Regeling van de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties van 25 maart 2015, nr. 2015-0000177214, houdende vaststelling van nadere regels over de melding en de registratie van financiële belangen van ambtenaren werkzaamheden bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (Uitvoeringsregeling melding financiële belangen BZK)

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties,

Gelet op artikel 61a, vijfde lid, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement;

Besluit:

Artikel 1

In deze regeling wordt verstaan onder:

– ARAR:

het Algemeen Rijksambtenarenreglement.

– de aangewezen ambtenaar:

degene die door de minister is aangewezen op grond van artikel 61a, eerste lid, van het ARAR om financiële belangen te melden, omdat hij werkzaamheden bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties verricht, waaraan in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie verbonden is.

– adviseur financiële integriteit:

een door de minister aangewezen functionaris als bedoeld in artikel 61a, eerste lid, van het ARAR, bij wie de aangewezen ambtenaar zijn financiële belangen, alsmede het bezit van en transacties met effecten meldt, die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met zijn functievervulling, kunnen raken.

– financiële belangen:

op geld waardeerbare belangen van de ambtenaar alsmede die van zijn gelieerde derde, voor zover deze de belangen van de dienst raken.

– gelieerde derde:

  • 1° de echtgenoot, echtgenote of levenspartner, bedoeld in artikel 4, vierde lid, van het ARAR;

  • 2° de natuurlijke persoon of personen namens wie een ambtenaar financiële belangen beheert.

– melding:

melding van financiële belangen als bedoeld in artikel 61a, eerste lid, van het ARAR.

– minister:

de Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties;

– verboden lijst:

een overzicht met één of meer benoemde financiële belangen of categorieën belangen, waaraan naar het oordeel van de minister in het bijzonder het risico van financiële belangenverstrengeling of het risico van oneigenlijk gebruik van koersgevoelige informatie is verbonden.

Artikel 2

De minister kan een verboden lijst vaststellen.

Artikel 3

  • 1. De aangewezen ambtenaar ontvangt het voor de melding van financiële belangen door de minister beschikbaar gestelde formulier, bedoeld in de bijlage bij deze regeling. Dit formulier kan vergezeld gaan van een op zijn functie betrekking hebbende verboden lijst.

  • 2. De aangewezen ambtenaar zendt het formulier, bedoeld in het eerste lid, zo spoedig mogelijk, maar in ieder geval binnen zes weken na ontvangst, ingevuld en ondertekend aan de adviseur financiële integriteit.

  • 3. Het tweede lid is van overeenkomstige toepassing op een wijziging van financiële belangen van de aangewezen ambtenaar.

Artikel 4

  • 1. De adviseur financiële integriteit registreert en archiveert de meldingen van financiële belangen en alle op deze meldingen betrekking hebbende bescheiden in een afgesloten fysiek archief.

  • 2. De adviseur financiële integriteit adviseert de minister over een naar zijn oordeel bestaand risico op financiële belangenverstrengeling, alsmede over de maatregelen om dit risico tegen te gaan.

  • 3. De adviseur financiële integriteit legt verantwoording af aan de minister en rapporteert daartoe jaarlijks voor 1 maart aan de minister.

  • 4. De rapportage, bedoeld in het derde lid, geeft een overzicht van het aantal ontvangen meldingen van financiële belangen per directoraat-generaal, alsmede van het aantal ontvangen wijzigingen van eerdere meldingen en het aantal en soort afspraken in verband met de meldingen.

  • 5. De adviseur financiële integriteit voert zijn taak uit in overeenstemming met de verplichtingen die de Wet bescherming persoonsgegevens oplegt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens en het informatiebeveiligingsbeleid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.

Paragraaf 4. Overige bepalingen

Artikel 5

Deze regeling treedt in werking met ingang van 1 april 2015.

Artikel 6

Deze regeling wordt aangehaald als: Uitvoeringsregeling melding financiële belangen BZK.

