Subsidiereglement Koninklijke Bibliotheek 2015

Reglement van de Koninklijke Bibliotheek van 9 april 2015, houdende regels voor de subsidiëring van de activiteiten genoemd in artikel 9 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.

Het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek,

Gelet op artikel 9 en artikel 20 van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen;

Besluit:

1. INLEIDENDE BEPALINGEN

1.1. Begripsbepalingen

In dit reglement wordt verstaan onder:

instelling:

privaatrechtelijke of publiekrechtelijke rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid;

instellingssubsidie:

subsidie aan een instelling gedurende een door de Koninklijke Bibliotheek te bepalen tijdvak van ten minste één boekjaar voor het geheel of een gedeelte van de activiteiten van die rechtspersoon, waarbij het kalenderjaar gelijk is aan het boekjaar;

Koninklijke Bibliotheek:

Koninklijke Bibliotheek als bedoeld in artikel 1.5, tweede lid, van de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek;

projectsubsidie:

een subsidie die anders dan per boekjaar wordt verstrekt;

subsidie:

een subsidie als bedoeld in artikel 4:21, eerste lid, Algemene wet bestuursrecht;

wet

Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen.

1.2. Reikwijdte

• 1. De Koninklijke Bibliotheek kan op grond van de artikelen 9 en 20 van de wet voor de volgende activiteiten subsidie verstrekken:

  • a. aansturen van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen door:

    • i. afstemming en coördinatie;

    • ii. educatie, informatie en reflectie; en

    • iii. vertegenwoordiging en promotie;

  • b. in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek; en

  • c. verzorgen van een bibliotheekvoorziening van noodzakelijk omgezette werken voor personen met een handicap.

• 2. Subsidie als bedoeld in het eerste lid onder b kan worden verstrekt voor activiteiten die strekken tot of gedienstig zijn aan de bevordering van de navolgende beleidsthema’s:

  • a. digitale infrastructuur;

  • b. digitale diensten en producten;

  • c. digitale collectie; en

  • d. ieder door de Koninklijke Bibliotheek bij besluit vastgesteld ander beleidsthema.

• 3. De Koninklijke Bibliotheek kan regels stellen waaraan de activiteiten dienen te voldoen om voor subsidieverlening in aanmerking te kunnen komen.

1.3. Doelgroep subsidieaanvragers

• 1. Subsidie kan worden aangevraagd door een instelling die aantoonbare kennis en kunde heeft op één van de volgende gebieden:

  • a. het in stand houden van een bibliotheek of een bibliotheekvoorziening;

  • b. bibliotheekinnovatie;

  • c. bibliotheeknetwerk als bedoeld in artikel 7 van de wet;

  • d. landelijke digitale bibliotheek;

  • e. collectiebeleid;

  • f. bibliotheekvoorziening voor noodzakelijk omgezette werken voor personen met een handicap;

  • g. borging en bewaking van en controle op de kwaliteit van bibliotheekvoorzieningen en van toeleveranciers van bibliotheekvoorzieningen.

• 2. Een instellingssubsidie kan uitsluitend worden aangevraagd door een instelling die naar de statutaire doelstelling en feitelijke werkzaamheden gericht is op de uitvoering van, het bijdragen aan of het ondersteunen van de activiteiten als bedoeld in artikel 1.2, eerste lid.

1.4. Subsidieplafond en verdeling

• 1. De Koninklijke Bibliotheek kan bij besluit periodiek een subsidieplafond vaststellen.

• 2. Bij de vaststelling van een subsidieplafond wordt aangegeven op welke wijze en op basis van welke criteria het beschikbare bedrag wordt verdeeld, welke verdelingssystematiek wordt gehanteerd bij overschrijding van het subsidieplafond en kan de uiterste datum voor indiening van de subsidieaanvraag worden vermeld.

• 3. De Koninklijke Bibliotheek kan bij besluit nadere regels stellen omtrent de verdeling van het beschikbare bedrag.

• 4. Bij de bekendmaking van de subsidieplafonds wordt gewezen op de mogelijkheid van verlaging en de gevolgen daarvan voor reeds ingediende aanvragen.

• 5. Bekendmaking van de besluiten als bedoeld in de leden 1 tot en met 4 geschiedt in de Staatscourant.

2. SUBSIDIEAANVRAAG

2.1. Algemeen

• 1. De Koninklijke Bibliotheek kan op aanvraag een jaarlijkse, tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie alsmede een projectsubsidie verstrekken.

• 2. Een instellingssubsidie wordt niet verstrekt voor één kalenderjaar indien het aangevraagde subsidiebedrag minder dan € 25.000,– bedraagt.

• 3. Een instellingssubsidie wordt niet verstrekt voor twee aansluitende kalenderjaren indien het aangevraagde subsidiebedrag per kalenderjaar minder dan € 50.000,– bedraagt.

• 4. Een instellingssubsidie wordt niet verstrekt voor vier aansluitende kalenderjaren indien het aangevraagde subsidiebedrag per kalenderjaar minder dan € 125.000,– bedraagt.

2.2. Aanvraagtermijnen

• 1. Om in aanmerking te komen voor een jaarlijkse instellingssubsidie, dient de instelling uiterlijk dertien weken voor de aanvang van het betreffende kalenderjaar een subsidieaanvraag in.

• 2. Om in aanmerking te komen voor een tweejaarlijkse of een vierjaarlijkse instellingssubsidie, dient de instelling op zijn vroegst veertien maanden en uiterlijk negen maanden voor de periode van twee respectievelijk vier kalenderjaren waarvoor subsidie kan worden verleend een subsidieaanvraag in.

• 3. Om in aanmerking te komen voor projectsubsidie, dient de instelling de aanvraag in op de uiterste datum voor indiening van de subsidieaanvraag zoals vermeld in het besluit als bedoeld in artikel 1.4 tweede lid. Indien geen uiterste datum voor indiening van de subsidieaanvraag is bekendgemaakt dient de aanvrager uiterlijk dertien weken voor de aanvang van de activiteit waarvoor subsidie kan worden verleend de subsidieaanvraag in.

