Besluit tot wijziging van het Besluit Vervanging Archiefbescheiden

Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) te Rijswijk

De Minister van Veiligheid en Justitie,

Gelet op:

• artikel 7 van de Archiefwet 1995;

• artikelen 2 en 6 van het Archiefbesluit 1995;

• artikel 26b van de Archiefregeling;

• de Archiefbeheerregels Veiligheid en Justitie 2014;

• de Uitvoeringsregeling Archiefbeheer Veiligheid en Justitie 2014;

Besluit:

ARTIKEL I

Het Besluit vervanging archiefbescheiden van 20 oktober 2014 wordt gewijzigd, in die zin dat de tweede volzin van de tweede alinea onder het kopje ‘Besluit:’ wordt vervangen door de volgende volzin:

Voor wat betreft de in de hiervoor genoemde voorschriften neergelegde eisen aan dit besluit en het feitelijke scanproces, wordt verwezen naar het Handboek Centraal Scanproces (vervanging door digitalisering).

ARTIKEL II

Dit besluit wordt met toelichting in de Staatscourant geplaatst.

ARTIKEL III

Dit besluit treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het wordt geplaatst.

ARTIKEL IV

Dit besluit heeft terugwerkende kracht voor archiefbescheiden die vanaf 6 juli 2015 zijn ingekomen en die in het kader van het vervangingsproces door de IND in eigen huis zijn gescand. Voor archiefbescheiden die vanaf 6 juli 2015 en vóór de dag van inwerkingtreding van dit besluit zijn ingekomen en die ten behoeve van de IND in het kader van het vervangingsproces nog door Justid te Almelo zijn gescand, blijft het besluit van 20 oktober 2014 ongewijzigd van kracht.

Rijswijk, 16 december 2015

De Minister van Veiligheid & Justitie, namens deze, het hoofd van de Immigratie- en Naturalisatiedienst, R.J.T. van Lint,

Indien binnen 6 weken na publicatie van dit Besluit geen bezwaar is ingediend, zullen de originele archiefbescheiden die met inachtneming van dit besluit zijn vervangen, aansluitend vernietigd worden.

Dit is een besluit in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Belanghebbenden kunnen tegen dit besluit binnen zes weken na bekendmaking daarvan een bezwaarschrift indienen bij de Minister van Veiligheid en Justitie.

BIJLAGE (OPVRAAGBAAR BIJ DE IND):

Handboek Centraal Scanproces (vervanging door digitalisering)

TOELICHTING

Met ingang van 6 juli 2015 is het scanproces in het kader van vervanging van centraal inkomende archiefbescheiden door de IND geleidelijk overgenomen van Justid te Almelo, middels een daartoe ingerichte scanstraat in Ter Apel. Deze overname is begin september 2015 afgerond.

De hieruit voortvloeiende wijzigingen in de organisatie van de vervanging van inkomende archiefbescheiden nopen tot aanpassing van de Handboeken voor respectievelijk het Centraal Scanproces en het Decentraal Scanproces. Deze Handboeken zijn vervangen door één (gewijzigd) ‘Handboek Centraal Scanproces (vervanging door digitalisering)’.

Aangezien het nieuwe Handboek ziet op het voor het door de IND in eigen huis uitgevoerde scanproces en de oorspronkelijke Handboeken van toepassing waren op het door Justid uitgevoerde scanproces (met aansluitend vernietiging van de gescande bescheiden), is er in artikel IV een overgangsbepaling opgenomen.

De vernietiging van de door de IND vanaf 6 juli 2015 in eigen huis gescande bescheiden is in afwachting van dit besluit nog niet uitgevoerd, maar zal ter hand worden genomen met ingang van 6 weken na publicatie van dit wijzigingsbesluit in de Staatscourant. Gelet ook op de (ongewijzigd gebleven) eerste alinea onder het kopje ‘Besluit:’ van het besluit vervanging archiefbescheiden van 20 oktober 2014, ziet de vernietiging in eerste instantie op archiefbescheiden die zijn ontvangen in de periode vanaf 6 juli 2015, tot en met 4x5 werkdagen geleden, gerekend vanaf 6 weken na publicatiedatum, en vervolgens steeds van 4x5 werkdagen geleden.