Deze regeling zal met de toelichting in de Staatscourant worden geplaatst.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk

BIJLAGE BEHORENDE BIJ ARTIKEL 3 VAN DE UITVOERINGSREGELING MELDING FINANCIËLE BELANGEN BZK

Financieel belang: verklaring en melding1

Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties

Personalia en functie

Naam en voorletters:

Adres:

Postcode en plaats:

Telefoonnummer:

Functie:

Dienstonderdeel:

Verklaring

In vervolg op de aanwijzing, bedoeld in artikel 61a van het ARAR, inzake het melden van financiële belangen, verklaar ik hierbij dat ik op de hoogte ben van de verplichtingen die artikel 61a van het ARAR en de Uitvoeringsregeling melding financiële belangen BZK stellen inzake het melden van financiële belangen van mij alsmede die van mijn gelieerde derde voor zover die mijn financiële belangen raken.

Tevens ben ik ervan op de hoogte dat niet nakoming van deze verplichting kan leiden tot disciplinaire maatregelen.

Te melden financiële belangen

Financiële belangen

Van mijzelf

Van mijn gelieerde derde(n)

Omschrijving financiële belangen

Bedrijf/ fonds waarop financiële belangen betrekking hebben
         

Bezit van effecten

        
         

Vorderingsrechten

        
         

Onroerend goed

        
         

Bouwgrond

        
         

Financiële deelnemingen in ondernemingen

        
         

Schulden uit hypothecaire vorderingen

        
         

Overige financiële belangen

        
         

Plaats en datum:

Handtekening:

Deze verklaring wordt bewaard gedurende twee jaar na het beëindigen van de functie waarop de aanwijzing betrekking heeft.

TOELICHTING

1. Algemeen

Deze regeling strekt tot het vaststellen van nadere regels ter uitvoering van artikel 61a, van het Algemeen Rijksambtenarenreglement (hierna: ARAR), waarin de verplichting is opgenomen dat ambtenaren die daartoe worden aangewezen door de minister, hun financiële belangen, waaronder wordt verstaan hun financiële belangen en hun bezit van en transacties met effecten, melden aan het bevoegd gezag. Dit voor zover er een mogelijk risico van financiële belangenverstrengeling kan ontstaan of een risico van misbruik van koersgevoelige informatie, waardoor de goede functievervulling niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Het gaat daarbij niet alleen om het voorkomen van belangenverstrengeling, ook elke schijn hiervan moet worden vermeden. In genoemd artikel 61a van het ARAR is het belang dat wordt gehecht aan de integriteit van ambtenaren neergelegd. Met artikel 61a van het ARAR wordt verankerd dat ambtenaren hun beslissingen slechts nemen in het belang van de dienst. Om de mogelijkheid zoveel mogelijk te beperken, dat een ambtenaar bij het nemen van zijn beslissingen of bij zijn advisering, door andere belangen wordt geleid, bijvoorbeeld zijn persoonlijk financieel belang, wordt de inperking op de persoonlijke levenssfeer die met de melding van financiële belangen gemoeid is, gerechtvaardigd geacht.

In onderhavige regeling worden op basis van artikel 61a, vijfde lid, van het ARAR nadere regels vastgelegd over de melding en de registratie van financiële belangen.

De minister of degenen die volgens het geldende mandaatbesluit en organisatiebesluit de bevoegdheid hebben om namens hem besluiten te nemen en stukken af te doen en te ondertekenen, gelden als het bevoegd gezag voor deze regeling. Voor het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties zijn dit de diensthoofden (veelal de directeuren-generaal).