• 4. De Koninklijke Bibliotheek kan in bijzondere gevallen een te laat ingediende aanvraag in behandeling nemen.

2.3. In te dienen documenten

De subsidieaanvraag gaat in ieder geval vergezeld van:

• a. een activiteitenplan;

• b. een begroting; en

• c. de informatie zoals omschreven in de besluiten als bedoeld in artikel 1.4.

2.4. Activiteitenplan

Het activiteitenplan omvat een overzicht van de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd, de met de activiteiten na te streven doelstellingen en de met de activiteiten te bereiken resultaten.

2.5. Begroting

• 1. De begroting voor de aanvraag van een instellingssubsidie behelst een overzicht van de voor het kalenderjaar onderscheidenlijk de kalenderjaren geraamde baten en lasten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor een subsidie wordt gevraagd.

• 2. De begroting voor de aanvraag van een projectsubsidie behelst een overzicht van de geraamde baten en lasten van de aanvrager, voor zover deze betrekking hebben op de activiteiten waarvoor subsidie wordt gevraagd.

• 3. De begroting bevat een postgewijze toelichting.

• 4. De begroting bij de aanvraag voor een jaarlijkse, tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie omvat een prestatieoverzicht dat in kort bestek een inzichtelijk kwantitatief overzicht bevat van de te verrichten activiteiten in het jaar, respectievelijk in ieder van de twee respectievelijk vier jaren van de periode waarvoor de subsidie wordt gevraagd.

• 5. De Koninklijke Bibliotheek kan aangeven dat de begroting uitgaat van een prijspeil van een door haar bepaald jaar.

2.6. Aanvullende bescheiden

• 1. De aanvraag gaat voorts vergezeld van een document waaruit de financiële positie van de aanvrager blijkt.

• 2. Een document als bedoeld in het eerste lid is de laatst opgemaakte jaarrekening als bedoeld in artikel 361 van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of, indien geen jaarrekening voorhanden is, een verslag over de financiële positie van de aanvrager op het moment van de aanvraag. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan de wijze waarop en documenten waarmee de aanvrager zijn financiële positie onderbouwt.

• 3. Indien de Koninklijke Bibliotheek hierom verzoekt, verstrekt de aanvrager tevens een afschrift van de oprichtingsakte van de rechtspersoon dan wel van de statuten zoals deze laatstelijk zijn gewijzigd.

• 4. Een document als bedoeld in het eerste lid gaat niet bij de aanvraag voor zover de aanvrager er redelijkerwijs van uit kan gaan dat dit document al in het bezit is van de Koninklijke Bibliotheek.

2.7. Melden gelijke subsidieaanvragen

Voor zover de aanvrager voor dezelfde begrote lasten tevens subsidie heeft aangevraagd bij een of meer andere bestuursorganen, maakt hij dat inzichtelijk in de aanvraag.

2.8. Subsidie voor reeds verrichte activiteiten

Een subsidieaanvraag voor reeds verrichte activiteiten gaat vergezeld van een verslag van de aard, duur en omvang van de gerealiseerde activiteiten en een jaarrekening of een financieel verslag. Op de jaarrekening respectievelijk het financieel verslag zijn de artikelen 5.4 en 5.5 van overeenkomstige toepassing.

3. SUBSIDIEVERLENING

3.1. Criteria bij subsidieverlening

Aanvragen worden beoordeeld op volledigheid en per activiteit of thema op kwaliteit en op de criteria zoals beschreven in de besluiten als bedoeld in artikel 1.4.

3.2. Beslistermijn bij subsidieverlening

• 1. De Koninklijke Bibliotheek beslist op de aanvraag voor een instellingssubsidie of een projectsubsidie binnen 13 weken na de uiterste datum voor indiening van de aanvraag zoals bekendgemaakt in het besluit als bedoeld in artikel 1.4 tweede lid. Indien geen uiterste datum voor indiening van de aanvraag is bekendgemaakt in het besluit als bedoeld in artikel 1.4 tweede lid beslist de Koninklijke Bibliotheek binnen 13 weken na ontvangst van die aanvraag.

• 2. De termijn, genoemd in het eerste lid bedraagt 22 weken, indien de Koninklijke Bibliotheek over de aanvraag aanvullend advies inwint of een nader onderzoek naar de aanvraag instelt. Indien toepassing wordt gegeven aan de vorige volzin, doet de Koninklijke Bibliotheek hiervan mededeling aan de aanvrager.

• 3. Een beschikking tot verlening van een projectsubsidie vermeldt de activiteiten waarvoor subsidie wordt verleend, het subsidiebedrag en de datum waarop de activiteiten uiterlijk zijn afgerond.

• 4. Indien de Koninklijke Bibliotheek op een aanvraag als bedoeld in artikel 2.8 beslist tot subsidieverstrekking, stelt zij de subsidie zonder voorafgaande verlening vast.

• 5. In gevallen waarbij de Koninklijke Bibliotheek beslist tot subsidieverstrekking zonder daarvoor een financiële of inhoudelijke verantwoording noodzakelijk te achten, kan de Koninklijke Bibliotheek, onverminderd het vierde lid, de subsidie zonder voorafgaande verlening vaststellen.

3.3. Wijze van verdeling beschikbare middelen

• 1. De Koninklijke Bibliotheek beslist op aanvragen voor subsidie waarvoor een subsidieplafond is vastgesteld gelijktijdig op alle aanvragen op basis van een vergelijking van geschiktheid.

• 2. Indien na beoordeling van alle aanvragen een bepaald beschikbaar bedrag niet geheel wordt verleend, kan de Koninklijke Bibliotheek het resterende bedrag toevoegen aan een ander subsidieplafond.

3.4. Algemene beoordelingscriteria

Bij de beoordeling van aanvragen voor subsidie houdt de Koninklijke Bibliotheek onder meer rekening met:

• a) kwaliteit;

• b) publieksbereik;

• c) realiseerbaarheid naar inhoud en tijd;

• d) de kosteneffectiviteit; de mate waarin de gevraagde subsidie redelijk is ten opzichte van het te verwachten effect van de activiteiten; en

• e) de criteria zoals beschreven in de besluiten als bedoeld in artikel 1.4.

