Verordening ledenraad 2015

De ledenraad van de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie KNB;

Overwegende dat het gewenst is regelen te stellen met betrekking tot het functioneren van de ledenraad;

Gelet op artikel 77 van de Wet op het notarisambt;

Gezien het ontwerp van het bestuur met bijbehorende toelichting;

Gelet op de adviezen van de kamers van toezicht;

Gelet op de adviezen van de ringen;

stelt de navolgende verordening vast:

De ledenraad is een centraal onderdeel van de organisatie van de KNB. De wetgever ziet de ledenraad als schakel tussen de leden en het bestuur van de KNB.

De ledenraad heeft drie taken. De eerste taak is het zorg dragen voor de vaststelling van het algemene beleid van de KNB. De tweede taak is het vaststellen van de verordeningen van de KNB. De derde taak is de benoeming van het bestuur van de KNB en het houden van toezicht op het bestuur.

Bij de zorg voor de vaststelling van het beleid vervult de ledenraad tegenover het bestuur van de KNB een zelfstandige rol. Een lid van de ledenraad kan daarom niet tevens lid zijn van het bestuur. De ledenraad kan over de vaststelling van het beleid in overleg treden met het bestuur en hij kan het bestuur in verband hiermee om inlichtingen vragen, adviseren of opdragen een onderzoek uit te voeren naar onderwerpen die de ledenraad in verband met de vervulling van zijn taak van belang acht (artikel 68 Wet op het notarisambt (WNA)). Artikel 64 lid 4 WNA verplicht het bestuur om het jaarlijks verslag van zijn werkzaamheden om advies te zenden aan de ledenraad.

Wat betreft het vaststellen van de verordeningen kan de functie van de ledenraad gezien worden als die van wetgever in overleg met het bestuur van de KNB. Zo moet de ledenraad over de voorstellen van verordeningen overleggen met het bestuur na daarover het advies van de ringbesturen te hebben ingewonnen. De voorstellen van verordeningen worden door het bestuur aan de ledenraad gedaan. Ook kunnen ten minste vijf leden van de ledenraad een dergelijk voorstel doen.

Het bestuur van de KNB wordt door de ledenraad benoemd. De ledenraad benoemt ook de voorzitter en zijn plaatsvervanger uit de leden van het bestuur voor een termijn van twee jaren. De ledenraad kan leden van het bestuur schorsen of ontslaan wegens gebrek aan vertrouwen in hun taakvervulling of wegens andere gegronde redenen.

De ledenraad bestaat uit de voorzitters van de ringbesturen en een gewoon lid uit elke ring. De plaatsvervanger van de voorzitter is tevens plaatsvervangend lid van de ledenraad.

De benoeming en het aftreden van de gewone leden en hun plaatsvervangers is geregeld in de Verordening Ringen omdat deze leden door de ringvergadering worden gekozen. Blijkens artikel 74 WNA kunnen de leden van de ledenraad door de ringvergadering die hen heeft benoemd worden geschorst of ontslagen als de ringvergadering het vertrouwen in hun wijze van taakvervulling heeft verloren of wegens andere gegronde redenen.

De ledenraad wordt geregeld in de artikelen 67 t/m 76 van de WNA. Artikel 77 WNA bepaalt dat bij verordening nadere regels worden gesteld betreffende de benoeming en het aftreden van de leden, en voorts betreffende zijn werkzaamheid, de wijze van vergaderen, de besluitvorming en de wijze waarop in de vergadering wordt gestemd, alsmede de wijze waarop aan de leden van de KNB kennis wordt gegeven van zijn besluiten.

(Toelichting van 28 januari 2015)

Artikel 1

• 1. De voorzitter van de ledenraad roept – al dan niet op verzoek van het bestuur van de KNB – de ledenraad bijeen om te vergaderen

• 2. De voorzitter stelt de plaats, de datum en de tijd van de vergadering vast en deelt deze tenminste vijf dagen voor de vergadering schriftelijk mee aan de leden van de ledenraad, aan het ringbestuur en aan het bestuur van de KNB.

• 3. Bij de oproeping tot de vergadering worden de te behandelen onderwerpen vermeld.

• 4. Een voorstel van een lid van de ledenraad, van het bestuur van de KNB of van één van de ringen moet om op de agenda van de ledenraad geplaatst te worden ten minste vijftien dagen voor de dag van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter worden ingediend.

• 5. Voorstellen die later worden ingediend kunnen alleen worden behandeld met goedkeuring van een volstrekte meerderheid van de ter vergadering aanwezige leden. Deze voorstellen kunnen slechts aangenomen worden met ten minste twee derde van de geldig uitgebrachte stemmen.