2. Inhoud van de regeling

Het uitgangspunt van deze regeling is dat de betrokken ambtenaar ervoor moet waken dat zijn financiële belangen niet interfereren met het werk. Voorkomen moet worden dat het bezit van of het beheer over financiële belangen, aan een onafhankelijke besluitvorming of advisering in de weg staat. Een en ander vloeit voort uit de algemene norm om zich te gedragen zoals het een goed ambtenaar betaamt. Artikel 61a, vierde lid, van het ARAR verbiedt die financiële belangen, waardoor de goede vervulling van de functie of het goed functioneren van de openbare dienst voor zover dit in verband staat met zijn functievervulling, niet in redelijkheid zou zijn verzekerd. Hierbij dienen tevens de financiële belangen van de gelieerde derde betrokken te worden. Immers, de financiële belangen van een derde dienen aan de goede vervulling van de functie of het goed functioneren van de openbare dienst voor zover dit in verband staat met de functievervulling van de ambtenaar evenmin in de weg te staan. Bij een gelieerde derde kan men bijvoorbeeld denken aan een echtgenoot of een kind, maar ook aan een familielid of kennis voor wie men de financiële administratie beheert. Overtreding van dit verbod kan leiden tot disciplinaire maatregelen. In het geval van handel met voorwetenschap kan de ambtenaar zelfs strafrechtelijk worden vervolgd. Om te beoordelen of er sprake is van financiële belangen die de belangen van de dienst, voor zover deze in verband staan met de functievervulling, kunnen raken, wordt de meldingsplicht hieronder verder uitgewerkt.

3. Financiële belangen

De memorie van toelichting bij de wijziging van de Ambtenarenwet in verband met integriteit (Kamerstukken II 2000/01, 27 602, nr. 3), zegt het volgende over het begrip financieel belang: ‘Het begrip financieel belang is zeer divers. Het kan gaan om het bezit van effecten, vorderingsrechten, onroerend goed, bouwgrond, alsook om financiële deelnemingen in ondernemingen, enz. Zelfs negatieve financiële belangen, zoals schulden uit hypothecaire vorderingen, kunnen in verband met mogelijke belangenverstrengeling relevant zijn.’

Vooraf kan niet eenduidig worden aangegeven, welke financiële belangen al dan niet toelaatbaar zijn in relatie tot de te vervullen functie. Of een bepaald financieel belang daadwerkelijk risico’s met zich brengt, is afhankelijk van het onderdeel waarin men werkzaam is, het concrete financieel belang en de concrete inhoud van de taak van de ambtenaar.

De ambtenaar dient zelf na te gaan of hij een financieel belang heeft of een financieel belang wil aangaan dat gemeld dient te worden. Het is zijn eigen verantwoordelijkheid deze individuele afweging te maken. De ambtenaar dient alert te blijven. Zo kan hij op het moment van de aanwijzing aandelen hebben in een bedrijf waarmee geen zaken wordt gedaan. Verandert de situatie, bijvoorbeeld als na verloop van tijd met dit bedrijf wél zaken wordt gedaan, dan moet de ambtenaar zo spoedig mogelijk, maar in elk geval binnen zes weken, melding maken van het ontstane financieel belang.

Een aantal voorbeelden waarin sprake is of kan zijn van (de schijn van) belangenverstrengeling:

  • − een eindverantwoordelijke ambtenaar die aandelen heeft bij een bedrijf dat zakelijke contacten onderhoudt met zijn ministerie;

  • − een beslissingsbevoegde ambtenaar in een aanbestedingsprocedure die (mede-) eigenaar is bij een van de deelnemende partijen;

  • − een beslissingsbevoegde ambtenaar die een onderzoeksopdracht verstrekt aan een bedrijf waarin hij aandelen heeft;

  • − een ambtenaar die adviseert bij de aankoop van automatiseringssystemen en aandelen heeft in een ICT-bedrijf waarmee zijn ministerie mogelijk zaken gaat doen;

  • − een ambtenaar die adviseert in een aanbestedingsprocedure en tegelijkertijd schulden heeft bij een van de deelnemende partijen.

4. De aanwijzing

Omdat het kenbaar maken van financiële belangen aan de werkgever een zware inbreuk op de persoonlijke levenssfeer vormt, is de meldingsplicht in het ARAR beperkt tot die ambtenaren, die daartoe expliciet worden aangewezen.

De Minister voor Wonen en Rijksdienst heeft reeds alle leden van de topmanagementgroep aangewezen om hun financiële belangen of die van hun gelieerde derde te melden. Zij zijn immers eindverantwoordelijkheid voor beslissingen met financiële consequenties en bekleden een informatiepositie.