3.5. Weigeringsgronden

• 1. De subsidieverlening wordt geweigerd voor zover de Koninklijke Bibliotheek van oordeel is dat het verstrekken daarvan de taken als genoemd in artikel 9 van de wet, mede gelet op de beschikbare financiële middelen, niet of onvoldoende ondersteunt.

• 2. Onverminderd artikel 4:35 van de Algemene wet bestuursrecht wordt de subsidieverlening voorts in ieder geval geweigerd voor zover:

  • a. naar het oordeel van de Koninklijke Bibliotheek mag worden verwacht dat de met subsidieverlening beoogde doeleinden niet zullen worden bereikt; of

  • b. de aanvrager naar het oordeel van de Koninklijke Bibliotheek de behoefte aan subsidie niet heeft aangetoond.

4. VERPLICHTINGEN SUBSIDIEONTVANGER

4.1. Algemeen

De subsidieontvanger zorgt ervoor dat de werkzaamheden op een zodanige manier worden uitgevoerd dat de subsidie op doelmatige wijze wordt gebruikt voor de doeleinden waarvoor deze wordt verleend.

4.2. Uitvoeringsovereenkomst

De subsidieontvanger is verplicht om op verzoek daartoe mee te werken aan het sluiten van een uitvoeringsovereenkomst met de Koninklijke Bibliotheek. In de uitvoeringsovereenkomst worden de te subsidiëren activiteiten omschreven alsmede de bijbehorende verplichtingen.

4.3. Te voeren administratie

• 1. De subsidieontvanger voert een zodanig ingerichte administratie dat daaruit te allen tijde de voor de vaststelling van de subsidie van belang zijnde rechten en verplichtingen evenals de baten en lasten kunnen worden nagegaan.

• 2. De administratie en de daartoe behorende documenten worden gedurende zeven jaren bewaard.

• 3. Op verzoek van de Koninklijke Bibliotheek toont de subsidieontvanger aan dat de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend, zijn verricht en dat is voldaan aan de aan de subsidie verbonden verplichtingen. De subsidieontvanger toont dit zoveel mogelijk aan de hand van concrete en meetbare eenheden aan.

• 4. De ontvanger van een instellingssubsidie stelt het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar.

4.4. Meldingsplicht

• 1. Indien gedurende de subsidieperiode aanmerkelijke verschillen ontstaan of dreigen te ontstaan tussen de werkelijke baten en lasten en de begrote baten en lasten doet de subsidieontvanger daarvan onverwijld mededeling aan de Koninklijke Bibliotheek onder vermelding van de oorzaak van de verschillen.

• 2. De subsidieontvanger doet onverwijld een melding aan de Koninklijke Bibliotheek van feiten en omstandigheden die van belang kunnen zijn voor de subsidieverstrekking. Bij de melding worden de stukken overgelegd die betrekking hebben op de gemelde feiten en omstandigheden en wordt de oorzaak van de gemelde feiten en omstandigheden toegelicht.

• 3. Aan het tweede lid wordt in ieder geval toepassing gegeven indien het voor de subsidieontvanger aannemelijk is of had moeten zijn dat:

  • a. de activiteiten waarvoor de subsidie is verleend niet, niet tijdig of niet geheel zijn verricht of zullen worden verricht;

  • b. niet of niet geheel of niet tijdig aan de subsidieverplichtingen wordt voldaan of zal worden voldaan;

  • c. er besluiten of procedures zijn die zijn gericht op de beëindiging van de activiteiten, waarvoor de subsidie is verleend, dan wel op de ontbinding van de rechtspersoon;

  • d. er relevante wijzigingen zijn in de financiële en organisatorische verhouding met derden;

  • e. er andere ontwikkelingen zijn die er toe kunnen leiden dat aan de beschikking tot subsidieverlening verbonden voorwaarden geheel of gedeeltelijk niet kunnen worden nagekomen;

  • f. er een wijziging van de statuten is voor zover het betreft de vorm van de rechtspersoon, de persoon van de bestuurder(s) en het doel van de rechtspersoon.

4.5. Periodieke verslaglegging bij tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidies

• 1. De ontvanger van een tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie dient na het eerste jaar van de tweejaarlijkse periode waarvoor subsidie is verleend, respectievelijk na het eerste, tweede en derde jaar van de vierjaarlijkse periode waarvoor subsidie is verleend, over het desbetreffende jaar, binnen dertien weken een bestuursverslag en een jaarrekening in.

• 2. Het bestuursverslag geeft in ieder geval toelichting op:

  • a. het exploitatieresultaat van de subsidieontvanger;

  • b. de financiële positie van de subsidieontvanger, waarbij tevens wordt ingegaan op het beleggingsbeleid, voor zover de instelling beleggingen heeft;

  • c. het al dan niet realiseren van de voorgenomen activiteiten;

  • d. de zaken die nu en in de toekomst van invloed kunnen zijn op het functioneren van de subsidieontvanger;

  • e. de specifieke aandachtspunten die in de beschikking tot subsidieverlening zijn vermeld;

  • f. de samenstelling van het bestuur, de directie en, indien van toepassing, van de raad van toezicht, inclusief data van aan- en aftreden;

  • g. de uitvoering van de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector;

  • h. ondernemerschap en in het bijzonder de samenstelling van de eigen inkomsten en de strategie bij tegenvallende inkomsten.

• 3. Het bestuursverslag bevat een inzichtelijke kwalitatieve beschrijving in kort bestek van de verrichte activiteiten in het afgelopen jaar.

• 4. Het bestuur van de subsidieontvanger ondertekent het bestuursverslag.

• 5. Op de jaarrekening zijn de artikelen 5.4 en 5.5 van toepassing.

4.6. Vergoeding voor vermogensvorming

• 1. In de gevallen, bedoeld in artikel 4:41, tweede lid, van de Algemene wet bestuursrecht, is de subsidieontvanger aan de Koninklijke Bibliotheek een door haar te bepalen vergoeding voor vermogensvorming verschuldigd.