• 6. De plaatsvervangend voorzitter treedt op in de plaats van de voorzitter hetzij in overleg met de voorzitter hetzij bij zijn afwezigheid.

• 7. In geval van afwezigheid van zowel de voorzitter als de plaatsvervangend voorzitter treedt een door de ledenraad aangewezen ledenraadslid op als waarnemend voorzitter.

• 8. Hij die de vergadering voorzit kan zich laten vertegenwoordigen in de ledenraad door een ander lid van het ringbestuur waarvan hij onderdeel uitmaakt of door een ander ledenraadslid van zijn ring. De vergaderrechten van de voorzitter gaan dan over op zijn vertegenwoordiger.

• 9. De fungerend voorzitter kan een externe aanwijzen om op te treden als voorzitter.

  Artikel 75 Wna verplicht het bestuur van de KNB om ten minste eenmaal per jaar de ledenraad bijeen te roepen om te beraadslagen over het jaarlijkse verslag van de werkzaamheden van het bestuur en over de verantwoording van het financieel beleid, waaronder begrepen de ontwerp begroting van de KNB voor het komende jaar. Andere vergaderingen van de ledenraad worden blijkens de tweede zin van artikel 75 Wna bijeengeroepen zo dikwijls als het bestuur dit nodig acht en voorts indien tenminste zes leden van de ledenraad hier schriftelijk om verzoeken onder opgave van de te behandelen onderwerpen. Hoewel de ledenraad in de gedachtegang van de wetgever alleen kan vergaderen na een daartoe gedane oproep van het bestuur van de KNB is het wenselijk om ook te voorzien in een vergadering van de ledenraad als het bestuur nalaat die oproep te doen.

  In deze regeling is opgenomen dat de vergadering tenminste vijf dagen voor de vergadering wordt aangekondigd. Dit betreft een minimum dat enkel zal worden benut als sprake is van spoed. De data van reguliere vergaderingen zijn bij de ledenraadsleden al tijdig bekend en het uitgangspunt is dat zij ongeveer twee weken voor de geplande vergadering over de stukken voor die vergadering kunnen beschikken. Dit is ook de reden dat in het vierde lid van deze regeling is opgenomen dat voorstellen 15 dagen voor de dag van de vergadering schriftelijk bij de voorzitter van de ledenraad moeten zijn ingediend.

  Voor de voorzitter van de ledenraad is een belangrijke rol weggelegd voor wat betreft de organisatie van de vergadering. Dit geldt uiteraard ook voor de vergadering zelf. De voorzitter bepaalt de vergaderorde tijdens de vergadering en heeft de leiding over de vergadering. Zo verleent en ontneemt de voorzitter het woord aan de aanwezigen.

  De rol van voorzitter van de ledenraad kan met zich meebrengen dat het lastig is om zowel als voorzitter als als ledenraadslid te functioneren. In het kader kan het nuttig zijn om enkel als voorzitter te fungeren en een andere ringbestuurder dan wel een door de ring aangewezen ledenraadslid als plaatsvervanger aan te wijzen. Indien de voorzitter hiervoor kiest dan kan de voorzitter niet inhoudelijk mee discussiëren en heeft de voorzitter in zijn functie ook geen stemrecht. Dit komt toe aan zijn vertegenwoordiger.

  (toelichting 28 januari 2015)

Artikel 2

• 1. De ring wordt vertegenwoordigd door twee ledenraadsleden of hun plaatsvervangers.

• 2. Elke ring heeft zoveel stemmen als het aantal leden van de ring waartoe zij behoort bij de aanvang van het betreffende ordejaar. Deze stemmen worden gelijk verdeeld over de vertegenwoordigers van de ring in de ledenraad.

• 3. Een ledenraadslid of zijn plaatsvervanger kan zich, middels schriftelijke mededeling aan de voorzitter van de ledenraad, door een bestuurslid van zijn eigen ring of ander ledenraadslid laten vertegenwoordigen.

  Bij de totstandkoming van de Wet op het notarisambt is in de memorie van toelichting op pagina 53 opgemerkt dat aangezien het aantal notarissen en kandidaat-notarissen per arrondissement verschilt, ook het aantal stemmen dat een lid van de ledenraad kan uitbrengen per ring moet verschillen. Daarom is bepaald dat per ring het aantal stemmen gelijk is aan het aantal leden van de ring per 1 oktober van elk jaar. Dit aantal wordt door het bureau van de KNB vastgesteld aan de hand van de ledenadministratie.

