsc.

Artikel 3.11. Verantwoording

Bij een zelfstandige verantwoording van de subsidie voor het beheer gaat de aanvraag voor vaststelling van de subsidie vergezeld van een jaarrekening en een bestuursverslag. Op de jaarrekening zijn de artikelen 2.26 tot en met 2.28 van de Rsc van overeenkomstige toepassing. Deze bepalingen houden onder meer verband met de accountantsverklaring en het vaststellen van modellen door de minister. Op het bestuursverslag zijn de inhoudelijke eisen in artikel 2.15, tweede lid, van de Rsc van toepassing, met uitzondering van de onderdelen i, j en k. Deze onderdelen zien namelijk op inhoudelijke activiteiten die niet aan de orde zijn bij het beheer van de collecties.

Op grond van het eveneens van overeenkomstige toepassing zijnde derde lid van artikel 2.15 Rsc bevat het bestuursverslag een korte inzichtelijke kwalitatieve beschrijving van de verrichte activiteiten en wordt het ondertekend door het bestuur. De minister kan op de website www.cultuursubsidie.nl een model vaststellen voor het bestuursverslag.

Artikel 3.12. Beschikking tot vaststelling

Na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling stelt de minister de subsidie binnen 22 weken vast.

Artikel 3.13. Besteding resterende middelen

Als in enig jaar een deel van de subsidie niet wordt besteed dan kan de instelling het resterende bedrag aanwenden voor andere activiteiten. Voorwaarde is wel dat alle benodigde activiteiten rond het beheer van de collectie zijn verricht en de benodigde reserves voor langetermijn investeringen zijn aangehouden. In het bijzonder valt bij de reserveringen te denken aan langetermijninvesteringen voor het beheer van de collectie en voor gebouwen in het geval het een instelling betreft die zelf verantwoordelijk is voor die investeringen (zie ook artikel 3.9).

De resterende middelen kunnen worden gebruikt voor activiteiten die verband houden met de collectie. Te denken valt aan publieksactiviteiten, maar ook aan wetenschappelijke activiteiten. Feitelijk gaat het hier om de activiteitenpoot van de instelling waar de Rsc zich op richt.

Artikel 4.1 tot en met 4.5

Deze artikelen bevatten technische wijzigingen. Het gaat vooral om de aanpassing van verwijzingen naar de Monumentenwet 1988 en aanpassing van begrippen die in of op grond van die wet werden gebruikt en gewijzigd zijn met de Erfgoedwet.

In de Subsidieregeling instandhouding monumenten is naast de technische wijzigingen vanwege de Erfgoedwet nog een reparatie doorgevoerd. In de paragraaf Groene monumenten in hoofdstuk 1.2 van de Leidraad subsidiabele instandhoudingskosten is behalve paragraaf 01 van hoofdstuk 1.3 nu ook paragraaf 05 van dat hoofdstuk van toepassing verklaard. Dit was een omissie die wel in het vastgestelde begrotingsmodel was ondervangen, maar ook in de Leidraad moet worden vermeld. De inzet van groot materieel kan immers noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van de te subsidiëren werkzaamheden en is dan ook als onderdeel van deze werkzaamheden te beschouwen.

Artikelen 4.6 en 4.7

In artikel 4.6 wordt in de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2017–2020 een extra overgangsartikel ingevoegd om te expliciteren dat op subsidies uit de voorgaande periode 2013–2016 de verantwoordingsregels gelden uit de regeling zoals die toen ook luidde.

Artikel 4.7 verhoogt het subsidiebedrag voor de musea in de Regeling op het specifiek cultuurbeleid met € 50.000,–.

Artikel 5.1. Inwerkingtreding

De inwerkingtreding van deze regeling volgt de Erfgoedwet. De regels in de Erfgoedwet over het belasten van musea met een wettelijke taak en de daaraan verbonden subsidie treden in werking acht weken na publicatie van de mededeling dat de wet referendabel is. Deze datum komt uit op 8 februari 2016. Hoofdstuk 3 van deze regeling is de uitwerking van deze wettelijke regels en gezien het feit dat de musea nog in 2016 een aanvraag moeten indienen voor de subsidie voor 2017, treedt hoofdstuk 3, naast hoofdstuk 1 en 5, van deze regeling ook op 8 februari 2016 in werking.

Voor het overige treedt deze regeling net als het overgrote deel van de Erfgoedwet op 1 juli 2016 in werking. Voor twee artikelen wordt nog een uitzondering gemaakt (artikelen 4.6 en 4.7). Dit betreffen reparaties. Deze artikelen werken terug tot inwerkingtreding van de Subsidieregeling culturele basisinfrastructuur 2017-2020 waarop de wijzigingen een correctie zijn.

De Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, M. Bussemaker