• 2. Bij de bepaling van de hoogte van de vergoeding wordt uitgegaan van de waarde van goederen op het tijdstip waarop de vergoeding verschuldigd wordt, met dien verstande dat in geval van ontvangst van schadevergoeding voor verlies of beschadiging van zaken wordt uitgegaan van het bedrag dat als schadevergoeding door de subsidieontvanger wordt ontvangen. Indien het onroerende zaken betreft, geschiedt de waardebepaling door één of drie onafhankelijke deskundigen.

• 3. Toepassing van het eerste lid blijft achterwege als de activiteiten van de subsidieontvanger, na toestemming van de Koninklijke Bibliotheek, door een andere rechtspersoon worden voortgezet en de activa tegen boekwaarde aan de rechtspersoon in eigendom zijn overgedragen.

• 4. Dit artikel is niet van toepassing op projectsubsidies die minder dan € 25.000,– bedragen.

4.7. Vergoeding aan derden

• 1. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een natuurlijke persoon of rechtspersoon die zich de ondersteuning van één of meer instellingen die op grond van de wet subsidie ontvangen ten doel stelt, voor door die natuurlijke persoon of rechtspersoon aan de subsidieontvanger ter beschikking gestelde goederen, is niet hoger dan het bedrag dat op grond van de historische kostprijs berekend wordt, rekening houdend met de geldende afschrijvingspercentages.

• 2. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een natuurlijke persoon of rechtspersoon voor door die natuurlijke persoon of rechtspersoon aan de subsidieontvanger geleverde diensten, is als het diensten betreft die in het algemeen door soortgelijke instellingen als de subsidieontvanger in eigen beheer worden verricht, niet hoger dan het bedrag dat gelijk is aan de kosten die de subsidieontvanger zou hebben gehad bij het verrichten van de diensten in eigen beheer. Op de vergoeding voor diensten bestaande uit het leveren of detacheren van personeel alsmede op het leveren van adviesdiensten is de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector van overeenkomstige toepassing.

• 3. De vergoeding die een subsidieontvanger betaalt aan een natuurlijke persoon of rechtspersoon voor door die natuurlijke persoon of rechtspersoon aan de subsidieontvanger geleverde diensten, anders dan de in het tweede lid bedoelde diensten, is niet hoger dan het bedrag dat voor het doen verrichten van dergelijke diensten door andere organisaties gebruikelijk kan worden geacht.

4.8. Vergoeding van derden

De subsidieontvanger die aan derden goederen ter beschikking stelt of voor derden diensten verricht, brengt daarvoor een vergoeding in rekening die ten minste kostendekkend is, tenzij het derden betreft voor wie de gesubsidieerde activiteiten bestemd zijn.

4.9. Onderzoeken

De subsidieontvanger werkt mee aan door of namens de Koninklijke Bibliotheek ingestelde onderzoeken die erop zijn gericht de Koninklijke Bibliotheek of Onze Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap inlichtingen te verschaffen ten behoeve van de ontwikkeling van haar beleid.

4.10. Publicaties en intellectuele eigendomsrechten

• 1. Indien een gesubsidieerd project leidt tot een publicatie of een instelling een publicatie realiseert waarvan de kosten voor 50% of meer worden gedragen door een instellingssubsidie, draagt de subsidieontvanger er zorg voor dat bij de publicatie wordt aangegeven wie de publicatie heeft gerealiseerd en wie de subsidieverstrekker is geweest.

• 2. De subsidieontvanger vrijwaart de Koninklijke Bibliotheek voor aanspraken van derden ter zake van alle schade die zij lijden ten gevolge van de door of vanwege subsidieontvanger verrichte publicaties.

• 3. Indien de subsidie gericht is of mede gericht is op de totstandkoming van een werk als bedoeld in artikel 10, onder 1, van de Auteurswet, draagt de subsidieontvanger er zorg voor auteursrechthebbende te zijn ter zake van dat werk.

• 4. Indien de subsidieontvanger bij het verrichten van de gesubsidieerde activiteiten intellectuele eigendomsrechten vestigt en de Koninklijke Bibliotheek de subsidieontvanger hierom schriftelijk heeft verzocht, draagt de subsidieontvanger deze intellectuele eigendomsrechten, voor zover deze rechten wettelijk overdraagbaar zijn, na afronding van de activiteiten over aan de Koninklijke Bibliotheek. De subsidieontvanger werkt mee aan overdracht van de rechten bij akte. Voor zover mogelijk, doet de subsidieontvanger afstand van persoonlijkheidsrechten als bedoeld in de Auteurswet die haar of haar personeel toebehoren.

5. SUBSIDIEVASTSTELLING

5.1. Termijn aanvraag tot vaststelling

• 1. Tussen acht en dertien weken na afloop van de subsidieperiode dient de ontvanger van een instellingssubsidie of projectsubsidie een aanvraag tot vaststelling van de subsidie in.

• 2. Aanvragen die worden ingediend voorafgaand aan de termijn, bedoeld in het eerste lid, worden geacht ontvangen te zijn op de eerste dag van die termijn.

• 3. In afwijking van het eerste lid kan de aanvraag tot vaststelling van een projectsubsidie door een subsidieontvanger die tevens een jaarlijkse, tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie ontvangt, geschieden door verantwoording van de projectsubsidie met de:

  • a. bescheiden die vergezeld gaan van de aanvraag tot vaststelling van de jaarlijkse, tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie, of

  • b. periodieke verslaglegging, bedoeld in artikel 4.5, voor zover de verantwoording van de subsidie daarin voldoende inzichtelijk is.

• 4. Indien toepassing wordt gegeven aan het derde lid en de activiteiten van de projectsubsidie zijn afgerond in het eerste jaar van de subsidieperiode van de tweejaarlijkse instellingssubsidie respectievelijk in het eerste, tweede of derde jaar van de subsidieperiode van de vierjaarlijkse instellingssubsidie, geschiedt de aanvraag tot vaststelling uiterlijk met de periodieke verslaglegging, bedoeld in artikel 4.5, over het jaar waarin de activiteiten waarvoor de projectsubsidie is verleend, zijn afgerond.