  De vertegenwoordiging van een ring kan de stemmen uitbrengen op de wijze die zij wenselijk acht. Ieder ledenraadslid vertegenwoordigt de helft van de stemmen van zijn ring. Ledenraadsleden van één ring kunnen afzonderlijk besluiten om met hun stemmen voor of tegen te stemmen of zich van stemming te onthouden. Indien een ring een oneven aantal stemmen heeft dan heeft de ringvoorzitter of zijn plaatsvervanger één stem meer dan het andere ledenraadslid van de ring. Aan het uitgangspunt dat een ring vertegenwoordigd moet worden door een notaris en een kandidaat-notaris of toegevoegd notaris wordt geen afbreuk gedaan door de bepaling dat elke ring wordt vertegenwoordigd door twee ledenraadsleden of hun plaatsvervangers. Volgens artikel 67 Wna heeft ieder lid een plaatsvervanger.

  (toelichting 28 januari 2015)

Artikel 3

• 1. Besluiten worden genomen en verkiezingen geschieden bij volstrekte meerderheid van stemmen, tenzij deze verordening anders bepaalt.

• 2. Indien bij een verkiezing van personen niemand de volstrekte meerderheid heeft verkregen, heeft een tweede stemming plaats tussen de twee personen op wie de meeste stemmen zijn uitgebracht. Bij staking van stemmen over andere aangelegenheden van verkiezing van personen is het voorstel verworpen.

• 3. Stemming geschiedt op een wijze die door de voorzitter van de ledenraad wenselijk en, mede gezien de aard van het onderwerp, gepast wordt geacht.

• 4. De voorzitter van de ledenraad kan afzien van een stemming en constateren dat een voorstel is aangenomen of verworpen, tenzij één van de leden van de ledenraad hier bezwaar tegen heeft.

  De wijze van stemmen zal afhangen van het onderwerp en de aard daarvan. Het is derhalve aan de voorzitter van de vergadering om te bezien wat gezien de vergaderorde de beste wijze is om duidelijkheid te krijgen over het genomen besluit.

  Het is van belang dat de ledenraadsleden duidelijk is wat van hen verwacht wordt. Daarom dient voor de bespreking van een agendapunt altijd duidelijk te zijn of met betrekking tot een agendapunt een besluit wordt verwacht. Als hier onduidelijkheid over is, zal de voorzitter van de ledenraad aan diegene die het voorstel inbrengt vragen om aan te geven of een besluit van de ledenraad over het voorstel wordt verwacht.

  Het is mogelijk voor ledenraadsleden om een amendement op een voorstel in te brengen tijdens de vergadering. In die gevallen zal de voorzitter van de ledenraad eerst het amendement in stemming brengen. Indien het amendement wordt aangenomen dan zal de voorzitter het geamendeerde voorstel in stemming brengen.

  (toelichting 28 januari 2015)

Artikel 4

De besluiten worden door het bestuur van de KNB met instemming van de voorzitter van de ledenraad zo spoedig mogelijk bekend gemaakt, hetzij schriftelijk, al dan niet door publicatie in een periodiek van de KNB dat aan alle leden wordt toegezonden, hetzij met behulp van datacommunicatie.

Het is van belang dat de leden van de KNB zo snel mogelijk op de hoogte zijn van de besluiten die door de ledenraad genomen zijn. In dit kader is het van belang dat de voorzitter van de ledenraad weet hoe door het bestuur over de besluitvorming in de ledenraad wordt gecommuniceerd. Derhalve dient de mededeling van de besluiten van de ledenraad door het bestuur van de KNB plaats te vinden met instemming van de voorzitter van de ledenraad.

(toelichting 28 januari 2015)

Artikel 5

• 1. De ledenraad kan zich onder zijn verantwoordelijkheid ter voorbereiding en/of uitvoering van zijn taken en van door hem te nemen of genomen besluiten doen bijstaan door één of meer uit zijn leden samengestelde commissies, waaronder in ieder geval een vacaturecommissie en een financiële commissie.

• 2. De ledenraad kan voor de commissies bedoeld in lid 1 een reglement vaststellen.

Artikel 6

De Algemene Termijnenwet is van overeenkomstige toepassing op deze verordening

Artikel 7

Deze verordening wordt aangehaald als de Verordening ledenraad 2015

Artikel 8

Deze verordening treedt in werking met ingang van 1 maart 2015 of zoveel later als de termijn van tien dagen na publicatie in de Staatscourant als bedoeld in artikel 92 lid 2 van de Wet op het notarisambt is verstreken en vervangt de Verordening ledenraad van 1 oktober 2000.

Vastgesteld door de ledenraad op 28 januari 2015 en getekend door de voorzitter van de ledenraad, mr. M.C. Stout en goedgekeurd door de Minister van Veiligheid en Justitie bij brief van 18 maart 2015