Daarnaast worden de ambtenaren van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, indien het bevoegd gezag van mening is dat zij als meldingsplichtige moeten worden aangewezen, via een gemotiveerde beschikking op de hoogte gesteld van de aanwijzing. Men kan bijvoorbeeld denken aan ambtenaren die in (onder)mandaat beslissingsbevoegd zijn waar het gaat om afspraken met derden en om het afsluiten van overeenkomsten met derden. Dit betreft meestal directeuren, afdelingshoofden, programmamanagers en projectleiders. Ook kan men denken aan ambtenaren die – hoewel niet beslissingsbevoegd – werkzaamheden verrichten op terreinen zoals aanbestedingen, inkoop, het verlenen van advies- en onderzoeksopdrachten, subsidieverstrekkingen, steunverlening of het verstrekken van leningen, en die daarmee de uiteindelijke beslissing over bijvoorbeeld het aangaan van een contract kunnen beïnvloeden. Immers, de ambtenaar zou bij het nemen beslissingen of bij het geven van advies in de verleiding kunnen komen zich te laten leiden door een persoonlijk financieel belang. Het ligt dan ook in de rede in ieder geval díe ambtenaren aan te wijzen, die als belangrijke taak hebben het adviseren over, het voorbereiden van en het voeren van onderhandelingen over bovengenoemde terreinen. Het is aan het bevoegd gezag om hier een goede afweging in te maken. De leidinggevende zal het best in staat zijn hierbij advies te geven.

Nog een extra categorie betreft ambtenaren die tijdelijk andere werkzaamheden verrichten. Ook zij moeten worden aangewezen, indien een risico van financiële belangenverstrengeling aan deze werkzaamheden verbonden is.

Het jaarlijks functioneringsgesprek, bedoeld in artikel 71 van het ARAR of een periodiek overleg biedt de gelegenheid voor de direct leidinggevende om de aanwijzing mondeling toe te lichten. De aanwijzing is gericht op rechtsgevolg: er staat daarom bezwaar en beroep tegen open.

De aanwijzing kan vergezeld gaan van een verboden lijst, in de financiële wereld veelal restricted list genoemd. Deze bevat een overzicht van financiële belangen of categorieën belangen, die een ambtenaar in een bepaalde functie niet mag bezitten of verwerven. De direct leidinggevende zal voor deze lijst adequate informatie moeten verstrekken aan het bevoegd gezag.

5. De procedure na de aanwijzing

Bij de aanwijzing wordt het formulier ‘Financieel belang, verklaring en melding’ (zie de bijlage bij onderhavige Uitvoeringsregeling) meegezonden. De aangewezen ambtenaar verklaart op de hoogte te zijn van de verplichting om een financieel belang te melden en van de consequenties, indien niet aan deze verplichting voldaan zou worden. Hij meldt zijn financieel belang, en dat van de gelieerde derde, voor zover dat het goed functioneren van de dienst kan raken. Melding van een financieel belang – ook dat van de eerdergenoemde gelieerde derden – dient binnen zes weken na ontvangst van het formulier plaats te vinden. Een wijziging van een financieel belang dient evenzeer zo spoedig mogelijk doorgegeven te worden. Op grond van artikel 61a, derde lid, van het ARAR, kan de ambtenaar, als daartoe aanleiding bestaat, verzocht worden om nadere informatie of bescheiden met betrekking tot de financiële belangen te verstrekken.

6. De adviseur financiële integriteit

Het moeten melden van financiële belangen vormt een inbreuk op de persoonlijke levenssfeer. Naast het feit dat ambtenaren daartoe dienen te zijn aangewezen, benoemt de minister een adviseur financiële integriteit die speciaal belast is met de behandeling van de melding. In de financiële wereld is deze functionaris ook wel bekend onder de naam compliance officer. Het spreekt voor zich dat deze adviseur financiële integriteit een persoon onbesproken gedrag dient te zijn.