• 5. In afwijking van het eerste lid en onverminderd het tweede en derde lid, kan de Koninklijke Bibliotheek bij de subsidieverlening bepalen dat de ontvanger van een projectsubsidie die twee of meer jaren bestrijkt, jaarlijks voor een in de beschikking tot verlening van de subsidie op te nemen datum een aanvraag tot vaststelling indient.

5.2. Aanvraag voor vaststelling van subsidie vanaf € 25.000,–

• 1. De aanvraag tot vaststelling van de subsidie die over de gehele periode waarvoor de subsidie is verleend € 25.000,– of meer bedraagt, gaat vergezeld van een activiteitenverslag en van een jaarrekening of een financieel verslag.

• 2. De jaarrekening en het financieel verslag geven een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger. De jaarrekening en het financieel verslag sluiten aan op de indeling van de begroting, die voorafgaand aan de subsidieverlening is overgelegd. Belangrijke verschillen tussen de jaarrekening respectievelijk het financieel verslag en begroting worden toegelicht. Het financieel verslag is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. In het financieel verslag doet de accountant een uitspraak over de naleving van de subsidiebepalingen door de subsidieontvanger. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan het financieel verslag.

• 3. In afwijking van het eerste lid gaat de aanvraag tot vaststelling van een jaarlijkse, tweejaarlijkse of vierjaarlijkse instellingssubsidie in plaats van een financieel verslag vergezeld van een jaarrekening en in plaats van een activiteitenverslag vergezeld van een jaarverslag en van een bestuursverslag met een toelichting op het laatste kalenderjaar van de periode waarvoor de subsidie is verleend. Artikel 5 tweede lid is van overeenkomstige toepassing.

• 4. Het activiteitenverslag beschrijft de aard, duur en omvang van de activiteiten waarvoor subsidie werd verleend. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan het activiteitenverslag.

5.3. Aanvraag voor vaststelling van een subsidie onder € 25.000,–

• 1. De aanvraag tot vaststelling van een subsidie die over de gehele periode waarvoor de subsidie is verleend minder dan € 25.000,– bedraagt, gaat vergezeld van een bestuursverslag of een activiteitenverslag met daarin een beschrijving van de met de activiteiten bereikte resultaten, alsmede van een financiële verantwoording.

• 2. De financiële verantwoording geeft een zodanig inzicht dat een verantwoord oordeel kan worden gevormd omtrent de besteding van de subsidie door de subsidieontvanger. De financiële verantwoording sluit aan op de indeling van de begroting, die voorafgaand aan de subsidieverlening is overgelegd. Belangrijke verschillen tussen de financiële verantwoording en de begroting worden toegelicht. De Koninklijke Bibliotheek kan nadere eisen stellen aan het bestuursverslag, aan het activiteitenverslag en aan de financiële verantwoording.

5.4. Jaarrekening

• 1. Titel 9, met uitzondering van de afdelingen 1 en 11 tot en met 16, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek is van toepassing op de jaarrekening met dien verstande dat de winst- en verliesrekening wordt vervangen door een exploitatierekening; op deze exploitatierekening zijn de bepalingen omtrent de winst- en verliesrekening van overeenkomstige toepassing. Bepalingen omtrent winst en verlies zijn van overeenkomstige toepassing op het exploitatiesaldo.

• 2. De Koninklijke Bibliotheek kan bepalen dat bepalingen van titel 9 of onderdelen daarvan niet van toepassing zijn op bepaalde subsidieontvangers of categorieën van subsidieontvangers.

• 3. De jaarrekening omvat de balans en de exploitatierekening, en gaat vergezeld van een toelichting op beide.

• 4. In de jaarrekening van een ontvanger van een instellingssubsidie wordt tevens een prestatieverantwoording opgenomen die een inzichtelijk kwantitatief overzicht in kort bestek bevat van de activiteiten die zijn verricht in het jaar waarop de jaarrekening betrekking heeft.

• 5. De jaarrekening van een ontvanger van een instellingssubsidie gaat vergezeld van de jaarrekeningen van dochtermaatschappijen van de instelling als bedoeld in artikel 24a van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek of andere rechtspersonen waarop zij een overheersende zeggenschap kan uitoefenen of waarover zij de centrale leiding heeft.

5.5. Accountantsverklaring en rapport van feitelijke bevindingen

• 1. De jaarrekening is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek.

• 2. De jaarrekening van een ontvanger van een instellingssubsidie is tevens voorzien van een rapport van feitelijke bevindingen over de prestatieverantwoording.

• 3. In de verklaring, bedoeld in het eerste lid, doet de accountant een uitspraak over de naleving van de subsidiebepalingen door de subsidieontvanger.

• 4. De verklaring, bedoeld in het eerste lid, heeft geen betrekking op een in de jaarrekening opgenomen prestatieverantwoording.

5.6. Vaststelling

Na ontvangst van de aanvraag tot vaststelling van de subsidie stelt de Koninklijke Bibliotheek de subsidie binnen 22 weken vast.

6. BETALING

6.1. Terugvordering

• 1. De Koninklijke Bibliotheek kan onverschuldigd betaalde subsidiebedragen of voorschotten terugvorderen. Het terug te vorderen bedrag kan worden verrekend met een nieuwe subsidie voor dezelfde activiteiten.

• 2. Bij terugvordering van ten onrechte betaalde subsidiebedragen of voorschotten kan de Koninklijke Bibliotheek de subsidieontvanger verplichten de met de terugvordering verband houdende kosten te voldoen. Tevens kan de Koninklijke Bibliotheek in dat geval de verschuldigde wettelijke rente vorderen.

6.2. Verlenen van voorschotten

• 1. De Koninklijke Bibliotheek bepaalt in het verleningsbesluit het aantal termijnen waarin een voorschot wordt verleend alsmede de momenten waarop de voorschotten worden betaald. De Koninklijke Bibliotheek houdt hierbij rekening met de liquiditeitsbehoefte van de subsidieontvanger.

• 2. De liquiditeitsbehoefte, bedoeld in het eerste lid, volgt uit documenten van de aanvrager, of wordt ambtshalve vastgesteld door de Koninklijke Bibliotheek.

6.3. Bijstelling subsidiebedrag tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidies

• 1. Bij de verlening van een tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie kan de Koninklijke Bibliotheek bepalen dat het subsidiebedrag jaarlijks door haar wordt bijgesteld, rekening houdend met de ontwikkeling van de kosten in de arbeidsvoorwaarden.

• 2. Jaarlijks kan de Koninklijke Bibliotheek een tweejaarlijkse en vierjaarlijkse instellingssubsidie tevens bijstellen, rekening houdend met de ontwikkeling van het prijspeil.

• 3. Met het oog op de toepassing van het eerste en tweede lid bepaalt de Koninklijke Bibliotheek jaarlijks welk deel van de subsidie in aanmerking zal worden genomen voor bijstelling in verband met de ontwikkeling van de kosten in de arbeidsvoorwaarden en, voor zover van toepassing, van de ontwikkeling van het prijspeil.

• 4. Als de subsidie met toepassing van het eerste of tweede lid wordt bijgesteld, kan de bevoorschotting overeenkomstig die bijstelling worden gewijzigd.

7. SLOTBEPALINGEN

7.1. Bezwaar

Bezwaarprocedures met betrekking tot besluiten genomen op grond van dit reglement vinden plaats op grond van de Regeling bezwarenprocedure KB.

7.2. Hardheidsclausule

De Koninklijke Bibliotheek kan, gelet op het belang dat dit reglement beoogt te beschermen, artikelen of onderdelen daarvan buiten toepassing laten of daarvan afwijken voor zover strikte toepassing leidt tot een onbillijkheid van overwegende aard.

7.3. Evaluatie

De Koninklijke Bibliotheek zendt binnen 5 jaar na de inwerkingtreding van dit reglement aan de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap een verslag over de doeltreffendheid en de effecten van dit reglement in de praktijk.

7.4. Inwerkingtredingsbepaling

Dit reglement treedt in werking met ingang van de dag na de dagtekening van de Staatscourant waarin het geplaatst wordt.

7.5. Citeertitel

Dit reglement wordt aangehaald als: Subsidiereglement Koninklijke Bibliotheek 2015.

Dit reglement zal in de Staatscourant worden geplaatst.

De voorzitter van het Algemeen Bestuurscollege van de Koninklijke Bibliotheek, L.C. Brinkman

TOELICHTING SUBSIDIEREGLEMENT KONINKLIJKE BIBLIOTHEEK 2015

Algemeen deel

1.1. Inleiding

Artikel 20, eerste lid van de Wet stelsel openbare bibliotheekvoorzieningen (hierna: Wsob) kent aan de Koninklijke Bibliotheek (hierna: KB) de bevoegdheid toe tot verlening van subsidies ten behoeve van de in artikel 9 Wsob genoemde taken van de KB:

• a. aansturen van het netwerk van openbare bibliotheekvoorzieningen door:

  • i. afstemming en coördinatie;

  • ii. educatie, informatie en reflectie; en

  • iii. vertegenwoordiging en promotie;

• b. in stand houden van de landelijke digitale bibliotheek; en

• c. verzorgen van een bibliotheekvoorziening van noodzakelijk omgezette werken voor personen met een handicap.

Artikel 20 tweede lid Wsob schrijft voor dat indien de KB subsidie verstrekt dat dient te geschieden op basis van een door de KB vastgesteld reglement, dat in ieder geval regelt de werkwijze, procedure en bij subsidieverlening te hanteren criteria, alsmede de aan de subsidieontvanger op te leggen verplichtingen. Op grond van artikel 20 derde lid Wsob mogen in het reglement regels worden gesteld met betrekking tot de vaststelling van een subsidieplafond en de wijze van verdeling daarvan, de betaling en terugvordering van subsidie, alsmede de verlening van voorschotten. Het onderhavige Subsidiereglement Koninklijke Bibliotheek 2015 (hierna: het reglement) is het reglement als bedoeld in artikel 20, tweede en derde lid, Wsob. Bij de ontwikkeling van dit reglement is gebruik gemaakt van onder meer de Regeling op het specifiek cultuurbeleid.

Op subsidieverlening door de KB zijn naast de regels uit de Wsob en het reglement ook van toepassing de regels uit de Algemene wet bestuursrecht (hierna: Awb). In zoverre dienen bij de verlening van subsidie door de KB de regels uit de Wsob, het reglement en de Awb telkens in onderlinge samenhang te worden gelezen. Het nemen van besluiten op grond van dit reglement doet de KB in haar hoedanigheid als zelfstandig bestuursorgaan als bedoeld in artikel 1 sub a van de Kaderwet zelfstandige bestuursorganen.

Bepalingen uit de Wsob en de Awb zijn zo min mogelijk herhaald in het reglement. Dat de Awb van toepassing is op subsidieverlening op grond van dit reglement betekent dat subsidieverlening geschiedt op aanvraag, dat de KB op de aanvraag al dan niet een verleningsbesluit neemt en daarna eventueel een voorschot verleent. Na afloop van de activiteit waarvoor subsidie is verleend dient de ontvanger een aanvraag tot vaststelling in te dienen. De KB neemt op basis daarvan een vaststellingsbesluit. Besluiten genomen op grond van dit reglement zijn op grond van de Awb vatbaar voor bezwaar en beroep. Op de behandeling van bezwaarschriften tegen besluiten genomen op grond van dit subsidiereglement is de Regeling bezwarenprocedure KB van toepassing.

1.2. Soorten subsidies

Het reglement maakt onderscheid tussen projectsubsidies (voor een concrete subsidiabele activiteit) en instellingssubsidies (voor een of meer kalenderjaren verstrekt voor een geheel van activiteiten). Een instellingssubsidie kan voor een, twee of vier aaneengesloten kalenderjaren worden verstrekt.