Ambtenaren die aangewezen zijn, melden hun financiële belangen aan de adviseur financiële integriteit. De adviseur financiële integriteit kan zowel de aangewezen ambtenaar van advies dienen, als het bevoegd gezag. Indien hij dit noodzakelijk acht, bespreekt de adviseur financiële integriteit de melding met de desbetreffende ambtenaar.

De adviseur financiële integriteit houdt een registratie en een archief bij waarin alle relevante bescheiden worden opgeslagen. Hij neemt daarbij alle noodzakelijke maatregelen om de persoonsgegevens te beschermen. Op deze wijze draagt de adviseur er zorg voor dat de persoonlijke levenssfeer van de desbetreffende ambtenaar zoveel mogelijk gewaarborgd wordt.

Indien de adviseur financiële integriteit van mening is dat sprake is van een onverenigbaar financieel belang, kan hij de ambtenaar adviseren afstand te doen van zijn financieel belang of het beheer van zijn financieel belang op afstand te zetten. Ook kan hij bijvoorbeeld adviseren dat de ambtenaar gedurende een overeen te komen periode alle acties rondom zijn belangen opschort.

Alleen als de adviseur financiële integriteit en de betrokken ambtenaar niet tot overeenstemming komen over het op afstand zetten van het financiële belang, licht de adviseur financiële integriteit het bevoegd gezag in. In dat geval brengt de adviseur financiële integriteit een onderbouwd advies uit aan het bevoegd gezag over het gemelde financieel belang van de aangewezen ambtenaar.

7. Registratie en rapportage

Van de meldingen dient, op grond van artikel 61a, tweede lid, van het ARAR, een registratie te worden gevoerd. Deze zelfstandige registratie wordt beheerd door de adviseur financiële integriteit. De gegevens worden op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt en beheerd als voorgeschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) en het informatiebeveiligingsbeleid van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Het betreft de beveiliging van persoonsgevoelige informatie. Vandaar dat de adviseur financiële integriteit zorg draagt voor het realiseren van een adequaat beveiligingsniveau van deze gegevens. Dat betekent onder andere dat fysieke documenten in goed beveiligde kasten worden opgeborgen. Het dossier wordt bewaard tot twee jaar na het beëindigen van de functie waarop de aanwijzing betrekking heeft. De verwerking van de persoonsgegevens in dit kader is gemeld bij de functionaris gegevensbescherming van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Deze functionaris is op grond van artikel 62 van de Wbp benoemd en houdt toezicht op de naleving van het bepaalde bij of krachtens de Wbp. Mocht op een later moment overgegaan worden op digitale verwerking van de gegevens, dan zullen de gegevens uiteraard op een passend niveau beveiligd worden.

De adviseur financiële integriteit legt verantwoording af aan de minister en stelt daarvoor tenminste éénmaal per jaar voor 1 maart een rapportage op. Daarin worden geen tot personen herleidbare gegevens opgenomen. In ieder geval wordt gerapporteerd over:

  • − het aantal aanwijzingen en het aantal verboden lijsten;

  • − het aantal ontvangen formulieren ‘Financieel belang, verklaring en melding’ en het aantal ontvangen wijzigingen;

  • − het aantal en soort gemaakte afspraken en eventuele bijzonderheden;

  • − gerezen problemen bij de uitvoering van de regeling en voorstellen ter verbetering.

8. Instemming Groepsondernemingsraad

Op 15 november 2013 is de Uitvoeringsregeling melding financiële belangen in de Bestuursraad besproken.

De regeling is tevens voorgelegd aan de groepsondernemingsraad. Een groepsondernemingsraad, heeft op grond van artikel 27, eerste lid, onderdeel k, van de Wet op de ondernemingsraden instemmingsrecht ten aanzien van een regeling waarin het verwerken van alsmede de bescherming van de persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen aan de orde is. De groepsondernemingsraad heeft bij brief van 27 februari 2015 ingestemd met de regeling.

De Minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, R.H.A. Plasterk

X Noot
1

Dit formulier geldt ook voor het melden van een wijziging van financiële belangen.

Naar boven