1.3. Subsidieplafond en subsidiebeleid

De KB verstrekt in beginsel alleen subsidies voor zo ver er voor bepaalde activiteiten in een bepaalde periode budget beschikbaar is. Is het bestemde budget uitgeput, dan zal de KB ongeacht het belang en de kwaliteit van de aanvraag geen subsidie verlenen. Daarom kan de KB bij besluit periodiek een of meer subsidieplafonds vaststellen. In het besluit ter vaststelling van het subsidieplafond kan de KB ook nadere criteria bepalen voor de verdeling van het beschikbare budget over de verschillende ingediende en in beginsel geschikt bevonden aanvragen. Tevens zal de KB hierin de datum vermelden waarop de aanvraag uiterlijk dient te zijn ingediend. Hiermee hanteert de KB derhalve ook een tendersysteem voor indiening en beoordeling van aanvragen. De vast te stellen subsidieplafonds zullen telkens verbonden zijn met een bepaald beleidsdoel waarop de activiteit waarvoor de subsidie wordt verleend moet zijn gericht. Het aan het subsidieplafond verbonden beleidsdoel moet passen binnen de kaders van artikel 20, eerste lid, Wsob.

1.4. Kleine en grote subsidies

Het reglement maakt onderscheid tussen kleine subsidies (onder 25.000 euro) en grote subsidies (vanaf 25.000 euro). Voor kleine subsidies geldt een vereenvoudigd regime voor verantwoording, waarbij kan worden volstaan met een financiële verantwoording zonder verklaring van de accountant van de subsidieontvanger. Hiermee wordt voorkomen dat van een relatief kleine subsidie een in verhouding aanzienlijk deel bestemd is voor de verantwoording over de besteding. De KB zal verantwoordingen waarbij geen verklaring van de accountant is vereist overigens wel met extra aandacht beoordelen. Voor grote subsidies geldt dat deze moeten zijn voorzien van een jaarrekening of financieel verslag die zijn voorzien van een verklaring van de accountant van de subsidieontvanger.

1.5. Verleningsbeschikking

De KB kan in aanvulling op het bepaalde in de Awb en in het reglement in de verleningsbeschikking bepalingen opnemen over de verlening van voorschotten, alsmede andere aanvullende voorschriften opnemen.

Artikelsgewijs deel

2. Inleidende bepalingen (artikel 1.1 t/m 1.4)

• 2.1. Artikel 1.1 bevat de begripsbepalingen van dit reglement. Daarbij wordt aangesloten bij de begrippen uit de Awb. De Awb verstaat onder subsidie de aanspraak op financiële middelen, door een bestuursorgaan verstrekt met het oog op bepaalde activiteiten van de aanvrager, anders dan als betaling voor aan het bestuursorgaan geleverde goederen of diensten. Zowel de door de KB te verstrekken instellingssubsidies als projectsubsidies voldoen aan deze definitie.

• 2.2. Artikel 1.2 regelt de reikwijdte van dit reglement. Hierbij is aangesloten bij de reikwijdte die is bepaald in artikel 20 juncto artikel 9 van de Wsob.

• 2.3. Artikel 1.3 regelt aan welke vereisten een aanvrager moet voldoen om voor subsidieverlening in aanmerking te kunnen komen. De aanvrager moet in de eerste plaats beschikken over de aantoonbare kennis en kunde als genoemd in het eerste lid. Alleen rechtspersonen kunnen een subsidie aanvragen (vgl. artikel 1.1). Het kan daarbij gaan om stichtingen, verenigingen, maar ook om naamloze en besloten vennootschappen en bijvoorbeeld gemeenten en gemeenschappelijke openbare lichamen ingesteld op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. Het is daarbij niet van belang of deze rechtspersoon het maken van winst al dan niet beoogt. Voor de beoordeling van subsidieaanvragen is het wel van belang dat de aanvrager kan aantonen dat zonder de subsidie van de KB de met de subsidie beoogde activiteit niet zal plaatsvinden, bijvoorbeeld omdat deze activiteit in een regime van marktwerking en vraag en aanbod niet rendabel is. Instellingssubsidies kunnen alleen worden aangevraagd door zulke rechtspersonen als deze blijkens hun statuten en feitelijke werkzaamheden gericht zijn op de uitvoering van de activiteiten als genoemd in artikel 1.2 van dit reglement.

• 2.4. Artikel 1.4 regelt dat de KB periodiek kan bepalen voor welke beleidsthema’s en/of activiteiten in een bepaalde periode welk subsidiebedrag beschikbaar is (het subsidieplafond). Dit betekent dat de KB niet voor alle activiteiten als genoemd in artikel 1.2 van het reglement subsidie zal verlenen. De KB kan daarbij ook bepalen dat de verdeling van de subsidie geschiedt door middel van een tendersysteem alsmede nadere criteria stellen voor de verdeling van de subsidie. Aanvragen die buiten de genoemde termijn zijn ingediend worden dan buiten behandeling gelaten. Aanvragen die in de tender onvoldoende punten hebben gescoord komen niet in aanmerking voor subsidie. Subsidieplafonds worden bij besluit vastgesteld en bekend gemaakt in de Staatscourant.

3. Subsidieaanvraag (artikel 2.1 t/m 2.7)

• 3.1. Artikel 2.1 regelt dat de KB instellingssubsidies en projectsubsidies kan verlenen. In de subsidieplafondbesluiten kan de KB tot uitdrukking brengen hoeveel van haar voor subsidieverlening beschikbare budget zij wil besteden in de vorm van instellingssubsidies dan wel in de vorm van projectsubsidies. Om voor een instellingssubsidie in aanmerking te kunnen komen zal – gelet op de inhoud van dit reglement en het beleid bepaald in het subsidieplafondbesluit – de aanvrager aan meer vereisten moeten voldoen dan bij de aanvraag voor een projectsubsidie. Om het beroep op instellingssubsidies te begrenzen heeft de KB daarvoor financiële ondergrenzen bepaald. Naar mate het aangevraagde bedrag en de duur van de periode hoger is, zal de beoordeling van de aanvraag zwaarder zijn. Deze financiële ondergrenzen borgen ook dat relatief lage bedragen voor instellingssubsidies onevenredig zwaar moeten worden ingezet voor dekking van de kosten voor de verantwoording die is verbonden aan de instellingssubsidie.

• 3.2. Artikel 2.2 regelt de termijnen voor indiening van aanvragen. Een aanvraag voor een instellingssubsidie dient ten minste 9 maanden voorafgaand aan het eerste desbetreffende boekjaar te worden ingediend. Dat is uit een oogpunt van het tijdig bieden van zekerheid over de aanvraag noodzakelijk. In de eerste plaats gaat het hier om instellingssubsidies waarbij de gevraagde subsidie een integraal onderdeel is van de inkomsten van de instelling. De instelling heeft er om die reden belang bij de aanvraag zo vroegtijdig mogelijk in het proces van de ontwikkeling van zijn jaarbegroting te plaatsen. In de tweede plaats heeft de KB na ontvangst van de aanvraag 13 weken nodig om een besluit op de aanvraag te nemen dan wel 22 weken nodig indien de KB voor de beoordeling van de aanvraag advies inwint of nader onderzoek naar de aanvraag instelt (vgl. artikel 3.2). Rekenend met de maximale besluittermijn van 22 weken resteren dan nog 17 weken voordat het eerste desbetreffende boekjaar ingaat. Deze termijn van 17 weken wil de KB de aanvrager bieden om in geval van een afwijzing van de aanvraag op zoek te gaan naar alternatieve financiering en om in bezwaar te gaan tegen de afwijzing voordat het nieuwe boekjaar ingaat. Slechts bij hoge uitzondering zal de KB te laat ingediende aanvragen in behandeling nemen. De KB dient in dat concrete geval dan te beargumenteren waarom van zo’n bijzonder geval sprake is.

• 3.3. De artikelen 2.3 tot en met 2.6 bevatten voorschriften die bepalen waaraan de aanvraag en bijbehorende documenten dienen te voldoen.

• 3.4. Artikel 2.8 bevat een voorziening voor het geval dat de KB het wenselijk acht subsidie te verlenen voor een activiteit die reeds heeft plaats gevonden. De KB zal alleen bij hoge uitzondering van deze voorziening gebruik maken. In de praktijk kan het zich echter voordoen dat een uitgevoerd project enerzijds succesvol is gebleken, maar anderzijds ook verliesgevend is. In dat geval kan een subsidie of extra subsidie van de KB niet alleen dit tekort compenseren, maar kan ook worden geborgd dat de positieve resultaten met de subsidie ten nutte komen aan de KB en aan de doelstellingen die de KB dient met de subsidieverlening.

4. Subsidieverlening (artikel 3.1 t/m 3.5)

Deze artikelen regelen de wijze van beoordeling en verlening van de subsidie. In beginsel zal de KB bij de beoordeling van aanvragen en toedeling van subsidies gebruik maken van de criteria die zij heeft vastgesteld in een subsidieplafondbesluit als bedoeld in artikel 1.4. Daarmee wordt geborgd dat de verlening van de subsidie optimaal aansluit op het door de KB vooraf bepaalde beleid.

5. Verplichtingen subsidieontvanger (artikel 4.1 t/m 4.10)

• 5.1. De artikelen 4.1 tot en met 4.10 regelen de verplichtingen van de subsidieontvanger. Teneinde de subsidieontvanger te kunnen verplichten de activiteit waarvoor de subsidie wordt verleend ook daadwerkelijk uit te voeren kan een uitvoeringsovereenkomst worden gesloten (artikel 4.2). De subsidieontvanger is voorts onderworpen aan administratieve verplichtingen, een meldingsplicht voor bepaalde situaties en voorvallen, alsmede aan een verplichting voor periodieke verslaglegging voor instellingssubsidies.

• 5.2. Artikel 4.6 bepaalt dat de subsidieontvanger in bepaalde gevallen aan de KB een vergoeding voor vermogensvorming dient te betalen. Het gaat dan om de gevallen dat:

  • a. de subsidieontvanger voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen vervreemdt of bezwaart of de bestemming daarvan wijzigt;

  • b. de subsidieontvanger een schadevergoeding ontvangt voor verlies of beschadiging van voor de gesubsidieerde activiteiten gebruikte of bestemde goederen;

  • c. de gesubsidieerde activiteiten geheel of gedeeltelijk worden beëindigd;

  • d. de subsidieverlening of de subsidievaststelling wordt ingetrokken of de subsidie wordt beëindigd, of

  • e. de rechtspersoon die de subsidie ontving wordt ontbonden.

• 5.3. De artikelen 4.7 en 4.8 bevatten regels die moeten voorkomen dat de verleende subsidie voor ongewenste doeleinden wordt aangewend. Artikel 4.7 beoogt te voorkomen dat een ontvanger van subsidie de subsidie gebruikt om aan derden voor de hen aan de subsidieontvanger te verlenen diensten bedragen betaalt die niet in verhouding staan tot vergoedingen die in de publieke sector en met publieke middelen voor vergelijkbare diensten worden betaald. Denk hierbij bijvoorbeeld aan te hoge vergoedingen voor externe inhuur. Artikel 4.8 moet voorkomen dat de subsidieaanvrager aan derden goederen of diensten tegen een te lage prijs kan leveren. Dergelijk handelen van de subsidieontvanger zou immers kunnen neerkomen op verkapte staatssteun en de verstoring van de eerlijke mededinging.

• 5.4. Artikel 4.10 stelt regels inzake publicaties en intellectueel eigendomsrecht. Het regelt ook de gevallen waarin en wijze waarop de resultaten van activiteiten waarvoor de KB subsidie heeft verleend mede of geheel toekomen aan de KB.

6. Subsidievaststelling (artikel 5.1 t/m 5.6)

De artikelen 5.1 tot en met 5.6 regelen de vaststelling van subsidies. Voor subsidies vanaf 25.000 euro geldt dat de financiële verantwoording altijd dient te zijn voorzien van een verklaring van een accountant (artikel 5.2 lid 1). Bij besluit kan de KB nadere regels stellen met betrekking tot de verantwoording door de ontvanger (artikel 5.2 lid 2 en 4 en artikel 5.3 lid 2). Voor instellingssubsidies geldt dat de verantwoording altijd dient te zijn voorzien van een jaarrekening (artikel 5.2 lid 2).